Zufriedene Mandanten, zufriedene Mitarbeiter, zufriedene Kanzleien – das bringt die QM-Zertifizierung, Teil 2

Publiziert am 17. Mai 2013 von Michael Hülskötter

QM-Zertifikatssiegel gemäß DIN-Norm EN ISO 9001:2008Gestern habe ich den ersten Abschnitt eines Zweiteilers online gestellt, in dem Sie nachlesen können, wie eine QM-Zertifizierung vonstatten geht und was Ihnen das als teilnehmende Kanzlei alles bringt. Heute lernen Sie, dass Sie damit Ihre Einnahmeseite verbessern können.

Mithilfe des TÜV-Zertifikats wollen Sie primär neue Mandanten akquirieren und gewinnen, klar. Das gelingt einerseits durch das Platzieren des TÜV-Siegels auf Webseite und Briefkopf, aber auch mithilfe des PR- und Marketingpakets der advozon Kanzlei Konzept, das als Anreiz feilgeboten wird. Und zwar allen Kanzleien, die sich rechtzeitig für den nächsten geplanten Zertifizierungslauf anmelden. Dazu in einem separaten Beitrag mehr.

Bis die zugrunde liegenden Maßnahmen wie eine Pressemeldung, wie entsprechende Einträge in Xing & Co. und diverse Schreiben an (potenzielle) Mandanten erste Erfolge aufweisen, vergeht etwa ein halbes Jahr, an dessen Ende Sie eine Bewertung Ihrer zusätzlichen Umsätze vornehmen können. Sie werden dabei feststellen, dass ein QM-System Ihnen helfen kann, Ihre Einnahmeseite zu verbessern.

Zusammengefasst kann man also sagen, dass die QM-Zertifizierung, so wie sie die advozon Kanzlei Konzept definiert, ein echtes Rundum-Sorglospaket darstellt. Dafür sorgt

  • ein starkes und kompetentes Team, das sich aus über 20 Mitarbeitern zusammensetzt
  • eine äußerst attraktive Kostenstruktur
  • eine sehr hohe Qualität aller Einzelmaßnahmen, die nicht nach dem TÜV-Audit enden, sondern kontinuierlich verbessert und angewandt werden.

Und dies alles führt zu begeisterten Mandanten und Weiterempfehlungen, zu begeisterten, weil bestens ausbildeten Mitarbeitern, und damit auch zu begeisterten und zufriedenen Chefs. Was wollen Sie noch mehr?!

Ach ja: die ersten Anwaltskanzleien wurden bereits mit dem TÜV-Siegel versehen und berichten im Advoblog ausführlich darüber, was sie sich davon versprechen (RA Dr. Linden aus Erftstadt und RA Herrmann aus Baden-Baden).

Veröffentlicht unter Advozon | Verschlagwortet mit , | Hinterlasse einen Kommentar

Zufriedene Mandanten und Mitarbeiter, mehr Umsätze, weniger Kosten – was eine QM-Zertifizierung Ihrer Anwaltskanzlei alles bringen kann

Publiziert am 16. Mai 2013 von Michael Hülskötter

advozon QMGestern hatte ich die Gelegenheit, mir das Konzept noch einmal genauer anzusehen, das hinter der Matrixzertifizierung der advozon Kanzlei Konzept steckt. Das möchte Ihnen natürlich nicht vorenthalten, daher gibt es heute und morgen einen kleinen Zweiteiler, der Ihnen zeigen soll, was Sie als Anwalt und Ihre Kanzleiorganisation davon haben.

Fakt ist: im Vergleich zur Einzelzertifizierung ist die Matrixzertfizierung, so wie sie von advozon Kanzlei Konzept angeboten wird, mit deutlich weniger Aufwand verbunden, und das sowohl in finanzieller als auch in organisatorischer Hinsicht. Wir sprechen an dieser Stelle von einer Aufwandsersparnis von 60 Prozent respektive 6.000 Euro. Darüber hinaus bürgt die Matrixzertifizierung für einen sehr hohen Qualitätsstandard, der mit dem der Einzelzertifizierung problemlos standhalten kann.

Wichtig im Rahmen der geplanten QM-Zertifizierung ist unter anderem die monetäre Zielsetzung. Hierfür sollten Sie einmal aufschreiben, welche Ihrer Mandanten den größten Ertrag bringen (und dabei möglicherweise im Verhältnis zu anderen Mandaten den geringsten Aufwand erfordern). Denn mit der Hilfe von advozon Kanzlei Konzept und der Matrixzertifizierung kann es gelingen, die ertragstärksten Mandate zu verdoppeln beziehungsweise ein deutliche Umsatzsteigerung zu erzielen. Aber auch die Kosten der Zertifizierung hat die advozon Kanzlei Konzept stets im Blick für Sie.

Eine weitere Zielsetzung neben der monetären ist natürlich der Aufbau einer gut organisierten Kanzlei, was letztlicht dazu führt, dass das Thema Qualitätsmanagement innerhalb der Kanzlei seriös und gewissenhaft betrieben werden kann.

Doch wie sieht der Prozess der Matrixzertifizierung genau aus? Nun, am Anfang steht eine E-Mail, die im Anhang eine 10 bis 12 Seiten umfassende Checkliste aufweist, die Sie als Kanzlei möglichst exakt ausfüllen sollten. Diese Liste wurde von kompetenten Experten erstellt und soll Ihnen helfen, Ihre Kanzleiorganisation genau zu durchleuchten.

Dies nimmt ein bis zwei Tage in Anspruch, anschließend schicken Sie die ausgefüllte Liste an die advozon Kanzlei Konzept zurück. Auf dieser Basis werden sämtliche Unterlagen erstellt, die für die Zertifizierung erforderlich sind. Dazu gehört unter anderem das QM-Handbuch, dass vollständig an Ihre Kanzlei angepasst wird. Damit haben Sie also keinerlei Arbeit.

Sobald das alles erledigt ist, kommt es zur Prüfung der ausgewählten Kanzleien und der Zentrale selbst, also der advozon Kanzlei Konzept. Vor jedem TÜV-Audit nehmen sich deren QM-Experten ausreichend Zeit, um sämtliche Kanzleien zu besuchen, die per Stichprobenverfahren vom TÜV überprüft werden sollen. Das gewährleistet eine optimale Vorbereitung des TÜV-Audits und der damit verbundenen Zertifizierung. Die QMB der advozon Kanzlei Konzept sind am Prüfungstag selbst auch von der Partie.

So, und wenn Sie wissen wollen, was Ihnen die QM-Zertifizierung unter monetären Aspekten bringen kann, lesen Sie am besten den zweiten Teil dieses ausführlichen Beitrags.

Veröffentlicht unter Advozon | Verschlagwortet mit , | 1 Kommentar

Positives Feedback zur runderneuerten Advoware Onlineakademie zeigt: wir sind auf dem richtigen Weg

Publiziert am 13. Mai 2013 von Michael Hülskötter

Advoware OnlineakademieMitte März haben wir die runderneuerte Fassung der Advoware Onlineakademie gestartet. Die zugehörigen 14 Webinare haben eine Menge Know-how vermittelt und zahlreiche Kunden fit gemacht für das Kanzleimanagement 2.0.

Da uns natürlich interessiert, wie die neuen Inhalte bei Ihnen ankommen, haben wir die Feedback-Dokumente ausgewertet und präsentieren heute die interessantesten und schönsten Antworten.

“Es war alles sehr anschaulich erzählt und gezeigt worden. Weiter so…”

“Das Webinar hat mir auf jeden Fall ein paar neue Dinge mitgegeben, die ich bisher noch nicht kannte. Man konnte den Erklärungen anhand der Programmbeispiele gut folgen.”

“Das Webinar hat mir sehr gut gefallen. Viele Kleinigkeiten übersieht man gerne im Alltag. Daher ist diese detaillierte Anlage mit Hinweis auf Grundeinstellungen und referatsspezifische Daten äußerst hilfreich.”

“Thematisch fand ich das Seminar gelungen. Es gibt noch Funktionen, die man auch trotz längerer Nutzung des Programms noch nicht kennt. Ich lege großen Wert auf “Abkürzungstasten” und bin sehr froh, doch noch was dazu gelernt zu haben.”

“Sehr positiv überrascht. Tolles Programm, super freundliche Dozentin, es wurde alles erklärt.”

“Gut, insbesondere, dass man direkt Fragen stellen konnte.”

“Das Webinar hat mir ganz gut gefallen. Wir arbeiten bereits seit zehn Jahren mit Advoware und trotzdem konnte ich noch einiges Neues lernen, z.B. die detaillierte Suche und diverse Grundeinstellungen.”

“Da wir momentan überlegen, die Finanzbuchhaltung mit einzubeziehen und noch keine Erfahrungen in Advoware damit sammeln konnten, war auch dieses Thema sehr interessant und voller neuer Informationen.”

“Ich muss sagen, dass ich immer wieder begeistert bin, wenn Frau Sanning die Seminare abhält, denn sie geht meiner Meinung nach am besten auf die Teilnehmer und die Fragen ein und erklärt am besten.”

“Ich arbeite erst seit zwei Wochen mit dieser Software, bin gut zufrieden, das heutige Thema war sehr umfangreich, aber da man alles in den Unterlagen nachlesen kann, ist das okay.”

Bei aller Lobhudelei wurden aber auch zahlreiche konstruktive Vorschläge an uns herangetragen, die wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten wollen:

“Das Thema Outlook-Export und insbesondere die Aufgaben bitte ein bisschen ausführlicher, damit der Nutzen deutlicher wird.”

“Mir kam das Seminar zu lang vor. Ist aber meine subjektive Meinung!”

“Vielleicht kann man bei wichtigen Themen zum Schluss nochmals eine kurze Zusammenfassung machen.”

“Bei der Finanzbuchhaltung auch mehr auf die Sachkonten eingehen.”

“Mich hätte Dragon Dictate interessiert: Ich habe es, verwende es aber nicht, weil es doch immer noch zu umständlich ist, verglichen mit sehr schnellem Tippen.”

“Eine kleine Einführung in die Mandantenbuchhaltung wäre nicht schlecht gewesen.”

“Ich finde es ein wenig störend mit den Fragen zwischendurch. Fände es besser, wenn man die Fragen zum Schluss oder mit den Hausaufgaben stellen könnte.”

Darüber hinaus gab es leider immer wieder kleinere Probleme mit der Tonqualität. Auch daran arbeiten wir kontinuierlich, wenngleich es nicht in jedem Fall in unseren Händen liegt…

Ach ja: Sie haben sich für unsere Webinare immer noch nicht angemeldet? Dann aber schnell jetzt!

Veröffentlicht unter Interna, Kunden-Webinare | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Interview: „Gerade für uns als Apraxa-Mitglied ist die QM-Zertifizierung ein sehr wichtiges Werkzeug für die Mandantenakquise!“

Publiziert am 10. Mai 2013 von Michael Hülskötter

Immer mehr Anwälte, die Mandanten sowohl aus dem gewerblichen Bereich, aber auch aus dem privaten Umfeld betreuen, sind darauf bedacht, ihre Kanzlei im richtigen Licht zu präsentieren. Zudem führen die gestiegenen Anforderungen seitens vieler Versicherungsgesellschaften in Sachen Qualitätsmangement dazu, dass ein Umdenken hinsichtlich der notwendigen Zertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation gerade stattfindet.

Genau diese zwei Gründe waren für die Lesser Rechtsanwälte in Baden-Baden ausschlaggebend, sich mithilfe der advozon Kanzlei Konzept vom TÜV Hessen gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren zu lassen. Also, genauer gesagt, die komplette Kanzleiorganisation der Sozietät, die mittlerweile an drei Standorten arbeitet und von sechs Juristen vertreten wird.

RA Herrmann von der Sozietät Lese RechtsanwälteDazu sagt RA Herrmann, der sich maßgeblich um die Zertifizierungsmaßnahmen gekümmert hat: „Gerade wir als Apraxa-Mitglied sind darauf angewiesen, ein QM-Zertifikat vorweisen zu können. Andernfalls würden wir von dort keine neuen Mandate mehr erhalten, da Kanzleien ohne TÜV-Siegel nicht mehr auf der Empfehlungsliste der Apraxa erscheinen.“

„Zudem betreuen wir Privat- und Unternehmensmandanten, die auf Empfehlung ihrer Rechtsschutzversicherung auf uns aufmerksam werden. Ohne Zertifizierung würden wir an diese Mandate nicht mehr herankommen, da viele Versicherungsunternehmen die verlangten QM-Standards immer weiter anheben“, so RA Herrmann weiter.

Daher haben die Lesser Rechtsanwälte Anfang des Jahres die Firma advozon Kanzlei Konzept mit der Beratung und Unterstützung hinsichtlich einer Matrixzertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation beauftragt.

Herr Herrmann, warum haben Sie sich für die neu gegründete Firma aus Nordwalde entschieden?

RA Herrmann: „Für uns waren bei der Entscheidung pro advozon Kanzlei Konzept drei wesentliche Aspekte wichtig: Ein überschaubare Aufwand bei der Vorbereitung, sowie die Möglichkeit, dies in einem begrenzten Zeitrahmen von nicht mehr als zwei Monaten zu schaffen. Zudem waren wir auf der Suche nach einem attraktiven Preis, was die Matrixorganisation ohnehin bietet. Und mit der advozon Kanzlei Konzept konnten wir im Vergleich zu einem Mitanbieter gut ein Drittel der erforderlichen Kosten sparen. Fazit: Es war die richtige Entscheidung, auf die advozon Kanzlei Konzept gesetzt zu haben!“

Allerdings ist solch eine Zertifizierung mit einem erheblichen Aufwand verbunden: Der beginnt bei der Umstellung der Kanzleiprozesse und endet mit der Prüfung durch den TÜV.

Hatten Sie da nicht Bedenken im Vorfeld, Herr Herrmann?

„Ja, die gab es natürlich. Wie schon erwähnt, haben wir uns Gedanken gemacht über die aufzuwendende Zeit, die Kosten, die Umsetzung der gesamten Maßnahmen und über die Unterstützung im Vorfeld und während der TÜV-Prüfung. Als wir dann gesehen haben, dass die Vorort-Unterstützung sogar vertraglich zusichert wird, waren wir uns sicher, mit der advozon Kanzlei Konzept den richtigen Partner gewählt zu haben. Und wir wurden in unserer Annahme nicht enttäuscht!“.

