Gerade jüngere Anwält:innen sind mit dem täglichen Umgang mit Smartphone und Tablet bestens vertraut. Daher erstaunt es kaum, dass die Nachfrage nach mobilen Arbeitslösungen stetig steigt.Einziger Knackpunkt ist die Verfügbarkeit von mobilem Internet in vielen Gerichtssälen oder auch auf Reisen. Häufig ist das Internet nur eingeschränkt verfügbar und eine schnelles und störungsfreies Arbeiten nur bedingt möglich, da der Zugriff auf den Kanzleiserver via VPN-Verbindung nicht möglich ist. Was dazu führt, dass sich Akten nicht wie gewohnt abrufen lassen. Wie gut, dass es für dieses Klientel advoware mobile gibt. Damit lassen sich wichtige Funktionen der Anwaltssoftware direkt auf dem Tablet oder Smartphone nutzen, und das entweder online oder offline. Wie das genau funktioniert, zeigt dieser Beitrag.
advoware mobile bieten den Zugriff auf Akten – online und offline
Die wichtigste Funktion von advoware mobile betrifft wohl das Speichern von Akten auf dem mobilen Gerät, was auch als Offline-Modus bekannt ist. Damit haben Sie mit advoware mobile stets Zugriff auf die benötigten Dokumente, losgelöst vom drahtlosen Internetzugang der Behörde oder des Mandanten, wo sie sich gerade aufhalten. Direkt nach der Anmeldung befindet man sich in der Aktenansicht, die auf einen Blick die wichtigsten Akteninformationen bereitstellt, also Aktenzeichen, Sachbearbeiter:in, sämtliche Beteiligte und mehr. Zudem werden in der mobilen Akte Termine und Notizen der geöffneten Akte angezeigt. Zudem besteht die Möglichkeit, die Dateien der digitalen Akte offline verfügbar zu machen. Oder aber nur einen Teil davon.
advoware mobile bietet neben der Aktenansicht weitere nützliche Funktionen
Sehr praktisch ist auch das mobile Menü, das sich wie gewohnt hinter den drei waagerecht angeordneten Strichen befindet. Dort stehen die Funktionen “Akten”, “Aktengeschichte”, “Offline-Akten“, “Nachrichten”, “Kalender” und “Info” zur Verfügung. Die Aktengeschichte ist darstellbar als Tabelle oder in der übersichtlichen Ordneransicht. Letztere gibt die Ordnerstruktur, die sich in der Aktengeschichte der ausgewählten Akte befindet, wieder Per Fingertipp gelangt man zu den Einträgen der einzelnen Rubriken. Damit können Anwender:innen beispielsweise hinterlegte Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet öffnen. Haben Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet ein geeignetes Bearbeitungsprogramm installiert, können Sie Word- oder PDF-Dokumente direkt auf dem mobilen Gerät bearbeiten, und diese in die Aktengeschichte hochladen. Machen Sie unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet mandatsrelevante Fotos von Beweisen, können Sie diese ebenfalls direkt in die Aktengeschichte hochladen. Ein lästiges Versenden per E-Mail oder gar Verschieben per USB-Stick entfällt also vollständig.
Innerhalb der Funktion “Offline Akten” lokal gespeicherte Akten einsehen
Über den Menüpunkt “Offline Akten” sind sämtliche Akten und Dokumente verfügbar, die zuvor als Offline-Akten auf dem mobilen Gerät gespeichert wurden. Sobald die lokalen Akten nicht mehr benötigt werden, kann man diese per Fingertipp genauso wieder vom mobilen Gerät entfernen. Sehr praktisch ist auch die Menüfunktion “Nachrichten”. Hierüber können Sie schnell intern mit Kolleg:innen kommunizieren, ohne zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Dieses Feature ist nahezu identisch aufgebaut wie das interne Nachrichtensystem in advoware.
