Advozon Onlineakademie: Webinar-Termine KW31

Advozon OnlineakademieAuch nächste Woche stehen wieder zahlreiche nützliche, interessante und verfolgenswerte Webinare an, die unseren Kunden den Umgang mit Advoware, der Kanzleisoftware erleichtern sollen.

Der “Stundenplan” der Advozon Onlineakademie für die Kalenderwoche 31 sieht folgende Termine vor:

Forderungsmanagement und EGVP, automatisiertes Forderungsmanagement mit Advoware: Dieses Advoware-Webinar umfasst folgende Themen: Forderungskonto, Forderungsaufstellung, Tilgungsplan, Ratenzahlungskontrolle5, Mahnverfahren in Verbindung mit EGVP6 und Zwangsvollstreckungsmaßnahmen.

Termin: Dienstag, 29. Juli 2014, 9:30 bis 11 Uhr

Marketing für Anwaltskanzleien: Dieses Webinar zeichnet sich durch die verlinkten Inhalte aus und richtet sich an Kanzleien, die mehr machen wollen aus ihrer Kanzlei.

Termin: Mittwoch, 30. Juli 2014, 9:30 bis 11:00 Uhr

Kanzleispezifische Textverarbeitung, Zeit sparen mit Textbausteinverwaltung: Dieses Advoware-Webinar beschäftigt sich unter anderem mit den Themen “Advoware-Symbole in Word”, “Mustertexte und . Textbausteine von Advoware richtig nutzen”, “Honorarvorlagen und Zwangsvollstreckungsvorlagen ändern” und “Expresstexte erstellen”.

Termine: Donnerstag, 31. Juli 2014, 15:30 bis 17:00 Uhr

Freitag, 1. August 2014, 9:30 bis 11:00 Uhr

Die Anmeldung zu den Webinaren erfolgt wie immer mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard-Nummer und diesem Link.

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes Wochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus.

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Advozon Onlineakademie: Webinar-Termine KW30

Advozon OnlineakademieAuch nächste Woche stehen wieder zahlreiche nützliche, interessante und verfolgenswerte Webinare an, die unseren Kunden den Umgang mit Advoware, der Kanzleisoftware erleichtern soll.

Der “Stundenplan” der Advozon Onlineakademie sieht folgende Termine vor:

Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten, Teil 10: Dieses Webinar ist Teil der großen Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten und soll allen weniger IT-affinen Teilnehmern  grundlegende Kenntnisse der IT-Infrastruktur vermitteln. Darüber hinaus wird während des Online-Kurstes erläutert, welche präventiven Maßnahmen hinsichtlich der IT-Sicherheit getroffen werden sollten.

Montag, 21.07.2014 – 10:00 bis 11:30 Uhr

Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten, Teil 1: Mit diesem ersten von zehn Webinaren beginnt die nächste Runde der Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten. Dabei stehen vor allem datenschutzrechtliche Grundlagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) im Vordergrund. Außerdem wird anhand kleiner Einstiegsfälle gezeigt, was der Datenschutz im Einzelnen bedeutet. Zudem wird das Fragerecht im Arbeitsverhältnis thematisiert.

Montag, 21.07.2014 – 11:30 bis 13:00 Uhr

Anwaltsvergütung: Dieser Online-Kurs behandelt die Bereiche “Pflichtanteile einer Rechnung”, “Auslagenerfassung3″, “Abrechnung nach RVG4″, “Entwurfsrechnung” und “Bisherige Rechnungen”.

Montag, 21.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Dienstag, 22.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

Mandantenbuchhaltung automatisierte Mahnwesen, OP-Liste, gezielte Liquiditätsverbesserung: Dieses Webinar hat folgende Schwerpunkte zum Inhalt: “Konten in der Mandantenbuchhaltung”, “Offene Posten- und Saldenliste”,  “Aktenjournal”, “Umsatzliste”, “Honorarübersicht” und “Mandantensalden”.

Donnerstag, 24.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Freitag, 25.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

Übrigens: Die Anmeldung zu den Webinaren erfolgt mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard-Nummer und diesem Link.

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes Wochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus.

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Advozon Onlineakademie: Webinar-Termine KW29

Advozon OnlineakademieAuch nächste Woche stehen wieder zahlreiche nützliche, interessante und verfolgenswerte Webinare an, die unseren Kunden den Umgang mit Advoware, der Kanzleisoftware erleichtern soll.

Der “Stundenplan” der Advozon Onlineakademie sieht hierzu folgende Termine vor:

Effiziente Beteiligtenverwaltung: Dieses Webinar beschäftigt sich mit den Themen “Adressen anlegen”, “Korrespondenz mit Adressen”, “Serienbriefe und Serien-E-Mails erstellen und versenden” sowie “Adressermittlung über Supercheck“.

Montag, 14.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Dienstag, 15.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

Termine, Wiedervorlagen, Fristen: Dieser Online-Kurs handelt von den Bereichen “Wiedervorlagen”, “Fristen”, “Terminplanung”, “Terminübersicht”, “Aufgaben”, “Verfügungen” und “Urlaubsplaner”.

Donnerstag, 17.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Freitag, 18.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

Darüber hinaus findet am Mittwoch, den 16. Juli 2014 von 11 bis 12:30 Uhr das Webinar “Die QM-Dokumentation in der Praxis” statt, in der unter anderem die Bedeutung der unterschiedlichen Handbücher (QM-Handbuch, Praxishandbuch und Prozesshandbuch) sowie deren praktische Anwendung anhand der QM-Onlineakte genauer beleuchtet werden. Dieses Webinar gehört zu einer Reihe zahlreicher Kurse im Rahmen der Ausbildung zur Fachkraft für juristisches Qualitätsmanagement.

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes Wochenende zu wünschen. Auf dass Sonntag Abend der Traum vom vierten Stern wahr werde…

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Advoware Azubi-Lizenz: Geld sparen und effektiver arbeiten

Advoware, die KanzleisoftwareErst Anfang der Woche haben wir einen Newsletter versendet, in dem wir zusätzliche Webinar-Termine für angehende juristische Fachangestellte veröffentlichen. Dazu passend bieten wir wieder allen ausbildenden Anwaltskanzleien die Möglichkeit, eine unserer beliebten Azubi-Lizenzen zu erwerben.

Wobei “erwerben” es nicht ganz trifft, da die Azubi-Advoware-Lizenz mit Null Euro zu Buche schlägt, wir pro Arbeitsplatz und Monat allerdings die Programmpflegekosten in Höhe von 18,10 Euro berechnen. Damit stellen wir sicher, dass unsere Kanzleisoftware regelmäßig verbessert und mit neuen Funktionen ausgestattet wird.

Die Advoware-Azubi-Lizenz verbessert die Produktivität von Kanzleien

Diese spezielle Advoware-Lizenz können teilnahmeberechtigte Kanzleien dazu nutzen, um den Arbeitsplatzrechner ihrer Auszubildenden mit unserer Kanzleisoftware zu bestücken und damit die Produktivität der Kanzleiabläufe vom ersten Tag an zu erhöhen. Denn nachdem die neuen Azubis dank unserer Webinare mit Advoware vertraut sind, können sie schon einmal erste Arbeiten wie das Anlegen von Akten und andere Aufgaben übernehmen. Und das an einem Rechner, der ihnen exklusiv zur Verfügung steht.

Azubi-Lizenz-Formular downloaden und zurücksenden

Um in den Genuss einer oder mehrerer Adoware-Azubi-Lizenzen zu kommen, füllen Sie bitte dieses verlinkte Formular aus und faxen es an uns zurück (02573-93 93 185). Außerdem benötigen wir eine Kopie der Ausbildungsbestätigung der örtlichen Anwaltskammer oder eine Kopie des Ausbildungsvertrages, die wir gerne per Fax , per E-Mail oder per Post entgegennehmen. Die Lizenz beginnt übrigens am 1. August 2014 und endet mit Ablauf des 31. Juli 2017.

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Advozon Comfortcard bietet APRAXA-Mitgliedern viele Vorteile

Advozon ComfortcardSeit kurzem stellt die advozon Kanzlei Konzept allen Mitgliedern des Anwaltsnetzes APRAXA eG eine Besonderheit zur Verfügung: Die Advozon Comfortcard. Wie der Name schon vermuten lässt, ergeben sich aus dem Besitz dieser Karte zahlreiche Vorteile:

Vier überzeugende Vorteile für APRAXA-Mitglieder

1. Die Advozon Comfortcard berechtigt zur kostenfreien Teilnahme an der Ausbildungsreihe “Fachkraft für juristisches Qualitätsmanagement”, die innerhalb der Advozon Onlineakademie abgehalten wird. Diese Ausbildung befähigt alle Teilnehmer, die notwendigen Voraussetzungen und Abläufe hinsichtlich einer geplanten QM-Zertifizierung seitens des TÜV genau zu kennen und beurteilen zu können. Gegenwert dieser Ausbildung: 1.200 Euro.

2. Sollte sich ein APRAXA-Mitglied von der advozon Kanzlei Konzept vollständig beraten und betreuen lassen, um ein ISO-Zertifikat seitens des TÜV Hessen zu erhalten, reduziert sich die monatliche Matrixgebühr von 150 Euro auf bis zu 104,50 Euro. Damit sparen Comfortcard-Besitzer innerhalb eines Jahres bis zu 546 Euro, womit die einmalige Aufnahmegebühr in die Matrix von 450 Euro bereits ausgeglichen ist. Zudem genügt die Matrixzertifizierung seitens der advozon Kanzlei Konzept allerhöchsten Qualitätsansprüchen und garantiert eine Kanzleiorganisation auf Einzelzertifizierungsniveau.

