von Hülskötter | Apr 15, 2020 | Advoware, Kanzlei-IT
Nimmt die Bedeutung der papierlosen Kanzlei in Zeiten von Corona gerade vehement zu? Wir bei Hülskötter & Partner antworten da mit einem klaren JA. Denn die aktuelle Situation zwingt viele Kanzleien zu einer Art Ad-hoc-Digitalisierung, die helfen soll, auf ein rein digitales Aktensystem umzustellen, mit all seinen Vorteilen. Das bezieht sich sowohl auf das Arbeiten in der Kanzlei als auch aus dem Homeoffice heraus.
Um diese digitale Transformation so einfach wie möglich zu gestalten, setzen mehr und mehr Jurist*innen eine Kanzleisoftware ein, die ihnen beim Umstieg von analog auf digital hilft. Solch eine Anwendung ist advoware, mit der wir unsere Kunden seit mehr als 20 Jahren unterstützen. Um den Anwaltskanzleien die digitale Transformation zu erleichtern, bieten wir derzeit einen 50-prozentigen Rabatt auf die Lizenzgebühren der Zusatzmodule advoware OnlineAkte, advoware Toolbox und advoware Viewer an. Damit stehen unseren Kunden sämtliche advoware-seitigen Software-Funktionen zur Verfügung, die für die Arbeit im Homeoffice wichtig sind, ihnen Aktenzugriff im Gerichtssaal erlauben und auch sonst bei der papierlosen Kommunikation helfen.
Werden Sie doch advoware-Umsteiger
Und, wie klingt das für Sie? Ist das für Sie ein ausreichender Anreiz, über den Einsatz einer neuen Kanzleisoftware nachzudenken, da Sie mit ihrer aktuellen Kanzleianwendung ohnehin schon länger nicht mehr zufrieden sind? Dann kommen Sie doch zu advoware und profitieren Sie zudem von unserem 50-Prozent-Umsteiger-Rabatt, den wir Ihnen gerne auf die advoware-Lizenzgebühren einräumen. Dann erlassen wir Ihnen auch die Hälfte der Lizenzkosten auf die oben genannten Zusatzmodule.
Hülskötter ist zuverlässiger Schulungspartner in der Krise
Da unsere Kunden vom ersten Tag an advoware mit seinen Zusatzfunktionen richtig nutzen sollen, haben wir aufgrund der Corona-Krise in ein leistungsfähiges Videokonferenzsystem investiert. Damit können und wollen wir sicherstellen, unseren Kund*innen genau die Schulungsmaßnahmen zuteil werden zu lassen, die wir sonst mit unseren Vor-Ort-Seminaren in ihren Kanzleiräumen anbieten. Dabei ist uns wichtig, dass sich alle Beteiligten gegenseitig sehen können, denn den kritischen Blick bei Unverständnis kann man „leider“ immer noch nicht hören.
Für die Inhalte dieser Videokonferenz-Schulungen ist gesorgt: So wird zum Beispiel das Thema „Prozessautomatisierung“ immer wichtiger. Hierfür stellt advoware das gleichnamige Modul zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie die üblichen Bearbeitungszeiten z. B. für Arbeitsrecht-, Verkehrsrecht- und Inkassoverfahren halbieren können. Gerade für Vertragsanwälte von Rechtsschutzversicherern bietet das Werkzeug in Verbindung mit der advoware onlineAkte eine enorme Arbeitserleichterung.
Um Sie auch hierbei zu unterstützen, schenken wir Ihnen bis auf weiteres bei der Buchung der Kanzleiakademie-Flatrate einen Schulungstag per Videokonferenz und verzichten zudem auf die Hälfte unserer Konfigurationspauschale.
Wir freuen uns, Ihnen helfen zu können
Falls Sie also neuer advoware-Kunde werden möchten, freuen wir uns auf Ihren Anruf. Melden Sie sich am besten direkt bei unserem Beratungsteam, das unter der Telefonnummer 02573- 93 930 für Sie erreichbar ist.
von Hülskötter | Jul 4, 2012 | Anwenderberichte
Update 23.7.2018
Erst gestern habe ich hier auf dem Advoblog über RA Dr. Michael Linden und seine Begeisterung für unsere Kanzleisoftware berichtet. Und heute folgt der zweite Streich, und zwar in Gestalt von RA Dr. Thomas Hildenbrand aus dem hessischen Bruchköbel. RA Dr. Hildenbrand arbeitet nunmehr seit gut 30 Jahren als Jurist und hat sich in dieser Zeit auf die Rechtsgebiete Versicherungs-, Verkehrs- und Haftungsrecht spezialisiert. RA Dr. Hildenbrand ist geschäftsführender Gesellschafter der Kanzlei Hildenbrand & Partner.
RA Hildenbrand ist begeisterter advoware-Anwender, der ohne das Verfügungssystem keine Großmandanten hätte
Doch wir wollen hier nicht nur über die Vita von Dr. Hildenbrand reden, sondern uns auch ansehen, warum er unsere Kanzleisoftware advoware und dessen Verfügungssystem einsetzt, was er von Hülskötter & Partner hält und welche Wünsche er an künftige advoware-Versionen hat.
