Ein kurzes Telefonat mit Monique Boje, die sich für die Hülskötter Kanzleiakademie verantwortlich zeichnet, förderte zahlreiche interessante Erkenntnisse zu Tage. So erzählte sie mir, welche Webinare besonders beliebt bzw. nachgefragt sind bzw. welche gut funktioniert haben. Und was sie an weiteren Onlineseminaren plant, hat sie mir ebenfalls verraten.
Webinare, die besonders gefragt sind oder waren
Etwas überraschend wird die vierteilige Notariats-Webinarreihe derzeit sehr gut angenommen. Dabei ist zu beachten, dass vor allem der vierte Teil die Neuheiten des komplett überarbeiteten Notariatsmodul behandelt. Das betrifft allerdings nur die Kunden, die mit dem Modul „Notariat“ schon länger arbeiten. Ansonsten ist Monique mit der Akzeptanz der Webinarserie „Notariat“ sehr zufrieden. So gibt es jedes Mal eine ordentliche Anmeldequote, was den Bedarf am stark erweiterten advoware-Modul gut dokumentiert.
Noch im Juni gibt es unter dem Titel „Administration von advoware“ ein neues Onlineseminar im Programm. In diesem rund 100 Minuten dauernden Webinar lernen die Teilnehmer im Detail, wie sich die Kanzleisoftware optimal einrichten lässt. Dazu gehören sämtliche Grundeinstellungen, die Mitarbeiter- und Rechteverwaltung, und vieles mehr. Kurz gesagt: Wie sich advoware an die jeweiligen Bedürfnisse der eigenen Kanzelei anpassen lässt.
Das Webinar wird sich sowohl an Neulinge als auch an erfahrene advoware-Anwender richten, die noch mehr aus der Kanzleisoftware herausholen wollen. Zumal ja nicht jede Anpassung durch den individuellen Support-Vertrag abgedeckt ist. Mit dem Webinar „Administration von advoware“ befähigen wir also unsere Kunden künftig zur mehr „Do-It-Yourself“, was einerseits unseren Support entlastet und ihm damit mehr Freiräume für drängende Fragen einräumt. Und zum anderen entlastet das Webinar das Bankkonto unserer Kunden, da sie sich künftig selbst helfen können.
Wie immer steht das Webinar den Teilnehmern hinterher als „Konserve“ zur Verfügung und wird Teil unserer Kanzleiakademie Flatrate sein.
Die Azubi-Akademie geht ab August wieder an den Start
Wie jedes Jahr bieten wir auch 2019 spezielle Webinare für angehende Rechtsanwaltsfachangestellte an, mit deren Hilfe die Kanzlei-Azubis den mühelosen Einstieg in advoware lernen können. Damit die Auszubildenden auch so schnell wie möglich ihre ersten Akten anlegen und verwalten können.
Ab September: So unterstützt advoware unsere Kunden beim Kanzleicontrolling
Bei diesem für September geplanten Webinar steht vor allem die automatische Zeiterfassung mithilfe von advoware im Vordergrund. Damit sollen Kanzleien vor allem bei der Ressourcenplanung und -verwaltung bestmöglich unterstützt werden.
Es ist ja kein Geheimnis mehr: Die Advo-web hat – mit intensiver Unterstützung des Kollegen Ronald Mayer – das Notariatsmodul umfangreich runderneuert. Wofür sie allenthalben gelobt werden – natürlich auch von Ronald Mayer selbst.
Solch eine umfangreiche Anpassung erfordert eine umfassende Schulungsmaßnahme, weswegen unser Seminarteam eine vierteilige Webinar-Serie konzipiert hat, die ab sofort gebucht werden kann. Die nächste Notariatsschulung beginnt am Montag, 24. Juni 2019 und endet am Donnerstag, 27. Juni 2019. Die Webinare sind jeweils 90 Minuten lang und starten um jeweils 14:00 Uhr. Die Webinarreihe „Notariat“ ist in der Kanzleiakademie Flatrate enthalten.
Die Onlineseminare sind in vier Bereiche gegliedert, die folgende Inhalte umfassen:
Webinar I beschäftigt sich ausführlich mit den Grundeinstellungen und den Vorlagen des neuen Notoriatsmoduls in advoware. Hier dreht sich alles um die Rechteverwaltung, um die Kostenberechnung, um Gesellschafterlisten, um Musterschriftsätze und vieles mehr. Webinar II zeigt im Detail, wie sich Akten mithilfe des Moduls „Notariat“ anlegen lassen und wie Urkunden und Rechnungen nach dem GNotKG erstellt werden können. Hier lernen Sie also den Umgang mit dem Grundbuchmodul, alles zum Thema Urkundenrolle, wie zugehörige Musterschriftsätze verwendet werden und welche Pflichtangaben und Zitiergebote bei der Kostenabrechnung nach dem GNotKG erforderlich sind. Webinar III widmet sich den Büchern, Verzeichnissen und Schnittstellen des Notariatsmoduls. Themen dieses Webinars sind unter anderem die Urkundenrolle, Massen, Massenbuch, Verwahrungsbuch, Erbvertrags- und Namensverzeichnis und so manches mehr. Hierbei steht vor allem die praktische Anwendung der Bücher und Verzeichnisse des Notariatsmoduls im Vordergrund. Webinar IV kümmert sich ausschließlich und das Thema Vollzug. Im Detail bekommen Sie Infos zu den Bereichen Grundbucheinsicht, Registereinsicht, Gesellschafterliste und Notartabellen. Auch hier lernen Sie, die entsprechenden Liste in advoware anzulegen und sinnvoll einzusetzen in Ihrem Notaralltag.
