Update Juli 2019: Eine Selbstbewertung unter Berücksichtigung der DIN EN ISO 9004 bieten wir über die advozon kanzleikonzept nicht mehr an. Was hat Hülskötter & Partner auf der AdvoTec 2019 gezeigt? Was davon interessierte die Besucher am meisten? Und wie hat die Generalversammlung der APRAXA das komplett überarbeitete Zertifizierungskonzept der Advozon Kanzlei Konzept aufgenommen? Das wollte ich von Jennifer Hülskötter wissen.
Hülskötter-Highlights auf der AdvoTec 2019: „advoware mobile“ & „advoware in der Cloud“
Zu den wesentlichen Highlights am Hülskötter-Stand während der AdvoTec 2019 in Leipzig zählte zweifellos die iOS-App advoware mobile, die ab sofort im Apple-Store zum Download bereit steht. Eine Android-Version ist zudem schon in Vorbereitung. Damit haben Anwälte und Juristen ihre Akten stets dabei, ohne jedes Mal das unhandliche Notebook mitnehmen zu müssen. Dazu gehört auch die Option, Akten offline verfügbar zu machen, falls bei Gericht oder dem Mandanten die Internetverbindung nicht ausreicht bzw. nutzbar ist.
Daneben zählte auch „advoware in der Cloud“ zu den häufig nachgefragten IT-Services von Hülskötter & Partner. Dahinter verbirgt sich eine Rechenzentrumslösung, die ein komplett virtualisierte Kanzlei bereitstellt. Damit ist der eigene Kanzleiarbeitsplatz mobil bei Gericht oder anderswo und stationär in der Kanzlei immer verfügbar. Einzige Voraussetzung hierfür: Eine funktionierende Internetleitung und ein geeignetes Endgerät wie Laptop oder PC.
Nativ, webbasiert oder mobil – die Entwicklung schreitet voran
Vielen Anwendern reicht die stationäre Anwendung schon lange nicht mehr. Das lässt sich sehr gut am riesigen Markt für mobile Apps und Webanwendungen ablesen. Darauf hat jetzt die Advo-web (die „Macherin“ von advoware) reagiert und in einem ersten Schritt die bereits erwähnte iOS-App entwickelt. In einem nächsten Schritt wird eine Webanwendung hinzukommen, mit der sich advoware im Internetbrowser nutzen lässt.
Da es sich laut Jennifer Hülskötter um eine hybride Weiterentwicklung von advoware handelt, kommen alle Anwendertypen in den Genuss ihrer gewünschten Ausprägung der Kanzleisoftware, also entweder nativ auf dem Computer oder mobil auf dem Smartphone bzw. Tablet oder als Webapp im Internetbrowser. Alle Daten befinden sich immer in der gleichen Datenbank und stehen synchron zur Verfügung. Damit ermöglich advoware seinen Anwendern einen fließenden Übergang von der alten in die neue Welt.
Hierfür wird sich advoware in den nächsten Jahren fortlaufend weiterentwickeln. Es werden also Stück für Stück die vorhandenen und neue Module und Funktionen in die Onlinewelt übertragen. Als eine der nächsten Webanwendungen wird dann wohl die Zeiterfassung via Internet erreichbar sein. Hülskötter wird die Fortentwicklung in die Onlinewelt nahezu bundesweit in den advoware Musterkanzleien fortwährend vorstellen, immer in Verbindung mit einem Hands-On-Workshop. In diesen Workshops vermitteln wir, wie Sie relevante Arbeitsprozessen aus der Kanzlei digital und mit advoware Umsetzen. Die Einladungen dazu erfolgen separat per Kundennewsletter oder Einladungskarte.
Auf der APRAXA Generalversammlung wurde die „neue“ Matrixzertifizierung einstimmig angenommen
Schon seit Monaten gab es diverse Ankündigungen und Andeutungen seitens der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle), die Matrixzertifizierung gemäß der ISO-Norm 9001 als nicht mehr zulässig zu deklarieren (was sie mittlerweile auch öffentlich gemacht hat).
