Ich durfte wieder einmal ein äußerst sympathisches Interview führen, und zwar mit Monique Boie, die sich um die Hülskötter Kanzleiakademie mit all ihren Inhalten kümmert. Während dieses Gesprächs habe ich gelernt, was Hülskötter & Partner an Webinaren und Seminaren bis Ende des Jahres plant. Da sind äußert interessante Dinge dabei.
Finanzbuchhaltung in advoware: Fehler verstehen, suchen, finden und lösen
Am 18. Oktober 2019 findet zum ersten Mal das Webinar „V7 – Fehler suchen und finden in der Finanzbuchhaltung“ im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie statt (ein zweiter Termin ist für den 15.11.2019 geplant). Dieses Onlineseminar geht Fragen wie den folgenden nach:
„Warum stimmt mein Kontostand auf einmal nicht mehr?“ „Wie gehe ich im Fehlerfall bei der Suche richtig vor?“ „Was sind die gängigsten Fehler innerhalb der Finanzbuchhaltung?“
Die advoware Onlineakte verstehen und richtig nutzen
Mit der advoware Onlineakte steht Anwaltskanzleien und Mandanten ein mächtiges Kommunikationswerkzeug zur Verfügung. Allein, die Handhabung dieser Onlineplattform stellt so manchen Anwender vor diverse Herausforderungen. Aus diesem Grund bieten wir ab November 2019 ein eigens hierfür konzipiertes Webinar an, das die Bedienung der Onlineakte ausführlich darstellt und erklärt. Damit wollen wir die Anwender und Kunden beim Einsatz dieses Tools bestmöglich unterstützen. Dazu gehören Fragen wie:
„Wie richte ich die Onlineakte für die Bedürfnisse unserer Kanzlei richtig ein?“ „Wie gebe ich die Daten für Kanzlei und Mandanten frei?“ „Mit welchen Zusatzprodukten lässt sich die advoware Onlineakte weiter ausbauen?“
advoware mobile und advoware Smartphonekalender im Einsatz
Ebenfalls ab November soll unser Onlineseminar-Angebot um ein Webinar zu den Themen advoware mobile und advoware Smartphonekalender erweitert werden. An advoware mobile arbeiten die Entwickler der Advo-web GmbH gerade mit Hochdruck, sodass davon auszugehen ist, dass bis November die überarbeitete Version dieses nützlichen Smartphone-Werkzeugs zum Download bereit steht. Wir halten Sie diesbezüglich auf dem Laufenden.
Vollzug mithilfe des Notariatsmoduls
Noch ist das advoware Notariatsmodul recht neu. Und da eine der wesentlichen und häufig nachgefragten Funktionen der automatische Vollzug ist, wird es voraussichtlich im Dezember ein eigenes Webinar dazu geben. Bis zu diesem Zeitpunkt wird das Notariatsmodul diese Funktion auch unterstützen. Inhaltlich wird sich dieses Onlineseminar auf den Automatischen Vollzug mithilfe des Notariatsmoduls fokussieren. Es wird also gezeigt, wie Sie eigene Vorlagen einrichten können, die dazu passenden Ausführungszeitpunkte definieren, welche Vorgänge zusammen gehören, und so fort. Also in gewisser Weise Projektmanagement für Notare.
Ansonsten möchte ich wie immer auf unser ausführliches Webinarangebot hinweisen, das Sie per Internetlink abrufen und darüber auch buchen können. Wir freuen uns auf Ihre rege Teilnahme an unseren Onlineseminaren. Sie wissen ja: advoware lässt sich mit dem richtigen Wissen viel besser nutzen und bedienen.
Was leistet das neue Notariatsmodul in advoware? Was sagen Notariatskollegen dazu? Und was kann man davon noch alles erwarten? Diese Fragen hat mir RA und Notar Ronald Mayer auf der AdvoTec 2019 beantwortet.
Das komplett überarbeitete Notariatsmodul steht seit dem großen advoware-Update unseren Kunden zur Verfügung. Einer der Protagonisten der zahlreichen neuen und nützlichen Funktionen des advoware-Moduls ist Rechtsanwalt und Notar Ronald Mayer, mit dem wir schon darüber gesprochen haben. Damit stand er Pate für den ausführlichen Blogbeitrag zum neuen Notariatsmodul. Auf der AdvoTec 2019 hatten wir die Gelegenheit, mit ihm vor laufender Kamera darüber zu sprechen. Herausgekommen ist das weiter unten eingebettete Video.
