In diesem Bereich werden ab sofort Änderungen innerhalb einer Akte sichtbar, die das zuständige Referat und den dazu gehörigen Sachbearbeiter betreffen. Zudem wurde der Bereich „Termine“ in „Ereignisse“ umbenannt. Neu ist dabei, dass sich dort zusätzlich Postein- und -ausgänge anzeigen lassen. Das macht die unerledigten Vorgänge einer Akte deutlich transparenter.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mithilfe des Tastenkürzels ALT+E ein vorgefertigtes Schreiben auf Basis des Standard-Briefkopfs an einen bestimmten Beteiligten zu erstellen, was sich automatisch innerhalb der Word-Umgebung öffnet. Das beschleunigt die Korrespondenz enorm.
Bei der Adressbearbeitung ergeben sich ebenfalls diverse Verbesserungen. So kann man unter „weitere Adressen“ Länderkürzel und Adresszusätze eintragen. Darüber hinaus lassen sich vorhandene Unterakten besser identifizieren und aufrufen.
Aktengeschichte / xJustiz-Viewer
Ab sofort kann man in advoware innerhalb der Aktengeschichte mithilfe des xJustiz-Viewer Word-Dokumente, HMTL- und Textdateien, Grafiken, Excel-Tabellen, usf. ansehen, ohne die zugehörige Anwendung öffnen zu müssen. Das beschleunigt Arbeitsabläufe ganz erheblich. Auch neu: Der zugehörige Dateiname des jeweiligen Dokuments ist nun sichtbar.
Benachrichtigungen
Ab sofort werden nur noch die eigenen Benachrichtigungen angezeigt, und nicht mehr die der anderen advoware-Anwender:innen. Zudem lassen sich diverse Filter für mehr Übersichtlichkeit nutzen. Praktisch ist auch die Option, Benachrichtigungen im Excel- oder XML-Format zu exportieren.
Elektronische Kommunikation
Innerhalb der Grundeinstellungen wurde dem Menüeintrag „Elektronische Kommunikation“ die Funktion „Signieren“ spendiert. Hiermit lassen sich die digitalen Signaturen an die Kanzleibedürfnisse anpassen, die für die beA-Kommunikation erforderlich sind. Dazu gehört die Wahl der integrierten oder externen Signaturkomponenten genauso wie die Einstellungen für die externe Signaturkomponente. Weitere Infos dazu erhalten Sie in unserer Kanzleiakademie mithilfe des Videokurses „B6 – Fernsignaturen“.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mehrere Dokumente mithilfe der neuen Stapelsignatur-Funktion gleichzeitig signieren zu lassen.
OAuth 2.0-Authentifizierung von Microsoft Exchange-Konten
Anstatt die herkömmliche Basis-Authentifizierung für Exchange-Konten zu nutzen (die bis spätestens Ende des Jahres nicht mehr funktioniert), können sich advoware-Kunden dank des Updates mithilfe der sichereren OAuth-Authentifizierungsmethode an ihrem Exchange-Konto anmelden. Die hierfür notwendigen Einstellungen lassen sich direkt in advoware vornehmen.
Forderungsmanagement
Neu am Forderungsmanagment ist die Funktion, dem allgemeinen Forderungskonto mehrere Unterkonten zuordnen zu können. Damit lassen sich die Daten des Hauptkontos recht schnell und unkompliziert den betreffenden Unterkonten zuordnen. Und das sogar für mehrere Forderungskonten gleichzeitig.
Am 3. November 2021 war es endlich so weit: Da stellte die Advo-web GmbH (die Herstellerin von advoware) die sechste Version ihrer Kanzleisoftware zum Download bereit. Sieht man sich die lange Liste an Neuerungen und Verbesserungen an, fällt schnell eines auf: advoware 6 ist ein weiterer Meilenstein der Anwendung für Jurist:innen und deren Mitarbeiter:innen für ihr tägliches Geschäft. Aus diesem Grund stellen wir die neueste Version von advoware dem Anlass entsprechend in drei Teilen vor.