Da wir unseren QM-Kunden eine rechtssichere Zusage geben wollen, dass die QM-Zertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept (AKK) zulässig im Sinne der DakkS ist, haben wir in wochen- und monatelanger Arbeit gemeinsam mit der AKK das vorhandene Matrixmodell angepasst und weiterentwickelt. Herausgekommen ist eine Matrixzertifizierung, die zwar immer noch auf der ISO-Norm 9001 beruht, darüber hinaus aber die deutlich strengeren Regeln der ISO-Norm 9004 berücksichtigt.
https://advoblog.huelskoetter.info/iso-9001-vs-iso-9004-warum-die-neue-matrixzertifizierung-besser-ist-als-die-alte
Daher ist es umso wichtiger und sehr erfreulich, dass die Generalversammlung des Anwaltsnetzwerks APRAXA unser neues, angepasstes Modell der QM-Zertifizierung im Matrixverbund vollständig anerkannt hat. Das bedeutet zum einen für zertifizierte Anwälte eine rechtssichere Fortführung ihrer Zertifizierung. Und zum anderen, dass wir gemeinsam mit unserem QM-Partner, der AKK, die Vorbereitung zur Matrixzertifizierung durch den TÜV weiterhin durchführen dürfen.
Das vollständige Interview mit Jennifer Hülskötter
Diese Woche findet in Bremen wieder einmal die große APRAXA -Messe statt, und wieder einmal sind wir an beiden Tagen (nämlich am Donnerstag und Freitag) mit eigenem Stand vertreten. Da es sich auf dieser Veranstaltung vorzugsweise um das Thema Qualitätsmanagement dreht, werden wir genau zu diesen Schwerpunkten informieren.
Zum „Warmmachen“ lassen wir im nachfolgenden Interview Gerhard Hülskötter von Hülskötter & Partner zu Wort kommen, in dem er über die zunehmende Notwendigkeit eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems spricht. Dabei erwähnt er übrigens auch unser erstes eigenes Buch, das unter dem Titel „Erfolgreiche Kanzleizertifizierung“ im Deutschen Anwaltsverlag erschienen ist und das interessierte Anwälte und Juristen dort gerne beziehen können.
Wie ich hier schon berichtet habe, waren wir vergangene Woche auf der Legal (R)Evolution, einer Legal-Tech-Messe und -Konferenz, die in Frankfurt am Main stattfand. Dort trafen über 600 Anwälte und Anwältinnen auf rund 60 Aussteller, die dort ihre Produkte und Lösungen für Kanzlei-IT und Kanzleimarketing präsentierten. Klar, dass wir dort nicht fehlen durften.
Zu Anfang zeigte sie anhand der grammatikalischen Zeiten „Vergangenheit“, „einfache Gegenwart“, und „Verlaufsform der Gegenwart“, wohin sich die Reise aktuell bewegt, nämlich hin zu einer zunehmenden Spezialisierung, die für Anwaltskanzleien immer wichtiger wird – und das auch in organisatorischer Hinsicht. So genügt es heute nicht mehr, ein „Mädchen für alles“ zu engagieren, das sich um alle relevanten Themen kümmert. Denn in Zeiten von beA, DSGVO, Digitalisierung, Kanzleimarketing und Co. kommt es verstärkt darauf an, für jede Aufgabe den richtigen Experten an der Hand zu haben.
Daran ist auch die Frage verknüpft, wie ich genau an die Mandanten herankomme, die ich gerne hätte. Hierzu bemühte Jennifer Hülskötter die von Anne M. Schüller geprägte Wasserloch-Strategie. Möchte ich selte Tiere (als Synonym für Mandanten oder potenzielle Kunden) in einer Savanne fotografieren, ist die Wahrscheinlichkeit höher, ein Foto zu aufzunehmen, wenn ich die Tiere über ein für sie möglichst attraktives Angebot anlocke.
In der Savanne wäre dies ein Wasserloch, übertragen auf den Mandanten vielleicht eine Dienstleistung, die an die aktuelle Rechtslage angepasst ist und gerade die engsten Nöte und Bedürfnisse eines Mandanten erfüllt. Bei der Ausrichtung der Rechtsdienstleistungen ist auch wichtig, wer meine Zielgruppe ist: „Fokussiere ich mich eher auf private oder gewerbliche Mandanten?“ und „Welche Bedürfnisse haben meine Mandanten überhaupt?“.
Sobald diese elementaren Fragen beantwortet werden konnten, kommt der richtigen „Quelle“ der „Wasserstelle“ eine wichtige Bedeutung bei. Soll heißen: Mit welchen Tools und Methoden komme ich genau an die Mandanten heran, die ich zuvor identifiziert habe. Hierfür kann man zahlreiche Ansätze verfolgen, von denen in Jennifers Vortrag die Rede war.
