In diesem Bereich werden ab sofort Änderungen innerhalb einer Akte sichtbar, die das zuständige Referat und den dazu gehörigen Sachbearbeiter betreffen. Zudem wurde der Bereich „Termine“ in „Ereignisse“ umbenannt. Neu ist dabei, dass sich dort zusätzlich Postein- und -ausgänge anzeigen lassen. Das macht die unerledigten Vorgänge einer Akte deutlich transparenter.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mithilfe des Tastenkürzels ALT+E ein vorgefertigtes Schreiben auf Basis des Standard-Briefkopfs an einen bestimmten Beteiligten zu erstellen, was sich automatisch innerhalb der Word-Umgebung öffnet. Das beschleunigt die Korrespondenz enorm.
Bei der Adressbearbeitung ergeben sich ebenfalls diverse Verbesserungen. So kann man unter „weitere Adressen“ Länderkürzel und Adresszusätze eintragen. Darüber hinaus lassen sich vorhandene Unterakten besser identifizieren und aufrufen.
Aktengeschichte / xJustiz-Viewer
Ab sofort kann man in advoware innerhalb der Aktengeschichte mithilfe des xJustiz-Viewer Word-Dokumente, HMTL- und Textdateien, Grafiken, Excel-Tabellen, usf. ansehen, ohne die zugehörige Anwendung öffnen zu müssen. Das beschleunigt Arbeitsabläufe ganz erheblich. Auch neu: Der zugehörige Dateiname des jeweiligen Dokuments ist nun sichtbar.
Benachrichtigungen
Ab sofort werden nur noch die eigenen Benachrichtigungen angezeigt, und nicht mehr die der anderen advoware-Anwender:innen. Zudem lassen sich diverse Filter für mehr Übersichtlichkeit nutzen. Praktisch ist auch die Option, Benachrichtigungen im Excel- oder XML-Format zu exportieren.
Elektronische Kommunikation
Innerhalb der Grundeinstellungen wurde dem Menüeintrag „Elektronische Kommunikation“ die Funktion „Signieren“ spendiert. Hiermit lassen sich die digitalen Signaturen an die Kanzleibedürfnisse anpassen, die für die beA-Kommunikation erforderlich sind. Dazu gehört die Wahl der integrierten oder externen Signaturkomponenten genauso wie die Einstellungen für die externe Signaturkomponente. Weitere Infos dazu erhalten Sie in unserer Kanzleiakademie mithilfe des Videokurses „B6 – Fernsignaturen“.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mehrere Dokumente mithilfe der neuen Stapelsignatur-Funktion gleichzeitig signieren zu lassen.
OAuth 2.0-Authentifizierung von Microsoft Exchange-Konten
Anstatt die herkömmliche Basis-Authentifizierung für Exchange-Konten zu nutzen (die bis spätestens Ende des Jahres nicht mehr funktioniert), können sich advoware-Kunden dank des Updates mithilfe der sichereren OAuth-Authentifizierungsmethode an ihrem Exchange-Konto anmelden. Die hierfür notwendigen Einstellungen lassen sich direkt in advoware vornehmen.
Forderungsmanagement
Neu am Forderungsmanagment ist die Funktion, dem allgemeinen Forderungskonto mehrere Unterkonten zuordnen zu können. Damit lassen sich die Daten des Hauptkontos recht schnell und unkompliziert den betreffenden Unterkonten zuordnen. Und das sogar für mehrere Forderungskonten gleichzeitig.