Das heißt also, dass Ihre Erwartungen allesamt erfüllt wurden?

„Ja, genau das heißt es! Das lässt sich bereits anhand der guten Checkliste festmachen, die wir als erstes ausgefüllt haben und die so selbsterklärend ist, dass außer ein paar kleineren Korrekturen keine weiteren Ergänzungen notwendig waren. Auf dieser Basis wurden dann von der advozon Kanzlei Konzept unsere QM-Handbücher erstellt, die von einer hohen fachlichen Kompetenz zeugen.

Aber auch die Vorort-Unterstützung seitens der zuständigen Herren hat uns sehr beeindruckt: Sie waren insgesamt dreimal in unserem Haus. Einen Nachmittag lang zur Fertigstellung der QM-Unterlagen, am Tag vor der Prüfung für das Fein-Tuning sowie am Prüfungstag selbst. Dank dieser sehr guten Vorbereitung ging die Prüfung durch den TÜV völlig problemlos vonstatten.“

Wie genau sah denn die Prüfung durch den TÜV aus?

„Nun, dabei wurden zahlreiche Aspekte überprüft. Das betraf beispielsweise die QM-Unterlagen, also das QM- und Prozesshandbuch, in denen Dinge wie die Vergabe von Vollmachten und die Aufnahme neuer Mandanten genau geregelt sind. Aber auch die Kanzleiräume wurden kritisch beäugt, ob diese den Standards der DIN-Norm EN ISO 9001:2008 entsprechen. Zudem wurden stichprobenartig Akten geprüft, aber auch die Internetseite hat der Herr vom TÜV angesehen. Hier muss beispielsweise sichergestellt werden, dass der Inhalt des Webpräsenz stets aktuell ist.“

Nun, das klingt alles recht euphorisch, Herr Herrmann. Sie würden also Kollegen trotz des nicht zu unterschätzenden Aufwands eine TÜV-Zertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation empfehlen?

„Ja, das würde ich. Und zwar nicht nur wegen des Siegels, sondern alleine schon wegen der damit in Verbindung stehenden Notwendigkeit, die Prozesse und Zuständigkeit innerhalb der eigenen Kanzlei grundsätzlich und gründlich zu überdenken. Dann ist der Rest der notwendigen Zertifizierungsmaßnahmen gar nicht mehr so aufwändig. Und gerade für Wirtschafts- und Rechtsschutzversicherungskanzleien wird die QM-Zertifizierung immer wichtiger.“

Veröffentlicht unter Advozon, Anwenderberichte, Interna | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Worauf Sie beim Einsatz des TÜV-Zertifikats zu Werbezwecken achten müssen

Publiziert am 3. Mai 2013 von Michael Hülskötter

QM-Zertifikatssiegel gemäß DIN-Norm EN ISO 9001:2008Da wir bereits von dem ein oder anderen Kunden auf ein Urteil des Landberichts Essen angesprochen wurden, möchten wir Sie an dieser Stelle auf eine wichtige Sache hinweisen: setzen Sie Ihr TÜV-Zertifikat in Sachen Marketing und Werbung ordnungsgemäß ein!

Zum besseren Verständnis: das LG Essen hat Anfang 2012 entschieden, dass ein Prüfsiegel des TÜV oder der DEKRA nicht zu jedem Zweck eingesetzt werden darf. Im konkreten Fall wurde mit einem DEKRA-Siegel sowohl auf dem Briefpapier als auch auf den Kanzleischildern mit den Worten “Wir sind zertifiziert” geworben.

Das LG Essen stellte dazu fest, dass diese Aussage zu weit geht und potenziellen Mandanten der Eindruck vermittelt werden könnte, die gesamte Anwaltskanzlei seit gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert. Dem ist allerdings nicht so, da lediglich die Kanzleiorganisation bestimmten Qualitätsstandards unterliegt, nicht aber die Dienstleistungen der Anwaltskanzlei selbst.

Diese Richtlinien liegen der Matrixzertifizierung seitens des TÜV Hessen gemäß EN ISO 9001:2008 selbstverständlich ebenfalls zugrunde, weshalb wir Ihnen die wichtigsten Grundsätze nochmals näher bringen möchten. Falls Sie also mit dem TÜV-Siegel Werbung und Marketing betreiben wollen, sind folgende Dinge zu beachten:

  • Der Inhaber des Zertifikats ist für die zulässige und ordnungsgemäße Verwendung des TÜV-Warenzeichens verantwortlich. Darüber hinaus dürfen Sie das QM-Zertifikat und das zugehörige Siegel nicht weitergeben und übertragen.
  • Das TÜV-Siegel darf nur im Zusammenhang mit dem zertifizierten Produkt, also der Kanzleiorganisation verwendet werden. Alles andere kann als irreführend und damit als unzulässig erachtet werden.
  • Die Rechtsberatung selbst ist nicht Gegenstand der Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008.
  • Sobald Sie die Zertifizierung nicht mehr besitzen, dürfen Sie das DIN EN ISO 9001:2008-Zertifikat nicht mehr einsetzen, was allerdings selbstverständlich ist.

Falls Sie dazu weitere Fragen haben sollten, dürfen Sie uns gerne anrufen (025 73 / 93 93-0) oder uns eine E-Mail schreiben.

Veröffentlicht unter Advozon | Verschlagwortet mit , , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Neue Runde, neue Inhalte: mit diesen Terminen machen Sie sich fit für Kanzleimanagement 2.0 [Update]

Publiziert am 2. Mai 2013 von Michael Hülskötter

Advoware OnlineakademieAusbildungsrunde Nummer 1 in Sachen  Advoware Onlineakademie ist vollbracht, und wir haben die ersten Kanzleien vollständig in Sachen Advoware & Co. online geschult.

Damit weitere Kollegen und Kolleginnen in den Genuss unserer Webinare kommen, bieten wir ab Montag die nächste Runde an. Auch diese sieht wieder 14  Teilseminare vor, die am Ende in das Akademiezertifikat “Fit für Kanzleimanagement 2.0″ münden. Die zugehörigen Termine sehen wir folgt aus:

Intelligente und rationelle Aktenbearbeitung (bestehend aus zwei Teilen)

Webinartermine I: 6.5.2013, 15:30 Uhr UND 7.5.013, 9:30 Uhr

Webinartermine II: 10.5.2013, 9:30 Uhr UND 13.5.2013, 15:30 Uhr

Effiziente Beteiligtenverwaltung und Mandatsakquise I

Webinartermine: 14.5.2013, 9:30 Uhr UND 16.5.2013, 15:30 Uhr

Termine, Wiedervorlagen, Fristen und Steuerung der Mandatsakquise II

Webinartermine: 17.5.2013, 9:30 Uhr UND 21.5.2013, 15:30 Uhr

Anwaltsvergütung inkl. Zeithonorarerfassung, Budgetüberwachung und Controlling

Webinartermine: 23.5.2013, 15:30 Uhr UND 24.5.2013, 9:30 Uhr

Mandantenbuchhaltung, automatisierte Mahnwesen, OP-Liste, gezielte Liquiditätsverbesserung

Webinartermine: 27.5.2013, 9:30 Uhr UND 28.5.2013, 15:30 Uhr

Forderungsmanagement und EGVP: automatisiertes Forderungsmanagement mit Advoware

Webinartermine: 31.5.2013, 9:30 Uhr UND 3.6.2013, 15:30 Uhr

Kanzleispezifische Textverarbeitung, Zeit sparen mit Textbausteinverwaltung, Mandatsakquise III

Webinartermine: 4.6.2013, 9:30 Uhr UND 6.6.2013, 15:30 Uhr

Finanzbuchhaltung und halbautomatische Kontoauszugsverarbeitung im Electronic Banking

Webinartermine: 7.6.2013, 9:30 Uhr UND 10.6.2013, 15:30 Uhr

Zeitsparendes Diktieren mit Advovoice, das digitale Diktat, und mobileDictate Plus

Webinartermine: 11.6.2013, 9:30 Uhr UND 13.6.2013, 15:30 Uhr

Favoriten aufgabenorientiert einrichten, Services, Zusatzmodule, Onlineakte, Advocom Inkasso

Webinartermine: 14.6.2013, 09:30 Uhr UND 17.6.2013 15:30 Uhr

Pro-Aktiv Mandanten informieren, Mobilität und Flexibilität der anwaltlichen Arbeit steigern

Webinartermine: 18.6.2013, 9:30 Uhr UND 20.6.2013, 15:30 Uhr

Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2008 rationell einführen

Webinartermine: stehen noch  nicht fest

Die ISO Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 als Instrument des Kanzleimarketing einsetzen

Webinartermine: stehen noch  nicht fest

Ach ja: Von der Onlineakademie profitieren nicht nur die Fachkanzleiangestellten, sondern auch die Kanzlei-Inhaber selbst. Denn sie stellen mit der Teilnahme an der Advoware Onlineakademie sicher, dass ihre Mitarbeiter bestmöglich geschult werden. Und das ist schließlich eine der Voraussetzungen für das zertifizierte Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2008.

So, und falls Sie noch nicht angemeldet haben sollten: im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, wie das genauso funktioniert.

Veröffentlicht unter Kunden-Webinare, Service | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Interview: “Ich als Anwaltscoach bin Sparringspartner, Trainer, Feedback-Geber und vertrauter Berater”

Publiziert am 30. April 2013 von Michael Hülskötter

Bianke Bela-Renz ist Anwaltscoach aus Berlin und seit kurzem Dozentin in der Advoware OnlineakademieBianke Bela-Renz war 20 Jahre lang Artistin und Akrobatin, lernte in dieser Zeit viel über Strategien auf dem Trampolin, viel über Selbstdisziplin und Selbstkontrolle und über das Leben als Drahtseilakt. Am Ende dieser aufregenden Zeit wandte sie sich weitere 20 Jahre lang ihrer zweiten Karriere als Juristin zu.

Heute gibt sie ihre gesammelten Erfahrungen als Anwaltscoach an Juristen weiter, die Unterstützung in ihrem beruflichen Alltag benötigen. Neben dieser Arbeit kooperiert sie seit einigen Wochen mit Hülskötter & Partner. Wir wollten wissen, wie diese Zusammenarbeit aussieht, was unsere Kunden davon haben und was Frau Bela-Renz bei ihrer Arbeit antreibt.

Frau Bela-Renz, wie kam es denn zur Zusammenarbeit mit Hülskötter & Partner?

Bianke Bela-Renz: Nun, hierbei hat mir Social Media in Form des Business-Netzwerks Xing geholfen. Denn eine automatisch generierte Empfehlung machte mich auf das Profil von Herrn Gerhard Hülskötter aufmerksam [einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner]. Ich war sofort begeistert vom Angebot seiner Firma und bat um Kontaktbestätigung. Daraufhin kam die Anfrage, ob ich mir vorstellen könnte, innerhalb der runderneuerten Onlineakademie mein Wissen zum Thema Anwaltsmarketing weiterzugeben. Tja, und da bin ich nun und werde regelmäßig darüber sprechen, wie das Internet zur Mandantenakquise genutzt werden kann.

Worauf freuen Sie sich bei dieser Zusammenarbeit am meisten?

Bela-Renz: Am meisten freue ich mich auf die KollegInnen, die das Potential des Internets bereits erkannt haben und nutzen wollen, um auf diesem Weg aktiv und zielgerichtet ihr Geschäftsmodell auszubauen. Aber natürlich finde ich es auch toll, dass ich in der Onlineakademie mein Wissen rund um das Thema Internet-Marketing weitergeben und teilen kann. Denn damit lassen sich auch mit geringeren finanziellen Mitteln enorme Hebel in Bewegung setzen, beispielsweise mithilfe einer funktionierenden Webseite, mit Content-, Video- oder E-Mail-Marketing und natürlich auch mit einer wohl dosierten Prise Social Media.

Wie können Sie dabei den Kunden von Hülskötter & Partner helfen?

Bela-Renz: Nun, ich kann den Kunden von Hülskötter & Partner in vielfacher Hinsicht helfen, vor allem bei der Frage: wie positioniere ich mich richtig am Markt. Hierzu klopfe ich gemeinsam mit meinen Klienten unter anderem folgenden Dinge ab:

  • Wer sind meine Zielpersonen, die ich mit meinem Marketing erreichen will?
  • Wie muss ich sie ansprechen: offline und/oder online?
  • Was macht mich als Anwalt/Anwältin so besonders?
  • Wofür stehe ich, was ist meine Botschaft?
  • Wie muss ich mich selbst präsentieren – insbesondere im Internet -, um bei meiner Zielgruppe Aufmerksamkeit und Interesse zu wecken?

Bei all den zugehörigen Antworten, die eher auf rationaler Ebene gefunden werden, sollten wir nicht vergessen, dass viele Entscheidungen rein emotional getroffen werden. Soll heißen: je geringer die Unterscheidungsmerkmale zwischen Anwalt A und Anwalt B sind, desto mehr fällt die jeweilige Persönlichkeit ins Gewicht. Und genau das ist mein Ansatz.

Darüber hinaus möchte ich den Kunden von Hülskötter & Partner dabei helfen, ihre ganz individuelle Social-Media-Strategie zur Mandantengewinnung zu entwickeln. Denn leider gibt es keine Patentrezepte. Wer Mandanten also zielgerichtet erreichen will, kommt um das Internet heute nicht herum. Dabei stellt sich stets eine zentrale Frage: Wie kann ich die sozialen Netzwerke so nutzen, um einen Expertenstatus aufzubauen, meine Sichtbarkeit und meinen Bekanntheitsgrad zu erhöhen und Vertrauen und Glaubwürdigkeit zu vermitteln.

Was treibt Sie Tag für Tag bei Ihrer Arbeit an?

