von Hülskötter | Sep 1, 2015 | Advozon, Service
Gesetzliche Anforderungen und Normen wie die ISO-Norm 9001 werden zirka alle sieben Jahre auf ihre Aktualität und Zweckmäßigkeit hin überprüft. Daher soll die aktuelle Version 9001:2008 im Laufe des Septembers auf den neuesten Stand gebracht werden. Die vollständige Norm lautet dann DIN EN ISO 9001:2015.
Da unsere Tochtergesellschaft, die advozon Kanzlei Konzept, Anwälte und Anwaltskanzleien bei der Vorbereitung zur erfolgreichen TÜV-Prüfung hinsichtlich einer Matrixzertifizierung unterstützt, halten wir es für angebracht und angemessen, Sie bereits vor Veröffentlichung der angepassten Norm über die wesentlichen Veränderungen zu informieren. Um Ihnen zu aufzuzeigen, welche Konsequenzen damit verknüpft sind.
Prozess-, Risiko- und Wissensmanagement: Das ist neu und verbessert
Die wesentlichen Änderungen betreffen vor allem die Bereiche des Prozess-, Risiko- und Wissensmanagements sowie die stärkere Einbeziehung von beteiligten Personengruppen wie Mandanten und Lieferanten. Aber auch übergeordnete Bereiche sind davon betroffen.
>> So muss das QM-System künftig noch stärker an die strategischen Leitlinien des Unternehmens angepasst werden. Damit soll sichergestellt werden, dass das Qualitätsmanagement nicht von der unternehmerischen Ausrichtung entkoppelt, sondern ein fester Teil dessen ist.
>> Aber auch das Einbinden externer Partner und Dienstleister wird wichtiger Bestandteil der Norm 9001:2015 sein. So wird strenger als bisher darauf geachtet, dass Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter ein integraler Bestandteil der zertifizierten Firma sind, da ja auch deren Entscheidungen erhebliche Auswirkungen auf das ISO-zertifizierte Unternehmen haben können.
>> Wie bereits erwähnt, soll das Prozessmanagement stärker als bisher in den Fokus des Qualitätsmanagementsystems rücken. Dazu gehört unter anderem die Forderung Prozesse so zu definieren, dass sich davon klare Ergebnisse ableiten lassen. Aber auch das Erreichen von Prozesszielen soll klarer geregelt werden, mit allen Parametern, die daran verknüpft sind.
>> Neu in der ISO-Norm 9001:2015 ist auch die explizite Zuständigkeit für das Umsetzten der QM-Normen. Damit wird einerseits der QM-Beauftragte überflüssig und soll andererseits dafür sorgen, dass die oberste Leitung einer Kanzlei für die Realisierung der QM-Ziele zuständig ist. Gerade in Sozitäten mit mehreren, gleichberechtigten Partner kann das weitreichende Auswirkungen haben.
Dazu gehört beispielsweise die neue Forderung der ISO-Norm 9001:2015, Risiken und Chancen besser als bisher zu bewerten. Hierfür ist die genaue Identifizierung und Analyse sämtlicher Parameter erforderlich, die den Erfolg und Misserfolg einer Kanzlei maßgeblich beeinflussen können. Das Ganze soll dazu führen, dass mögliche Fehlentwicklungen schneller erkannt und diesen besser entgegengesteuert werden können.
>> Eine umfangreiches Wissensmanagement, das ist ebenfalls eine der Neuerungen, die bei der Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2015 im Vordergrund stehen soll. So wird künftig verstärkt darauf geachtet, dass jedem Mitarbeiter einer Kanzlei das gesamte notwendige Wissen zur Verfügung steht, das er für das Durchführen der Prozesse innerhalb der Kanzlei zur Verfügung steht.
>> Ebenfalls neu und sehr zeitgemäß ist die Abschaffung des QM-Handbuchs in Papierform. Was aber nicht bedeutet, dass sämtliche Prozesse und Vereinbarungen gemäß ISO-Norm 9o01:2015 nicht mehr schriftlich festgehalten werden müssen. Darüber brauchen sich die Kunden von Hülskötter & Partner übrigens keine Gedanken machen, denn mit der Teilnahme an der Matrixzertifizierung stehen sämtliche Unterlagen und Prozessbeschreibungen innerhalb der Onlineakte digital und jederzeit zur Verfügung.
