Advoblog: Was zeichnet ihre Kanzlei vor allem aus und warum haben Sie den neuen Onlinekurs zum Thema Geldwäsche konzipiert und werden diesen ja auch halten?
Tobias Mildeberger, Hoffmann & Partner
Tobias Mildeberger: Hoffmann & Partner wurde vor über 30 Jahren gegründet, mit den Schwerpunkten Steuer- und Wirtschaftsstrafrecht, für die wir bis heute Mandate übernehmen. Ich selber gehöre der Kanzlei seit rund 20 Jahren an, und die Kollegin Fein kommt auch schon auf 10 Jahre.
Neben den Strafsachen im Wirtschafts- und Steuerrecht unterstützen wir Unternehmen dabei, mögliche strafrechtliche Risiken bestmöglich zu vermeiden. Dazu gehören unter anderem alle relevanten Aspekte, was das Geldwäschegesetz betrifft.
So wurde Hülskötter & Partner auch auf uns aufmerksam und hat eine Kooperation angeregt. Herausgekommen ist das gemeinsame Konzept und die Durchführung des GwG-Kurses, den wir erstmals am 24. Januar 2022 im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie halten werden.
Advoblog: Seit wann sind Sie advoware-Kunde und was schätzen Sie an der Software im Besonderen?
Daniela Fein, Hoffman & Partner
Daniela Fein: Wir sind tatsächlich noch ganz neue Kunden, also etwa seit einem Jahr erst. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Kanzlei entschieden wir uns für eine erprobte Kanzleisoftware, und nach zahlreichen Vergleichen fiel unsere Wahl auf advoware. Denn diese Anwendung schien uns sehr etabliert zu sein, zudem überzeugt sie mit ihrer recht einfachen Bedienbarkeit und ihrem Funktionsumfang.
Aber auch die Möglichkeit, von jedem Ort aus auf Akten und Mandate zugreifen zu können, finden wir sehr komfortabel und zeitgemäß. Zudem empfinden wir advoware als recht kompakt, was unserer Arbeitsweise sehr entgegenkommt.
Nützlich finden wir auch das Zeitabrechnungsmodul, was uns erheblich Zeit spart, was die Abrechnung unserer Mandate betrifft. Aber auch die Finanzbuchhaltung wollen wir mithilfe von advoware künftig erledigen.
Advoblog: Lassen Sie uns über den geplanten GwG-Kurs sprechen. Welche Inhalte erwarten die Teilnehmenden und an wen richtet sich das Seminar vorwiegend?
Daniela Fein: Im Grunde richtet sich der Kurs an alle Angehörigen der steuer- und rechtsberatenden Berufe sowie deren Mitarbeiter:innen. Hierbei steht vor allem die Annahme neuer Mandanten im Vordergrund und die Verpflichtung, im Vorfeld die notwendigen Informationen über diese Person oder deren Organisation einzuholen. Daher richtet sich der GwG-Kurs nicht nur an Anwält:innen, Steuerberater:innen und Notar:innen, sondern auch die Mitarbeiter:innen einer Kanzlei, die für die Annahme neuer Mandate genauso verantwortlich sind.
Der GwG-Kurs umfasst im Wesentlichen zwei Teile: Teil 1 beschäftigt sich mit dem Thema Geldwäsche im Allgemeinen, soll also die Problematik an sich näher erläutern. Wichtig dabei ist der Straftatbestand der Geldwäsche, der in diesem Kontext ganz entscheidend ist.
Aber auch die Pflichten, die sich aus dem GwG ergeben, sehen wir uns in dem Onlinekurs genauer an. Diese Verpflichtungen besprechen wir um zweiten Teil des Seminars im Detail. Dazu gehört beispielsweise ein Risikomanagementsystem, auf das viele der weiteren Maßnahmen aufbauen. Aber auch eine genaue Identifizierung eines neuen, möglichen Mandanten fällt unter die Pflichten, die sich aus dem GWG ergeben.
Advoblog: Also geht es bei dem Onlinekurs vor allem darum, wie ich meine Kanzlei vor möglichen Verstößen gegen das Geldwäschegesetz schütze?
Daniela Fein: Ja, darum geht es primär in diesem Kurs. Aber auch das Bewusstsein um das Thema Geldwäsche wollen wir mit dem digitalen Seminar schärfen. So wissen wir aus zahlreichen Gesprächen mit Kolleg:innen, dass vielen die Problematik rund um das Thema Geldwäsche gar nicht oder nicht ausreichend genug bewusst ist. Vielen ist gar nicht klar, dass bzw. in welchen Fällen sie selbst und ihre Mitarbeiter sich wegen Geldwäsche strafbar machen können.
Advoblog: Und was hat das alles konkret mit advoware zu tun?
