Update Juli 2019: Eine Selbstbewertung unter Berücksichtigung der DIN EN ISO 9004 bieten wir über die advozon kanzleikonzept nicht mehr an. Was hat Hülskötter & Partner auf der AdvoTec 2019 gezeigt? Was davon interessierte die Besucher am meisten? Und wie hat die Generalversammlung der APRAXA das komplett überarbeitete Zertifizierungskonzept der Advozon Kanzlei Konzept aufgenommen? Das wollte ich von Jennifer Hülskötter wissen.
Hülskötter-Highlights auf der AdvoTec 2019: „advoware mobile“ & „advoware in der Cloud“
Zu den wesentlichen Highlights am Hülskötter-Stand während der AdvoTec 2019 in Leipzig zählte zweifellos die iOS-App advoware mobile, die ab sofort im Apple-Store zum Download bereit steht. Eine Android-Version ist zudem schon in Vorbereitung. Damit haben Anwälte und Juristen ihre Akten stets dabei, ohne jedes Mal das unhandliche Notebook mitnehmen zu müssen. Dazu gehört auch die Option, Akten offline verfügbar zu machen, falls bei Gericht oder dem Mandanten die Internetverbindung nicht ausreicht bzw. nutzbar ist.
Daneben zählte auch „advoware in der Cloud“ zu den häufig nachgefragten IT-Services von Hülskötter & Partner. Dahinter verbirgt sich eine Rechenzentrumslösung, die ein komplett virtualisierte Kanzlei bereitstellt. Damit ist der eigene Kanzleiarbeitsplatz mobil bei Gericht oder anderswo und stationär in der Kanzlei immer verfügbar. Einzige Voraussetzung hierfür: Eine funktionierende Internetleitung und ein geeignetes Endgerät wie Laptop oder PC.
Nativ, webbasiert oder mobil – die Entwicklung schreitet voran
Vielen Anwendern reicht die stationäre Anwendung schon lange nicht mehr. Das lässt sich sehr gut am riesigen Markt für mobile Apps und Webanwendungen ablesen. Darauf hat jetzt die Advo-web (die „Macherin“ von advoware) reagiert und in einem ersten Schritt die bereits erwähnte iOS-App entwickelt. In einem nächsten Schritt wird eine Webanwendung hinzukommen, mit der sich advoware im Internetbrowser nutzen lässt.
Da es sich laut Jennifer Hülskötter um eine hybride Weiterentwicklung von advoware handelt, kommen alle Anwendertypen in den Genuss ihrer gewünschten Ausprägung der Kanzleisoftware, also entweder nativ auf dem Computer oder mobil auf dem Smartphone bzw. Tablet oder als Webapp im Internetbrowser. Alle Daten befinden sich immer in der gleichen Datenbank und stehen synchron zur Verfügung. Damit ermöglich advoware seinen Anwendern einen fließenden Übergang von der alten in die neue Welt.
Hierfür wird sich advoware in den nächsten Jahren fortlaufend weiterentwickeln. Es werden also Stück für Stück die vorhandenen und neue Module und Funktionen in die Onlinewelt übertragen. Als eine der nächsten Webanwendungen wird dann wohl die Zeiterfassung via Internet erreichbar sein. Hülskötter wird die Fortentwicklung in die Onlinewelt nahezu bundesweit in den advoware Musterkanzleien fortwährend vorstellen, immer in Verbindung mit einem Hands-On-Workshop. In diesen Workshops vermitteln wir, wie Sie relevante Arbeitsprozessen aus der Kanzlei digital und mit advoware Umsetzen. Die Einladungen dazu erfolgen separat per Kundennewsletter oder Einladungskarte.
Auf der APRAXA Generalversammlung wurde die „neue“ Matrixzertifizierung einstimmig angenommen
Schon seit Monaten gab es diverse Ankündigungen und Andeutungen seitens der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle), die Matrixzertifizierung gemäß der ISO-Norm 9001 als nicht mehr zulässig zu deklarieren (was sie mittlerweile auch öffentlich gemacht hat).