Am besten sofort die Notariats-Webinarserie buchen
Wenn Sie also das Notariatsmodul nutzen wollen, sollten Sie sich dieses Schulungsangebot nicht entgehen lassen. Natürlich können Sie auch nur einzelne Webinare besuchen. Insbesondere für bereits erfahrene Notariats-Anwender kann es sein, dass Ihnen der Besuch einzelner Webinare reicht, hier empfehlen wir insbesondere Teil 4 mit den umfangreichsten Neuerungen. Sinnvoller ist aber die Teilnahme an allen vier Onlineseminaren, da selbstverständlich in nahezu allen Bereichen kleinere bis größere Veränderungen hinzugekommen sind. Zu Anmeldung geht es per Mausklick. Tipp: Schauen Sie sich vor den Webinaren die Dokumentation zu den einzelnen Webinartagen an und entscheiden individuell zu welchen Terminen Sie live dabei sein wollen. Wo Sie die Dokumentation finden und weitere kleine Erklärvideos zur Kanzleiakademie finden Sie hier.
Was leistet das neue Notariatsmodul in advoware? Was sagen Notariatskollegen dazu? Und was kann man davon noch alles erwarten? Diese Fragen hat mir RA und Notar Ronald Mayer auf der AdvoTec 2019 beantwortet.
Das komplett überarbeitete Notariatsmodul steht seit dem großen advoware-Update unseren Kunden zur Verfügung. Einer der Protagonisten der zahlreichen neuen und nützlichen Funktionen des advoware-Moduls ist Rechtsanwalt und Notar Ronald Mayer, mit dem wir schon darüber gesprochen haben. Damit stand er Pate für den ausführlichen Blogbeitrag zum neuen Notariatsmodul. Auf der AdvoTec 2019 hatten wir die Gelegenheit, mit ihm vor laufender Kamera darüber zu sprechen. Herausgekommen ist das weiter unten eingebettete Video.
Die wesentlichen Verbesserungen des Notariatsmoduls erleichtern die praktische Notarsarbeit
Grundsätzlich ist erst einmal festzuhalten, dass das neue Notariatsmodul mit ganz viel Nähe zur Notariatspraxis entstanden ist. Kein Wunder, schließlich arbeitet Herr Mayer auch als Notar. Daher gehört zu den wesentlichen Verbesserungen vor allem die Abfragen des Grundbuchs und diverser Register, was bisher via Internet erfolgte. Genau diese Abfragen lassen sich ab sofort in advoware einbinden, sodass die benötigten Daten fast von alleine in der Anwaltssoftware mit einem Klick zur Verfügung stehen. Dies geschieht übrigens vornehmlich automatisiert, also ohne die manuelle Zuhilfenahme des Notars oder seiner Mitarbeiter. Innerhalb Kanzlei von Ronald Mayer wird das Notariatsmodul bereits eingesetzt, und das laut eigener Aussage ziemlich gut, was eine enorme Arbeitserleichterung darstellt.
Erstes Feedback von Notaren: äußerst positiv
Für eine recht lange Zeit fristete das Notariatsmodul in advoware ein eher ruhiges Dasein, da es in der Jahrzehnte langen, unveränderten Notartradition funktionierte. Was dazu führte, dass die geübten und bekannten Abläufe und Möglichkeiten stets so belassen wurden.
Mit der vollständigen Überarbeitung ändert sich das gerade fundamental, da viele Kollegen von Ronald Mayer den Nutzwert der neuen Funktionen erkennen. Durch die stete Weiterentwicklung im Anwaltsbereich sind die hier neuen und bewährten technischen Möglichkeiten nunmehr auf das Notariat übertragen worden. Und das auch mithilfe von Herrn Mayer, der das Modul gerne vorführt und dabei regelmäßig in begeisterte Gesichter blickt. Das führt letztlich dazu, dass das Modul mehr und mehr genutzt wird. Das Feedback zeigt, dass der Praxisbezug des Moduls der richtige Weg ist, um Notare davon zu überzeugen.
Das Notariatsmodul von advoware wird künftig noch viel mehr leisten
Die erste Ausbaustufe des neuen Notariatsmoduls stellt laut Ronald Mayer die Grundlage für weitere geplante Funktionen dar. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, das Vollzugswesen für Notare zu automatisieren. Das funktioniert in Teilen auch schon und wird wohl Bestandteil des nächsten Updates sein. Hierfür stehen die notwendigen Informationen aus dem Grundbuch oder dem jeweiligen Register via advoware zur Verfügung. Damit lassen sich beispielsweise Abwicklungen im Immobilienbereich rechtssicher überwachen.