3. Falls der Besitzer der Advozon Comfortcard mit seiner aktuellen Kanzleisoftware nicht mehr zufrieden ist oder aus anderen Gründen die Anwendung wechseln möchte, kann er dank der Karte die Kanzleisoftware Advoware über Hülskötter & Partner für nur 27 Euro pro Monat buchen. Damit setzt man als Kanzleibetreiber auf eine leistungsfähige und praxiserprobte Software, die in Sachen Bedienung, Handhabung und Funktionsumfang ihres Gleichen sucht.

4. Mit Advozon mobileDictate Freemium kommen Besitzer der Advozon Comfortcard in den Genuss einer leistungsfähigen Diktierlösung für das iPhone. Damit lassen sich Diktate mit dem Apple Smartphone aufzeichnen, per E-Mail oder anderen Versandoptionen verschicken und nahtlos in Advoware integrieren. Mehr Komfort beim Erstellen digitaler Schriftsätze gibt es nicht. Weitere Infos zu Advozon mobileDictate Freemium gibt es sehr bald auf diesem Blog.

Die Advozon Onlineakademie bietet umfangreiche Ausbildungsinhalte

Zwei Anmerkungen noch zur Advozon Onlineakademie: Neben der Webinar-Reihe “Fachkraft für juristisches Qualitätsmanagement” bietet Hülskötter & Partner eine vollständige Online-Seminar-Ausbildung “Kanzleimanagement 2.0″, die vor allem alle relevanten Inhalte zur Kanzleianwendung Advoware vermittelt, und das vollkommen kostenneutral. Darüber hinaus können sich Mitglieder der ISO-Matrix zum Datenschutzbeauftragten ausbilden lassen. Auch diese Online-Kurse sind für die Kunden der advozon Kanzlei Konzept kostenfrei.

Ach ja: Teil der Advozon Comfortcard ist auch das Starterpaket “PR & Marketing”, das alle APRAXA-Mitglieder ab sofort gratis bei uns anfordern können. Darin findet man zahlreiche Textbausteine für die eigene Kanzleikommunikation sowie einen Social-Media-Leitfaden, der hilfreiche Tipps rund um die tägliche Marketingarbeit bereit hält.

Sie sehen also: APRAXA-Mitglieder können sich auf die Advozon Comfortcard freuen – und auf die zahlreichen Vergünstigungen und Vorteile, die damit einher gehen.

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Neue Webinar-Runde zum Thema Kanzlei-Management 2.0

Advozon OnlineakademieAm kommenden Montag beginnt in der Advozon Onlineakademie die nächste große Webinar-Runde zum Thema “Kanzlei-Management 2.0″.

In insgesamt 14 virtuellen, für unsere Kunden kostenlosen Seminaren geben wir Einblick in die Arbeit mit Advoware und mehr. Folgende Termine mit den zugehörigen Themen stehen für Sie zur Verfügung:

1. Intelligente und rationelle Aktenbearbeitung I

Montag, 7.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Dienstag, 8.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

2. Intelligente und rationelle Aktenbearbeitung II

Mittwoch, 10.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Freitag, 11.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

3. Effiziente Beteiligtenverwaltung

Montag, 14.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Dienstag, 15.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

4. Termine, Wiedervorlagen, Fristen

Donnerstag, 17.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Freitag, 18.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

5. Anwaltsvergütung

Montag, 21.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Dienstag, 22.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

6. Mandantenbuchhaltung automatisierte Mahnwesen, OP-Liste, gezielte Liquiditätsverbesserung

Donnerstag, 24.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Freitag, 25.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

7. Forderungsmanagement und EGVP; automatisiertes Forderungsmanagement mit Advoware

Montag, 28.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Dienstag, 29.07.2014- 09:30 bis 11:00 Uhr

8. Marketing für Anwaltskanzleien

Mittwoch, 30.07.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

9. Kanzleispezifische Textverarbeitung, Zeit sparen mit Textbausteinverwaltung

Donnerstag, 31.07.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Freitag, 1.08.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

10. Finanzbuchhaltung und halbautomatische Kontoauszugsverarbeitung im Electronic Banking

Montag, 4.08.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Dienstag, 5.08.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

11. Zeithonorar inklusive Budgetüberwachung und Controlling

Donnerstag, 7.08.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Freitag, 8.08.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

12. Zeitsparendes Diktieren mit Advovoice und Advozon mobileDictate

Montag, 11.08.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Dienstag, 12.08.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

13. Favoriten aufgabenorientiert einrichten; Services; Zusatzmodule; Onlineakte; Advocom Inkasso

Donnerstag, 14.08.2014 – 15:30 bis 17:00 Uhr

Freitag, 15.08.2014 – 09:30 bis 11:00 Uhr

14. Pro-Aktiv Mandanten informieren, Mobilität und Flexibilität der anwaltlichen Arbeit steigern

Termine werden noch bekannt gegeben

Die Anmeldung zu den Webinaren erfolgt mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard-Nummer und diesem Link.

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Kostenfreie Advoware-Webinare für Kanzlei-Azubis

Advozon OnlineakademieEiner guten, alten Tradition folgend, bietet Hülskötter & Partner auch dieses Jahr wieder ihren Kunden einen besonderen Service.

Falls Sie ab 1. August oder 1. September 2014 junge Menschen zu juristischen Fachangestellten ausbilden und gleichzeitig sicherstellen wollen, dass diese von Anfang mit Advoware klar kommen, bieten wir im Rahmen der Advozon Onlineakademie vier zusätzliche, kostenfreie Webinare an, in denen wir die wichtigsten Funktionen unserer Kanzleisoftware vorstellen. Übersichtlich, verständlich, kompakt.

Damit haben die Auszubildenden die Möglichkeit, sich in einem ersten Schritt Advoware und ihren wichtigsten Funktionen anzunähern, um diese im Laufe ihrer Ausbildung mithilfe weiterführender Webinare besser kennenzulernen. Nur so können Kanzleibetreiber garantieren, dass die angehenden Kanzleifachangestellten bestmöglich die Kanzleiorganisation im Blick behalten und diese optimal gestalten können.

Vier Termine haben wir wie folgt festgelegt:

6. August 2014, 9:00 – 10:30 Uhr (Anmeldelink)

7. August 2014, 10:00 – 11:30 Uhr (Anmeldelink)

3. September 2014, 09:00 – 10:30 Uhr (Anmeldelink)

4. September 2014, 10:00 – 11:30 Uhr (Anmeldelink)

Egal, für welchen Termin Sie sich entscheiden, Ihre Azubis werden es Ihnen danken. Und Sie können sich sicher sein, dass diese die wichtigsten Funktionen von Advoware kennenlernen und auf Anhieb eine Akte anlegen, Beteiligte richtig zuordnen und vieles mehr können.

Sie kennen Advoware noch gar nicht? Dann sollten Sie diesen Umstand sofort beheben. Oder uns unter der Nummer 025 73-93 93 0 anrufen. Wir freuen uns auf Sie!

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Advozon Onlineakademie: Webinar-Termine KW27

Advozon OnlineakademieAuch nächste Woche finden wieder Onlinekurse innerhalb der Advozon Onlineakademie statt, die unsere Kunden kostenfrei buchen können, um ihr Wissen zu Advoware & Co. auffrischen und vertiefen uz können.

Sämtliche Webinare können Sie mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard und der zugehörigen Kartennummer buchen. Hierzu klicken Sie einfach nur auf den zugehörigen Link.

Montag, 30. Juni 2014

15:30 – 17:00 Uhr: Zeitsparendes Diktieren mit Advovoice und Advozon mobileDictate 

In diesem Seminar lernen Sie den richtigen Umgang mit verschiedenen Diktatmöglichkeiten vom Diktat mit Spracherkennung, ohne Spracherkennung und mobile Diktate von der Erstellung des Diktates bis zum fertigen Schriftsatz.

Dienstag, 1. Juli 20140

9:30 bis 11:00 Uhr: Zeitsparendes Diktieren mit Advovoice und Advozon mobileDictate

Donnerstag, 3. Juli 2014

15:30 bis 17:00 Uhr: Favoriten aufgabenorientiert einrichten, Services, Zusatzmodule, Onlineakte, Advocom Inkasso

In diesem Seminar lernen Sie schneller und effektiver mit Advoware zu arbeiten. Ihnen werden die Zusatzmodule von Advoware gezeigt sowie das ganz wichtige Thema “Datensicherung”.

Freitag, 4. Juli 2014

9:30 bis 11:00 Uhr: Favoriten aufgabenorientiert einrichten, Services, Zusatzmodule, Onlineakte, Advocom Inkasso

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Advozon Datensicherung acht Wochen lang kostenfrei testen

Advozon DatensicherungErst kürzlich erreichte die Support-Hotline von Hülskötter & Partner ein Anruf, in dessen Verlauf der Kunden einräumte, seit mehr als 600 Tagen keine Datensicherung mehr durchgeführt zu haben. Das sind rund 20 Monate, also ziemlich genau eineinhalb Jahre. Das treibt einem Datenschutzbeauftragten wie Olaf Tenti oder einem IT-Fachmann wie Andreas Gutesa vom Backup-Spezialisten Mindtime große Sorgenfalten auf die Stirn. Wenn nicht Schlimmeres.

