Mit Dr. Geertje Tutschka habe ich schon interessante Videointerviews geführt, die sich hauptsächlich um zwei Themen drehten: Kanzleientwicklung und das Management derselben. Und einen Podcast mit ihr finden Sie hier ebenfalls.
Tja, und heute darf und möchte ich ihr Buch vorstellen, das genau zu diesen beiden Schwerpunkten im Verlag „Walter de Gruyter“ erschienen ist. Auf exakt 325 Seiten gibt Frau Tutschka ihr mannigfaltiges Wissen preis, das sie als Anwältin und Coachin gesammelt und erfolgreich weitergegeben hat.
So funktionieren Kanzleigründung und Kanzleimanagement
Das Buch ist unter dem Titel „Kanzleigründung und Kanzleimanagement“ erschienen und erstreckt sich auf fünf Kapitel. Diese reichen von einer allgemeinen Betrachtung des Rechtsberatungsmarkts über das Aufzeigen einer Kanzleivision bis hin zur detaillierten Beschreibung, was bei der Gründung und dem Organisieren der eigenen Kanzlei zu beachten ist.
Abgerundet wird das Ganze von Kapitel 5 mit dem treffenden Titel „Zurück in die Zukunft“. Darin beschreibt Geertje Tutschka – auch aus ihrer eigenen Erfahrung heraus – wie sich Kanzleien des Jahres 2020 und darüber hinaus aufstellen sollten, um erfolgreich sein zu können. Dazu gehört nämlich laut der Autorin weit mehr als das Kennen aller Paragrafen. Denn es geht immer öfter auch um das Wissen einer veränderten Arbeitswelt, in der das Scheitern genauso dazu gehört wie das erfolgreiche Gründen und Aufbauen einer Kanzlei.
Fazit: Dieses Buch richtet sich an Anfänger*innen und Profis gleichermaßen
Dieses Buch strotzt nur so vor gelebtem Jurist*innen-Wissen. Das zeigt sich auf jeder Seite, in jedem Satz, in jeder Fußnote, die sich zahlreichst in „Kanzleigründung und Kanzleimanagement“ wiederfinden. Damit ist es eine empfehlenswerte Lektüre für alle, die sowohl am Anfang ihrer Kanzleikarriere stehen oder sich schon mittendrin befinden. Eine gute Investition von knapp 60 Euro ist dieses Buch allemal.
Am 1. bis 3. Juni 2016 findet in Berlin der 67. Deutsche Anwaltstag statt. Teil der Veranstaltung wird die AdvoTec sein, die sich „Bürofachausstellung“ nennt und die am 2. und 3. Juni „Wissenswertes rund um den Betrieb einer Kanzlei“ bietet. Dort wird neben zahlreichen Vertretern der Branche auch Hülskötter & Partner vertreten sein, und das in doppelter Hinsicht.
Denn zum einen werden wir wieder am Konica Minolta-Stand unsere Advoware-Lösung AdvoScan Plus in Kombination mit einem der ausgestellten Multifunktionssysteme von Konica Minolta zeigen. Damit lässt sich die gesamte Eingangspost (und mehr) digitalisieren und per Knopf der richtigen Akte zuordnen. Das alleine ist schon einen Besuch des Ausstellerbereichs der AdvoTec wert.
Darüber hinaus ist Hülskötter & Partner mit einem eigenen Stand vertreten, der es uns erlaubt, weitere interessante Themen auf der AdvoTec zu präsentieren. Dazu gehören unter anderem:
Eine Kanzleisoftware, die alle Bereiche des modernen Kanzleimanagements abbildet und die mit erprobten Funktionen die bestmögliche Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant sicherstellt. Die Rede ist von Advoware, die wir zum ersten Mal in der runderneuerten Version 4.1 vorstellen werden. Diese erweiterte Edition wird als absolutes Highlight einen eigenen E-Mail-Client bieten. Darüber hinaus weist Advoware 4.1 die brandneue E-POST-Schnitstelle auf, für eine verbesserte digitale und sichere Kommunikation mit Mandanten und Geschäftspartnern.
Ein exklusiver Zusammenschluss von exklusiv ausgewählten Anwälten, die mithilfe der Advoliga Teil eines Netzwerks werden können, das seinesgleichen sucht und das zahlreiche Vorteile wie gemeinsames Marketing, gemeinsame Werbeaktionen und mehr bietet.
Während des großen Live-Events am 14. Mai 2014 in der Musterkanzlei von Hülskötter & Partner hatte ich die Gelegenheit, dieses Videointerview mit Stefan Dokters von der Sozietät bolwin dokters aus Emsdetten zu führen. Darin spricht er darüber, warum die Kanzlei den Weg der ISO-Zertifizierung gewählt hat, was das für ihr Marketing bedeutet und wie es um den Support seitens der advozon Kanzlei Konzept bestellt war.
Tipp #7: Die Sicherheit der Mandantendaten verbessern
Eine ebenfalls wichtige Fragen vieler Mandanten beschäftigt sich mit der Sicherheit ihrer persönlichen Daten?“. Es es kaum als überraschend zu bezeichnen, dass gerade in diesem Punkt viele Mandanten sehr penibel sind. Und das nicht erst seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung.
Das kann für Sie als Kanzleibetreiber nur bedeuten: Stellen Sie sicher, dass die sensiblen Daten Ihrer Mandanten in besten Händen sind. Soll heißen: Definieren Sie Abläufe und Arbeitsschritte, die sicherstellen, dass die Mandantendaten von Anfang an unantastbar sind und bleiben. Das bedeutet unter anderem, dass Akten stets verschlossen sein sollten, dass regelmäßig eine Datensicherung durchgeführt wird, und so fort.
Dazu gehört aber auch, dass sämtliche Mitarbeiter für das Thema Datensicherheit und Datenschutz sensibilisiert werden sollten. Hierbei helfen entsprechende Seminare, die alles Wissenswerte rund um den richtigen Umgang mit Mandantendaten vermitteln. Sie können aber auch darüber nachdenken, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Tipp #8: Kosten möglichst transparent halten
Anwaltsdienstleistungen kosten, das ist bekannt. Allerdings sollte die Rechnung der Kanzlei möglichst frei von Unklarheiten sein, denn viele Mandanten sind der Meinung, dass eine transparente Kostenabrechnung sehr wichtig ist.
Das beginnt schon bei der Anbahnung einer Mandantenakquise, denn bereits hier sollte möglichst klar sein, welche Kosten auf den Mandanten zukommen: Wie hoch sind die Gebühren für die Beratungsleistung, welche Gerichtskosten fallen an, sind später weitere Kosten möglich (Mahnverfahren, etc.), und so fort.
Daher sollten Sie bereits vor der ersten Beratungsleistung dem Mandanten ein Gefühl dafür geben, was ihn Ihre Dienstleistung kostet. Hierbei hilft beispielsweise eine informative Kanzleiwebseite, auf der diese Fragen beantwortet werden.
Tipp #9: Mit der ISO-Zertifizierung die Kanzleiabläufe verbessern
Noch immer stellen sich viele Kanzleien die Frage: „Was bringt mir die ISO-Zertifizierung, von der immeröfterzu lesen ist?“. Die wesentliche Antwort darauf lautet: Ihre Mandanten und Mitarbeiter sind zufriedener. So sagen viele Betroffene, dass ihnen ein funktionierendes Kanzleimanagement sehr wichtig ist. Und das sollte möglichst vom TÜV bestätigt und zertifiziert sein.
Damit schaffen Sie die Grundlage für neue Mandanten und für verbesserte Kanzleiabläufe, da Sie die kontinuierlich wiederkehrende Arbeitsschritte genau beschreiben. Außerdem ist die geplante Fortbildung Ihrer Mitarbeiter ein weiterer Pluspunkt der ISO-Zertifizierung, da viele Kolleginnen und Kollegen immer mehr Wert auf Weiterbildungsmöglichkeiten legen. Tipp: Diese und weitere Qualitätskriterien lassen sich innerhalb einer QM-zertifizierten Kanzlei deutlich besser und selbstverständlicher umsetzen als ohne eine perfekt durchorganisierte Anwaltskanzlei. Daher entscheiden sich immer mehr Anwälte und Anwältinnen für eine Matrixzertifizierung der Advozon Kanzlei Konzept.
Es gibt zahlreiche Kriterien, die potenzielle Mandanten bei der Suche nach einer geeigneten Anwaltskanzlei zurate ziehen. Wie wir bereis gezeigt haben, gehört die gute telefonische Erreichbarkeit auf jeden Fall dazu. Heute stellen wir weitere erprobte Maßnahmen vor, mit deren Hilfe der Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei erhöhet werden kann.
Tipp #4: Den Informationsgehalt der Internetseite erhöhen
Eine informative Kanzleihomepage ist für viele Mandanten sehr wichtig bis wichtig. Das bedeutet für Sie als Kanzleibetreiber zweierlei: Erstens sollten Sie unbedingt über eine Internetpräsenz verfügen. Und zweitens sollte diese regelmäßig mit aktuellen und relevanten Inhalten versehen werden. Dies können beispielsweise Kommentare zu aktuellen Gerichtsurteilen sein, die für Ihre Mandanten interessant sind. Oder machen Sie regelmäßig auf bestimmte Auswirkungen aufmerksam, die sich hinsichtlich der laufenden Gesetzesänderungen ergeben. Nutzen Sie hierfür am besten alle Kanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Tipp #5: Bekanntheitsgrad der Kanzlei erhöhen
Die Frage, wo Mandanten nach einem Anwalt suchen, fördert ebenfalls immer wieder interessante Erkenntnisse zutage. So sagen viele Mandaten mittlerweile, sich primär im Internet nach einer geeigneten Anwaltskanzlei umsehen, aber auch die Mund-zu-Mund-Propaganda innerhalb des Freundes- und Bekanntenkreises steht bei vielen hoch im Kurs.
Das heißt zum einen, dass Sie Tipp #4 ernst nehmen sollten, und zum anderen, dass Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei mithilfe weiterer Kanäle erhöhen sollten. Das könnte beispielsweise Youtube sein, wo Sie dank eigener Filme über Ihre Spezialgebiete berichten könnten. Als ein Paradebeispiel in diesem Bereich sei Christian Solmecke erwähnt, der dank seiner zahlreichen Videoabrufe schon viele neue Mandanten akquirieren konnte. Selbstverständlich helfen auch Auftritte auf Konferenzen und ähnlichen Veranstaltungen, auf denen Sie Ihr Fachwissen preisgeben können und so auf sich aufmerksam machen.
Tipp #6: Auf freundliche und gut ausgebildete Mitarbeiter achten
Kaum überraschend ist auch die Erkenntnis, dass gut ausgebildete Mitarbeiter für eine erfolgreiche Kanzlei und zufriedenen Mandanten führen. Das bedeutet für Sie als Kanzleiverantwortlicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Fortbildungsmaßnahmen angedeihen lassen sollten. Das bezieht sich zum einen auf die fachliche Qualifikation rund um die Aufgaben, die Ihre Angestellten zu bewältigen haben. Aber auch Themen wie Kanzleimanagement, neue Medien und weitere Bereiche sollten Sie genauer betrachten. Denn auch hier können Sie mithilfe der richtigen Fortbildungsmaßnahmen dafür sorgen, Ihre Mitarbeiter permanent zu motivieren.
Mit Dr. Geertje Tutschka habe ich schon interessante Videointerviews geführt, die sich hauptsächlich um zwei Themen drehten: Kanzleientwicklung und das Management derselben. Und einen Podcast mit ihr finden Sie hier ebenfalls.
Nachdem die ersten beiden Teile unserer Trilogie „So sorgen Kanzleien für zufriedenere Mandanten“ bereits online sind, widmet sich der Advoblog heute den abschließenden Tipps für noch zufriedenere Mandanten. 