von Hülskötter | Okt 2, 2015 | Interna, Service
ÖRAG und HUK Coburg machen ernst: Über kurz oder lang werden beide Versicherer nur noch zertifizierte Anwälte und Anwaltskanzleien akzeptieren.
Das heißt vor allem, dass diejenigen Rechtsanwälte einen Teil ihrer Mandantschaft verlieren, deren Geschäftsbasis auch auf der Vermittlung von Rechtsschutzfällen basiert. Für diese Juristen und Juristinnen ist es also allerhöchste Zeit, sich mit dem Thema QM-Zertifizierung näher auseinander zu setzen.
Wie aufmerksame Leser des Advoblogs wissen, unterstützen Hülskötter & Partner ihr Tochterunternehmen advozon Kanzlei Konzept (aKK) bei der Akquise neuer Kunden, die von der aKK in Sachen QM-Zertifizierung vollumfänglich betreut und unterstützt werden. Dies reicht vom zur Verfügung stellen einer ersten Checkliste über das Erstellen der notwendigen Prozesshandbücher bis hin zur Unterstützung des TÜV-Prüfungstermins.
DIN-Norm EN ISO 9001:2015 achtet mehr auf den durchgängigen Datenschutz
Aktuell erfolgt diese Prüfung seitens des TÜV, und zwar auf Basis der DIN-Norm EN ISO 9001:2008. Allerdings erfolgt gerade der turnusmäßig anstehende Wechsel in Richtung der vollständig überarbeiteten Version 9001:2015 (wir haben darüber berichtet). Dabei werden vor allem die Veränderungen der erforderlichen Arbeitsprozesse vorgenommen, die sich in den Regeln und Bestimmung der DIN-Norm 9001:2015 niederschlagen. Hierzu gehören unter anderem:
Bei der Wahl der externen Dienstleister sollten Anwälte und Anwaltskanzleien künftig mehr Sorgfalt walten lassen, da diese bei der Beurteilung der Kanzlei oder des Einzelanwalts eine Rolle spielen können. Zwar ist es auch künftig nicht zwingend erforderlich, dass die Dienstleister einer Rechtsanwaltskanzlei ebenfalls zertifiziert sind, bestimmte Kriterien sollten sie aber schon erfüllen.
Dazu zählt beispielsweise, dass sämtliche Mitarbeiter der externen Firma, mit der ein Anwalt in einer Geschäftsbeziehung steht, eine Verschwiegenheitsklausel unterschrieben haben sollte. Denn das Thema Datenschutz nimmt bei den TÜV-Prüfungen einen immer wichtigeren Teil ein. Und damit wird auch dieses Thema bei ÖRAG und HUK immer bedeutender.
Mandanten sollen weiter in den Vordergrund rücken
Neben dem durchgängigen Datenschutz rücken auch die Mandanten immer mehr ins Zentrum der QM-Zertifizierung. Gerade ein potenzieller Klient einer Anwaltskanzlei sollte sich bestmöglich über den Rechtsanwalt seiner Wahl informieren können.
Dazu zählt auf jeden Fall eine aktuelle und gut strukturierte Webseite mit den wichtigsten Informationen rund um die Kanzlei. Darüber hinaus sollten weitere Kanäle wie die sozialen Medien oder gar ein eigener Blog helfen, interessierten Mandaten mehr Informationen über den Anwalt oder die Anwältin bereitzustellen. Auch darauf werden die großen Versicherungsunternehmen in Zukunft verstärkt achten.