Die wesentlichen Verbesserungen des Notariatsmoduls erleichtern die praktische Notarsarbeit
Grundsätzlich ist erst einmal festzuhalten, dass das neue Notariatsmodul mit ganz viel Nähe zur Notariatspraxis entstanden ist. Kein Wunder, schließlich arbeitet Herr Mayer auch als Notar. Daher gehört zu den wesentlichen Verbesserungen vor allem die Abfragen des Grundbuchs und diverser Register, was bisher via Internet erfolgte. Genau diese Abfragen lassen sich ab sofort in advoware einbinden, sodass die benötigten Daten fast von alleine in der Anwaltssoftware mit einem Klick zur Verfügung stehen. Dies geschieht übrigens vornehmlich automatisiert, also ohne die manuelle Zuhilfenahme des Notars oder seiner Mitarbeiter. Innerhalb Kanzlei von Ronald Mayer wird das Notariatsmodul bereits eingesetzt, und das laut eigener Aussage ziemlich gut, was eine enorme Arbeitserleichterung darstellt.
Erstes Feedback von Notaren: äußerst positiv
Für eine recht lange Zeit fristete das Notariatsmodul in advoware ein eher ruhiges Dasein, da es in der Jahrzehnte langen, unveränderten Notartradition funktionierte. Was dazu führte, dass die geübten und bekannten Abläufe und Möglichkeiten stets so belassen wurden.
Mit der vollständigen Überarbeitung ändert sich das gerade fundamental, da viele Kollegen von Ronald Mayer den Nutzwert der neuen Funktionen erkennen. Durch die stete Weiterentwicklung im Anwaltsbereich sind die hier neuen und bewährten technischen Möglichkeiten nunmehr auf das Notariat übertragen worden. Und das auch mithilfe von Herrn Mayer, der das Modul gerne vorführt und dabei regelmäßig in begeisterte Gesichter blickt. Das führt letztlich dazu, dass das Modul mehr und mehr genutzt wird. Das Feedback zeigt, dass der Praxisbezug des Moduls der richtige Weg ist, um Notare davon zu überzeugen.
Das Notariatsmodul von advoware wird künftig noch viel mehr leisten
Die erste Ausbaustufe des neuen Notariatsmoduls stellt laut Ronald Mayer die Grundlage für weitere geplante Funktionen dar. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, das Vollzugswesen für Notare zu automatisieren. Das funktioniert in Teilen auch schon und wird wohl Bestandteil des nächsten Updates sein. Hierfür stehen die notwendigen Informationen aus dem Grundbuch oder dem jeweiligen Register via advoware zur Verfügung. Damit lassen sich beispielsweise Abwicklungen im Immobilienbereich rechtssicher überwachen.
Langfristig soll das Modul „Notariat“ die digitale Transformation des Notaralltags vorantreiben. Dazu gehört beispielsweise die Digitalisierung der Urkundenrolle hin zu dem neuen, gesetzlich vorgeschriebenen Urkundenarchiv, was eine seit über 100 Jahren bestehenden Ablauf ändern wird. Darauf hat sich advoware bereits einstellt, sodass Notare dann deutlich schneller und komfortabler auf Informationen und Abläufe zugreifen können. Dieser Umstieg ist laut Ronald Mayer für das nächste Jahr geplant.
Schon seit vielen Jahren gehört zur Kanzleianwendung advoware der Advo-web GmbH ein Notariatsmodul, das sowohl von Einzelnotaren als auch sehr großen Notariaten genutzt und gleichermaßen eingesetzt wird. Doch im Laufe der Jahre wurden immer wieder Wünsche nach Verbesserungen und Erweiterungen laut, die nun von der Advo-web erhört wurden und auch noch werden.
Was das „neue“ Notariatsmodul von advoware alles leistet, darüber haben wir mit Rechtsanwalt und Notar Ronald Mayer aus Sprockhövel-Haßlinghausen gesprochen, der federführend an der Erweiterung und Verbesserung des Moduls beteiligt war.Laut Herrn Mayer sind vor allem die folgenden Verbesserungen besonders erwähnenswert, die sich aus diversen praxisnahen und mit Anwendern diskutierten Fragestellungen ergeben haben.
Wie lassen sich unsere täglichen Notariatsprozesse besser als bisher in advoware abbilden?
In den letzten Jahren sind viele Abläufe bei der notariellen Sachbearbeitung hinzugekommen, die nunmehr auch in advoware abgebildet werden können.
