Der Umstieg von einer gewohnten Arbeitsumgebung auf ein ganz neues Softwaresystem ist meist mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Zudem schwingt oft die Unsicherheit mit, ob die Entscheidung für die neue Anwendung richtig war. Im Falle der Anwaltskanzlei von Frank Bergmann aus Essen vollzog sich der Umstieg auf advoware vollkommen reibungslos. Warum das so war und was der Support von Hülskötter & Partner damit zu tun hat, verrät RA Bergmann in diesem Videobeitrag.
Der wesentliche Grund für den Wechsel zu advoware
20 Jahre lang hat die Kanzlei von Frank Bergmann das Anwaltssystem eines anderen Anbieters genutzt. Der Wechsel am Anfang dieses Jahres war dann unvermeidlich, sodass er sich nach einer anderen geeigneten Software umgesehen hat. Dabei orientierte sich RA Bergmann an der allgemeinen Kundenzufriedenheit mit dem Anwaltssystem. Dabei fiel seine Wahl relativ schnell auf advoware, und das aufgrund der zahlreichen positiven Bewertungen in diversen Foren und auf Facebook.
Diese Einschätzung kann Herr Bergmann nach gerade einmal drei Monaten vollends bestätigen. Denn mit advoware passt alles, wie er sagt, und das von Anfang an. So verliefen die Beratung und die Installation vorbildlich, aber auch die erforderlichen Anpassungen und Korrekturen werden jederzeit zeitnah vorgenommen. Die Zufriedenheit von RA Bergmann und seinem Team könnte kaum also größer sein.
So bewertet RA Bergmann das Gesamtpaket aus advoware und der Betreuung durch Hülskötter & Partner
Wichtig bei einer Anwaltssoftware ist vor allem die perfekte Unterstützung der Kanzlei, und das am besten vom ersten Tag an. Das ist laut RA Bergmann beim Umstieg auf advoware sehr gut gelungen, und das trotz des Wechsels von einem jahrelang genutzten System auf ein völlig neues. Denn mit advoware gab es innerhalb der Kanzlei Bergmann keinerlei Startschwierigkeiten, was verschiedene Gründe hat.
Dazu gehört zum einen die gute Überschaubarkeit der Software, wie RA Bergmann es nennt. Zudem bietet advoware „unfassbar viele Möglichkeiten“, die sich individuell einstellen lassen. Darüber hinaus lässt sich advoware einfach nutzen, sodass kaum Fragen bei der Bedienung aufgetaucht sind bzw. im täglichen Umgang mit advoware entstehen. Das betrifft die wichtigsten Funktionen im Allgemeinen, aber auch spezielle Funktionen wie das beA-Modul. Das erleichtert die tägliche Arbeit der Kanzlei ganz enorm, wie Frank Bergmann in unserem Gespräch betont.
Zudem lobt er explizit die Umstellung vom alten System auf advoware. Das betrifft die Beratung genauso wie die Installation durch unser Supportteam. Beeindruckt hat ihn auch die Punktlandung, die wir beim Wechsel auf advoware vollzogen haben. Der Umstieg verlief nämlich sehr pünktlich und mit äußerst geringem Zeitaufwand. Und das vollständig remote, also ohne den Besuch unseres Technikteams in Essen, sondern aus unseren Räumen in Nordwalde heraus. Lobend erwähnt Herr Bergmann auch die Verfügbarkeit des Supports bei Fragen rund um advoware. Das Team steht immer dann zur Verfügung, wenn er und seine Mitarbeitenden es brauchen.
Diese Vorzüge ergeben sich aus dem Einsatz von advoware
Die elektronische Kommunikation sollte laut RA Bergmann auch bei Anwaltskanzleien mittlerweile Standard sein. Dabei unterstützt ihn und sein Team advoware enorm, wie er sagt. Denn alleine schon das Eintragen sämtlicher Daten der Beteiligten wie E-Mail-Adresse, etc. hilft beim täglichen Austausch mit den Mandanten. Aber auch das Anlegen von Unteradressen und die automatische Übernahme von Betrefftexten unterstützt die Anwaltskanzlei bei der Arbeit sehr und spart zudem viel Zeit. Besonders erwähnenswert findet Herr Bergmann auch die Tatsache, dass sich jedes beliebige E-Mail-Programm mit advoware nutzen lässt. Das gestaltet den Einsatz der Anwaltssoftware sehr flexibel.
