von Hülskötter | Feb 20, 2014 | Kanzleimarketing
Nachdem die ersten beiden Teile unserer Trilogie „So sorgen Kanzleien für zufriedenere Mandanten“ bereits online sind, widmet sich der Advoblog heute den abschließenden Tipps für noch zufriedenere Mandanten. Teil 1 steht unter dem Motto „Bessere Kommunikation“, der zweite Teil beschäftigt sich mit einer erhöhten Wahrnehmung der Kanzlei.
Tipp #7: Die Sicherheit der Mandantendaten verbessern
Eine ebenfalls wichtige Fragen vieler Mandanten beschäftigt sich mit der Sicherheit ihrer persönlichen Daten?“. Es es kaum als überraschend zu bezeichnen, dass gerade in diesem Punkt viele Mandanten sehr penibel sind. Und das nicht erst seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung.
Das kann für Sie als Kanzleibetreiber nur bedeuten: Stellen Sie sicher, dass die sensiblen Daten Ihrer Mandanten in besten Händen sind. Soll heißen: Definieren Sie Abläufe und Arbeitsschritte, die sicherstellen, dass die Mandantendaten von Anfang an unantastbar sind und bleiben. Das bedeutet unter anderem, dass Akten stets verschlossen sein sollten, dass regelmäßig eine Datensicherung durchgeführt wird, und so fort.
Dazu gehört aber auch, dass sämtliche Mitarbeiter für das Thema Datensicherheit und Datenschutz sensibilisiert werden sollten. Hierbei helfen entsprechende Seminare, die alles Wissenswerte rund um den richtigen Umgang mit Mandantendaten vermitteln. Sie können aber auch darüber nachdenken, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Tipp #8: Kosten möglichst transparent halten
Anwaltsdienstleistungen kosten, das ist bekannt. Allerdings sollte die Rechnung der Kanzlei möglichst frei von Unklarheiten sein, denn viele Mandanten sind der Meinung, dass eine transparente Kostenabrechnung sehr wichtig ist.
Das beginnt schon bei der Anbahnung einer Mandantenakquise, denn bereits hier sollte möglichst klar sein, welche Kosten auf den Mandanten zukommen: Wie hoch sind die Gebühren für die Beratungsleistung, welche Gerichtskosten fallen an, sind später weitere Kosten möglich (Mahnverfahren, etc.), und so fort.
Daher sollten Sie bereits vor der ersten Beratungsleistung dem Mandanten ein Gefühl dafür geben, was ihn Ihre Dienstleistung kostet. Hierbei hilft beispielsweise eine informative Kanzleiwebseite, auf der diese Fragen beantwortet werden.
Tipp #9: Mit der ISO-Zertifizierung die Kanzleiabläufe verbessern
Noch immer stellen sich viele Kanzleien die Frage: „Was bringt mir die ISO-Zertifizierung, von der immer öfter zu lesen ist?“. Die wesentliche Antwort darauf lautet: Ihre Mandanten und Mitarbeiter sind zufriedener. So sagen viele Betroffene, dass ihnen ein funktionierendes Kanzleimanagement sehr wichtig ist. Und das sollte möglichst vom TÜV bestätigt und zertifiziert sein.
Damit schaffen Sie die Grundlage für neue Mandanten und für verbesserte Kanzleiabläufe, da Sie die kontinuierlich wiederkehrende Arbeitsschritte genau beschreiben. Außerdem ist die geplante Fortbildung Ihrer Mitarbeiter ein weiterer Pluspunkt der ISO-Zertifizierung, da viele Kolleginnen und Kollegen immer mehr Wert auf Weiterbildungsmöglichkeiten legen.
Tipp: Diese und weitere Qualitätskriterien lassen sich innerhalb einer QM-zertifizierten Kanzlei deutlich besser und selbstverständlicher umsetzen als ohne eine perfekt durchorganisierte Anwaltskanzlei. Daher entscheiden sich immer mehr Anwälte und Anwältinnen für eine Matrixzertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept.
von Hülskötter | Feb 19, 2014 | Kanzleimarketing
Es gibt zahlreiche Kriterien, die potenzielle Mandanten bei der Suche nach einer geeigneten Anwaltskanzlei zurate ziehen. Wie wir bereis gezeigt haben, gehört die gute telefonische Erreichbarkeit auf jeden Fall dazu. Heute stellen wir weitere erprobte Maßnahmen vor, mit deren Hilfe der Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei erhöhet werden kann.
Tipp #4: Den Informationsgehalt der Internetseite erhöhen
Eine informative Kanzleihomepage ist für viele Mandanten sehr wichtig bis wichtig. Das bedeutet für Sie als Kanzleibetreiber zweierlei: Erstens sollten Sie unbedingt über eine Internetpräsenz verfügen. Und zweitens sollte diese regelmäßig mit aktuellen und relevanten Inhalten versehen werden. Dies können beispielsweise Kommentare zu aktuellen Gerichtsurteilen sein, die für Ihre Mandanten interessant sind. Oder machen Sie regelmäßig auf bestimmte Auswirkungen aufmerksam, die sich hinsichtlich der laufenden Gesetzesänderungen ergeben. Nutzen Sie hierfür am besten alle Kanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Tipp #5: Bekanntheitsgrad der Kanzlei erhöhen
Die Frage, wo Mandanten nach einem Anwalt suchen, fördert ebenfalls immer wieder interessante Erkenntnisse zutage. So sagen viele Mandaten mittlerweile, sich primär im Internet nach einer geeigneten Anwaltskanzlei umsehen, aber auch die Mund-zu-Mund-Propaganda innerhalb des Freundes- und Bekanntenkreises steht bei vielen hoch im Kurs.
