Machen Sie Ihre Kanzlei smarter, digitaler, automatisierter, erfolgreicher

Machen Sie Ihre Kanzlei smarter, digitaler, automatisierter, erfolgreicher

Schon Charles Darwin hat es früh erkannt: Nicht der Stärkste überlebt, auch nicht der Schlaueste, sondern der Anpassungsfähigste. Und genau das zeigt sich aktuell im Rechtsmarkt. Denn heute reicht es einfach nicht mehr aus, ein guter Anwalt oder eine gute Anwältin zu sein. Es sind vielmehr sehr gute Verkaufs- und Marketing-Skills von immer höherer Bedeutung, mit denen sich das eigene juristische Portfolio bestmöglich präsentieren und an die Mandantschaft bringen lässt. 

Was sind die Hintergründe dafür? Das Kaufverhalten von Endverbrauchern hat sich in den letzten Jahren durch den sog. Amazon-Effekt nachhaltig verändert. Ein großer Teil der Nutzer kauft regelmäßig, teilweise sogar täglich im Internet ein. Online-Shopping ist durch fast alle Altersstufen mittlerweile ein gewohnter Weg. Corona hat diese Entwicklung noch beschleunigt und forciert. Juristische Portale für Rechtsdienstleistungen erfreuen sich nicht zuletzt deshalb immer größerer Beliebtheit.  

Hierfür sind diverse grundsätzliche Überlegungen erforderlich, mit deren Hilfe sich die eigenen Fähig- und Fertigkeiten entwickeln lassen. Eine Fokussierung auf das oder die umsatzstärksten Rechtsdienstleistungen ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg auf die Kanzlei. Denn nur wenn Jurist:innen genau wissen, wo sie hinwollen und wie sie dieses Ziel bestmöglich erreichen können, ist ein langfristiger Erfolg am juristischen Markt nachhaltig möglich. 

Aufwändige manuelle Arbeitsschritte wirken auf Jurist:innen abschreckend 

Neben der reinen Akquise und Fokussierung auf bestimmte Rechtsdienstleistungen wird die Automatisierung von Backoffice Prozessen in der heutigen Zeit immer wichtiger. Viele Prozesse und Arbeitsabläufe werden als recht aufwändig empfunden, da mit jedem neuen Mandat eine Reihe an erforderlichen Arbeitsschritten wie dem Anlegen einer neuen Akte, dem Zusenden diverser Dokumente, und so fort, anfallen. Eine reine Skalierung auf nur mehr Masse ist in Zeiten von Fachkräftemangel also nicht nur der einzige Baustein.  

Dabei sind derlei Vorbehalte gar nicht nötig. So gibt es mittlerweile probate Automatisierungssoftware-Lösungen, die digitale Arbeitsschritte so weit automatisieren können, dass sich die Kanzlei oder der/die Jurist:in darum selber gar nicht kümmern muss, da das System im Hintergrund die erforderlichen Schritte selbst ausführt. 

advoware und ShakeSpeare übernehmen zahlreiche Arbeitsschritte  

Solch eine Automatisierungssoftware nennt sich ShakeSpeare, die advoware-Anwender:innen künftig noch einfacher und automatisierter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen soll. Das geschieht schon beim Erstkontakt des Mandanten, der den notwendigen Kontakt mithilfe einer für Akquise optimierten Webseite zur Kanzlei herstellt.  

Handelt es sich beispielsweise um eine Kündigungsschutzklage oder einen Bußgeldbescheid, trägt der (potenzielle) Mandant seine Daten und die relevanten Informationen in das Webformular ein. Dazu gehören auch die erforderlichen Dokumente, die der Mandant ebenfalls via ShakeSpeare der Kanzlei per Upload-Funktion zur Verfügung stellen kann. 

Kollisionsprüfung inklusive – auch das können ShakeSpeare und advoware 

Das Mandat kann dann bequem in der Weboberfläche von Shakespeare geprüft werden. Dazu gehört unter anderem die integrierte Kollisionsprüfung mit den bereits vorhandenen Mandaten in der Kanzlei durch Shakespeare.  

Nach erfolgreicher Kollisionsprüfung erfolgt die Annahme des Mandats, ebenfalls in der Weboberfläche. Danach werden automatisch diverse Aktionen in Gang setzt. Dazu gehört unter anderem die automatische Anlage einer Akte in advoware, Vergabe des Aktenzeichens, Eintragen von Fristen, Erstellen bestimmter Dokumente wie die Mandats- und Datenschutzvereinbarung, notwendige Anfragen bei den betreffenden Behörden, das Anschreiben an die Rechtsschutzversicherung, und so fort.

