Alle Jahre wieder, können wir mit Fug und Recht behaupten, was die Jahresumstellung von advoware betrifft. So folgt also auch wieder in diesem Jahr eine kurze Anleitung, wie unsere Kund:innen die Rechtsanwaltssoftware vom alten Jahr auf das neue erfolgreich umstellen. Mit allen wichtigen Merkmalen und dem dazu passenden How-to-Video.
Die Jahresumstellung erfolgt einfach per Assistent
Die gute Nachricht direkt am Anfang: Die Umstellung von advoware vom laufenden aufs folgende Kalenderjahr erfolgt (wie immer) Assistenten-gesteuert. Dieser befindet sich innerhalb des Bedienmenüs, genauer gesagt unter dem Menüpunkt „?“,“Assistent zur Jahresumstellung“. Darüber lässt sich in vielen Fällen advoware von einem zum nächsten Jahr umstellen, und zwar mit allem, was dazu gehört. Ob das die neuen Akten-, Ablage- oder Rechnungsnummern sind, damit erfolgt der Umstieg von 2022 auf 2023 mit wenigen Mausklicks.
Zudem lassen sich mögliche Urlaubsansprüche auf das kommende Kalenderjahr übertragen, genauso wie spezielle regionale Feiertage in den Kalender von advoware eintragen. Tipp: Falls sich die Umstellung nicht wie erwartet vornehmen lässt, ist hierfür eine Administratorberechtigung erforderlich.
Wichtig: Diese und weitere Umstellungsmaßnahmen dürfen erst nach dem 31.12.2022 erfolgen. Andernfalls erzeugen Sie möglicherweise falsche Ergebnisse mit advoware.
Alle weiteren Hinweise und erforderlichen Schritte erfahren Sie mithilfe des folgenden Videos
Viele unserer Kunden rechnen ihre Arbeitszeit nach Stunden ab. Dies gelingt mit advoware dank der Funktion advotime zielgerichtet und recht flexibel, wie das Video am Ende dieses Beitrags in nur 7 Minuten zeigt. Hiermit können Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten kennenlernen, welche die Stundensatzverwaltung von advoware bereithält.
So lassen sich mit advotime die verschiedenen Stundensätze einer Anwaltskanzlei dem jeweiligen Szenario beliebig anpassen. Das beginnt mit der einfachen Zuordnung eines Stundensatzes an den jeweiligen Sachbearbeiter. Dies geschieht innerhalb der Grundeinstellungen, wo innerhalb der Sektion „Kanzleiorganisation“ das Feld „Mitarbeiter“ ausgewählt wird. Per Doppelklick öffnet sich das Mitarbeiterfenster, in dem der Stundensatz des Sachbearbeiters oder der Sachbearbeiterin eingetragen wird. Anschließend wird jeder neue Vorgang mit dem zuvor festgelegten Stundensatz verrechnet.
Doch es geht noch weiter. So kann über advotime jedem Beteiligten einer Akte ein individueller Stundensatz zugeordnet werden, der dann losgelöst vom Sachbearbeiter der Akte zugeordnet wird. Das ist beispielsweise bei besonders zeitintensiven Mandanten empfehlenswert.
Für die weiteren Möglichkeiten, die sich aus der advoware-Funktion advotime ergeben, dürfen Sie einfach auf die Starttaste unseres kostenlosen Speedlearning-Videos klicken. Viel Spaß beim schnellen Lernen.
In knapp zwei Wochen steht wieder einmal Jahreswechsel an, der zahlreiche Veränderungen mit sich bringt, auch in Advoware.
Damit Sie genau wissen, worauf Sie bei der Umstellung von 2015 auf 2016 achten sollten, haben wir für Sie die nachfolgende Liste zusammengestellt. Am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge etwas ausführlicher darstellt.
Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in Advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden. Starten Sie diesen aber auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2016!
Folgende Merkmale von Adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:
Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit „1“ beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2015 anschließen soll.
Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.
Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.
Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.
Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in Advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü „Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.
Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen hinweisen, die ebenfalls vom Assistenten berücksichtigt werden. Diese lassen sich mithilfe des Aktenregisters relativ einfach überprüfen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1. Öffnen Sie im Explorerbaum der Aktenverwaltung mit einem Doppelklick die „Datenbankabfragen“ (Tastenkombination Strg + D).
2. Wählen Sie die Kategorie „Akten“ und die Bezeichnung „Prozessregister (abgelegte Akten)“.
3. Mithilfe des passenden Modus‘ bestimmen Sie, ob nur abgelegte, aktive oder alle Akten berücksichtigt werden sollen.
4. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und aktualisieren Sie das Fenster per Mausklick auf den gelben Blitz.
5. Darüber hinaus können Sie die Abfrage auch nach Sachbearbeiter und/oder Referat starten.
Für alle weiteren Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.
Oder Sie sehen sich das folgende Video an, das wir für Sie vorbereitet haben. Darin bekommen Sie alles Wissenswerte zur Jahresumstellung von Advoware in 4 Minuten präsentiert.
Dass Büromöbel nicht gleich Büromöbel sind, weiß die Firma Wiesner Hager nur zu gut. Schließlich stattet das Unternehmen aus Österreich Jahr um Jahr Firmen mit ihrem ausgewählten Mobiliar aus, damit diese in einer möglichst harmonischen Umgebung ihren Geschäften nachgehen können.
Und da Qualität und Wohlbefinden bei Hülskötter & Partner ganz oben auf der Agenda stehen, haben wir uns hinsichtlich unseres neuen Bürogebäudes und unserer Advozon Musterkanzlei ganz bewusst für Wiesner-Hager-Möbel entschieden. Und dass diese Entscheidung goldrichtig war, belegt folgendes Videointerview, dass wir mit Herrn Uwe Hantsch geführt haben, in dem er uns ein wenig hinter die Kulissen blicken lässt.
Lernen Sie also, was die besondere Herausforderung bei unseren neuen Büroräumen in Sachen Ausstattung war und worin sich Anwälte in puncto Büromöbeln von anderen Berufsständen unterscheiden.
Wie versprochen, folgt hier das zweite von noch drei ausstehenden Videointerviews, die ich anlässlich des ersten Spatenstichs des zukünftigen advoware Service- und Seminarzentrums geführt habe.
Der Hauptdarsteller dieses Videoclips heißt Guido Brebaum, der sich bei der WESt mbH als Prokurist verantwortet. Die Wirtschaftsförderungs- und Entwicklungsgesellschaft Steinfurt steht nämlich in engem Kontakt mit Hülskötter & Partner und begleitet das neue Advoware-Zentrum mit großem Interesse.
Vor allem das Thema Co-Working-Arbeitsplätze hat es Herrn Brebaum besonders angetan. Das wird im Videointerview sehr deutlich. Aber auch seine Wünsche an das geplante advoware-Zentrum hat er klar formuliert: Synergieeffekte, neue Projekte und ein echtes Kreativzentrum, aus dem viele spannende Dinge hervorgehen werden.
Und dass von diesem Projekt eine ganze Reihe Leute profitieren werden, davon geht der WESt-Mann auf jeden Fall aus. Nicht zuletzt die WESt selbst, die bei einem erfolgreichen Projektverlauf – und das scheint ja außer Frage zu stehen – mit diesem Konzept hausieren gehen will, um ähnliche Projekte im Kreis Steinfurt zu etablieren.
Na, wir sind gespannt. Und jetzt folgt noch das komplette Interview in Videoform…
In knapp zwei Wochen steht wieder einmal Jahreswechsel an, der zahlreiche Veränderungen mit sich bringt, auch in Advoware.