Jeder wird diese Alltagssituation kennen: Am Anfang eines neuen Notarmandats besorgen sich der Notar bzw. seine Mitarbeiter über spezielle Webseiten den benötigten Grundbuch- oder Handelsregisterauszug, der dann in Form eines PDF-Dokuments vorliegt. Insbesondere der Grundbuchauszug ist bisher maschinell/elektronisch nicht auslesbar, also nicht direkt verwertbar. Das bedeutet, dass sämtliche Informationen des PDF-Grundbuchs manuell in die neue Akte übernommen werden müssen, was extrem zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann.
Mithilfe des neuen Notariatsmoduls von advoware wird das wesentlich einfacher vonstatten gehen, da die Erweiterung viele wichtige Grundbucheinträge des PDF-Dokuments automatisiert auslesen und damit so direkt sowie möglichst vollständig in die neue Akte übernehmen kann. Zu den automatisiert erfassbaren Einträgen gehören unter anderem die notwendigen Beteiligten (das zuständige Finanz- und Grundbuchamt), ein automatisches Buchen der Kosten, das automatische Anlegen der Grundbuch-Eckdaten in den referatsspezifischen Daten (Grundbuchmodul), und vieles mehr. Die referatsspezifischen Daten im Notariat sind zu einem umfassenden Grundbuchamtmodul weiterentwickelt worden, so dass im weiteren Bearbeiten mithilfe einer geführten Eingabe viele Informationen schematisch erfasst werden können.
Diese Möglichkeiten lassen sich übrigens auch auf das Handels- und Gesellschaftsrecht übertragen. Auch hier unterstützt advoware das Anlegen der neuen Akte auf Basis eines vorliegenden PDF-Dokuments. Damit können mit advoware in der neuen Version sowohl notarielle Kaufverträge als auch notarielle Gesellschaftsverträge durch die aufbereiteten Informationen besser bearbeitet und verwaltet werden.
Die neue Gesellschafterlistenverordnung schafft neue und klare Voraussetzungen für die Erstellung der Gesellschafterliste durch den Notar. Bietet advoware hierfür eine Unterstützung?
Die neue Gesellschafterlistenverordnung stellt neue, zusätzliche Anforderungen an Notare, wie beispielsweise das Berechnen der neuen Anteile bei der Veränderungen von Gesellschafteranteilen. Diese Berechnungen erfolgten bisher in der Praxis auf Grundlage von Word- oder Excel-Dokumenten, und das stets für jeden Einzelfall separat und äußerst zeitaufwändig.
Damit ist mit advoware endgültig Schluss, da dank des neuen Notariatsmoduls die „Gesellschafterliste“ automatisiert erstellt werden kann. Die vollständige Gesellschafterliste kann nunmehr mit den Informationen aus der Akte gefüllt werden. Auch die notwendige Darstellung der Anteile anhand der prozentualen Beteiligung wird ausgerechnet. Dies geschieht auf Basis der Daten sämtlicher Beteiligten, die in advoware eingetragen werden und zur Berechnung herangezogen werden können. Bei der Berechnung gibt es obendrein eine optische Unterstützung, ob diese logisch zusammenpassen. Fehler bei der Prozentberechnung dürften damit der Vergangenheit angehören.
Damit werden Notare künftig bei der Einreichung von angepassten Gesellschafterlisten mehrfach unterstützt: Jede neue Liste, die beim Handelsregister eingereicht werden muss, kann unkompliziert erstellt werden. Advoware bietet hierfür fünf Vorlagen: Veränderungsnachweis bzw. Bereinigungsliste durch den Notar sowie die Gründungs-, Veränderungs- oder Bereinigungsliste durch den Geschäftsführer. Das wird vor allem für weniger erfahrene Notariatsmitarbeiter eine erhebliche Entlastung ihrer Arbeit im Gesellschaftsrecht sein.
Wie lassen sich häufig benötigte Zahlen und Infos auf einen Blick abrufen?
Im neuen Notariatsmoduls von advoware können mithilfe des Moduls „Notartabellen“ die wichtigsten Zahlen und Daten hinterlegt werden. Künftig sind dort Informationen aus der Erbschaftssteuer, aus dem Gerichts- und Notarkostengesetz, aus der Kostensatzung des Zentralen Testamentsregisters, etc. hinterlegt.
Das sind alles Daten, auf die ein Notar immer wieder zugreift, die allerdings bisher nicht in kommulierter Form vorliegen. Diese Daten und Informationen stehen mit der neuen Version des Notariatsmoduls von advoware mit geringem Aufwand zur Verfügung, sodass der Notar mit einem Blick die gewünschten Infos und Zahlen abrufen kann. All diese Daten werden regelmäßig in advoware aktualisiert und lassen sich zudem individuell vom einzelnen Notar bzw. dessen Mitarbeiter auf den neuesten Stand bringen.