Das vollständige Videointerview mit Frank Bergmann
Wenn sich eine Kanzlei wie die Linnemann Rechtsanwälte Partnerschaft mbB aus Radebeul nach rund 20 Jahren für den Wechsel der Kanzleisoftware entscheidet, hat das sicherlich mehrere Gründe. Warum die fünf Partner gemeinsam diesen Schritt gegangen sind, hat mir Dr. Christian Holtermann in einem ausführlichen Gespräch erläutert.
Advoblog: Herr Dr. Holtermann, mögen Sie sich und die Kanzlei bitte kurz vorstellen?
Dr. Christian Holtermann: Ich bin Fachanwalt für Strafrecht und Datenschutz. Die Kanzlei umfasst aktuell 5 Partner, 14 Anwält:innen und 25 Angestellte, damit sind wir eine eher mittelständische Anwaltskanzlei. Zu unseren Schwerpunkten zählen unter anderem das Arbeits-, Insolvenz-, Gesellschaft- und IT-Recht sowie weitere Fachbereiche.
Advoblog: Sie haben bisher mit RA-Micro gearbeitet. Wie lange war das und wie haben Sie die Arbeit mit der Software empfunden?
Dr. Christian Holtermann: Das war eine ganze Weile. Genauer gesagt etwa 20 Jahre. Was die Arbeit mit RA-Micro betraf, da fiel vor allem das Feedback seitens der Fachangestellten eigentlich immer ähnlich aus: Die Anwendung brauchte einfach recht lange, bis die erforderlichen Daten und Funktionen geladen wurden. Aber auch unerwartete „Abstürze“ kamen leider vor. Ich persönlich habe die Software vom Erscheinungsbild her zudem als nicht mehr zeitgemäß wahrgenommen, was sicherlich auch ihrem Alter geschuldet ist.
Advoblog: Was brachte Sie bei die Suche nach einer geeigneten Alternative letztlich zu advoware?
Dr. Christian Holtermann: Nach einer ausführlichen Recherche, welche Anwendungen am Markt infrage kämen, sind wir letztlich auf zwei mögliche Kandidaten gestoßen: Das war zum einen Advolux und zum anderen eben advoware. Die Entscheidung fiel dann letztendlich zugunsten von advoware aufgrund seiner für uns besseren Praxisnähe. Das war zumindest der erste Eindruck der anwesenden Partner und Fachangestellten sowie den Kolleginnen unserer Buchhaltung. Beeindruckt hat uns auch die seriöse und vertrauenserweckende Präsentation des Herrn Andreas Hülskötter. Wir hatten dabei von Anfang an das Gefühl, dass er überzeugt ist von advoware.
Advoblog: Wann haben Sie sich dann für advoware entschieden?
Dr. Christian Holtermann:Hierbei verging einige Zeit. Die erste Präsentation datiert aus dem Jahr 2018, Mitte 2019 fand dann die zweite Runde statt, auf deren Basis wir uns Ende 2019 zum Wechsel entschieden haben. Die Implementierung sollte ursprünglich Anfang des darauffolgenden Jahres (also Januar 2020) stattfinden. Doch wie wir alle wissen, kam dann eine Pandemie dazwischen, sodass sich die finale Einführung und Installation von advoware „ein wenig“ hinausgezögert hat. Zudem war eine Korrektur auf Seiten von advoware erforderlich. Die Zeit des Wartens ließ sich allerdings gewinnbringend für beide Seiten überbrücken.
Letztlich konnten wir am 1. Juli 2020 mit der Arbeit mit advoware beginnen, was gut geklappt hat, vor allem bei der erforderlichen Datenkonvertierung. Um uns möglichst schnell mit advoware vertraut zu machen zu können, kam Ihre Kollegin Schütte zu uns in die Kanzlei, und das vier Tage lang, was uns sehr geholfen hat. Zudem hat uns Hülskötter & Partner bei der buchhalterischen Umstellung sehr unterstützt. So konnten die Schwierigkeiten, die im Rahmen einer solchen Umstellung zwingend auftreten, rasch bearbeitet und gelöst werden.
Advoblog: Wie haben Sie denn die ersten Rückmeldungen zu advoware erlebt?
Dr. Christian Holtermann: Die Reaktionen auf die neue Software fielen naturgemäß unterschiedlich aus. Eine neue Software bringt immer Umstellungen mit sich. Dazu gehört unter anderem der separate Fristenkalender, an den wir uns erst einmal gewöhnen mussten. Dafür sind wir mit den digitalen Kommunikationsmöglichkeiten von advoware wie Postein- und -ausgang, der beA-Schnittstelle, zufrieden. Aber auch das Forderungsmanagement von advoware empfinden wir als komfortabler, was allerdings nicht alle KollegInnen so sehen. Was möglicherweise auch dem Umstieg von einer auf die andere Software geschuldet ist.