Denn das Vernachlässigen der Datensicherung in dieser Dimension ist nicht nur als grob fahrlässig, sondern auch in höchstem Maße als geschäftsschädigend und riskikobehaftet zu bezeichnen. Denn bei einem möglichen Datenverlust, der beispielsweise durch einen Hardware-Ausfall verursacht wird, gehen in solch einem Fall die Umsatz-, Steuer- und Mandantendaten der letzten eineinhalb Geschäftsjahre verloren. Und was das für den Fortbestand einer Kanzlei oder eines Einzelanwalts zur Folge hat, mag sich jeder selbst ausmalen.

Mit Advozon Datensicherung erfolgt das Backup vollautomatisch

Dabei ist es so einfach: Sie geben bei Hülskötter & Partner die Advozon Datensicherung in Auftrag, um den Rest kümmert sich der IT-Support. Dazu zählt das einmalige Einrichten dieser Dienstleistung für eine Pauschale von 47,50 Euro (netto) und die fortlaufende Sicherung Ihrer Daten. Dabei fallen Kosten ab 12,95 Euro monatlich an, je nach Datenaufwand Ihrer Kanzlei. Sobald der Backup-Service einmal gestartet wurde, werden Ihre Daten gemäß Ihren Vorgaben und Bedürfnissen automatisch gesichert, und das im Hochsicherheitstrakt des Rechenzentrums Düsseldorf, wo die Daten verschlüsselt und abhörsicher gelagert werden. Und der IT-Support von Hülskötter & Partner kümmert sich darum, dass die Daten zuverlässig gesichert werden.

Advozon Datensicherung 8 Wochen unverbindlich testen

Doch Hülskötter & Partner wäre nicht Hülskötter & Partner, wenn wir in Sachen Advozon Datensicherung nicht noch eins draufsetzen würden: Für den Zeitraum von 8 Wochen (in Worten: acht) stellen wir Ihnen unseren Backup-Service kostenfrei zur Verfügung, bei einem Umfang von bis zu 20 Gigabyte. Wenn Sie anschließend ohne Advozon Datensicherung nicht mehr leben können, schicken wir Ihnen das Auftragsformular zu. Und wenn Sie danach ohne Daten-Backup weiter machen wollen, übernehmen wir keine Garantie für Ihr geistiges Eigentum. Aber sagen Sie nicht, wir hätten Sie nicht gewarnt.

Ach ja: Mit der Backup-Garantie, die Teil von Advozon Datensicherung ist, stellen wir sicher, dass Ihre Daten sicher sind. Versprochen!

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Advozon Onlineakademie: Webinar-Termine KW24

Advozon OnlineakademieMit dem heutigen Freitag lassen wir eine verloren geglaubte Tradition wieder aufleben: die Terminvorschau der Onlineakademie-Webinare der kommenden Woche.

Damit Sie wieder genau wissen, welche Onlinekurse Sie buchen können, um Ihr Wissen zu Advoware & Co. aufzufrischen und zu vertiefen.

Sämtliche Webinare können Sie übrigens mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard und der zugehörigen Kartennummer buchen. Hierzu klicken Sie einfach nur auf den zugehörigen Link. Und nicht vergessen: Sämtliche Advoware-Webinare der Onlineakademie sind für unsere Kunde selbstverständlich kostenfrei.

Montag, 9. Juni 2014

Am Pfingstmontag finden keine Webinare statt.

Dienstag, 10. Juni 2014

 9:30 Uhr: Anwaltsvergütung

In diesem Seminar lernen Sie die Pflichtanteile einer Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG und einige Rechnungsbeispiele mit der RVG Abrechnungsmaske kennen, die Teil von Advoware ist.

Mittwoch, 11. Juni 2014

10:00 Uhr: Teil 9 der Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten

Diese Veranstaltung ist auf die Bedürfnisse von technisch weniger versierten Personen zugeschnitten. Es werden die Grundkenntnisse zur Netzwerktechnik und zu Betriebssystemen Schritt für Schritt vermittelt.

15:30 Uhr: Anwaltsvergütung (Wdh.)

Donnerstag, 12. Juni 2014

15:30 Uhr: Mandantenbuchhaltung: automatisierte Mahnwesen, OP-Liste, gezielte Liquiditätsverbesserung

In diesem Seminar wird der Umgang mit der Mandantenbuchhaltung in Verbindung mit der Offenen Postenliste gezeigt.

Freitag, 13. Juni 2014

9:30 Uhr: Mandantenbuchhaltung: automatisierte Mahnwesen, OP-Liste, gezielte Liquiditätsverbesserung  (Wdh.)

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen einen verlängertes, sonniges Pfingstwochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste draus!

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Videotalk: “Advozon mobileDictate und Dragon Naturally Speaking harmonieren sehr gut!”

Auf der großen Mai-Veranstaltung von Hülskötter & Partner habe ich dieses Interview zum Thema Advozon mobileDictate und Dragon Naturally Speaking geführt.

Darin wird der komplette Workflow vom gesprochenen Wort  bis zum fertigen Dokument aufgezeigt und die sich daraus ergebenden Vorteile dargestellt. Und von der überraschend hohen Erkennungsrate von Naturally Speaking ist ebenfalls die Rede.

Na dann: Film ab!

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Videotalk: “Anwälte und Kanzleien sollten die Datensicherung ernst nehmen!”

Während des großen Live-Events Mitte Mai der Musterkanzlei von Hülskötter & Partner hatte ich die Gelegenheit, mit Andreas Gutesa von Mindtime dieses Videointerview zu führen.

Darin spricht er über die grundsätzlichen Vorzüge von Advozon Datensicherung, warum Anwälte unbedingt die tägliche Datensicherung ernst nehmen sollten und was es mit der Backup-Garantie auf sich hat, die Hülskötter & Partner seinen Kunden zusichert.

Na dann: Film ab!

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Videotalk: “Mit der Advozon Onlineakademie ist man stets auf dem Laufenden!”

Während der großen Live-Veranstaltung von Hülskötter & Partner in der Musterkanzlei in Nordwalde/Münster hatte ich die Gelegenheit, dieses Videointerview mit Jonas Jung zu führen. Jonas ist bei Hülskötter & Partner unter anderem für die technische Umsetzung der Advozon Onlineakademie verantwortlich, die seit kurzem neuen Funktionen und eine neue Anmeldeprozedur bietet.

Folgende Fragen mit den zugehörigen Antworten sind Teil dieses Interviews:

Wie sieht die neue Advozon Onlineakademie aus?

Welche weitere neue Funktionen gibt es?

Wie geht die neue Anmeldeprozedur vonstatten?

Gibt es es darüber hinaus weitere neue Kurse?

Warum ist die Advozon Onlineakademie wichtig für Advoware-Kunden?

Na dann: Film ab!

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Videotalk: “Wir wollen den Umstieg auf das digitale Diktat erleichtern!”

Während des großen Live-Events am 14. Mai 2014 in der Musterkanzlei von Hülskötter & Partner hatte ich die Gelegenheit, dieses Videointerview mit Irmgard Hülskötter von Hülskötter & Partner und Yvonne Kirsch von der Speech Processing Solutions GmbH zu führen. Darin ging es um folgenden Fragen:

Was bringt das digitale Diktieren?

Was haben Advoware-Kunden vom digitalen Diktat?

Wie verhält sich das digitale Diktieren zum analoge Diktat?

Was hat es mit der Rabattaktion auf sich?

 

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Videointerview: “Wir würden uns jederzeit wieder zertifizieren lassen.”

Während des großen Live-Events am 14. Mai 2014 in der Musterkanzlei von Hülskötter & Partner hatte ich die Gelegenheit, dieses Videointerview mit Stefan Dokters von der Sozietät bolwin dokters aus Emsdetten zu führen. Darin spricht er darüber, warum die Kanzlei den Weg der ISO-Zertifizierung gewählt hat, was das für ihr Marketing bedeutet und wie es um den Support seitens der advozon Kanzlei Konzept bestellt war.

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Altes Diktiergerät einsenden und Rabatt für neues kassieren [Upd]

Philips Cashback-AktionAufgrund der sehr guten Geschäftsbeziehungen zur Firma Speech Processing Solutions GmbH (ehemals Philips Dictation) bietet Hülskötter & Partner seinen Kunden erneut die Chance, das alte, nicht mehr benötigte Diktiergerät gegen ein brandneues Diktiergerät einzutauschen und dafür 100 Euro bzw. 50 Euro Rabatt zu kassieren.

Die Rede ist zum einen vom Philips Pocket Memo 8100, das aufgrund der Cashback-Aktion anstatt 449 Euro nur 349 Euro kostet. Und zum anderen können Sie bei den Modellen Philips Speech Mike Premium LFH 3500 und LFH 3510 jeweils 50 Euro sparen.