Wie können wir möglichst elegant berechnen, was eine notarielle Tätigkeit kostet?
Mit dem Veröffentlichen von advoware 5.10 hat die Advo-web ihrer Software eine Kostentafel und einen Immobilienkostenrechner spendiert, mit deren Hilfe u.a. sämtliche Kosten eines Grundstückkaufs kalkuliert werden können. Während bei der Kostentafel die Gebühren des Notars auf einen Blick dargestellt werden können, gehören beim Immobilienkostenrechner auch die Kosten des Grundbuchamts, des Finanzamts, des Maklers und weitere Abgaben dazu. In der kommenden Version advoware 5.3 wird zudem der elektronische Vollzug berücksichtigt, der in einzelnen Bundesländern bereits verpflichtend ist.
Darüber hinaus wird advoware mit dem überarbeiteten Notariatsmodul um einen Registerkostenrechner ergänzt. Damit lässt sich ziemlich genau und mithilfe weniger Mausklicks beziffern, was einen Mandaten z.B. die Gründung seiner neuen GmbH kosten wird. Das betrifft nicht nur die notariellen Kosten für die Beschluss- und Anmeldeurkunde, sondern auch die Kosten des Registergerichts, etc. Daraus resultiert am Ende ein übersichtliches Dokument, das man dem Mandanten zur Verfügung stellen kann, um seine Kostenfragen richtig und mit relativ geringem Aufwand beantworten zu können.
Fazit: Das „neue“ Notariatsmodul von advoware wird Notare und ihre Mitarbeiter erheblich entlasten
Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass mit dem neuen Notariatsmodul von advoware die Notariatsmitarbeiter und der Notar selbst künftig schneller und exakter arbeiten können, was die Prozesse innerhalb der Kanzlei beschleunigen wird und was Fehlerquellen von Hause aus ausschließt bzw. minimiert. Alles ist aus der notariellen Praxis basierend auf den Bedürfnissen der Mitarbeiter und des Notars entwickelt worden. Und das ist nur der Anfang.
So wird parallel zur geplanten Veröffentlichung des neuen Moduls rund um Ostern 2019 an weiteren nützlichen Funktionen wie einem automatischen Vollzug gearbeitet. Darauf können sich alle Notare und ihre Mitarbeiter schon freuen!
Mit dem passenden Webinar alles Wissenswerte zum Notariatsmodul in advoware praxisnah erleben
Damit Sie alles praxisrelevante über das neue Notariatsmodul in advoware lernen können, bieten wir Ihnen ab 6. Mai regelmäßig das hierfür passende Webinar* an, das aus insgesamt vier Teilen besteht (weitere „Abschnitte“: 7./8./9. Mai, jeweils von 14:00 bis 15:30 Uhr). Am besten melden Sie sich gleich dafür an. *Hinweis: Dieses Webinar ist Teil unserer Kanzleiakademie Flatrate und damit kostenfrei für alle Flatrate-Kunden. Sie haben noch nie von unserer Kanzleiakademie Flatrate gehört? Dann informieren Sie sich am besten direkt.
Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit. Voraussichtlich am 15. Juni erscheint die neue Version advoware 5.1. Mit den neuen Funktionalitäten möchten wir Sie bei der Umsetzung der auch in Ihrer Kanzlei vorzunehmenden technisch-organisatorischen Maßnahmen und bei den Dokumentationspflichten unterstützen.
➡ Besonders schützenswerte Daten wie Bankverbindungen oder Religionszugehörigkeit werden in der Kanzleidatenbank verschlüsselt. Dies entspricht den strengen Vorgaben des Artikels 9 DSGVO.
➡ Passwörter von Mitarbeitern und Beteiligten wurden schon immer in der Kanzleidatenbank als sogenannte sichere Hashwerte abgelegt, die von Hackern nicht in Klartext entschlüsselt werden können. Auch die Passwörter für die in advoware integrierten online-Dienste wie e.Consult, Riser, GDV, drebis und Supercheck auf unseren Servern werden in dieser Form verschlüsselt. Neu in advoware 5.1 ist, dass auch die komplette Datensicherung per Option verschlüsselt im Dateisystem abgelegt werden kann..
