Vor einer ganzen Weile schon durfte ich mit Rechtsanwalts und Notar Jochen Kopp eine Reihe von Videos aufzeichnen. Dabei ist unter anderem das folgende herausgekommen, in dem er über die Vorzüge digitaler Anwaltskanzleien spricht, welche Hürden dabei zu überwinden sind und wie eine Software wie advoware hilft, diesen Weg erfolgreich zu meisten.
Darin unterscheiden sich „traditionelle“ von digitalen Anwaltskanzleien
Traditionelle, also eher papierbezogene Anwaltskanzleien funktionieren laut Herrn Kopp genauso wie digitale. Allerdings erzeugen viele Abläufe bei den weniger digitalisierten Kanzleien einen höheren Arbeitsaufwand. Darüber hinaus stellen analoge Arbeitsschritte mehr Fehlerquellen dar, woraus ein erhöhter Kontrollaufwand resultiert. Für eine digitale Kanzlei sprechen außerdem geringere Personalkosten, da sich zahlreiche Arbeitsschritte halb- bis vollautomatisch erledigen lassen.
Klar, eine moderne IT-Infrastruktur kostet auch Geld, aber der gesamte Workflow reduziert den benötigten Zeitaufwand und eliminiert monotone Abläufe, was den Spaß an der Arbeit deutlich erhöht, so Jochen Kopp im Gespräch. Zudem verringern automatisierte Arbeitsabläufe, die Bestandteile von wiederkehrenden Workflows sind, die Fehleranfälligkeit von den üblichen manuellen Handgriffen, die im Arbeitsalltag üblich sind.
Umgekehrt kann sich die Arbeit mit Papierakten und anderen Dokumenten negativ auf die Arbeitsmoral auswirken. Vor allem dann, wenn die Kanzleiangestellten im Austausch mit Kolleg:innen anderer Kanzleien hören, wie einfach Arbeit sein kann. Daraus ergibt sich insgesamt ein nicht zu unterschätzender betriebswirtschaftlicher Aspekt, da nicht nur Zeit, sondern auch enorme Kosten gespart werden können. Daher stellt sich laut Herrn Kopp gar nicht mehr die Frage, ob man digital werden sollte, sondern höchstens wann.
Digitale Kanzleien bieten eine Reihe von Vorzügen
Der wesentliche Vorteil einer digitalen Kanzlei liegt laut Herrn Kopp eindeutig im schnellen und ortsungebundenen Zugriff auf benötigte Daten und Akten. Aber auch die umfassende Verknüpfung sämtlicher Peripheriegeräte mit der vorhandenen IT-Infrastruktur spricht für die digitale Herangehensweise. Damit lassen sich vorhandene Scanner, Drucker, Diktiergeräte und andere Komponenten deutlich sinnvoller und zielgerichteter nutzen. Damit gelingt beispielsweise das Diktieren und Transkribieren von umfangreichen Schriftsätzen schneller und komfortabler als mit eher analogen Gerätschaften.
Die digitale Kanzlei erfordert ein, zwei Voraussetzungen
Neben den erforderlichen elektronischen Geräten wie Server und Arbeitsplatzrechner steht und fällt das Konzept der digitalen Kanzlei mit der Überzeugungsarbeit, die am besten schon vor der Umstellung erfolgen sollte. Daher stellt das „Mitnehmen“ der involvierten Personen laut Herrn Kopp die größte Hürde dar, wenn es um die eigene digitale Transformation geht.
Denn jahrelang erprobte Abläufe und Prozesse lassen sich ganz selten über Nacht umstellen. Aber der Aufwand lohnt sich, wie er sagt, denn schnell merken die Mitarbeitenden, wie viel mehr Spaß die digitale Kanzlei macht als die analoge. Was wesentlich zur Erfolgsstory des gesamten Teams beiträgt.
Das vollständige Interview mit RA und Notar Jochen Kopp
Wenn eine Anwaltskanzlei nach rund 14 Jahren die Kanzleisoftware gegen eine neue, unbekannte austauscht, ist das natürlich kein einfacher Schritt, wie uns Anwalt Patrick Kreimer aus Essen im Gespräch verraten hat. Warum er es trotzdem getan hat und wie sich advoware auf seine alltägliche Arbeit und die seiner Mitarbeiter:innen auswirkt, sagt er im Video am Ende dieses Beitrags.
Wenn sich im Laufe von 14 Jahren immer wieder kleinere und größere Herausforderungen ergeben, die direkt oder indirekt mit der installierten Kanzleisoftware zu tun haben, ist es wohl an der Zeit, über einen Programmwechsel nachzudenken. Denn die regelmäßigen Anrufe beim Anbieter-Support und die immer wiederkehrenden Programmabstürze hielten Rechtsanwalt Kreimer und sein Team ungewollt von der Arbeit ab.
