Machen Sie Ihre Kanzlei smarter, digitaler, automatisierter, erfolgreicher

Machen Sie Ihre Kanzlei smarter, digitaler, automatisierter, erfolgreicher

Schon Charles Darwin hat es früh erkannt: Nicht der Stärkste überlebt, auch nicht der Schlaueste, sondern der Anpassungsfähigste. Und genau das zeigt sich aktuell im Rechtsmarkt. Denn heute reicht es einfach nicht mehr aus, ein guter Anwalt oder eine gute Anwältin zu sein. Es sind vielmehr sehr gute Verkaufs- und Marketing-Skills von immer höherer Bedeutung, mit denen sich das eigene juristische Portfolio bestmöglich präsentieren und an die Mandantschaft bringen lässt. 

Was sind die Hintergründe dafür? Das Kaufverhalten von Endverbrauchern hat sich in den letzten Jahren durch den sog. Amazon-Effekt nachhaltig verändert. Ein großer Teil der Nutzer kauft regelmäßig, teilweise sogar täglich im Internet ein. Online-Shopping ist durch fast alle Altersstufen mittlerweile ein gewohnter Weg. Corona hat diese Entwicklung noch beschleunigt und forciert. Juristische Portale für Rechtsdienstleistungen erfreuen sich nicht zuletzt deshalb immer größerer Beliebtheit.  

Hierfür sind diverse grundsätzliche Überlegungen erforderlich, mit deren Hilfe sich die eigenen Fähig- und Fertigkeiten entwickeln lassen. Eine Fokussierung auf das oder die umsatzstärksten Rechtsdienstleistungen ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg auf die Kanzlei. Denn nur wenn Jurist:innen genau wissen, wo sie hinwollen und wie sie dieses Ziel bestmöglich erreichen können, ist ein langfristiger Erfolg am juristischen Markt nachhaltig möglich. 

Aufwändige manuelle Arbeitsschritte wirken auf Jurist:innen abschreckend 

Neben der reinen Akquise und Fokussierung auf bestimmte Rechtsdienstleistungen wird die Automatisierung von Backoffice Prozessen in der heutigen Zeit immer wichtiger. Viele Prozesse und Arbeitsabläufe werden als recht aufwändig empfunden, da mit jedem neuen Mandat eine Reihe an erforderlichen Arbeitsschritten wie dem Anlegen einer neuen Akte, dem Zusenden diverser Dokumente, und so fort, anfallen. Eine reine Skalierung auf nur mehr Masse ist in Zeiten von Fachkräftemangel also nicht nur der einzige Baustein.  

Dabei sind derlei Vorbehalte gar nicht nötig. So gibt es mittlerweile probate Automatisierungssoftware-Lösungen, die digitale Arbeitsschritte so weit automatisieren können, dass sich die Kanzlei oder der/die Jurist:in darum selber gar nicht kümmern muss, da das System im Hintergrund die erforderlichen Schritte selbst ausführt. 

advoware und ShakeSpeare übernehmen zahlreiche Arbeitsschritte  

Solch eine Automatisierungssoftware nennt sich ShakeSpeare, die advoware-Anwender:innen künftig noch einfacher und automatisierter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen soll. Das geschieht schon beim Erstkontakt des Mandanten, der den notwendigen Kontakt mithilfe einer für Akquise optimierten Webseite zur Kanzlei herstellt.  

Handelt es sich beispielsweise um eine Kündigungsschutzklage oder einen Bußgeldbescheid, trägt der (potenzielle) Mandant seine Daten und die relevanten Informationen in das Webformular ein. Dazu gehören auch die erforderlichen Dokumente, die der Mandant ebenfalls via ShakeSpeare der Kanzlei per Upload-Funktion zur Verfügung stellen kann. 

Kollisionsprüfung inklusive – auch das können ShakeSpeare und advoware 

Das Mandat kann dann bequem in der Weboberfläche von Shakespeare geprüft werden. Dazu gehört unter anderem die integrierte Kollisionsprüfung mit den bereits vorhandenen Mandaten in der Kanzlei durch Shakespeare.  

Nach erfolgreicher Kollisionsprüfung erfolgt die Annahme des Mandats, ebenfalls in der Weboberfläche. Danach werden automatisch diverse Aktionen in Gang setzt. Dazu gehört unter anderem die automatische Anlage einer Akte in advoware, Vergabe des Aktenzeichens, Eintragen von Fristen, Erstellen bestimmter Dokumente wie die Mandats- und Datenschutzvereinbarung, notwendige Anfragen bei den betreffenden Behörden, das Anschreiben an die Rechtsschutzversicherung, und so fort.