Da wir unseren QM-Kunden eine rechtssichere Zusage geben wollen, dass die QM-Zertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept (AKK) zulässig im Sinne der DakkS ist, haben wir in wochen- und monatelanger Arbeit gemeinsam mit der AKK das vorhandene Matrixmodell angepasst und weiterentwickelt. Herausgekommen ist eine Matrixzertifizierung, die zwar immer noch auf der ISO-Norm 9001 beruht, darüber hinaus aber die deutlich strengeren Regeln der ISO-Norm 9004 berücksichtigt.
https://advoblog.huelskoetter.info/iso-9001-vs-iso-9004-warum-die-neue-matrixzertifizierung-besser-ist-als-die-alte
Daher ist es umso wichtiger und sehr erfreulich, dass die Generalversammlung des Anwaltsnetzwerks APRAXA unser neues, angepasstes Modell der QM-Zertifizierung im Matrixverbund vollständig anerkannt hat. Das bedeutet zum einen für zertifizierte Anwälte eine rechtssichere Fortführung ihrer Zertifizierung. Und zum anderen, dass wir gemeinsam mit unserem QM-Partner, der AKK, die Vorbereitung zur Matrixzertifizierung durch den TÜV weiterhin durchführen dürfen.
Das vollständige Interview mit Jennifer Hülskötter
Dr. Christian Sieg’l vom Kanzleiverbund BTR Rechtsanwälte ist in Brandenburg an der Havel beheimatet und fokussiert sich vor allem auf den Fachbereich Arbeitsrecht. Da gerade in diesem Segment zahlreiche Mandanten ihre Prozesskosten über eine Rechtsschutzversicherung abwickeln, wurde RA Sieg’l zunehmend mit der Frage konfrontiert, ob er seine Kanzleiorganisation nicht von professioneller Seite zertifizieren lassen will. Da kam ihm der erfolgreiche Wechsel zu Advoware sehr gelegen und er entschied sich für die QM-Zertifizierung mithilfe der Advozon Kanzlei Konzept, einem Tochterunternehmen der Hülskötter GmbH.
Im folgenden Interview, das wir mit RA Sieg’l geführt haben, spricht er über die Motive, seine Kanzlei zertifizieren zu lassen, ist er voll des Lobes für die Advozon Kanzlei Konzept und verrät uns, ob er die Matrixzertifizierung auch Kollegen und Kolleginnen empfiehlt.
Herr Sieg’l, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?
Schon den Umstieg von unserer bisherigen Kanzleisoftware auf Advoware haben wir als echten Durchbruch empfunden, denn diese Anwendung bietet all das, wonach wir jahrelang gesucht haben. Daher wussten wir auch, dass die QM-Zertifizierung in Kombination mit Advoware einen hohen Qualitätsanspruch erfüllen würde. Dazu gehört vor allem die Integration sämtlicher QM-Dokumente in Advoware, was für ein echtes Erkennungsmerkmal „Von Anwälten für Anwälte“ ist.
Ein weiteres Motiv stellte aber auch die zunehmende Verpflichtung von Rechtsschutzversicherern dar, das Qualitätsmanagement der eigenen Kanzlei zertifizieren zu lassen. Und wie es sich abzeichnet, wird diese Forderung künftig weiter zunehmen. Was man auch gut daran erkennen kann, dass wir immer öfter aufgefordert wurden, verstärkt über Drebis zu kommunizieren. Was übrigens ein weiterer guter Grund war, auf Advoware umzusteigen, da Ihre Kanzleisoftware eine Drebis-Schnittstelle bietet.
Wie bewerten Sie die Betreuung seitens der Advozon Kanzlei Konzept während der Zertifizierungsphase?