Herr Hildenbrand, seit wann sind Sie advoware-Kunde und wie setzen Sie die Kanzleisoftware vorwiegend ein?
Im Jahr 2007 habe ich nach fast 18 Jahren mit der Kanzleisoftware eines Mitbewerbers [Name ist uns bekannt, die Red.] eine neue Software gesucht, die die Bedürfnisse unserer Kanzlei auch in der Verarbeitung von Massenverfahren besser umsetzt. Ich habe mir viel angeschaut und mich dann für advoware entschieden, die wir in unserem Büro seit Anfang 2008 einsetzen. Ich habe den Schritt nicht bereut. Wir arbeiten mit advoware ganzheitlich, benutzen also alle Module, einschließlich Advoscan, da wir mit elektronischen Akten arbeiten.
Worin sehen Sie die Hauptvorteile des Verfügungssystems von advoware?
Ohne das Verfügungssystem von advoware könnten wir unsere Großmandanten aus dem Bereich der Versicherungswirtschaft nicht betreuen. Durch eine Abstimmung mit den EDV-Systemen unserer Mandanten können Mandatsaufträge automatisch erfasst und verarbeitet werden. Die externe Mandatsbearbeitung und -verwaltung ist durch das Verfügungssystem von advoware so konzipiert, dass die erforderlichen Maßnahmen weitgehend ohne unser Zutun ablaufen. Trotz dieser Automatisierung erfordert die Verarbeitung der extern einlaufenden Informationen Dritter aber natürlich die Mandatsbearbeitung durch unsere Mitarbeiter.
Worin sehen Sie die Stärken von Hülskötter& Partner respektive advoware?
Hülskötter & Partner ist und war ein zuverlässiger Partner bei jeder Frage rund um advoware. Noch nie wurden wir – im Falle eines Falles – mit einer Fragestellung rund um die Software alleine gelassen. Der Support durch die Hotline und die technischen Mitarbeiter ist einwandfrei. Besonders schätze ich, dass Hülskötter & Partner auch den direkten Kontakt zu ihren Kunden sucht.
Und nicht nur das: Auch die Geschäftsführung bietet immer wieder das persönliche Gespräch an. So hat mir Geschäftsführer Gerhard Hülskötter höchstpersönlich die Möglichkeiten des mobilen Diktats mit dem iPhone gezeigt. Außerdem haben wir Programmverbesserungswünsche diskutiert und er hat mich proaktiv an die Advo-web GmbH [das Software-Unternehmen hinter advoware] weitergeleitet.
Die Stärke von advoware liegt in seiner Mächtigkeit, ich habe noch keine relevanten Bereiche gefunden, die nicht durch die Software abgedeckt wären.
Welche Wünsche haben Sie an künftige advoware-Versionen?
Da ich auch oftmals in Kontakt stehe mit den Softwareentwicklern der Advo-web GmbH, sind derzeit die meisten Wünsche an die Weiterentwicklung von advoware schon irgendwann einmal angestoßen worden. An dieser Stelle auch ein ganz dickes Lob und herzlichen Dank an die Mitarbeiter von Advo-web, die uns stets bei der Umsetzung spezieller Programmierwünsche unseres Büros zur Seite stehen.
Was sicherlich für die Zukunft hilfreich wäre – wie ich weiß, ein Wunsch vieler User -, ist die automatische Übernahme ausgehender Mails nebst Anlagen in die Aktengeschichte. Auch eine unterschiedliche, in den Grundeinstellungen oder den jeweiligen Verfügungen einstellbare Ausführungvariante für Verfügungen (z.B. phyischer Ausdruck, Faxversand, Mailversand) gleichen Datums, jedoch unterschiedlicher Empfänger, ist wünschenswert.
Aber auch die Übernahme von Zahlungsvorgängen mit sämtlichen Überweisungsinformationen in die Aktengeschichte wäre eine nützliche Funktion. Im übrigen würde ich eine spätere bessere Anbindung zu Netbooks und Tablets begrüßen, aber auch zu Smartphones, jedenfalls was essentielle Funktionen angeht. Für Smartphones wäre beispielsweise die Verbindung zum Termin-Modul sehr hilfreich, und für Netbook und/oder Tablets könnte ich mir eine Gesamtverbindung zum Server des Büros als eine sehr praktische Funktion vorstellen, und zwar losgelöst vom VPN-Tunnel oder ähnlichen Verbindungen.
Update: Mit dem advoware Smartphone-Kalender lässt sich genau diese Funktion erreichen.
Meine jetzige Lösung, die Serverdaten auf das Netbook zu laden, stellt immer nur den statischen Datenstand dar, der sich ja bereits eine Minute später auf dem Server ändern kann.