Das heißt zum einen, dass Sie Tipp #4 ernst nehmen sollten, und zum anderen, dass Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei mithilfe weiterer Kanäle erhöhen sollten. Das könnte beispielsweise Youtube sein, wo Sie dank eigener Filme über Ihre Spezialgebiete berichten könnten. Als ein Paradebeispiel in diesem Bereich sei Christian Solmecke erwähnt, der dank seiner zahlreichen Videoabrufe schon viele neue Mandanten akquirieren konnte. Selbstverständlich helfen auch Auftritte auf Konferenzen und ähnlichen Veranstaltungen, auf denen Sie Ihr Fachwissen preisgeben können und so auf sich aufmerksam machen.
Tipp #6: Auf freundliche und gut ausgebildete Mitarbeiter achten
Kaum überraschend ist auch die Erkenntnis, dass gut ausgebildete Mitarbeiter für eine erfolgreiche Kanzlei und zufriedenen Mandanten führen. Das bedeutet für Sie als Kanzleiverantwortlicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Fortbildungsmaßnahmen angedeihen lassen sollten. Das bezieht sich zum einen auf die fachliche Qualifikation rund um die Aufgaben, die Ihre Angestellten zu bewältigen haben. Aber auch Themen wie Kanzleimanagement, neue Medien und weitere Bereiche sollten Sie genauer betrachten. Denn auch hier können Sie mithilfe der richtigen Fortbildungsmaßnahmen dafür sorgen, Ihre Mitarbeiter permanent zu motivieren.
von Hülskötter | Feb 10, 2014 | Matrixzertifizierung
Wenn man Mandanten fragt, was aus ihrer Sicht eines der wichtigsten Kriterien für eine gute und empfehlenswerte Anwaltskanzlei ist, steht die telefonische Erreichbarkeit ganz oben auf der Wunschlist. Zudem ist ihnen auch eine informative Webseite wichtig, die Freundlichkeit der Kanzleiangestellten, usf.
Auf Basis dieser Erkenntnisse startet der Advoblog eine dreiteilige Serie, mit deren Hilfe Kanzleien noch erfolgreicher arbeiten können – vorausgesetzt, sie nehmen unsere Hinweise ernst.
Der zweite Teil ist ebenso wie der dritte Teil per Mausklick verfügbar.
Tipp #1: Die telefonische Erreichbarkeit verbessern
Weit oben auf der Wunschliste potenzieller Mandanten steht die gute telefonische Erreichbarkeit von Kanzleien.
Daher sollten Sie auf diesen Aspekt eine größtmögliche Sorgfalt verwenden. Das bedeutet, dass Sie die Errungenschaften der modernen Technik wie Anrufbeantworter, Rufumleitung, und so fort nutzen sollten, damit Sie innerhalb der Kerngeschäftszeiten jederzeit erreichbar sind. Denn nichts schreckt Mandanten mehr ab als ein Freizeichen, auf das nicht die Möglichkeit folgt, eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Sollte Ihnen dann ein Mandant aufs Band sprechen, sollten Sie unbedingt zurückrufen – und Tipp #3 befolgen.
Tipp #2: Auf Anfragen schnellstmöglich reagieren
Die Frage nach der schnellen Bearbeitung einer Anfrage oder eines zu erledigenden Arbeitsschrittes sind ebenfalls für viele Mandanten sehr wichtig. Daraus ergibt sich, dass Ihre Kanzlei über ein perfekt organisiertes CRM-System verfügen sollte, in dem jeder Anruf, jede E-Mail oder jede Anfrage per Webformular registriert und bestmöglich verfolgt werden kann. Denn wie bei der telefonischen Erreichbarkeit gilt auch in diesem Fall: Jeder Mandant, der länger als nötig auf eine Antwort wartet, ist ein verärgerter Mandant.
Tipp #3: Rückrufe prompt erledigen
Neben der telefonischen Erreichbarkeit und den kurzen Reaktionszeiten steht auch der Wunsch nach einem schnellen Rückruf ganz weit oben. Daher gilt auch in diesem Fall: Sorgen Sie für ein sehr gut funktionierendes Kanzleimanagement, das sämtliche Anrufe aufzeichnet und an die betreffenden Personen weiterleitet. Nur dann können Sie sicher stellen, dass ein bestehender oder potenzieller Mandant schnellstmöglich zurückgerufen wird.
Tipp: Diese und weitere Qualitätskriterien lassen sich innerhalb einer QM-zertifitzierten Kanzlei deutlich besser und selbstverständlicher umsetzen als ohne eine perfekt durchorganisierte Anwaltskanzlei. Daher entscheiden sich immer mehr Anwälte und Anwältinnen für eine Matrixzertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept.