Bela-Renz: Och, da gibt es eine Menge Aspekte, weshalb ich das, was ich tue, gern tue. Dazu zählt zweifellos die Aussicht, dass jeder Anwalt oder Anwältin seinen/ihren Platz finden und damit neue Mandanten gewinnen kann. Zudem bündelt die Arbeit des Anwaltscoachs jene Dinge, die ich gern tue: mich mit interessanten KollegInnen austauschen, wertvolle Impulse geben und erhalten, Menschen im Anwaltsberuf unterstützen, etc. Aber auch das Internet mit seinen vielfältigen Möglichkeiten reizen mich jeden Tag aufs Neue. Und natürlich meine eigene Vergangenheit als Anwältin beflügelt mich bei meiner Arbeit, weil ich weiß, wie ich den ehemaligen KollegInnen am besten helfen kann.

Was kann man sich unter dem Begriff “Anwaltscoach” genau vorstellen?

Bela-Renz: Der Anwaltscoach, so wie ich ihn begreife, ist nicht nur Coach im klassischen Sinne, sondern auch Sparringspartner, Trainer, Feedback-Geber, vertrauter Berater. Dabei begleite ich Anwälte sehr zielgerichtet und lösungsorientiert, um das richtige Paket für ihr spezielles Anliegen zu finden. Hauptthemen dabei sind sehr oft die Mandatsakquise, aber auch die eigene Positionierung und Selbstdarstellung und der Aufbau der eigenen Reputation. Mein Coaching soll helfen, Zeit zu sparen, die nächsten Lösungsschritte zu erarbeiten und deren Umsetzung zu planen. Ich als Coach kann meine Klienten entlasten, mich mit ihnen austauschen und ehrliches Feedback und einen roten Faden bieten.

Was erwarten Sie sich von der Zusammenarbeit mit Hülskötter & Partner?

Bela-Renz: Aufgrund der sehr guten Beziehungen von Hülskötter & Partner zu vielen Kanzleien in Deutschland hoffe ich natürlich, gemeinsame Projekte realisieren zu können, die viel Nutzwertiges bieten. Dazu gehört zweifelsohne die Weitergabe meines Wissens im Rahmen der Onlineakademie, aber auch meine unentwegten Versuche, anderen Mut zu machen, ihnen die Augen zu öffnen und alte Denkmuster in der Anwaltsbranche aufbrechen Und selbstverständlich möchte ich meinen eigenen Bekanntheitsgrad erhöhen. Denn eines ist sicher: es gibt viel Bedarf an Coaching und Beratungen bei Anwälten.

Veröffentlicht unter Anwenderberichte | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Die ersten Kanzleien sind TÜV-zertifiziert – und wie sie davon profitieren können

Publiziert am 29. April 2013 von Michael Hülskötter

QM-Zertifikatssiegel gemäß DIN-Norm EN ISO 9001:2008Kennen Sie dieses schlichte Bild, das am rechten Bildrand prangt? Nun, es handelt sich dabei um ein Siegel des TÜV Hessen, das darüber Auskunft gibt, dass ein Unternehmen erfolgreich gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert wurde.

Soll heißen: eine Anwaltskanzlei wird genau so geführt, wie es die DIN-Norm im Detail vorsieht. Was das im einzelnen heißt, darüber habe ich ja bereits ausführlich berichtet.

Was aber bedeutet dieses TÜV-Zertifikat für die Kanzlei, die es erhalten hat? Nun, hier lassen sich zahlreiche Aspekte aufführen:

  • Positives Signal an die bestehende Mandantschaft: “Sehen Sie her, ich nehme das Thema Qualitätsmanagement sehr ernst, denn Ihre Belange liegen mir am Herzen!”. Das schafft weiteres Vertrauen und stärkt die Verbindung Kanzlei-Mandant.
  • Positives Signal an potentielle Mandanten: “Ich kann Ihnen versichern, dass Sie bei mir in guten Händen sind! Denn jedes neue Mandat wird bei uns mit derselben Sorgfalt behandelt wie bereits bestehende, und mit Ihren Daten und Ihrem Fall gehen wir äußerst sorgsam um.” Folge: Potenzielle Mandanten vertrauen einer zertifizierten Kanzlei ehr als einer nicht-zertifizierten.
  • Positives Signal an Versicherungsgesellschaften, die verstärkt Mandate nur noch an zertifizierte Kanzleien vergeben, zum Schutz der eigenen Kundschaft. Ganz nach dem Motto: “Ihre Versicherungskunden sind gut bei uns aufgehoben!”.

Falls Sie also denken, dass Ihnen und Ihrer Webseite dieses TÜV-Siegel auch gut zu Gesicht stehen würde, sollten Sie am besten heute noch mit uns Kontakt aufnehmen (entweder telefonisch unter 02573-93 930 oder einfach per E-Mail). Und wenn Sie noch bis zum 6. Mail 2013 Teil unserer QM-Matrix werden, haben wir eine ganz besondere Überraschung für Sie!

Veröffentlicht unter Advozon, Interna | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Ankündigung eines Webinars: “Online-Marketing für Anwälte”

Publiziert am 29. April 2013 von Michael Hülskötter
Webinar Online-Marketing für Anwälte

Webinar Online-Marketing für Anwälte

Heute bieten wir im Rahmen unserer neu gestalteten Onlineakademie ein Webinar an, das sich “Pro-Aktiv Mandanten informieren, Mobilität und Flexibilität der anwaltlichen Arbeit steigern” nennt. Dabei geht es unter anderem um den Advoware Smartphonekalender, aber auch um das Thema Online-Marketing, dem ich mich höchstpersönlich widmen werde.

In diesem, meinen bescheidenen Webinar-Teil werde ich vor allem über zwei Dinge sprechen: Wie sich der richtige Marketing-Mix auf den Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei auswirken kann und dass es sich dabei vorwiegend um Storytelling handelt. Denn mit diesem “Geschichten erzählen” erreichen Sie dank Google & Co. langfristig betrachtet eine größere Zahl an potenziellen Mandanten, als wenn Sie es jedem einzelnen erzählen wollen. Zudem geben Sie Ihrer Kanzlei ein unverwechselbares Gesicht, stärken also Ihre Marke, mit der Sie ja auch im wahren Leben jeden Tag hausieren gehen.

Aber Online-Marketing kann noch viel mehr. So gelingt es mit einer guten Portion Hartnäckigkeit und Aufwand, den eigenen Namen mithilfe von Google so geschickt zu platzieren, dass die Mandanten verstärkt auf Sie aufmerksam werden. Und an dieser Stelle kommt der Begriff “Content Marketing” ins Gespräch. Denn was gestern noch die plumpe Platzierung eines Werbebanners war, wird heute von nachhaltigen, ernstzunehmenden und informierenden Inhalten abgelöst. Davon profitieren übrigens beide Seiten: der Besucher einer Webseite oder eines Blogs wird umfassend informiert, und der Betreiber des Online-Angebots wird von Google & Co. verstärkt wahrgenommen – vorausgesetzt, er betreibt erfolgreiches Online-Marketing.

Anhand zahlreicher Beispiele werde ich also zeigen, wie Online-Marketing funktioniert und welche Werkzeuge und Mittel hierfür zur Verfügung stehen. Und wie wir bei Hülskötter & Partner das Thema Online-Marketing verstehen und betreiben. Ich freue mich auf Sie!

Ach ja: Falls Sie sich zu diesem Webinar anmelden wollen, verzweigen Sie am besten auf den zugehörigen Beitrag, in dem ich Ihnen genau erkläre, wie Sie sich für unsere Online-Seminare registrieren.

Veröffentlicht unter Kunden-Webinare, Service | Verschlagwortet mit , , | 1 Kommentar

Interview: “Auch ich als Einzelanwalt erfülle die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 9001:2008″

Publiziert am 25. April 2013 von Michael Hülskötter

Wie wir ja hier schon berichtet haben, wurden letzte Woche die ersten Kunden der advozon Kanzlei Konzept vom TÜV hinsichtlich ihrer Eignung als ISO-zertifiziertes Unternehmen geprüft, und das mit vollem Erfolg. Soll heißen: sämtliche per Stichprobenverfahren ausgewählten Kanzleien haben das begehrte TÜV-Siegel erhalten, das nachweist, dass die Anwaltskanzlei mit einem Qualitätsmanagementsystem arbeitet, das den Anforderungen der DIN-Norm EN ISO 9001:2008 vollkommen entspricht.

Eine dieser zertifizierten Kanzleien ist Rechtsanwalt Dr. Michael Linden, den wir auf dem Advoblog schon einmal portraitieren durften und der sich netterweise dazu bereit erklärt hat, seine Erfahrungen und Gründe in Sachen QM-Zertifizierung mit uns zu teilen.

RA Dr. Michael Linden hat das begehrte TÜV-Siegel "zertifiziert nach DIN EN ISO 901:2008" erhalten

RA Dr. Michael Linden hat das begehrte TÜV-Siegel “zertifiziert nach DIN EN ISO 901:2008″ erhalten

Herr Dr. Linden, erst mal Glückwunsch zu der erfolgreichen QM-Zertifizierung. Wie kam es denn dazu, dass Sie sich zu diesem Schritt entschieden haben?

Dr. Michael Linden: Ja, vielen Dank! Das freut mich natürlich sehr, dass mich der TÜV geprüft und auf Anhieb meine Kanzleiorganisation mit dem Siegel “zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2008″ versehen hat. Und genau das war auch meine Hauptmotivation: ich möchte damit bestehenden und künftigen Mandanten signalisieren: Seht her, auch ich als Einzelanwalt erfülle die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement-System. Dazu muss ich allerdings sagen, dass ich im Grunde schon so seit Jahren so arbeite, jetzt eben nur mit QM-Handbüchern und der Bestätigung vom TÜV, dass ich das alles richtig mache.

Wird denn Ihre juristische Arbeit dadurch anders?

Nein, natürlich nicht. Allerdings kann ich mit dem TÜV-Siegel nach außen dokumentieren, dass ich bestimmte Qualitätsstandards einhalte, die Mandanten von einer Anwaltskanzlei erwarten können. Ob es sich dabei um den Erstkontakt eines neuen Mandanten handelt oder die notwendigen Schritte bei einem Mahnverfahren – stets orientiere ich mich an festgeschriebenen Prozessen, die damit verknüpft sind.

Denken Sie, dass weitere Kollegen nachziehen werden und auch ein TÜV-Siegel bekommen wollen?

Ja, unbedingt, denn in Zukunft werden Anwaltskanzleien um diese QM-Zertifizierung nicht mehr herum kommen, da Mandanten diese Form der Qualitätssicherung verlangen werden. Aber auch die großen Versicherungsunternehmen werden Stück für Stück dazu übergehen, Mandate nur noch an zertifizierte Kanzleien herauszugeben.

Sie würden Ihren Kollegen also empfehlen, sich ebenfalls zertifizieren zu lassen?

Auf jeden Fall! Gerade in Kombination mit der Kanzleisoftware Advoware, die bei mir schon lange zum Einsatz kommt, ist das ein tolles Marketing-Werkzeug, auf das Anwälte künftig nicht mehr verzichten sollten. Und wenn dann die Unterstützung noch so toll ist, wie ich sie vor und während des TÜV-Audits erlebt habe, fällt die Entscheidung noch mal um einiges leichter.

Sie meinen den Support, den Sie seitens der Firma advozon Kanzlei Konzept erfahren haben?

Genau. Ich kenne Hülskötter & Partner ja schon lange als zuverlässigen und professionellen Dienstleister, aber mit der advozon Kanzlei Konzept haben sie sich selbst übertroffen. Die Unterstützung in Sachen Checkliste war wirklich perfekt, und die Betreuung rund um das TÜV-Audit seitens der advozon Kanzlei Konzept war ohnegleichen. Das hat mir die ganze Sache wirklich so einfach gemacht, wie ich es nicht für möglich gehalten hätte. Zudem ist die Matrixzertifizierung gerade für kleine Kanzleien das optimale Tool: geringe Kosten, eine relativ geringe Vorbereitung und dank des Stichprobenverfahrens hält sich der Prüfungsaufwand im Vergleich zur Einzelzertifizierung ebenfalls in Grenzen.

Gibt es denn eine Anekdote, die Sie mit uns abschließend teilen wollen?

Ja, gern. Die hat mit dem Audit zu tun. Ich sollte dem TÜV-Prüfer unter anderem zeigen, wie ich ein neues Mandat mithilfe von Advoware annehme, was ich ihm Schritt für Schritt zeigen konnte. Davon war er so beeindruckt, dass er meinte, er habe gerade eine kleine Schulung in Sachen Anwaltssoftware bekommen. Kein Wunder, schließlich bin ich praktizierender und überzeugter Advoware-Anwender.

Veröffentlicht unter Advozon, Anwenderberichte | Verschlagwortet mit , , | 3 Kommentare

Noch bis zum 27. Mai für Matrix-Zertifizierung anmelden und Starterpaket “PR & Marketing” im Wert von 699 Euro sichern

Publiziert am 19. April 2013 von Michael Hülskötter

advozon QMDass das Thema QM-Zertifizierung der Firma advozon Kanzlei Konzept derzeit unter Juristen für einige Furore sorgt, ist ja kein Geheimnis mehr. Denn mit der zugrunde liegenden Matrixzertifizierung der eigenen Kanzlei-Organisation steht Anwälten künftig ein Werkzeug zur Verfügung, das sich sowohl zur Akquise neuer Mandanten als auch Image-Zwecken nutzen lässt.

Daher geht das Implementieren von QM-Systemen unserer (künftigen) Kunden in die nächste Runde, und damit auch Sie in den Genuss des beliebten TÜV-Siegels kommen, möchten wir Ihnen heute ein ganz besonderes Angebot unterbreiten:

Wenn Sie bis zum 6. Mai 2013 Ihren Beitritt zur Matrixorganisation erklären (sprich: mit der advozon Kanzlei Konzept einen Vertrag abschließen), stellen wir Ihnen ein kostenfreies Starter-Kit im Wert von 699 Euro (netto) zur Verfügung. Dieses PR- & Marketing-Paket umfasst folgende Komponenten:

  • 2 bis 3 professionell gestaltete Anzeigen, die Sie in der Fachzeitschrift oder Tageszeitung Ihrer Wahl veröffentlichen können
  • 2 bis 3 Vorlagen für das Veröffentlichen eines Pressetextes, der die Presseorgane Ihrer Wahl informiert, dass Ihre Kanzlei-Organisation gemäß DIN EN ISO 9001:2008 QM-zertifiziert ist
  • 2 bis 3 Vorlagen für das Versenden von Infobriefen an bestehende und potenzielle Mandanten (Verbände, etc.)
  • ein Social-Media-Leitfaden, in dem Sie erfahren, wie Sie mithilfe von Xing, Facebook & Co. in Zukunft neue Mandanten akquirieren und mit existieren Kunden schneller und nachhaltiger in Kontakt treten können.

