„Anwaltskanzleien sollten den GwG-Kurs besuchen, um mögliche Risiken zu kennen und zu vermeiden“

„Anwaltskanzleien sollten den GwG-Kurs besuchen, um mögliche Risiken zu kennen und zu vermeiden“

Am 24. Januar 2022 ist es soweit: Da werden Daniela Fein und Tobias Mildeberger von der Anwaltskanzlei Hoffmann & Partner aus Mainz ihr Wissen rund um das Geldwäschegesetz (GwG) in Form eines Onlinekurses zum Besten geben. Warum der Besuch dieses digitalen Seminars wichtig ist, an wen es sich richtet und was advoware 6 damit zu tun hat, steht im folgenden Beitrag.

Advoblog: Was zeichnet ihre Kanzlei vor allem aus und warum haben Sie den neuen Onlinekurs zum Thema Geldwäsche konzipiert und werden diesen ja auch halten?
Tobias Mildeberger, Hoffmann & Partner

Tobias Mildeberger: Hoffmann & Partner wurde vor über 30 Jahren gegründet, mit den Schwerpunkten Steuer- und Wirtschaftsstrafrecht, für die wir bis heute Mandate übernehmen. Ich selber gehöre der Kanzlei seit rund 20 Jahren an, und die Kollegin Fein kommt auch schon auf 10 Jahre.

Neben den Strafsachen im Wirtschafts- und Steuerrecht unterstützen wir Unternehmen dabei, mögliche strafrechtliche Risiken bestmöglich zu vermeiden. Dazu gehören unter anderem alle relevanten Aspekte, was das Geldwäschegesetz betrifft.

So wurde Hülskötter & Partner auch auf uns aufmerksam und hat eine Kooperation angeregt. Herausgekommen ist das gemeinsame Konzept und die Durchführung des GwG-Kurses, den wir erstmals am 24. Januar 2022 im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie halten werden.

Advoblog: Seit wann sind Sie advoware-Kunde und was schätzen Sie an der Software im Besonderen?
Daniela Fein, Hoffman & Partner

Daniela Fein: Wir sind tatsächlich noch ganz neue Kunden, also etwa seit einem Jahr erst. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Kanzlei entschieden wir uns für eine erprobte Kanzleisoftware, und nach zahlreichen Vergleichen fiel unsere Wahl auf advoware. Denn diese Anwendung schien uns sehr etabliert zu sein, zudem überzeugt sie mit ihrer recht einfachen Bedienbarkeit und ihrem Funktionsumfang.

Aber auch die Möglichkeit, von jedem Ort aus auf Akten und Mandate zugreifen zu können, finden wir sehr komfortabel und zeitgemäß. Zudem empfinden wir advoware als recht kompakt, was unserer Arbeitsweise sehr entgegenkommt.

Nützlich finden wir auch das Zeitabrechnungsmodul, was uns erheblich Zeit spart, was die Abrechnung unserer Mandate betrifft. Aber auch die Finanzbuchhaltung wollen wir mithilfe von advoware künftig erledigen.

Advoblog: Lassen Sie uns über den geplanten GwG-Kurs sprechen. Welche Inhalte erwarten die Teilnehmenden und an wen richtet sich das Seminar vorwiegend?

Daniela Fein: Im Grunde richtet sich der Kurs an alle Angehörigen der steuer- und rechtsberatenden Berufe sowie deren Mitarbeiter:innen. Hierbei steht vor allem die Annahme neuer Mandanten im Vordergrund und die Verpflichtung, im Vorfeld die notwendigen Informationen über diese Person oder deren Organisation einzuholen. Daher richtet sich der GwG-Kurs nicht nur an Anwält:innen, Steuerberater:innen und Notar:innen, sondern auch die Mitarbeiter:innen einer Kanzlei, die für die Annahme neuer Mandate genauso verantwortlich sind.

