Quelle: Rechnung Köselsche Buchhandlung, digitalisierung durch Hilarmont
Zum 1. Juli 2015 stellt Hülskötter & Partner einen Teil seiner Papier- auf elektronische Rechnungen im PDF-Format um. Damit wir das auch guten Gewissens tun dürfen, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Update: ERLEDIGT.
1. Der Rechnungsempfängermuss der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen. Das werden wir in den nächsten Tagen auf telefonischem Weg erledigen und unsere Kunden einzeln anrufen, damit wir auch ganz sicher sein können, dass sie das auch wollen. Allerdings kann diese erforderliche Zustimmung auch stillschweigend oder per Aufnahme in die AGB erfolgen. Update: ERLEDIGT.
2. Die Rechnung muss durchgängig elektronisch vorliegen. Sie muss also nicht nur elektronisch versendet, sondern auch per Computer oder einem ähnlichen Gerät erstellt werden. Dabei spielt das Format keine Rolle. So kommt das PDF-Format genauso wie die Bildformate JPG, TIFF, etc. infrage. Darüber hinaus muss die Rechnung nicht zwangsläufig über E-Mail versendet werden. Wichtig dabei ist auch, dass elektronische Rechnungen wie analoge 10 Jahre aufgehoben werden müssen.
3. Die Rechnung muss ohne Hilfsmittel lesbar sein. Damit soll sichergestellt werden, dass die elektronische Rechnung dieselbe Funktion übernehmen kann wie eine Papierrechnung. Wichtig dabei ist eine gute Leserlichkeit und Verständlichkeit.
4. Die Rechnung muss echt und unversehrt sein. Das ist laut Gesetzgeber aber bereits dann erfüllt, sobald die Rechnung inhaltlich richtig ist. Darüber hinaus kann die Echtheit (Authentizität) und Unversehrtheit (Integrität) einer Rechnung auch durch den Einsatz einer digitalen Signatur, eines speziellen Austauschverfahrens (z.B. EDI-Verfahren) oder ein innerberiebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden.
5. Die Rechnung muss wie üblich sämtliche Merkmale aufweisen, die per Gesetz vorgegeben sind. Dazu gehört unter anderem die richtige Anschrift von Absender und Empfänger, Menge und Art des Leistungsumfangs, die Steuernummer des Rechnungserstellers und vieles mehr. Sämtliche Pflichtangaben sind in §14 UStG geregelt.
Für das möglichst schnelle Umstellen von analogen auf digitale Rechnungen haben sich zwei Verbände gegründete, nämlich der Verband elektronische Rechnung (VeR) und das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Dabei hat es sich der VeR zum Ziel gesetzt, bis 2020 mindestens 70 Prozent aller Rechnungen auf digital umzustellen. Und das FeRD hat im Juni 2014 ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen verabschiedet, nämlich das ZUGFeRD-Format.
Ach ja: Das Umstellen von analogen auf digitale Rechnungen stellt für Hülskötter & Partner einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung dar. Das betrifft mehr und mehr uns alle, und in einem besonderen Maße die Anwaltsbranche.
Letzte Woche befanden wir uns wie angekündigt mit einem eigenen Stand auf der Generalversammlung der APRAXA eG, die im schönen Potsdam nahe Berlin stattgefunden hat.
Unser Auftritt dort stand unter dem Motto „Qualitätsmanagement für anspruchsvolle Juristen“.
Aus diesem Grund haben wir ausführlich über Themen wie Mitarbeiterfortbildung, die Fortbildung im Datenschutz und über Kanzleimarketing gesprochen, und das im Kontext des Qualitätsmanagements gemäß DIN EN ISO 9001:2008. Update 26.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Um es kurz zu machen: Diese Themen kamen bei den anwesenden Anwälten und Juristen sehr gut an, wenngleich wir immer wieder zu hören bekamen, dass viele Kollegen und Kolleginnen in Zeiten wie diesen vor allem „das große Ganze“ beschäftigt. Denn zahlreiche Kanzleibetreiber haben auf viele Fragen keine Antworten, wenn es um die Digitalisierung der Anwaltsbranche geht.
Die digitale Kanzlei – darauf hat Hülskötter & Partner viele Antworten
Genau aus diesem Grund machen wir uns schon seit längerem Gedanken darüber, wie wir unseren Kunden bei der Transformation von analog zu digital helfen können. Herausgekommen ist nachfolgende Infografik, die es gut beleuchtet, womit sich viele Kanzleien aktuell beschäftigen und wie wir ihnen dabei helfen können.