Meinen Sie auch, dass das ein sehr gutes Angebot ist, das Sie im Grunde annehmen müssen?! Und falls Sie noch mehr wissen wollen zur QM-Zertifizierung für Juristen und Anwälte, sollten Sie sich diese Präsentation näher ansehen.

Rufen Sie uns am besten heute noch unter 025 73 / 93 93-0 an oder schreiben Sie uns eine kurze E-Mail. Wir freuen uns auf Sie!

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes Wochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus!

Veröffentlicht unter Advozon, Service | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Die Checkliste der advozon Kanzlei Konzept sorgt für erfolgreiche Zertifizierungen

Publiziert am 17. April 2013 von Michael Hülskötter

advozon QMZugegeben, beim ersten Blick auf die Checkliste, die der Vorbereitung zur Matrixzertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 dient, kann man schon ein wenig erschrecken. Sie umfasst nämlich zehn Seiten, die allesamt eine Menge an Informationen rund um die Kanzleiorganisation abfragen.

Auf den zweiten Blick allerdings wird schnell klar, dass sich die Arbeit, die man in die Beantwortung der zahlreichen Fragen steckt, zu 100 Prozent auszahlt. Denn je transparenter Sie Ihre Kanzleiorganisation offenlegen können und sich genaue Gedanken um die Abläufe innerhalb ihrer Kanzlei machen, desto exakter können die Experten der advozon Kanzlei Konzept die notwendigen QM-Handbücher für Sie erstellen. Und die stellen eine wichtige Grundvoraussetzung einer erfolgreichen Zertifizierung durch den TÜV dar.

Im Folgenden wollen wir sämtliche Aspekte der Checkliste aufzeigen. Für Ihre ganz persönliche Einstimmung auf den Zertifizierungsprozess, sozusagen.

Allgemeine Anforderungen

Innerhalb dieser Rubrik wird danach gefragt, mit welcher Anwaltssoftware Sie arbeiten, wie sich die Geschäfstsleitung darstellt, wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen, ob Sie einen QM-Beauftragten eingestellt und welche Rechtsform Sie für Ihre Kanzlei gewählt haben.

Dokumentationsanforderungen

Bereits in dieser Sektion geht es ins Eingemachte. Hier sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie beispielsweise ein Kanzleihandbuch besitzen, ob Sie mit einer elektronischen Akte arbeiten, ob Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen festgelegt haben, wie Sie mit externen Beschwerden seitens der Mandanten umgehen und ob Sie einen Aktenschrank Ihr Eigen nennen, in dem Sie Ihre Dokumente aufbewahren.

Verantwortung der Leitung

In diesem Checklistenabschnitt möchten die advozon Kanzlei Konzept wissen, ob die Geschäftsleitung Ihrer Kanzlei bestimmte Regeln aufgestellt hat, die die Ansprache der Mandanten festlegen, ob Zuständigkeiten und Befugnisse ausreichend definiert sind und ob Sie regelmäßig einen Weiterbildungsplan erstellen. Zudem fragen wir ab, ob die Anforderungen Ihrer Mandanten an Ihre Dienstleistungen systematisch ermittelt werden.

Management von Ressourcen

Die vierte Sektion der Checkliste hat eine Menge mit Formalien zu tun und wie Sie mit diesen in Ihrer Kanzlei umgehen. Zu den zahlreichen Fragen gehört unter anderem, ob es eine Personalliste und Personalakten gibt, die sicher verschlossen sind. Sie sollten aber auch beantworten können, ob es einen Raumplan gibt, ob Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter per Checkliste durchführen lassen und ob Ihre Hard- und Software per Inventarliste erfasst wird. Aber auch Fragen nach Software-Updates, dem Einsatz von Anti-Viren-Programmen und Firewalls und der täglichen Datensicherung kommen auf Sie zu.

Produktrealisierung

Hinter dem Begriff “Produktrealisierung” steht die Absicht, Ihre anwaltlichen Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Dazu gehören Maßnahmen wie ein Fehler- und Beschwerde-Management, das elektronische Erfassen von Reklamationen, das fortlaufende Kennzeichnen von Akten und eine dokumentierte Ordner- und Aktenablage. Und eine Lieferantenbewertung gehört zu einer zertifizierten Kanzleiorganisation ebenfalls.

Messung, Analyse, Verbesserung

Hierbei geht es um eine einzige Frage: Erheben Sie Informationen über die Kundenzufriedenheit systematisch und überwachen Sie diese? Dabei steht vor allem die Messung der Mandantenzufriedenheit im Vordergrund.

Neben diesen zahlreichen Fragen, mit denen Ihnen dabei geholfen werden soll, Ihre Kanzleiorganisation transparenter zu machen und damit Schwachstellen aufzeigen zu können, werden mithilfe der Checkliste weitere Informationen verifiziert, die Sie als Anlage A1 bis A3 auflisten sollen. Dazu gehört eine genaue Beschreibung Ihrer Lieferanten, eine exakte Darstellung Ihrer Ordnerstruktur und eine Personalliste, in der Name, Personalnummer, Abteilung und Funktion sämtlicher Mitarbeiter erfasst sind.

So, und falls Sie jetzt der Meinung sind, Ihre Kanzlei erfüllt nicht all diese Ansprüche an ein funktionierendes Kanzleimanagement, sollten Sie mit der advozon Kanzlei Konzept entweder telefonisch (025 73 / 93 93-0) oder per E-Mail Kontakt aufnehmen.

Veröffentlicht unter Advozon | Verschlagwortet mit , , | 1 Kommentar

Wenn sich der Relaunch lohnt: darum findet Bette, Westenberger, Brink unsere neue Onlineakademie so toll

Publiziert am 15. April 2013 von Michael Hülskötter

Advoware OnlineakademieDa soll noch mal einer behaupten, den Montag können man getrost aus dem Kalender streichen. Wenn das nämlich passierte, wäre einem unserer Geschäftsführer nicht jenes Telefonat widerfahren, über das er heute Morgen alle Beteiligten in Kenntnis gesetzt hat.

Bei besagtem Ferngespräch handelte es sich um das Feedback von Frau Brink der renommierten Anwaltskanzlei Bette, Westenberger, Brink, die sich ja hier auf dem Blog bereits verewigt hat. Während dieses Telefonats kam sie auch auf das Thema Onlineakademie zu sprechen, die bisher nur von wenigen ihrer MitarbeiterInnen besucht worden sei.

Nun macht allerdings gerade die Nachricht Stück für Stück die Runde, dass die runderneuerten Webinare noch mal mehr Inhalt und mehr Nutzwertes bieten als bisher, sodass sich immer mehr ihrer KollegInnen für die Advoware Onlineseminare anmelden werden. Na, das ist ja auf jeden Fall ein gutes Zeichen und bestätigt uns in unserer Arbeit, die wir in das Projekt Onlineakademie investiert haben.

Frau Brink hat sich selbst auch schon das ein oder andere Webinar einverleibt und ist ebenfalls ganz begeistert von den Inhalten und der Präsentation unserer Onlinetrainings. Am meisten beeindruckt sie von der perfekten Vorbereitung unsere Dozentinnen. Aber auch unsere Entscheidung, Teilnehmerfragen während des Webinars nicht einzublenden, kommt bei ihr gut an. Das sorgt nämlich dafür, dass man durch ein mögliches Mitlesen nicht abgelenkt wird, wie es bei anderen Webinar-Anbietern der Fall ist.

Sie sehen, es ist auf jeden Fall eine gute Idee, unsere Advoware Webinare zu besuchen. Lesen Sie am besten vorher, wie der Anmeldeprozess funktioniert und welche Webinare wir im Angebot haben.

Veröffentlicht unter Anwenderberichte, Kunden-Webinare, Service | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Interview: “Die QM-Zertifizierung ist für jede Kanzlei ein großer Image-Gewinn!”

Publiziert am 12. April 2013 von Michael Hülskötter

Seit Anfang dieses Jahres geht die advozon Kanzlei Konzept UG einem hehren Ziel nach: sie will Anwaltskanzleien dabei unterstützen, ein Qualitätsmanagement-System einzurichten, das den hierfür definierten DIN-Normen entspricht und das dazu führt, die Kanzlei von einer unabhängige Stelle wie dem TÜV prüfen zu lassen. Ziel des Ganzen: eine Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008.

Damit dies mit möglichst geringem Zeit- und Arbeitsaufwand gelingen kann, unterstützen wir unsere Kunden bei der Implementierung solch eines QM-Systems nach besten Kräften, damit die Zertifizierung am Ende des Einführungsprozesses garantiert erreicht werden kann. Hierum kümmert sich ein Team von 10 bis 12 Leuten bei der advozon Kanzlei Konzept. Dessen Aufgaben beginnen beim gemeinsamen Ausfüllen einer Checkliste und enden beim Vorab-Audit vor der eigentlichen Prüfung durch den TÜV.

Wir hatten die Gelegenheit, mit einer der zuständigen Kolleginnen der advozon Kanzlei Konzept dieses Interview zu führen, in dem sie uns verrät, was sie genau tut, welche Qualifikationen sie für diesen Job mitbringt und warum immer mehr Kanzleien der Kraft des QM-Zertifikats vertrauen.

Hallo, Frau Westhues, was genau machen Sie bei Hülskötter & Partner?

Verena Westhues: Oh, das ist eine ganze Menge! Hauptsächlich bin ich in der telefonischen Kundenberatung aktiv, um dort gemeinsam mit meinen Kollegen und Kolleginnen unsere Kunden beim Thema Qualitätsmanagement zu unterstützen. Ich helfe Anwaltskanzleien erste Schritte zu gehen, die für das Erreichen eines Zertifikats gemäß DIN EN ISO 9001:2008 notwendig sind. Dazu gehört vor allem das richtige Ausfüllen des Organisationsbogen und der Checkliste, die wir speziell zu diesem Zweck entwickelt haben. Aber auch das Durchführen der zugehörigen Webinare in unserer runderneuerten Onlineakademie gehört zu meinen Aufgaben. Man könnte mich also als eine Art Kundencoach bezeichnen.

“Kundencoach” klingt toll. Wie sieht denn das genau aus und was wollen Sie erreichen?

Als Kundencoach habe ich es mir zum Ziel gesetzt, bei Fachthemen wie der Matrixzertifizierung eines QM-Systems unsere Kunden umfassend zu informieren und begleitend zur Seite zu stehen. Denn ich möchte erreichen, dass künftig möglichst viele Anwälte erkennen, dass die zertifizierten Abläufe und Prozesse innerhalb ihrer Kanzlei ein immer wichtigeres Werkzeug zu Marketingzwecken wird. Und ich will natürlich dafür sorgen, dass unsere Kunden das gewünschte QM-Zertifikat von der prüfenden Stelle erhalten. Hierfür bringe ich meine jahrelange Erfahrung aus den Bereichen Verwaltung, Rechtsberatung und Kanzleiorganisation ein.

Es scheint so, als ob Sie aufgrund Ihrer Ausbildung die Belange Ihrer Kunden genau kennen?

Westhues: Ja, dass kann man so sagen.. Nach meiner abgeschlossenen Berufsausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten habe ich über sieben Jahre in einer Münsteraner Rechtsanwaltskanzlei mit den Schwerpunkten Inkasso- und Verkehrsrecht gearbeitet. Zu meinen Hauptaufgabenbereichen zählten die Beantragung von Mahn- und Vollstreckungsbescheiden sowie die anschließende Zwangsvollstreckung oder Pfändung.

Darüber hinaus habe ich vor meiner einjährigen Elternzeit als Sekretärin in der Aus- und Fortbildungsabteilung der Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe gearbeitet. In dieser Zeit habe ich unter anderem Excel-Tabellen entwickelt und gepflegt, mit denen sich das Telefonaufkommen sämtlicher Abteilungen für Geschäftsführung und Vorstand statistisch aufbereiten ließ. Des Weiteren habe ich die Abschlussprüfungen zum Steuerfachangestellten und Steuerberater durchgeführt.

Aber auch der Umgang mit zahlreichen Anwendungsprogramme wie RA Micro, Annotext und DATEV Anwalt classic Pro ist mir vertraut, was mir oft dabei hilft, unsere Kunden optimal zu betreuen. Hierbei kommt mir auch meine “Leidenschaft” für die telefonische Beratung zugute, die ich bei Hülskötter & Partner in Sachen QM-Zertifizierung voll ausleben kann. :)

Stichwort “QM-Zertifizierung“ : Worin sehen Sie denn die wesentlichen Vorteile des TÜV-Siegels, sowohl für die Kanzleien als auch deren Mandanten?

Westhues: Wir liefern mit unserer QM-Matrixzertifizierung ein echtes Rundum-Sorglos-Paket. Dabei zählen zu den wesentlichen Vorteilen der teilnehmenden Kanzleien die äußerst geringen Kosten (im Vergleich zur Einzelzertifizierung), ein schneller Weg zur zertifizierten Kanzlei und der daraus resultierende Image-Gewinn, den die Anwaltskanzlei mit dem TÜV-Siegel für sich verbuchen kann. Und seine Mandanten können sich darauf verlassen, dass sich die Kanzlei seiner Angelegenheiten so annimmt, wie er es erwartet. Das garantiert die implementierte Qualitätssicherung gemäß DIN EN ISO 9001:2008.

Machen wir es noch einmal ganz konkret: wie helfen Sie Ihren Kunden im Hinblick auf die Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008?

Westhues: Hierfür kommen vor allem drei Werkzeuge zum Einsatz, die wir gemeinsam mit der Firma MKK Konzept GbR entwickelt haben: eine Checkliste und zwei QM-Handbücher. Damit können wir unsere Kunden mit vergleichsweise geringem Aufwand für den TÜV-Audit fit machen. Das umfasst sowohl das Anpassen des Praxis- und Prozesshandbuchs als auch ein Vorab-Audit, das wir gemeinsam mit der Kanzlei durchführen. Damit sorgen wir dafür, dass die QM-Zertifizierung durch den TÜV problemlos erfolgt. Schließlich wollen wir, dass unsere Kunden zufriedene Kunden sind.