Der GwG-Kurs umfasst im Wesentlichen zwei Teile: Teil 1 beschäftigt sich mit dem Thema Geldwäsche im Allgemeinen, soll also die Problematik an sich näher erläutern. Wichtig dabei ist der Straftatbestand der Geldwäsche, der in diesem Kontext ganz entscheidend ist.

Aber auch die Pflichten, die sich aus dem GwG ergeben, sehen wir uns in dem Onlinekurs genauer an. Diese Verpflichtungen besprechen wir um zweiten Teil des Seminars im Detail. Dazu gehört beispielsweise ein Risikomanagementsystem, auf das viele der weiteren Maßnahmen aufbauen. Aber auch eine genaue Identifizierung eines neuen, möglichen Mandanten fällt unter die Pflichten, die sich aus dem GWG ergeben.

Advoblog: Also geht es bei dem Onlinekurs vor allem darum, wie ich meine Kanzlei vor möglichen Verstößen gegen das Geldwäschegesetz schütze?

Daniela Fein: Ja, darum geht es primär in diesem Kurs. Aber auch das Bewusstsein um das Thema Geldwäsche wollen wir mit dem digitalen Seminar schärfen. So wissen wir aus zahlreichen Gesprächen mit Kolleg:innen, dass vielen die Problematik rund um das Thema Geldwäsche gar nicht oder nicht ausreichend genug bewusst ist. Vielen ist gar nicht klar, dass bzw. in welchen Fällen sie selbst und ihre Mitarbeiter sich wegen Geldwäsche strafbar machen können. 

Advoblog: Und was hat das alles konkret mit advoware zu tun?

Daniela Fein: advoware 6 unterstützt ja Anwaltskanzleien und Rechtsanwalt:innen bei der Recherche von neuen Mandanten und deren möglichen Verstrickungen in Geldwäsche-relevante Aktivitäten. Hierbei wird man schrittweise bei der Erfassung sämtlicher Mandatsdaten unterstützt, sodass am Ende ein Datensatz steht, der die Grundlage für eine ordnungsgemäße Erfassung des Mandanten nach dem Geldwäschegesetz mit all seinen Pflichten darstellt. Dazu gehören unter anderem die passenden Dokumente, die man sich beschafft hat, was ebenfalls Teil zu den Pflichten nach dem GwG zählt.

Das systematische Erfassen von Mandatsdaten ist auch aus „revisionstechnischen“ Gründen eine sinnvolle Maßnahme, da man im Falle einer Überprüfung seitens der zuständigen Kammer genau belegen kann, dass man seinen Pflichten aus dem GwG nachgekommen ist. Was das Modul leider nicht übernimmt ist die Bewertung des konkreten Mandanten. Das wäre aber auch zu viel des Guten. Diese Arbeit bleibt (noch) den Anwender:innen vorbehalten.

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient. 

So lässt sich die elektronische Postmappe mit der Posteingangsfunktion von advoware verwalten

Zur Aktenverwaltung von advoware gehört unter anderem eine elektronische Postmappe, in der digitale Briefe, elektronische Dokumente, Telefonnotizen, und mehr gesammelt und bestimmten Akten und somit auch den Aktensachbearbeitern zugeordnet werden können. Doch wie lassen sich diese digitalen Schriftstücke kanzleiübergreifend verwalten?  

Nun, hierfür steht innerhalb der Aktenverwaltung die Funktion „Posteingang“ zur Verfügung. Damit lassen sich die Elemente, die sich im Posteingang befinden, direkt bearbeiten, mit Arbeitsanweisungen versehen, und einiges mehr.  

Welche Möglichkeiten das konkret sind und was die Posteingangsfunktion im Einzelnen bietet, erfahren Sie im folgenden 4-minütigen Video. advoware kurz und knapp, eben. 

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 6)


Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem Sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient. 

Mit der Serienbrieffunktion von advoware versenden Sie Ihre Weihnachtspost schnell und unkompliziert

Heute in ziemlich genau drei Wochen feiern wir Weihnachten. Da ist es doch ein guter, alter Brauch, seine Mandant:innen, Geschäftspartner:innen und andere wichtige Menschen mit einer vorweihnachtlichen Nachricht zu bedenken. Das erhöht die zwischenmenschliche Bindung und zeigt: „Du/Sie/ihr seid mir/uns wichtig!“.