Advoblog: Welche Funktionen von advoware nutzen Sie hauptsächlich?
Dr. Christian Holtermann: Wir nutzen neben den Standardfunktionen wie der Aktenanlage und -verwaltung weitere Funktionen von advoware. Dazu gehört beispielsweise der Einsatz von Advovoice. Damit landen meine mit dem Handy aufgezeichneten Sprachdateien automatisch im Sekretariat, wo sie dann in Schriftsätze umgewandelt werden.
Darüber hinaus nutzen wir den advoware Smartphonekalender, mit dem ich persönlich zufrieden bin, da ich kein typischer Outlook-Anwender bin, sondern Vieles mobil erledige. Anderen Kollegen fehlt hier die Einladungsfunktion über Outlook. Was ich ebenfalls sehr schätze ist die Arbeit mit dem advoware Viewer, da ich – wie alle in der Kanzlei – mit zwei Bildschirmen arbeite. Alleine deshalb ist der Viewer ein sehr praktisches Tool, da ich jedes Dokument und jeden Anhang direkt aufrufen kann, ohne die zugehörige Anwendung starten zu müssen. Das war mit RA-Micro zwar auch möglich, hat aber leider mitunter recht lange gedauert.
Darüber hinaus fangen wir gerade damit an, die onlineAkte intensiver zu nutzen. Hiermit können wir sukzessive den digitalen Austausch mit unseren Mandanten verbessern, was uns allen sehr hilft. Das lässt sich auch 1:1 auf die beA-Schnittstelle anwenden, die recht gut funktioniert. Leider dauert das Abrufen der beA-Nachrichten mitunter recht lange, was vermutlich eher mit dem beA-Portal als mit advoware zu tun hat. Davon bekomme ich allerdings nichts mit, da meine Mitarbeiterin die beA-Nachrichten für mich abruft und in meinen Posteingang weiterleitet.
Was wir bisher noch nicht nutzen, aber gerne einmal ausprobieren möchten, ist die Telefonie-Funktion von advoware. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass wir gerade dabei sind, in einem unserer Büros eine neue Telefonanlage einrichten zu lassen. Diese wird vermutlich advoware Telefonie unterstützen.
Advoblog: Inwieweit nutzen Sie die Hülskötter Kanzleiakademie zur internen advoware-Fortbildung?
Dr. Christian Holtermann: Das ist leider ein zwiegespaltenes Thema im Haus. Wir haben die Kanzleiakademie-Flatrate bei Ihnen gebucht, einerseits. Andererseits kommen unsere Fachangestellten leider viel zu selten dazu, Ihr umfangreiches Fortbildungsangebot zu nutzen, obgleich ich mir wirklich wünsche, dass sie öfter dazu kämen. Denn das Konsumieren der advoware-Videokurse würde unseren MitarbeiterInnen helfen, ihre Arbeit noch effizienter zu erledigen. Aber dann kommt ihnen meist doch der Kanzleialltag in die Quere.
Wirklich geholfen hat uns allerdings seinerzeit der viertägige Workshop mit Ihrer Kollegin bei uns im Haus. Zudem sind wir ja sehr Kanzleisoftware-erfahren, sodass die Umstellung von der einen auf die andere Software keine allzu große Hürde darstellt.
Um diese digitale Transformation so einfach wie möglich zu gestalten, setzen mehr und mehr Jurist*innen eine Kanzleisoftware ein, die ihnen beim Umstieg von analog auf digital hilft. Solch eine Anwendung ist advoware, mit der wir unsere Kunden seit mehr als 20 Jahren unterstützen. Um den Anwaltskanzleien die digitale Transformation zu erleichtern, bieten wir derzeit einen 50-prozentigen Rabatt auf die Lizenzgebühren der Zusatzmodule advoware OnlineAkte, advoware Toolbox und advoware Viewer an. Damit stehen unseren Kunden sämtliche advoware-seitigen Software-Funktionen zur Verfügung, die für die Arbeit im Homeoffice wichtig sind, ihnen Aktenzugriff im Gerichtssaal erlauben und auch sonst bei der papierlosen Kommunikation helfen.
