EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 10

EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 10

Mit dem zehnten und letzten Teil unserer großen DSGVO-FAQ-Videoserie gehen wir der Fragen nach, inwieweit Kanzleien die Datenschutzgrundverordnung ganz alleine umsetzen können.
Jetzt ist er also da, der 25. Mai 2018. Der Tag, vor dem seit Monaten alle warnen. Und doch, wie aktuelle Umfragen zeigen, sind immer noch nicht bei weitem alle Unternehmen (und Kanzleien) darauf vorbereitet. Und das hat wohl unter anderem auch mit der heutigen Frage zu tun:

„Können wir die DSGVO-relevanten Aufgaben alleine erledigen?“

Die schlichte Antwort dazu lautet: Alleine werden Sie es wohl nicht mehr schaffen, vor allem nicht an einem einzigen Tag, da der Stichtag 25. Main 2018 ja heute gekommen ist. Jedoch – oder gerade deshalb – sollten Sie trotzdem Ihre Kanzlei unbedingt DSGVO-tauglich machen. Der hierfür zugrunde liegende Aufwand hängt stark von der Größe Ihrer Kanzlei ab. So braucht beispielsweise eine Anwaltskanzlei mit 15 Mitarbeitern und einem Standort etwa 20 Tage, bis sämtliche DSGVO-relevanten Arbeiten erledigt sind.
Mithilfe eines professionellen Datenschutzexperten reduziert sich dieser zeitliche Aufwand auf etwa 5 Tage. Immer vorausgesetzt, Sie waren datenschutztechnisch bis dato noch nicht aktiv. Reden Sie mit uns, wir haben hierfür eine erprobte Lösung in petto.

Hülskötter & Partner unterstützen Sie bei der Umsetzung der DSGVO

In diesem Kontext möchte ich Ihnen den Service eines Kooperationspartners von Hülskötter & Partner ans Herz legen. Damit werden Sie bei Ihrer ganz persönlichen Umsetzung der DSGVO bestmöglich unterstützt. Zu den Leistungen zählen unter anderem die Bereitstellung eines externen Datenschutzbeauftragten oder die gesamte Basisdokumentation für den Datenschutz zur individuellen Anpassung – und das für gerade mal 70 Euro (netto) monatlich. Vergleichbare Angebote für externe Datenschutzbeauftragte rufen schnell mal 150 Euro (netto) monatlich auf den Plan. Weitere Informationen zu dem Thema Datenschutz finden Sie auf unserer Internetseite.

Bereiten Sie sich mit unserem Webinar auf die DSGVO richtig vor

Falls Sie noch mehr zur DSGVO wissen möchten, kann ich Ihnen unser DSGVO-Webinar im Rahmen der Kanzleiakademie-Flatrate guten Gewissens ans Herz legen, das wir für unsere Kunden konzipiert haben. Haben Sie keine noch keine Flatrate bieten wir Ihnen für dieses Webinar einmalig die Möglichkeit für 299,00 Euro (netto) pro Teilnehmer am Webinar teilzunehmen, auch wenn Sie keine Flatrate haben. Das Onlineseminar können Sie direkt über unsere Kanzleiakademie buchen. Bitte geben Sie bei der Buchung an, ob Sie bereits eine Flatrate haben oder nicht. Wir nehmen falls erforderlich dann nach der Buchung mit Ihnen Kontakt auf und schalten Sie dann für das Webinar frei.

Sämtliche Teile der Video-FAQ-Serie auf einen Blick

EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 1
EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 2
EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 3
EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 4
EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 5
EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 6
EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 7
EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 8 und Teil 9
EU-DSGVO: Zehnteilige Video-FAQ-Reihe, Teil 10

[Videochat] Ralf Lengers über seine Arbeit bei der Fa. Hülskötter

Mit Ralf Lengers hat sich die Fa. Hülskötter aus Nordwalde eine ganze Menge technisches Know-how „eingekauft“. In diesem Video erzählt Ralf über seine „Vergangenheit“ als Novell-Dozent, wie es zu dem Engagement bei der Firma Hülskötter gekommen ist und dass er noch ziemlich lange dort arbeiten möchte.