Tipp: Alle Teilnehmer der Matrixzertifizierung von advozon Kanzlei Konzept bekommen das PR- und Marketing-Starterpaket zur Verfügung gestellt, das zahlreiche Tipps in Sachen Öffentlichkeitsarbeit vermittelt. Hier erfahren Sie alles über den richtigen Umgang mit Xing, Facebook und Co. und erhalten darüber hinaus professionell getextete Vorlagen, mit denen Sie Ihre neu erworbene QM-Zertifizierung kund tun können.
von Hülskötter | Sep 1, 2015 | Advozon, Service
Gesetzliche Anforderungen und Normen wie die ISO-Norm 9001 werden zirka alle sieben Jahre auf ihre Aktualität und Zweckmäßigkeit hin überprüft. Daher soll die aktuelle Version 9001:2008 im Laufe des Septembers auf den neuesten Stand gebracht werden. Die vollständige Norm lautet dann DIN EN ISO 9001:2015.
Da unsere Tochtergesellschaft, die advozon Kanzlei Konzept, Anwälte und Anwaltskanzleien bei der Vorbereitung zur erfolgreichen TÜV-Prüfung hinsichtlich einer Matrixzertifizierung unterstützt, halten wir es für angebracht und angemessen, Sie bereits vor Veröffentlichung der angepassten Norm über die wesentlichen Veränderungen zu informieren. Um Ihnen zu aufzuzeigen, welche Konsequenzen damit verknüpft sind.
Prozess-, Risiko- und Wissensmanagement: Das ist neu und verbessert
Die wesentlichen Änderungen betreffen vor allem die Bereiche des Prozess-, Risiko- und Wissensmanagements sowie die stärkere Einbeziehung von beteiligten Personengruppen wie Mandanten und Lieferanten. Aber auch übergeordnete Bereiche sind davon betroffen.
>> So muss das QM-System künftig noch stärker an die strategischen Leitlinien des Unternehmens angepasst werden. Damit soll sichergestellt werden, dass das Qualitätsmanagement nicht von der unternehmerischen Ausrichtung entkoppelt, sondern ein fester Teil dessen ist.
>> Aber auch das Einbinden externer Partner und Dienstleister wird wichtiger Bestandteil der Norm 9001:2015 sein. So wird strenger als bisher darauf geachtet, dass Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter ein integraler Bestandteil der zertifizierten Firma sind, da ja auch deren Entscheidungen erhebliche Auswirkungen auf das ISO-zertifizierte Unternehmen haben können.
>> Wie bereits erwähnt, soll das Prozessmanagement stärker als bisher in den Fokus des Qualitätsmanagementsystems rücken. Dazu gehört unter anderem die Forderung Prozesse so zu definieren, dass sich davon klare Ergebnisse ableiten lassen. Aber auch das Erreichen von Prozesszielen soll klarer geregelt werden, mit allen Parametern, die daran verknüpft sind.
>> Neu in der ISO-Norm 9001:2015 ist auch die explizite Zuständigkeit für das Umsetzten der QM-Normen. Damit wird einerseits der QM-Beauftragte überflüssig und soll andererseits dafür sorgen, dass die oberste Leitung einer Kanzlei für die Realisierung der QM-Ziele zuständig ist. Gerade in Sozitäten mit mehreren, gleichberechtigten Partner kann das weitreichende Auswirkungen haben.
Dazu gehört beispielsweise die neue Forderung der ISO-Norm 9001:2015, Risiken und Chancen besser als bisher zu bewerten. Hierfür ist die genaue Identifizierung und Analyse sämtlicher Parameter erforderlich, die den Erfolg und Misserfolg einer Kanzlei maßgeblich beeinflussen können. Das Ganze soll dazu führen, dass mögliche Fehlentwicklungen schneller erkannt und diesen besser entgegengesteuert werden können.
>> Eine umfangreiches Wissensmanagement, das ist ebenfalls eine der Neuerungen, die bei der Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2015 im Vordergrund stehen soll. So wird künftig verstärkt darauf geachtet, dass jedem Mitarbeiter einer Kanzlei das gesamte notwendige Wissen zur Verfügung steht, das er für das Durchführen der Prozesse innerhalb der Kanzlei zur Verfügung steht.
