Mit der Serienbrieffunktion von advoware versenden Sie Ihre Weihnachtspost schnell und unkompliziert
Heute in ziemlich genau drei Wochen feiern wir Weihnachten. Da ist es doch ein guter, alter Brauch, seine Mandant:innen, Geschäftspartner:innen und andere wichtige Menschen mit einer vorweihnachtlichen Nachricht zu bedenken. Das erhöht die zwischenmenschliche Bindung und zeigt: „Du/Sie/ihr seid mir/uns wichtig!“.
Doch jede einzelne E-Mail oder jeden einzelnen Brief von Hand zu verfassen und zu versenden erfordert je nach Datenbankeinträgen eine ganze Menge Zeit. Die vielen Anwälten und Anwältinnen gerade in den Wochen und Tagen vor Heilig Abend fehlt. Daher folgt an dieser Stelle wie jedes Jahr unser ultimativer Weihnachtsposttipp: Nutzen Sie für das Erstellen und Verschicken Ihrer weihnachtlichen Grüße einfach die Serienbrieffunktion von advoware.
Damit können Sie nämlich einen ganzen Schwung der Weihnachtspost an sämtliche Mandanten/Partner oder an nur ausgewählte Adressgruppen erstellen. Neben dem Verfassen der Briefe können Sie auch Adressetiketten und/oder Briefumschläge erstellen und beschriften, falls Sie es eher klassisch mögen.
Darüber hinaus können Sie die advoware-Serienbrieffunktion auch für den Versand von Newsletter nutzen, um beispielsweise in regelmäßigen Abständen Ihre Mandantschaft mit interessanten Nachrichten zu versorgen. Dazu können relevante und wichtige Grundsatzurteile genauso gehören wie nützliche Tipps rund um ihre Fachgebiete. Damit wecken Sie möglicherweise Interesse und bekunden gleichzeitig Ihr Wissen und Ihre tiefen Einblicke in Arbeitsrecht und Co.
Die Serienbrieffunktion von advoware kurz und knapp in 5 Minuten
Damit Sie sich nicht erst durch das advoware-Handbuch wühlen müssen, präsentieren wir Ihnen das zur Serienbrieffunktion gehörende Speedlearning-Video, in dem Sie kurz und knapp alles erfahren, was Sie dazu wissen müssen. Das sind sehr gut investierte 5 Minuten. Finden wir.
Haben Sie schon mal nachgerechnet: es sind nur noch gut zwei Wochen, dann steht Weihnachten vor der Tür! Und wussten Sie auch, dass Sie mit Advoware Serienbriefe und -mails verschicken können?! Lassen Sie Ihren Mandanten und Partnern einen schönen Weihnachtsgruß zukommen. Das stärkt die Verbindung, und ein wenig Freude verschenken Sie damit auch.
Damit Sie aber erst gar nicht im Handbuch nachsehen müssen, wie das noch mal mit dem Erstellen von Serienbriefen und -mails funktioniert, haben wir diesem Beitrag am Ende zwei Links beigefügt, die Sie zu zwei Dokumenten führen, in denen wir genau erklären, wie Sie Ihre Weihnachtspost erstellen und verschicken – digital oder analog.
Vorab haben wir schon mal ein paar Hinweise für Sie zusammengetragen, was Sie dabei beachten sollten:
Mithilfe der Advoware-Funktionen Serienbrief und Serienmail können Sie sowohl Aktenbeteiligte als auch bestimmte Adressgruppen mit Ihren Schreiben beglücken.
Die Serienbriefe/-mails sind nicht aktenbezogen, fall-spezifische Daten wie Rubrum, Aktenzeichen, etc. werden also nicht versandt.
Beide Funktionen finden Sie in Advoware unter „Aktenverwaltung“ – „Adressen“ – „Serienbriefe und –mails“. Dort finden Sie dann die zugehörige Option.
Für die Auswahl der passenden Empfänger Ihrer Rundmail kommen diverse Optionen infrage. Dazu gehören: Beteiligtenart, Sachbearbeiter, Referat, bestimmte Postleitzahlengebiete und bestimmte Akten(gruppen).
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Serienmails und -briefe an ganz bestimmte Adressgruppen zu versenden. Diese Gruppen legen Sie in Advoware unter „Aktenverwaltung“ – „Grundeinstellungen“ – „Akten“ – „Adressen“ – „Adressgruppen“ an. Und falls Sie die Serienbrief-/mailfunktion für das Versenden von Geburtstagsglückwünschen nutzen wollen, können Sie das auch tun.
So, und jetzt laden Sie am besten die genaue Beschreibung beider Funktionen auf Ihren Rechner und erstellen Sie damit Ihre Serienbriefe oder auch Serienmails. Viel Spaß beim Verschicken Ihrer Weihnachtsgrüße!
Jetzt glauben Sie vielleicht, dass ich mich im Datum vertan habe und mit meinem Weihnachtskarten-Beitrag viel zu früh dran bin. Nein, habe resp. bin ich nicht. Denn erstens sind es nur noch 3 Wochen bis Heilig Abend, zweitens vergehen diese 21 Tage viel schneller als Sie glauben und drittens werden wir immer wieder nach dieser Serienbrieffunktion gefragt und ob denn nicht advoware solch eine Wordfunktion unterstützt.
Die gute Nachricht: ja, das tut unsere Kanzleisoftware! Und das ziemlich elegant und mit weiteren Zusatzfeatures. Ermöglicht wird dies mit dem erst kürzlich erschienenen advoware-Update 3.118, die in der Download-Sektion der Advo-web GmbH kostenlos bereit steht. Neben diversen anderen Verbesserungen und Neuheiten, die ich Anfang nächster Woche genauer beleuchten werde, sieht advoware 3.118 eben auch eine verbesserte Serienbrieffunktion vor. Hiermit sind ab sofort folgende Dinge möglich:
Ausgewählte Adressaten lassen sich per Mausklick in eine Adressgruppe übernehmen, an die dann ein gemeinsamer Brief verschickt werden kann.
Sie können – ebenfalls per Mausklick -mehrere Sachbearbeiter, Beteiligungsarten (Mandant, Gegner, Gegenanwalt, etc.) und Referate gleichzeitig auswählen und so ganzen Personengruppen ein Schriftstück zukommen lassen.
Und auf diesem Weg ist es eben ganz einfach, seine Korrespondenz via advoware an eine größere Kontaktgruppe per Serienbrieffunktion zu versenden. Und dazu gehört auch eine selbst erstellte Weihnachtskarte. Geburtstagsgrüße lassen sich auf diesem Weg natürlich auch verschicken. Update: Mit der aktuellen advoware-Version 5.1 lassen sich immer noch Serienbriefe versenden sowie weitere schöne Dinge mit unserer Kanzleisoftware erledigen. Die wichtigsten Funktionen finden Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
