Machen Sie Ihre Kanzlei smarter, digitaler, automatisierter, erfolgreicher

Machen Sie Ihre Kanzlei smarter, digitaler, automatisierter, erfolgreicher

Schon Charles Darwin hat es früh erkannt: Nicht der Stärkste überlebt, auch nicht der Schlaueste, sondern der Anpassungsfähigste. Und genau das zeigt sich aktuell im Rechtsmarkt. Denn heute reicht es einfach nicht mehr aus, ein guter Anwalt oder eine gute Anwältin zu sein. Es sind vielmehr sehr gute Verkaufs- und Marketing-Skills von immer höherer Bedeutung, mit denen sich das eigene juristische Portfolio bestmöglich präsentieren und an die Mandantschaft bringen lässt. 

Was sind die Hintergründe dafür? Das Kaufverhalten von Endverbrauchern hat sich in den letzten Jahren durch den sog. Amazon-Effekt nachhaltig verändert. Ein großer Teil der Nutzer kauft regelmäßig, teilweise sogar täglich im Internet ein. Online-Shopping ist durch fast alle Altersstufen mittlerweile ein gewohnter Weg. Corona hat diese Entwicklung noch beschleunigt und forciert. Juristische Portale für Rechtsdienstleistungen erfreuen sich nicht zuletzt deshalb immer größerer Beliebtheit.  

Hierfür sind diverse grundsätzliche Überlegungen erforderlich, mit deren Hilfe sich die eigenen Fähig- und Fertigkeiten entwickeln lassen. Eine Fokussierung auf das oder die umsatzstärksten Rechtsdienstleistungen ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg auf die Kanzlei. Denn nur wenn Jurist:innen genau wissen, wo sie hinwollen und wie sie dieses Ziel bestmöglich erreichen können, ist ein langfristiger Erfolg am juristischen Markt nachhaltig möglich. 

Aufwändige manuelle Arbeitsschritte wirken auf Jurist:innen abschreckend 

Neben der reinen Akquise und Fokussierung auf bestimmte Rechtsdienstleistungen wird die Automatisierung von Backoffice Prozessen in der heutigen Zeit immer wichtiger. Viele Prozesse und Arbeitsabläufe werden als recht aufwändig empfunden, da mit jedem neuen Mandat eine Reihe an erforderlichen Arbeitsschritten wie dem Anlegen einer neuen Akte, dem Zusenden diverser Dokumente, und so fort, anfallen. Eine reine Skalierung auf nur mehr Masse ist in Zeiten von Fachkräftemangel also nicht nur der einzige Baustein.  

Dabei sind derlei Vorbehalte gar nicht nötig. So gibt es mittlerweile probate Automatisierungssoftware-Lösungen, die digitale Arbeitsschritte so weit automatisieren können, dass sich die Kanzlei oder der/die Jurist:in darum selber gar nicht kümmern muss, da das System im Hintergrund die erforderlichen Schritte selbst ausführt. 

advoware und ShakeSpeare übernehmen zahlreiche Arbeitsschritte  

Solch eine Automatisierungssoftware nennt sich ShakeSpeare, die advoware-Anwender:innen künftig noch einfacher und automatisierter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen soll. Das geschieht schon beim Erstkontakt des Mandanten, der den notwendigen Kontakt mithilfe einer für Akquise optimierten Webseite zur Kanzlei herstellt.  

Handelt es sich beispielsweise um eine Kündigungsschutzklage oder einen Bußgeldbescheid, trägt der (potenzielle) Mandant seine Daten und die relevanten Informationen in das Webformular ein. Dazu gehören auch die erforderlichen Dokumente, die der Mandant ebenfalls via ShakeSpeare der Kanzlei per Upload-Funktion zur Verfügung stellen kann. 

Kollisionsprüfung inklusive – auch das können ShakeSpeare und advoware 

Das Mandat kann dann bequem in der Weboberfläche von Shakespeare geprüft werden. Dazu gehört unter anderem die integrierte Kollisionsprüfung mit den bereits vorhandenen Mandaten in der Kanzlei durch Shakespeare.  