Damit sparen Sie rein rechnerisch pro Mandat zwischen 20 und 30 Minuten Bearbeitungszeit! Bei 5 Mandaten sind das in der Woche schon 1,6 – 2,5 Stunden. Was aber noch viel wichtiger ist. Die Mandanten von heute kaufen immer mehr über das Internet und hier bieten Sie eben diesen Nutzern eine einfach und komfortable Möglichkeit 24/7 ein Mandat einzureichen.  

advoware und ShakeSpeare stehen in ständigem Informationsaustausch 

Die Mandatsannahme kann komfortabel, jederzeit über die cloud-fähige Shakespeare Software angestoßen werden. Alle relevanten Informationen und Dokumente, die in Shakespeare erstellt werden, werden Ihnen dann auch automatisch über die neue REST-API von advoware in die Aktengeschichte gelegt.

SDamit sind auch die Mitarbeitenden in der Kanzlei stets auf dem aktuellen Stand und es entsteht keine verwirrende doppelte Aktenführung. Das ist vor allem für diejenigen Kanzlei-Mitarbeitenden wichtig, die grundsätzlich nicht mit ShakeSpeare arbeiten. Nachdem Sie das Mandat angenommen haben können alle folgenden Schritte wie gewohnt in advoware bearbeitet werden. 

ShakeSpeare und advoware schaffen mehr Freiräume für mehr Erfolg 

Sie sehen also, die täglichen und typischen Arbeitsschritte einer Rechtsanwaltskanzlei lassen sich mit Systemen wie Shakespeare und advoware bereits heute automatisieren, was das manuelle Arbeitsaufkommen der Mitarbeitenden deutlich verringert. Damit werden neue Ressourcen geschaffen, die für künftige Aufgaben, Wachstum und mehr Mitarbeiterzufriedenheit unumgänglich sind. Dazu gehören neben digitalem Marketing und Vertrieb auch möglichst digitale und mobil optimierte Kontaktpunkte wie digitale Mandatsakquise, aber  auch Chatbots.  

Kanzleiakademie-Inhalte für Dezember 2020 und das erste Vierteljahr 2021

Kanzleiakademie-Inhalte für Dezember 2020 und das erste Vierteljahr 2021

Erst kürzlich haben wir über die neu gestaltete Hülskötter Kanzleiakademie berichtet. Dort sind aktuell zahlreiche Videokurse für Flatrate-Kunden abrufbar, aber auch die alljährlich wiederkehrende Videoanleitung für den Jahreswechsel können unsere Kunden dort abrufen.
Darüber hinaus entstehen regelmäßig neue Kursangebote, die unseren Kunden helfen sollen, das Beste aus advoware im Speziellen und weiteren digitalen Lösungen im Allgemeinen herauszuholen. Daher planen wir für die nächsten drei Monate folgende Inhalte:
* Der allgemein verfügbare Aktionskurs A2 zur Jahresumstellung wird im Gegensatz zu den Vorjahren um zwei weitere Videos ergänzt. Das betrifft zum einen die geplante Novellierung des KostRÄG, das in angepasster Form am 1. Januar 2021 in Kraft treten soll. Da advoware für das neue KostRÄG schon vorbereitet ist, zeigen wir im Video, an welchen Stellen der Anwaltssoftware Anpassungen vorzunehmen sind. Und in einem zweiten, kurzen Video erläutern wir unseren Kunden, wie sie die Umsatzsteuer-Korrektur am 1.1.2021 von 5/16% auf 7/19% in advoware vornehmen können.
* Ergänzend zu den Jahresumstellungsvideos gibt es den Aktionskurs A3, der sich mit den Neuerungen von advoware intensiv beschäftigt. Dazu gehören auch die Änderungen in advoware bezüglich des KostRÄG und der Umsatzsteuer-Umstellung, allerdings deutlich detaillierter als dies der Fall in den A2-Videos ist. Aus diesem Grund haben ausschließlich unsere Flatrate-Kunden Zugriff auf den A3-Videokurs.
Update: Der Bundesrat hat die Novellierung des KostRÄG einstimmig beschlossen. Damit kann es zum 1. Januar 2021 in Kraft treten – die rechtzeitige Unterzeichnung durch den Bundespräsidenten und die Verkündung im Bundesgesetzblatt vorausgesetzt.
* Im Vertiefungskurs V9 zeigt unser technischer Leiter Ralf Lengers im Detail, wie sich advoware mithilfe der gegebenen Technik bestmöglich verwalten lässt. Dazu gehören Maßnahmen wie das Installieren der regelmäßig erscheinenden Software-Updates, das Bereitstellen neuer Funktionen, etc. Dieses nützliche Webinar startet voraussichtlich im Laufe des Januars.
* Ebenfalls im Januar bieten wir im Rahmen unserer virtuellen Workshops den Workflowkurs „W2:Prozessautomatisierung mit advoware“ an. Darin spricht unsere Dozentin Aline Ferner über die Dinge, die im Zentrum der gleichnamigen Online-Workshop-Reihe standen. Das Videoworkshop-Video weist – wie die Workshops auch – interessante und nützliche Inhalte auf. Dazu gehört das automatisierte Verfassen und Versenden von Mandantenschreiben, das Erstellen von Wiedervorlagen/Fristen, das Automatisieren von Inkassoabläufen und vieles mehr.
* Im Laufe des ersten Vierteljahrs 2021 stellen wir zudem ein brandneues Thema in der Hülskötter Kanzleiakademie zur Verfügung, und zwar zum Thema Kommunikation. Unterstützt werden wir dabei von Dr. Alexander Kirchner, einem Fachmann in Sachen Rhetorik und Didaktik. Dr. Kirchner hat erst kürzlich unter dem Titel „#Rhetorik“ ein Buch veröffentlicht. Darin bespricht er zahlreiche Fragen rund um die richtige virtuelle Kommunikation, woraus sich eine Art Online-Knigge ergibt. Dieses Wissen teilt er in unserer Kanzleiakademie in Videoform, und das rund um die Uhr.