Der heutige erste beleuchtet im „Schnelldurchlauf“ die wichtigsten Verbesserungen von advoware 6. In den Teilen 2 und 3 gehen wir dann näher auf die einzelnen Neuerungen und Verbesserungen ein.
advoware 6 bietet zahlreiche Neuerungen und Verbesserungen
Neue Module im Hinblick auf zugehörige Gesetze. Dazu gehört das Geldwäschegesetz genauso wie das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht.
Neu ist auch das Gerichtsmodul, mit dessen Hilfe sich Gemeindeverwaltungen, etc. ermitteln lassen.
Dem Notariatsmodul hat die Advo-web ebenfalls zahlreiche neue Funktionen spendiert. Dazu gehören diverse Rechner sowie die Möglichkeit, Fremdurkunden direkt in advoware 6 zu erfassen.
advoware 6 bietet blitzschnelle Datenbankabfragen
Ein echtes Highlight aus technischer Sicht ist auf jeden Fall die spürbare Beschleunigung der zugrunde liegenden Datenbank. So berichten erste advoware-Anwender:innen von erheblichen Geschwindigkeitszuwächsen bei der Arbeit mit advoware. So soll zum Beispiel das Aufrufen besonders umfangreicher Aktengeschichten maßgeblich beschleunigt werden. Ein wichtiges Element, wenn Sie ausschließlich digital arbeiten.
advoware 6 fällt mit Liebe zum Detail auf
Aber auch die weniger auffälligen Verbesserungen und Neuheiten von advoware 6 haben es in sich. So gibt es jetzt einen eigenen Viewer, mit dem sich XJustiz-basierte Akten öffnen und bearbeiten lassen. Zudem werden elektronische Rechnungen künftig besser unterstützt, und advoware skaliert jetzt wesentlich flüssiger und vieles mehr. Was diese und weitere Funktionen im einzelnen für den täglichen Umgang mit advoware 6 bedeuten, verraten wir in den nächsten beiden Teilen.
Die wichtigsten Funktionen von advoware 5.3 auf einen Blick
advoware Notariat: Ab sofort ist in advoware die zweite Ausbaustufe des Notariatsmoduls integriert. Es bietet so zahlreiche Neuerungen, dass wir hierfür einen eigenen Beitrag spendiert haben. Dieser basiert auf dem Interview mit RA Ronald Mayer, der maßgeblich an der Überarbeitung des Notariatsmoduls mitgearbeitet hat. beA-Integration in advoware: Zu den wesentlichen Neuerungen der advoware-Schnittstelle zum beA-System der BRAK zählen die Einbindung der beA-Signaturkomponente und Verbesserungen des KSW-Toolkits sowie des beA-Webservices. Aber auch zusätzliche Optionen für die automatische Übernahme des Prüfprotokolls und des Nachrichtenjournals zur Aktengeschichte und als Nachrichtenansicht haben die Entwickler von der Advo-web hinzugefügt. Finanzbuchhaltung: Ab sofort lassen sich mithilfe des Moduls „Finanzbuchhaltung“ Bestandsinventare in die Anlagenbuchhaltung, in EÜR 2018, in UST 2019 und und in die Anlage SZ 2019 einpflegen. Zudem stehen neue Optionen für die Umsatzlisten in advoware 5.301 zur Verfügung. advoware Viewer: Die verbesserte advoware-Vorschaufunktion unterstützt ab sofort weitere externe Dokumente, die auch ohne die zugehörige Anwendungen geöffnet und angesehen werden können. Dazu gehören auch zusätzliche Optionen für die Ansicht und Erstellung von Aufgaben, Fristen und Arbeitsanweisungen zu Dokumenten direkt aus der Vorschau heraus. Weitere Verbesserungen: Neben den aufgeführten Verbesserungen und Neuheiten wurden die Modulen und Funktionen advoware Mail, Aktengeschichte sowie Postein- und ausgang ebenfalls aktualisiert. Tipp: Wenn Sie sich unkompliziert in die Neuerungen einarbeiten möchten empfehlen wir Ihnen unser passendes Webinar. Dies ist ab sofort wieder über die Kanzleiakademie buchbar und selbstverständlich in der Kanzleiakademie Flatrate inkludiert.