Die empfand ich als sehr angenehm und professionell. Das hat zum einen mit den sehr detaillierten Fragebögen zu tun, die wir zu Vorbereitungszwecken von der Advozon Kanzlei Konzept erhalten haben. Das hat uns sehr bei der Bewertung unseres bereits existierenden QM-Systems geholfen. Zum anderen habe ich dort eine sehr individuelle und persönliche Betreuung vorgefunden. E-Mails wurden schnell und unkompliziert beantwortet, der versprochene Rückruf kam prompt, etc. Aufgrund dessen haben wir uns jederzeit sehr gut unterstützt gefühlt.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Nein, die hatten wir nicht, da wir bereits zu Anfang ein recht gut funktionierendes QM-System entwickelt und aufgebaut hatten. Dazu gehört auch eine Kanzleiorganisation, die wir um das bestehende Softwaresystem herum aufgebaut hatten. Was aber auch unbedingt notwendig ist, da wir ja zu einem bundesweit operierenden Kanzleiverbund gehören. So müssen unsere Mandanten von jeher einen umfangreichen Fragebogen ausfüllen, was beispielsweise von einem guten QM-System erwartet wird. Und bevor ich neue Kollegen und Kolleginnen jedes Mal neu anlerne, habe ich das schon vor Jahren in einer detaillierten Arbeitsanweisung niedergeschrieben. Daher stellten für uns die vorbereitenden Maßnahmen zur erfolgreichen Zertifizierung keinen allzu großen Arbeitsaufwand dar.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, auf jeden Fall, und das habe ich auch schon getan, speziell meinen Kollegen und Kolleginnen hier vor Ort. Allerdings haben diese gerade nochmals in ein anderes Software-System investiert, daher bin ich mir nicht ganz sicher, ob für die Kollegen derzeit eine QM-Zertifizierung infrage kommt. Andererseits: Das ist ja mit jeder Kanzleisoftware möglich, warum sollte es also nicht geschehen. Ich würde die Zertifizierung und den damit einhergehenden Umstieg auf Advoware sehr begrüßen. Was auch damit zu tun hat, dass Advoware seit unserem Upgrade auf Windows 10 noch besser funktioniert. Aber das nur so am Rande.
Der Deutsche Anwaltsverein wollte es genau wissen und hat die Prognos AG damit beauftragt, eine Studie unter dem Namen „Rechtsdienstleistungsmarkt 2030“ zu erstellen. Herausgekommen sind zahlreiche Fachgespräche, Workshops und eine Befragung von mehr als 5.000 Anwälten und Anwältinnen zum Thema Kanzleimanagement. Eines lässt sich zusammenfassend feststellen: Die Studie bestätigt in ihren Grundsätzen all das, was wir bereits seit Jahren proklamieren und praktizieren. Der Druck auf die Anwaltschaft nimmt zu
Trotz ihrer immer noch positiven Entwicklung spürt die Anwaltsbranche laut Studie einen zunehmenden Druck, der mit diversen Aspekten zu tun hat. Dazu gehört die permanente Zunahme an neuen Kanzleien, aber auch die nicht-anwaltlichen Anbieter sorgen für einen wachsenden Konkurrenzdruck. Daher kommt einer verbesserten Sichtbarkeit von Kanzleien eine immer wichtigere Rolle bei. Hierfür sollten Sie laut Studie folgende Fragen beantworten (können):
Wie positioniere ich meine Kanzlei strategisch richtig?
Wie organisiere ich die internen Abläufe meiner Kanzlei optimal?
Welche Rolle spielt Personalmanagement in Zeiten wissensintensiver Branchen?
Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen sind von essentieller Bedeutung, was den künftigen Erfolg von Anwaltskanzleien betrifft. Daher sollten sich Kanzleibetreiber möglichst bald mit folgenden Themen beschäftigen:
Die Akquise neuer Mandanten mithilfe geeigneter Werkzeuge und Methoden. Hierzu zählt vor allem die klare Abgrenzung gegenüber den Mitbewerbern dank geeigneter Maßnahmen wie der Einführung eines Qualitätsmanagements und der Zertifizierung desselben. Auch dabei können wir Ihnen helfen.