Auch soll mit der überarbeiteten Version der ISO-Norm darauf geachtet werden, dass die Formulierungen innerhalb der QM-Unterlagen einfacher und gleichzeitig verbindlicher gehalten werden. Das soll die entsprechenden Interpretationen der Anforderungen sicherstellen.
Mithilfe von advozon Kanzlei Konzept klappt der Umstieg auf ISO 9001:2015
Was die Umstellung von DIN EN ISO 9001:2008 auf 9001:2015 ebenfalls für die Kunden der advozon Kanzlei Konzept bedeutet: Ab Anfang nächsten Jahres steht die neue Version der QM-Zertifizierung vollumfänglich zur Verfügung, also auch für alle Bestandskunden, die Anfang 2016 bereits re-zertifiziert werden. Damit können sie sicher sein, dass die strengen Auflagen der neuen ISO-Norm von Anfang an eingehalten werden. Darüber hinaus helfen wir Ihnen bei den notwendigen Anpassungen Ihrer vorhandenen QM-Dokumentation, damit Ihnen möglichst kein zusätzlicher Aufwand entsteht.
Falls Sie weitere Fragen zur geplanten ISO-Anpassung haben, dürfen Sie uns jederzeit gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder uns eine E-Mail schreiben.
von Hülskötter | Dez 9, 2013 | Anwenderbericht - QM
Mit der Kanzlei bolwin dokters aus Emsdetten bei Münster hat die advozon Kanzlei Konzept den etwa hundertsten Kunden erfolgreich zur QM-Zertifizierung geführt und damit eine echte Premiere feiert. Denn mit bolwin dokters wurde eine Sozietät geprüft, in der nicht nur Anwälte, sondern auch Wirtschaftsprüfer und Steuerberater arbeiten. Das gestaltete die vorbereitenden Arbeiten und die Prüfungsmaßnahmen zwar ein wenig aufwendiger, aber nicht minder erfolgreich.
In einem ausführlichen Interview stand uns Stefan Dokters Rede und Antwort rund um die Maxtrixzertifizierung. Während des Gesprächs erfuhren wir, dass bolwin dokters schon seit 2008 zufriedener advoware-Kunde ist, dass die Matrixzertifizierung gerade für kleinere und mittelgroße Kanzleien immer wichtig wird und dass sie das Thema Datenschutz sehr ernst nimmt.
Herr Dokters, wie kam es zu der Matrixzertifizierung Ihrer Kanzlei?
Stefan Dokters: Da wir bereits seit 2008 treuer und zufriedener advoware-Kunde sind, kam Herr Gerhard Hülskötter eines Tages auf uns zu, um uns von den Vorzügen der QM-Zertifizierung zu überzeugen. Das hat ihn kaum Aufwand gekostet, denn wir haben ziemlich schnell verstanden: Die Matrixzertifizierung ist genau das richtige Mittel für uns, um künftig standardisierte Prozesse und Abläufe innerhalb der Kanzlei besser steuern und delegieren zu können.
Woher wussten Sie, dass die Matrixzertifizierung „genau Ihr Ding“ ist?
Nun, da wir eine schnell wachsende Kanzlei sind, waren wir schon seit längerem mit den Prozessen und Strukturen innerhalb unserer Büroorganisation nicht mehr hundertprozentig zufrieden. Da kam uns die Aussicht, diesen Umstand mithilfe der advozon Kanzlei Konzept zu verbessern, natürlich sehr gelegen. Unsere Kanzlei umfasst nämlich mittlerweile rund 20 Mitarbeiter, davon sechs Berufsträger (Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer). Da waren wir schon länger auf der Suche nach einem System, das die täglichen Formalia steuern und hohe Qualitätsstandards aufrecht erhalten kann.
Unter diesen Aspekten schienen die notwendigen Maßnahmen der Maxtrixzertifizierung sehr hilfreich, mit denen wir jeden Arbeitsschritt in einen Prozess überführen konnten, der das Ganze nachvollziehbar macht. Zudem lässt sich die Maxtrixzertifizierung zu einem Bruchteil des Aufwands erreichen, der für eine Einzelzertifizierung erforderlich ist. Sowohl unter arbeitstechnischen als auch unter monetären Aspekten.
Was für uns übrigens kein Argument war, ist die Tatsache, dass die Zertifizierung der Kanzleiorganisation aus Sicht vieler Rechtsschutzversicherer und Organisationen wie der APRAXA immer wichtiger wird.
Wie aufwendig waren die vorbereitenden Maßnahmen der QM-Zertifizierung?