Nach erfolgreicher Kollisionsprüfung erfolgt die Annahme des Mandats, ebenfalls in der Weboberfläche. Danach werden automatisch diverse Aktionen in Gang setzt. Dazu gehört unter anderem die automatische Anlage einer Akte in advoware, Vergabe des Aktenzeichens, Eintragen von Fristen, Erstellen bestimmter Dokumente wie die Mandats- und Datenschutzvereinbarung, notwendige Anfragen bei den betreffenden Behörden, das Anschreiben an die Rechtsschutzversicherung, und so fort.

Damit sparen Sie rein rechnerisch pro Mandat zwischen 20 und 30 Minuten Bearbeitungszeit! Bei 5 Mandaten sind das in der Woche schon 1,6 – 2,5 Stunden. Was aber noch viel wichtiger ist. Die Mandanten von heute kaufen immer mehr über das Internet und hier bieten Sie eben diesen Nutzern eine einfach und komfortable Möglichkeit 24/7 ein Mandat einzureichen.  

advoware und ShakeSpeare stehen in ständigem Informationsaustausch 

Die Mandatsannahme kann komfortabel, jederzeit über die cloud-fähige Shakespeare Software angestoßen werden. Alle relevanten Informationen und Dokumente, die in Shakespeare erstellt werden, werden Ihnen dann auch automatisch über die neue REST-API von advoware in die Aktengeschichte gelegt.

SDamit sind auch die Mitarbeitenden in der Kanzlei stets auf dem aktuellen Stand und es entsteht keine verwirrende doppelte Aktenführung. Das ist vor allem für diejenigen Kanzlei-Mitarbeitenden wichtig, die grundsätzlich nicht mit ShakeSpeare arbeiten. Nachdem Sie das Mandat angenommen haben können alle folgenden Schritte wie gewohnt in advoware bearbeitet werden. 

ShakeSpeare und advoware schaffen mehr Freiräume für mehr Erfolg 

Sie sehen also, die täglichen und typischen Arbeitsschritte einer Rechtsanwaltskanzlei lassen sich mit Systemen wie Shakespeare und advoware bereits heute automatisieren, was das manuelle Arbeitsaufkommen der Mitarbeitenden deutlich verringert. Damit werden neue Ressourcen geschaffen, die für künftige Aufgaben, Wachstum und mehr Mitarbeiterzufriedenheit unumgänglich sind. Dazu gehören neben digitalem Marketing und Vertrieb auch möglichst digitale und mobil optimierte Kontaktpunkte wie digitale Mandatsakquise, aber  auch Chatbots.  

[Video] Anne Lachmund arbeitet digital und automatisiert mit advoware und ShakeSpeare

[Video] Anne Lachmund arbeitet digital und automatisiert mit advoware und ShakeSpeare

Anne Lachmund ist Rechtsanwältin aus Berlin und setzt von Anfang an auf eine äußerst digitale Arbeitsweise. Weil sie ganz bewusst auf ein eigenes Sekretariat verzichtet, damit sie vollkommen unabhängig arbeiten kann. Doch wie verwaltet sie dann ihre Mandantschaft und akquiriert neue Mandant:innen?

Nun, hierfür setzt sie konsequent auf zwei Tools, die sie bei ihrer Arbeit begleiten und unterstützen. Das ist die Kanzleisoftware advoware zum einen, und die Automatisierungslösung ShakeSpeare des werten Anselm Appel und seines Teams zum anderen. Denn diese Kombination ermöglicht vollautomatisierte Abläufe, die sich direkt in der Kanzleiorganisation sowie in neuen und zufriedenen Mandanten niederschlägt.

Warum sie das tut und was sie an dieser Kombi so schätzt, verrät sie in diesem Video.

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 5)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 5)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem Sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient. 

