Viele unserer Kunden rechnen ihre Arbeitszeit nach Stunden ab. Dies gelingt mit advoware dank der Funktion advotime zielgerichtet und recht flexibel, wie das Video am Ende dieses Beitrags in nur 7 Minuten zeigt. Hiermit können Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten kennenlernen, welche die Stundensatzverwaltung von advoware bereithält.
So lassen sich mit advotime die verschiedenen Stundensätze einer Anwaltskanzlei dem jeweiligen Szenario beliebig anpassen. Das beginnt mit der einfachen Zuordnung eines Stundensatzes an den jeweiligen Sachbearbeiter. Dies geschieht innerhalb der Grundeinstellungen, wo innerhalb der Sektion „Kanzleiorganisation“ das Feld „Mitarbeiter“ ausgewählt wird. Per Doppelklick öffnet sich das Mitarbeiterfenster, in dem der Stundensatz des Sachbearbeiters oder der Sachbearbeiterin eingetragen wird. Anschließend wird jeder neue Vorgang mit dem zuvor festgelegten Stundensatz verrechnet.
Doch es geht noch weiter. So kann über advotime jedem Beteiligten einer Akte ein individueller Stundensatz zugeordnet werden, der dann losgelöst vom Sachbearbeiter der Akte zugeordnet wird. Das ist beispielsweise bei besonders zeitintensiven Mandanten empfehlenswert.
Für die weiteren Möglichkeiten, die sich aus der advoware-Funktion advotime ergeben, dürfen Sie einfach auf die Starttaste unseres kostenlosen Speedlearning-Videos klicken. Viel Spaß beim schnellen Lernen.
So lässt sich die elektronische Postmappe mit der Posteingangsfunktion von advoware verwalten
Zur Aktenverwaltung von advoware gehört unter anderem eine elektronische Postmappe, in der digitale Briefe, elektronische Dokumente, Telefonnotizen, und mehr gesammelt und bestimmten Akten und somit auch den Aktensachbearbeitern zugeordnet werden können. Doch wie lassen sich diese digitalen Schriftstücke kanzleiübergreifend verwalten?
Nun, hierfür steht innerhalb der Aktenverwaltung die Funktion „Posteingang“ zur Verfügung. Damit lassen sich die Elemente, die sich im Posteingang befinden, direkt bearbeiten, mit Arbeitsanweisungen versehen, und einiges mehr.
Welche Möglichkeiten das konkret sind und was die Posteingangsfunktion im Einzelnen bietet, erfahren Sie im folgenden 4-minütigen Video. advoware kurz und knapp, eben.
Mit der Serienbrieffunktion von advoware versenden Sie Ihre Weihnachtspost schnell und unkompliziert
Heute in ziemlich genau drei Wochen feiern wir Weihnachten. Da ist es doch ein guter, alter Brauch, seine Mandant:innen, Geschäftspartner:innen und andere wichtige Menschen mit einer vorweihnachtlichen Nachricht zu bedenken. Das erhöht die zwischenmenschliche Bindung und zeigt: „Du/Sie/ihr seid mir/uns wichtig!“.
Doch jede einzelne E-Mail oder jeden einzelnen Brief von Hand zu verfassen und zu versenden erfordert je nach Datenbankeinträgen eine ganze Menge Zeit. Die vielen Anwälten und Anwältinnen gerade in den Wochen und Tagen vor Heilig Abend fehlt. Daher folgt an dieser Stelle wie jedes Jahr unser ultimativer Weihnachtsposttipp: Nutzen Sie für das Erstellen und Verschicken Ihrer weihnachtlichen Grüße einfach die Serienbrieffunktion von advoware.
Damit können Sie nämlich einen ganzen Schwung der Weihnachtspost an sämtliche Mandanten/Partner oder an nur ausgewählte Adressgruppen erstellen. Neben dem Verfassen der Briefe können Sie auch Adressetiketten und/oder Briefumschläge erstellen und beschriften, falls Sie es eher klassisch mögen.
Darüber hinaus können Sie die advoware-Serienbrieffunktion auch für den Versand von Newsletter nutzen, um beispielsweise in regelmäßigen Abständen Ihre Mandantschaft mit interessanten Nachrichten zu versorgen. Dazu können relevante und wichtige Grundsatzurteile genauso gehören wie nützliche Tipps rund um ihre Fachgebiete. Damit wecken Sie möglicherweise Interesse und bekunden gleichzeitig Ihr Wissen und Ihre tiefen Einblicke in Arbeitsrecht und Co.
Die Serienbrieffunktion von advoware kurz und knapp in 5 Minuten
Damit Sie sich nicht erst durch das advoware-Handbuch wühlen müssen, präsentieren wir Ihnen das zur Serienbrieffunktion gehörende Speedlearning-Video, in dem Sie kurz und knapp alles erfahren, was Sie dazu wissen müssen. Das sind sehr gut investierte 5 Minuten. Finden wir.
Interne Nachrichten schnell und unkompliziert versenden und empfangen
In Zeiten von Microsoft Teams und anderen Kommunikationsplattformen für den schnellen, unkomplizierten Austausch ist auch in Anwaltskanzleien diese Form der Interaktion angekommen. Was viele Anwender:innen möglicherweise nicht wissen: Die Kanzleianwendung advoware bietet auch hierfür die passende Funktion. Das sogenannte interne Nachrichtensystem ist nämlich direkt in die Software aus dem Hause Advo-web integriert.
Damit können Kanzleimitarbeiter:innen schnell und einfach Nachrichten austauschen, ohne jedesmal zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Darüber hinaus stellt das Nachrichtensystem den aktuellen Anwesenheitsstatus der Kolleg:innen grafisch dar. Damit ist mit einem Blick ersichtlich, ob diese gerade erreichbar sind. Optional können die so versendeten Nachrichten in die Aktengeschichte oder in die Aufgabenliste übernommen werden, zum Beispiel zu späteren Protokollierungszwecken.
Das interne Nachrichtensystem im Kurzvideo
Im nachfolgenden Gratis-Video zeigen wir Ihnen, wie das interne Nachrichtensystem von advoware funktioniert und wie Sie es für schnelle Nachrichten zwischendurch nutzen können.
Expresstexte erstellen und per Kontextmenü blitzschnell abrufen
Das heutige Lernvideo geht der Frage nach, wie sich Expresstexte anlegen, hinterlegen und verwenden lassen, die über die zugehörige advoware-Funktion aufgerufen und einer bestimmten Akte zuordnet werden können.
Damit kann sich jede:r Kanzleimitarbeiter:in ihr/sein eigenes Kontextmenü für Anschreiben an Aktenbeteiligte im Modul „Akte bearbeiten“ zusammenstellen. Hierbei lassen sich wahlweise die Beteiligtenart, die Bezeichnung, der Speichernamen, einen abweichenden Briefkopf und das Referat auswählen. Das sorgt für ein übersichtliches Kontextmenü. Außerdem erscheinen häufig verwendete Anschreiben, die von den anderen Mitarbeitern selten oder überhaupt nicht verwendet werden, ausschließlich im eigenen Menü.
Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise: Anschreiben, die für ein ganz bestimmtes Referat benötigt werden, erscheinen nur dann im Kontextmenü, wenn der Akte auch dieses Referat zugewiesen wurde. Hierfür können Anschreiben mit einem ganz bestimmten Briefkopf verknüpft werden (z.B. private Korrespondenz), und stehen damit per Mausklick blitzschnell zur Verfügung.
Eine genaue Anleitung zum Einrichten und Verwenden dieser Funktion entnehmen Sie bitte dem folgenden Video