In allen drei Fällen genügt es, wenn Sie das Onlineformular ausdrucken, mit den benötigten Daten versehen, das Ganze samt der nicht mehr benötigten Diktiergeräte in einen Karton packen und diesen an Hülskötter & Partner per Post schicken (die Adresse befindet sich auf dem Onlineformular). Senden Sie das Formular obendrein per Fax an die angegebene Nummer. Und vergessen Sie bitte nicht, den Karton mit Ihrer Adresse zu versehen.

Selbstverständlich  können Sie auch weiteres Zubehör gleich dazu bestellen.

Zusätzliche Infos finden Sie auf der zugehörigen Webseite.

Update: Aufgrund der hohen Nachfrage haben wir die Cashback-Aktion bis zum 31. Juli 2014 verlängert!

Ach ja: Die Aktion ist bis zum 27. Juni 2014 begrenzt.

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Videointerview: “Die Veranstaltung ist sehr gut angekommen.”

Eigentlich gehört die Zusammenfassung einer Veranstaltung an das Ende der Berichterstattung. Wir machen heute eine Ausnahme und lassen Gerhard Hülskötter, einen der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner, bereits heute zu Wort kommen. Damit starten wir eine Reihe von Videointerviews, die wir auf der großen Veranstaltung am 14. Mai 2014 in der Musterkanzlei in Nordwalde geführt haben.

Freuen Sie sich auf zahlreiche Informationen und Statements rund um die Themen Digitales Diktieren, Datensicherung, Advoware 4.0, Advozon Onlineakademie, Matrixzertifizierung Dragon Naturally Speaking. Freuen Sie sich schon darauf.

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Kostenloses Webinar: Marketing für Anwaltskanzleien [Upd]

Am 30. Juli 2014 findet eine weitere Folge unseres kostenlosen Webinars “Marketing für Anwaltskanzleien” in der Advozon Onlineakademie statt.

Der virtuelle Kurs beginnt um 9:30 Uhr und endet gegen 11:00 Uhr. Während dieser 90 Minuten werden folgende Themen behandeln:

  • die Marke “Anwalt” bestmöglich entwickeln
  • die richtige Vorgehensweise bei der Mandantenakquise
  • die optimale Strategie für die Positionierung der Kanzlei
  • die eigenen Stärken entdecken und weiterentwickeln

Es gibt also viele gute Gründe, an diesem Webinar teilzunehmen. Dafür werden die Dozenten mit ihren Themen, ihrem Wissen und ihrer Präsentation sorgen. Profitieren Sie von diesem kostenlosen Angebot von Hülskötter & Partner und melden Sie sich am besten gleich mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard-Nummer über unsere Webseite für das Webinar “Marketing für Anwaltskanzleien” an. Wir freuen uns auf Sie!

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Interview: „ IT-Sicherheit kann man nicht kaufen, für die muss man sorgen.“

Olaf Tenti„Datenschutz mit Augenmaß“, so lautet das Motto der GDI mbH aus Hagen, mit dessen Geschäftsführer Olaf Tenti wir das folgende Interview geführt haben.

Anlass ist die Bestellung von Herrn Tenti zum Externen Datenschutzbeauftragten von Hülskötter & Partner, die zum 1. Januar 2014 in Kraft getreten ist. In diesem Gespräch skizziert Olaf Tenti den vorbereitenden Aufwand eines Datenschutzbeauftragten, beschreibt das erforderliche Know-how für das Einrichten aller sicherheitsrelevanter Maßnahmen und gibt Hinweise, was bei der eigenen IT-Infrastruktur unerlässlich ist.

Herr Tenti, wie kam es zu Ihrer Bestellung des Externen Datenschutzbeauftragten von Hülskötter & Partner?

Olaf Tenti: Ich habe bereits 2009 für Hülskötter & Partner zum ersten Mal gearbeitet, und zwar im Rahmen einer internen Datenschutzschulung, da die Geschäftsführung rund um Gerhard Hülskötter bereits zu diesem Zeitpunkt erkannt hat, wie wichtig das Thema Datenschutz ist. Im Laufe der folgenden Jahre wurde immer klarer: Ein interner Datenschutzbeauftragter kann das Thema nicht vernünftig behandeln, da sich der Datenschutz permanent ändert und den aktuellen Gegebenheiten angepasst wird. Somit hat mich Hülskötter & Partner Ende 2013 zum Externen Datenschutzbeauftragten bestellt und verpflichtet.

Was war Ihre erste „Amtshandlung“ als Datenschutzbeauftragter von Hülskötter & Partner?

Da Firmen, bei denen mehr als neun Anwender personenbezogene Daten verarbeiten, gesetzlich dazu verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, gehörte das Erstellen eines Verfahrensverzeichnisses zu einer meiner ersten Aufgaben. Darin wird akribisch festgehalten, an welcher Stelle des Unternehmens personenbezogene Daten verarbeitet und ob diese angemessen, sprich sicher behandelt werden.

Wie aufwändig war das Vorbereiten des Verfahrensverzeichnisses?

Das war im Grunde recht überschaubar: Wir haben gerade mal eineinhalb Arbeitstage in die Vorbereitung investiert, was vor allem dem Umstand geschuldet war, dass wir die Abläufe und Gegebenheiten bei Hülskötter & Partner schon sehr gut kannten. Das hat uns enorm geholfen. Hinzu kommt ein weiterer Arbeitstag beim Unternehmen selbst, an dem all die Maßnahmen umgesetzt werden, die wir für Hülskötter & Partner erarbeitet haben. Des weiteren sind sämtliche Datenverarbeitungsverträge zu überprüfen, die der Kunde mit den eigenen Kunden abgeschlossen hat, ob diese vollständig sind und sie eine bestmögliche Sicherheit garantieren. Dies muss selbstverständlich allen Kunden schriftlich mitgeteilt werden.

Wie muss man sich das Umsetzen des Verfahrensverzeichnisses vorstellen?

Davor haben zwar viele Kunden großen Respekt, was aber in den meisten Fällen unbegründet ist, da es sich lediglich um organisatorische Arbeiten handelt. Allerdings hält sich der Aufwand nur solange in Grenzen, solange die Vorab-Beratung lückenlos und auf profundem Wissen erfolgt. So kann man beispielsweise in Sachen Router-Sicherheit entweder einen neuen Router empfehlen (was vor allem kostenintensiv ist) oder die Sicherheitsmerkmale des vorhandenen Geräts überprüfen (was weniger aufwändig ist). Daher lautet unser Ratschlag: IT-Sicherheit lässt sich nicht kaufen, für die muss man sorgen bzw. sorgen lassen.

In welchen Abständen sind die datenschutz-relevanten Maßnahmen zu überprüfen?

Im Regelfall ist das nur einmal pro Jahr erforderlich. Sollten sich allerdings innerhalb der Firma oder der IT-Infrastruktur weitreichende Veränderungen ergeben, so werden wir normalerweise sofort aktiv, um beispielsweise die neue Hardware oder Software auf ihre Sicherheitsmerkmale hin zu überprüfen. Dabei verstehen wir uns eher als Berater denn als Kontrolleur.

Wo sehen Sie derzeit die größten IT-sicherheitsrelevanten Herausforderungen?

Die größte Herausforderung besteht aktuell darin, Unbefugte aus dem eigenen IT-Netzwerk fernzuhalten. Das betrifft vor allem viele mittelständische Unternehmen, die meist aus Kostengründen keine eigene Technikabteilung unterhalten. Die Folgen daraus sind oft nicht abschätzbar: Es wird in die falsche Infrastruktur investiert, da meist das Fachwissen fehlt, sich mit den zugehörigen Themen zu beschäftigen.

So zeigte das Beispiel der fehlerhaften Fritzboxen, dass vielerorts die Meinung vorherrscht, mit solch einem WLAN-Router habe man für die Sicherheit des eigenen Netzwerks gesorgt. Dass dem nicht so ist, erleben wird jeden Tag. Denn es wird immer einfacher, fremde Technik auszuhebeln und an relevante und hochsensible Daten heranzukommen. Auch damit verstößt man gegen das Datenschutzgesetz, ohne sich darüber im Klaren zu sein.

Wichtig ist aber auch ein weiterer Aspekt: Sämtliche Betroffenen sollten bestmöglich für das Thema Datenschutz sensibilisiert werden. Nur dann sind die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen auch wirklich sinnvoll.

Wie sind diese Herausforderungen am besten zu meistern?

Das Wichtigste dabei: Kanzleien und anderen Firmen sollten sich auf jeden Fall professionell in Sachen IT-Sicherheit beraten lassen. Denn nichts ist gefährlicher als die Annahme, man könne als Anwalt oder Jurist sein Netzwerk „mal eben so“ selbst einrichten und pflegen. Dass dem nicht so ist, belegen viele uns bekannte Beispiele, in denen enorme Sicherheitsmängel auftraten. Darüber hinaus sollte man darauf achten, dass die Hard- und Software, die zum Einsatz kommen, den gängigen Sicherheitsstandards entsprechen. Damit betreibt man aktiven Datenschutz, in den man auf jeden Fall sinnvoll investieren sollte.

Darüber hinaus sollten vertrauliche Daten unbedingt verschlüsselt werden. Nur dann kann man auch sicherstellen, dass die Kommunikation mit anderen via Internet nicht mitgelesen werden kann. Das betrifft sowohl E-Mails als auch andere Kommunikationskanäle. Man sollte allerdings beachten, dass Verschlüsselung nicht immer sicher ist – selbst wenn dies vorgegaukelt wird.