Aus diesen und weiteren Gründen kam bei ihm eines Tages die Idee auf, eine Alternative zu seiner Kanzleisoftware finden zu wollen. Denn er war mit den Abläufen und Prozessen und deren Effizienz nicht mehr zufrieden. Und so wurde RA Kreimer auf Basis einer kostenlosen Software-Präsentation in Form auf advoware aufmerksam. Obendrein äußerste sich einer seiner Kollegen positiv über die Kanzleisoftware. So kam letztendlich der Wechsel zu advoware zustande, was RA und Notar Kreimer einige Überwindung gekostet hat, wie er im Video zugibt.
Darin unterscheidet sich advoware von anderen Kanzleiprogrammen
Doch was gefällt Patrick Kreimer im Vergleich zu der vorher benutzten Kanzleisoftware besser? Nun, hierbei erwähnt er unter anderem die Bedieneroberfläche, an die er sich und sein Team natürlich erst einmal zu gewöhnen hatten, was mittlerweile aber gut gelungen ist. Darüber hinaus gefällt ihm die intuitive Handhabung von advoware sehr gut. Hierfür nennt er exemplarisch das simple Einrichten von Textbausteinen und das unkomplizierte Korrigieren von Rechnungen. advoware hat es ihm und seinem Kanzleiteam von Anfang an angetan.
advoware reduziert Support-Anrufe und ermöglicht effizienteres Arbeiten
Neben der besseren Handhabung und der intuitiveren Bedienung von advoware im Vergleich zur Vorgängersoftware hat durch den Einsatz der neuen Kanzleianwendung die Häufigkeit der Support-Anrufe deutlich abgenommen. Darüber hinaus hat die Systemstabilität der Kanzlei-PCs deutlich zugenommen, was ein kontinuierliches Arbeiten fördert und ermöglicht. Das war ja von Anfang an die wesentliche Idee des Wechsels zu advoware. Und das ist RA Kreimer mit diesem Schritt gelungen, wie er am Ende des Videos einräumt:
„Wenn wir am Abend nach Hause gehen, haben wir das Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben. Und dann macht das Arbeiten noch mehr Spaß!„
Das komplette Videointerview mit RA/Notar Patrick Kreimer
Der Umstieg von einer gewohnten Arbeitsumgebung auf ein ganz neues Softwaresystem ist meist mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Zudem schwingt oft die Unsicherheit mit, ob die Entscheidung für die neue Anwendung richtig war. Im Falle der Anwaltskanzlei von Frank Bergmann aus Essen vollzog sich der Umstieg auf advoware vollkommen reibungslos. Warum das so war und was der Support von Hülskötter & Partner damit zu tun hat, verrät RA Bergmann in diesem Videobeitrag.
Der wesentliche Grund für den Wechsel zu advoware
20 Jahre lang hat die Kanzlei von Frank Bergmann das Anwaltssystem eines anderen Anbieters genutzt. Der Wechsel am Anfang dieses Jahres war dann unvermeidlich, sodass er sich nach einer anderen geeigneten Software umgesehen hat. Dabei orientierte sich RA Bergmann an der allgemeinen Kundenzufriedenheit mit dem Anwaltssystem. Dabei fiel seine Wahl relativ schnell auf advoware, und das aufgrund der zahlreichen positiven Bewertungen in diversen Foren und auf Facebook.
Diese Einschätzung kann Herr Bergmann nach gerade einmal drei Monaten vollends bestätigen. Denn mit advoware passt alles, wie er sagt, und das von Anfang an. So verliefen die Beratung und die Installation vorbildlich, aber auch die erforderlichen Anpassungen und Korrekturen werden jederzeit zeitnah vorgenommen. Die Zufriedenheit von RA Bergmann und seinem Team könnte kaum also größer sein.
So bewertet RA Bergmann das Gesamtpaket aus advoware und der Betreuung durch Hülskötter & Partner
Wichtig bei einer Anwaltssoftware ist vor allem die perfekte Unterstützung der Kanzlei, und das am besten vom ersten Tag an. Das ist laut RA Bergmann beim Umstieg auf advoware sehr gut gelungen, und das trotz des Wechsels von einem jahrelang genutzten System auf ein völlig neues. Denn mit advoware gab es innerhalb der Kanzlei Bergmann keinerlei Startschwierigkeiten, was verschiedene Gründe hat.
Dazu gehört zum einen die gute Überschaubarkeit der Software, wie RA Bergmann es nennt. Zudem bietet advoware „unfassbar viele Möglichkeiten“, die sich individuell einstellen lassen. Darüber hinaus lässt sich advoware einfach nutzen, sodass kaum Fragen bei der Bedienung aufgetaucht sind bzw. im täglichen Umgang mit advoware entstehen. Das betrifft die wichtigsten Funktionen im Allgemeinen, aber auch spezielle Funktionen wie das beA-Modul. Das erleichtert die tägliche Arbeit der Kanzlei ganz enorm, wie Frank Bergmann in unserem Gespräch betont.