Wie Sie gut sehen können, tauchen in diesem Bild all die Themen auf, mit denen sich die Branche gerade intensiv beschäftigt. So stehen Aspekte wie die störungsfreie Kanzlei-IT, die mobile, papierlose und sichere Anwaltskanzlei, der elektronische Rechtsverkehr und das Kanzleimarketing im Fokus vieler Kanzleibesitzer. Weil sie wissen, dass sie nicht so weitermachen können, wie bisher.
Kanzleisicherheit und elektronischer Rechtsverkehr – nur zwei von vielen Themen
Die Gründe hierfür sind vielfältig. Ob das die immer wieder auftretenden Probleme mit dem Kanzleiserver sind oder die mangelhafte Sicherheit der eigenen und fremden Daten oder der elektronische Rechtsverkehr, der in Form des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs in großen Schritten auf die Anwaltsbranche zusteuert – viele dieser Themen brennen Anwälten und Juristen unter den Fingernägeln. Und kaum einer hat die passenden und vor allem vollumfänglichen Antworten darauf. Update 26.7.2018: Laut Beschluss der außerordentlichen Präsidentenkonferenz der BRAK am 27.6.2018 soll das beA zweistufig eingeführt werden. Seit 4.7.2018 steht die hierfür notwendige Software zum Download bereit, und ab dem 3.9.2018 soll das beA-System endgültig genutzt werden. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Update 3.9.2018:Seit heute gilt die passive Nutzungspflicht des beA!
Und da kommt Hülskötter & Partner ins Spiel. Denn wir können mit Fug und Recht und in aller Bescheidenheit behaupten, die aktuellen Themen mit unseren Produkten und Dienstleistungen gut bis sehr gut abbilden zu können. Ob das Advozon Kanzlei-IT für eine störungsfreie IT-Infrastruktur im Rechenzentrum ist oder Advozon Datensicherung für den bestmöglichen Schutz der Daten oder die papierlose und volldigitale Kanzlei mithilfe von Advoscan Plus – wir lassen Sie bei den drängendsten Herausforderungen einer zunehmend digitalisierten Anwaltsbranche nicht alleine.
Daher werden wir Ihnen in den nächsten Wochen und Monaten noch intensiver als bisher passende Lösungen und Möglichkeiten aufzeigen, mit denen Sie Ihre Kanzlei fit machen für eine digitale Kanzlei. Versprochen!
Gerhard Hülskötter über das Rechenzentrum für Juristen
Zugegeben, die Nachricht ist nicht brandneu, dürfte an Aktualität aber nichts eingebüßt haben. Die Rede ist von einem Beitrag innerhalb eines Newsletters der Rechtsanwaltskammer München aus dem letzten Jahr, in dem von anlasslosen Datenschutzprüfungen nach § 38 BDSG die Rede ist, die bei diversen Anwaltskanzleien durchgeführt wurden. Dabei wurden (und werden) zahlreichen Aspekte begutachtet, die vor allem die Kanzleiorganisation betreffen.
Hierzu zählen folgenden Themen:
das datenschutzgerechte Vernichten von Datenträgern
der Einsatz von abhörsicherer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails
der sichere Abruf von E-Mails vom Mail-Server
eine sichere IT-Infrastruktur zwischen mehreren Kanzleistandorten
die Nutzung eines sicheren E-Mail-Dienstleisters
der rechtssichere Einsatz von Google Analytics oder einem anderen Webanalyse-Dienst
die abhörsichere Verschlüsselung von online-basierten Kanzleiservices
der Einsatz von Leasing-Geräten (Drucker, Scanner, etc.)
ein datenschutzkonformes Backup-Konzept
eine Zutrittskontrolle, die diesen Namen verdient.
Beim Anblick dieser 10 Themenbereiche, die sämtliche Anwaltskanzleien aus datenschutzrechtlichen Gründen betreffen, stellt sich natürlich zwangsläufig die Frage: Würde Ihre Kanzleiorganisation solch einer Datenschutzprüfung standhalten?