Dank der standardisierten Checkliste und eines frühen Besuchs von der advozon Kanzlei Konzept hielt sich der vorbereitende Arbeitsaufwand sehr in Grenzen. Dabei haben wir uns auf die wesentlichen Dinge beschränkt, die für die Maxtrixzertifizierung erforderlich waren, was den Aufwand zusätzlich begrenzt hat. So kam ich in der Vorbereitung zum Prüfungstermin auf etwa 10 bis 15 Stunden, in denen ich die notwendigen Daten und Unterlagen beisammen hatte. Dazu gehörte vor allem eine Ist-Aufnahme, welche Vorlagen, Musterschriftsätze und Checklisten in unserem Büro überhaupt zum Einsatz kommen.
Wie verlief denn der Prüfungstermin mit dem TÜV?
Den Prüfungstermin haben wir als sehr angenehm empfunden, der einen halben Tag dauerte. Mit dabei war der Datenschutzbeauftragte des TÜV Hessen, was von Anfang an einen Hinweis lieferte, in welche Richtung die Fragen gehen würden. Aber auch darauf waren wir vorbereitet, da wir aufgrund unserer Kanzleigröße einen internen Datenschutzbeauftragten beschäftigen, der sämtliche Fragen beantworten konnte.
Darüber hinaus wurden alle formalen Prozesse wie die QM-Handbücher geprüft und eine Hausbegehung durchgeführt. Dabei wurden einzelne Mitarbeiter befragt, vor allem aus dem steuerlichen Bereich unserer Kanzlei. Denn der war selbst für den TÜV Hessen neu und interessant, sodass sich die Herren unsere Anwendungen und die Datenerfassung mit diesen Programmen genau angesehen haben. Auch dabei stand der Datenschutz im Vordergrund.
Wie war die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?
Die war wie zu erwarten sehr professionell und sehr fachkundig. Es stellte sich als sehr hilfreich heraus, dass Herr Kattenbusch von der advozon Kanzlei Konzept Rechtsfachwirt ist, der die Belange von Anwaltskanzleien genau kennt und weiß, worauf es bei der Beurteilung einer Kanzleiorganisation ankommt. Das brachte uns sehr schnell auf eine gemeinsame Gesprächsebene, die uns geholfen hat, sämtliche notwendigen Verbesserungen und Anpassungen schnellstmöglich umzusetzen. Das ging soweit, dass wir in einem der drei ausführlichen Gespräche auf die Fragen vorbereitet wurden, die erfahrungsgemäß vom TÜV gestellt werden. Eine perfekte Vorbereitung also.
In welchen Bereichen wurde Ihre Kanzlei zertifiziert?
Unsere Kanzlei wurde unter Anwalts- und Steuerberateraspekten geprüft und entsprechend zertifiziert. Das hatte natürlich Auswirkungen im Vorfeld, aber auch während des Prüfungstermins, da mehr Arbeitsprozesse als sonst beschrieben und festgehalten werden mussten. Das betraf vor allem den steuerlichen Bereich, in dem viele dieser Arbeitsschritte komplett neu definiert und im QM-Handbuch niedergeschrieben geschrieben wurden. Das machte sich beispielsweise in den Bereichen Finanz- und Lohnbuchhaltung bemerkbar. Das Gute daran war allerdings, dass rund 80 Prozent aller Prozesse in den Bereichen Anwalt und Steuerberater deckungsgleich sind.
Wie werden Sie die Zertifizierung nach außen einsetzen?
Wir werden in dieser Richtung verschiedentlich aktiv sein: Zum einen lassen wir unseren Briefbogen Anfang 2014 um das TÜV-Siegel ergänzen, zum anderen wird sich die Zertifizierung auch auf unserer Internetseite widerspiegeln.
Darüber hinaus hat die lokale Presse bereits unter dem Titel „Ausgezeichnetes Qualitätsmanagment“ über uns berichtet, sodass wir auch dieser kommunikativen Verpflichtung bereits nachgekommen sind.
Welche IT-Dienstleistungen setzen Sie von Hülskötter & Partner ein?
Wir arbeiten vor allem mit advoware, das wir um die Module advoware Telefonie, advoware onlineAkte, advoware Smartphonekalender und Advovoice ergänzt haben, mit dem unsere gesprochenen Schriftstücke erfasst, transkribiert und der jeweiligen Akte zugeordnet werden können. Darüber hinaus wollen wir künftig das mobile Diktieren mithilfe einer App wie Dictate + Connect stärker nutzeT
Wie garantieren Sie den Datenschutz innerhalb Ihrer Kanzlei?