Neben dieser Vorort-Unterstützung kümmert sich ein erfahrenes Team bei der advozon Kanzlei Konzept um sämtliche Belange, die mit der Implementierung eines QM-Systems zu haben. Dazu zählt die ständige Verfügbarkeit genauso wie das Beantworten aufkommender Fragen während des Implementierungsprozesses.

Veröffentlicht unter Advozon, Service | Verschlagwortet mit , , , | 1 Kommentar

Leitfaden zum Qualitätsmanagement für Anwaltskanzleien gemäß DIN EN ISO 9001:2008 (Teil 3)

Publiziert am 10. April 2013 von Michael Hülskötter

Vorgestern haben wir eine Serie gestartet, die sich intensiv mit dem Thema Qualitätsmanagement und dessen Zertifizierung in Anwaltskanzleien beschäftigt. Gestern habe ich mir ein paar grundlegende Gedanken dazu gemacht, und heute beschäftige mich mit der Frage, welchen Anforderungen eine Anwaltskanzlei genügen muss, um gemäß DIN EN ISO 9001:2008 vom TÜV mit einem Zertifikat bedacht zu werden. Als Grundlage steht mir auch heute wieder der Leitfaden mit dem Titel “Qualitätsmanagement und Zertifizierung” Pate.

20 Einzelnormen umfasst die DIN-Norm EN ISO 9001:2008, die eine Anwaltskanzlei allesamt erfüllen muss, will sie ihr zugehöriges QM-System von der zuständigen Prüfungsstelle zertifizieren lassen. Dazu gehören – stichpunktartig aufgelistet – folgende Kriterien:

1. Verantwortung der Leitung bei der Einführung eines QM-Systems. Unterkriterien: Qualitätspolitik, Festlegung und Dokumentation von Verantwortungen und Befugnissen, regelmäßige QM-Bewertung und Korrektur, etc.

2. Einführung eines Qualitätsmanagementsystems und Erstellung des zugehörigen Handbuchs. Unterkriterien: Verfahrensanweisungen, Qualitätsplanung.

3. Beschreibung des Prfüungsablaufs bei Aufnahme neuer Mandanten (Vertragsprüfung). Unterkriterien: Prüfungsvorgang, Vertragsänderungen, Aufzeichnung über Vertragsprüfung.

4. Einführung neuer Dienstleistungen (Designlenkung). Unterkriterien: keine.

5. Organisation der QM-Dokumente/-Daten. Unterkriterien: Genehmigung, Änderung und Herausgabe.

6. Qualitätsfähigkeit von Kanzlei-Dienstleistern. Unterkriterien: Beurteilung von Subauftragsnehmern, Beschaffungsangaben, Prüfung beschaffter Produkte.

7. Der richtige Umgang mit Informationen, Dokumenten und Vermögenswerte von Mandanten. Unterkriterien: keine.

8. Rückverfolgbarkeit von Dienstleistungen. Unterkriterien: keine.

9. Planmäßige und kotrollierte Rechtsberatung zur Sicherstellung optimaler Beratungsergebnisse. Unterkriterien: keine.

10. Verfahrensanweisungen für Prüfungen. Unterkriterien: Eingangsprüfung, Zwischenprüfung, Endprüfung, Prüfaufzeichnungen.

11. Pflege der Prüfmittel. Unterkriterien: keine.

12. Transparenter Bearbeitungsstatus. Unterkriterien: keine.

13. Korrektur bzw. Aussonderung fehlerhafter Dienstleistungen. Unterkriterien: keine.

14. Beseitigung faktischer und potentieller Fehler. Unterkriterien: keine.

15. Geeignete Verfahren für die Aktenverwaltung, Datensicherung, Datenschutz. etc. Unterkriterien: keine.

16. Qualitätsanforderungen belegbar machen. Unterkriterien: keine.

17. Durchführung regelmäßiger interner Audits. Unterkriterien: keine.

18. Regelmäßige Schulung sämtlicher Mitarbeiter. Unterkriterien: keine.

19. Mandantenstamm optimal pflegen. Unterkriterien: keine.

20. Statistische Methoden definieren. Unterkriterien: keine.

Veröffentlicht unter Advozon, Service | Verschlagwortet mit , , , | 1 Kommentar

Leitfaden zum Qualitätsmanagement für Anwaltskanzleien gemäß DIN EN ISO 9001:2008 (Teil 2)

Publiziert am 9. April 2013 von Michael Hülskötter

Gestern habe ich mit einer Serie begonnen, die den Titel “Leitfaden zum Qualitätsmanagement für Anwaltskanzleien gemäß DIN EN ISO 9001:2008” trägt. Damit wollen wir Ihnen helfen, noch besser verstehen zu können, welche Gründe für die QM-Zertifizierung gemäß der DIN-Norm EN ISO 9001:2008 sprechen. Hierfür werde ich zunächst ein wenig Grundlagenforschung betreiben.

Bereits im Jahr 1980 stand im Journal of Marketing geschrieben, dass “die Integrität eines Anwalts und die Qualität seiner Dienstleistung zu den für die Rechtssuchenden wichtigsten Kriterien der Anwaltswahl gehören”, und das hat sich bis zum heutigen Tag nicht geändert. Allerdings ist es heute so, dass es aufgrund der großen Zahl an niedergelassenen Anwälten und Notaren für potenzielle Mandanten immer schwieriger wird, den passenden Rechtsvertreter zu finden.

Daher gelten auch für Anwälte mehr und mehr die fünf Merkmale des guten Dienstleistungsmarketing: Verlässlichkeit, Schnelligkeit und Information, fachliche Kompetenz, Einfühlungsvermögen und gegenständliche Wahrnehmung. All diese Prinzipien lassen sich mithilfe eines kontrollierten und zertifizierten Qualitätsmanagements realisieren und einhalten. Doch was ist bei der Einführung eines solchen System zu berücksichtigen?

Nun, hierzu sollte man sich zunächst klar machen, dass bei den Prinzipien des Qualitätsmanagements nicht die Qualitätsmerkmale einer Anwaltsdienstleistung im Vordergrund stehen, sondern vielmehr die permanente Kontrolle bestimmter Kriterien, die eine funktionierende Anwaltskanzlei von einer weniger funktionierenden unterscheiden. Hierzu muss eine Kanzlei aber nicht nur willens, sondern auch in der Lage sein. Das sollte man sich von Anfang an klar machen.

Sobald man sich darüber im Klaren ist, dass man bereit ist, ein Qualitätsmangement-System einführen zu wollen und können, stellt sich als Nächstes die Frage nach dem “Warum?”. Diese ist allerdings recht einfach zu beantworten, denn der Markt selbst liefert wichtige Gründe für die Implementierung und Zertifizierung eines solchen Systems:

1. Mandanten informieren sich vermehrt via Internet nach möglichen Kanzleien, die sie vertreten können und stoßen dabei fast schon zwangsläufig auf das Thema Qualitätsmanagement und Zertifizierung desselben. Wenn er dann die Wahl hat, ob er sich für eine Kanzlei mit oder ohne TÜV-Plakette entscheidet, fällt die Entscheidung in den meisten Fällen auf die Kanzlei mit QM-Siegel.

2. Vor allem die großen Versicherungsbetriebe wie die HUK oder Allianz verfolgen vermehrt eine Firmenpolitik der zertifizierten Dienstleister. Soll heißen: können gelistete Anwaltskanzleien keine QM-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 vorweisen, bleiben sie künftig bei der Vergabe neuer Mandanten seitens der Versicherungsgesellschaft außen vor.

Da in beiden Fällen ein erheblicher wirtschaftlicher Schaden die Folge ist, scheint die Antwort “Warum Qualitätsmanagement samt Zertifizierung?” eine triviale Sache zu sein. Denn das TÜV-Siegel kommt mehr und mehr als probates Marketinginstrument zum Einsatz.

Ein wichtiges Kriterium in Sachen Qualitätsmanagement ist das zugrunde liegende Handbuch, das die Prinzipien einer Kanzlei genau beschreibt, die die reibungslose Abläufe garantieren sollen. Dieses Handbuch werden wir in einem späteren Teil genauer besprechen.

Veröffentlicht unter Advozon, Service | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Leitfaden zum Qualitätsmanagement für Anwaltskanzleien gemäß DIN EN ISO 9001:2008 (Teil 1)

Publiziert am 8. April 2013 von Michael Hülskötter

Wenn etwas 15 Jahre alt ist und immer noch Bestand hat, kann es ja so schlecht nicht sein. Das trifft zumindest auf ein Kompendium zu, das mir zur Verfügung gestellt wurde und das den schlichten Titel “Qualitätsmanagement und Zertifizierung” trägt. Und eben genau diesen Leitfaden möchte ich Ihnen in Form eines Mehrteilers etwas näher bringen. Damit Sie noch besser als bisher den Sinn und Zweck der QM-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 begreifen können.

Im ersten Teil werde ich mir zunächst ein paar einführende Gedanken zum Thema Qualitätsmangement machen und damit die Grundlage für die weiteren Teile dieser Serie schaffen. Anschließend geht es direkt in medias res, sprich in das Kapitel “Anforderungen für die Zertifizierung von Anwaltskanzleien gemäß DIN EN ISO 9001:2008″. Wenn Sie dann eine Menge erfahren haben über die Verantwortung der Kanzleileitung, über die Vertragsprüfung, über die Beschaffung und andere Dinge, betrachten wir etwas genauer, warum unser QM-Handbuch so aussieht, wie es aussieht.

Abschließende Gedanken zum Thema Zertifizierung wie der Frage, wie sinnvoll das alles überhaupt ist und mögliche Auswahlkriterien der passenden Zertifizierungsstelle runden den Mehrteiler zum Thema QM-Zertifizierung ab. Ich freue mich schon darauf, viele nützliche und erhellende Informationen mit Ihnen im Advoblog während der nächsten Tage zu teilen.

Hier geht es zum zweiten Teil unserer QM-Serie.

Veröffentlicht unter Advozon, Service | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Die neue Advoware Onlineakademie kommt sehr gut bei unseren Kunden an

Publiziert am 5. April 2013 von Michael Hülskötter

Drei Wochen ist unsere runderneuerte Advoware Onlineakademie nun am Start, seitdem konnten wir bereits die ersten 600 Teilnehmer mithilfe der ersten zehn Webinare zu folgenden Themen eingehend informieren und schulen:

Wenn Sie jetzt sagen sollten “Hey, das sind ja nur fünf Webinare”, dann haben Sie auf den ersten Blick recht, auf den zweiten aber leider nicht, da jedes Onlineseminar zweimal angeboten wird. Zudem besteht das erste Webinar (“Intelligente und rationelle Aktenbearbeitung”) aus zwei Teilen. Damit all unsere Kunden, die den ersten Termin nicht wahrnehmen konnten, auch die Chance bekommen, doch noch am Webinar teilzunehmen.

Denn unsere runderneuerten Onlinekurse zum Thema Anwaltssoftware kommen an, und zwar so richtig gut. Zwar stehen wir gar nicht so sehr auf Lobhudeleien, aber in diesem Fall müssen wir konstatieren, dass Inhalte, Form und Umfang wohl genau richtig sind. Zumindest können wir davon ausgehen, wenn wir uns das Feedback ansehen, das wir nach jedem Webinar abrufen.

Aber auch die Regelmäßigkeit, mit denen die Webinare besucht werden, spricht dafür, dass wir eine ganze Menge richtig machen. Dazu gehört beispielsweise die Aussicht auf ein Zertifikat, das jeder Teilnehmer von uns erhält und mit dem er oder sie belegen kann, fit in Advoware und Kanzleimanagement 2.0 zu sein. Anders ist die hohe und sehr pünktliche Rücklaufquote der “Hausaufgaben” nicht zu interpretieren: die meisten Antworten auf unsere Fragen zu den Webinaren halten wir meist schon 24 Stunden später in den Händen. Denn ohne Fleiß kein Preis!

Aber es gibt sicherlich noch Raum für Verbesserungen, wenngleich die ersten kleineren Schwierigkeiten der ersten Webinare bereits ausgemerzt sind. Dies betrifft vor allem die technische Umsetzung unserer Onlineseminare. Darüber hinaus werden die Neuerungen des bevorstehenden Adoware-Update sukzessive in die Webinare integriert, was nicht immer ganz so einfach ist, da die Aktualisierungen unserer Kanzleisoftware meist sehr umfangreich sind. Aber natürlich sind wir darum bemüht, unsere Onlineseminare stets auf den neuesten Stand zu bringen.

Ach ja: Wir sind gerade dabei, erste Kundenstimmen einzufangen, die über die Webinare Auskunft geben sollen. Sobald wir das aufbereitet haben, gehen diese online. Und falls Sie sich noch nicht für unsere neuen Webinare angemeldet haben, sollten Sie dies möglichst schnell nachholen. Es lohnt sich.

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes Wochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus!

Veröffentlicht unter Service | Verschlagwortet mit , , | 1 Kommentar

DIN EN ISO 9001:2008: erste Matrix-Zertifizierungen sind erfolgreich verlaufen

Publiziert am 28. März 2013 von Michael Hülskötter

Letzte Woche hatte ich versprochen, diese Woche ein wenig mehr zum Thema QM-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zu schreiben. Und das will ich heute und jetzt tun.

Erste Zertifizierungen erfolgreich verlaufen

Diese Woche standen die ersten Zertifizierungen dran, und wir können nur eins dazu sagen: sie sind beide sehr gut verlaufen. Geprüft wurden wir selbst und die erste Anwaltskanzlei, die wir bei der Einführung ihres QM-Systems unterstützt haben. Und bis Mitte April stehen weitere Stichproben-Überprüfungen seitens des TÜV an, die mit großer Wahrscheinlichkeit genauso reibungslos über die Bühne gehen werden.

Was der TÜV dazu sagt

“Die Prüfungsmaßnahmen der Firma Hülskötter & Partner und der ersten zu überprüfenden Anwaltskanzlei haben ergeben, dass sämtliche Kriterien zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt wurden. Damit können wir beiden Unternehmen ein Qualitätsmanagement gemäß DIN EN ISO 9001:2008 bescheinigen.”

