Der nachfolgenden Szene ist ein:e Anwaltsfachangestellte:r sicherlich schon des öfteren begegnet: Da erkundigt sich die Kollegin nach der aktuellen Arbeitslast, da sie ein Anschreiben benötigt, das möglichst schnell an den Mandanten verschickt werden soll. Es geht in diesem Fall um die gerade erfolgte Urteilsverkündung.
Auf herkömmlichem Weg kann das Erstellen des zugehörigen Anschreibens schon eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Dabei geht es mit einer speziellen advoware-Funktion deutlich schneller. Diese nennt sich Expresstexte. Dahinter verbergen sich Textvorlagen, die per Mausklick blitzschnell bereitstehen. Diese lassen sich dann ohne größeren Aufwand in die schriftliche Kommunikation mit den Mandant:innen integrieren und anpassen.
Jeder Kanzleimitarbeiter kann sich mithilfe der Expresstexte-Funktion häufig benötigte Vorlagen selber zusammenstellen. Diese Textbausteine lassen sich vorab an die benötigten Beteiligtenarten, Referate und Briefkopfvorlagen anpassen, sodass sich die erforderlichen Texte per Mausklick blitzschnell aufrufen lassen und in die Konversation mit der Mandantschaft oder Behörden eingebaut werden können. Das kann von „Aktenvermerk“ bis „Vollmacht“ reichen, oder – wie in unserem Fall – für das schnelle Übersenden eines erfolgten Urteils genutzt werden.
Mit der Expresstexte-Funktion von advoware entfällt also das langwierige Formulieren eines Anschreibens, da der wesentliche Nachrichtentext per Schnellzugriff zur Verfügung steht. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in diesem einminütigen Video.
In den einzelnen Videoclips stellen wir eine jeweils nützliche Funktion vor, die den Kanzleialltag erheblich erleichtern kann. Und die möglicherweise nicht jeder Anwenderin/jedem Anwender gleichermaßen bekannt sein dürfte.
Internes Nachrichtensystem: Rückrufbitten digital versenden
Den Anfang macht das Interne Nachrichtensystem, das tief in advoware integriert ist. Diese Funktion bietet Anwender:innen die Möglichkeit, kurze Nachrichten innerhalb der Kanzlei zu versenden. Sei es wegen der Rückrufbitte eines Mandanten, wegen einer kurzen fachlichen Frage bei einem Kollegen oder einem anderen Anliegen.
Der Vorteil an dieser Methode: Notizzettel, Post-it-Marker oder andere analoge Formen des kommunikativen Austauschs sind damit endgültig passé. Damit kommen Sie Ihrer Vorstellung von der digitalen Kanzlei ein gutes Stück näher.
Wie das funktioniert und wie das in die Alltagspraxis einer Anwaltskanzlei passt, erfahren Sie kurz und knapp in der nächsten Dreiviertel Minute.
advoware-Funktionen im Detail in der Kanzleiakademie
Falls Sie mehr wissen möchten zum Internen Nachrichtensystem sowie zu weiteren nützlichen Funktionen von advoware, empfehlen wir Ihnen den Besuch der Hülskötter Kanzleiakademie. Das lohnt sich immer.
Heute beginnen wir eine 12-teilige Serie, und das aus einem einzigen guten Grund: Wir wollen Ihnen damit helfen, advoware in kompakter Form noch besser zu verstehen und anwenden zu können. Ganz im Stile unserer bekannten Speedlearning-Videos, die Sie ab sofort in neuem Gewand und Aufbau in der Hülskötter Kanzleiakademie finden.
Das Schöne an diesen 12 Blogbeiträgen, die wir Ihnen ein Jahr lang präsentieren: Als „Geschenk“ platzieren wir am Schluss des Blogposts einen passenden Videoclip, der kurz und knapp die wesentlichen Aspekte des ausgewählten Themas beleuchtet. advoware im Schnelldurchlauf, sozusagen.
„Favoriten und Filter“ beschleunigen die Arbeit mit advoware erheblich
Den Anfang macht das Thema „Favoriten und Filter“. Mithilfe des zugehörigen Menüpunkts kann man schnell und direkt auf häufig benötigte Daten und Funktionen zugreifen. Dazu gehören Großmandatsakten genauso wie Favoritenakten, häufig genutzte Datenbankabfragen sowie Funktionen, mit denen advoware-Anwender:innen regelmäßig arbeiten. Damit stellen advoware-User ihre individuelle Arbeitsumgebung zusammen.
Diese zeitsparenden und „abkürzenden“ Favoriten und Filter richten sich bevorzugt an Rechtsanwält:innen, die nur die wichtigsten Funktionen von advoware nutzen. Dazu gehören beispielsweise die Terminübersichten genauso wie die betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Auf diesem Weg erreichen advoware-Benutzer ihre bevorzugten Funktionen per Mausklick.