Die fokussierte Mandantenansprache mithilfe passender Marketingmaßnahmen. Dazu gehören beispielsweise Newsletter, Serienbriefe, und so fort, mit denen Anwälte und Anwältinnen neue, aber auch bereits vorhandene Mandanten erreichen können. Online-Marketing und eine erprobte Kanzleisoftware können hierbei wahre Wunder bewirken.
Investieren Sie in die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter – um Ihrer Kanzlei willen
Aber die Studie zeigt auch, dass all diese Maßnahmen nur die Hälfte wert sind, wenn die Mitarbeiter der Kanzlei die neuen Werkzeuge und Methoden nicht richtig oder gar nicht einsetzen können. Denn nur mit gut ausgebildeten Kollegen und Kolleginnen können die strategischen und operativen Maßnahmen und Ziele erfolgreich umgesetzt bzw. erreicht werden.
Das Fundament hierfür sind gezielte Schulungsmaßnahmen, die den Mitarbeitern einer Anwaltskanzlei das notwendige Rüstzeug zukommen lassen. Die gute Nachricht: Die entsprechenden Fortbildungsmaßnahmen können Sie direkt in unserer Onlineakademie in Anspruch nehmen und auch – individuell auf Ihre Kanzlei zugeschnitten – bei uns buchen.
Sie sehen also: Der Rechtsdienstleistungsmarkt 2030 ist eine große Herausforderung, der sich Anwältinnen und Anwälte stellen sollten. Mit unserer Hilfe gelingt das ein gutes Stück besser und geräuschloser als ohne. Nehmen Sie daher am besten heute noch Kontakt mit uns per E-Mail auf.
Am 1. bis 3. Juni 2016 findet in Berlin der 67. Deutsche Anwaltstag statt. Teil der Veranstaltung wird die AdvoTec sein, die sich „Bürofachausstellung“ nennt und die am 2. und 3. Juni „Wissenswertes rund um den Betrieb einer Kanzlei“ bietet. Dort wird neben zahlreichen Vertretern der Branche auch Hülskötter & Partner vertreten sein, und das in doppelter Hinsicht.
Denn zum einen werden wir wieder am Konica Minolta-Stand unsere Advoware-Lösung AdvoScan Plus in Kombination mit einem der ausgestellten Multifunktionssysteme von Konica Minolta zeigen. Damit lässt sich die gesamte Eingangspost (und mehr) digitalisieren und per Knopf der richtigen Akte zuordnen. Das alleine ist schon einen Besuch des Ausstellerbereichs der AdvoTec wert.
Darüber hinaus ist Hülskötter & Partner mit einem eigenen Stand vertreten, der es uns erlaubt, weitere interessante Themen auf der AdvoTec zu präsentieren. Dazu gehören unter anderem:
Eine Kanzleisoftware, die alle Bereiche des modernen Kanzleimanagements abbildet und die mit erprobten Funktionen die bestmögliche Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant sicherstellt. Die Rede ist von Advoware, die wir zum ersten Mal in der runderneuerten Version 4.1 vorstellen werden. Diese erweiterte Edition wird als absolutes Highlight einen eigenen E-Mail-Client bieten. Darüber hinaus weist Advoware 4.1 die brandneue E-POST-Schnitstelle auf, für eine verbesserte digitale und sichere Kommunikation mit Mandanten und Geschäftspartnern.
Ein exklusiver Zusammenschluss von exklusiv ausgewählten Anwälten, die mithilfe der Advoliga Teil eines Netzwerks werden können, das seinesgleichen sucht und das zahlreiche Vorteile wie gemeinsames Marketing, gemeinsame Werbeaktionen und mehr bietet.
Die Matrixzertifizierung der advozon Kanzlei Konzept (aKK) geht Anfang nächsten Jahres in die vierte Runde. Sprich seit fast drei Jahren beraten und begleiten die QM-Experten der aKK Anwaltskanzleien auf ihrem Weg zu einer erfolgreichen QM-Zertifizierung durch den TÜV.