>> Ebenfalls neu und sehr zeitgemäß ist die Abschaffung des QM-Handbuchs in Papierform. Was aber nicht bedeutet, dass sämtliche Prozesse und Vereinbarungen gemäß ISO-Norm 9o01:2015 nicht mehr schriftlich festgehalten werden müssen. Darüber brauchen sich die Kunden von Hülskötter & Partner übrigens keine Gedanken machen, denn mit der Teilnahme an der Matrixzertifizierung stehen sämtliche Unterlagen und Prozessbeschreibungen innerhalb der Onlineakte digital und jederzeit zur Verfügung.
Auch soll mit der überarbeiteten Version der ISO-Norm darauf geachtet werden, dass die Formulierungen innerhalb der QM-Unterlagen einfacher und gleichzeitig verbindlicher gehalten werden. Das soll die entsprechenden Interpretationen der Anforderungen sicherstellen.
Mithilfe von advozon Kanzlei Konzept klappt der Umstieg auf ISO 9001:2015
Was die Umstellung von DIN EN ISO 9001:2008 auf 9001:2015 ebenfalls für die Kunden der advozon Kanzlei Konzept bedeutet: Ab Anfang nächsten Jahres steht die neue Version der QM-Zertifizierung vollumfänglich zur Verfügung, also auch für alle Bestandskunden, die Anfang 2016 bereits re-zertifiziert werden. Damit können sie sicher sein, dass die strengen Auflagen der neuen ISO-Norm von Anfang an eingehalten werden. Darüber hinaus helfen wir Ihnen bei den notwendigen Anpassungen Ihrer vorhandenen QM-Dokumentation, damit Ihnen möglichst kein zusätzlicher Aufwand entsteht.
Falls Sie weitere Fragen zur geplanten ISO-Anpassung haben, dürfen Sie uns jederzeit gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder uns eine E-Mail schreiben.
von Hülskötter | Jul 30, 2015 | Anwenderbericht - QM
Die Sozietät Boie & Hermann betreibt im hessischen Heppenheim bereits seit vielen Jahren eine Anwaltskanzlei rund um die Schwerpunkte Arbeitsrecht, gewerblicher Rechtsschutz, IT-Recht, Medizinrecht und Urheberrecht.
Da sich der Anwaltskanzlei die Gelegenheit bot, im 85 Kilometer entfernten Bad Rappenau eine Zweigstelle zu gründen und diese im Anwaltsverzeichnis der APRAXA eintragen zu lassen, ergab sich die Notwendigkeit, die Rappenauer Kanzleiorganisation ISO-zertifizieren zu lassen. Hierbei haben sich Boie & Hermann von der advozon Kanzlei Konzept beraten und unterstützen lassen, und das von der Checkliste bis zur finalen Prüfung seitens des TÜV.
Hierzu haben wir mit Rechtsanwalt Boris Boie das folgende Interview geführt, in dem er darüber spricht, was er sich von der Zertifizierung verspricht, dass die Vorbereitung auf den TÜV-Termin mit recht geringem Aufwand verbunden war und dass sich der Prüfungstermin mit dem Begriff „entspannt“ am besten beschreiben lässt.
Advoblog: Herr Boie, warum haben Sie sich zertifizieren lassen?
RA Boris Boie: Da wir unsere neu gegründete Zweigstelle in Bad Rappenau in das Anwaltsverzeichnis der Firma APRAXA aufnehmen lassen wollten, kamen wir nicht umhin, die dortige Kanzleiorganisation zertifizieren zu lassen. Das ist nämlich die Grundvoraussetzung für die Mitgliedschaft innerhalb der APRAXA. So kam auch der Kontakt zur advozon Kanzlei Konzept zustande, die uns seitens der APRAXA empfohlen wurde. Die APRAXA ist vor allem wegen unserer rechtsschutzrelevanten Fachgebiete wie Arbeits-, Medizin-, IT-, Miet- und Verkehrsrecht sehr interessant.
Warum haben Sie nur den Nebenstandort Bad Rappenau zertifizieren lassen?