Mit diesen Worten  hat die zuständige Prüferin des TÜV die QM-Maßnahmen der ersten Kanzlei und von uns selbst kommentiert.

“Damit können Sie selbst, aber auch Ihre Kunden künftig eine Menge Geld sparen. Denn mit dem eingeführten Qualitätsmanagement lassen sich Kanzleiabläufe künftig effizienter und transparenter abbilden.”

Diese Worte freuen uns natürlich sehr und zeigen uns, dass wir den richtigen Weg eingeschlagen haben.

Dieses Tool garantiert eine hohe Qualität

Der wesentlich Grund für die vom TÜV hochgelobte QM-Qualität hat einen Namen: advozon Checkliste. Mithilfe dieses Dokuments überprüfen wir gemeinsam mit dem zu zertifizierenden Kunden den Status quo dessen Kanzlei. Das hilft uns beim Umsetzen der geeigneten Maßnahmen ganz erheblich. Dabei fragen wir unter anderem die Dokumentationsanforderungen ab (AGB, Kanzei-Meetings, Beschwerde-Management, etc.), stellen zahlreiche Fragen zur Leitungsverantwortung (Weiterbildungsplan, etc.), wollen wissen, wie mit Ressourcen umgegangen wird (Personalliste, Umgang mit Personalakten, etc.) und viele weitere Aspekte.

Aus der Beantwortung dieses Fragebogens resultiert ein QM-Handbuch, das individuell für jede einzelne Kanzlei erstellt wird. Dabei greifen wir im ersten Schritt allerdings auf ein Standardwerk zurück, dass die wichtigsten Teilaspekte von Anwaltskanzleien berücksichtigt. Damit stellen wir eine hohe Qualität bei gleichzeitiger Aufwandsminimierung sicher, was sich ja im deutlich geringeren Preis niederschlägt.

Dieses Webinar sollten Sie sich nicht entgehen lassen

Falls Sie heute Abend zwischen 18 und 19 Uhr noch nichts vorhaben, möchten wir Sie zu einem kostenlosen Webinar einladen, dass nochmals ausführlich auf das Thema QM-Zertifizierung eingeht. Melden Sie sich am besten gleich dazu an.

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes und möglichst schneefreies Osterfest zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus!

Veröffentlicht unter Advozon, Interna, Service | Verschlagwortet mit , , | 1 Kommentar

Die Kalenderwoche 12 auf dem Advoblog – und was Sie nächste Woche erwarten können

Publiziert am 22. März 2013 von Michael Hülskötter

Diese Woche war wieder eine Menge los, und für alle, die nicht die Zeit und Muße hatten, Wort für Wort zu lesen, gibt es hier eine kleine Zusammenfassung der wichtigsten Fakten – und einen Ausblick, was wir für die nächste Woche planen.

Mein unangefochtenes Highlight stammte von gestern. Dort habe ich weitere Vorzüge aufgelistet, warum es für Anwaltskanzleien immer wichtiger und lukrativer sein kann, sich per Matrixzertifizierung ein TÜV-Siegel zu holen, das signalisiert: diese Kanzlei nimmt das Thema Qualitätsmangement sehr ernst. Zu den wichtigsten Gründen zählen: bessere Akquisemöglichkeiten, besser interne Abläufe und eine höhere Glaubwürdigkeit gegenüber Mandanten.

Teil der QM-Zertifizierung ist übrigens die Mitarbeiterschulung, die Sie garantieren müssen. Daher haben wir unsere Onlineakademie vollständig runderneuert und in dieser Woche bereits die ersten vier Webinare abgehalten. Thema war vor allem das richtige Erstellen von Mandatsakten, und das anhand häufig vorkommender Fallbeispiele. Und falls Sie wissen wollen, welche Termine demnächst anstehen: Mausklick genügt. Vergessen Sie in dem Zusammenhang nicht, sich oder Ihre Mitarbeiter rechtzeitig anzumelden.

Drittes wichtiges Thema war das bevorstehende Advoware-Update, das voraussichtlich nächste Woche zum Download bereit stehen wird. Über die wichtigsten Verbesserungen und Neuerungen habe ich im zugehörigen Beitrag berichtet. Ein Highlight des Update 3.23 werden zweifelsohne die neuen Formulare für die Zwangsvollstreckung sein, die dann als PDF zur Verfügung stehen und sich mithilfe eines kleinen Tools Ihren Bedürfnissen anpassen lassen.

Das können Sie für die nächste Woche erwarten

Das Advoware-Update wird uns natürlich auch nächste Woche begleiten. Sobald es draußen ist, werden Sie darüber in Kenntnis gesetzt und ich werde Ihnen weitere Details zu den Verbesserungen und Neuheiten verraten.

Ansonsten werde ich weiter über das sehr spannende Thema Qualitätsmanagement berichten, die neue Onlineakademie weiterhin im Auge behalten (und versuchen, erste Kundenmeinungen einzuholen) und viele Dinge mehr. Bleiben Sie uns also gewogen.

Dann bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes, erholsames und möglichst schneefreies Wochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus!

Veröffentlicht unter Service | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Warum sich die Qualitätsmanagement-Zertifizierung von Anwaltskanzleien immer mehr lohnt

Publiziert am 21. März 2013 von Michael Hülskötter

Ich habe heute im Zuge meiner Blog-Recherche einen interessanten Beitrag gefunden, der sich intensiv mit den Erfahrungen eines Anwalts mit der QM-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 befasst. Ich will jetzt hier gar nicht den Artikel wiedergeben, sondern lieber versuchen, die wesentlichen Erkenntnisse des RA Schäffer zusammenzufassen. Daraus lässt sich nämlich sehr gut ableiten, warum das Qualitätsmanagement innerhalb einer Kanzlei eine sinnvolle Sache ist. Und warum es sich immer mehr lohnt, die eigenen QM-Maßnahmen von einer unabhängigen Stelle wie dem TÜV zertifizieren zu lassen.

Zunächst einmal: das Implementieren eines Qualitätsmanagements gemäß DIN EN ISO 9001:2008 ist generell eine aufwändige Angelegenheit – aufwändig in Sachen Zeit und aufwändig in monetärer Hinsicht. Wenn man sich allerdings nicht zu einer Einzelzertifizierung entschließt, sondern dies im Verbund erledigen lässt, reduziert sich Aufwand für das Erstellen eines notwendigen Handbuchs und die anfallenden Kosten ganz erheblich.

Der Trick dabei: erstens ist das QM-Handbuch standardisiert und muss nur an die besonderen Gegebenheiten der jeweiligen Kanzlei angepasst werden. Und zweitens wird bei der sogenannten Matrixzertifizierung nicht jede einzelne Kanzlei seitens des zuständigen Stelle geprüft, sondern es wird nur bei einer kleinere Gruppe von Kanzleien im Stichprobenverfahren das Audit durchgeführt.

Und genau diese Matrixzertifizierung bietet Hülskötter & Partner seinen Kunden an, ganz gleich, ob diese Advoware einsetzen oder nicht. Hierfür haben wir gemeinsam mit unserem Partner, der MKK Konzept GbR, ein Handbuch entwickelt, das die wesentlichen und häufig wiederkehrenden Abläufe einer Anwaltskanzlei bestmöglich abbildet. Und die spezifischen Anforderungen erarbeiten wird gemeinsam mit den Kanzleien, die ein QM-Zertifikat erwerben möchten.

Sieht man sich jedoch die Kosten hierfür an, muss die Frage erlaubt sein, ob sich der ganze Aufwand lohnt. Schließlich zahlen Sie alleine im ersten Jahr für Aufnahme ins Matrixsystem und für die Zertifizierung 2.700 Euro, jedes weitere Jahr schlägt mit 1.800 Euro zu Buche. Also, warum sollte man sich trotzdem zertifizieren lassen?

Nun, die Antwort ist ganz trivial: weil immer mehr Versicherungsgesellschaften dazu übergehen, ihren Kunden nur noch TÜV-geprüfte Anwaltskanzleien zu empfehlen. Denn gerade die Punkte Mandatskommunikation und Datenschutz stehen bei HUK, ARAG & Co. mittlerweile ganz weit oben auf der Agenda. Und was die Nicht-Berücksichtigung als Anwalt seitens der Versicherer bedeuten kann, lässt sich recht einfach beziffern.

So erwirtschaftet eine durchschnittliche Anwaltskanzlei mithilfe vermittelter Mandate derzeit einen Jahresumsatz von etwa 24.000 Euro. Wenn Sie das mit den 2.700 bzw. 1.800 Euro vergleichen, die für die Zertifizierung jährlich anfallen, mutet diese Ausgabe im Vergleich zum Verdienstausfall in Sachen HUK, ARAG & Co. geradezu gering an, oder?!

Aber auch für die Abläufe innerhalb Ihrer Kanzlei empfiehlt sich das Qualitätsmanagement. Damit stellen Sie nämlich unter anderem sicher, dass jede Akte richtig angelegt wird, dass Ihre Mandanten schnellstmöglich zurückgerufen werden und die Mitarbeiterschulung ist in den DIN-Vorschriften von EN ISO 9001:2008 ebenfalls geregelt. Und das Gute daran: die Fortbildungsmaßnahmen in Sachen Advoware bekommen Sie als unser Kunde gratis dazu.

Und, wann dürfen wir Sie bei Ihren QM-Maßnahmen unterstützen?

Veröffentlicht unter Advozon, Service | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Advoware-Update 3.23 steht unmittelbar vor der Veröffentlichung

Publiziert am 20. März 2013 von Michael Hülskötter

Es gibt gute Kunde aus dem Hause Advoweb: das nächste Advoware-Update steht vor der Tür, und wir als der führende Vertriebspartner konnten bereits einen Blick werfen auf die geplanten Funktionen und Verbesserungen, die unsere Kunden erwarten dürfen. Zum Update 3.23 gehören folgende Dinge:

Neues Formular für die Zwangsvollstreckung: Die neue Version wird in Advoware 3.23 unter Aktenverwaltung | Inkasso | ZV| Aufträge zur Verfügung stehen. Dort gibt es eine Option PDF, mit der sich ein PDF-Dokument aufrufen lässt, das Sie dem entsprechenden Fall anpassen können.

Für die bessere Handhabung wird Advoware unter Links | Advoweb | Downloads die kostenlose Software Foxit-Reader anbieten, mit der Sie häufig benötigte Zwangsvollstreckungsformulare mit den zugehörigen Daten dauerhaft speichern können. Damit entfällt künftig das ständige Ausfüllen häufig benötigter Dokumente.

Formulargenerator für PfÜbs und Vollstreckungsaufträge: Da die neuen PDF-Formulare für die Zwangsvollstreckung wesentlich umfangreicher und damit auch unübersichtlicher sind, bietet Advoware mit dem Update 3.22 die Möglichkeit, sämtliche Vordrucke so einzustellen, dass Sie künftig mit geringem Aufwand die Formulare ausfüllen können.  Das wird Ihre Arbeit erheblich erleichtern.

Verbesserte Onlineakte: Das Hochladen von Dokumenten und Erstellen von Mitteilungen lässt sich individuell einschränken und anpassen.

Neue Schnittstelle zu e.Consult: Ähnlich wie mit der Drebis-Schnittstelle können Sie mithilfe der neuen e.Consult-Internetverbindung Rechtsschutz-Deckungsanfragen stellen, Rechnungen versenden oder direkt mit der Versicherung korrespondieren – und das alles aus Advoware heraus. Zudem können Sie Kfz-Haftpflicht-Schadensmeldungen via e.Consult verschicken und auch am ADAC AmaDe-Verfahren teilnehmen.

Advoware-Schnittstelle zum zentralen Testamentsregister: Mit dieser neuen Verbindung können Sie künftig neue Einträge im zentralen Testamentsregister vornehmen. Hierzu greifen Sie auf die passenden Onlinedienste der Bundesnotarkammer aus Advoware heraus zu. Da sich die Webdienste aber noch in der Entwicklung befinden, können Sie mithilfe der Advoware-Schnittstelle derzeit nur vorläufige Registrierungen veranlassen. Für die abschließende Registrierung ist die Zuhilfenahme der Bundesnotarkammer-Webseite erforderlich.

Weitere Überarbeitungen:

  • Advophone: automatische Merkfunktion für die Option Telefonnotiz als PDF zur Aktengeschichte; Anzeige der Rufnummer bei Weiterleitung einer Rückrufbitte aus dem Telefoniefenster als Aufgabe per E-Mail; Aktivierung der Schnittstelle auch ohne interne Nachrichtenleiste.
  • Advovoice: Adressaten werden als Aktenbeteiligte angezeigt; NATSpeak wird beim Schließen eines Word-Dokuments automatisch beendet (betrifft Dragon Dictate).
  • Akten/Anschreiben: Im Anschreiben-Kontextmenü können bis zu 20 Briefköpfe hinterlegt werden; Kontenvoreinstellungen können erweitert angezeigt werden.
  • und weitere Funktionen.

Sobald das Update verfügbar ist, werden wir Sie darüber selbstverständlich informieren und weitere Informationen zu den Verbesserungen und Neuerungen veröffentlichen.

Veröffentlicht unter Service, Software | Verschlagwortet mit , | Hinterlasse einen Kommentar

Runderneuerte Onlineakademie erfolgreich gestartet! Ein Erfahrungsbericht.

Publiziert am 19. März 2013 von Michael Hülskötter

Gestern war es also soweit: um 15:30 Uhr startete das erste Webinar der runderneuerten Advoware Onlineakademie, und ich war dabei. Nicht, dass ich ein Advoware-Anwender bin, aber es hat mich einfach interessiert, wie die Kollegin Sanning das Thema Akten-Anlage aufbereitet und präsentiert während der 90 Minuten, die ihr zur Verfügung standen. Und ich muss sagen: sie macht das richtig gut!