Damit sparen Sie rein rechnerisch pro Mandat zwischen 20 und 30 Minuten Bearbeitungszeit! Bei 5 Mandaten sind das in der Woche schon 1,6 – 2,5 Stunden. Was aber noch viel wichtiger ist. Die Mandanten von heute kaufen immer mehr über das Internet und hier bieten Sie eben diesen Nutzern eine einfach und komfortable Möglichkeit 24/7 ein Mandat einzureichen.  

advoware und ShakeSpeare stehen in ständigem Informationsaustausch 

Die Mandatsannahme kann komfortabel, jederzeit über die cloud-fähige Shakespeare Software angestoßen werden. Alle relevanten Informationen und Dokumente, die in Shakespeare erstellt werden, werden Ihnen dann auch automatisch über die neue REST-API von advoware in die Aktengeschichte gelegt.

SDamit sind auch die Mitarbeitenden in der Kanzlei stets auf dem aktuellen Stand und es entsteht keine verwirrende doppelte Aktenführung. Das ist vor allem für diejenigen Kanzlei-Mitarbeitenden wichtig, die grundsätzlich nicht mit ShakeSpeare arbeiten. Nachdem Sie das Mandat angenommen haben können alle folgenden Schritte wie gewohnt in advoware bearbeitet werden. 

ShakeSpeare und advoware schaffen mehr Freiräume für mehr Erfolg 

Sie sehen also, die täglichen und typischen Arbeitsschritte einer Rechtsanwaltskanzlei lassen sich mit Systemen wie Shakespeare und advoware bereits heute automatisieren, was das manuelle Arbeitsaufkommen der Mitarbeitenden deutlich verringert. Damit werden neue Ressourcen geschaffen, die für künftige Aufgaben, Wachstum und mehr Mitarbeiterzufriedenheit unumgänglich sind. Dazu gehören neben digitalem Marketing und Vertrieb auch möglichst digitale und mobil optimierte Kontaktpunkte wie digitale Mandatsakquise, aber  auch Chatbots.  

[Video] Anne Lachmund arbeitet digital und automatisiert mit advoware und ShakeSpeare

[Video] Anne Lachmund arbeitet digital und automatisiert mit advoware und ShakeSpeare

Anne Lachmund ist Rechtsanwältin aus Berlin und setzt von Anfang an auf eine äußerst digitale Arbeitsweise. Weil sie ganz bewusst auf ein eigenes Sekretariat verzichtet, damit sie vollkommen unabhängig arbeiten kann. Doch wie verwaltet sie dann ihre Mandantschaft und akquiriert neue Mandant:innen?

Nun, hierfür setzt sie konsequent auf zwei Tools, die sie bei ihrer Arbeit begleiten und unterstützen. Das ist die Kanzleisoftware advoware zum einen, und die Automatisierungslösung ShakeSpeare des werten Anselm Appel und seines Teams zum anderen. Denn diese Kombination ermöglicht vollautomatisierte Abläufe, die sich direkt in der Kanzleiorganisation sowie in neuen und zufriedenen Mandanten niederschlägt.

Warum sie das tut und was sie an dieser Kombi so schätzt, verrät sie in diesem Video.

Darum setzt Anne Lachmund in ihrer digitalen Kanzlei auf advoware und ShakeSpeare 

Darum setzt Anne Lachmund in ihrer digitalen Kanzlei auf advoware und ShakeSpeare 

Wenn eine Einzelanwältin wie Anne Lachmund aus Berlin beschließt, ihre erste eigene Kanzlei ganz ohne Vorzimmer und Sekretariat zu gründen, hat das sicherlich gute Gründe. 
Einer davon lautet, auf möglichst schlanke Strukturen und Kosten zu setzen. Ein anderer ist sicherlich auch im aktuellen Jahr 2021 begründet, schließlich reden wir seit Jahren über das Thema Digitalisierung. Und genau dabei will Frau Lachmund offenkundig ganz weit vorne dabei sein. 

