Das neue Notariatsmodul in advoware: Was es alles kann und wer es braucht

von Hülskötter | Apr 9, 2019 | Kanzlei-IT

Schon seit vielen Jahren gehört zur Kanzleianwendung advoware der Advo-web GmbH ein Notariatsmodul, das sowohl von Einzelnotaren als auch sehr großen Notariaten genutzt und gleichermaßen eingesetzt wird. Doch im Laufe der Jahre wurden immer wieder Wünsche nach Verbesserungen und Erweiterungen laut, die nun von der Advo-web erhört wurden und auch noch werden.
Was das „neue“ Notariatsmodul von advoware alles leistet, darüber haben wir mit Rechtsanwalt und Notar Ronald Mayer aus Sprockhövel-Haßlinghausen gesprochen, der federführend an der Erweiterung und Verbesserung des Moduls beteiligt war.Laut Herrn Mayer sind vor allem die folgenden Verbesserungen besonders erwähnenswert, die sich aus diversen praxisnahen und mit Anwendern diskutierten Fragestellungen ergeben haben.

Wie lassen sich unsere täglichen Notariatsprozesse besser als bisher in advoware abbilden?

In den letzten Jahren sind viele Abläufe bei der notariellen Sachbearbeitung hinzugekommen, die nunmehr auch in advoware abgebildet werden können.
Jeder wird diese Alltagssituation kennen: Am Anfang eines neuen Notarmandats besorgen sich der Notar bzw. seine Mitarbeiter über spezielle Webseiten den benötigten Grundbuch- oder Handelsregisterauszug, der dann in Form eines PDF-Dokuments vorliegt. Insbesondere der Grundbuchauszug ist bisher maschinell/elektronisch nicht auslesbar, also nicht direkt verwertbar. Das bedeutet, dass sämtliche Informationen des PDF-Grundbuchs manuell in die neue Akte übernommen werden müssen, was extrem zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann.
Mithilfe des neuen Notariatsmoduls von advoware wird das wesentlich einfacher vonstatten gehen, da die Erweiterung viele wichtige Grundbucheinträge des PDF-Dokuments automatisiert auslesen und damit so direkt sowie möglichst vollständig in die neue Akte übernehmen kann. Zu den automatisiert erfassbaren Einträgen gehören unter anderem die notwendigen Beteiligten (das zuständige Finanz- und Grundbuchamt), ein automatisches Buchen der Kosten, das automatische Anlegen der Grundbuch-Eckdaten in den referatsspezifischen Daten (Grundbuchmodul), und vieles mehr. Die referatsspezifischen Daten im Notariat sind zu einem umfassenden Grundbuchamtmodul weiterentwickelt worden, so dass im weiteren Bearbeiten mithilfe einer geführten Eingabe viele Informationen schematisch erfasst werden können.
Diese Möglichkeiten lassen sich übrigens auch auf das Handels- und Gesellschaftsrecht übertragen. Auch hier unterstützt advoware das Anlegen der neuen Akte auf Basis eines vorliegenden PDF-Dokuments. Damit können mit advoware in der neuen Version sowohl notarielle Kaufverträge als auch notarielle Gesellschaftsverträge durch die aufbereiteten Informationen besser bearbeitet und verwaltet werden.

Die neue Gesellschafterlistenverordnung schafft neue und klare Voraussetzungen für die Erstellung der Gesellschafterliste durch den Notar. Bietet advoware hierfür eine Unterstützung?

Die neue Gesellschafterlistenverordnung stellt neue, zusätzliche Anforderungen an Notare, wie beispielsweise das Berechnen der neuen Anteile bei der Veränderungen von Gesellschafteranteilen. Diese Berechnungen erfolgten bisher in der Praxis auf Grundlage von Word- oder Excel-Dokumenten, und das stets für jeden Einzelfall separat und äußerst zeitaufwändig.
Damit ist mit advoware endgültig Schluss, da dank des neuen Notariatsmoduls die „Gesellschafterliste“ automatisiert erstellt werden kann. Die vollständige Gesellschafterliste kann nunmehr mit den Informationen aus der Akte gefüllt werden. Auch die notwendige Darstellung der Anteile anhand der prozentualen Beteiligung wird ausgerechnet. Dies geschieht auf Basis der Daten sämtlicher Beteiligten, die in advoware eingetragen werden und zur Berechnung herangezogen werden können. Bei der Berechnung gibt es obendrein eine optische Unterstützung, ob diese logisch zusammenpassen. Fehler bei der Prozentberechnung dürften damit der Vergangenheit angehören.
Damit werden Notare künftig bei der Einreichung von angepassten Gesellschafterlisten mehrfach unterstützt: Jede neue Liste, die beim Handelsregister eingereicht werden muss, kann unkompliziert erstellt werden. Advoware bietet hierfür fünf Vorlagen: Veränderungsnachweis bzw. Bereinigungsliste durch den Notar sowie die Gründungs-, Veränderungs- oder Bereinigungsliste durch den Geschäftsführer. Das wird vor allem für weniger erfahrene Notariatsmitarbeiter eine erhebliche Entlastung ihrer Arbeit im Gesellschaftsrecht sein.