Wie stellen Sie sicher, dass neben der technischen Umsetzung der datenschutz-relevanten Maßnahmen die juristische Beurteilung nicht zu kurz kommt?

Zu unserem Beratungsunternehmen gehören neben einer Vielzahl erfahrener Ingenieure und IT-Sicherheitsexperten auch zahlreiche Juristen und Anwälte, die wir unkompliziert und schnell in den jeweiligen Beratungsfall einbinden können. Hierfür stehen uns auch Kollegen innerhalb der Firma mit Rat und Tat zur Seite, die sehr erfahren sind, was den Datenschutz angeht.

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Mai-Event: Advoware 4.0, digitales Diktieren, Zertifizierung und Co.

Advoware Online-Services

Gerade befinde ich mich im ICE 1228 auf dem Weg nach Nordwalde/Münster zum Zwecke der Berichterstattung und Videointerviews. Beides erwartet mich auf dem morgigen Live-Event, das in der Musterkanzlei von Hülskötter & Partner stattfindet. Im verlinkten Beitrag erfahren Sie alles dazu.

Wichtige Themen sind:

Falls Sie sich noch ganz spontan für diese sehr spannende und informative Veranstaltung in Nordwalde anmelden möchten, können Sie dies mit wenigen Mausklicks mithilfe des zugehörigen Links erledigen. Wir freuen uns auf Sie!

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Advoware Online-Services: Computerhilfe aus der Ferne, Teil 3

Advoware Online-Services

Heute veröffentlichen wir den dritten und letzten Teil der Trilogie zum Thema Advoware Online-Services. Im ersten Teil haben wir die Bereiche Installation von Advoware und das Einrichten von Antiviren-Software betrachtet, der zweite Teil handelt vom Aktualisieren von Diktiergeräte-Firmware, von Ordner-Freigaben und Benutzerkonten in Windows sowie dem Advoware-Update-Service. Heute gehen wir näher auf die Themen Telefonanlage, Datensicherung, Advozon Smartphonekalender und Advoware-Schulungen ein.

7. TAPI Treiber für Telefonanlagen einrichten

Advoware-Kunden können mithilfe des optionalen Advoware-Moduls Telefonie ihre Telefonanlage mit der Kanzleisoftware von Hülskötter & Partner nutzen. Dazu gehört das Protokollieren und Erfassen von Telefonaten, falls diese per Zeithonorarfunktion in Rechnung gestellt werden sollen genauso wie das Anrufen eines Mandanten direkt aus seiner Akte heraus. Hierfür ist das Installieren bestimmter Software-Module erforderlich, der sogenannten TAPI-Treiber . Diese sorgen dafür, dass Advoware und die Telefonanlagensoftware richtig miteinander kommunizieren und ihre Daten austauschen können.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

8. Datensicherung vollständig einrichten

Dass Hülskötter & Partner das Thema Datenschutz sehr ernst nimmt, erfahren Sie beispielsweise in dem ausführlichen Interview, dass wir mit Gerhard Hülskötter geführt haben. Dazu gehört unter anderem eine zuverlässige und automatisierte Datensicherung, die Hülskötter & Partner als Dienstleistung anbietet. Damit alle wichtigen Daten auf diesem Weg gesichert werden und selbst im Falle eines lokalen Datenverlustes wieder verfügbar gemacht werden können, sollte Advozon Datensicherung bestmöglich auf Ihre Advoware-Installation angepasst werden. Das übernehmen wir für eine Kostenpauschale für Sie, die unter 50 Euro liegt.

Kostenpauschale: 47,50 Euro

9. Advoware Smartphonekalender einrichten

Mit dem Advoware Smartphonekalender steht unseren Kunden eine einfach zu handhabende Möglichkeit zur Verfügung, den Advoware-Kalender mit der Kalender-App der Apple- und Android-Smartphones automatisch zu synchronisieren. Damit verpassen Sie keinen Termin mehr, falls Ihr Sekretariat während Ihrer Abwesenheit ein neues Mandantentreffen vereinbart. Zwar hat unsere Technik eine vollständige Anleitung verfasst, wie sich der Advoware Smartphonekalender einrichten lässt, aber selbstverständlich übernehmen wir das sehr gerne für Sie, und das zu einem fairen Preis.

Kostenpauschale: 47,50 Euro zzgl. 23,75 Euro je weiteren Benutzer

10. Individuelle Advoware-Schulungen

Mit der Advozon Onlineakademie bieten wir unseren Kunden einen sehr exklusiven Service: Mithilfe von maximal 90-minütigen Webinaren, die zu bestimmten Zeiten zu bestimmten Themen regelmäßig stattfinden, können Sie sich laufend zu Advoware und ihren Modulen fortbilden lassen. Damit Sie unsere Kanzleisoftware bestmöglich anwenden können.

Falls Sie aber einmal ein bestimmtes Webinar verpasst haben und auf seine Wiederholung nicht sechs Wochen warten wollen, bieten wir zu festen Preisen individuelle Online-Seminare an, die Sie bei uns buchen können. Damit besteht auch die Möglichkeit, mehrere Themen in einem einzigen Webinar zusammenzufassen. Den Umfang bestimmen Sie und Ihr Budget.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

Mehr Infos und die Möglichkeit, einen oder mehrere Advoware Online-Services zu buchen finden Sie unter dem zugehörigen Link.

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Advoware Online-Services: Computerhilfe aus der Ferne, Teil 2

Advoware Online-Services

Erst vorgestern haben wir auf dem Advoblog eine dreiteilige Serie gestartet, mit der die neuen Advoware Online-Services eingehend vorgestellt werden. Im ersten Teil geht es um die vollständige Installation und Einrichtung von Advoware, einen hierfür erforderlichen Serverumzug und um das Einrichten der Antiviren-Software, die hoffentlich auf möglichst allen Kanzleirechner zum Einsatz kommt.

Im heutigen zweiten Teil ist die Rede vom Aktualisieren von Diktiergeräte-Software, von der Ordner-Freigabe in Windows samt Benutzerverwaltung sowie einem vollumfänglichen Update-Service, den man sogar als Abo bei Hülskötter & Partner buchen kann. Damit Sie künftig keine Software-Aktualisierungen mehr verpassen.

4. Diktiergeräte mit neuer Software bespielen

Hersteller wie Philips stellen immer wieder sogenannte Firmware-Updates zur Verfügung, die neue Funktionen auf dem Diktiergerät bereit stellen und bekannte Fehler und Probleme beheben. Die Installation dieser Gerätesoftware übernimmt Hülskötter & Partner zu einem Pauschalpreis pro Gerät für seine Kunden. Damit die Firmware auf dem Diktiergerät installiert werden kann, muss dieses per USB-Kabel am Advoware-PC angeschlossen werden. Anschließend kann der Techniker von Hülskötter & Partner per Fernzugriff die Firmware-Software auf dem Diktiergerät installieren.

Kostenpauschale: 23,75 Euro je Gerät

5. Freigaben und Benutzerrechte einrichten

Das Freigeben sämtlicher relevanter Ordner für die optimale Nutzung von Advoware innerhalb eines lokalen Netzwerks stellt für fachfremde IT-Techniker immer wieder eine nicht zu überwindende Hürde dar, die man mithilfe von Hülskötter & Partner mühelos überwindet. Auch hierfür benötigt unser Techniker lediglich einen Internetzugriff, der aus Advoware heraus gestartet wird.

Anschließend kann er sämtliche Anwenderbereiche freigeben, die für eine gemeinsame Arbeit von Advoware innerhalb der Kanzlei notwendig sind. Darüber hinaus legt der Techniker von Hülskötter & Partner alle Benutzer mit den zugehörigen Schreib- und Leserechten an. Damit können bestimmte Anwender nur auf Bereiche zugreifen, die auch für sie bestimmt sind.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

6. Advoware und -Module-Updates installieren

Jedes Mal, wenn die Advoweb GmbH ein neues Update veröffentlicht, steigt die Anruferrate unserer Hotline deutlich an. Das zeigt zweierlei: Die Kunden von Hülskötter & Partner nehmen das Einspielen der Software-Updates ernst, was sehr gut ist. Und dass sie oder ihr IT-Techniker mit den Besonderheiten eines Advoware-Updates nicht vertraut sind und oft daran scheitern, was natürlich nicht in unserem Sinne ist.

Daher übernimmt Hülskötter & Partner auf Wunsch das Aktualisieren von Advoware und deren Module. Leider lässt sich vorher nie genau sagen, wie zeitaufwändig die Update-Prozedur ist. Statistiken und unsere Erfahrungen zeigen aber, dass die Aktualisierung unserer Kanzleisoftware pro Netzwerk nicht mehr als eine Stunde in Anspruch nimmt. Damit bekommen Sie für unter 100 Euro ein aufgefrischtes System, das im Anschluss an das Update sofort wieder betriebsbereit ist. Das sollte Ihnen diese Investition auf jeden Fall wert sein.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

Update-Service: Falls Sie sich nicht jedes Mal um das Einspielen eines erforderlichen Updates kümmern wollen, können Sie bei Hülskötter & Partner einen Update-Service in Auftrag geben. Damit kümmern wir uns bis auf Widerruf darum, dass Ihre Advoware-Installation stets auf dem aktuellen Stand ist. Das bedeutet für Sie: Sie bekommen zu den bekannten Konditionen alle erforderlichen Updates installiert, und das pünktlich und ohne, dass Sie sich darum kümmern müssen. Nur den Zugriff auf Ihren Advoware-Rechner, den müssen Sie uns jeweils einmal gewähren.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten

Mehr Infos und die Möglichkeit, einen oder mehrere Advoware Online-Services zu buchen finden Sie unter dem zugehörigen Link.