➡ Möchte sich ein Mandant für die onlineAkte anmelden, geschieht dies ab Version 5.1 mithilfe einer Freigabefunktion. Diese sorgt für eine Zwei-Faktor-Authenfizierung für noch mehr Sicherheit: Nachdem die Kanzlei einen Benutzernamen und das zugehörige Kennwort selbst vergeben hat, erzeugt der neu geschaffene Freigabedienst einen Aktivierungscode, der beim Anmelden zur onlineAkte zusätzlich eingetragen werden muss. Dies stellt sicher, dass eine unbefugte Person keinen Zugang zur onlineAkte bekommt, wenn die Kanzlei beispielsweise eine falsche E-Mail-Adresse hinterlegt hat. Damit genügt die onlineAkte in Kombination mit der von Anfang an vorhandenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung höchsten Sicherheitsstandards.
➡ Für die Funktion „Kennwort vergessen“ wird ein eigenes Portal eingerichtet, auf das advoware-Anwender ab der Version 5.1 direkt aus der Kanzleisoftware heraus zugreifen können.
➡ Sämtliche Zugriffe und Änderungen an schützenswerten personenbezogenen Daten werden protokolliert. Damit lässt sich jederzeit feststellen, welcher Mitarbeiter welche Daten zu welchem Zeitpunkt angelegt, geändert oder gelöscht hat.
➡ Verlangt ein Mandant Auskunft zu seinen gespeicherten Daten, kann per Knopfdruck ein Mustertext generiert werden (Artikel 15 DSGVO). Die zu einer Person gespeicherten personenbezogenen Daten können zudem in ein strukturiertes Format exportiert und dem Mandanten auf Verlangen zugesandt werden (Artikel 20 DSGVO).
➡ In jeder Akte kann ein Aufbewahrungsdatum hinterlegt werden, nach dessen Ablauf alle Daten gelöscht werden können. Dies geschieht mithilfe des Hilfsprogramms „Akten löschen“, das mit advoware 5.1 erweitert wurde und direkt über die Programmstartleiste erreichbar ist (Artikel 17 DSGVO).
Neben den Neuerungen zur DSGVO werden weitere Verbesserungen in advoware 5.1 Einzug halten. Das betrifft die Bereiche Finanzbuchhaltung, E-Mail-Kommunikation und Notariat. Finanzbuchhaltung: Ganz neu lässt sich mithilfe von advoware eine ordentliche Anlagenbuchhaltung durchzuführen. Zu den neuen Funktionen gehört zudem die Option, ELSTER-relevante Meldungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder Zusammenfassende Meldung automatisch zu erstellen und an die Finanzbehörde ebenso automatisiert übermitteln zu können. Dies ist analog für die Anlagen AVEÜR (Anlagevermögen EÜR) und SZE (Ermittlung der nicht abziehbaren Schuldzinsen für Einzelunternehmen) anwendbar. E-Mail-Kommunikation: Das in advoware integrierte E-Mail-Programm erlaubt dank des Updates eine verschlüsselte Kommunikation auf Basis von S/MIME. Auch das erhöht die Sicherheit der Kanzleikommunikation, speziell im Hinblick auf die DSGVO. Die hierfür benötigten Zertifikate lassen sich in advoware entweder global für die Kanzlei und/oder jeden einzelnen Beteiligten verwalten. Notariat: Ab sofort beinhaltet das Modul „Notariat“ ein Grundbuchmodul, mit dem man Grundbücher vollständig erfassen kann und mit dem sämtliche Anlagen für die Veräußerungsanzeige unterstützt werden. Neu ist auch ein Immobilienrechner, mit dem diverse Kalkulationsaufgaben durchgeführt werden können.
Sobald das advoware-Update 5.1 zum Download bereit steht, werden wir Sie darüber informieren. Darüber hinaus möchten wir Sie in Kenntnis setzen, dass wir zum advoware-Update ein Webinar anbieten werden, mit dem wir sämtliche neuen Inhalte schulen. Das Webinar erfolgt im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie Flatrate kostenlos. Übrigens: Im Zuge unserer Teilnahme an der AdvoTec 2018, die im Rahmen des Dt. Anwaltstags in Mannheim stattfindet, gewähren wir wieder einmal lukrative Rabatte. Sehen Sie am besten per Mausklick nach, wie Sie davon profitieren können.
Ich durfte wieder einmal ein äußerst sympathisches Interview führen, und zwar mit Monique Boie, die sich um die Hülskötter Kanzleiakademie mit all ihren Inhalten kümmert. Während dieses Gesprächs habe ich gelernt, was Hülskötter & Partner an Webinaren und Seminaren bis Ende des Jahres plant. Da sind äußert interessante Dinge dabei.
Schon seit vielen Jahren 