Update: Viele der gewünschten Funktionen hat advoware in der aktuellen Version aufzuweisen, wie die zugehörigen Beiträge zeigen.
von Hülskötter | Jul 2, 2012 | Kanzlei-IT
Automatisieren Sie mit dem Verfügungssystem von advoware die Inkassovorgänge Ihrer Kanzlei
Stellen Sie sich vor, ein Mandant kommt zu Ihnen – nennen wir ihn einfachheitshalber Malermeister Karl Huber -, der leider einen Kundenstamm sein eigen nennt, der sich in Sachen Zahlungsmoral als äußerst unzuverlässig darstellt. Soll heißen: Karl wartet schon seit geraumer Zeit auf seine ausstehenden Rechnungen, und aus diesem Grund konsultiert er Sie, auf dass Sie seine Schuldner dazu bringen mögen, die Außenstände zu begleichen.
Ein hierfür typischer Arbeitsablauf in einer Kanzlei, die mit einer Kanzeleisoftware wie advoware arbeitet, sieht wie folgt aus:
Die Kanzleifachangestellte legt beispielsweise 10 Akten an, für jeden Vorgang eine, erstellt das Forderungskonto, die Forderungsaufstellung inklusiv der Zinsberechnung und macht sich an die Mahnschreiben.
Das kennen Sie selbst viel besser. Je Akte erstellt sie ein vorgerichtliches Mahnschreiben, berechnet die Gebühren dazu und die Zinsen und sendet dem säumigen Schuldner die erforderlichen Dokumente zu. Die Kopien der Korrespondenz werden abgelegt und ggfs. noch in Kopie dem Mandanten zur Kenntnisnahme übersandt. Zudem legt Sie die zehn Vorgänge wieder auf Vorlage.
14 Tage später überprüft sie die Zahlungseingänge und initiiert bei noch nicht erfolgter Zahlung einen Mahnbescheid, der die Begleichung der offenen Rechnungen erwirken soll. Und weitere 30 Tage später erfolgt das Ganze nochmals, dieses Mal allerdings als Vollstreckungsbescheid. Von weiteren Maßnahmen ganz zu schweigen.
So, und jetzt sehen wir uns im Vergleich zu diesem hohen Aufwand der Einzelverfügungen das Verfügungssystem von Advoware an, das interessanterweise im Standardpaket unserer Kanzleisoftware enthalten ist, das aber gerade einmal fünf Prozent aller Advoware-Anwender einsetzen.
Nach der Aktenanlage erstellen Sie oder Ihr Sekretariat mithilfe des Verfügungssystems einen sogenannten Verfügungsblock, der all die oben beschriebenen Vorgänge – also vorgerichtliches Mahnschreiben, Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid – in einen einzigen Vorgang packt, den Sie Ihrer Mandantenakte zuordnen können.
Anschließend kümmert sich advoware vollautomatisch um die Durchführung sämtlicher Schritte wie das Erstellen zu jeweiligen Schreiben, das Überprüfen der Zahlungseingänge (und das Verbuchen derselben), das Setzen auf Wiedervorlage und das Initiieren der nächsten Stufe, falls das notwendig ist. Können Sie sich in etwa vorstellen, was das Ihrer Kanzleifachangestellten an Arbeit abnimmt? Vielleicht nutzt sie die frei gewordene Zeit ja für die Akquisition neuer Mandate?!
Jede einzelne Maßnahme eines Maßnahmenblocks lässt sich an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anpassen
Selbstverständlich können Sie dieses Verfügungssystem Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Kanzlei beliebig anpassen, sodass im Grunde jeder mögliche inkasso-relevante Vorgang, der in Ihrer Kanzlei anfällt, automatisiert werden kann. Damit sparen Sie richtig Geld und entlasten Ihr Sekretariat bestmöglich. Und falls Sie Ihr Sekretariat noch weiter entlasten wollen, hätten wir einen weiteren Tipp für Sie!
Mit unserem Zusatzmodul Advocom Inkasso können Sie nämlich die aufwändige manuelle Aktenanlage automatisieren, indem Ihnen Ihr Mandant per E-Mail, CD, USB-Stick oder Exceldatei die Angaben zu Schuldner, der Forderung und weitere benötigte Informationen übermittelt. Daraus generiert Advocom Inkasso automatisch die Akte, die Beteiligten und das Forderungskonto.
Auch hier können Sie ganz leicht rechnen: eine erfahrene Fachangestellte legt zirka 50 Akten pro Tag an, einen Standardarbeitsalltag angenommen. Dieselbe Zahl an Akten schafft Advocom Inkasso mit seiner Importfunktion in rund 15 Minuten, das ist ungefähr das 32-fache Ihrer Kanzleiangestellten!
Diese Funktionalität hat natürlich ihren Preis: so kostet Advocom Inkasso 1.000 Euro, dies umfasst allerdings eine unbegrenzt nutzbare Netzwerklizenz. Sie können Advocom Inkasso also auf sämtlichen PCs verwenden, die sich in Ihrer Kanzlei befinden. Hinzu kommen 19,50 Euro an monatlichen Programmpflegekosten. Aber gerade Kanzleien mit hohem Inkassoaufwand werden unser Zusatzmodul Advocom Inkasso sehr zu schätzen wissen – und die Investitionskosten haben sich innerhalb kürzester Zeit amortisiert. Versprochen! Ach ja, das Verfügungssystem können Sie natürlich auch in vielen anderen Referaten, z. B. Familienrecht, Verkehrsunfallrecht, Notariat und vielen Bereichen mehr einsetzen.
