Vor einer ganzen Weile schon durfte ich mit Rechtsanwalts und Notar Jochen Kopp eine Reihe von Videos aufzeichnen. Dabei ist unter anderem das folgende herausgekommen, in dem er über die Vorzüge digitaler Anwaltskanzleien spricht, welche Hürden dabei zu überwinden sind und wie eine Software wie advoware hilft, diesen Weg erfolgreich zu meisten.
Darin unterscheiden sich „traditionelle“ von digitalen Anwaltskanzleien
Traditionelle, also eher papierbezogene Anwaltskanzleien funktionieren laut Herrn Kopp genauso wie digitale. Allerdings erzeugen viele Abläufe bei den weniger digitalisierten Kanzleien einen höheren Arbeitsaufwand. Darüber hinaus stellen analoge Arbeitsschritte mehr Fehlerquellen dar, woraus ein erhöhter Kontrollaufwand resultiert. Für eine digitale Kanzlei sprechen außerdem geringere Personalkosten, da sich zahlreiche Arbeitsschritte halb- bis vollautomatisch erledigen lassen.
Klar, eine moderne IT-Infrastruktur kostet auch Geld, aber der gesamte Workflow reduziert den benötigten Zeitaufwand und eliminiert monotone Abläufe, was den Spaß an der Arbeit deutlich erhöht, so Jochen Kopp im Gespräch. Zudem verringern automatisierte Arbeitsabläufe, die Bestandteile von wiederkehrenden Workflows sind, die Fehleranfälligkeit von den üblichen manuellen Handgriffen, die im Arbeitsalltag üblich sind.
Umgekehrt kann sich die Arbeit mit Papierakten und anderen Dokumenten negativ auf die Arbeitsmoral auswirken. Vor allem dann, wenn die Kanzleiangestellten im Austausch mit Kolleg:innen anderer Kanzleien hören, wie einfach Arbeit sein kann. Daraus ergibt sich insgesamt ein nicht zu unterschätzender betriebswirtschaftlicher Aspekt, da nicht nur Zeit, sondern auch enorme Kosten gespart werden können. Daher stellt sich laut Herrn Kopp gar nicht mehr die Frage, ob man digital werden sollte, sondern höchstens wann.
Digitale Kanzleien bieten eine Reihe von Vorzügen
Der wesentliche Vorteil einer digitalen Kanzlei liegt laut Herrn Kopp eindeutig im schnellen und ortsungebundenen Zugriff auf benötigte Daten und Akten. Aber auch die umfassende Verknüpfung sämtlicher Peripheriegeräte mit der vorhandenen IT-Infrastruktur spricht für die digitale Herangehensweise. Damit lassen sich vorhandene Scanner, Drucker, Diktiergeräte und andere Komponenten deutlich sinnvoller und zielgerichteter nutzen. Damit gelingt beispielsweise das Diktieren und Transkribieren von umfangreichen Schriftsätzen schneller und komfortabler als mit eher analogen Gerätschaften.
Aber auch die Integration der vorhandenen Telefonanlage stellt laut Herrn Kopp einen wesentlichen Vorzug dar. Damit lassen sich zahlreiche Arbeitsschritte schneller ausführen als ohne die Kombination aus Telefonie und Anwaltssoftware. Das gilt auch für den digitalen Postein- und -ausgang, der bei digitalen Kanzleien auf einer zentralen Instanz wie einem E-Mail-Server stattfindet. Auch hiermit lässt sich die gesamte Mandantenkommunikation bequem steuern und erledigen.
Die digitale Kanzlei erfordert ein, zwei Voraussetzungen
Neben den erforderlichen elektronischen Geräten wie Server und Arbeitsplatzrechner steht und fällt das Konzept der digitalen Kanzlei mit der Überzeugungsarbeit, die am besten schon vor der Umstellung erfolgen sollte. Daher stellt das „Mitnehmen“ der involvierten Personen laut Herrn Kopp die größte Hürde dar, wenn es um die eigene digitale Transformation geht.
Denn jahrelang erprobte Abläufe und Prozesse lassen sich ganz selten über Nacht umstellen. Aber der Aufwand lohnt sich, wie er sagt, denn schnell merken die Mitarbeitenden, wie viel mehr Spaß die digitale Kanzlei macht als die analoge. Was wesentlich zur Erfolgsstory des gesamten Teams beiträgt.
Das vollständige Interview mit RA und Notar Jochen Kopp