Termine direkt in advoware mobile abrufen und eintragen
Die Funktion “Kalender” erlaubt den virtuellen Zugriff auf den advoware-Kalender. Somit sind Sie auch außer Haus immer gut informiert und wissen, welche Termine noch anstehen. Zudem haben Sie auch von unterwegs die Möglichkeit, schnell und einfach weitere (Folge-)Termine zu vereinbaren, die dann automatisch mit dem advoware-Kalender in der Kanzlei abgeglichen werden.
advoware mobile lässt sich auch im Webbrowser nutzen
advoware mobile geht bei der Benutzung noch einen Schritt weiter, indem sich die mobile Anwendung in jedem Webbrowser aufrufen und nutzen lässt. Das funktioniert mit den Zugangsdaten, die für die Einwahl in die mobile App vorgesehen sind. Die Browser-Version von advoware mobile lässt sich im Wesentlichen wie die App bedienen, von zwei Ausnahmen abgesehen. Zum einen wird hier die Aktengeschichte als Historie bezeichnet, zum anderen wurde der Bedieneroberfläche die Funktion “Inkasso” spendiert. Damit lassen sich Forderungskonten direkt in der Weboberfläche anzeigen, die in advoware erstellt wurden. Hierbei wird unterschieden nach “Forderungen”, “Zahlungen” und “Forderungsaufstellung”.
advoware mobile, mehr als nur eine mobile App
Gerade für die Besuche bei Gericht und beim Mandanten eignet sich advoware mobile sehr gut für die Aktenmitnahme. Egal, ob auf dem Smartphone oder Tablet, damit haben Jurist:innen stets die erforderlichen Dokumente bei sich, egal ob on- oder offline. Und falls die mobile Anwendung auf einem Windows-basierten Notebook genutzt werden soll, ist das ebenfalls möglich. Über den Windows-Store können Sie sich ganz einfach die advoware mobile App auf Ihr Windows-System laden. Das erleichtert das digitale Tagesgeschäft vieler Anwaltskanzleien ganz erheblich.
Nachdem die ersten Anwaltskanzleien advoware 5 erfolgreich geladen bzw. installiert und wir die zweiersten Beiträge zu diesem Thema veröffentlicht haben, folgt heute ein weiterer Artikel, der sich mit der Aktengeschichte und deren verbesserte Ordnerstruktur befasst
Die Aktengeschichte wurde verbessert und erweitert
Ab sofort lässt sich innerhalb der Aktengeschichte der Zeitraum der aktuellen Akte auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass umfangreiche Akten aufgrund ihrer Dateigröße lange Ladevorgänge in Anspruch nehmen. Dieses Laden lässt sich nun dank der zeitlichen Eingrenzung deutlich beschleunigen, da nicht mehr der gesamte Datenbestand einer Akte geladen werden muss.
Darüber hinaus hat sich der optische Aufbau der Funktion „Vorgang bearbeiten“ verändert. So wurde der Reitereintrag „E-Mail“ entfernt, da E-Mail-Anhänge mittlerweile separat zur Akte gespeichert werden können. Zudem hat die Advo-web die Reiter „Posteingang“ und „Postausgang“ verschoben. Diese stehen jetzt innerhalb des Bereichs „Allgemein“ als neuer Eintrag „Post“ bereit, wass die Bedienung dieser Funktionen deutlich beschleunigt.
In advoware 5 wurde die Funktion „Vorgang bearbeiten“ deutlich verändert
Aber auch das Erzeugen von PDF-Dokumenten für das Zuordnen von Dokumenten und E-Mails zur Aktengeschichte wurde überarbeitet und verbessert. So werden ab sofort importierte Dokumente automatisch in das PDF-Format umgewandelt, was eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. Aber auch E-Mail-basierte eml-Dateien lassen sich in PDF-Dokumente konvertieren. Auch schön: Auslagen können jetzt direkt innerhalb des Dialogfensters „Vorgang bearbeiten“ erfasst werden.
E-Mail-Datum individuell anpassen
Praktisch ist zudem das vereinheitlichte Verhalten der Aktengeschichte mit E-Mail-Daten. So können advoware-Anwender nun selbst bestimmen, ob einzelne E-Mails auf Basis des Tagesdatums oder – wie bisher – mit dem Versand- bzw. Empfangsdatum in die Aktengeschichte übernommen werden.