Dabei hilft uns vor allem der bereits erwähnte Datenschutzbeauftragte, der sich um sämtliche internen Belange in Sachen Datenschutz kümmert, und das vor allem unter technischen Aspekten wie der gesetzeskonformen Datenverarbeitung. Da dieses Wissen immer wieder aufgefrischt werden muss, besucht unser Datenschutzbeauftragter bereits die Webinare, die Hülskötter & Partner zu diesem Thema anbietet. Und natürlich sorgen wir auch dafür, dass die übrigen Mitarbeiter ebenfalls ein gutes Allgemeinwissen in Sachen Datenschutz aufweisen können.
Darüber hinaus betreiben wir mithilfe unseres Nummernsystems aktiven Datenschutz. Hierbei bekommt jeder Mandant eine eindeutige, fortlaufende Nummer zugewiesen, die auf sämtlichen Unterlagen vermerkt wird, die mit diesem Mandat zu tun haben. Damit stellen wir sicher, dass beispielsweise die zugehörigen Akten, selbst wenn sie einmal gut sichtbar auf einem Tisch liegen sollten, keiner Person zugewiesen werden können. Das minimiert obendrein mögliche Verwechselungen ähnlich klingender Mandantennamen.
Update 25.7.2018: Mit der aktuellen Fassung advoware 5.1 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen parat wie die E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME, ein deutlich verbesserter Datenschutz gemäß der Anforderungen der DSGVO, die Durchführung einer Anlagenbuchhaltung und vieles mehr.
von Hülskötter | Jul 8, 2013 | Anwenderbericht - QM
Die in Rheine/Westfalen beheimatete Anwaltskanzlei Sandmann und Kollegen hatten davon gehört: QM-zertifizierte Kanzleien stehen bei Organisationen wie der Apraxa immer höher im Kurs, da diese ihren Mandanten bevorzugt Sozietäten empfehlen, die mit einem TÜV-Siegel versehen sind. Aber auch die großen Rechtsversicherer wie die ÖRAG und die HUK-COBURG gehen diesen Weg.
Da stellte sich den Rechtsanwälten Sandmann und Kollegen die Frage, ob und in welchem Umfang die eigene Kanzleiorganisation optimiert werden sollte, damit die zuständige Prüfungsstelle des TÜV der Kanzlei das Siegel „Zertifiziert gemäß DIN EN ISO 9001:2008“ überreicht.
Update 25.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Da sich Sandmann und Kollegen für die advozon Kanzlei Konzept und deren beratenden Dienstleistungen rund um das Thema QM-Zertifizierung entschieden haben, wollten wir es genauer wissen. Hierzu haben wir folgendes Interview geführt, in dem uns RA Markus Bier verraten hat, welche Bedenken es zu Anfang gab, warum sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden haben und wie die Prüfung seitens des TÜV vonstatten ging.
Herr Bier, warum haben Sie sich für die QM-Zertifizierung entschieden?
RA Markus Bier: Diese Entscheidung „pro QM-Zertifizierung“ hatte zwei wesentliche Gründe. Zum einen hatte uns ein Kollege darauf aufmerksam gemacht, dass Netzwerke wie die Apraxa, aber auch Rechtsschutzversicherer wie die ÖRAG oder die HUK-COBURG häufig nur noch mit zertifizierten Kanzleien zusammenarbeiten.
Zum anderen war uns sehr daran gelegen, die Betriebsabläufe innerhalb der Kanzlei dauerhaft zu optimieren und weiter zu verbessern, damit wir eine gleichbleibende Qualität und standardisierte Arbeitsabläufe garantieren können, alleine schon wegen künftiger Mitarbeiter.
Aber ich will auch nicht den Marketingaspekt verschweigen, da solch ein TÜV-Siegel ja ein probates Werbemittel sein kann. Allerdings wissen wir noch nicht, ob das seitens des Marktes so wahrgenommen wird, wie wir uns das erhoffen.
Warum haben Sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden?
Da kam uns ein Zufall zur Hilfe: Aufgrund eines Kontakts mit der Apraxa haben wir uns mit dem Thema Zertifizierung genauer beschäftigt, was das kostet und welchen zeitlichen Aufwand das Ganze wohl ausmacht. Und genau in dieser Phase haben wir einen Werbeflyer der advozon Kanzlei Konzept in unserem Briefkasten vorgefunden.