Interne Nachrichten schnell und unkompliziert versenden und empfangen 

In Zeiten von Microsoft Teams und anderen Kommunikationsplattformen für den schnellen, unkomplizierten Austausch ist auch in Anwaltskanzleien diese Form der Interaktion angekommen. Was viele Anwender:innen möglicherweise nicht wissen: Die Kanzleianwendung advoware bietet auch hierfür die passende Funktion. Das sogenannte interne Nachrichtensystem ist nämlich direkt in die Software aus dem Hause Advo-web integriert.  

Damit können Kanzleimitarbeiter:innen schnell und einfach Nachrichten austauschen, ohne jedesmal zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Darüber hinaus stellt das Nachrichtensystem den aktuellen Anwesenheitsstatus der Kolleg:innen grafisch dar. Damit ist mit einem Blick ersichtlich, ob diese gerade erreichbar sind. Optional können die so versendeten Nachrichten in die Aktengeschichte oder in die Aufgabenliste übernommen werden, zum Beispiel zu späteren Protokollierungszwecken. 

Das interne Nachrichtensystem im Kurzvideo 

Im nachfolgenden Gratis-Video zeigen wir Ihnen, wie das interne Nachrichtensystem von advoware funktioniert und wie Sie es für schnelle Nachrichten zwischendurch nutzen können. 

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 5)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 4)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient.

Expresstexte erstellen und per Kontextmenü blitzschnell abrufen

Das heutige Lernvideo geht der Frage nach, wie sich Expresstexte anlegen, hinterlegen und verwenden lassen, die über die zugehörige advoware-Funktion aufgerufen und einer bestimmten Akte zuordnet werden können.

Damit kann sich jede:r Kanzleimitarbeiter:in ihr/sein eigenes Kontextmenü für Anschreiben an Aktenbeteiligte im Modul „Akte bearbeiten“ zusammenstellen. Hierbei lassen sich wahlweise die Beteiligtenart, die Bezeichnung, der Speichernamen, einen abweichenden Briefkopf und das Referat auswählen. Das sorgt für ein übersichtliches Kontextmenü. Außerdem erscheinen häufig verwendete Anschreiben, die von den anderen Mitarbeitern selten oder überhaupt nicht verwendet werden, ausschließlich im eigenen Menü.

Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise: Anschreiben, die für ein ganz bestimmtes Referat benötigt werden, erscheinen nur dann im Kontextmenü, wenn der Akte auch dieses Referat zugewiesen wurde. Hierfür können Anschreiben mit einem ganz bestimmten Briefkopf verknüpft werden (z.B. private Korrespondenz), und stehen damit per Mausklick blitzschnell zur Verfügung.

Eine genaue Anleitung zum Einrichten und Verwenden dieser Funktion entnehmen Sie bitte dem folgenden Video

Mit neuen Funktionen noch mehr aus der Hülskötter Kanzleiakademie herausholen

Mit neuen Funktionen noch mehr aus der Hülskötter Kanzleiakademie herausholen

Da es unser Anspruch ist, unseren Kunden mithilfe der Hülskötter Kanzleiakademie die bestmöglichen Lerninhalte rund um advoware bereitzustellen, gibt es ein, zwei kleinere und größere Funktionsanpassungen. Diese wirken sich wie folgt auf die Kursteilnehmenden aus:

Fragen können unmittelbar und direkt gestellt werden

Wir haben die zugrunde liegende Lernplattform ausgetauscht. Aus diesem Grund können die Lernenden zu jeder einzelnen Lektion und damit zu jedem Lerninhalt ihre Fragen stellen. Das Gute daran: Unser Kanzleiakademie-Team wird über die Fragen unmittelbar informiert, womit die passenden Antworten recht schnell sichtbar werden. Das gilt übrigens für die Fragesteller selbst und alle anderen Lernenden gleichermaßen.

Es lassen sich ab sofort Pseudonyme frei wählen

Grundsätzlich ist der reale Name des Teilnehmenden innerhalb der Kommentarumgebung sichtbar. Falls der/die Kund:in seine/ihre Anonymität wahren möchte, besteht die Möglichkeit, ein frei wählbares Pseudonym zu erstellen, das dann anstelle des richtigen Namens angezeigt wird.