12- Jahre Systemadministrator, aber auch Novell-Dozent

Ralf Lengers arbeitet bei Hülskötter im Second-Level-Support, löst also all die Fälle, die durch den telefonischen Telefonsupport der Fa. Hülskötter nicht gelöst werden konnten. Ralf blickt unter anderem auf eine 12-jährige Tätigkeit als Systemadministrator zurück, ist zudem gelernter Elektriker, hat als Novell-Dozent gearbeitet und landete eines Tages in der Windows-Welt.

Support von advoware, deren Zusatzprodukte und mehr

Seine Tätigkeit bei Hülskötter umfasst unter anderem die Installation und den Support von advoware, der Kanzleisoftware der Firma Advo-web. Aber auch um die Installation und Einrichtung der zahlreichen Zusatzproprodukte von advoware sowie der Software von anderen Anbieter wie Microsoft Word und Office kümmert sich Ralf Lengers. Zudem unterstützt er die Kunden bei der Einrichtung von Anwendungsprogrammen für das Online-Banking und Spracherkennungsoftware wie Dragon NaturallySpeaking.

Anfang der 2000er Jahre gab es den Erstkontakt mit Hülskötter

Bei der Fa. Hülskötter arbeitet Ralf aufgrund eines günstigen Zufalls, wie er selbst sagt. Denn bereits Anfang der 2000er Jahre hatte er bei seinem damaligen Arbeitgeber bereits mit advoware zu tun, weswegen er damals mit einem der Geschäftsführer von Hülskötter in regelmäßigem Kontakt stand. Diese Gespräche waren laut Ralf immer sehr angenehm. Als er dann viele Jahre später seine Entscheidung getroffen hatte, den Arbeitgeber zu wechseln, bot sich die Gelegenheit, bei der Fa. Hülskötter im Supportteam einzusteigen. Und diese Chance hat er sich aufgrund seiner guten Erfahrungen mit Hülskötter nicht entgehen lassen.

Das mag Ralf an Hülskötter: Familiäres Arbeitsklima und flache Hierarchien

Und diesen Schritt hat er nach eigenem Bekunden nicht bereut. So mag er das Familiäre und Kollegiale an der Firma, aber auch die flachen Hierarchien kommen ihm sehr entgegen. Zudem hat man bei Hülskötter genug Freiheiten, um die Arbeit in seinem eigenen Tempo zu erledigen. Das erlaubt ihm vor allem eine gewissenhafte Durchführung der Aufgaben, die er täglich zu bewältigen hat. Das mag er sehr, denn nur dann kann er seinen Kunden genau so helfen, wie er das für richtig hält. Aber auch das eigenverantwortliche Arbeiten kommt ihm sehr entgegen.

Hoffentlich warten noch viele spannende Projekte auf ihn

Und was bringt die Zukunft für ihn bei Hülskötter? Nun, er möchte noch lange dort bleiben und in dieser Zeit viele spannende Projekte verantworten. Denn in Zeiten von beA und advoware 5 gibt es immer genug zu tun. Na dann, Ralf, wünschen wir dir viel Spaß und Erfolg bei Hülskötter.
Und allen Freunde des Bewegtbilds sage ich: Film ab!

AdvoTec 2017:  Rechtsanwältin Winkelmann zum technischen Support  der Fa. Hülskötter

AdvoTec 2017: Rechtsanwältin Winkelmann zum technischen Support der Fa. Hülskötter

Auf der AdvoTec 2017 des diesjährigen Deutschen Anwaltstags in Essen konnten wir dieses Videointerview mit Frau Rechtsanwältin Winkelmann aus Ingolstadt führen. Ihre Kanzlei nutzt advoware seit rund eineinhalb Jahren, und sie fühlt sich vor allem vom telefonischen Support der Fa. Hülskötter sehr gut betreut.