Drei Fallbeispiele, viele nützliche Tipps

Da wäre zum einen die Präsentation zu nennen. Anhand von drei Fallbeispielen aus den Bereichen Familienrecht, Verkehrsrecht und Zwangsvollstreckung lernen die Teilnehmer, wie sie für diese drei typischen Anwendungsbereiche die jeweils passende Akte anlegen. Und zwar mit allem Zipp und Zapp. Dabei konnten alle Anwesenden unter anderem lernen, dass man…

… mit dem Tastenkürzel F2 eine neue Akte anlegt

… stets den richtigen Sacharbeiter zuordnen sollte

… den Gegenstandswert beliebig anpassen kann

… kurze und lange Notizen anlegen kann

… Termine per rechter Maustaste und Kontextmenü blitzschnell einträgt

… den Bearbeitungsort von “Zuhause” auf “Kanzlei” ändern sollte, wenn man sie wieder mit ins Büro bringt

… Stundensätze pro Akte anlegen kann

… vier Freifelder so erstellen kann, wie es den Anforderungen am besten entspricht

… mit der Taste F9 neue Beteiligte hinzufügt.

Darüber hinaus zeigte die Kollegin Sanning, wie man das zuständige Gericht aus der umfangreichen Advoware-Datenbank hinzufügt, wie man den Handaktenbogen ausdruckt und wie sich mit wenig Aufwand Unterakten anlegen lassen, die eigenständige Akten darstellen und die mit der Hauptakte verknüpft sind. Begeistert hat mich aber auch die erweiterte Suchfunktion von Advoware, mit der sogar per Phonetik nach einem Namen gesucht werden kann, den man möglicherweise nicht richtig verstanden hat.

Und klar, Frau Sanning hatte noch ein paar wichtige und nützliche Tipps während der 90 Minuten parat. Dazu gehört auf jeden Fall der Hinweis, Akten und Adressen möglichst sorgfältig auszufüllen. Dann klappt die Betreuung des Mandanten optimal. Und falls der Ton während des Webinars mal ausfallen sollte, hilft ein kurzes Beenden und neu Starten der zugehörigen Software GoToMeeting, damit man wieder alles hört – und sieht.

Unterlagen nach der erfolgreichen Teilnahme am Webinar

Heute morgen kam eine Mail bei mir an, die sich bei mir für meine Teilnahme am Webinar bedankt hat. Sehr nett! Und eine zweite hatte drei Dokumente im Anhang: die Schulungsmappe mit allen wichtigen Schritten in Sachen Aktenanlage und -bearbeitung, die drei Fallbeispiele aus dem Webinar und eine kleine Hausaufgabe, die aus vier Aufgaben besteht, die man als Webinar-Teilnehmer innerhalb von einer Woche beantworten und an Hülskötter & Partner zurücksenden sollte.

Zumindest ist das die Voraussetzung für das Einzelzertifikat für das Webinar “Intelligente und rationelle Aktenbearbeitung I“.  Und wenn Sie an allen 14 Webinar erfolgreich teilgenommen haben, bekommen Sie am Ende des Webinarblocks ihr ganz persönliches Zertifikat “Fit für Kanzleimangement 2.0″. Das ist doch was!

Ach ja: alle weiteren Webinartermine finden sie im zugehörigen Blogbeitrag. Und wenn Sie noch nicht wissen sollten, wie Sie sich für die Webinare anmelden können: bitte schön, in diesem Artikel zeigen wir es Ihnen ganz genau.

Veröffentlicht unter Kunden-Webinare, Service | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Onlineakademie startet heute neues Programm! Machen Sie sich fit für Kanzleimanagement 2.0

Publiziert am 18. März 2013 von Michael Hülskötter

webinar

Hinweis: Für die Teilnahme an den Webinaren von Hülskötter & Partner sollten Sie rechtzeitig vor dem Start des Online-Seminars die Software GoToMeeting auf Ihrem Rechner installieren. Dies gelingt am besten mithilfe des Internetlinks, der in die E-Mail integriert ist, die wir Ihnen zu Erinnerungszwecken am Tag des Webinars zuschicken. Falls Sie die Software erst mit Erhalt der E-Mail installieren, klicken Sie ein zweites Mal auf den Link in der Mail. Damit “landen” Sie automatisch in Ihrem Webinar.

Heute ist es also soweit: Hülskötter & Partner starten ihre runderneuerte Onlineakademie. Webinare reloaded, sozusagen!

Das Kernstück unserer neuen, virtuellen Seminarplattform sind 14 teils ganz neu gestaltete Webinare, mit denen wir Sie fit machen wollen für das Kanzleimanagement 2.0. Hinter diesem Begriff steckt unser Bestreben, Ihnen sämtliche Werkzeuge und sämtliches Know-how an die Hand zu geben, die für das Betreiben einer erfolgreichen Anwaltskanzlei notwendig sind. Dazu gehören folgende Themen, für die die ersten Termine bereits feststehen:

Intelligente und rationelle Aktenbearbeitung (bestehend aus zwei Teilen)

Webinartermine I: 18.3.2013, 15:30 Uhr UND 19.3.013, 9:30 Uhr

Webinartermine II: 21.3.2013, 9:30 Uhr UND 22.2.2013, 15:30 Uhr

Effiziente Beteiligtenverwaltung und Mandatsakquise I

Webinartermine: 25.3.2013, 9:30 Uhr UND 26.3.2013, 15:30 Uhr

Termine, Wiedervorlagen, Fristen und Steuerung der Mandatsakquise II

Webinartermine: 27.3.2013, 9:30 Uhr UND 28.3.2013, 15:30 Uhr

Anwaltsvergütung inkl. Zeithonorarerfassung, Budgetüberwachung und Controlling

Webinartermine: 4.4.2013, 15:30 Uhr UND 5.4.2013, 9:30 Uhr

Mandantenbuchhaltung, automatisierte Mahnwesen, OP-Liste, gezielte Liquiditätsverbesserung

Webinartermine: 8.4.2013, 15:30 Uhr UND 9.4.2013, 9:30 Uhr

Forderungsmanagement und EGVP: automatisiertes Forderungsmanagement mit Advoware

Webinartermine: 11.4.2013, 15:30 Uhr UND 12.4.2013, 9:30 Uhr

Kanzleispezifische Textverarbeitung, Zeit sparen mit Textbausteinverwaltung, Mandatsakquise III

Webinartermine: 15.4.2013, 15:30 Uhr UND 16.4.2013, 9:30 Uhr

Finanzbuchhaltung und halbautomatische Kontoauszugsverarbeitung im Electronic Banking

Webinartermine: 18.4.2013, 15:30 Uhr UND 19.4.2013, 9:30 Uhr

Zeitsparendes Diktieren mit Advovoice, das digitale Diktat, und mobileDictate Plus

Webinartermine: 22.4.2013, 15:30 Uhr UND 23.4.2013, 9:30 Uhr

Favoriten aufgabenorientiert einrichten, Services, Zusatzmodule, Onlineakte, Advocom Inkasso

Webinartermine: 25.4.2013, 9:30 Uhr UND 26.4.2013, 15:30 Uhr

Pro-Aktiv Mandanten informieren, Mobilität und Flexibilität der anwaltlichen Arbeit steigern

Webinartermine: 29.4.2013, 15:30 Uhr UND 30.4.2013, 9:30 Uhr

Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2008 rationell einführen

Webinartermine: stehen noch  nicht fest

Die ISO Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 als Instrument des Kanzleimarketing einsetzen

Webinartermine: 28.3.2013, 18:00 Uhr UND 11.4.2013, 18:00 Uhr

Und damit Sie auch etwas in der Hand halten können nach den 14 Webinare, erhalten Sie von uns ein Zertifikat, das Ihnen bescheinigt, “fit für das Kanzleimanagement 2.0″ zu sein.

Ach ja: Von der Onlineakademie profitieren nicht nur die Fachkanzleiangestellten, sondern auch die Kanzleibetreiber selbst. Denn sie stellen mit der Teilnahme an der Advozon Onlineakademie sicher, dass ihre Mitarbeiter bestmöglich geschult werden. Und das ist schließlich eine der Voraussetzungen für das zertifizierte Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2008.

So, und falls Sie noch nicht angemeldet haben sollten: im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, wie das genauso funktioniert.

Veröffentlicht unter Kunden-Webinare, Service | Verschlagwortet mit , , , | 3 Kommentare

Neue Formulare für die Zwangsvollstreckung in Advoware individuell anpassbar

Publiziert am 15. März 2013 von Michael Hülskötter

Wussten Sie eigentlich schon, dass seit dem 1. März 2013 die Übergangsfrist für die neuen Formulare für die Zwangsvollstreckung abgelaufen ist? Das bedeutet, dass die alten ab sofort nicht mehr gelten und Sie die neuen verwenden müssen. Dies betrifft folgende Fälle:

  • Antrag Erlass einer richterliche Durchsuchungsanordnung,
  • Antrag auf Erlass eines Pfändungs- Überweisungsbeschlusses insbesondere wegen gewöhnlicher Geldforderungen
  • Antrag auf Erlass eines Pfändungs-Überweisungsbeschlusses wegen Unterhaltsforderungen.

Nun ist es aber so, dass die Formulare erheblich länger geworden sind, da sie laut Gesetzgeber „eine Vielzahl von Fallgestaltungen“ berücksichtigen sollen, um damit die Antragsteller beim Ausfüllen der Formulare zu unterstützen. Außerdem sollen vor allem die Formulare für den Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses ausreichend Platz bieten, um zusätzliche Anträge stellen oder dem Gericht zusätzliche Informationen zukommen lassen zu können.

Diese ausführlichen Formulare sind allerdings nicht allen Fällen sinnvoll, sodass die Advoweb beschlossen hat, die neuen Formulare in Advoware so zu gestalten, dass Sie diese Ihren ganz besonderen Erfordernissen anpassen können. Das bedeutet, dass Sie mit dem geplanten Advoware-Update die Formulare mithilfe interaktiver Steuerelemente so voreinstellen können, damit Ihre ganz speziellen Anforderungen bestmöglich berücksichtig werden. Das erleichtert und beschleunigt das Ausfüllen der neuen Formulare ganz erheblich.

Das zugehörige Advoware-Update erfolgt im Laufe der nächsten Woche, sodass Sie dann die neuen Formulare für die Zwangsvollstreckung optimal nutzen können. Wir geben Ihnen hier auf diesem Blog sofort Bescheid, sobald Sie die neue Advoware-Version installieren können.

Übrigens: die neuen Formulare stehen schon seit Advoware 3.22 in ihrer überarbeiteten Form bereit, allerdings werden sie mit dem kommenden Update nochmals angepasst, sprich vereinfacht. Damit Sie es noch komfortabler haben. Denn das ist es, was uns jeden Tag aufs Neue antreibt: zufriedene Kunden.

Veröffentlicht unter Interna, Software | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Jetzt anmelden: kostenloses Webinar „Qualitätsmanagement mit TÜV-Zertifikat in der Anwaltskanzlei“

Publiziert am 11. März 2013 von Michael Hülskötter

Hülskötter & Partner hat sich einer großen, neuen Leidenschaft verschrieben: dem zertifizierten Qualitätsmanagement. Denn wir glauben, dass es für beiden Seiten große Vorteile mit sich bringt, wenn eine unabhängige Stelle wie der TÜV mithilfe eines standardisierten Verfahrens sämtliche Abläufe einer Anwaltskanzlei überprüft und dann feststellt: ja, dieser Kanzlei kann man als Mandant vertrauen.

Umgekehrt profitiert aber auch die Anwaltskanzlei von der Zertifizierung gemäß der DIN-Norm EN ISO 9001:2008. So gehen beispielsweise immer mehr Versicherer dazu über, nur noch mit zertifizierten Anwälten und Kanzleien zu kooperieren, da sie ihren Kunden die bestmögliche juristische Unterstützung zukommen lassen wollen. Was wiederum potenziellen Mandanten die Gewissheit gibt: ja, diesem Anwalt oder dieser Kanzlei kann ich mich anvertrauen, da dort Prozesse genau definiert sind, meine Unterlagen nicht einfach nur abgelegt werden, man dort keine Termine vergisst, und, und, und.

Qualitätsmanagement in der Anwaltskanzlei wird immer wichtiger

Sie sehen also, das Thema Qualitätsmanagement wird künftig einen immer größeren Stellenwert genießen, und wir unterstützen Sie dabei so gut wie möglich, da wir einen zeit- und geldsparenden Weg gefunden haben, Ihre Kanzlei zu zertifizieren. Und das mit einem weitaus geringeren Aufwand, als wenn Sie dies auf „eigene Faust“ erledigen wollten. Das Zauberwort lautet Matrix-Zertifizierung, also das Überprüfen des TÜVs auf Stichprobenbasis, was das Ganze erheblich beschleunigt.

Damit entstehen für Sie deutlich weniger Kosten, aber auch der vorbereitende Aufwand hält sich in Grenzen, da wir ein Handbuch entwickelt haben, das einen Großteil aller relevanter Arbeiten und Prozesse einer typischen Anwaltskanzlei bereits abdeckt. Und bei den individuellen Anpassungen helfen wir Ihnen sehr gerne.

Falls Sie sich das Ganze noch ein wenig genauer anhören und -sehen wollen, empfehle ich Ihnen die kostenlose Teilnahme am kostenlosen Webinar „Qualitätsmanagement mit TÜV-Zertifikat in der Anwaltskanzlei“. Dieses einstündige Onlineseminar findet am kommenden Donnerstag, den 14. März 2013 statt und zeigt Ihnen, welche Schritte notwendig sind, um Ihre Kanzlei zertifizieren zu lassen. Und was das Ganze kostet, erfahren Sie natürlich auch. Das Webinar beginnt um 18:00 Uhr und endet um 19:00 Uhr.

Melden Sie sich am besten gleich dazu an. Wir freuen uns auf Sie!

Veröffentlicht unter Kunden-Webinare, Service | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Schon heute für neue Onlineakademie anmelden und die besten Plätze sichern: So loggen Sie sich ein und buchen Seminare

Publiziert am 7. März 2013 von Michael Hülskötter

Nur mit dem richtigen Schulungsangebot lassen sich komplexe Software-Anwendungen optimal einsetzen und nutzen. Folgerichtig liegt uns es besonders am Herzen, dass unsere Kunden mit unserer Anwaltssoftware Advoware bestmöglich umgehen können. Daher haben wir unsere Onlineakademie vollständig überarbeitet und mit neuen und verbesserten Inhalten bestückt. Soll heißen, dass unsere Kunden ab dem 18. März 2013 auf 14 teilweise komplett neu gestaltete Webinare zugreifen können, die vor allem eins leisten: die wichtigsten Fragen rund um Advoware beantworten.