Hülskötter Online-Workshops: So können Sie mit advoware Prozesse automatisieren

Hülskötter Online-Workshops: So können Sie mit advoware Prozesse automatisieren

Im Rahmen der Hülskötter Musterkanzlei planen wir wieder einen virtuellen Workshop, der sich vornehmlich mit dem Thema Prozessautomatisierung mit advoware beschäftigt.
Für den Workshop stehen Ihnen alternativ drei Termine zur Auswahl:

  • 13. Oktober 2020
  • 10. November 2020
  • 8. Dezember 2020

Schwerpunktmäßig werden wir während der 120 bis 180 Minuten (je nach Interaktion der Teilnehmer*innen) die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung mit advoware zeigen, und das bevorzugt anhand von praktischen Beispielen, wie sie regelmäßig in Anwaltskanzleien vorkommen. So stehen zeitintensive Vorgänge im Vordergrund, die bei jeder Aktenanlage fällig werden und ohne Prozessautomation in advoware manuell erledigt werden müssten.

Dazu gehören unter anderem folgende Abläufe:

  • Nach der Aktenanlage werden in einem Rutsch die relevanten Schreiben an den Mandaten erstellt und je nach Einstellung sogar verschickt. Das können zum Beispiel der Mandatsvertrag, die Vollmacht, die erforderlichen Dokumente zum Datenschutz oder eine Übersicht über den Ablauf des Mandats sein.
  • Eine weitere Prozessautomation besteht im Eintragen von Wiedervorlagen und Fristen, und das ganz ohne Zutun der Kanzleimitarbeiter*innen.
  • Bestimmte Bereiche wie Verkehrsrecht und Inkasso lassen sich mit advoware besonders effektiv automatisieren, was erhebliche Zeitersparnisse schafft.
  • Und vieles mehr…

Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung sind übrigens fester Bestandteil von advoware. Darüber hinaus steht für Kanzleien mit hohem Inkassoaufwand ein separates Modul zur Verfügung, das sich Advocom Inkasso nennt. Diese kostenpflichtige Erweiterung von advoware werden wir während der Workshops zwar kurz vorstellen, allerdings aus Zeitgründen nicht im Detail besprechen.

Wir freuen uns auf Beispiele aus Ihrem praktischen Kanzleialltag

Da wir uns möglichst viel Interaktion während der zur Verfügung stehenden Zeit wünschen, werden wir ausreichend Raum lassen für Fragen aus der Praxis seitens der Workshop-Teilnehmer*innen. Falls Sie also Ihre ganz speziellen Anforderungen oder Beispiele aus Ihrer Kanzlei in das virtuelle Seminar mitbringen möchten, freuen wir uns sehr darüber.
Diese Workshops richten sich vorzugsweise an bereits bestehende advoware-Anwender*innen. Daher werden wir während der Vorträge keinen ausführlichen Einstieg in advoware leisten. Hierfür stehen unsere digitalen Seminare in der Hülskötter Kanzleiakademie bereit, für die Sie sich jederzeit anmelden können.

Am besten gleich anmelden

Apropos anmelden: Für die Hülskötter Musterkanzlei-Workshops können Sie sich schon anmelden, die wir ohne weitere Kosten für Sie veranstalten. Wählen Sie hierzu per roter Schaltfläche Ihr bevorzugtes Datum aus und melden Sie sich dann in wenigen Schritten an.