Doch jede einzelne E-Mail oder jeden einzelnen Brief von Hand zu verfassen und zu versenden erfordert je nach Datenbankeinträgen eine ganze Menge Zeit. Die vielen Anwälten und Anwältinnen gerade in den Wochen und Tagen vor Heilig Abend fehlt. Daher folgt an dieser Stelle wie jedes Jahr unser ultimativer Weihnachtsposttipp: Nutzen Sie für das Erstellen und Verschicken Ihrer weihnachtlichen Grüße einfach die Serienbrieffunktion von advoware.

Damit können Sie nämlich einen ganzen Schwung der Weihnachtspost an sämtliche Mandanten/Partner oder an nur ausgewählte Adressgruppen erstellen. Neben dem Verfassen der Briefe können Sie auch Adressetiketten und/oder Briefumschläge erstellen und beschriften, falls Sie es eher klassisch mögen.

Darüber hinaus können Sie die advoware-Serienbrieffunktion auch für den Versand von Newsletter nutzen, um beispielsweise in regelmäßigen Abständen Ihre Mandantschaft mit interessanten Nachrichten zu versorgen. Dazu können relevante und wichtige Grundsatzurteile genauso gehören wie nützliche Tipps rund um ihre Fachgebiete. Damit wecken Sie möglicherweise Interesse und bekunden gleichzeitig Ihr Wissen und Ihre tiefen Einblicke in Arbeitsrecht und Co.

Die Serienbrieffunktion von advoware kurz und knapp in 5 Minuten

Damit Sie sich nicht erst durch das advoware-Handbuch wühlen müssen, präsentieren wir Ihnen das zur Serienbrieffunktion gehörende Speedlearning-Video, in dem Sie kurz und knapp alles erfahren, was Sie dazu wissen müssen. Das sind sehr gut investierte 5 Minuten. Finden wir.

advoware 6: Neuerung und Verbesserungen im Überblick (Teil 2)

advoware 6: Neuerung und Verbesserungen im Überblick (Teil 2)

Vor knapp einer Woche haben wir unsere advoware-6-Trilogie gestartet. Denn so ein maßgebliches Update wie die sechste Version der Kanzleianwendung aus dem Hause Advo-web ist mehr wert als nur ein kurzer Blogbeitrag. Daher folgt heute eine detailliertere Betrachtung der wesentlichen Neuerungen und Verbesserungen von advoware 6. Dazu gehören unter anderem neue Module wie das zum Geldwäschegesetz und dem Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht. Zudem gibt es neue und angepasste Schnittstellen, wozu die Anbindung an das EGVP/eBO und an das beBPO gehören.

GwG-Modul: Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten

Das GwG-Modul, das Anwaltskanzleien beim Aufspüren möglicher geldwäschebezogener Personen helfen soll, lässt sich per Mausklick aktivieren, und das für jedes einzelne Referat, das hierbei infrage kommt. Dann wird bei jeder Aktenanlage das GwG-Modul aktiv, sodass die erforderlichen Abfragen direkt aus advoware heraus geschehen können. Für Notariatsakten ist das GwG-Modul standardmäßig aktiviert, bei allen anderen Referaten geschieht das manuell.

Das GwG-Modul von advoware 6 lässt sich pro Referat und Mandat aktivieren

Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht

Was für das GwG gilt, findet in advoware 6 auf das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht ebenfalls Anwendung. Allerdings betrifft das hier nicht das Aufspüren von möglichen Straftaten, sondern das Regulieren von Vergütungsansprüchen im Falle von Inkassodienstleistungen. Das bezieht sich vor allem auf Kleinstforderungen in Höhe von bis zu 50 Euro. Auch hier erfolgt das Aktivieren des zugehörigen Moduls pro Referat. Damit können Kanzleimitarbeiter:innen festlegen, in welchem Umfang und welche Mandate überhaupt eine Inkassodienstleistung betreffen.