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Advoware Online-Services: Computerhilfe aus der Ferne, Teil 1

Advoware Online-Services

Advoware-Kunden kommt das möglicherweise bekannt vor: Das aktuelle Update soll auf dem Server und/oder den Arbeitsplätzen installiert werden, was unter normalen Umständen 30 bis 60 Minuten in Anspruch nimmt. Doch dann kommt es zu unerwarteten Komplikationen, und der fachfremde IT-Techniker, den Sie mit der Installation des Software-Updates beauftragt haben, kommt leider nicht mehr weiter, da er mit Advoware kaum oder gar nicht vertraut ist.

Was das bedeutet, lässt sich anhand zahlreicher Praxisfälle belegen: Advoware funktioniert nur noch eingeschränkt oder im schlimmsten Fall gar nicht mehr. Daraus resultiert ein erheblicher Mehraufwand, da ein Techniker von Hülskötter & Partner häufig erst eingeschaltet wird, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist. Also die fehlgeschlagene Update-Installation möglicherweise rückgängig machen muss, das Update erneut einspielen darf, und, und und.

Darüber hinaus hat die Kanzlei eine Person für die Dauer der (leider fehlgeschlagenen) Update-Installation freigestellt, damit sie den IT-Techniker bei seiner Arbeit begleitet. Was das in Kosten ausgedrückt bedeutet, kann man ebenfalls leicht nachrechnen. Von dem Advoware-Ausfall und den damit verbundenen Ausfallzeiten ganz zu schweigen.

All diese Überlegungen haben dazu geführt, die neuen Advoware Online-Services zu entwickeln. Ziel dabei ist es, die Ausfallzeiten der Kanzleitechnik zu minimieren und die Kosten für deren Verwaltung zu senken. Hinter den Advoware Online-Services verbergen sich insgesamt zehn Einzelleistungen, die sich je nach Bedarf und Anwendungen bei Hülskötter & Partner bestellen und buchen lassen. Diese zehn Dienste werden in diesem und zwei weiteren Blogbeiträgen ausführlich vorgestellt.

Kostenfreier 5-Minuten-Erst-Check

Die Advoware Online-Services beginnen mit einem kostenfreien 5-Minuten-Online-Check, der sich direkt aus Advoware heraus starten lässt. Damit verschafft sich der Techniker von Hülskötter & Partner eine aktuelle Übersicht, an welchen Stellen des Systems möglicherweise Korrekturen oder Verbesserungen nötig werden. Anschließend kann der Techniker einschätzen, welcher Service infrage kommt und benennt in der Regel sofort die damit zusammenhängenden Kosten, und das zumeist in Form einer festen Pauschale.

Damit kann der enorme Zeitaufwand von Fremdtechnikern ohne Advoware Know-how von mehreren Stunden erheblich reduziert werden, da sämtliche von uns angebotenen Online-Services in den meisten Fällen innerhalb von einer halben bis zu zwei Stunden online erledigt werden können. Damit entstehen also Kosten, die gerade mal zwischen 47,50 Euro und 190 Euro liegen. Darüber hinaus entfallen Fahrtkosten vollständig.

Folgende Advoware Online-Services mit den zugehörigen Kosten bieten Hülskötter & Partner seinen Kunden ab sofort an:

1. Installation von Advoware und ihrer Zusatzmodule

Ganz oben auf der Advoware Onlineservices-Liste steht die Installation von Advoware selbst. Hierfür ist nur eine Internetverbindung zwischen Kunde und Hülskötter & Partner erforderlich, und das mithilfe der mitgelieferten Software Teamviewer, die der Kunde einmal auf seinem Rechner installiert. Der Zugriff auf den Kunden-PC oder -Server erfolgt anschließend auf Basis einer sicheren Internetverbindung.

Kostenpauschale: 47,50 Euro je angefangene 30 Minuten.

2. Vollständiger Serverumzug

Der Umzug sämtlicher Advoware-Daten und der Anwendung selbst ist mithilfe von Hülskötter & Partner ein Kinderspiel. Das einzige, was der Kunde hierfür vorbereiten muss, ist eine vollständige Sicherung aller Daten. Anschließend wird die komplette Advoware-Installation vom alten auf den neuen Rechner übertragen. Dies dauert erfahrungsgemäß etwa eine Stunde, sodass der monetäre Aufwand sehr überschaubar und sehr gut kalkulierbar ist. Und wenn es einmal länger dauern sollte, geht das zu Lasten von Hülskötter & Partner.

Kostenpauschale: 95 Euro

3. Antivirensoftware richtig einstellen

Die Installation einer der bekannten Antiviren-Anwendungen stellt meist keine echte Hürde dar, das Definieren von sogenannten Ausnahmeregeln hingegen schon. Damit wird sichergestellt, dass beispielsweise die Verbindung zwischen Advoware und dem Internet reibungslos funktioniert. Aber auch die Kommunikation von Advoware und Microsoft Word wird von Hülskötter & Partner richtig eingestellt. Das vermeidet Konflikte und Verbindungsprobleme von Anfang an.

Kostenpauschale: 47,50 Euro für je drei Rechner (PCs, Server, etc.)

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Neue Mitarbeiterin bei Hülskötter & Partner: Karin Waloch

Bei Hülskötter & Partner ist ein Neuzugang zu vermelden: Mit Karin Waloch beginnt eine Fachkraft im Bereich Vertrieb und QM-Zertifizierung, die dazu beitragen soll, vor allem die gestiegene Nachfrage im Bereich Matrixzertifizierung besser bewältigen zu können. Ein guter Grund für das Advoblog, mit Frau Waloch ein Interview zu führen, in dem sie über ihre Motivation spricht, für Hülskötter & Partner zu arbeiten und wie es sich anfühlt, Teil des Unternehmens aus Nordwalde zu sein.

Frau Waloch, wie kamen Sie zu Hülskötter & Partner? 

Karin Waloch: Ich habe mich auf dem ganz klassischen Weg bei Hülskötter & Partner beworben. Kaum einen Tag später hat mich Herr Gerhard Hülskötter angerufen, um mich zu einem Vorstellungsgespräch nach Nordwalde einzuladen. Der Rest ging dann ziemlich schnell, da wir beide wussten: “Ja, das passt!”.

Was genau haben Sie gelernt? 

Ich habe erfolgreich eine kaufmännische Ausbildung sowie ein Studium im Bereich International Business abgeschlossen. Beides wird mir helfen, bei Hülskötter & Partner die Erwartungen zu erfüllen, die in mich gesetzt werden.

Was werden Sie bei Hülskötter & Partner genau machen?

Ich werde vor allem im Vertrieb aktiv sein, wo ich Frau Irmgard Hülskötter tatkräftig unterstützen werde. Das betrifft speziell den Bereich QM-Zertifizierung, der derzeit bei Hülskötter & Partner enorm ausgebaut wird, da die Nachfrage seitens vieler Kanzleien zunimmt. Natürlich bin ich auch für die gesamte Beratung rund um Advoware und seine Zusatzmodule zuständig.

Warum haben Sie sich für Hülskötter & Partner entschieden?

Dafür gibt es diverse Gründe: Zum einen ist Hülskötter & Partner ein junges, modernes und dynamisches Unternehmen, das seine Mitarbeiter fordert und fördert. Das bedeutet für mich als Mitarbeiterin, dass ich mich auf vielfältige Art und Weise einbringen kann. Und das ist mir sehr wichtig.

Wie ist es denn bei Hülskötter & Partner?

Ich fühle mich hier sehr wohl, da ich von den neuen Kolleginnen und Kollegen sowie von der Geschäftsführung sehr nett und kollegial ins Team aufgenommen wurde. Das spiegelt sich auch in einem sehr angenehmen Arbeitsklima wider.

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14. Mai 2014: Wissenswertes zur ISO-Zertifizierung, Advoware 4.0 und Co.

Großes Live-Event am 14. Mai 2014 bei Hülskötter & Partner

Die finale Agenda der großen Live-Veranstaltung von Hülskötter & Partner steht, daher folgt heute nochmals der Hinweis, dass sich alle interessierten Anwaltskanzleien und Juristen ab sofort für das Event am 14. Mai 2014 per Onlineformular anmelden können.

Dieses Formular umfasst sämtliche Themenbereiche, für die Sie sich vorab anmelden können. Dazu gehören:

Da es sich bei dem Event um eine Veranstaltung mit Workshop-Charakter handelt, können Sie sich genau zu den Themen informieren, die für Sie am interessantesten erscheinen. An jedem Themen-Point steht ein sachkundiger Experte zu einem ausführlichen Gespräch zur Verfügung.

Die Veranstaltung beginnt um 10 Uhr und endet gegen 17 Uhr. Für Ihre Verpflegung wird selbstverständlich gesorgt. Am besten melden Sie sich umgehend mit dem hier verlinkten Online-Formular für das große Live-Event in Nordwalde bei Münster an. Hülskötter & Partner freut sich auf Ihr Kommen!

