Erst kürzlich haben wir über die neu gestaltete Hülskötter Kanzleiakademie berichtet. Dort sind aktuell zahlreiche Videokurse für Flatrate-Kunden abrufbar, aber auch die alljährlich wiederkehrende Videoanleitung für den Jahreswechsel können unsere Kunden dort abrufen.
Darüber hinaus entstehen regelmäßig neue Kursangebote, die unseren Kunden helfen sollen, das Beste aus advoware im Speziellen und weiteren digitalen Lösungen im Allgemeinen herauszuholen. Daher planen wir für die nächsten drei Monate folgende Inhalte:
* Der allgemein verfügbare Aktionskurs A2 zur Jahresumstellung wird im Gegensatz zu den Vorjahren um zwei weitere Videos ergänzt. Das betrifft zum einen die geplante Novellierung des KostRÄG, das in angepasster Form am 1. Januar 2021 in Kraft treten soll. Da advoware für das neue KostRÄG schon vorbereitet ist, zeigen wir im Video, an welchen Stellen der Anwaltssoftware Anpassungen vorzunehmen sind. Und in einem zweiten, kurzen Video erläutern wir unseren Kunden, wie sie die Umsatzsteuer-Korrektur am 1.1.2021 von 5/16% auf 7/19% in advoware vornehmen können.
* Ergänzend zu den Jahresumstellungsvideos gibt es den Aktionskurs A3, der sich mit den Neuerungen von advoware intensiv beschäftigt. Dazu gehören auch die Änderungen in advoware bezüglich des KostRÄG und der Umsatzsteuer-Umstellung, allerdings deutlich detaillierter als dies der Fall in den A2-Videos ist. Aus diesem Grund haben ausschließlich unsere Flatrate-Kunden Zugriff auf den A3-Videokurs. Update: Der Bundesrat hat die Novellierung des KostRÄG einstimmig beschlossen. Damit kann es zum 1. Januar 2021 in Kraft treten – die rechtzeitige Unterzeichnung durch den Bundespräsidenten und die Verkündung im Bundesgesetzblatt vorausgesetzt.
* Im Vertiefungskurs V9 zeigt unser technischer Leiter Ralf Lengers im Detail, wie sich advoware mithilfe der gegebenen Technik bestmöglich verwalten lässt. Dazu gehören Maßnahmen wie das Installieren der regelmäßig erscheinenden Software-Updates, das Bereitstellen neuer Funktionen, etc. Dieses nützliche Webinar startet voraussichtlich im Laufe des Januars. * Ebenfalls im Januar bieten wir im Rahmen unserer virtuellen Workshops den Workflowkurs „W2:Prozessautomatisierung mit advoware“ an. Darin spricht unsere Dozentin Aline Ferner über die Dinge, die im Zentrum der gleichnamigen Online-Workshop-Reihe standen. Das Videoworkshop-Video weist – wie die Workshops auch – interessante und nützliche Inhalte auf. Dazu gehört das automatisierte Verfassen und Versenden von Mandantenschreiben, das Erstellen von Wiedervorlagen/Fristen, das Automatisieren von Inkassoabläufen und vieles mehr.
* Im Laufe des ersten Vierteljahrs 2021 stellen wir zudem ein brandneues Thema in der Hülskötter Kanzleiakademie zur Verfügung, und zwar zum Thema Kommunikation. Unterstützt werden wir dabei von Dr. Alexander Kirchner, einem Fachmann in Sachen Rhetorik und Didaktik. Dr. Kirchner hat erst kürzlich unter dem Titel „#Rhetorik“ ein Buch veröffentlicht. Darin bespricht er zahlreiche Fragen rund um die richtige virtuelle Kommunikation, woraus sich eine Art Online-Knigge ergibt. Dieses Wissen teilt er in unserer Kanzleiakademie in Videoform, und das rund um die Uhr.
Immer öfter erreicht uns die Frage, wie man seinen Arbeitsplatz sinnvoll gestalten kann, um digital arbeiten zu können. Wichtige Voraussetzung unseres Erachtens ist das Modul advoware Viewer, mit dem sich viele Dateiformate anzeigen lassen, ohne die Dateien per Doppelklick öffnen zu müssen. Das spart viel Zeit bei der digitalen Bearbeitung von Dokumenten bzw. der täglichen Post.