Die wichtigsten Funktionen von advoware 5.3 auf einen Blick
advoware Notariat: Ab sofort ist in advoware die zweite Ausbaustufe des Notariatsmoduls integriert. Es bietet so zahlreiche Neuerungen, dass wir hierfür einen eigenen Beitrag spendiert haben. Dieser basiert auf dem Interview mit RA Ronald Mayer, der maßgeblich an der Überarbeitung des Notariatsmoduls mitgearbeitet hat. beA-Integration in advoware: Zu den wesentlichen Neuerungen der advoware-Schnittstelle zum beA-System der BRAK zählen die Einbindung der beA-Signaturkomponente und Verbesserungen des KSW-Toolkits sowie des beA-Webservices. Aber auch zusätzliche Optionen für die automatische Übernahme des Prüfprotokolls und des Nachrichtenjournals zur Aktengeschichte und als Nachrichtenansicht haben die Entwickler von der Advo-web hinzugefügt. Finanzbuchhaltung: Ab sofort lassen sich mithilfe des Moduls „Finanzbuchhaltung“ Bestandsinventare in die Anlagenbuchhaltung, in EÜR 2018, in UST 2019 und und in die Anlage SZ 2019 einpflegen. Zudem stehen neue Optionen für die Umsatzlisten in advoware 5.301 zur Verfügung. advoware Viewer: Die verbesserte advoware-Vorschaufunktion unterstützt ab sofort weitere externe Dokumente, die auch ohne die zugehörige Anwendungen geöffnet und angesehen werden können. Dazu gehören auch zusätzliche Optionen für die Ansicht und Erstellung von Aufgaben, Fristen und Arbeitsanweisungen zu Dokumenten direkt aus der Vorschau heraus. Weitere Verbesserungen: Neben den aufgeführten Verbesserungen und Neuheiten wurden die Modulen und Funktionen advoware Mail, Aktengeschichte sowie Postein- und ausgang ebenfalls aktualisiert. Tipp: Wenn Sie sich unkompliziert in die Neuerungen einarbeiten möchten empfehlen wir Ihnen unser passendes Webinar. Dies ist ab sofort wieder über die Kanzleiakademie buchbar und selbstverständlich in der Kanzleiakademie Flatrate inkludiert.
Word-Schnittstelle ohne Update auf advoware 5.3 nicht mehr sicher!
Wichtiger Hinweis: Die digitalen Signaturen der advoware Word-Schnittstelle verlieren am 1. Mai 2019 ihre Gültigkeit. Das bedeutet für alle advoware-Anwender (abhängig von den Sicherheitseinstellungen ihrer Arbeitsplätze): Ohne das Update auf advoware 5.3 startet Microsoft Word ab dem 2. Mai mit einer Sicherheitswarnung. Darüber hinaus funktioniert die Verbindung zwischen advoware und Word im ungünstigsten Fall nicht mehr richtig. Das hat vor allem mit diversen Makrofunktionen zu tun, die ohne die Signaturen nicht mehr zur Verfügung stehen.
Um die Word-Funktionalität von advoware wie gewohnt sicherstellen zu können, empfehlen wir Ihnen dringend, möglichst rasch auf advoware 5.3 zu aktualisieren. Die weitaus weniger empfehlenswerte Variante lautet: Wenn Sie erst später auf advoware 5.3 umsteigen wollen, installieren Sie zunächst nur das Update der neuen Word-Schnittstelle, das bereits im Update-Verzeichnis der Advo-web verfügbar ist. Damit geht allerdings auch eine ganze Menge „Handarbeit“ einher. Da Installationsarbeiten über den Support nicht abgedeckt sind, helfen wir Ihnen hier aber gerne in Form einer Dienstleistung. Gerne senden wir Ihnen ein Angebot zu. Daher: Jetzt advoware 5.3 via Advo-Web-Supportseite auf Ihren Rechner laden. Tipp: Oder Sie ziehen einen Umzug Ihres Kanzlei-Servers in das Rechenzentrum für Juristen in Betracht. Dann haben Sie nämlich mit derlei Update-Szenarien gar keine Sorgen mehr. In diesem Fall übernehmen wir nämlich sämtliche Update-Arbeiten für Sie, ohne dass Sie davon überhaupt etwas mitbekommen. Und hochsicher ist das Ganze obendrein.