Zudem lobt er explizit die Umstellung vom alten System auf advoware. Das betrifft die Beratung genauso wie die Installation durch unser Supportteam. Beeindruckt hat ihn auch die Punktlandung, die wir beim Wechsel auf advoware vollzogen haben. Der Umstieg verlief nämlich sehr pünktlich und mit äußerst geringem Zeitaufwand. Und das vollständig remote, also ohne den Besuch unseres Technikteams in Essen, sondern aus unseren Räumen in Nordwalde heraus. Lobend erwähnt Herr Bergmann auch die Verfügbarkeit des Supports bei Fragen rund um advoware. Das Team steht immer dann zur Verfügung, wenn er und seine Mitarbeitenden es brauchen.
Diese Vorzüge ergeben sich aus dem Einsatz von advoware
Die elektronische Kommunikation sollte laut RA Bergmann auch bei Anwaltskanzleien mittlerweile Standard sein. Dabei unterstützt ihn und sein Team advoware enorm, wie er sagt. Denn alleine schon das Eintragen sämtlicher Daten der Beteiligten wie E-Mail-Adresse, etc. hilft beim täglichen Austausch mit den Mandanten. Aber auch das Anlegen von Unteradressen und die automatische Übernahme von Betrefftexten unterstützt die Anwaltskanzlei bei der Arbeit sehr und spart zudem viel Zeit. Besonders erwähnenswert findet Herr Bergmann auch die Tatsache, dass sich jedes beliebige E-Mail-Programm mit advoware nutzen lässt. Das gestaltet den Einsatz der Anwaltssoftware sehr flexibel.
Das vollständige Videointerview mit Frank Bergmann
Anne Lachmund ist Rechtsanwältin aus Berlin und setzt von Anfang an auf eine äußerst digitale Arbeitsweise. Weil sie ganz bewusst auf ein eigenes Sekretariat verzichtet, damit sie vollkommen unabhängig arbeiten kann. Doch wie verwaltet sie dann ihre Mandantschaft und akquiriert neue Mandant:innen?
Nun, hierfür setzt sie konsequent auf zwei Tools, die sie bei ihrer Arbeit begleiten und unterstützen. Das ist die Kanzleisoftware advoware zum einen, und die Automatisierungslösung ShakeSpeare des werten Anselm Appel und seines Teams zum anderen. Denn diese Kombination ermöglicht vollautomatisierte Abläufe, die sich direkt in der Kanzleiorganisation sowie in neuen und zufriedenen Mandanten niederschlägt.
Warum sie das tut und was sie an dieser Kombi so schätzt, verrät sie in diesem Video.
Lernen Sie neue Möglichkeiten durch und mit Legal Tech kennen und verwirklichen Sie eigene Ideen
Am 16. September 2020 findet in den Münchner Räumen der 42DBS GmbH ein Legal Tech Camp statt. Auf diesem nicht ganz alltäglichen Event will die Entwicklerfirma hinter ShakeSpeare Software interessierte und neugierige Anwälte*innen und deren Mitarbeiter*innen die Chance gewähren sich mit dem Thema Legal Tech auseinanderzusetzen.
Sie interessieren sich für das Thema, konnten aber noch nicht so richtig etwas darunter vorstellen oder hatten keinen Kontakt zu den passenden Experten? Das könnte sich am 16.09.2020 ändern.
Erarbeiten Sie erste eigene Lösungsansätze für den Kanzleialltag aus dem Bereich Legal Tech.
Identifizieren Sie im Workshop eigene Potenziale und Stärken im Bereich Legal Tech.
Tauschen Sie sich mit Kollegen aus.
Weitere Informationen können Sie auch der offiziellen Einladung von Shakespeare entnehmen und die Anmeldung für das Legal Tech Camp erfolgt über die zugehörige Webseite. Wäre schön, Sie dort zu treffen. Mit dabei ist nämlich auch Hülskötter & Partner als Teilnehmer. Wir freuen uns Sie persönlich kennenzulernen.
Und falls Sie schon einmal sehen und hören möchten, was einer der führenden Köpfe hinter ShakeSpeare zu dem Event und zu der Software zu sagen hat, empfehlen wir das knapp dreieinhalb minütige Video, das wir mit Anselm Appel aufgezeichnet haben.
![[Video] Anne Lachmund arbeitet digital und automatisiert mit advoware und ShakeSpeare](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2021/10/Anne-Lachmund-über-advoware-und-ShakeSpeare.jpg)