Falls Sie sich nicht sicher sind, was die einzelnen Punkte zu bedeuten haben, hier noch ein, zwei nähere Erläuterungen: Zu Punkt 1 und 8: Jedes Gerät mit Speicherfunktion, das ihre Kanzlei verlässt, ist eine potenzielle Schwachstelle, da sich auf den Datenträgern mit großer Sicherheit personenbezogene Daten befinden. Ob das die defekte Festplatte ist, die von einem externen Dienstleister gerettet werden soll oder das Multifunktionsgerät mit eingebautem Speicher, das an den Leasing-Partner zurückkehrt – stets müssen Sie nachweisbar Sorge dafür tragen, dass sich auf den Geräten keinerlei Daten mehr befinden. Das betrifft übrigens auch Smartphones, die zur Reparatur versandt werden. Zu Punkt 2, 3 und 5: Alle drei Aspekte haben eines gemeinsam: den sicheren Versand Ihrer E-Mail-Kommunikation mit Ihren Mandanten, den Gerichten oder anderen Behörden. Sobald Sie nämlich vertrauliche, personenbezogene Daten per Mail versenden, und das ohne jegliche Verschlüsselung, liegen diese Daten völlig offen vor. Damit bewegen Sie sich rechtlich gesehen auf sehr dünnem Eis. Zu Punkt 4: Das Vernetzen von mehreren Standorten einer Anwaltskanzlei stellt eine große Herausforderung dar, und das im besonderen Maße unter sicherheitstechnischen Aspekten. Hierbei genügt es beispielsweise nicht, Daten über eine ungesicherte Leitung von A nach B zu transferieren. Denn ohne jede Verschlüsselung liegen die Kanzleidaten genauso offen vor wie bei einer ungesicherten E-Mail. Zu Punkt 7: In diesem Fall ist vom Einsatz des Internetprotokolls HTTPS die Rede, das ein Mindestmaß an Verschlüsselung des internet-basierten Zugangs zu diversen Kanzleidiensten gewährleistet. Services ohne HTTPS sollten auf keinen Fall eingesetzt werden. Zu Punkt 9: Ein datenschutzkonformes Backup-Konzept umfasst zahlreiche Aspekte hinsichtlich der Sicherung und Speicherung Ihrer Kanzleidaten. Das betrifft sowohl die abhörsichere Backup-Technik als auch die gesicherte Aufbewahrung der Daten.
Sie sehen also, der Weg zur datenschutzkonformen Kanzlei ist lang und steinig. Aber, und das ist die gute Nachricht, können wir Sie auf diesem Weg begleiten, wenn Sie mögen. Denn wir haben im Grunde auf all die darstellten Herausforderungen die passende Antwort respektive die richtige Lösung.
Ob das advoware Mail inklusive S/MIME für den verschlüsselten E-Mail-Verkehr ist oder Advozon Datensicherung für datenschutzkonforme Backups oder HTTPS-basierte Onlinedienste wie die advoware onlineAkte oder den Advoware Smartphonekalender – mit uns sind Sie auf der sicheren Seite. Und wenn Sie es noch sicherer und sogar TÜV-zertifiziert wollen, bietet Hülskötter & Partner mit Advozon Kanzlei-IT, dem Rechenzentrum für Juristen eine Umgebung, in der Ihre Daten so sicher wie in Fort Knox liegen. Sprechen Sie mit uns. Update 26.7.2018: Mittlerweile ist die europäische DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) in Kraft getreten, und mit ihr zahlreiche ‚Regeln, die den Datenschutz deutlich verschärft haben. Die wichtigsten Fragen und Antwort zu diesem Thema haben wir in eine 10-teilige Videoserie gepackt. Und das passende Interview mit unserem Datenschutzbeauftragten finden Sie ebenfalls auf dem Advoblog.
Update 26.7.2018: Laut Beschluss der außerordentlichen Präsidentenkonferenz der BRAK am 27.6.2018 soll das beA zweistufig eingeführt werden. Seit 4.7.2018 steht die hierfür notwendige Software zum Download bereit, und ab dem 3.9.2018 soll das beA-System endgültig genutzt werden. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Update II:Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016! Update I: Die BRAK hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis auf weiteres verschoben. Im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, was das für Sie bedeutet.
Das BRAK-Magazin der Bundesrechtsanwaltskammer ist immer einen Blick wert. So liefert die April-Ausgabe 2015 einen Schwerpunkt zum Thema ERV/beA, was angesichts des näher rückenden Stichtags 1.1.2016 wenig erstaunlich ist.
Die 2/2015-Edition geht auf zwei Aspekte des besonderen Anwaltspostfachs näher ein: Auf den Zeitplan (den Sie auch hier auf dem Advoblog finden) und auf die technischen Voraussetzungen für das beA.