Aber auch für andere Anwendungen kann es notwendig werden, dass man diese zum Beispiel gerne neben der Kanzleisoftware-Anwendung sehen möchte. Im analogen Zeitalter hat man sich dafür Urteile, die Akte oder andere Dinge ausgedruckt und auf den Tisch gelegt. Im Zuge der Digitalisierung sollte man dafür Ersatz finden und ein neues digitales zu Hause dafür schaffen. Dafür eignet sich am besten ein zweiter Monitor. Dieser Beitrag soll die hierfür passenden Antworten und Ideen liefern.
Advoware Viewer: Mail-Anhänge komfortabel öffnen – ganz ohne Anwendung
Apple macht es bereits eine ganze Weile vor: Mit der Funktion „Vorschau“ lässt sich nahezu jeder E-Mail-Anhang ansehen, ohne dass die zugehörige Anwendung entweder geöffnet wird oder gar auf dem Rechner installiert ist.
Genau diesem Gedanken sind die advoware-Entwickler der Advo-web GmbH mit advoware Viewer schon ganz früh gefolgt (also möglicherweise schon VOR Apple). Damit lassen sich Dateien in der Aktengeschichte oder dem elektronischen Postein- und -ausgang direkt aus advoware heraus ohne die passende Anwendung ansehen und teilweise sogar bearbeiten.
Denn wie bei Apple können diese Dokumente mit eigenen Notizen bzw. Anmerkungen versehen werden. Erwähnenswert sind insbesondere auch die Funktionen, die über das Kontextmenü der rechten Maustaste im Viewer-Fenster erreichbar sind. Hier können Sie nicht nur direkt Anlagen aus der Vorschau erfassen, also zum Beispiel auf Basis der angezeigten Seiten, sondern auch direkt Aufgaben und Fristen zum Dokument vergeben. Das kann nicht einmal Apple.
Advoware Viewer mit nur einem Monitor ist nicht immer komfortabel
Je öfter man den advoware Viewer nutzt – und wer will das nicht in Zeiten von Digitalisierung und seltener Ausdrucken – desto öfter stellt sich die Frage, ob man das der E-Mail beigefügte Worddokument nicht vollformatig ansehen kann – also beispielsweise auf einem zweiten Monitor. Oder auf demselben Bildschirm, der mehr Sichtfläche bietet.
Ein oder zwei Monitore, das ist hier die Frage
Geht man davon aus, dass der primäre Monitor noch recht neu ist, aber nicht ausreichend genug Sichtfläche für advoware und ein Vorschauelement bietet, ist die Anschaffung eines zweiten Bildschirms sicherlich die bessere Wahl. Denn sieht man sich die Anschaffungskosten für einen 19-Zoll-Monitor an (der derzeit ca. 100 Euro oder etwas mehr kostet), fällt die Antwort auf die Frage „Zweimonitor ja oder nein“ recht klar aus.
Und auch da spielt der advoware-Viewer seine Stärken aus. Denn mit einem einfachen Mausklick auf das Dokument und einer seitlichen Verschiebung des Viewers in Richtung des zweiten Bildschirms, wird das Schreiben des Mandanten auf dem zweiten Monitor in voller Größe angezeigt – was ein echter Mehrwert in Sachen Arbeitskomfort darstellt.
Daneben steht die Option eines einzigen Monitors zur Verfügung. Auch hierfür ist eine Neuanschaffung erforderlich, die allerdings über der eines Zweitbildschirms liegt. So liegen sogenannte 4K-Monitore (die eine doppelte Auflösung eines herkömmlichen Bildschirms bieten) im Preissegment 300 Euro und aufwärts. Man zahlt also für die doppelte Sichtfläche etwa dreimal so viel – die ursprüngliche Anschaffung des bereits vorhandenen Monitors unberücksichtigt.
Für die 4K-Variante spricht der geringere Platzbedarf auf dem Schreibtisch und eine einfachere Handhabung in Sachen Verkabelung und Anschluss am PC. Häufig fällt aber die schnelle und sinnvolle Anordnung von Fenstern auf 4K-Monitoren schneller. Mit Windows 10 ist dies mit wenigen Tastaturkombinationen relativ gut möglich, aber bedarf Einarbeitungszeit und ist auch Geschmackssache.