Am Quiz teilnehmen und Zertifikat erwerben

Auf vielfachen Wunsch besteht die Möglichkeit, zu bestimmten Kursen ein Zertifikat zu erwerben, das die Teilnahme am Kurs und damit das erworbene Wissen bestätigt. Das betrifft beispielsweise die Basiskurse B1, B2, B3, B7 und die Vertiefungskurse V1, V2, V3, V4, V5.
Um diese Kursbestätigung zu erhalten, stellen wir in Form eines Quiz am Ende des Kurses eine Reihe an Fragen. Werden diese zu 75 bis 80 Prozent richtig beantwortet, steht dem Zertifikat nichts mehr im Weg und die Teilnehmenden können es selbst auf ihren Rechner laden.
Hülskötter Kanzleiakademie-Zertifikat

Neue Funktionen in Videoform

Für eine kurze, schnelle Übersicht der neuen Funktionen haben wir dieselben in das Kanzleiakademie-Einführungsvideo integriert, das sich auf der Akademieplattform befindet. Es lässt sich aber auch direkt hier starten:

 

Mehr Infos zu Kanzleiakademie

Für mehr Infos rund um die Hülskötter Kanzleiakademie navigieren Sie entweder auf die zugehörige Seite oder verzweigen auf die passende Serie, in der viele wesentliche Kurse vorgestellt werden.

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 5

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 5

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können 
Im zweiten Teil dieses Mehrteilers stellen wir die wichtigsten Funktionen von advoware vor. Hierzu gehört das Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen sowie die Möglichkeiten, die advoware rund um die Themen Honorar, Buchhaltung und Inkasso bietet.   
Der dritte Teil befasst sich mit der Frage, wie unsere Kund:innen advoware mit den richtigen Handgriffen selber administrieren können. Hierfür sehen wir uns die Vertiefungskurse V2, V3 und V5 genauer an.  
Der vierte Teil zeigt, wie Kanzleien mithilfe der passenden Tools in advoware noch ein gutes Stück digitaler werden können. Die Rede ist von der Integration von Microsoft Teams in advoware, vom digitalen Postlauf und von der OnlineAkte, mit der sich die digitale Kommunikation mit der Mandantschaft auf ein neues Level hieven lässt.  
Dazu passend stellen wir zu jedem Schwerpunkt die passenden Onlineseminare vor, die helfen sollen, sich mit den jeweiligen Themen möglichst kompakt und umfassend beschäftigen zu können. Für ein bestmögliches Wissen rund um die digitale Kommunikation und mehr.  

So klappt die Finanzbuchhaltung mit advoware 

Der heutige fünfte Teil beschäftigt sich mit dem Thema Finanzbuchhaltung. Für ein tiefergehendes Studium mit den Möglichkeiten von advoware, was das Verwalten der Kanzleibuchungen und -zahlen betrifft, bieten sich die Kurse B3 und V7 an. 

Kursreihe B3: Finanzbuchhaltung in advoware 

Die Finanzbuchhaltungsvideoreihe umfasst vier Teile, die insgesamt eine Laufzeit von 5 Stunden aufweisen. In dieser Zeit lernen advoware-Anwender:innen alles, was für die Finanzbuchhaltung mit advoware notwendig ist. Dazu gehören u.a. folgende Aspekte: 

  • mit den richtigen Grundeinstellungen das advoware Finanzbuchhaltungs-Modul optimal nutzen 
  • eine ausführliche Einweisung in das Thema Standardbuchungen mit advoware 
  • das Erfassen von Sonderfällen mit der Finanzbuchhaltung von advoware 
  • das Einrichten der halbautomatischen Kontoauszugsverarbeitung sowie deren Funktionen 
  • so lassen sich die Listen und Auswertungen der Finanzbuchhaltung von advoware bestmöglich einsetzen. 