Das Modul zum Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht lässt sich in advoware 6 pro Referat und Mandat aktivieren

Neue und angepasste Schnittstellen zum EGVP/eBO, zum beBPo und zum beA

Der elektronische Rechtsverkehr soll weiter ausgebaut und verbessert werden. Daher wurden die bestehenden Systeme wie EGVP und das beBPO (besonderes elektronisches Behördenpostfach) um bestimmte Funktionen erweitert. Dazu gehört beispielsweise, dass das EGVP-Postfach für Bürger und Organisationen zum 1.11.2021 für alle verfügbar gemacht wurde. Damit soll der elektronische Datenaustausch zwischen Einzelpersonen und Gerichten beschleunigt und vereinfacht werden. Das und mehr ist ab sofort in advoware 6 vorgesehen. Das betrifft auch das beBPo, das nun direkt aus advoware heraus mithilfe einer neutralen X-Justiz-ID adressiert werden kann

Zudem wurde die beA-Schnittstelle in advoware 6 erweitert und angepasst. Das betrifft vor allem die XJustiz-Version 3.2.1, die am 31.10.2021 in Kraft getreten ist. Die hierfür notwendigen Anpassungen der beA-Schnittstelle in advoware haben unter anderem mit den Anforderungen an elektronische Dokumente zu tun. Hierbei achtet advoware 6 unter anderem auf die rechtskonforme Verwendung von Dateinamen. Dazu gehört die maximale Länge des Dateinamens, die Überprüfung aus unzulässige Zeichen im Namen und die Überprüfung der maximalen Dateigröße eines Anhangs von 60 Megabyte.

Anpassung des beA-Moduls in advoware bzgl. elektronischer Anhänge
Anpassung des beA-Moduls in advoware bzgl. elektronischer Anhänge

Teil der advoware-6-Trilogie mit weiteren Details zu verbesserten Modulen und Funktionen

Im dritten und letzten Teil der advoware 6-Trilogie beschäftigen wir uns mit den neuen und verbesserten Funktionen des Gerichts- und Notariatsmoduls. Aber auch das überarbeitete Nachrichtensystem sowie das Thema „elektronische Rechnungen“ sind uns einen detaillierten Blick wert.

advoware 6: Neuerung und Verbesserungen im Überblick (Teil 2)

advoware 6: Neuerung und Verbesserungen im Überblick (Teil 1)

Am 3. November 2021 war es endlich so weit: Da stellte die Advo-web GmbH (die Herstellerin von advoware) die sechste Version ihrer Kanzleisoftware zum Download bereit. Sieht man sich die lange Liste an Neuerungen und Verbesserungen an, fällt schnell eines auf: advoware 6 ist ein weiterer Meilenstein der Anwendung für Jurist:innen und deren Mitarbeiter:innen für ihr tägliches Geschäft. Aus diesem Grund stellen wir die neueste Version von advoware dem Anlass entsprechend in drei Teilen vor.

Der heutige erste beleuchtet im „Schnelldurchlauf“ die wichtigsten Verbesserungen von advoware 6. In den Teilen 2 und 3 gehen wir dann näher auf die einzelnen Neuerungen und Verbesserungen ein.

advoware 6 bietet zahlreiche Neuerungen und Verbesserungen

Betrachtet man das zugehörige PDF-Dokument mit seinen knapp 80 Seiten im Detail, fallen vor allem folgende neue Funktionen auf:

  1. Verbesserungen der gesamten Ergonomie
  2. Neue Module im Hinblick auf zugehörige Gesetze. Dazu gehört das Geldwäschegesetz genauso wie das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht.
  3. Neue Schnittstellen zum EGVP/eBO und zum beBPO.
  4. Neu ist auch das Gerichtsmodul, mit dessen Hilfe sich Gemeindeverwaltungen, etc. ermitteln lassen.
  5. Dem Notariatsmodul hat die Advo-web ebenfalls zahlreiche neue Funktionen spendiert. Dazu gehören diverse Rechner sowie die Möglichkeit, Fremdurkunden direkt in advoware 6 zu erfassen.