Wir wollten von Anfang an der neuen Zweigstelle in Bad Rappenau dieselbe professionelle Struktur verpassen, die wir schon seit Jahren in unserer Hauptniederlassung in Heppenheim praktizieren. Darüber hinaus planen wir zunächst einmal nur mit der Rappenauer Kanzlei im APRAXA-Anwaltsverzeichnis geführt zu werden. Es ist allerdings nicht ausgeschlossen, dass wir die Kanzleiorganisation in Heppenheim zu einem späteren Punkt ebenfalls noch zertifizieren lassen.
Wie aufwändig waren die Vorbereitungen vor dem Prüfungstermin?
Der Aufwand hielt sich sehr in Grenzen, da wir schon seit vielen Jahren mit einer professionellen Kanzleistruktur samt standardisierter Abläufe und Arbeitsprozesse arbeiten. Das bestätigte sich dann anhand der Checkliste, die wir von der advozon Kanzlei Konzept zu Vorbereitungszwecken erhalten hatten. Diese war nahezu identisch mit den Vorgaben, die wir bereits innerhalb unserer Kanzlei in Heppenheim erfüllen.
Wir mussten lediglich an einigen, wenigen Stellen nachbessern wie zum Beispiel dem Absolvieren eines Ersthelferkurses, den einer unserer Mitarbeiter besuchen wird, damit wir auch diese Voraussetzung erfüllen. Damit entspricht die Kanzlei in Bad Rappenau von ihrer Organisation her weitestgehend der in Heppenheim, was aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit von größter Wichtigkeit ist.
Wie beschreiben Sie die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?
Ein Blick in das Kundenzufriedensheitformular, das wir im Anschluss an die Zertifizierung ausfüllt haben, zeigt es: Die advozon Kanzlei Konzept hat unsere Erwartung vollumfänglich erfüllt, denn wir fühlten uns sehr gut betreut und erlebten eine sehr gute Vorbereitung auf die TÜV-Prüfung. Vor allem die individuelle Betreuung, die trotz der standardisierten Vorgehensweise möglich war, hat uns beeindruckt. Damit wurden auch die Besonderheiten unserer Kanzlei sehr gut erkannt und in den gesamten Zertifizierungsprozess übernommen. Aber auch die Besuche in unserer Kanzlei verliefen sehr gut und professionell und wir fühlten uns sehr gut aufgehoben.
Wie ging die TÜV-Prüfung vonstatten?
Trotz aller Anspannung, die man vor jeder Prüfung verspürt, verlief die Prüfung seitens des TÜV insgesamt sehr entspannt. Die Gespräche waren sehr gut, und auch die Zusammenarbeit mit den TÜV-Prüfern war sehr angenehm, was uns viel vom anfänglichen Druck genommen hat. Allerdings hatten beide Prüfer ein strenges Auge auf die Umsetzung der Zertifizierungsvorgaben, besonders in Sachen Datenschutz. Hierauf wurde äußerst penibel geachtet.
Wie werden Sie die ISO-Zertifizierung einsetzen?
Neben der bereits erwähnten Zugangsvoraussetzung für die APRAXA werden wir mithilfe des TÜV-Siegels auf unserer Internetseite und unseren Briefbögen darauf hinweisen, dass wir ISO-zertifiziert sind. Darüber hinaus planen wir ein Mandantenrundschreiben, mit dem wir unsere frisch erworbene TÜV-Zertifizierung kommunizieren werden. Erste Erfolge haben wir übrigens schon zu verzeichnen: Obwohl wir offiziell erst seit Mitte Juni das Zertifikat besitzen, wurden uns bereits die ersten Mandanten vermittelt, was uns in unserer Entscheidung mehr als bestätigt. Und das ist erst der Anfang.
von Hülskötter | Jul 13, 2015 | Advozon, Service
Falls Sie Fragen zum Thema ISO-Zertifizierung von Anwaltskanzleien haben, dürfen Sie uns gerne anrufen (025 73-93 930) oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.