Vertiefungskurs V7: Fehler in der Finanzbuchhaltung von advoware suchen und finden 

 Gerade am Anfang schleichen sich kleinere und größere Fehler beim Umgang mit der Finanzbuchhaltung von advoware ein. Da wir unseren Kunden:innen helfen möchten, diese Fehler schnellstmöglich aufzuspüren und selbstständig zu korrigieren, haben wir den Vertiefungskurs V7 konzipiert und aufgezeichnet. Dieser Videokurs umfasst folgende Inhalte: 

  • so korrigiere ich Fehlbuchungen 
  • darum differieren der laufende Saldo und der zugehörige Kontoauszug 
  • deshalb können sich Differenzen in der Umsatzliste und Finanzbuchhaltung ergeben 
  • darum funktionieren die automatischen Abschreibungen nicht 
  • und vieles mehr. 

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.  
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse anschauen.  
 

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 5)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 3)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient.
Das heutige Lernvideo beschäftigt sich mit dem Bearbeiten von Akten. Konkret wollen wir zeigen, wie advoware-Anwender:innen referatsspezifische Daten einer Akte zuweisen können. Aktuell werden die Referate Arbeitsrecht, Familienrecht, Mietrecht, Notariat, Sozialrecht, Verkehrsunfallrecht, Verwaltungsrecht und Wohnungseigentumsrecht unterstützt. 

Damit können sämtliche Daten für diverse Auswertungen und die Mustertexte genutzt werden, da die Datenfelder in Word als Platzhalter zur Verfügung stehen. Damit lassen sich Schriftstücke bereits beim Erstellen automatisch mit aktenbezogenen Daten füllen. 

Frei belegbare Datenfelder bieten noch mehr Möglichkeiten

Für weitere Daten und Informationen steht das Modul „Kanzleispezifische Daten“ mit 20 frei belegbaren Datenfeldern zur Verfügung. Die Maske lässt sich insgesamt viermal benutzen, sodass in Summe 80 Felder mit Daten gefüllt werden können. Auch diese Felder stehen in advoware als Platzhalter für Mustertexte zur Verfügung. 

Referatsspezifische Datenfelder in dreieinhalb Minuten

Wie die genaue Vorgehensweise aussieht und welche Möglichkeiten sich aus den referatsspezifischen Datenfeldern ergeben, zeigt dieses Video in gewohnt kompakter Form:

Darum setzt Anne Lachmund in ihrer digitalen Kanzlei auf advoware und ShakeSpeare 

Darum setzt Anne Lachmund in ihrer digitalen Kanzlei auf advoware und ShakeSpeare 

Wenn eine Einzelanwältin wie Anne Lachmund aus Berlin beschließt, ihre erste eigene Kanzlei ganz ohne Vorzimmer und Sekretariat zu gründen, hat das sicherlich gute Gründe. 
Einer davon lautet, auf möglichst schlanke Strukturen und Kosten zu setzen. Ein anderer ist sicherlich auch im aktuellen Jahr 2021 begründet, schließlich reden wir seit Jahren über das Thema Digitalisierung. Und genau dabei will Frau Lachmund offenkundig ganz weit vorne dabei sein. 

Darum setzt Anne Lachmund von Anfang an auf advoware und ShakeSpeare 

Damit begründet sie zumindest in dem auf legal-tech.de erschienenen Beitrag ihren Schritt zur vollständig digitalen Kanzlei. Hierfür setzt sie auf zwei wesentliche Komponenten, die sie bei ihrer digitalen Arbeit unterstützen sollen: Auf die Kanzleisoftware advoware aus dem Hause Advo-web und in Ergänzung dazu auf die Automatisierungsplattform ShakeSpeare, die von der Münchner Entwicklerschmiede 42DBS stammt. 
Da wir ebenfalls ganz eng verzahnt an der Entwicklung von ShakeSpeare beteiligt sind, freut uns das Feedback in Artikelform von Frau Lachmund natürlich sehr. Ihre Erkenntnisse gehen im Wesentlichen mit unseren Motiven konform, die Integration von ShakeSpeare in advoware mit voranzutreiben. Und das sowohl aus der Sicht eines advoware-Händlers als auch vor dem Hintergrund eines Automatisierungsfans. 