advoware 6 bietet blitzschnelle Datenbankabfragen

Ein echtes Highlight aus technischer Sicht ist auf jeden Fall die spürbare Beschleunigung der zugrunde liegenden Datenbank. So berichten erste advoware-Anwender:innen von erheblichen Geschwindigkeitszuwächsen bei der Arbeit mit advoware. So soll zum Beispiel das Aufrufen besonders umfangreicher Aktengeschichten maßgeblich beschleunigt werden. Ein wichtiges Element, wenn Sie ausschließlich digital arbeiten.

advoware 6 fällt mit Liebe zum Detail auf

Aber auch die weniger auffälligen Verbesserungen und Neuheiten von advoware 6 haben es in sich. So gibt es jetzt einen eigenen Viewer, mit dem sich XJustiz-basierte Akten öffnen und bearbeiten lassen. Zudem werden elektronische Rechnungen künftig besser unterstützt, und advoware skaliert jetzt wesentlich flüssiger und vieles mehr. Was diese und weitere Funktionen im einzelnen für den täglichen Umgang mit advoware 6 bedeuten, verraten wir in den nächsten beiden Teilen.

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 6

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 6

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können.   

Im zweiten Teil dieses Mehrteilers stellen wir die wichtigsten Funktionen von advoware vor. Hierzu gehört das Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen sowie die Möglichkeiten, die advoware rund um die Themen Honorar, Buchhaltung und Inkasso bietet.    

Der dritte Teil befasst sich mit der Frage, wie unsere Kund:innen advoware mit den richtigen Handgriffen selber administrieren können. Hierfür sehen wir uns die Vertiefungskurse V2, V3 und V5 genauer an.   

Der vierte Teil zeigt, wie Kanzleien mithilfe der passenden Tools in advoware noch ein gutes Stück digitaler werden können. Die Rede ist von der Integration von Microsoft Teams in advoware, vom digitalen Postlauf und von der OnlineAkte, mit der sich die digitale Kommunikation mit der Mandantschaft auf ein neues Level hieven lässt.   

Im fünften Teil haben wir uns ausführlich mit dem Thema Finanzbuchhaltung beschäftigt.  

Dazu passend stellen wir zu jedem Schwerpunkt die passenden Onlineseminare vor, die helfen sollen, sich mit den jeweiligen Themen möglichst kompakt und umfassend beschäftigen zu können. Für ein bestmögliches Wissen rund um die digitale Kommunikation und mehr.  

Was Juristen über advoware alles wissen sollten 

Immer noch beschäftigen die allermeisten Anwaltskanzleien ein eigenes Sekretariat, das ihnen die täglichen, zeitaufwändigen Arbeiten wie das Verwalten der Mandantschaft und deren Akten abnimmt, sich aber auch um spezielle Bereiche wie die Buchhaltung kümmert. Zwar müssen die dort arbeitenden Jurist:innen advoware nicht im Detail kennen, eine solides Grundwissen rund um die Kanzleisoftware ist trotzdem eine lohnenswerte Sache. Genau aus diesem Grund haben wir zu Ausbildungszwecken die drei folgenden Kurse konzipiert, die wir allen Anwält:innen ans Herz legen möchten. 

Kursreihe B4: Basiswissen für Juristen 

Dieser Kurs besteht aus vier Teilen und vermittelt Jurist:innen das notwendige Handwerkszeug, das sie für den Umgang mit advoware benötigen. Dazu gehören das Anlegen und Verwalten von Akten, Adressen und Terminen genauso wie die Grundzüge der Textverarbeitung mit advoware und diverse Listen und Auswertungen. Und klar, dass wir in B4 auch über die elektronische Postbearbeitung sowie advovoice, das digitale Diktat sprechen. Für alle, die ihre Texte lieber sprechen als schreiben. 