Event-Hinweis: Lernen Sie uns und unsere Musterkanzlei kennen
Falls Sie sich intensiver mit dem Thema Digitalisierung von Anwaltskanzleien und advoware Viewer beschäftigen wollen, empfehlen wir Ihnen den Besuch einer unserer geplanten Musterkanzlei-Veranstaltungen im nächsten Jahr. Im zugehörigen Blogbeitrag sagen wir Ihnen, wie das genau funktioniert und welche Themen wir dort behandeln.
Der Release Candidate von Advoware 4.1 ist bei ausgewählten Kanzleien bereits im Einsatz. Eine gute Gelegenheit also, heute und an weiteren Tagen die Highlight-Funktionen der kommenden Version unserer Kanzleisoftware ein wenig näher zu beleuchten.
Neben der vollständig überarbeiteten Bedieneroberfläche, der erweiterten E-POST-Schnittstelle, der Serienfunktionen für Wiedervorlagen und Aufgaben sowie den neuen Möglichkeiten bei der Abrechnung nach Zeit hat die Advoweb (die Entwicklerfirma von Advoware) ihrer Kanzleisoftware Advoware 4.1 einen komplett neuen Abfragemanager spendiert. Damit lassen sich häufig benötigte Daten mit wenigen Mausklicks aus der Datenbank extrahieren und übersichtlich darstellen. Auf Wiedersehen, umständlich! Hallo, Komfortabel!
Vor Advoware 4.1 war es sehr umständlich, wollte man bestimmte Daten extrahieren: Kunden riefen bei uns an oder schrieben uns eine E-Mail, um zu beschreiben, welche Daten sie gerade wieder einmal aus der Datenbank benötigten. Diese Anforderung gaben wir dann weiter an die Advoweb, die ihrerseits den dazu erforderlichen SQL-Befehl erstellten. Den haben wir dann unsererseits an den Kunden übermittelt, der diese spezielle Anweisungskette in Advoware übertragen hat. Ergebnis: die benötigten Datensätze anhand der vorher festgesetzten Kriterien.
Per Abfragemanager lassen sich Datensätze anhand bestimmter Kriterien einfach per Mausklick extrahieren
Der Abfragemanager ermöglicht spezielle Daten auf einen Klick
Da das für alle Beteiligten eher unbefriedigend ist/war, hat die Advoweb in ihrer Kanzleisoftware den neuen Abfragemanager integriert, mit dessen Hilfe spezielle SQL-Abfragen innerhalb weniger Sekunden erfolgen. Hierzu müssen unsere Kunden einfach nur die erforderlichen Kriterien per Maus festlegen, und schon werden die dazu gehörigen Daten aus der Datenbank extrahiert und innerhalb des Abfragemanagers übersichtlich dargestellt. Einfacher geht es wohl kaum. Freuen Sie schon auf Advoware 4.1.
Nachdem man mithilfe des Abfragemanagers die Kriterien festgelegt hat, bekommt man die Daten übersichtlich darstellt
Nina Lorenzen im Interview über Advoware 4.1 und mehr
Und falls Sie das noch nicht vollständig überzeugt, haben wir für Sie nachfolgendes Videointerview gedreht, dass wir mit Nina Lorenzen von Hülskötter & Partner geführt haben. Darin spricht sie über Advoware 4.1 sowie die neue Schnittstelle für das digitale Erfassen des Posteingangs: AdvoScan Plus.
Gesetzliche Anforderungen und Normen wie die ISO-Norm 9001 werden zirka alle sieben Jahre auf ihre Aktualität und Zweckmäßigkeit hin überprüft. Daher soll die aktuelle Version 9001:2008 im Laufe des Septembers auf den neuesten Stand gebracht werden. Die vollständige Norm lautet dann DIN EN ISO 9001:2015.
Da unsere Tochtergesellschaft, die advozon Kanzlei Konzept, Anwälte und Anwaltskanzleien bei der Vorbereitung zur erfolgreichen TÜV-Prüfung hinsichtlich einer Matrixzertifizierung unterstützt, halten wir es für angebracht und angemessen, Sie bereits vor Veröffentlichung der angepassten Norm über die wesentlichen Veränderungen zu informieren. Um Ihnen zu aufzuzeigen, welche Konsequenzen damit verknüpft sind. Prozess-, Risiko- und Wissensmanagement: Das ist neu und verbessert
Die wesentlichen Änderungen betreffen vor allem die Bereiche des Prozess-, Risiko- und Wissensmanagements sowie die stärkere Einbeziehung von beteiligten Personengruppen wie Mandanten und Lieferanten. Aber auch übergeordnete Bereiche sind davon betroffen.