„Wir sind von advoware und dessen Funktionsumfang sehr angetan!“

Zwar ist sie in Sachen Funktionsumfang noch nicht dort angekommen, wo sie gerne wäre, ist aber von der Kanzleisoftware selbst und deren Möglichkeiten „sehr angetan“, wie sie selber sagt. So kommt beispielsweise das interne Chatsystem bereits zum Einsatz, aber auch die digitalen Aktennotizen findet RA Winkelmann sehr praktisch und hilfreich.

„Der advoware-Support von Hülskötter ist freundlich, kompetent und geduldig.“

Doch was ist das Besondere am Support der Fa. Hülskötter? Nun, hier hebt sie ganz besonders die Freundlichkeit unserer Kolleginnen und Kollegen hervor, ihre fachliche Kompetenz und deren Geduld bei technischen Fragen. So konnte sie gemeinsam mit einer unserer Support-Mitarbeiterinnen eine knifflige Frage zum Buchhaltungsmodul lösen. Und das hat RA Winkelmann sichtbar beeindruckt und ist im Video voll des Lobes.

Advoware-Speedlearning-Videos helfen beim schnellen Einstieg in die Kanzleisoftware

In diesem Kontext durfte natürlich nicht die Frage nach unseren Schulungsvideos fehlen. Was sie dazu sagt und wie es mit ihren Vorsätzen diesbezüglich aussieht, sehen und hören Sie sich am besten selbst an. Na dann: Film ab!.

 

Für eine noch zielgerichtetere Hilfe: Support von Hülskötter & Partner auf neuen und verbesserten Wegen

hp-support
Vielleicht kennen Sie das: Sie rufen bei einer Support-Hotline an – und landen zunächst in der Warteschleife. Dann scheint man Ihnen weiterhelfen zu wollen, doch erst einmal gilt es, mithilfe der richtigen Telefontasten den passenden Support-Mitarbeiter für Ihre Anfrage zu verifizieren. Und wenn Sie dann zu einem Hotline-Mitarbeiter durchgestellt werden, weiß der womöglich noch gar nichts von Ihrem Anliegen.
Hülskötter & Partner haben ihre Support-Abläufe optimiert
Sie merken es vielleicht: Das ist schon beim Lesen kein reines Vergnügen. Damit wir bei Hülskötter & Partner künftig unsere Kunden in Sachen Support-Anfragen noch besser als bisher unterstützen können, haben wir unsere internen Abläufe und Software-Werkzeuge überarbeitet und optimiert. Herausgekommen ist ein Weg, der Ihnen und uns helfen soll, Ihre Fragen schneller beantworten zu können:
1. Sie rufen wie bisher unsere Support-Hotline unter der Nummer 025 73-93 93 170 an. Hier greift sofort die erste Verbesserung: Anstatt direkt mit einem Support-Mitarbeiter verbunden zu werden, nimmt die neu geschaffene Support-Zentrale Ihren Anruf entgegen, notiert Ihr Anliegen sowie Ihre Kundendaten und weist Ihrem „Fall“ eine Ticketnummer zu.
2. Ihre Anfrage wird an unser neues, internes Computersystem übertragen, mit all den Informationen, die Sie uns mitgeteilt haben. Dort wird Ihr „Fall“ auf Basis eines ausgeklügelten Programms an den nächsten freien Support-Mitarbeiter weitergeleitet, der sich Ihren Sachverhalt genau ansieht und bereits an dieser Stelle gegebenenfalls mithilfe unserer Wissensdatenbank versucht, die passende Lösung für Sie zu finden.
3. Mit all Ihren Informationen und einer möglichen Lösung ruft Sie der Support-Mitarbeiter zurück und bespricht mit Ihnen sämtliche Schritte, die für das Beheben des missliebigen Umstands erforderlich sind. Normalerweise nimmt das nur wenige Minuten in Anspruch, und schon können Sie weiterarbeiten, da Ihre Frage/n beantwortet werden konnte/n. Und falls nicht, kümmern wir uns mit Hochdruck um eine zufrieden stellende Lösung.
Dieser neue, angepasste Ablauf soll und wird dazu führen, dass Sie nur noch einmal anrufen müssen und wir Ihr Anliegen schneller bearbeiten und lösen können. Das sorgt auf beiden Seiten für glückliche Gesichter.
Insider-Tipp: Falls Sie es noch schneller und unkomplizierter wünschen, reicht eine E-Mail an uns , und schon können wir uns Ihrer Sache annehmen. Wir melden uns dann baldmöglichst bei Ihnen zurück, im besten Fall bereits mit der passenden Antwort im Gepäck.  Hierzu benötigen wir folgende Daten von Ihnen:
Einen Ansprechpartner und dessen Telefonnummer samt Durchwahl, die installierte Advoware-Version sowie die betreffende Modulinfo und -Nummer, zusammen mit einer kurzen Problembeschreibung. Diese Informationen können Sie mithilfe der F12-Taste in Advoware abrufen (ohne der Problembeschreibung, versteht sich).
Per E-Mail oder Webseite kommen Sie noch schneller an Hilfe heran
Diese Vorgehensweise funktioniert übrigens auch mithilfe unserer Support-Webseite, auf der Sie Ihr Anliegen eintragen und uns zuschicken können. Wir melden uns dann bei Ihnen. Versprochen!
Hinweis: Dieses neu geschaffene Ticketing-System, das die Anfragen unserer Kunden registriert und verwaltet, hat übrigens einen tollen Nebeneffekt: Damit werden wir im Laufe der Zeit eine umfangreiche Liste mit den häufigsten Fragen und den dazu passenden Antworten erstellen können. Diese „FAQ“ (Frequent Answers & Questions) werden wir redaktionell betreuen und unseren Kunden kostenfrei zur Verfügung stellen. Damit lassen sich häufig wiederkehrende Fragen künftig per Mausklick beantworten.