Werden Sie doch advoware-Umsteiger
Und, wie klingt das für Sie? Ist das für Sie ein ausreichender Anreiz, über den Einsatz einer neuen Kanzleisoftware nachzudenken, da Sie mit ihrer aktuellen Kanzleianwendung ohnehin schon länger nicht mehr zufrieden sind? Dann kommen Sie doch zu advoware und profitieren Sie zudem von unserem 50-Prozent-Umsteiger-Rabatt, den wir Ihnen gerne auf die advoware-Lizenzgebühreneinräumen. Dann erlassen wir Ihnen auch die Hälfte der Lizenzkosten auf die oben genannten Zusatzmodule.
Hülskötter ist zuverlässiger Schulungspartner in der Krise
Da unsere Kunden vom ersten Tag an advoware mit seinen Zusatzfunktionen richtig nutzen sollen, haben wir aufgrund der Corona-Krise in ein leistungsfähiges Videokonferenzsystem investiert. Damit können und wollen wir sicherstellen, unseren Kund*innen genau die Schulungsmaßnahmen zuteil werden zu lassen, die wir sonst mit unseren Vor-Ort-Seminaren in ihren Kanzleiräumen anbieten. Dabei ist uns wichtig, dass sich alle Beteiligten gegenseitig sehen können, denn den kritischen Blick bei Unverständnis kann man „leider“ immer noch nicht hören.
Für die Inhalte dieser Videokonferenz-Schulungen ist gesorgt: So wird zum Beispiel das Thema „Prozessautomatisierung“ immer wichtiger. Hierfür stellt advoware das gleichnamige Modul zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie die üblichen Bearbeitungszeiten z. B. für Arbeitsrecht-, Verkehrsrecht- und Inkassoverfahren halbieren können. Gerade für Vertragsanwälte von Rechtsschutzversicherern bietet das Werkzeug in Verbindung mit der advoware onlineAkte eine enorme Arbeitserleichterung.
Um Sie auch hierbei zu unterstützen, schenkenwir Ihnen bis auf weiteres bei der Buchung der Kanzleiakademie-Flatrate einen Schulungstag per Videokonferenz und verzichten zudem auf die Hälfte unserer Konfigurationspauschale.
Wir freuen uns, Ihnen helfen zu können
Falls Sie also neuer advoware-Kunde werden möchten, freuen wir uns auf Ihren Anruf. Melden Sie sich am besten direkt bei unserem Beratungsteam, das unter der Telefonnummer 02573- 93 930 für Sie erreichbar ist.
Wussten Sie eigentlich, dass bei Hülskötter & Partner Preis nicht gleich Preis ist?! Und das ist auch richtig und gut so, denn schließlich behandeln wir unsere Kunden so individuell wie möglich. Beispiele gefällig?
Beispiel Kanzleisoftware-Umsteiger
Sie arbeiten mit der Kanzleisoftware eines Mitbewerbers und sind nicht mehr so richtig zufrieden? Dann sollten Sie mit uns reden. Denn es gibt zahlreiche Gründe, auf ein etabliertes Produkt wie advoware umzusteigen. Ob das unsere langjährige Erfahrung im Bereich Kanzleisoftware ist oder unser umfangreiches Angebot an Zusatzleistungen oder unsere transparente Preispolitik oder unser ständiges Bestreben, Ihnen das Beste zu bieten – Hülskötter & Partner nehmen Ihre Bedürfnisse ernst, und wir ruhen uns auch nicht auf bereits Erreichtem aus – im Gegenteil.
Daher schnüren wir für umsteigewillige Anwälte und Kanzleien ganz spezielle Pakete, die bis zu 50 Rabatt auf den herkömmlichen Preis von 495 Euro (netto) vorsehen. Sie zahlen also lediglich 247,50 Euro netto nebst der zusätzliche anfallenden Programmpflegekosten. Hinzu kommen advoware-Schulungen, die Sie dank unserer Flatrate für einen geringen monetären Aufwand jederzeit belegen können. Und von unseren Zusatzleistungen, mit denen Sie noch mehr aus Ihrer Kanzlei-IT herausholen, ganz zu schweigen.
Beispiel juristischer Berufseinsteiger
Gerade für junge Anwälte, deren Zulassung nicht älter als zwei Jahre ist, empfiehlt sich unser Angebot für Berufseinsteiger. Denn für dieses Paket bezahlen Sie keine einmalige Lizenzgebühren plus die monatlichen Programmpflegegebühren, sondern es wird lediglich ein Mietpreis für advoware fällig, der 18,10 Euro pro Monat beträgt. Der reguläre Preis beläuft sich auf 27 Euro, Sie sparen also fast 10 Euro! Dieses Angebot ist auf einen Arbeitsplatz begrenzt, und kann auch nur für zwei Jahre gebucht werden. In dieser Zeit haben Sie aber bestimmt schon herausgefunden, dass Sie mit advoware prima arbeiten können.