Langfristig soll das Modul „Notariat“ die digitale Transformation des Notaralltags vorantreiben. Dazu gehört beispielsweise die Digitalisierung der Urkundenrolle hin zu dem neuen, gesetzlich vorgeschriebenen Urkundenarchiv, was eine seit über 100 Jahren bestehenden Ablauf ändern wird. Darauf hat sich advoware bereits einstellt, sodass Notare dann deutlich schneller und komfortabler auf Informationen und Abläufe zugreifen können. Dieser Umstieg ist laut Ronald Mayer für das nächste Jahr geplant.
Die wichtigsten Funktionen von advoware 5.3 auf einen Blick
advoware Notariat: Ab sofort ist in advoware die zweite Ausbaustufe des Notariatsmoduls integriert. Es bietet so zahlreiche Neuerungen, dass wir hierfür einen eigenen Beitrag spendiert haben. Dieser basiert auf dem Interview mit RA Ronald Mayer, der maßgeblich an der Überarbeitung des Notariatsmoduls mitgearbeitet hat. beA-Integration in advoware: Zu den wesentlichen Neuerungen der advoware-Schnittstelle zum beA-System der BRAK zählen die Einbindung der beA-Signaturkomponente und Verbesserungen des KSW-Toolkits sowie des beA-Webservices. Aber auch zusätzliche Optionen für die automatische Übernahme des Prüfprotokolls und des Nachrichtenjournals zur Aktengeschichte und als Nachrichtenansicht haben die Entwickler von der Advo-web hinzugefügt. Finanzbuchhaltung: Ab sofort lassen sich mithilfe des Moduls „Finanzbuchhaltung“ Bestandsinventare in die Anlagenbuchhaltung, in EÜR 2018, in UST 2019 und und in die Anlage SZ 2019 einpflegen. Zudem stehen neue Optionen für die Umsatzlisten in advoware 5.301 zur Verfügung. advoware Viewer: Die verbesserte advoware-Vorschaufunktion unterstützt ab sofort weitere externe Dokumente, die auch ohne die zugehörige Anwendungen geöffnet und angesehen werden können. Dazu gehören auch zusätzliche Optionen für die Ansicht und Erstellung von Aufgaben, Fristen und Arbeitsanweisungen zu Dokumenten direkt aus der Vorschau heraus. Weitere Verbesserungen: Neben den aufgeführten Verbesserungen und Neuheiten wurden die Modulen und Funktionen advoware Mail, Aktengeschichte sowie Postein- und ausgang ebenfalls aktualisiert. Tipp: Wenn Sie sich unkompliziert in die Neuerungen einarbeiten möchten empfehlen wir Ihnen unser passendes Webinar. Dies ist ab sofort wieder über die Kanzleiakademie buchbar und selbstverständlich in der Kanzleiakademie Flatrate inkludiert.
Word-Schnittstelle ohne Update auf advoware 5.3 nicht mehr sicher!
Wichtiger Hinweis: Die digitalen Signaturen der advoware Word-Schnittstelle verlieren am 1. Mai 2019 ihre Gültigkeit. Das bedeutet für alle advoware-Anwender (abhängig von den Sicherheitseinstellungen ihrer Arbeitsplätze): Ohne das Update auf advoware 5.3 startet Microsoft Word ab dem 2. Mai mit einer Sicherheitswarnung. Darüber hinaus funktioniert die Verbindung zwischen advoware und Word im ungünstigsten Fall nicht mehr richtig. Das hat vor allem mit diversen Makrofunktionen zu tun, die ohne die Signaturen nicht mehr zur Verfügung stehen.
Um die Word-Funktionalität von advoware wie gewohnt sicherstellen zu können, empfehlen wir Ihnen dringend, möglichst rasch auf advoware 5.3 zu aktualisieren. Die weitaus weniger empfehlenswerte Variante lautet: Wenn Sie erst später auf advoware 5.3 umsteigen wollen, installieren Sie zunächst nur das Update der neuen Word-Schnittstelle, das bereits im Update-Verzeichnis der Advo-web verfügbar ist. Damit geht allerdings auch eine ganze Menge „Handarbeit“ einher. Da Installationsarbeiten über den Support nicht abgedeckt sind, helfen wir Ihnen hier aber gerne in Form einer Dienstleistung. Gerne senden wir Ihnen ein Angebot zu. Daher: Jetzt advoware 5.3 via Advo-Web-Supportseite auf Ihren Rechner laden. Tipp: Oder Sie ziehen einen Umzug Ihres Kanzlei-Servers in das Rechenzentrum für Juristen in Betracht. Dann haben Sie nämlich mit derlei Update-Szenarien gar keine Sorgen mehr. In diesem Fall übernehmen wir nämlich sämtliche Update-Arbeiten für Sie, ohne dass Sie davon überhaupt etwas mitbekommen. Und hochsicher ist das Ganze obendrein.
Leiter IT-Betrieb bei Hülskötter & Partner, Marco Reimann, über das Rechenzentrum für Juristen
Wieder einmal ist es soweit: