„Digitales Arbeiten mit advoware“: advoware Viewer und der Zweitmonitor
Immer öfter erreicht uns die Frage, wie man seinen Arbeitsplatz sinnvoll gestalten kann, um digital arbeiten zu können. Wichtige Voraussetzung unseres Erachtens ist das Modul advoware Viewer, mit dem sich viele Dateiformate anzeigen lassen, ohne die Dateien per Doppelklick öffnen zu müssen. Das spart viel Zeit bei der digitalen Bearbeitung von Dokumenten bzw. der täglichen Post.
Aber auch für andere Anwendungen kann es notwendig werden, dass man diese zum Beispiel gerne neben der Kanzleisoftware-Anwendung sehen möchte. Im analogen Zeitalter hat man sich dafür Urteile, die Akte oder andere Dinge ausgedruckt und auf den Tisch gelegt. Im Zuge der Digitalisierung sollte man dafür Ersatz finden und ein neues digitales zu Hause dafür schaffen. Dafür eignet sich am besten ein zweiter Monitor. Dieser Beitrag soll die hierfür passenden Antworten und Ideen liefern.
Advoware Viewer: Mail-Anhänge komfortabel öffnen – ganz ohne Anwendung
Apple macht es bereits eine ganze Weile vor: Mit der Funktion „Vorschau“ lässt sich nahezu jeder E-Mail-Anhang ansehen, ohne dass die zugehörige Anwendung entweder geöffnet wird oder gar auf dem Rechner installiert ist.
Genau diesem Gedanken sind die advoware-Entwickler der Advo-web GmbH mit advoware Viewer schon ganz früh gefolgt (also möglicherweise schon VOR Apple). Damit lassen sich Dateien in der Aktengeschichte oder dem elektronischen Postein- und -ausgang direkt aus advoware heraus ohne die passende Anwendung ansehen und teilweise sogar bearbeiten.
Denn wie bei Apple können diese Dokumente mit eigenen Notizen bzw. Anmerkungen versehen werden. Erwähnenswert sind insbesondere auch die Funktionen, die über das Kontextmenü der rechten Maustaste im Viewer-Fenster erreichbar sind. Hier können Sie nicht nur direkt Anlagen aus der Vorschau erfassen, also zum Beispiel auf Basis der angezeigten Seiten, sondern auch direkt Aufgaben und Fristen zum Dokument vergeben. Das kann nicht einmal Apple.
Advoware Viewer mit nur einem Monitor ist nicht immer komfortabel
Je öfter man den advoware Viewer nutzt – und wer will das nicht in Zeiten von Digitalisierung und seltener Ausdrucken – desto öfter stellt sich die Frage, ob man das der E-Mail beigefügte Worddokument nicht vollformatig ansehen kann – also beispielsweise auf einem zweiten Monitor. Oder auf demselben Bildschirm, der mehr Sichtfläche bietet.
Ein oder zwei Monitore, das ist hier die Frage
Geht man davon aus, dass der primäre Monitor noch recht neu ist, aber nicht ausreichend genug Sichtfläche für advoware und ein Vorschauelement bietet, ist die Anschaffung eines zweiten Bildschirms sicherlich die bessere Wahl. Denn sieht man sich die Anschaffungskosten für einen 19-Zoll-Monitor an (der derzeit ca. 100 Euro oder etwas mehr kostet), fällt die Antwort auf die Frage „Zweimonitor ja oder nein“ recht klar aus.
Und auch da spielt der advoware-Viewer seine Stärken aus. Denn mit einem einfachen Mausklick auf das Dokument und einer seitlichen Verschiebung des Viewers in Richtung des zweiten Bildschirms, wird das Schreiben des Mandanten auf dem zweiten Monitor in voller Größe angezeigt – was ein echter Mehrwert in Sachen Arbeitskomfort darstellt.
Daneben steht die Option eines einzigen Monitors zur Verfügung. Auch hierfür ist eine Neuanschaffung erforderlich, die allerdings über der eines Zweitbildschirms liegt. So liegen sogenannte 4K-Monitore (die eine doppelte Auflösung eines herkömmlichen Bildschirms bieten) im Preissegment 300 Euro und aufwärts. Man zahlt also für die doppelte Sichtfläche etwa dreimal so viel – die ursprüngliche Anschaffung des bereits vorhandenen Monitors unberücksichtigt.
Für die 4K-Variante spricht der geringere Platzbedarf auf dem Schreibtisch und eine einfachere Handhabung in Sachen Verkabelung und Anschluss am PC. Häufig fällt aber die schnelle und sinnvolle Anordnung von Fenstern auf 4K-Monitoren schneller. Mit Windows 10 ist dies mit wenigen Tastaturkombinationen relativ gut möglich, aber bedarf Einarbeitungszeit und ist auch Geschmackssache.
Event-Hinweis: Lernen Sie uns und unsere Musterkanzlei kennen
Falls Sie sich intensiver mit dem Thema Digitalisierung von Anwaltskanzleien und advoware Viewer beschäftigen wollen, empfehlen wir Ihnen den Besuch einer unserer geplanten Musterkanzlei-Veranstaltungen im nächsten Jahr. Im zugehörigen Blogbeitrag sagen wir Ihnen, wie das genau funktioniert und welche Themen wir dort behandeln.