In dieser Zeit haben die Fachleute der aKK Abläufe verfeinert, Handbücher verbessert, die gesamte Struktur an die gerade verabschiedete Aktualisierung der DIN-Norm ISO 9001:2015 angepasst und vieles mehr. Daher kann die advozon Kanzlei Konzept mit Fug und Recht behaupten, eine Matrixzertifizierung anbieten zu können, die den höchsten Qualitätsansprüchen gerecht wird. Doch was bedeutet das im Einzelnen für die Kunden der aKK?
Nun, die Konsequenzen sind vielfältig, daher seien an dieser Stelle nur die wichtigsten Argumente „pro Matrix“ der aKK genannt. Die Matrixzertifizierung setzt auf High Quality, …
… weil die Experten der aKK das Qualitätsmanagementhandbuch für jede Anwaltskanzlei komplett schreiben. Damit kann die teilnehmende Kanzlei zu 100 Prozent sicher sein, dass die erforderlichen Dokumente so verfasst sind, wie diese vom TÜV verlangt werden. Dazu gehört vor allem die genaue Definition der einzelnen Arbeitsschritte, die innerhalb eines Kanzleialltags durchgeführt werden. Das sorgt für klare Zuständigkeiten, für klare Regelungen und hilft allen Beteiligten: den Mitarbeitern, den Mandaten und damit auch der Kanzlei.
… weil die teilnehmenden Kanzleienwährend des Zertifizierungszeitraums von den Experten der advozon Kanzlei Konzept persönlich beraten werden. Das sorgt zum einen für ein exzellentes Vertrauensverhältnis zwischen Kanzlei und aKK und stellt andererseits sicher, dass mögliche Fragen und Unklarheiten individuell beantwortet und behoben werden können.
… weil individuelle Abläufe der Kanzlei in das vorhandene QM-System integriert werden. Dabei spielt es keine Rolle, welche Kanzleisoftware dort zum Einsatz kommt. Wichtig ist nur, dass alle Beteiligten der Kanzlei möglichst schnell, komfortabel und störungsfrei auf die Handbücher und Prozessbeschreibungen Zugriff haben. Das hilft bei den täglichen Arbeiten und Abläufen enorm.
… weil in die Arbeitsprozesse der QM-Matrix 30 Jahre Erfahrung in der Kanzleiorganisation im juristischen Markt eingeflossen sind. Denn solange beschäftigen sich die Experten der advozon Kanzlei Konzept gemeinsam mit Hülskötter & Partner als Vertriebspartner mit der Unterstützung von Anwälten und Kanzleien bei ihrer täglichen Arbeit.
… weil in den günstigen Gebühren für die Matrixzertifizierung die Mitarbeiterausbildung im Qualitätsmanagementbereich schon enthalten ist. Gleichzeitig bildet die aKK ihre Kunden in den immer wichtiger werdenden Segmenten Datenschutz und IT-Sicherheit aus. Ein weiterer Mehrwert, den matrixzertifizierte Anwaltskanzleien geltend machen können.
… weil jedes Matrixmitglied ein von Profis entwickeltes, umfassendes Starterpaket für das eigene Kanzleimarketing automatisch zur Verfügung gestellt bekommt. Damit lässt sich nicht nur das eigene Wissen rund um das Onlinemarketing vertiefen, sondern es stehen gleichzeitig diverse Vorlagen zur Verfügung, mit denen Mandanten, Behörden, Geschäftspartner und die Presse vom Erwerb des TÜV-Siegels gemäß DIN EN ISO 9001 informiert werden können.
… weil die Qualität der aKK’schen Matrixzertifizierung so überzeugend ist, dass ein namhafter deutscher Versicherer den Matrixmitgliedern in Sachen Vermögensschadenshaftpflichtversicherung deutlich günstigere Konditionen anbietet. Überzeugt? Dann rufen Sie uns am besten heute noch unter 025 73-93 93-0 an und besprechen mit uns Ihren persönlichen Zugang in die Matrix.
Der Deutsche Anwaltsverein wollte es genau wissen und hat die Prognos AG damit beauftragt, 
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