In advoware 5 kann das Datum einer E-Mail innerhalb der Aktengeschichte individuell angepasst werden
Aus Kategorien werden Ordner und die Aktengeschichte wird neu organisiert
Ein Wunsch vieler Kunden war das Implementieren von Ordnern innerhalb der Aktengeschichte. Diese können Sie über die Optionen der Symbolleiste aktivieren. Die Ordnerstruktur wurde von der Advo-web mit advoware 5 zugunsten der ehemaligen Kategoriestruktur implementiert, was zahlreiche Vorzüge mit sich bringt. So lassen sich für jeden Bereich wie „Mandanten“, „Gegner“, „Gericht“, etc. separate Ordner anlegen, die sich einer bestimmten Farbe zuordnen lassen. Das verbessert die visuelle Struktur und hilft, bestimmte Ordner schneller zu finden.
Diese neuen Ordner lassen sich mithilfe beliebig vieler Unterordner weiter strukturieren. Sie können die globalen, vordefinierten Ordner nach Ihren Bedürfnissen anpassen, woraus dann ein einheitliches Konstrukt entsteht, sofern es einmal vorher sinnvoll definiert wurde. Zusätzlich könne Sie aber auch aktenspezifisch weitere Ordner anlegen. Dies garantiert Ihnen maximale Individualisierungsmöglichkeiten.
Um diese neue Ordnerstruktur von Anfang an sinnvoll nutzen zu können, lassen sich entweder einzelne oder sämtliche Ordner per Mausklick exportieren. Das ist zum Beispiel für das Bereitstellen von Akten für die Offline-Darstellung am Tablet oder anderen Ausgabegeräten bei Gericht wichtig und hilfreich.
In advoware 5 lassen sich Ordner jetzt einzeln oder komplett exportieren
Die Webseite von Hülskötter & Partner, die unter der Internetadresse huelskoetter.info zu erreichen ist, wurde von Grund auf neu gestaltet und erstrahlt in einem neuen Glanz. Neben der optischen Anpassung haben wir vor allem die zahlreichen Hinweise und Anregungen unserer Kunden und Besucher ernst genommen und diese in unsere überarbeitete Webseite einfließen lassen. Damit Sie sich noch besser als bisher zurecht finden.
Das betrifft vor allem die verbesserte Navigation der Seite, die Ihnen helfen soll, die gewünschten Informationen so schnell wie möglich zu finden. Daher haben wir unsere Dienstleistungen in zwei Rubriken unterteilt: Die eine betrifft unsere Kanzleisoftware Advoware, die andere Sektion liefert Infos rund um die Themen „Rechenzentrum für Juristen“, „Datensicherung“ und „Sichere E-Mails“.
Darüber hinaus befinden sich vier weitere Rubriken auf der Startseite von huelskoetter.info, die sich „Diktieren“, „QM-Zertifizierung“, „Onlineakademie“ und „Support“ nennen. Auch diese Bereiche werden wir Ihnen Stück für Stück in den nächsten Wochen vorstellen. Damit Sie sich noch besser zurecht finden auf unserer neuen Internetseite, die vollgepackt ist mit nützlichen Infos, Hinweisen und Hilfestellungen.
Kurzvideos vermitteln kurz und knapp geballtes Advoware-Wissen
Apropos Hilfestellungen: Heute möchte ich Ihnen die neue Sektion „Advoware Kennenlernvideos“ ans Herz legen. Dort finden Sie alles Wissenswerte zu unserer Kanzleisoftware, und das in kompakter Videoform. Damit wollen wir unseren Kunden, aber auch interessierten Anwälten und Anwaltskanzleien die wichtigsten Funktionen von Advoware kurz und knapp in einem ansprechenden Format näher bringen.
Sie wollen wissen, wie die Aktenanlage funktioniert? Kein Problem mit dem richtigen Video. Oder Sie fragen sich schon seit längeren, was es mit Advovoice auf sich hat? Dann klicken Sie einfach rein in den dazu passenden Kurzfilm.
Auf diesem Weg können Sie mithilfe von derzeit über 30 Videoclips schnell und kompakt lernen, wie Advoware funktioniert und wie Sie es zeitsparend und effektiv einsetzen können. Wir glauben, das ist ein sehr zeitgemäßer und zeitsparenden Weg der Wissensvermittlung.
Und für unsere Kunden, die noch viel mehr wissen wollen zu unserer Kanzleisoftware, bieten wir mit der Advozon Onlineakademie ein großartiges Werkzeug, Advoware und weitere Produkte bis ins kleinste Detail kennenzulernen. Und zwar immer genau dann, wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter Zeit haben. Auch dazu gibt es im Laufe der nächsten Wochen weitere Informationen.