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In einer Woche: Microsoft beendet Support für Windows XP und Office 2003 [Upd]

Der Wechsel von Windows XP auf WIndows 7/8 gelingt meist mühelos
In genau einer Woche beendet Microsoft eine Ära: Fast 13 Jahre nach Erscheinen seines Betriebssystems Windows XP stellt das Softwareunternehmen aus Redmond die technische Unterstützung für seine PC-Software ein. Davon ebenfalls betroffen ist Office 2003, für das ab dem 8. April 2014 ebenfalls keine Updates und Patches mehr bereit gestellt werden.

Für betroffene Anwender bedeutet das zweierlei: Zum einen werden die XP-basierten PCs und Notebooks noch unsicherer, als sie es ohnehin schon waren. So zeigt ein Studie vom Oktober 2013, dass XP-Rechner im Vergleich zu Windows 8-PCs etwa sechsmal anfälliger gegenüber Malware und anderen Schadprogrammen ist. Und zum anderen werden viele Anwendungen und Treiber für Windows XP ebenfalls nicht mehr weiterentwickelt, was sich ungünstig auf die Gesamtleistung und Stabilität der XP-Rechner auswirken kann.

Advoware funktioniert unter Windows XP nach wie vor

Die gute Nachricht: Advoware ist davon nicht betroffen, Kunden von Hülskötter & Partner können weiterhin ohne Einschränkungen mit der aktuellen Version der Kanzleisoftware arbeiten. Allerdings, und darauf sei nochmals explizit hingewiesen, kann aufgrund der fehlenden Sicherheitsupdates künftig keine Garantie dafür übernommen werden, dass Unbefugte die XP-Advoware-PCs ausspionieren und auf diesem Weg in den Besitz höchst sensibler Daten gelangen. Was das für die betroffene Kanzlei oder den Einzelanwalt bedeuten kann, zeigt das Interview mit Rechtsanwältin Hogrebe sehr eindrucksvoll.

Hülskötter & Partner rät: Heute noch auf Windows 7/8 umsteigen

Daher wollen Hülskötter & Partner ihren Kunden dringlich dazu raten, sämtliche Rechner mit Windows XP zu identifizieren und möglichst bald gegen ein System mit Windows 7 oder Windows 8 auszutauschen. Am besten sollte man hierzu einen IT-Fachmann zu Rate ziehen, der die Beschaffung, die Installation und die Datenmigration sämtlicher Rechnersysteme übernimmt.

Update: Wie dringlich das Thema Migration von Windows XP auf Windows 7/8 ist, belegt nachstehende Grafik, die uns gerade via Statista erreicht hat. Demnach belegt Windows XP immer noch den zweiten Platz innerhalb des Microsoft-Windows-Rankings!

Infografik: XP kurz vor Support-Ende immer noch Nummer 2 | Statista

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Experteninterview: „Das Thema Datenschutz betrifft jede Anwaltskanzlei.“

So organisieren Sie Ihre KanzleiHülskötter & Partner nimmt den Schutz der eigenen Daten und die seiner Kunden schon seit langem sehr ernst, wie dies Geschäftsführer Gerhard Hülskötter erst kürzlich in einem ausführlichen Interview ausgeführt hat.

Aus diesem Grund hat seine Firma Anfang des Jahres die GDI mbH damit betraut, zum einen Webinare zum Thema Datenschutz in der Advoware Onlineakademie abzuhalten, und zum anderen den Externen Datenschutzbeauftragten von Hülskötter & Partner zu bestellen.

Diese Zusammenarbeit zum Anlass nehmend, hat das Advoblog mit Jennifer Hogrebe von der GDI mbH dieses Interview geführt, in dem sie aufzeigt, warum Anwaltskanzleien unbedingt das BDSG beachten sollten, dass es sehr teuer werden kann, wenn man das nicht tut und welche Inhalte die GDI mbH im Rahmen der Webinare vermittelt.

Frau Hogrebe, welche Vorgaben müssen laut BDSG in Sachen Datenschutz eingehalten werden?

Das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) verlangt die Einhaltung zahlreicher Vorgaben. Dazu gehört beispielsweise eine zuverlässige Zugangskontrolle in Bereiche, in denen sensible Daten gespeichert werden. Das ist zum einen jeder PC, mit denen Daten elektronisch verarbeitet werden, aber auch Serverräume, in denen die Rechner stehen, auf denen sämtliche Daten gespeichert werden. Dazu gehört auch ein effektiver Schutz vor Zerstörung durch Feuer oder Wasser. Hier steht vor allem der Schutz der Medien im Vordergrund.

Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, dass innerhalb einer Kanzlei, in der sich mehrere Mitarbeiter einen PC teilen, jeder Anwender sein eigenes Benutzerkonto besitzt, sodass im Falle eines Verstoßes gegen das Datenschutzgesetz zweifelsfrei festgestellt werden kann, welcher Benutzer dafür verantwortlich ist. Hier spielt auch das Thema sichere Kennwörter eine wichtige Rolle, die obendrein auf keinen Fall auf der Tastaturunterseite oder Schreibunterlage vermerkt werden dürfen. Auch das erleben wir leider viel zu oft.

Wichtig in diesem Zusammenhang sind auch abschließbare Aktenschränke und das Nutzen von Namenskürzeln, sodass sich jederzeit nachweisen lässt, wer eine bestimmte Akte zuletzt bearbeitet hat.

Auf wen lässt sich das BDSG im Allgemeinen anwenden?

Das betrifft vor allem sämtliche Firmen, in denen mehr als neun Mitarbeiter personenbezogene Daten elektronisch verarbeiten. In diesem Fall muss zwingend ein Verfahrensverzeichnis geführt werden, in dem alle Schritte und Prozesse schriftlich festgehalten werden, die unmittelbar mit dem Thema Datenschutz zu tun haben. Dieses Verfahrensverzeichnis wird von einem internen oder externen Datenschutzbeauftragten erstellt und auf die Einhaltung überprüft.

Das BDSG ist aber auch auf kleinere Kanzleien anwendbar, wenn diese besonders sensible Daten speichern und verarbeiten. Dazu gehört beispielsweise die private Adresse eines Mitarbeiters, die auf keinen Fall im Internet veröffentlicht werden darf. Aber auch Mandantendaten, die auf bestimmte Umstände hinweisen können (wie ein strafrechtliches oder Insolvenzverfahren) sind als hochsensibel einzustufen und unterliegen damit den Schutzvorschriften des BDSG.

Das trifft de facto auf jede Anwaltskanzlei zu!?

Ja, das trifft so zu, wenngleich das BDSG nicht in jedem Fall so weit geht. Wir empfehlen allerdings, das Thema Datenschutz innerhalb einer Kanzlei sehr, sehr ernst zu nehmen und die Regeln des BDSG einzuhalten. Gerade in Zeiten des Internets sollte man sich permanent darum Gedanken machen, welche Daten nach außen dringen dürfen – und welche nicht.

Mit welchen Konsequenzen ist bei Missachtung des BDSG zu rechnen?

Die Konsequenzen reichen von happigen Bußgeldern bis hin zu Gefängnisstrafen, wenn das BDSG grob fahrlässig oder gar vorsätzlich missachtet wird. So sieht der §43 des BDSG Geldstrafen von bis zu 300.000 Euro vor. Hierzu sollte man auch wissen, dass nicht nur der Kanzleibetreiber, sondern auch dessen Mitarbeiter in die persönliche Haftung genommen werden können, wenn diese das BDSG nicht einhalten.

Welche Inhalte vermittelt GDI während der Webinare, die Sie in der Advoware Onlineakademie abhalten?

Wir vermitteln eine Menge an Grundlagenwissen, zeigen also mögliche Gefahrenquellen auf, nennen aber auch Möglichkeiten, wie sich diese Sicherheitslücken vermeiden oder schließen lassen. Aber auch die fundamentalen Grundbegriffe der IT-Sicherheit nennen wir während der Webinare, um so alle Teilnehmer auf einen vernünftigen Kenntnisstand zu bringen. Hierzu gehört beispielsweise das Wissen rund um technische Netzwerke und wie diese von außen bedroht werden können. Damit wollen wir die Teilnehmer der Onlineseminare noch besser für das Thema Datenschutz sensibilisieren.

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“Wir hätten uns sehr gerne matrix-zertifizieren lassen” – Teil 3

TÜV ISO 9001 LogoBei Hülskötter & Partner steht die Qualität der eigenen Arbeit an oberster Stelle der Unternehmensagenda, daher hat sich die Firma aus Nordwalde mithilfe der advozon Kanzlei Konzept gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren lassen.

Grund genug für den Advoblog, ein ausführliches Interview mit Gerhard Hülskötter zu führen, einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner. Das ist der dritte von drei Teilen, der erste und der zweite Teil stehen bereits online.

Gerhard Hülskötter, GF von Hülskötter & PartnerWarum hat sich Hülskötter & Partner für die Einzelzertifizierung entschieden?

Zunächst einmal muss ich vorweg schicken: Wir hätten uns gerne für eine Matrixzertifizierung entschieden, da diese im Vergleich zur Einzelzertifizierung erheblich weniger zeitaufwändig und weniger kostenintensiv ist.