Basiskurs B6: die beA-Schnittstelle i.V.m. advoware 

Dieser Basiskurs beschäftigt sich im Grunde mit nur einem Thema: Wie verwalte ich mein beA-Konto mithilfe von advoware, dass dank seiner eigens hierfür programmierten Schnittstelle direkt auf das beA-Portal der Bundesrechtsanwaltskammer zugreifen kann. Die Teilnehmenden des Kurses B6 lernen also alles über den richtigen Umgang mit ihrem beA-Konto, vom Einrichten des Postfachs über das Abrufen der Nachrichten bis hin zum Mahnverfahren mittels beA. 

Vertiefungskurs V6 – Kanzleicontrolling für Juristen 

Mit dem sogenannten Kanzlei-Controlling erhalten Sie die Möglichkeit, sämtliche Tätigkeiten (auch mitarbeiterübergreifend) für Ihre Mandanten zeitlich aufzuzeichnen und entsprechend auszuwerten.  

Damit lassen sich auch noch so kurze Tätigkeiten lückenlos protokollieren und können bei Bedarf den Mandanten schnell und unkompliziert gegenüber abgerechnet werden. Auch das Verwalten eines Budgets für jede Akte ist über das Kanzlei-Controlling möglich.  

Diese und weitere Funktionen, das Einrichten der Grundeinstellungen und vieles mehr lernen Juristen in diesem Videokurs, der speziell auf sie zugeschnitten ist. 

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie 

Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.   

Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse anschauen.   

Machen Sie Ihre Kanzlei smarter, digitaler, automatisierter, erfolgreicher

Machen Sie Ihre Kanzlei smarter, digitaler, automatisierter, erfolgreicher

Schon Charles Darwin hat es früh erkannt: Nicht der Stärkste überlebt, auch nicht der Schlaueste, sondern der Anpassungsfähigste. Und genau das zeigt sich aktuell im Rechtsmarkt. Denn heute reicht es einfach nicht mehr aus, ein guter Anwalt oder eine gute Anwältin zu sein. Es sind vielmehr sehr gute Verkaufs- und Marketing-Skills von immer höherer Bedeutung, mit denen sich das eigene juristische Portfolio bestmöglich präsentieren und an die Mandantschaft bringen lässt. 

Was sind die Hintergründe dafür? Das Kaufverhalten von Endverbrauchern hat sich in den letzten Jahren durch den sog. Amazon-Effekt nachhaltig verändert. Ein großer Teil der Nutzer kauft regelmäßig, teilweise sogar täglich im Internet ein. Online-Shopping ist durch fast alle Altersstufen mittlerweile ein gewohnter Weg. Corona hat diese Entwicklung noch beschleunigt und forciert. Juristische Portale für Rechtsdienstleistungen erfreuen sich nicht zuletzt deshalb immer größerer Beliebtheit.  

Hierfür sind diverse grundsätzliche Überlegungen erforderlich, mit deren Hilfe sich die eigenen Fähig- und Fertigkeiten entwickeln lassen. Eine Fokussierung auf das oder die umsatzstärksten Rechtsdienstleistungen ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg auf die Kanzlei. Denn nur wenn Jurist:innen genau wissen, wo sie hinwollen und wie sie dieses Ziel bestmöglich erreichen können, ist ein langfristiger Erfolg am juristischen Markt nachhaltig möglich. 

Aufwändige manuelle Arbeitsschritte wirken auf Jurist:innen abschreckend 

Neben der reinen Akquise und Fokussierung auf bestimmte Rechtsdienstleistungen wird die Automatisierung von Backoffice Prozessen in der heutigen Zeit immer wichtiger. Viele Prozesse und Arbeitsabläufe werden als recht aufwändig empfunden, da mit jedem neuen Mandat eine Reihe an erforderlichen Arbeitsschritten wie dem Anlegen einer neuen Akte, dem Zusenden diverser Dokumente, und so fort, anfallen. Eine reine Skalierung auf nur mehr Masse ist in Zeiten von Fachkräftemangel also nicht nur der einzige Baustein.  