>> So muss das QM-System künftig noch stärker an die strategischen Leitlinien des Unternehmens angepasst werden. Damit soll sichergestellt werden, dass das Qualitätsmanagement nicht von der unternehmerischen Ausrichtung entkoppelt, sondern ein fester Teil dessen ist.
>> Aber auch das Einbinden externer Partner und Dienstleister wird wichtiger Bestandteil der Norm 9001:2015 sein. So wird strenger als bisher darauf geachtet, dass Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter ein integraler Bestandteil der zertifizierten Firma sind, da ja auch deren Entscheidungen erhebliche Auswirkungen auf das ISO-zertifizierte Unternehmen haben können.
>> Wie bereits erwähnt, soll das Prozessmanagement stärker als bisher in den Fokus des Qualitätsmanagementsystems rücken. Dazu gehört unter anderem die Forderung Prozesse so zu definieren, dass sich davon klare Ergebnisse ableiten lassen. Aber auch das Erreichen von Prozesszielen soll klarer geregelt werden, mit allen Parametern, die daran verknüpft sind.
>> Neu in der ISO-Norm 9001:2015 ist auch die explizite Zuständigkeit für das Umsetzten der QM-Normen. Damit wird einerseits der QM-Beauftragte überflüssig und soll andererseits dafür sorgen, dass die oberste Leitung einer Kanzlei für die Realisierung der QM-Ziele zuständig ist. Gerade in Sozitäten mit mehreren, gleichberechtigten Partner kann das weitreichende Auswirkungen haben.
Dazu gehört beispielsweise die neue Forderung der ISO-Norm 9001:2015, Risiken und Chancen besser als bisher zu bewerten. Hierfür ist die genaue Identifizierung und Analyse sämtlicher Parameter erforderlich, die den Erfolg und Misserfolg einer Kanzlei maßgeblich beeinflussen können. Das Ganze soll dazu führen, dass mögliche Fehlentwicklungen schneller erkannt und diesen besser entgegengesteuert werden können.
>> Eine umfangreiches Wissensmanagement, das ist ebenfalls eine der Neuerungen, die bei der Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2015 im Vordergrund stehen soll. So wird künftig verstärkt darauf geachtet, dass jedem Mitarbeiter einer Kanzlei das gesamte notwendige Wissen zur Verfügung steht, das er für das Durchführen der Prozesse innerhalb der Kanzlei zur Verfügung steht.
>> Ebenfalls neu und sehr zeitgemäß ist die Abschaffung des QM-Handbuchs in Papierform. Was aber nicht bedeutet, dass sämtliche Prozesse und Vereinbarungen gemäß ISO-Norm 9o01:2015 nicht mehr schriftlich festgehalten werden müssen. Darüber brauchen sich die Kunden von Hülskötter & Partner übrigens keine Gedanken machen, denn mit der Teilnahme an der Matrixzertifizierung stehen sämtliche Unterlagen und Prozessbeschreibungen innerhalb der Onlineakte digital und jederzeit zur Verfügung.
Auch soll mit der überarbeiteten Version der ISO-Norm darauf geachtet werden, dass die Formulierungen innerhalb der QM-Unterlagen einfacher und gleichzeitig verbindlicher gehalten werden. Das soll die entsprechenden Interpretationen der Anforderungen sicherstellen. Mithilfe von advozon Kanzlei Konzept klappt der Umstieg auf ISO 9001:2015
Was die Umstellung von DIN EN ISO 9001:2008 auf 9001:2015 ebenfalls für die Kunden der advozon Kanzlei Konzept bedeutet: Ab Anfang nächsten Jahres steht die neue Version der QM-Zertifizierung vollumfänglich zur Verfügung, also auch für alle Bestandskunden, die Anfang 2016 bereits re-zertifiziert werden. Damit können sie sicher sein, dass die strengen Auflagen der neuen ISO-Norm von Anfang an eingehalten werden. Darüber hinaus helfen wir Ihnen bei den notwendigen Anpassungen Ihrer vorhandenen QM-Dokumentation, damit Ihnen möglichst kein zusätzlicher Aufwand entsteht.
Falls Sie weitere Fragen zur geplanten ISO-Anpassung haben, dürfen Sie uns jederzeit gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder uns eine E-Mail schreiben.
Gesetzliche Anforderungen und Normen