Und, ist da etwas für Sie dabei? Prima, dann sollten Sie mit uns sobald als möglich Kontakt aufnehmen. Dann können wir Ihr ganz individuelles Paket schnüren, das Ihren Bedürfnissen so gut wie möglich entspricht. Sie dürfen uns natürlich auch gerne eine E-Mail schreiben. Wir nehmen dann unverzüglich mit Ihnen Kontakt auf.
Norbert Jansen ist praktizierender Anwalt aus dem schönen Münster und betreibt dort seit 1988 seine eigene Kanzlei, die er selbst als „großzügige, moderne Anwaltskanzlei“ bezeichnet, deren „technische Ausstattung sich auf einem modernen Stand befindet“ und „bestens den Anforderungen der heutigen Zeit“ entspricht. Dazu gehört laut RA Jansen eine der besten Software-Anwendungen für Rechtsanwaltskanzleien, aber auch die Diktattechnik und Spracherkennung kommen in seinem Münsteraner Anwaltsbüro zum Einsatz.
RA Norbert Jansen ist seit 2005 zufriedener Advoware-Kunden
Jetzt dürfte es Sie kaum überraschen, dass RA Jansen mit dieser Software-Anwendung die Kanzleisoftware advoware meint, mit der er seit 2005 erfolgreich arbeitet und deren Einsatz er bis heute nicht bereut. Doch was sagt Herr Jansen selbst zu seinem Umstieg auf advoware?
„Ich habe lange Zeit in meinem Büro die Software eines anderen Anbieters eingesetzt. Als ich Ende 2004, Anfang 2005 diese Software um einen weiteren Platz ergänzen wollte, kamen mir die Preise des Konkurrenzunternehmens unverschämt hoch vor. Da bekam ich zu diesem Zeitpunkt ein Angebot der Firma Hülskötter & Partner für advoware, dass mich vollends überzeugt hat. Nach kurzer Überlegung habe ich ich mich entschieden, die bisherige Software nicht mehr einzusetzen, sondern die Kanzleisoftware von Hülskötter & Partner zu übernehmen.“
Allerdings vollzieht sich solch ein Umstieg nicht immer völlig geräuschlos. Wie ist es Ihnen damals mit dem Software-Umzug ergangen, Herr Jansen?
„Ich hatte natürlich große Bedenken, ob der Umstieg ohne weiteres klappen würde. Im Nachhinein kann ich Ihnen nur sagen, dass es für mich die beste Entscheidung war. Sowohl hinsichtlich der Anwendung als auch unter dem Aspekt der einmaligen und laufenden Kosten. Gerade die kontinuierlich entstehenden Ausgaben konnte ich durch das Umstellen auf advoware enorm senken. Darüber hinaus kann ich die einzelnen Funktionen von advoware wie beispielsweise die Sprachsoftware Advovoice wesentlich besser einsetzen, verglichen mit der Software des Mitbewerbers.“
Das klingt alles sehr positiv und freut uns sehr. Erzählen Sie doch noch ein bisschen mehr von der Umstellung: Wie ist diese vonstatten gegangen, und wie sieht der tägliche Umgang mit advoware bei Ihnen aus?
„Die Umstellung auf advoware hat dank der guten Vorbereitung durch die Firma Hülskötter & Partner problemlos funktioniert. Sämtliche Daten aus der früheren Anwendung standen in advoware unverzüglich zur Verfügung. Kleinere Probleme, die dabei auftauchen, werden mittlerweile über den Onlineservice schnellstens behoben. Seitdem ich advoware einsetze, musste kein einziger Techniker der Firma Hülskötter bei mir erscheinen. Besonders die Funktion der Kontoauszugsverarbeitung ist super und spart im Bereich der Finanzbuchhaltung erhebliche Zeit. Darüber hinaus halte ich advoware insgesamt für sehr benutzerfreundlich. Egal, welche Problemchen dabei entstehen: die Firma Hülskötter & Partner ist mein erster Ansprechpartner und konnte bisher jede Herausforderung innerhalb kürzester Zeit meistern.“
Wenn sich eine Kanzlei wie die
