advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 6)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 6)


Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem Sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient. 

Mit der Serienbrieffunktion von advoware versenden Sie Ihre Weihnachtspost schnell und unkompliziert

Heute in ziemlich genau drei Wochen feiern wir Weihnachten. Da ist es doch ein guter, alter Brauch, seine Mandant:innen, Geschäftspartner:innen und andere wichtige Menschen mit einer vorweihnachtlichen Nachricht zu bedenken. Das erhöht die zwischenmenschliche Bindung und zeigt: „Du/Sie/ihr seid mir/uns wichtig!“.

Doch jede einzelne E-Mail oder jeden einzelnen Brief von Hand zu verfassen und zu versenden erfordert je nach Datenbankeinträgen eine ganze Menge Zeit. Die vielen Anwälten und Anwältinnen gerade in den Wochen und Tagen vor Heilig Abend fehlt. Daher folgt an dieser Stelle wie jedes Jahr unser ultimativer Weihnachtsposttipp: Nutzen Sie für das Erstellen und Verschicken Ihrer weihnachtlichen Grüße einfach die Serienbrieffunktion von advoware.

Damit können Sie nämlich einen ganzen Schwung der Weihnachtspost an sämtliche Mandanten/Partner oder an nur ausgewählte Adressgruppen erstellen. Neben dem Verfassen der Briefe können Sie auch Adressetiketten und/oder Briefumschläge erstellen und beschriften, falls Sie es eher klassisch mögen.

Darüber hinaus können Sie die advoware-Serienbrieffunktion auch für den Versand von Newsletter nutzen, um beispielsweise in regelmäßigen Abständen Ihre Mandantschaft mit interessanten Nachrichten zu versorgen. Dazu können relevante und wichtige Grundsatzurteile genauso gehören wie nützliche Tipps rund um ihre Fachgebiete. Damit wecken Sie möglicherweise Interesse und bekunden gleichzeitig Ihr Wissen und Ihre tiefen Einblicke in Arbeitsrecht und Co.

Die Serienbrieffunktion von advoware kurz und knapp in 5 Minuten

Damit Sie sich nicht erst durch das advoware-Handbuch wühlen müssen, präsentieren wir Ihnen das zur Serienbrieffunktion gehörende Speedlearning-Video, in dem Sie kurz und knapp alles erfahren, was Sie dazu wissen müssen. Das sind sehr gut investierte 5 Minuten. Finden wir.

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advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 5)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem Sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient. 

Interne Nachrichten schnell und unkompliziert versenden und empfangen 

In Zeiten von Microsoft Teams und anderen Kommunikationsplattformen für den schnellen, unkomplizierten Austausch ist auch in Anwaltskanzleien diese Form der Interaktion angekommen. Was viele Anwender:innen möglicherweise nicht wissen: Die Kanzleianwendung advoware bietet auch hierfür die passende Funktion. Das sogenannte interne Nachrichtensystem ist nämlich direkt in die Software aus dem Hause Advo-web integriert.  

Damit können Kanzleimitarbeiter:innen schnell und einfach Nachrichten austauschen, ohne jedesmal zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Darüber hinaus stellt das Nachrichtensystem den aktuellen Anwesenheitsstatus der Kolleg:innen grafisch dar. Damit ist mit einem Blick ersichtlich, ob diese gerade erreichbar sind. Optional können die so versendeten Nachrichten in die Aktengeschichte oder in die Aufgabenliste übernommen werden, zum Beispiel zu späteren Protokollierungszwecken. 

Das interne Nachrichtensystem im Kurzvideo 

Im nachfolgenden Gratis-Video zeigen wir Ihnen, wie das interne Nachrichtensystem von advoware funktioniert und wie Sie es für schnelle Nachrichten zwischendurch nutzen können. 

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 6)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 4)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient.

Expresstexte erstellen und per Kontextmenü blitzschnell abrufen

Das heutige Lernvideo geht der Frage nach, wie sich Expresstexte anlegen, hinterlegen und verwenden lassen, die über die zugehörige advoware-Funktion aufgerufen und einer bestimmten Akte zuordnet werden können.