Wie lassen sich häufig benötigte Zahlen und Infos auf einen Blick abrufen?

Im neuen Notariatsmoduls von advoware können mithilfe des Moduls „Notartabellen“ die wichtigsten Zahlen und Daten hinterlegt werden. Künftig sind dort Informationen aus der Erbschaftssteuer, aus dem Gerichts- und Notarkostengesetz, aus der Kostensatzung des Zentralen Testamentsregisters, etc. hinterlegt.

Das sind alles Daten, auf die ein Notar immer wieder zugreift, die allerdings bisher nicht in kommulierter Form vorliegen. Diese Daten und Informationen stehen mit der neuen Version des Notariatsmoduls von advoware mit geringem Aufwand zur Verfügung, sodass der Notar mit einem Blick die gewünschten Infos und Zahlen abrufen kann. All diese Daten werden regelmäßig in advoware aktualisiert und lassen sich zudem individuell vom einzelnen Notar bzw. dessen Mitarbeiter auf den neuesten Stand bringen.

Wie können wir möglichst elegant berechnen, was eine notarielle Tätigkeit kostet?

Mit dem Veröffentlichen von advoware 5.10 hat die Advo-web ihrer Software eine Kostentafel und einen Immobilienkostenrechner spendiert, mit deren Hilfe u.a. sämtliche Kosten eines Grundstückkaufs kalkuliert werden können. Während bei der Kostentafel die Gebühren des Notars auf einen Blick dargestellt werden können, gehören beim Immobilienkostenrechner auch die Kosten des Grundbuchamts, des Finanzamts, des Maklers und weitere Abgaben dazu. In der kommenden Version advoware 5.3 wird zudem der elektronische Vollzug berücksichtigt, der in einzelnen Bundesländern bereits verpflichtend ist.
Darüber hinaus wird advoware mit dem überarbeiteten Notariatsmodul um einen Registerkostenrechner ergänzt. Damit lässt sich ziemlich genau und mithilfe weniger Mausklicks beziffern, was einen Mandaten z.B. die Gründung seiner neuen GmbH kosten wird. Das betrifft nicht nur die notariellen Kosten für die Beschluss- und Anmeldeurkunde, sondern auch die Kosten des Registergerichts, etc. Daraus resultiert am Ende ein übersichtliches Dokument, das man dem Mandanten zur Verfügung stellen kann, um seine Kostenfragen richtig und mit relativ geringem Aufwand beantworten zu können.

Fazit: Das „neue“ Notariatsmodul von advoware wird Notare und ihre Mitarbeiter erheblich entlasten

Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass mit dem neuen Notariatsmodul von advoware die Notariatsmitarbeiter und der Notar selbst künftig schneller und exakter arbeiten können, was die Prozesse innerhalb der Kanzlei beschleunigen wird und was Fehlerquellen von Hause aus ausschließt bzw. minimiert. Alles ist aus der notariellen Praxis basierend auf den Bedürfnissen der Mitarbeiter und des Notars entwickelt worden. Und das ist nur der Anfang.
So wird parallel zur geplanten Veröffentlichung des neuen Moduls rund um Ostern 2019 an weiteren nützlichen Funktionen wie einem automatischen Vollzug gearbeitet. Darauf können sich alle Notare und ihre Mitarbeiter schon freuen!

Mit dem passenden Webinar alles Wissenswerte zum Notariatsmodul in advoware praxisnah erleben

Damit Sie alles praxisrelevante über das neue Notariatsmodul in advoware lernen können, bieten wir Ihnen ab 6. Mai regelmäßig das hierfür passende Webinar* an, das aus insgesamt vier Teilen besteht (weitere „Abschnitte“: 7./8./9. Mai, jeweils von 14:00 bis 15:30 Uhr). Am besten melden Sie sich gleich dafür an.
*Hinweis: Dieses Webinar ist Teil unserer Kanzleiakademie Flatrate und damit kostenfrei für alle Flatrate-Kunden. Sie haben noch nie von unserer Kanzleiakademie Flatrate gehört? Dann informieren Sie sich am besten direkt.