Word-Schnittstelle ohne Update auf advoware 5.3 nicht mehr sicher!
Wichtiger Hinweis: Die digitalen Signaturen der advoware Word-Schnittstelle verlieren am 1. Mai 2019 ihre Gültigkeit. Das bedeutet für alle advoware-Anwender (abhängig von den Sicherheitseinstellungen ihrer Arbeitsplätze): Ohne das Update auf advoware 5.3 startet Microsoft Word ab dem 2. Mai mit einer Sicherheitswarnung. Darüber hinaus funktioniert die Verbindung zwischen advoware und Word im ungünstigsten Fall nicht mehr richtig. Das hat vor allem mit diversen Makrofunktionen zu tun, die ohne die Signaturen nicht mehr zur Verfügung stehen.
Um die Word-Funktionalität von advoware wie gewohnt sicherstellen zu können, empfehlen wir Ihnen dringend, möglichst rasch auf advoware 5.3 zu aktualisieren. Die weitaus weniger empfehlenswerte Variante lautet: Wenn Sie erst später auf advoware 5.3 umsteigen wollen, installieren Sie zunächst nur das Update der neuen Word-Schnittstelle, das bereits im Update-Verzeichnis der Advo-web verfügbar ist. Damit geht allerdings auch eine ganze Menge „Handarbeit“ einher. Da Installationsarbeiten über den Support nicht abgedeckt sind, helfen wir Ihnen hier aber gerne in Form einer Dienstleistung. Gerne senden wir Ihnen ein Angebot zu. Daher: Jetzt advoware 5.3 via Advo-Web-Supportseite auf Ihren Rechner laden. Tipp: Oder Sie ziehen einen Umzug Ihres Kanzlei-Servers in das Rechenzentrum für Juristen in Betracht. Dann haben Sie nämlich mit derlei Update-Szenarien gar keine Sorgen mehr. In diesem Fall übernehmen wir nämlich sämtliche Update-Arbeiten für Sie, ohne dass Sie davon überhaupt etwas mitbekommen. Und hochsicher ist das Ganze obendrein.
Leiter IT-Betrieb bei Hülskötter & Partner, Marco Reimann, über das Rechenzentrum für Juristen
Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit. Voraussichtlich am 15. Juni erscheint die neue Version advoware 5.1. Mit den neuen Funktionalitäten möchten wir Sie bei der Umsetzung der auch in Ihrer Kanzlei vorzunehmenden technisch-organisatorischen Maßnahmen und bei den Dokumentationspflichten unterstützen.
➡ Besonders schützenswerte Daten wie Bankverbindungen oder Religionszugehörigkeit werden in der Kanzleidatenbank verschlüsselt. Dies entspricht den strengen Vorgaben des Artikels 9 DSGVO.
➡ Passwörter von Mitarbeitern und Beteiligten wurden schon immer in der Kanzleidatenbank als sogenannte sichere Hashwerte abgelegt, die von Hackern nicht in Klartext entschlüsselt werden können. Auch die Passwörter für die in advoware integrierten online-Dienste wie e.Consult, Riser, GDV, drebis und Supercheck auf unseren Servern werden in dieser Form verschlüsselt. Neu in advoware 5.1 ist, dass auch die komplette Datensicherung per Option verschlüsselt im Dateisystem abgelegt werden kann..