Dabei sind derlei Vorbehalte gar nicht nötig. So gibt es mittlerweile probate Automatisierungssoftware-Lösungen, die digitale Arbeitsschritte so weit automatisieren können, dass sich die Kanzlei oder der/die Jurist:in darum selber gar nicht kümmern muss, da das System im Hintergrund die erforderlichen Schritte selbst ausführt. 

advoware und ShakeSpeare übernehmen zahlreiche Arbeitsschritte  

Solch eine Automatisierungssoftware nennt sich ShakeSpeare, die advoware-Anwender:innen künftig noch einfacher und automatisierter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen soll. Das geschieht schon beim Erstkontakt des Mandanten, der den notwendigen Kontakt mithilfe einer für Akquise optimierten Webseite zur Kanzlei herstellt.  

Handelt es sich beispielsweise um eine Kündigungsschutzklage oder einen Bußgeldbescheid, trägt der (potenzielle) Mandant seine Daten und die relevanten Informationen in das Webformular ein. Dazu gehören auch die erforderlichen Dokumente, die der Mandant ebenfalls via ShakeSpeare der Kanzlei per Upload-Funktion zur Verfügung stellen kann. 

Kollisionsprüfung inklusive – auch das können ShakeSpeare und advoware 

Das Mandat kann dann bequem in der Weboberfläche von Shakespeare geprüft werden. Dazu gehört unter anderem die integrierte Kollisionsprüfung mit den bereits vorhandenen Mandaten in der Kanzlei durch Shakespeare.  

Nach erfolgreicher Kollisionsprüfung erfolgt die Annahme des Mandats, ebenfalls in der Weboberfläche. Danach werden automatisch diverse Aktionen in Gang setzt. Dazu gehört unter anderem die automatische Anlage einer Akte in advoware, Vergabe des Aktenzeichens, Eintragen von Fristen, Erstellen bestimmter Dokumente wie die Mandats- und Datenschutzvereinbarung, notwendige Anfragen bei den betreffenden Behörden, das Anschreiben an die Rechtsschutzversicherung, und so fort.

Damit sparen Sie rein rechnerisch pro Mandat zwischen 20 und 30 Minuten Bearbeitungszeit! Bei 5 Mandaten sind das in der Woche schon 1,6 – 2,5 Stunden. Was aber noch viel wichtiger ist. Die Mandanten von heute kaufen immer mehr über das Internet und hier bieten Sie eben diesen Nutzern eine einfach und komfortable Möglichkeit 24/7 ein Mandat einzureichen.  

advoware und ShakeSpeare stehen in ständigem Informationsaustausch 

Die Mandatsannahme kann komfortabel, jederzeit über die cloud-fähige Shakespeare Software angestoßen werden. Alle relevanten Informationen und Dokumente, die in Shakespeare erstellt werden, werden Ihnen dann auch automatisch über die neue REST-API von advoware in die Aktengeschichte gelegt.

SDamit sind auch die Mitarbeitenden in der Kanzlei stets auf dem aktuellen Stand und es entsteht keine verwirrende doppelte Aktenführung. Das ist vor allem für diejenigen Kanzlei-Mitarbeitenden wichtig, die grundsätzlich nicht mit ShakeSpeare arbeiten. Nachdem Sie das Mandat angenommen haben können alle folgenden Schritte wie gewohnt in advoware bearbeitet werden. 

ShakeSpeare und advoware schaffen mehr Freiräume für mehr Erfolg 

Sie sehen also, die täglichen und typischen Arbeitsschritte einer Rechtsanwaltskanzlei lassen sich mit Systemen wie Shakespeare und advoware bereits heute automatisieren, was das manuelle Arbeitsaufkommen der Mitarbeitenden deutlich verringert. Damit werden neue Ressourcen geschaffen, die für künftige Aufgaben, Wachstum und mehr Mitarbeiterzufriedenheit unumgänglich sind. Dazu gehören neben digitalem Marketing und Vertrieb auch möglichst digitale und mobil optimierte Kontaktpunkte wie digitale Mandatsakquise, aber  auch Chatbots.  