Wichtig für das Erstellen einer richtigen Marketingstrategie sind die Schritte „Analyse“, „Planung“ und „Implementierung“. Gerade letzterer stellt Kanzleien immer noch vor große Herausforderungen, da das Erstellen und Verbreiten von guten und sinnvollen Inhalten keine triviale Aufgabe ist.
Dr. Christian Sieg’l vom Kanzleiverbund BTR Rechtsanwälte ist in Brandenburg an der Havel beheimatet und fokussiert sich vor allem auf den Fachbereich Arbeitsrecht. Da gerade in diesem Segment zahlreiche Mandanten ihre Prozesskosten über eine Rechtsschutzversicherung abwickeln, wurde RA Sieg’l zunehmend mit der Frage konfrontiert, ob er seine Kanzleiorganisation nicht von professioneller Seite zertifizieren lassen will. Da kam ihm der erfolgreiche Wechsel zu Advoware sehr gelegen und er entschied sich für die QM-Zertifizierung mithilfe der Advozon Kanzlei Konzept, einem Tochterunternehmen der Hülskötter GmbH.
Im folgenden Interview, das wir mit RA Sieg’l geführt haben, spricht er über die Motive, seine Kanzlei zertifizieren zu lassen, ist er voll des Lobes für die Advozon Kanzlei Konzept und verrät uns, ob er die Matrixzertifizierung auch Kollegen und Kolleginnen empfiehlt.
Herr Sieg’l, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?
Schon den Umstieg von unserer bisherigen Kanzleisoftware auf Advoware haben wir als echten Durchbruch empfunden, denn diese Anwendung bietet all das, wonach wir jahrelang gesucht haben. Daher wussten wir auch, dass die QM-Zertifizierung in Kombination mit Advoware einen hohen Qualitätsanspruch erfüllen würde. Dazu gehört vor allem die Integration sämtlicher QM-Dokumente in Advoware, was für ein echtes Erkennungsmerkmal „Von Anwälten für Anwälte“ ist.
Ein weiteres Motiv stellte aber auch die zunehmende Verpflichtung von Rechtsschutzversicherern dar, das Qualitätsmanagement der eigenen Kanzlei zertifizieren zu lassen. Und wie es sich abzeichnet, wird diese Forderung künftig weiter zunehmen. Was man auch gut daran erkennen kann, dass wir immer öfter aufgefordert wurden, verstärkt über Drebis zu kommunizieren. Was übrigens ein weiterer guter Grund war, auf Advoware umzusteigen, da Ihre Kanzleisoftware eine Drebis-Schnittstelle bietet.
Wie bewerten Sie die Betreuung seitens der Advozon Kanzlei Konzept während der Zertifizierungsphase?
Die empfand ich als sehr angenehm und professionell. Das hat zum einen mit den sehr detaillierten Fragebögen zu tun, die wir zu Vorbereitungszwecken von der Advozon Kanzlei Konzept erhalten haben. Das hat uns sehr bei der Bewertung unseres bereits existierenden QM-Systems geholfen. Zum anderen habe ich dort eine sehr individuelle und persönliche Betreuung vorgefunden. E-Mails wurden schnell und unkompliziert beantwortet, der versprochene Rückruf kam prompt, etc. Aufgrund dessen haben wir uns jederzeit sehr gut unterstützt gefühlt.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Nein, die hatten wir nicht, da wir bereits zu Anfang ein recht gut funktionierendes QM-System entwickelt und aufgebaut hatten. Dazu gehört auch eine Kanzleiorganisation, die wir um das bestehende Softwaresystem herum aufgebaut hatten. Was aber auch unbedingt notwendig ist, da wir ja zu einem bundesweit operierenden Kanzleiverbund gehören. So müssen unsere Mandanten von jeher einen umfangreichen Fragebogen ausfüllen, was beispielsweise von einem guten QM-System erwartet wird. Und bevor ich neue Kollegen und Kolleginnen jedes Mal neu anlerne, habe ich das schon vor Jahren in einer detaillierten Arbeitsanweisung niedergeschrieben. Daher stellten für uns die vorbereitenden Maßnahmen zur erfolgreichen Zertifizierung keinen allzu großen Arbeitsaufwand dar.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, auf jeden Fall, und das habe ich auch schon getan, speziell meinen Kollegen und Kolleginnen hier vor Ort. Allerdings haben diese gerade nochmals in ein anderes Software-System investiert, daher bin ich mir nicht ganz sicher, ob für die Kollegen derzeit eine QM-Zertifizierung infrage kommt. Andererseits: Das ist ja mit jeder Kanzleisoftware möglich, warum sollte es also nicht geschehen. Ich würde die Zertifizierung und den damit einhergehenden Umstieg auf Advoware sehr begrüßen. Was auch damit zu tun hat, dass Advoware seit unserem Upgrade auf Windows 10 noch besser funktioniert. Aber das nur so am Rande.