➡ Möchte sich ein Mandant für die onlineAkte anmelden, geschieht dies ab Version 5.1 mithilfe einer Freigabefunktion. Diese sorgt für eine Zwei-Faktor-Authenfizierung für noch mehr Sicherheit: Nachdem die Kanzlei einen Benutzernamen und das zugehörige Kennwort selbst vergeben hat, erzeugt der neu geschaffene Freigabedienst einen Aktivierungscode, der beim Anmelden zur onlineAkte zusätzlich eingetragen werden muss. Dies stellt sicher, dass eine unbefugte Person keinen Zugang zur onlineAkte bekommt, wenn die Kanzlei beispielsweise eine falsche E-Mail-Adresse hinterlegt hat. Damit genügt die onlineAkte in Kombination mit der von Anfang an vorhandenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung höchsten Sicherheitsstandards.
➡ Für die Funktion „Kennwort vergessen“ wird ein eigenes Portal eingerichtet, auf das advoware-Anwender ab der Version 5.1 direkt aus der Kanzleisoftware heraus zugreifen können.
➡ Sämtliche Zugriffe und Änderungen an schützenswerten personenbezogenen Daten werden protokolliert. Damit lässt sich jederzeit feststellen, welcher Mitarbeiter welche Daten zu welchem Zeitpunkt angelegt, geändert oder gelöscht hat.
➡ Verlangt ein Mandant Auskunft zu seinen gespeicherten Daten, kann per Knopfdruck ein Mustertext generiert werden (Artikel 15 DSGVO). Die zu einer Person gespeicherten personenbezogenen Daten können zudem in ein strukturiertes Format exportiert und dem Mandanten auf Verlangen zugesandt werden (Artikel 20 DSGVO).
➡ In jeder Akte kann ein Aufbewahrungsdatum hinterlegt werden, nach dessen Ablauf alle Daten gelöscht werden können. Dies geschieht mithilfe des Hilfsprogramms „Akten löschen“, das mit advoware 5.1 erweitert wurde und direkt über die Programmstartleiste erreichbar ist (Artikel 17 DSGVO).
Neben den Neuerungen zur DSGVO werden weitere Verbesserungen in advoware 5.1 Einzug halten. Das betrifft die Bereiche Finanzbuchhaltung, E-Mail-Kommunikation und Notariat. Finanzbuchhaltung: Ganz neu lässt sich mithilfe von advoware eine ordentliche Anlagenbuchhaltung durchzuführen. Zu den neuen Funktionen gehört zudem die Option, ELSTER-relevante Meldungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder Zusammenfassende Meldung automatisch zu erstellen und an die Finanzbehörde ebenso automatisiert übermitteln zu können. Dies ist analog für die Anlagen AVEÜR (Anlagevermögen EÜR) und SZE (Ermittlung der nicht abziehbaren Schuldzinsen für Einzelunternehmen) anwendbar. E-Mail-Kommunikation: Das in advoware integrierte E-Mail-Programm erlaubt dank des Updates eine verschlüsselte Kommunikation auf Basis von S/MIME. Auch das erhöht die Sicherheit der Kanzleikommunikation, speziell im Hinblick auf die DSGVO. Die hierfür benötigten Zertifikate lassen sich in advoware entweder global für die Kanzlei und/oder jeden einzelnen Beteiligten verwalten. Notariat: Ab sofort beinhaltet das Modul „Notariat“ ein Grundbuchmodul, mit dem man Grundbücher vollständig erfassen kann und mit dem sämtliche Anlagen für die Veräußerungsanzeige unterstützt werden. Neu ist auch ein Immobilienrechner, mit dem diverse Kalkulationsaufgaben durchgeführt werden können.