[Video] Anne Lachmund arbeitet digital und automatisiert mit advoware und ShakeSpeare

[Video] Anne Lachmund arbeitet digital und automatisiert mit advoware und ShakeSpeare

Anne Lachmund ist Rechtsanwältin aus Berlin und setzt von Anfang an auf eine äußerst digitale Arbeitsweise. Weil sie ganz bewusst auf ein eigenes Sekretariat verzichtet, damit sie vollkommen unabhängig arbeiten kann. Doch wie verwaltet sie dann ihre Mandantschaft und akquiriert neue Mandant:innen?

Nun, hierfür setzt sie konsequent auf zwei Tools, die sie bei ihrer Arbeit begleiten und unterstützen. Das ist die Kanzleisoftware advoware zum einen, und die Automatisierungslösung ShakeSpeare des werten Anselm Appel und seines Teams zum anderen. Denn diese Kombination ermöglicht vollautomatisierte Abläufe, die sich direkt in der Kanzleiorganisation sowie in neuen und zufriedenen Mandanten niederschlägt.

Warum sie das tut und was sie an dieser Kombi so schätzt, verrät sie in diesem Video.

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 5)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem Sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient. 

Interne Nachrichten schnell und unkompliziert versenden und empfangen 

In Zeiten von Microsoft Teams und anderen Kommunikationsplattformen für den schnellen, unkomplizierten Austausch ist auch in Anwaltskanzleien diese Form der Interaktion angekommen. Was viele Anwender:innen möglicherweise nicht wissen: Die Kanzleianwendung advoware bietet auch hierfür die passende Funktion. Das sogenannte interne Nachrichtensystem ist nämlich direkt in die Software aus dem Hause Advo-web integriert.  

Damit können Kanzleimitarbeiter:innen schnell und einfach Nachrichten austauschen, ohne jedesmal zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Darüber hinaus stellt das Nachrichtensystem den aktuellen Anwesenheitsstatus der Kolleg:innen grafisch dar. Damit ist mit einem Blick ersichtlich, ob diese gerade erreichbar sind. Optional können die so versendeten Nachrichten in die Aktengeschichte oder in die Aufgabenliste übernommen werden, zum Beispiel zu späteren Protokollierungszwecken. 

Das interne Nachrichtensystem im Kurzvideo 

Im nachfolgenden Gratis-Video zeigen wir Ihnen, wie das interne Nachrichtensystem von advoware funktioniert und wie Sie es für schnelle Nachrichten zwischendurch nutzen können. 

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 7)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 4)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient.

Expresstexte erstellen und per Kontextmenü blitzschnell abrufen

Das heutige Lernvideo geht der Frage nach, wie sich Expresstexte anlegen, hinterlegen und verwenden lassen, die über die zugehörige advoware-Funktion aufgerufen und einer bestimmten Akte zuordnet werden können.

Damit kann sich jede:r Kanzleimitarbeiter:in ihr/sein eigenes Kontextmenü für Anschreiben an Aktenbeteiligte im Modul „Akte bearbeiten“ zusammenstellen. Hierbei lassen sich wahlweise die Beteiligtenart, die Bezeichnung, der Speichernamen, einen abweichenden Briefkopf und das Referat auswählen. Das sorgt für ein übersichtliches Kontextmenü. Außerdem erscheinen häufig verwendete Anschreiben, die von den anderen Mitarbeitern selten oder überhaupt nicht verwendet werden, ausschließlich im eigenen Menü.

Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise: Anschreiben, die für ein ganz bestimmtes Referat benötigt werden, erscheinen nur dann im Kontextmenü, wenn der Akte auch dieses Referat zugewiesen wurde. Hierfür können Anschreiben mit einem ganz bestimmten Briefkopf verknüpft werden (z.B. private Korrespondenz), und stehen damit per Mausklick blitzschnell zur Verfügung.

Eine genaue Anleitung zum Einrichten und Verwenden dieser Funktion entnehmen Sie bitte dem folgenden Video