Sieben gute Gründe, warum Sie eine Kanzlei-Anwendung wie advoware einsetzen sollten

Sieben gute Gründe, warum Sie eine Kanzlei-Anwendung wie advoware einsetzen sollten

Update: 24.7.2018
Wir bei Hülskötter & Partner sind stets darin bemüht, dass unsere Kunden so effizient und sicher wie möglich ihren täglichen Kanzleigeschäften nachgehen können. Das heißt für uns, dass wir sie mit unseren Produkten und Lösungen so gut wie möglich entlasten, auf dass sie begeistert von uns reden, weil wir sie immer wieder in ihrer täglichen Arbeit beflügeln. Das haben wir auf unsere Fahnen geschrieben.
Und doch, es soll immer noch Kanzleien in diesem Land geben, die nicht auf die Kraft von advoware schwören. Für die habe ich die wichtigsten sieben Gründe zusammengetragen, warum der Einsatz einer Kanzleisoftware entlasten, begeistern und beflügeln kann. Und was Sie bei der Wahl des richtigen Anbieters beachten sollten.

1. Auf  das richtigen Paket kommt es an

Was nützt Ihnen das schönste und günstigste Softwarepaket, wenn das Drumherum nicht passt. Daher sollte neben der Kanzleisoftware auch der Service stimmen (Stichwort: begleitende Schulungsmaßnahmen), die Updates sollten möglichst kostenlos sein, zusätzliche Dienstleistungen angeboten werden und vieles mehr.

2. Sprachdaten richtig verarbeiten

Anwälte und Notare schreiben nicht gerne, sie diktieren lieber. Was liegt da näher, als anfallende Diktate in den gesamten Workflow der Kanzlei einzubinden. Also frei nach dem Motto: Diktat landet digital in der Kanzlei, wird der richtigen Akte zugewiesen, das Sekretariat (oder ein Schreibdienst) überführen das gesprochene Wort in ein Schriftstück, das wird allen Beteiligten automatisch zur Verfügung gestellt, etc. Und falls Sie glauben, das funktioniert so nicht, dann sollten Sie sich mal unsere Lösung ansehen.