Über das Thema ISO-Zertifizierung finden sich auf diesem Blog zahlreiche Informationen, die wir heute in übersichtlicher und kompakter Form für Sie aufbereitet haben.
Um es vorweg zu nehmen: Die Kunden der Matrixzertifizierung fühlen sich von uns und der Firma Advozon Kanzlei Konzept bestens betreut und haben durchaus lobende Worte für den vollständigen Prozess dafür übrig.
“Die QM-Zertifizierung verbessert die Kanzleiorganisation!”
„Gerade für uns als Apraxa-Mitglied ist die QM-Zertifizierung ein sehr wichtiges Werkzeug für die Mandantenakquise!“
“Wir konnten unser Qualitätsmanagement deutlich verbessern.”
„Konzept und Preis-Leistungsgefüge sind sehr empfehlenswert.“
„Die Betreuung durch die Advozon Kanzlei Konzept hat uns sofort überzeugt.“
Doch was hat es mit dieser ISO-Zertifizierung gemäß der Richtlinie DIN EN ISO 9001:2008 genau auf sich? Nun, auch hierzu finden Sie auf dem Advoblog zahlreiche Informationen.
Weiterführende Informationen zur QM-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008
DIN EN ISO 9001:2008: Lassen Sie sich mit unserer Hilfe zertifizieren, und zwar schnell, effizient, kostengünstig
Die Checkliste der Advozon Kanzlei Konzept sorgt für erfolgreiche Zertifizierungen
Wenn man sich in die erfahrenen Hände der Advozon Kanzlei Konzept begibt, will man natürlich wissen, was das bringt und was Sie als Kanzleibetreiber davon haben. Nun, auch hierüber haben wir uns zahlreiche Gedanken gemacht.
Zufriedene Mandanten und Mitarbeiter, mehr Umsätze, weniger Kosten – was eine QM-Zertifizierung Ihrer Anwaltskanzlei alles bringen kann
Zufriedene Mandanten, Mitarbeiter und Kanzleien – das bringt die QM-Zertifizierung, Teil 2
Die ersten Kanzleien sind TÜV-zertifiziert – und wie sie davon profitieren können
Wenn man dann das begehrte TÜV-Siegel in den Händen hält, stellt sich natürlich die Frage, was man damit anfangen kann. Nun, die Palette reicht vom einfachen Marketing bis hin zur Reduzierung der Berufshaftpflichtbeiträge.
Worauf Sie beim Einsatz des TÜV-Zertifikats zu Werbezwecken achten müssen
Berufshaftpflichtsrabatte dank Matrixzertifizierung
“Senken Sie mit uns Ihre Vermögensschadenshaftpflicht.”
Sie sehen also, es gibt viele gute Gründe, das Qualitätsmanagement der eigenen Anwaltskanzlei zu verbessern und damit in den Genuss einer TÜV-geprüften Zertifizierung zu kommen. Am besten rufen Sie uns noch heute unter 025 73-93 93 0 an oder schreiben uns eine E-Mail an team@huelskoetter.info. Damit wir alle relevanten Fragen besprechen und beantworten können.
von Hülskötter | Aug 22, 2014 | Anwenderbericht - QM
Als langjähriges APRAXA-Mitglied sahen sich Klages & Kollegen aus Osnabrück aufgrund einer Neustrukturierung der Kanzlei damit konfrontiert, die Wiederaufnahme in das Anwaltsnetzwerk nur mithilfe einer ISO-Zertifizierung erreichen zu können.
So entschloss man sich nach ausführlicher Recherche bei möglichen Anbietern für die advozon Kanzlei Konzept und deren Unterstützung in Sachen QM-Zertifizierung durch den TÜV.