Damit kann sich jede:r Kanzleimitarbeiter:in ihr/sein eigenes Kontextmenü für Anschreiben an Aktenbeteiligte im Modul „Akte bearbeiten“ zusammenstellen. Hierbei lassen sich wahlweise die Beteiligtenart, die Bezeichnung, der Speichernamen, einen abweichenden Briefkopf und das Referat auswählen. Das sorgt für ein übersichtliches Kontextmenü. Außerdem erscheinen häufig verwendete Anschreiben, die von den anderen Mitarbeitern selten oder überhaupt nicht verwendet werden, ausschließlich im eigenen Menü.

Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise: Anschreiben, die für ein ganz bestimmtes Referat benötigt werden, erscheinen nur dann im Kontextmenü, wenn der Akte auch dieses Referat zugewiesen wurde. Hierfür können Anschreiben mit einem ganz bestimmten Briefkopf verknüpft werden (z.B. private Korrespondenz), und stehen damit per Mausklick blitzschnell zur Verfügung.

Eine genaue Anleitung zum Einrichten und Verwenden dieser Funktion entnehmen Sie bitte dem folgenden Video

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advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 3)

Auch heute stellen wir unseren Kund:innen wieder ein Speedlearning-Video kostenlos zur Verfügung, mit dem sie noch mehr aus advoware herausholen können, und das schnell und effizient.
Das heutige Lernvideo beschäftigt sich mit dem Bearbeiten von Akten. Konkret wollen wir zeigen, wie advoware-Anwender:innen referatsspezifische Daten einer Akte zuweisen können. Aktuell werden die Referate Arbeitsrecht, Familienrecht, Mietrecht, Notariat, Sozialrecht, Verkehrsunfallrecht, Verwaltungsrecht und Wohnungseigentumsrecht unterstützt. 

Damit können sämtliche Daten für diverse Auswertungen und die Mustertexte genutzt werden, da die Datenfelder in Word als Platzhalter zur Verfügung stehen. Damit lassen sich Schriftstücke bereits beim Erstellen automatisch mit aktenbezogenen Daten füllen. 

Frei belegbare Datenfelder bieten noch mehr Möglichkeiten

Für weitere Daten und Informationen steht das Modul „Kanzleispezifische Daten“ mit 20 frei belegbaren Datenfeldern zur Verfügung. Die Maske lässt sich insgesamt viermal benutzen, sodass in Summe 80 Felder mit Daten gefüllt werden können. Auch diese Felder stehen in advoware als Platzhalter für Mustertexte zur Verfügung. 

Referatsspezifische Datenfelder in dreieinhalb Minuten

Wie die genaue Vorgehensweise aussieht und welche Möglichkeiten sich aus den referatsspezifischen Datenfeldern ergeben, zeigt dieses Video in gewohnt kompakter Form:

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 6)

advoware in Kurzform: So helfen Ihnen unsere Speedlearning-Videos (Teil 1)

Heute beginnen wir eine 12-teilige Serie, und das aus einem einzigen guten Grund: Wir wollen Ihnen damit helfen, advoware in kompakter Form noch besser zu verstehen und anwenden zu können. Ganz im Stile unserer bekannten Speedlearning-Videos, die Sie ab sofort in neuem Gewand und Aufbau in der Hülskötter Kanzleiakademie finden.
Das Schöne an diesen 12 Blogbeiträgen, die wir Ihnen ein Jahr lang präsentieren: Als „Geschenk“ platzieren wir am Schluss des Blogposts einen passenden Videoclip, der kurz und knapp die wesentlichen Aspekte des ausgewählten Themas beleuchtet. advoware im Schnelldurchlauf, sozusagen.

„Favoriten und Filter“ beschleunigen die Arbeit mit advoware erheblich

Den Anfang macht das Thema „Favoriten und Filter“. Mithilfe des zugehörigen Menüpunkts kann man schnell und direkt auf häufig benötigte Daten und Funktionen zugreifen. Dazu gehören Großmandatsakten genauso wie Favoritenakten, häufig genutzte Datenbankabfragen sowie Funktionen, mit denen advoware-Anwender:innen regelmäßig arbeiten. Damit stellen advoware-User ihre individuelle Arbeitsumgebung zusammen.
Diese zeitsparenden und „abkürzenden“ Favoriten und Filter richten sich bevorzugt an Rechtsanwält:innen, die nur die wichtigsten Funktionen von advoware nutzen. Dazu gehören beispielsweise die Terminübersichten genauso wie die betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Auf diesem Weg erreichen advoware-Benutzer ihre bevorzugten Funktionen per Mausklick.

Das Video zu den Favoriten- und Filter-Funktionen