Aus diesem ging hervor, dass Herr Gerhard Hülskötter Mitgesellschafter der advozon Kanzlei Konzept ist. Und da wir bereits seit vier Jahren zufriedener advoware-Kunde bei Hülskötter & Partner sind, war die Entscheidung schnell gefallen, uns bei den vorbereitenden Zertifizierungsmaßnahmen von der advozon Kanzlei Konzept unterstützen zu lassen.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Ja, die gab es natürlich, denn vor allem der zeitliche Aufwand für die vorbereitenden Maßnahmen ist nicht zu unterschätzen – dachten wir. Als wir dann aber gesehen haben, dass wir nicht einmal einen Tag für die gesamte Vorbereitung benötigten, war unsere größte Sorge beseitigt.
Monetäre Bedenken hatten wir hingegen nicht unbedingt, und wie das Bezahlmodell der advozon Kanzlei Konzept zeigt, wären diese auch unbegründet gewesen. Denn mit den im Vergleich zur Einzelzertifizierung geringeren Kosten und den monatlichen Beiträgen bekamen wir ein finanzielles Konzept präsentiert, das uns sofort überzeugt hat.
Wurden Ihre Erwartungen seitens der advozon Kanzlei Konzept erfüllt?
Ja, auf jeden Fall. Denn uns wurde unter anderem zugesagt, dass die vorbereitenden Maßnahmen überschaubar seien, und das hat sich ja auch bewahrheitet. Wir haben die Checkliste in weniger als acht Stunden ausgefüllt und auch sämtliche Daten und Unterlagen zusammengetragen. Das hat unseren Kanzleibetrieb kaum beeinträchtigt. Hierbei hat Advoware sehr gute Dienste geleistet, da in dieser Anwendung viele Abläufe bereits standardisiert und vorgegeben sind. Und eine funktionierende Webseite hatten wir auch schon vorzuweisen.
Wie ist denn die Prüfung durch den TÜV verlaufen?
Dank der Anwesenheit der zwei Herren der advozon Kanzlei Konzept und der professionellen TÜV-Prüfer war der Prüfungstermin sehr angenehm und wenig aufgeregt. Während des Audits wurden stichprobenartig unsere Akten, unsere Vollmachtsregelungen und vieles mehr geprüft. Aber auch sinnvolle Anregungen waren dabei: dass wir beispielsweise mithilfe der regelmäßig stattfindenden Meetings unsere Ziele, die wir uns am Jahresanfang stecken, immer wieder aufs Neue überprüfen können. Damit lassen sich Maßnahmen permanent justieren, was den Erfolg der Kanzlei auf Dauer garantiert.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, unbedingt. Alleine schon wegen der vielen sinnvollen Vorgaben, an die man sich halten muss, ist eine Zertifizierung sinnvoll. Dazu zählt beispielsweise die Kunden-Evaluierung, mit der man am Anfang überprüfen kann, wer der Mandant ist, wie er die Kanzlei gefunden hat, etc. Und mit deren Hilfe man am Ende feststellen kann, ob und in welchem Ausmaß der Mandant mit der juristischen Dienstleistung der Kanzlei zufrieden war. Denn nur so kann man seine tägliche Arbeit kontinuierlich verbessern.
Aber auch die genaue Beschreibung sämtlicher Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten, etc. ist ein weiterer großer Vorteil eines gut funktionierenden Qualitätsmanagementsystems. Vor allem für neue Mitarbeiter, die damit in deutlich kürzerer Zeit eingearbeitet werden können.
Zudem empfinde ich die geforderten Mitarbeiterschulungen als ein weiteres Plus. Hierfür bietet Hülskötter & Partner mit seiner Kanzleiakademie meines Erachtens die perfekte Plattform, da die einzelnen advoware-Funktionen und weitere Inhalte wie Kanzleimarketing und Qualitätsmangement per Webinar sehr gut beschrieben werden, unsere Mitarbeiter nicht reisen müssen und das Ganze zeitlich überschaubar ist. Schlussendlich ist ein TÜV-Siegel ein nach außen deutliches Zeichen organisatorischer Qualität.
Update 25.7.2018: Dank unserer äußerst knapp kalkulierten Kanzleiakademie-Flaterate bleiben Kanzleimitarbeiter permanent auf dem neuesten Stand in Sachen advoware & Co. Am besten sehen Sie gleich mal nach, was sich dahinter verbirgt.