Im folgenden Interview stellt Reinhard Kleinheider dar, warum sich Klages & Kollegen für die advozon Kanzlei Konzept entschieden hat, wie die vorbereitenden Maßnahmen zu bewerten sind und warum die Kanzlei ohne TÜV-Prüfung an das Zertifikat herangekommen ist.
Herr Kleinheider, warum haben Sie sich zertifizieren lassen?
Reinhard Kleinheider: Als langjähriges Mitglied des Anwaltsnetzwerks APRAXA sahen wir uns aufgrund einer Neustrukturierung unserer Kanzlei mit der Situation konfrontiert, uns ISO-zertifizieren lassen zu müssen. Andernfalls wäre die Wiederaufnahme in die APRAXA nicht möglich gewesen. Da wir gerne und regelmäßig mit Rechtsschutzversicherern zusammenarbeiten und Kanzleien von der APRAXA diesen nur noch mit Zertifikat empfohlen werden, hatten wir uns dazu entschieden, uns zertifizieren zu lassen.
Warum haben Sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden?
Aufgrund eines Telefonats mit dem TÜV Nord wegen möglicher Anbieter, die uns bei der erfolgreichen ISO-Zertifizierung unterstützen können, haben wir zu unserer großen Verwunderung feststellen müssen, welche enormen Kosten auf uns zukommen. Damit war das Thema für uns im Grunde schon nicht mehr interessant.
Dann habe ich aber Kontakt mit der APRAXA aufgenommen und unsere Bedenken gegenüber den Kosten geäußert. Da wurde mir während des Telefonats die advozon Kanzlei Konzept empfohlen, und nach dem ersten Telefonat war schnell klar: Bei diesem Anbieter fühlen wir uns sicher, und auch das Preis-Leistungsverhältnis spricht für die advozon Kanzlei Konzept.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Nein, im Grunde nicht. Das hatte vor allem damit zu tun, dass unsere Kanzleiabläufe sich sehr gut mit denen deckten, wie sie vonseiten der QM-Handbücher der advozon Kanzlei Konzept vorgesehen waren und sind. Das betraf unter anderem die IT-Infrastruktur, die Aktenan- und ablage und viele Abläufe mehr.
Wir waren also schon sehr gut organisiert, sodass die erforderlichen Anpassungen an die QM-Handbücher äußerst überschaubar waren. Das hat uns auch bei der Wiederaufnahme seitens der APRAXA geholfen, da wir schon seit vielen Jahren auf eine hohe Mandantenzufriedenheit blicken können, was die APRAXA sehr zu schätzen weiß.
Wurden Ihre Erwartungen seitens der advozon Kanzlei Konzept erfüllt?
Ja, vollständig. Ob das die ersten Informationen waren oder die ersten Gespräche bis hin zum sehr guten Kostengefüge – wir sind froh, uns in die Hände der advozon Kanzlei Konzept begeben zu haben.
Wie ist die Prüfung durch den TÜV verlaufen?
Falls wir in zwei Jahren vom TÜV geprüft werden sollten, hat uns die advozon Kanzlei Konzept bereits zum jetzigen Zeitpunkt angeboten, uns zu unterstützen.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, auf jeden Fall, da die erforderlichen Maßnahmen die Kanzlei dazu „anhalten“, die organisatorischen Strukturen infrage zu stellen und zu optimieren. Das betrifft sowohl die eigene Arbeitseffizienz als auch eine verbesserte Transparenz gegenüber den Mandanten und Rechtsschutzversicherern. Denn die hohen Qualitätsstandards, die mit der Zertifizierung einher gehen, werden immer wichtiger.
Werden Sie das TÜV-Siegel zu Marketingzwecken nutzen?
Ja, wir werden das TÜV-Siegel für die Außendarstellung der Kanzlei intensiv nutzen. Dazu gehört das Einbetten des Zertifikats in unsere Internetseite, aber auch der Briefkopf der Kanzlei wird mit dem TÜV-Siegel verziert. Zudem möchten wir das Siegel in unser Kanzleischild integrieren, falls das technisch machbar ist.