Seit kurzem ist die komplett neu gestaltete Internetpräsenz der Fa. Hülskötter online. Ein sehr guter Grund, das Ergebnis vieler Arbeitsstunden genauer unter die Lupe zu nehmen.
Da die Veränderungen recht zahlreich sind, stellen wir die neue Webseite häppchenweise vor. Damit können wir pro Beitrag exakter auf die einzelnen Abschnitte eingehen. Heute steht das neu geschaffene Supportcenter im Vordergrund, zu den weiteren Veränderungen gibt es aber auch erste Informationen.
Für mehr Hilfe: das neue Supportcenter
Jeden Tag erreichen uns Supportanrufe von Kunden, bei denen eine Frage aufgetaucht ist oder die mit Advoware nicht ans gewünschte Ziel kommen. Genau für diese Anwender haben wir ergänzend zur Telefonhotline unser neues Supportcenter „eröffnet“. Dort stellen wir Stück für Stück reale und relevante Supportanfragen samt der passenden Antworten online. So weist die neu geschaffene Seite derzeit Sektionen auf zu den Themen Allgemein, Advovoice, Datenbank, Finanzbuchhaltung, Inkasso, Technik und Word.
Innerhalb jeder Sektion erscheint eine Liste der aktuell bekannten häufigen Fragen oder auch Fehlfunktionen, deren Lösung per Mausklick sichtbar werden. Für die schnellstmögliche Hilfe empfehlen wir, die Suchfunktion am Anfang der Seite zu nutzen. Dort tragen Sie beispielsweise Ihre Frage oder den Fehlercode ein, den Advoware generiert hat. Oder sie suchen nach einer passenden Lösung mithilfe einer Begriffskombination, die Ihr Anliegen möglichst gut beschreibt. Dank der sehr guten Volltextsuche sollten Sie fündig werden – falls Ihre Fehlfunktion bereits bekannt und in der Supportdatenbank vorhanden ist.
Unser Supportcenter wird übrigens nicht automatisiert gefüllt, sondern ist eine redaktionelle Leistung unserer Supportmitarbeiter, die täglich die wichtigsten und interessantesten Supportfälle in die Datenbank des Supportcenters eintragen. Insbesondere nach Updates finden Sie hier schnelle Hilfe für Ihre Fragen oder ggfs. kleine Bugs, die trotz aller Sorgfalt leider nie ganz vermieden werden können. Damit entsteht im Laufe der Zeit eine sehr gute Wissensdatenbank rund um Advoware und mehr – damit wir Ihnen künftig noch schneller und rund um die Uhr helfen können.
Das Design: modern, schlank, modular aufgebaut
Die auffälligste Veränderung unserer Internetpräsenz fällt sofort ins Auge: Die grafische Anmutung hat unsere Agentur vollkommen neu umgesetzt. Damit soll die Seite moderner werden, aber auch schneller beim Auffinden der passenden Informationen.
Die fünf Säulen: die IT-Services der Fa. Hülskötter
Aktuell sind rund 550 Beiträge auf dem Advoblog verfügbar, eine ganze Menge an Zusatzinformationen also, die ab sofort noch stärker in unsere Internetpräsenz integriert sind. Das wird unmittelbar auf der Startseite von huelskoetter.info sichtbar. Dort haben wir unserem Blog einen eigenen Platz reserviert.
Anfragen rund um die Uhr: die neue Online-Terminbuchung
Seit kurzem ist die komplett neu gestaltete Internetpräsenz der Fa. Hülskötter online. Ein sehr guter Grund, das Ergebnis vieler Arbeitsstunden genauer unter die Lupe zu nehmen.