Voraussetzung #1: Computer mit leistungsfähiger Internetverbindung
Als erste Voraussetzung nennt die BRAK einen Computer mit leistungsfähiger Internetverbindung, wobei leistungsfähig aus Sicht der BRAK 2 Megabit/s sind, was vor allem für den Upload, also das Hochladen von Dokumenten zu den Gerichten, deutlich zu wenig sein könnte. Das weiß auch die Kammer und kündigt im Magazin an, alle politischen Möglichkeiten ausschöpfen zu wollen, um den von der Bundesregierung angekündigten Breitbandausbau bis 2018 mit voranzutreiben. Andernfalls wird die vollständige elektronische Kommunikation laut BRAK nicht gewährleistet sein.
Voraussetzung #2: Kanzleisoftware oder Browser
Wie wir ja schon berichtet haben, wird im Gegensatz zum EGVP für das beA keine eigene Software mehr zum Einstanz kommen, sondern eine eigens hierfür entwickelte Webseite, mit deren Hilfe die Daten ausgetauscht werden können. Oder man nutzt eine Kanzleisoftware wie Advoware, die die passende Schnittstelle zum beA zur Verfügung stellt. Leider ist die hierfür benötigte Technik seitens der französischen Firma Atos noch nicht fertig, sodass es derzeit noch keine passende Lösung gibt. Allerdings warten die Entwickler der Advo-web GmbH bereits auf die notwendigen Voraussetzungen, um Advoware alsbald für das beA fit zu machen.
Voraussetzung #3: Kartenlesegerät und Signaturkarte
Für die abhörsichere Einwahl in das besondere Anwaltspostfach ist derzeit von einer Kombination aus Sicherheitskarte und PIN die Rede, wofür man ein passendes Kartenlesegerät benötigt. Da aber noch nicht endgültig entschieden ist, welches System zum Einsatz kommen soll, rät die BRAK vom vorschnellen Erwerb einer solchen Signaturkarte ab. Klar hingegen scheint, dass das Lesegerät bestimmte Voraussetzungen wie ein Tastaturfeld für die Eingabe der PIN erfüllen muss.
Voraussetzung #4: Scanner und Drucker
Für das Digitalisieren der Dokumente, die künftig via beA zwischen Anwälten, Mandanten, Gerichten und Behörden ausgetauscht werden sollen, ist selbstverständlich ein Scanner vonnöten. Da die BRAK auch einen Drucker vorsieht (als Backup quasi, falls doch nicht in jedem Fall digital versandt werden kann), empfiehlt sich der Einsatz eines sogenannten Multifunktionsgeräts, das Scannen, Drucken, Kopieren und Faxen beherrscht. Dabei sollte das Gerät unbedingt zur Größe der Anwaltskanzlei passen.
Was die BRAK nicht erwähnt: die gesamt Infrastruktur sollte vorbereitet sein
Was der Artikel im BRAK-Magazin verschweigt ist die Tatsache, dass für den reibungslosen und vor allem ungestörten Austausch von elektronischen Akten und anderen Dokumenten via beA die gesamte Infrastruktur auf ihre Leistungsfähigkeit hin überprüft werden sollte. Denn was nützt die schnellste Internetleitung, wenn beispielsweise auf den Kanzleirechnern noch Microsoft Windows XP installiert ist und die PCs damit ein hohes Sicherheitsrisiko darstellen.
Genauso verhält es sich mit den notwendigen Sicherheitsmaßnahmen wie dem Router, der das Tor zum Internet darstellt. Diese Geräte sollten so leistungsfähig sein, dass potenzielle Angriffe von außen sofort entdeckt und verhindert werden können. Hierfür ist der Einsatz einer robusten Firewall unbedingt erforderlich. Darüber hinaus sollten Kanzleien eine zuverlässige Antiviren-Software im Einsatz haben sowie über die Verschlüsselung ihres E-Mail-Datenverkehrs nachdenken.
Sie sehen also, die optimalen technischen Voraussetzungen sind mit einem PC, der schnellen Internetleitung und weiteren Zusatzgeräten nicht ohne weiteres erfüllt. Falls Sie genau wissen wollen, ob Ihre Kanzlei-Infrastruktur für ERV und beA gewappnet ist, dürfen Sie uns jederzeit anrufen. Wir beraten Sie sehr gerne.
Wir haben hier schon des öfteren darüber berichtet: Der Wechsel auf die Anwaltssoftware advoware ist ein lohnenswerter Schritt. Das bestätigen regelmäßig neue und zufriedene Kunden, wenn sie den Umstieg vollzogen haben.
