Zu unseren persönlichen Highlights der Kanzleisoftware aus dem Hause Advo-web gehören zweifellos die Funktionen DiMa und Methodigy. Beide werden Anwaltskanzleien ein gutes Stück auf ihrem digitalen Weg voranbringen. So sieht es auch RA Kopp, der interessanterweise an der Entwicklung der DiMa-Funktion von advoware ein Stück weit beteiligt war. Kein Wunder also, dass er vor allem darüber recht euphorisch berichtet.
Aber auch Methodigy mit seinen umfangreichen Möglichkeiten hat es Herrn Kopp angetan. Mehr dazu und zu DiMa hat er uns in ziemlich genau einer Minute verraten. Na dann: Film ab!
In diesem Bereich werden ab sofort Änderungen innerhalb einer Akte sichtbar, die das zuständige Referat und den dazu gehörigen Sachbearbeiter betreffen. Zudem wurde der Bereich „Termine“ in „Ereignisse“ umbenannt. Neu ist dabei, dass sich dort zusätzlich Postein- und -ausgänge anzeigen lassen. Das macht die unerledigten Vorgänge einer Akte deutlich transparenter.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mithilfe des Tastenkürzels ALT+E ein vorgefertigtes Schreiben auf Basis des Standard-Briefkopfs an einen bestimmten Beteiligten zu erstellen, was sich automatisch innerhalb der Word-Umgebung öffnet. Das beschleunigt die Korrespondenz enorm.
Bei der Adressbearbeitung ergeben sich ebenfalls diverse Verbesserungen. So kann man unter „weitere Adressen“ Länderkürzel und Adresszusätze eintragen. Darüber hinaus lassen sich vorhandene Unterakten besser identifizieren und aufrufen.
Aktengeschichte / xJustiz-Viewer
Ab sofort kann man in advoware innerhalb der Aktengeschichte mithilfe des xJustiz-Viewer Word-Dokumente, HMTL- und Textdateien, Grafiken, Excel-Tabellen, usf. ansehen, ohne die zugehörige Anwendung öffnen zu müssen. Das beschleunigt Arbeitsabläufe ganz erheblich. Auch neu: Der zugehörige Dateiname des jeweiligen Dokuments ist nun sichtbar.
Benachrichtigungen
Ab sofort werden nur noch die eigenen Benachrichtigungen angezeigt, und nicht mehr die der anderen advoware-Anwender:innen. Zudem lassen sich diverse Filter für mehr Übersichtlichkeit nutzen. Praktisch ist auch die Option, Benachrichtigungen im Excel- oder XML-Format zu exportieren.
Elektronische Kommunikation
Innerhalb der Grundeinstellungen wurde dem Menüeintrag „Elektronische Kommunikation“ die Funktion „Signieren“ spendiert. Hiermit lassen sich die digitalen Signaturen an die Kanzleibedürfnisse anpassen, die für die beA-Kommunikation erforderlich sind. Dazu gehört die Wahl der integrierten oder externen Signaturkomponenten genauso wie die Einstellungen für die externe Signaturkomponente. Weitere Infos dazu erhalten Sie in unserer Kanzleiakademie mithilfe des Videokurses „B6 – Fernsignaturen“.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, mehrere Dokumente mithilfe der neuen Stapelsignatur-Funktion gleichzeitig signieren zu lassen.
OAuth 2.0-Authentifizierung von Microsoft Exchange-Konten
Anstatt die herkömmliche Basis-Authentifizierung für Exchange-Konten zu nutzen (die bis spätestens Ende des Jahres nicht mehr funktioniert), können sich advoware-Kunden dank des Updates mithilfe der sichereren OAuth-Authentifizierungsmethode an ihrem Exchange-Konto anmelden. Die hierfür notwendigen Einstellungen lassen sich direkt in advoware vornehmen.
Forderungsmanagement
Neu am Forderungsmanagment ist die Funktion, dem allgemeinen Forderungskonto mehrere Unterkonten zuordnen zu können. Damit lassen sich die Daten des Hauptkontos recht schnell und unkompliziert den betreffenden Unterkonten zuordnen. Und das sogar für mehrere Forderungskonten gleichzeitig.