3. Termine immer dabei haben

Anwälte und Notare sind immer auf Achse: Entweder beim Mandanten oder bei Gericht, und dazwischen viel auf der Straße oder in der Bahn. Was bietet sich da am ehesten an als ein mobiler Kalender, in den Sie einen neuen Termin eintragen, der im selben Augenblick im Kanzleikalender auftaucht. Und umgekehrt sollte das natürlich genauso funktionieren: Sobald Ihr Sekretariat für Sie einen Termin neu anlegt oder verändert, wird das im mobilen Kalender sichtbar. Was Sie dafür brauchen? Nun, wie wäre es mit einem aktuellen iPhone? Und natürlich eine passende Anwendung, die sich um das Synchronisieren der Kalenderdaten kümmert.

4. Sicherheit zuerst

Sie glauben, Ihre elektronischen Daten sind vor Zugriffen von außen und gegen Verlust vollkommen immun? Selbst wenn, es bleiben immer noch ausreichende Sicherheitslücken, die Sie als Jurist auf keinen Fall auf die leichte Schulter nehmen sollten. Denken Sie beispielsweise an das Thema E-Mail-Archivierung. So sind Sie per Gesetz dazu verpflichtet, Ihre elektronische Daten – und dazu gehören auch Ihre Mails – revisionssicher zu archivieren. Von einem robusten Virenschutz ganz zu schweigen. Und wenn wir schon dabei sind: sichern Sie Ihre Daten noch auf Festplatten, die gerne mal ausfallen, da sie vor Abnutzung und anderen Schäden nicht gefeit sind? Auch zu diesem Thema haben wir etwas zu sagen.
Update: Für noch mehr Sicherheit empfiehlt sich der Umzug in unser Rechenzentrum für Juristen. Informieren Sie sich am besten mal darüber auf der zugehörigen Internetseite.

5. Immer auf dem Laufenden bleiben

Wie heißt es doch so schön: „Tu Gutes, und sprich darüber!“ Wir bei Hülskötter & Partner denken, dass dieser Satz nur teilweise stimmt. Denn wir reden nicht nur darüber, sondern schreiben regelmäßig auf, wovon wir Sie in Kenntnis setzen wollen. Ob das dieser Blog ist oder unser Newsletter oder unserer Internetpräsenz – wir wollen, dass Sie sich rundum gut informiert fühlen.

6. Zufriedene Anwender

Die Qualität eines Produkts drückt sich unter anderem darin aus, wie Anwender darüber denken. Daher fragen wir regelmäßig bei Kanzleien nach, die advoware einsetzen, wie es um ihre Zufriedenheit bestellt ist. Denn diese Kolleginnen und Kollegen sollten es eigentlich am besten wissen, wie unsere Kanzleisoftware ihren Arbeitsalltag erleichtert. Ob das der Traum von der papierlosen Kanzlei ist oder ein problemlos verlaufener Umstieg oder das Verfügungssystem von advoware, mit dem sich sogar größere Mandanten problemlos betreuen lassen – unsere Kunden sind zufriedene Kunden.

7. Die richtige Betreuung vor und nach dem Kauf

Doch bei aller Qualität, die ein Produkt zu bieten hat: wenn die Beratung vor dem Kauf und der Support nach dem Installieren und Einrichten der Software nicht stimmen, wird aus einem zufriedenen Kunden ganz schnell ein frustrierter Anwender, der seinen Unmut entweder auf den Support-Mitarbeiterinnen oder im schlimmsten Fall im Internet ablädt. Daher wird Pre- und After-Sales-Support bei uns ganz groß geschrieben, und das gilt vom ersten Telefonat an, das wir mit unseren Kunden führen. Schließlich haben wir einen Satz auf die schwarze Liste gesetzt, den Sie von uns niemals hören werden: Dafür sind wir leider nicht zuständig!