Advoware + ShakeSpeare ergänzen sich sehr gut 

So ersetzt ShakeSpeare in weiten Teil eine Schreibkraft, was Zeit und Kosten spart und der Kanzleibetreiberin mehr Freiräume für ihre laufenden Fälle beschert. Zudem werden dank der Kombination aus advoware und ShakeSpeare nach der Annahme eines neuen Mandats die passenden Dokumente und Schriftsätze automatisch erstellt, an advoware übertragen und dort eine neue Akte angelegt. In diese werden die zuvor erstellten Schriftstücke übertragen. 
Obendrein hilft die Automatisierung von Arbeitsprozessen den Mitarbeitenden, viel Zeit zu sparen bei den einfachen Verwaltungstätigkeiten. Damit können sie im Gegenzug verantwortungsvollere und anspruchsvollere Aufgaben übernehmen und diese im Sinne der Kanzlei durchführen.
Anne Lachmund nützt obendrein weitere Automatisierungsfunktionen wie den Versand der Dokumente via beA oder die Abfrage einer möglichen Kostenübernahme bei der vorhandenen Rechtsschutzversicherung mithilfe der advoware-Schnittstelle drebis. 

Die Automatisierung bei lachmund-law.de steht erst am Anfang 

Da Anne Lachmund im Grunde gerade erst am Anfang ihrer vollautomatisierten und volldigitalen Kanzlei steht, werden wir uns mit ihr Ende August über weitere Möglichkeiten von advoware und ShakeSpeare in einem Video unterhalten. Bis dahin hat die Anwältin aus Berlin bestimmt noch weitere nützliche Funktionen in der Kanzleisoftware und der Automatisierungsplattform entdeckt. 

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 4

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 4

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können. Dazu gehören unter anderem die aktuellen Onlinekurse der Hülskötter Kanzleiakademie. 
Im zweiten Teil dieses Mehrteilers haben wir die wichtigsten Funktionen von advoware vorgestellt. Hierzu gehört das Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen sowie die Möglichkeiten, die advoware rund um die Themen Honorar, Buchhaltung und Inkasso bietet. Aber auch mit der beA-Schnittstelle in advoware beschäftigen wir uns im zugehörigen Onlinekurs. 
Der dritte Teil befasst sich mit der Frage, wie unsere Kund:innen advoware mit den richtigen Handgriffen selber administrieren können. Hierfür sehen wir uns die Vertiefungskurse V2, V3 und V5 genauer an. 
Der heutige vierte Teil soll zeigen, wie Kanzleien mithilfe der passenden Tools in advoware noch ein gutes Stück digitaler werden können. Die Rede ist von der Integration von Microsoft Teams in advoware, vom digitalen Postlauf und von der OnlineAkte, mit der sich die digitale Kommunikation mit der Mandantschaft auf ein neues Level hieven lässt. 
Dazu passend stellen wir wie üblich die Onlineseminare vor, die helfen sollen, sich mit den jeweiligen Themen möglichst kompakt und umfassend beschäftigen zu können. Für ein bestmögliches Wissen rund um die digitale Kommunikation und mehr. 

Basiskurs B6: die beA-Schnittstelle i.V.m. advoware 

Der Basiskurs B6 geht ausführlich auf die Handhabung der beA-Schnittstelle ein, die bereits seit 2017 in advoware integriert ist. Damit unsere Kund:innen ihr beA-Postfach bestmöglich mit der Kanzleisoftware aus dem Hause Advo-web nutzen können, bietet das Onlineseminar folgende inhaltliche Schwerpunkte: 

  • So richten Anwender:innen das beA-Postfach richtig ein. 
  • So erstellen und versenden advoware-Anwender elektronische Nachrichten und empfangen/bearbeiten diese. 
  • So lassen sich beA-Nachrichten nicht nur einzeln, sondern „in Serie“ bearbeiten. 
  • So erstellen advoware-Anwender mit wenigen Handgriffen ihre eigenen Vorlagen. 
  • So lässt sich mithilfe der beA-Schnittstelle ein Mahnverfahren initiieren. 
  • und vieles mehr. 