Aber nicht nur die Inhalte haben wir optimiert, sondern auch die Anmeldeprozedur, mit der wir die kostenlose Teilnahme an den insgesamt 14 Webinaren für unsere Kunden garantieren können. Daher folgt an dieser Stelle eine genau Beschreibung, die Ihnen helfen soll, problemlos auf die neue Onlinakademie zugreifen und diese richtig nutzen zu können.

1. Der direkte Einstieg in die Anmeldung erfolgt am schnellsten über den zugehörigen Link www.huelskoetter.info/gutschein. Es öffnet sich ein neues Fenster, dass eine Lizenznummer und einen Gutscheincode abfragt, die Sie beide eintragen müssen. Die Lizenznummer finden Sie in Ihrem Advoware-Vertrag, den Gutscheincode haben wir auf Ihrem Ausbildungsgutschein vermerkt, den Sie von uns erhalten haben. Falls dies nicht der Fall sein sollte, schicken Sie uns am besten eine E-Mail, wir lassen Ihnen dann Ihre Gutscheincodes zukommen.

2. Sie werden auf eine neue Seite verwiesen, in der Sie eine E-Mail-Adresse und den Kanzleiansprechpartner in Sachen Onlineakademie angeben. Zudem müssen Sie ein Kennwort vergeben, das aus mindestens sechs Zeichen besteht. Bei der erforderlichen E-Mail-Adresse kann es sich um eine beliebige Adresse handeln, am besten vergeben Sie eine eigene E-Mail-Adresse, die ausschließlich für die Kommunikation mit Hülskötter & Partner zum Einsatz kommt.

3. Das Abschicken Ihrer Daten hat zur Folge, dass Sie eine E-Mail erhalten, in der ein Bestätigungslink enthalten ist, den Sie anklicken müssen, um Ihr Akademiekonto zu aktivieren. Erst dann können Sie es vollumfänglich nutzen.

4. Per Mausklick auf den Bestätigungslink landen Sie wieder in der Onlineakademie, wo Sie jetzt Ihre Kanzleidaten ergänzen, Mitarbeiter für die Akademie anmelden sowie die aktuellen Termine der geplanten Webinare abrufen können.

5. Dabei ist vor allem das Anmelden der Mitarbeiter wichtig, die an den Webinaren teilnehmen sollen, damit wir sie auf diesem Weg fit für unsere Anwaltssoftware und das Kanzleimanagement 2.0 machen können. Klicken Sie hierzu auf “Mitarbeiter” und legen Sie die Person per Mausklick auf “Neu” an. Der erste Mitarbeiter kann mithilfe des Gutscheincodes aktiviert werden, den Sie für den Zugang zur Onlineakademie verwendet haben. Für jeden weiteren benötigen Sie einen separaten Gutscheincode, den Sie per Ausbildungsgutschein von uns erhalten haben. Tragen Sie den Namen des Mitarbeiters ein, seine E-Mail-Adresse, den Beruf, das Geburtsdatum und seine bevorzugten Interessensgebiete. Diese sind zu einem späteren Zeitpunkt wichtig. Klicken Sie auf “Speichern”.

6. Wenn Sie einen weiteren Mitarbeiter anlegen wollen, klicken Sie auf den Menüeintrag “Gutscheine” und tragen Sie dort einen weiteren Gutscheincode ein, den Sie von uns erhalten haben. Anschließend können Sie wie unter Schritt 5 beschrieben eine weitere Person eintragen. Übrigens haben wir Ihnen je erworbener Advoware-Lizenz einen Gutschein zugesandt.

7. Um einen oder mehrere Mitarbeiter für ein oder mehrere Webinar anzumelden, klicken Sie auf den Menüeintrag “Termine”. Sie bekommen sämtliche Onlineseminare angezeigt. Wenn Sie die Maus über ein Webinar positionieren, bekommen Sie eine Kurzbeschreibung der Kursinhalte angezeigt. Unterhalb des jeweiligen Namen befinden sich ein Kästchen und ein sogenanntes Drop-Down-Menü. Damit können Sie den passenden Termin des zugehörigen Webinars per Mausklick auswählen. Er wird dann in das Kästchen darunter eingetragen. Damit stellen Sie Ihr ganz persönliches Webinar-Programm zusammen.

Hinweis: Damit Sie auf keinen Fall eines unserer Webinare verpassen, bekommen Sie rechtzeitig eine Erinnerungs-Mail zugeschickt, in der wir Sie auf das geplante Onlineseminar hinweisen. So als kleiner Zusatz-Service.

8. Unter dem Menüpunkt “Seminarforum” stehen nach jedem erfolgten Webinar ein eigener Forumseintrag zur Verfügung, in dem Sie all Ihre Fragen los werden können, die sich im Zusammenhang mit dem Webinar ergeben. Dort können Sie auch mit anderen Webinar-Teilnehmern über Advoware & Co. diskutieren.

9. Über den Menüpunkt “Logout” melden Sie sich von der Akademie per Mausklick wieder ab.

Noch ein, zwei Tipps: Natürlich helfen wir Ihnen gerne bei der Beantwortung Ihrer Fragen, aber leider erlaubt die Bandbreite unseres Supports keine individuellen Webinare oder ähnliche Zusatzdienste. Falls Sie also Fragen haben rund um die Anwaltssoftware Advoware, sollte Ihre erste Adresse stets das zugehörige Webinar sein, in dem Sie alles Wichtige zu unserer Kanzleisoftware und weiteren Diensten wie der QM-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 erfahren. Und falls Sie mehr wissen wollen zu den einzelnen Inhalten der Webinare: diese haben wir hier schon ausführlich besprochen.

Veröffentlicht unter Kunden-Webinare, Service | Verschlagwortet mit , | 14 Kommentare

Neues Philips-Diktiergerät anschaffen und 100-Euro-Rabatt sichern!

Publiziert am 6. März 2013 von Michael Hülskötter

Beim Kauf eines Philips-Geräts mit gleichzeitigem Einsenden Ihres alten Diktiergerätes gewähren wir 100 Euro RabattWie wir aus zahlreichen Gesprächen und anhand unserer Verkaufsstatistiken wissen, bevorzugen viele Anwälte und Juristen zum Einsprechen ihrer Korrespondenz immer noch das gute, alte Diktiergerät – aller Smartphone-Diktier-Apps zum Trotz. Zu komfortabel erscheint vielen das einhändige Benutzen der Geräte und die gewohnte Anordnung der Tasten, mit denen die Aufnahme gestartet, pausiert und beendet werden kann.

Und da wir die Wünsche und Vorlieben unserer Kunden ernst nehmen, bieten wir gemeinsam mit unserem Exklusivpartner Speech Processing Solutions Germany GmbH (die ehemalige Diktiersektion von Philips) etwas ganz Besonderes an: Wenn Sie uns Ihr altes Diktiergerät zusenden und dafür ein Philips-Diktiergerät bei uns käuflich erwerben, gewähren wir einen Rabatt (auf neudeutsch: Cashback-Prämie) in Höhe von 100 Euro pro Gerät. Und, wie finden Sie das?!

Falls Sie also ein neues Philips-Diktiergerät kaufen wollen (oder auch zwei oder drei), füllen Sie dieses Faxformular vollständig aus und schicken es an die Faxnummer 02573/9393185. Damit Sie uns Ihr altes Gerät nicht aufwändig zuschicken müssen, vermerken Sie doch bitte im Feld “Retourniertes Gerät” neben der Marke und Modellbezeichnung, dass Sie das Diktiergerät ordnungsgemäß entsorgt haben.

Bei den infrage kommenden Philips-Geräten, auf die wir die 100 Euro Rabatt gewähren, handelt es sich übrigens um das LFH9610 und LFH9630. Beide Geräte bieten eine hervorragende Tonqualität und eignen sich daher sehr gut für den Einsatz in Sachen Spracherkennung. Darüber hinaus sind beide Diktiergerät ergonomisch geformt und liegen auch wegen des hochwertigen Metallgehäuses sehr gut in der Hand.

Also, worauf warten Sie noch? Selten war es so lukrativ, an ein Philips-Diktiergerät heran zu kommen. Wir freuen uns auf Ihr Fax! Die Cashback-Aktion läuft bis zum 15. April 2013. Lassen Sie sich aber am Besten nicht mehr allzu viel Zeit.

Ach ja, einen Hinweis habe ich noch für Sie: wie ich hier schon einmal berichtet habe, bieten wir allen Kunden, die Philips-Diktiergeräte über Hülskötter & Partner kaufen, einen ganz besonderen Service: für die Lebensdauer der bei uns erworbenen Diktiergeräte gewähren wir einen Software-Support, der Ihnen bei der Integration des Philips-Diktiergeräts in Advoware und Advovoice, das digitale Diktat, behilflich ist. Denn wenn wir etwas nicht mögen, ist es der Satz: “Das geht uns leider nichts an!”.

Veröffentlicht unter Service | Verschlagwortet mit , , | Hinterlasse einen Kommentar

Die neue Onlineakademie: Textverarbeitung mit Advoware individuell und effizient nutzen

Publiziert am 15. Februar 2013 von Michael Hülskötter

Die Korrespondenz mit Mandanten, Gerichten und sonstigen Aktenbeteiligten zählt zum täglichen Brot einer Kanzlei. Aus diesem Grund haben wir eine Symbolleiste programmiert, die sich automatisch in Microsoft Word integriert. Damit stehen innerhalb der Textverarbeitungsanwendung automatisch die wichtigsten Funktionen zur Verfügung, was das Erfassen und Zuordnen von anwaltlichen Schreiben ergeblich vereinfacht.

Zudem bietet das Word-Modul von Advoware zahlreichen Mustertexte und Textbausteine, die Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen sollen. Diese können Sie natürlich allesamt Ihren Bedürfnissen anpassen.

Wie dies alles genau funktioniert, zeigen wir Ihnen in unserem zugehörigen Webinar, das sich ausführlich mit folgenden Themen befasst:

  • Die Advoware-Symbolleiste in Microsoft Word genau erklärt
  • Korrespondenz aus der richtigen Akte heraus erstellen
  • Kentnisnahmezettel erstellen und anpassen
  • Musterschriftsätze verwenden
  • Digitale Unterschrift erstellen und in Schriftstücke einfügen
  • Eigene Mustertexte erstellen und anlegen
  • Alternative Textpassagen in Mustertexten erstellen und auswählen
  • Textbausteine erstellen, anlegen, ändern, löschen und verwenden
  • Honorarvorlagen ändern
  • Zwangsvollstreckungsmaßnahmen anpassen
  • Vorhandene Expresstexte ändern
  • Eigene Expresstexte erstellen

Das Tolle an der neuen Onlineakademie: Wir stellen Ihnen als Teilnehmer das komplette Skript zur Verfügung, mit dem Sie nach dem Webinar weiterarbeiten und die wichtigsten Einzelschritte in Ruhe nachvollziehen können. Das erspart in vielen Fällen den Blick in das sehr umfangreiche Handbuch, das Ihnen selbstverständlich auch zur Verfügung steht.

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes Wochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus!

Veröffentlicht unter Service, Software | Verschlagwortet mit , | Hinterlasse einen Kommentar

Die neue Onlineakademie: Advoware mithilfe von Favoriten und nützlichen Zusatzprogrammen optimal nutzen

Publiziert am 14. Februar 2013 von Michael Hülskötter

Unsere Kanzleisoftware Advoware bietet vom ersten Moment an sämtliche Funktionen, die Sie als Jurist für die Organisation Ihrer Anwaltskanzlei täglich benötigen. Allerdings stehen in Advoware weitere Optionen bereit, mit denen Sie Ihre Mandanten noch besser verwalten können. Hierzu gehören beispielsweise sogenannte Favoriten, die Sie frei definieren können und diverse Zusatzmodule, mit denen Sie noch mehr aus unserer Anwaltssoftware herausholen. Namentlich sind das die Tools zur Datensicherung, Advoscan, die Onlineakte, das interne Nachrichtensystem und Advocom Inkasso.

Damit Sie diese Werkzeuge so optimal wie möglich einsetzen und Ihren Bedürnissen anpassen können, haben wir ein Webinar konzipiert, das 90 Minuten lang auf die Besonderheiten der Favortiten und der genannten Zusatzmodule ausführlich eingeht. Die Inhalte des Onlineseminars stellen sich wie folgt dar:

  • Favoritenleiste innerhalb des Advoware Explorer individuell anpassen
  • Neue Favoriten per rechtem Mausklick anlegen und löschen
  • Reihenfolge der Favoriten ändern
  • Favoriten mithilfe von Ordnern effizient organisieren
  • Häufig genutzte Texte als Expresstexte anlegen und anpassen
  • Liste der wichtigsten Tastaturkürzel drucken
  • Die detaillierte Aktensuche mithilfe der Taste F8 starten
  • Advoware-Datensicherung richtig einstellen
  • Datenbanken wiederherstellen, neu anlegen, überprüfen und defragmentieren
  • Aktennummern erzeugen
  • Prozesskostenrisikorechner richtig benutzen
  • Zinsrechner optimal einsetzen
  • Unterhalts- und Pfändungstabellen in Advoware öffnen
  • Mit Advoscan digitale Eingangspost den richtigen Akten zuordnen
  • Die Onlineakte richtig einstellen
  • Mandanten für den Zugriff auf Onlineakte freigeben
  • Dokumente für gemeinsamen Zugriff innerhalb der Onlineakte freigeben
  • Termine gemeinsam via Onlineakte verwalten
  • Interne Textnachrichten innerhalb der Kanzelei versenden
  • Mit Advocom Inkasso Forderungen von Mandanten automatisiert verwalten und einfordern
  • Forderungsdaten mit Advocom Inkasso importieren
  • Aktenanlage anpassen

Das Tolle an der neuen Onlineakademie: Wir stellen Ihnen als Teilnehmer das komplette Skript zur Verfügung, mit dem Sie nach dem Webinar weiterarbeiten und die wichtigsten Einzelschritte in Ruhe nachvollziehen können. Das erspart in vielen Fällen den Blick in das sehr umfangreiche Handbuch, das Ihnen selbstverständlich auch zur Verfügung steht.

Veröffentlicht unter Service, Software | Verschlagwortet mit , | 1 Kommentar