Allerdings haben wir trotz intensiver Recherchen keinen Anbieter wie die advozon Kanzlei Konzept gefunden, der uns per qualitativ hochwertiger Matrixzertifizierung das TÜV-Siegel ermöglicht hätte. Daher haben wir uns gezwungenermaßen für die aufwändigere Einzelzertifizierung entschieden.

Letzte Frage: Gibt es hilfreiche Tipps für Kanzleigründer?

Ja, ich kann den Gründern einer neuen Kanzlei nur raten, sich unserer Matrix anzuschließen, denn dann können sie mithilfe unserer sehr guten Qualitätsmanagement-Handbücher von Anfang an eine Kanzleiorganisation aufbauen, die sehr zuverlässig und sehr erprobt funktioniert. Und die Mitarbeiterschulung in Sachen Datenschutz gibt es bei uns gleich dazu. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Kanzlei Advoware als Kanzleisoftware oder eine Anwendung unserer Mitbewerber einsetzt.

Darüber hinaus sollte nicht unerwähnt bleiben, dass mehr und mehr Berufshaftpflichtversicherer dazu übergehen, zertifizierte Kanzleien mit Rabatten von bis zu 30 Prozent zu bedenken. Betrachtet man also mal eine typische Kanzlei, die etwa 7.000 Euro pro Jahr für ihre Berufshaftpflicht­versichererung bezahlt und dem gegenüber die jährlichen Kosten für die Matrixzertifizierung in Höhe von etwa 2.000 Euro stellt, wird schnell klar, dass die 30 Prozent Rabatt und die Matrixkosten nahezu deckungsgleich sind.

Folge: Kanzleibetreiber zahlen effektiv keinen Cent für die ISO-Zertifiztierung und profitieren in höchstem Maße davon. Was ist da schon ein halber Tag Arbeit für die Vorbereitung und ein weiterer halber Tag für die TÜV-Prüfung?

Der erste Teil ging am 6. März 2014 online,  der zweite Teil am Montag, den 10. März.

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“Wir hätten uns sehr gerne matrix-zertifizieren lassen” – Teil 2

TÜV ISO 9001 LogoBei Hülskötter & Partner steht die Qualität der eigenen Arbeit an oberster Stelle der Unternehmensagenda, daher hat sich die Firma aus Nordwalde mithilfe der advozon Kanzlei Konzept gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren lassen.

Grund genug für das Advoblog, ein ausführliches Interview mit Gerhard Hülskötter zu führen, einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner. Das ist der zweite von drei Teilen, der erste steht bereits online.

Gerhard Hülskötter, GF von Hülskötter & PartnerWas hat sich während der Vorbereitung zur TÜV-Prüfung sonst noch verbessert?

Während der Gespräche mit den Mitarbeitern im Hinblick auf die verbesserungswürdigen Arbeitsabläufe ist uns aufgefallen, dass die interne Mitarbeiterausbildung noch nicht so rund lief, wie wir uns das gewünscht haben. Das haben wir dann im Zuge der Vorbereitungen verbessert und angepasst, wofür wir vom TÜV explizit gelobt wurden.

Aber das Thema Schulung liegt uns ohnehin schon seit langem am Herzen. So werden beispielsweise alle unsere Mitarbeiter, die Webinare und Präsentationen vor Kunden halten, regelmäßig auf weiterbildende Workshops geschickt, um deren Fertigkeiten in diesem Bereich zu verbessern. Aber auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nehmen wir sehr ernst. So haben wir einen siebenseitigen Schulungsbogen entwickelt, in dem genau drin steht, was der neue Mitarbeiter bei uns lernen und nach einer gewissen Zeit können soll.

Wie ist denn der TÜV-Prüfungstermin verlaufen?

Der war sehr gut, aber auch sehr aufwändig. So kamen zwei Herren und die Berater der advozon Kanzlei Konzept um 9 Uhr zu uns und waren den ganzen Tag damit beschäftigt, unsere Firmenorganisation sehr gründlich zu untersuchen. Dies geschah auf Basis unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs, das wir dem TÜV vorab zur Verfügung gestellt hatten, damit sich die Prüfer auf den Termin bestmöglich vorbereiten konnten. Dieses Handbuch wurde dann mit den realen Gegebenheiten unseres Unternehmens abgeglichen, ob das auch alles so stimmt, was wir aufgeschrieben haben.

Zur Prüfung gehörte aber auch eine vollständige Betriebsbegehung, bei der sich die Herren vom TÜV ein genaues Bild von unserer Firma gemacht haben. Dazu gehörte neben dem äußeren Erscheinungsbild unserer Räume beispielsweise auch, inwieweit sensible Daten unter Verschluss gehalten werden und wie unsere Mitarbeiter bestimmte Arbeitsschritte durchführen.

Der erste Teil ging am 6. März 2014 online,  der dritte und abschließende Teil am Mittwoch, den 12. März.

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“Wir hätten uns sehr gerne matrix-zertifizieren lassen” – Teil 1

TÜV ISO 9001 LogoSeit Anfang 2013 bietet Hülskötter & Partner gemeinsam mit der advozon Kanzlei Konzept eine qualitativ sehr hochwertige Matrixzertifizierung an, mit der Anwaltskanzleien ihre Kanzleiorganisation von Grund auf überprüfen und vom TÜV zertifizieren lassen können.

Zu diesem Zeitpunkt hat das Unternehmen aus Nordwalde damit begonnen, die eigene Firma für die Einzelzertifizierung vorzubereiten, was jetzt, über ein Jahr später, erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Damit kann sich Hülskötter & Partner auf die Fahnen schreiben, den höchsten Qualitätsansprüchen bei ihrer Firmenorganisation zu genügen.

Das war Grund genug, mit einem der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner ein Interview zu führen, in dem er die Beweggründe für die Zertifizierung und die Vorteile für sein Unternehmen nennt. Da es ein sehr ausführliches Interview geworden ist, wurden daraus drei Teile, die sukzessive online gehen.

Den zweiten Teil gibt es dann nächsten Montag auf diesem Blog, der dritte und abschließende Teil geht am Mittwoch, den 12. März online.

Herr Hülskötter, warum haben Sie Ihre Firma zertifizieren lassen?

Gerhard Hülskötter, GF von Hülskötter & PartnerGerhard Hülskötter: Für uns war es schon immer sehr wichtig, unsere Unternehmensorganisation auf einem möglichst hohen Qualitätsniveau zu betreiben. Daher war es uns schon sehr früh klar, dass wir eines Tages die Zertifizierung durch den TÜV erlangen wollen und werden. Neben den perfekten Abläufen der Arbeitsprozesse innerhalb unserer Firma wollen wir damit eine bestmögliche Sicherheit der Arbeitsprozesse gewährleisten.

Das war einer der wesentlichen Gründe, warum wir uns schlussendlich für einen externen Datenschutzbeauftragten entschieden haben. Aber auch die Ausbildung unserer Mitarbeiter, die bei der ISO-Zertifizierung eine wichtige Rolle einnimmt, war uns schon immer ein großes Anliegen. Und diesen hohen Qualitätsstandard haben haben wir jetzt mit Brief und Siegel vom TÜV bestätigt bekommen. Ein gutes Gefühl und zugleich ein Ansporn, diesen Standard permanent zu verbessern.

Wie lange hat in etwa die Vorbereitung gedauert?

Die Erfassung sämtlicher Arbeitsprozesse und das Implementieren innerhalb der einzelnen Arbeitsgruppen war enorm aufwändig, wenngleich wir schon sehr lange unsere Arbeitsschritte so gut wie möglich dokumentieren. Das führte vor allem dazu, dass unsere Mitarbeiter ganz genau wissen, was sie im Einzelnen zu tun haben und wie sie es tun sollen.

Alles in allem haben wir für die Vorbereitung des TÜV-Prüfungstermins am 20. Februar 2014 etwa fünf bis sechs Monate benötigt. Natürlich war es nicht durchgängig acht Stunden am Tag, aber doch mit erheblichem zeitlichem Aufwand verbunden, wobei ich während der letzten sechs Wochen vor dem Prüfungstermin nichts anderes mehr gemacht habe.

Nicht zu vergessen ist dabei auch, dass die Einzelzertifizierung eine regelmäßige, sprich jährliche Überprüfung vorsieht. Das erfordert einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der uns ständig beschäftigt. Dazu gehört auch das Erreichen vorgegebener Ziele, die wir uns jedes Jahr aufs Neue stecken, und das natürlich schriftlich.

Was bringt Ihnen dieser enorme Arbeitsaufwand?

Wir haben im Vorfeld der Zertifizierung sämtliche Arbeitsschritte genauesten beleuchtet, hinterfragt und bei Bedarf angepasst, sodass unsere internen Prozesse bestmöglich ineinandergreifen und funktionieren. Dabei standen Aspekte wie die rationelle Bearbeitung der Arbeitsschritte und die eigene Erreichbarkeit für unsere Kunden im Vordergrund.

Hier möchte ich exemplarisch die Verfügbarkeit unserer Supporthotline explizit erwähnen, die bei uns ganz weit oben auf der Liste steht. So soll jeder Kunde noch am selben Tag einen Rückruf erhalten. Dafür sorgen unsere optimierten Arbeitsabläufe.

Den zweiten Teil gibt es dann nächsten Montag auf diesem Blog, der dritte und abschließende Teil geht am Mittwoch, den 12. März online.

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