Das Verfassen von Schriftsätzen ist selbst mit freundlicher Unterstützung der kanzleiweit genutzten Software wie advoware oft kein einfaches Unterfangen. Zu viele Informationen, zu viele Dokumente und zu viele nützliche Grundsatzurteile stellen Anwälte und Anwältinnen regelmäßig vor große Herausforderungen. Die gute Nachricht: Mit Methodigy kommt endlich Struktur in die täglich benötigte Korrespondenz.
Das Erstellen und Verwalten von elektronischen Akten mithilfe der passenden Software wie advoware entlastet Anwaltskanzleien in einem Ausmaß, dessen sich leider immer noch nicht alle Kanzleien bewusst sind. Und doch gibt es selbst in den erprobten Anwendungsprogrammen immer noch „blinde Flecken“, die im täglichen Umgang mit Mandanten und Mandaten eine echte Hürde darstellen.
Dazu gehört zweifelsohne das Thema Schriftsätze und deren Komplexität, wie die Praxis regelmäßig zeigt. Doch damit ist dank der Integration des Strukturierungswerkzeugs Methodigy in advoware endlich Schluss. Dieser Beitrag zeigt, was es damit auf sich hat und wie Anwält:innen und deren Mitarbeiter:innen davon profitieren.
Schriftsätze aus unterschiedlichsten Quellen per Drag&Drop erstellen
Sieht man sich das Verfassen eines anwaltlichen Schriftsatzes auf herkömmlichem Weg genauer an, fällt schnell auf, wie komplex das werden kann. Hier noch eine Quelle, dort ein ähnlich gelagerter Fall, mögliche Fallbeispiele aus anderen Akten, und so fort. Das stellt Kanzleimitarbeitende schnell vor unüberwindbare Herausforderungen: Wie soll man denn dabei den Überblick behalten und sämtliche relevanten Textbausteine, Quellen und weitere Vorlagen im jeweiligen Fall berücksichtigen?
Das ist die Stelle, an der Methodigy ins Spiel kommt. Damit lassen sich nämlich auf einfache und intuitive Art und Weise Schriftstücke erstellen, vieles davon geschieht per Drag&Drop, also das bekannte Ziehen von Textbausteinen und -stellen in ein vorhandenes Dokument. Das Beste daran: Ganz gleich, wo sich die Quelle einer bestimmten Akte befindet, es wird eine direkte Verknüpfung zwischen Informationsstruktur und einer beliebigen Textstelle aus der Akte erstellt. Das erleichtert die spätere Zuordnung und Anpassung ganz erheblich. Und selbst der Zugriff auf Online-Quellen ist mit Methodigy möglich.
Von der Akte bis zur fertigen Struktur
Doch worin besteht die Besonderheit von Methodigy in Kombination mit advoware? Nun, hier kommt die Arbeitsweise von Methodigy zum Tragen. Denn jede noch so kleine Text- oder Dokumentenstelle lässt sich in eine Struktur übertragen, die letztlich den Aufbau eines benötigten Schriftstücks repräsentiert. Damit lassen sich sämtliche relevanten Informationen, die einen Fall betreffen, sehr übersichtlich in ein Dokument per Drag&Drop übertragen oder in eigenen Ausführungen verwerten, woraus am Schluss ein fertiges Dokument entsteht. Das am Ende alle wichtigen Aspekte umfasst und sauber strukturiert darstellt. Und falls sich Änderungen ergeben, werden diese nahtlos und unmittelbar sichtbar.
Methodigy + advoware = ein nützliches Gespann
Mit advoware 6.2 steht Methodigy unseren Kunden direkt innerhalb der Anwaltssoftware zur Verfügung. Hierfür ist lediglich das Premium-Paket von Methodigy erforderlich, und das entweder als Vor-Ort-Installation oder als Installation im advoware cloud Rechenzentrum.
Damit stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen können Sie als advoware-Nutzer:in die komplette Aktengeschichte an Methodigy übertragen. Auf diesem Weg können Sie für das Strukturieren der Schriftstücke auf sämtliche Daten zugreifen, also auch auf ältere, bereits abgeschlossene Akten, die möglicherweise relevante Informationen für den aktuellen Fall enthalten. Doch es geht noch einen Schritt weiter: Sie öffnen Dokumente in Methodigy direkt aus der advoware Aktenhistorie. Die so erzeugten Schriftstücke lassen sich dann wieder an advoware zurückspielen, wo sie für weitere Zwecke zur Verfügung stehen.