Leiter IT-Betrieb bei Hülskötter & Partner, Marco Reimann, über das Rechenzentrum für Juristen
Nachdem die ersten Anwaltskanzleien advoware 5 erfolgreich geladen bzw. installiert und wir die zweiersten Beiträge zu diesem Thema veröffentlicht haben, folgt heute ein weiterer Artikel, der sich mit der Aktengeschichte und deren verbesserte Ordnerstruktur befasst
Die Aktengeschichte wurde verbessert und erweitert
Ab sofort lässt sich innerhalb der Aktengeschichte der Zeitraum der aktuellen Akte auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass umfangreiche Akten aufgrund ihrer Dateigröße lange Ladevorgänge in Anspruch nehmen. Dieses Laden lässt sich nun dank der zeitlichen Eingrenzung deutlich beschleunigen, da nicht mehr der gesamte Datenbestand einer Akte geladen werden muss.
Darüber hinaus hat sich der optische Aufbau der Funktion „Vorgang bearbeiten“ verändert. So wurde der Reitereintrag „E-Mail“ entfernt, da E-Mail-Anhänge mittlerweile separat zur Akte gespeichert werden können. Zudem hat die Advo-web die Reiter „Posteingang“ und „Postausgang“ verschoben. Diese stehen jetzt innerhalb des Bereichs „Allgemein“ als neuer Eintrag „Post“ bereit, wass die Bedienung dieser Funktionen deutlich beschleunigt.
In advoware 5 wurde die Funktion „Vorgang bearbeiten“ deutlich verändert
Aber auch das Erzeugen von PDF-Dokumenten für das Zuordnen von Dokumenten und E-Mails zur Aktengeschichte wurde überarbeitet und verbessert. So werden ab sofort importierte Dokumente automatisch in das PDF-Format umgewandelt, was eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. Aber auch E-Mail-basierte eml-Dateien lassen sich in PDF-Dokumente konvertieren. Auch schön: Auslagen können jetzt direkt innerhalb des Dialogfensters „Vorgang bearbeiten“ erfasst werden.
E-Mail-Datum individuell anpassen
Praktisch ist zudem das vereinheitlichte Verhalten der Aktengeschichte mit E-Mail-Daten. So können advoware-Anwender nun selbst bestimmen, ob einzelne E-Mails auf Basis des Tagesdatums oder – wie bisher – mit dem Versand- bzw. Empfangsdatum in die Aktengeschichte übernommen werden.
In advoware 5 kann das Datum einer E-Mail innerhalb der Aktengeschichte individuell angepasst werden
Aus Kategorien werden Ordner und die Aktengeschichte wird neu organisiert
Ein Wunsch vieler Kunden war das Implementieren von Ordnern innerhalb der Aktengeschichte. Diese können Sie über die Optionen der Symbolleiste aktivieren. Die Ordnerstruktur wurde von der Advo-web mit advoware 5 zugunsten der ehemaligen Kategoriestruktur implementiert, was zahlreiche Vorzüge mit sich bringt. So lassen sich für jeden Bereich wie „Mandanten“, „Gegner“, „Gericht“, etc. separate Ordner anlegen, die sich einer bestimmten Farbe zuordnen lassen. Das verbessert die visuelle Struktur und hilft, bestimmte Ordner schneller zu finden.
Diese neuen Ordner lassen sich mithilfe beliebig vieler Unterordner weiter strukturieren. Sie können die globalen, vordefinierten Ordner nach Ihren Bedürfnissen anpassen, woraus dann ein einheitliches Konstrukt entsteht, sofern es einmal vorher sinnvoll definiert wurde. Zusätzlich könne Sie aber auch aktenspezifisch weitere Ordner anlegen. Dies garantiert Ihnen maximale Individualisierungsmöglichkeiten.
Um diese neue Ordnerstruktur von Anfang an sinnvoll nutzen zu können, lassen sich entweder einzelne oder sämtliche Ordner per Mausklick exportieren. Das ist zum Beispiel für das Bereitstellen von Akten für die Offline-Darstellung am Tablet oder anderen Ausgabegeräten bei Gericht wichtig und hilfreich.
In advoware 5 lassen sich Ordner jetzt einzeln oder komplett exportieren
Wieder einmal ist es soweit: 