Sie sehen also: Der Besuch des Basiskurses B6 kann und wird Ihnen helfen, das besondere elektronische Anwaltspostfach besser zu verstehen und bestmöglich zu nutzen. 

Vertiefungskurs V1: digitale Mandatsbearbeitung mit advoware  

Der Vertiefungskurs V1 zeigt den Teilnehmenden anhand von zwei Lektionen, wie die digitale Kommunikation der Kanzlei dazu beiträgt, den Austausch mit der Mandantschaft deutlich zu verbessern. Davon profitieren letztlich alle Beteiligten. Um das so greifbar wie möglich zu machen, beschäftigen wir uns in dem zweiteiligen Kurs mit folgenden Themen: 

Wenn Sie die digitale Kommunikation mit der Mandantschaft, den Behörden und anderen Gesprächspartnern ernst nehmen wollen, kommen Sie um den Vertiefungskurs V1 nicht herum. Sie werden sehen: Der Besuch dieser Seminar-Miniserie lohnt sich. 

Workflowkurs W1: Der digitale Postlauf in der Kanzlei 

Die richtige digitale Kommunikation mit Mandant:innen, Behörden und anderen Beteiligten ist eng verknüpft mit dem richtigen Werkzeug. Eines davon ist nach wie vor die E-Mail, selbst wenn sie bereits ein wenig in die Jahre gekommen ist. 
Aus diesem Grund haben wir den Workflowkurs W1 konzipiert, der in zwei Teilen mit einer Laufzeit von insgesamt 2 Stunden die wichtigsten Fragen rund um das Thema E-Mail-Kommunikation mit advoware beantwortet. Die Teilnehmenden lernen also alles über den Posteingang/-ausgang und wie sich analoge Postein- und ausgangsprozesse in digitale Arbeitsschritte überführen lassen. Und wie sich diese volldigital steuern und bearbeiten lassen, zeigt der Workflowkurs W1 ebenfalls.  

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie 

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo. 
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse anschauen. 
 

Mobile Akten und Dokumente für unterwegs: Das ist advoware mobile 

Mobile Akten und Dokumente für unterwegs: Das ist advoware mobile 

Gerade jüngere Anwält:innen sind mit dem täglichen Umgang mit Smartphone und Tablet bestens vertraut. Daher erstaunt es kaum, dass die Nachfrage nach mobilen Arbeitslösungen stetig steigt. Einziger Knackpunkt ist die Verfügbarkeit von mobilem Internet in vielen Gerichtssälen oder auch auf Reisen. Häufig ist das Internet nur eingeschränkt verfügbar und eine schnelles und störungsfreies Arbeiten nur bedingt möglich, da der Zugriff auf den Kanzleiserver via VPN-Verbindung nicht möglich ist. Was dazu führt, dass sich Akten nicht wie gewohnt abrufen lassen. 
Wie gut, dass es für dieses Klientel advoware mobile gibt. Damit lassen sich wichtige Funktionen der Anwaltssoftware direkt auf dem Tablet oder Smartphone nutzen, und das entweder online oder offline. Wie das genau funktioniert, zeigt dieser Beitrag. 

advoware mobile bieten den Zugriff auf Akten – online und offline 

Die wichtigste Funktion von advoware mobile betrifft wohl das Speichern von Akten auf dem mobilen Gerät, was auch als Offline-Modus bekannt ist. Damit haben Sie mit advoware mobile stets Zugriff auf die benötigten Dokumente, losgelöst vom drahtlosen Internetzugang der Behörde oder des Mandanten, wo sie sich gerade aufhalten.   
Direkt nach der Anmeldung befindet man sich in der Aktenansicht, die auf einen Blick die wichtigsten Akteninformationen bereitstellt, also Aktenzeichen, Sachbearbeiter:in, sämtliche Beteiligte und mehr. Zudem werden in der mobilen Akte Termine und Notizen der geöffneten Akte angezeigt. Zudem besteht die Möglichkeit, die Dateien der digitalen Akte offline verfügbar zu machen. Oder aber nur einen Teil davon.  