Sobald das advoware-Update 5.1 zum Download bereit steht, werden wir Sie darüber informieren. Darüber hinaus möchten wir Sie in Kenntnis setzen, dass wir zum advoware-Update ein Webinar anbieten werden, mit dem wir sämtliche neuen Inhalte schulen. Das Webinar erfolgt im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie Flatrate kostenlos. Übrigens: Im Zuge unserer Teilnahme an der AdvoTec 2018, die im Rahmen des Dt. Anwaltstags in Mannheim stattfindet, gewähren wir wieder einmal lukrative Rabatte. Sehen Sie am besten per Mausklick nach, wie Sie davon profitieren können.
beck-online.DIE DATENBANK: umfangreiche Recherche-Möglichkeit für Juristen
Dank einer Beteiligung des Verlag C.H.BECK an der ReNoWin Datentechnik, einer Mehrheitsgesellschafterin der Firma Advo-web, können advoware-Anwender in der Version 5 direkt auf Teile des umfangreichen Nachschlagewerks beck-online.DIE DATENBANK zugreifen, also ohne Umweg über die zugehörige Internetplattform. Das bietet vor allem den Vorteil, dass advoware-Anwender per Single-Sign-On direkt aus der Anwaltssoftware heraus auf mehr als 20 Millionen juristische Dokumente zugreifen und diese in ihre Arbeit einfließen lassen können. Weitere Integrationsmöglichkeiten in die Software advoware sind für die Zukunft geplant.
advoware 5: beck-online.DIE DATENBANK ist ab sofort integriert
Für unsere Kunden steht das advoware BASISMODUL zur Verfügung, und das für die ersten sechs Monate ohne Zusatzkosten, danach werden pro Monat 8 Euro (netto) pro Einzelplatzlizenz fällig. Darin enthalten sind unter anderem juristische Fachdokumente wie Saenger/Ullrich/Siebert „Zivilprozessordnung, Kommentierte Prozessformulare“ und Schulze/Grziwotz/Lauda „Bürgerliches Gesetzbuch – Kommentierte Vertrags- und Prozessformulare“.
Brava! Viewer: Verbesserte Dokumentenvorschau in advoware 5
Bis advoware 5 konnten unsere Kunden mithilfe der Vorschausoftware „Viewer“ von Oracle Dokumente innerhalb von advoware ansehen, auch ohne die hierfür notwendige Applikation wie Word oder Excel auf ihrem Rechner installiert zu haben. Dies verbessert sich jetzt noch einmal, da die Advo-web mit der neuen Vorschausoftware Brava! Desktop in advoware 5, da dieses Tools gegenüber dem Oracle Viewer diverse Vorteile bietet.
Dazu zählt beispielsweise die sehr gute Unterstützung von über 150 verschiedenen Dateiformaten, zudem können die Vorschaudokumente ausdruckt werden. Außerdem bietet Brava! Desktop eine sehr hohe Erkennungsrate von eingescannten Dokumenten mit geringer Auflösungsqualität. Praktisch ist auch die freie Skalierung der Vorschaudokumente, die das automatische Anpassen der Vorschau an große Bildschirme erlaubt. Weitere Vorteile des Brava! Desktop-Viewers: Integrierte Volltextsuche, Einbettung von Kommentaren, Stempeln und Arbeitsanweisungen sowie das Erstellen von PDF-Dokumenten direkt aus der Viewer-Ansicht heraus. Zudem können Sie im Viewer direkt Auslagen erfassen oder Dokumente vergleichen.
advoware 5: Der Brava! Desktop-Viewer bietet u.a. eine Volltextsuche
onlineAkte: Neue Mandantenansicht für mehr Komfort
advoware-Kunden, die die onlineAkte nutzen, dürfen sich ebenfalls auf mehr Komfort freuen. So wurde die Mandantenansicht vollständig überarbeitet, für einen noch schnelleren und vereinfachten Zugriff auf sämtliche Inhalte. Darüber hinaus wird die neue Ordnerstruktur der Aktengeschichte vollständig und identisch innerhalb der onlineAkte dargestellt. Auch das erleichtert den Umgang mit dem Onlinetool maßgeblich.
advoware 5: In die neue onlineAkte ist die neue Ordnerstruktur der Aktengeschichte integriert
Wieder einmal ist es soweit: 