Darum setzt Anne Lachmund von Anfang an auf advoware und ShakeSpeare 

Damit begründet sie zumindest in dem auf legal-tech.de erschienenen Beitrag ihren Schritt zur vollständig digitalen Kanzlei. Hierfür setzt sie auf zwei wesentliche Komponenten, die sie bei ihrer digitalen Arbeit unterstützen sollen: Auf die Kanzleisoftware advoware aus dem Hause Advo-web und in Ergänzung dazu auf die Automatisierungsplattform ShakeSpeare, die von der Münchner Entwicklerschmiede 42DBS stammt. 
Da wir ebenfalls ganz eng verzahnt an der Entwicklung von ShakeSpeare beteiligt sind, freut uns das Feedback in Artikelform von Frau Lachmund natürlich sehr. Ihre Erkenntnisse gehen im Wesentlichen mit unseren Motiven konform, die Integration von ShakeSpeare in advoware mit voranzutreiben. Und das sowohl aus der Sicht eines advoware-Händlers als auch vor dem Hintergrund eines Automatisierungsfans. 

Advoware + ShakeSpeare ergänzen sich sehr gut 

So ersetzt ShakeSpeare in weiten Teil eine Schreibkraft, was Zeit und Kosten spart und der Kanzleibetreiberin mehr Freiräume für ihre laufenden Fälle beschert. Zudem werden dank der Kombination aus advoware und ShakeSpeare nach der Annahme eines neuen Mandats die passenden Dokumente und Schriftsätze automatisch erstellt, an advoware übertragen und dort eine neue Akte angelegt. In diese werden die zuvor erstellten Schriftstücke übertragen. 
Obendrein hilft die Automatisierung von Arbeitsprozessen den Mitarbeitenden, viel Zeit zu sparen bei den einfachen Verwaltungstätigkeiten. Damit können sie im Gegenzug verantwortungsvollere und anspruchsvollere Aufgaben übernehmen und diese im Sinne der Kanzlei durchführen.
Anne Lachmund nützt obendrein weitere Automatisierungsfunktionen wie den Versand der Dokumente via beA oder die Abfrage einer möglichen Kostenübernahme bei der vorhandenen Rechtsschutzversicherung mithilfe der advoware-Schnittstelle drebis. 

Die Automatisierung bei lachmund-law.de steht erst am Anfang 

Da Anne Lachmund im Grunde gerade erst am Anfang ihrer vollautomatisierten und volldigitalen Kanzlei steht, werden wir uns mit ihr Ende August über weitere Möglichkeiten von advoware und ShakeSpeare in einem Video unterhalten. Bis dahin hat die Anwältin aus Berlin bestimmt noch weitere nützliche Funktionen in der Kanzleisoftware und der Automatisierungsplattform entdeckt. 

Legal Tech Camp am 16.9.2020 in München

Legal Tech Camp am 16.9.2020 in München

Lernen Sie neue Möglichkeiten durch und mit Legal Tech kennen und verwirklichen Sie eigene Ideen

Am 16. September 2020 findet in den Münchner Räumen der 42DBS GmbH ein Legal Tech Camp statt. Auf diesem nicht ganz alltäglichen Event will die Entwicklerfirma hinter ShakeSpeare Software interessierte und neugierige Anwälte*innen und deren Mitarbeiter*innen die Chance gewähren sich mit dem Thema Legal Tech auseinanderzusetzen.
Sie interessieren sich für das Thema, konnten aber noch nicht so richtig etwas darunter vorstellen oder hatten keinen Kontakt zu den passenden Experten? Das könnte sich am 16.09.2020 ändern.

Erarbeiten Sie erste eigene Lösungsansätze für den Kanzleialltag aus dem Bereich Legal Tech.
Identifizieren Sie im Workshop eigene Potenziale und Stärken im Bereich Legal Tech.
Tauschen Sie sich mit Kollegen aus.

Weitere Informationen können Sie auch der offiziellen Einladung von Shakespeare entnehmen und die Anmeldung für das Legal Tech Camp erfolgt über die zugehörige Webseite. Wäre schön, Sie dort zu treffen. Mit dabei ist nämlich auch Hülskötter & Partner als Teilnehmer. Wir freuen uns Sie persönlich kennenzulernen.
Und falls Sie schon einmal sehen und hören möchten, was einer der führenden Köpfe hinter ShakeSpeare zu dem Event und zu der Software zu sagen hat, empfehlen wir das knapp dreieinhalb minütige Video, das wir mit Anselm Appel aufgezeichnet haben.