advoware mobile bietet neben der Aktenansicht weitere nützliche Funktionen 

Sehr praktisch ist auch das mobile Menü, das sich wie gewohnt hinter den drei waagerecht angeordneten Strichen befindet. Dort stehen die Funktionen “Akten”, “Aktengeschichte”, “Offline-Akten“, “Nachrichten”, “Kalender” und “Info” zur Verfügung. 
Die Aktengeschichte ist darstellbar als Tabelle oder in der übersichtlichen Ordneransicht. Letztere gibt die Ordnerstruktur, die sich in der Aktengeschichte der ausgewählten Akte befindet, wieder Per Fingertipp gelangt man zu den Einträgen der einzelnen Rubriken. Damit können Anwender:innen beispielsweise hinterlegte Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet öffnen.
Haben Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet ein geeignetes Bearbeitungsprogramm installiert, können Sie Word- oder PDF-Dokumente direkt auf dem mobilen Gerät bearbeiten, und diese in die Aktengeschichte hochladen. Machen Sie unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet mandatsrelevante Fotos von Beweisen, können Sie diese ebenfalls direkt in die Aktengeschichte hochladen. Ein lästiges Versenden per E-Mail oder gar Verschieben per USB-Stick entfällt also vollständig. 

Innerhalb der Funktion “Offline Akten” lokal gespeicherte Akten einsehen 

Über den Menüpunkt “Offline Akten” sind sämtliche Akten und Dokumente verfügbar, die zuvor als Offline-Akten auf dem mobilen Gerät gespeichert wurden. Sobald die lokalen Akten nicht mehr benötigt werden, kann man diese per Fingertipp genauso wieder vom mobilen Gerät entfernen. 
Sehr praktisch ist auch die Menüfunktion “Nachrichten”. Hierüber können Sie schnell intern mit Kolleg:innen kommunizieren, ohne zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Dieses Feature ist nahezu identisch aufgebaut wie das interne Nachrichtensystem in advoware.  

Termine direkt in advoware mobile abrufen und eintragen 

Die Funktion “Kalender” erlaubt den virtuellen Zugriff auf den advoware-Kalender. Somit sind Sie auch außer Haus immer gut informiert und wissen, welche Termine noch anstehen. Zudem haben Sie auch von unterwegs die Möglichkeit, schnell und einfach weitere (Folge-)Termine zu vereinbaren, die dann automatisch mit dem advoware-Kalender in der Kanzlei abgeglichen werden.  

advoware mobile lässt sich auch im Webbrowser nutzen 

advoware mobile geht bei der Benutzung noch einen Schritt weiter, indem sich die mobile Anwendung in jedem Webbrowser aufrufen und nutzen lässt. Das funktioniert mit den Zugangsdaten, die für die Einwahl in die mobile App vorgesehen sind.  
Die Browser-Version von advoware mobile lässt sich im Wesentlichen wie die App bedienen, von zwei Ausnahmen abgesehen. Zum einen wird hier die Aktengeschichte als Historie bezeichnet, zum anderen wurde der Bedieneroberfläche die Funktion “Inkasso” spendiert. Damit lassen sich Forderungskonten direkt in der Weboberfläche anzeigen, die in advoware erstellt wurden. Hierbei wird unterschieden nach “Forderungen”, “Zahlungen” und “Forderungsaufstellung”. 

advoware mobile, mehr als nur eine mobile App 

Gerade für die Besuche bei Gericht und beim Mandanten eignet sich advoware mobile sehr gut für die Aktenmitnahme. Egal, ob auf dem Smartphone oder Tablet, damit haben Jurist:innen stets die erforderlichen Dokumente bei sich, egal ob on- oder offline. Und falls die mobile Anwendung auf einem Windows-basierten Notebook genutzt werden soll, ist das ebenfalls möglich. Über den Windows-Store können Sie sich ganz einfach die advoware mobile App auf Ihr Windows-System laden. Das erleichtert das digitale Tagesgeschäft vieler Anwaltskanzleien ganz erheblich.