Daniela Fein:advoware 6 unterstützt ja Anwaltskanzleien und Rechtsanwalt:innen bei der Recherche von neuen Mandanten und deren möglichen Verstrickungen in Geldwäsche-relevante Aktivitäten. Hierbei wird man schrittweise bei der Erfassung sämtlicher Mandatsdaten unterstützt, sodass am Ende ein Datensatz steht, der die Grundlage für eine ordnungsgemäße Erfassung des Mandanten nach dem Geldwäschegesetz mit all seinen Pflichten darstellt. Dazu gehören unter anderem die passenden Dokumente, die man sich beschafft hat, was ebenfalls Teil zu den Pflichten nach dem GwG zählt.
Das systematische Erfassen von Mandatsdaten ist auch aus „revisionstechnischen“ Gründen eine sinnvolle Maßnahme, da man im Falle einer Überprüfung seitens der zuständigen Kammer genau belegen kann, dass man seinen Pflichten aus dem GwG nachgekommen ist. Was das Modul leider nicht übernimmt ist die Bewertung des konkreten Mandanten. Das wäre aber auch zu viel des Guten. Diese Arbeit bleibt (noch) den Anwender:innen vorbehalten.
Wenn sich eine Kanzlei wie die Linnemann Rechtsanwälte Partnerschaft mbB aus Radebeul nach rund 20 Jahren für den Wechsel der Kanzleisoftware entscheidet, hat das sicherlich mehrere Gründe. Warum die fünf Partner gemeinsam diesen Schritt gegangen sind, hat mir Dr. Christian Holtermann in einem ausführlichen Gespräch erläutert.
Advoblog: Herr Dr. Holtermann, mögen Sie sich und die Kanzlei bitte kurz vorstellen?
Dr. Christian Holtermann: Ich bin Fachanwalt für Strafrecht und Datenschutz. Die Kanzlei umfasst aktuell 5 Partner, 14 Anwält:innen und 25 Angestellte, damit sind wir eine eher mittelständische Anwaltskanzlei. Zu unseren Schwerpunkten zählen unter anderem das Arbeits-, Insolvenz-, Gesellschaft- und IT-Recht sowie weitere Fachbereiche.
Advoblog: Sie haben bisher mit RA-Micro gearbeitet. Wie lange war das und wie haben Sie die Arbeit mit der Software empfunden?
Dr. Christian Holtermann: Das war eine ganze Weile. Genauer gesagt etwa 20 Jahre. Was die Arbeit mit RA-Micro betraf, da fiel vor allem das Feedback seitens der Fachangestellten eigentlich immer ähnlich aus: Die Anwendung brauchte einfach recht lange, bis die erforderlichen Daten und Funktionen geladen wurden. Aber auch unerwartete „Abstürze“ kamen leider vor. Ich persönlich habe die Software vom Erscheinungsbild her zudem als nicht mehr zeitgemäß wahrgenommen, was sicherlich auch ihrem Alter geschuldet ist.
Advoblog: Was brachte Sie bei die Suche nach einer geeigneten Alternative letztlich zu advoware?
Dr. Christian Holtermann: Nach einer ausführlichen Recherche, welche Anwendungen am Markt infrage kämen, sind wir letztlich auf zwei mögliche Kandidaten gestoßen: Das war zum einen Advolux und zum anderen eben advoware. Die Entscheidung fiel dann letztendlich zugunsten von advoware aufgrund seiner für uns besseren Praxisnähe. Das war zumindest der erste Eindruck der anwesenden Partner und Fachangestellten sowie den Kolleginnen unserer Buchhaltung. Beeindruckt hat uns auch die seriöse und vertrauenserweckende Präsentation des Herrn Andreas Hülskötter. Wir hatten dabei von Anfang an das Gefühl, dass er überzeugt ist von advoware.
Advoblog: Wann haben Sie sich dann für advoware entschieden?
Dr. Christian Holtermann:Hierbei verging einige Zeit. Die erste Präsentation datiert aus dem Jahr 2018, Mitte 2019 fand dann die zweite Runde statt, auf deren Basis wir uns Ende 2019 zum Wechsel entschieden haben. Die Implementierung sollte ursprünglich Anfang des darauffolgenden Jahres (also Januar 2020) stattfinden. Doch wie wir alle wissen, kam dann eine Pandemie dazwischen, sodass sich die finale Einführung und Installation von advoware „ein wenig“ hinausgezögert hat. Zudem war eine Korrektur auf Seiten von advoware erforderlich. Die Zeit des Wartens ließ sich allerdings gewinnbringend für beide Seiten überbrücken.
Letztlich konnten wir am 1. Juli 2020 mit der Arbeit mit advoware beginnen, was gut geklappt hat, vor allem bei der erforderlichen Datenkonvertierung. Um uns möglichst schnell mit advoware vertraut zu machen zu können, kam Ihre Kollegin Schütte zu uns in die Kanzlei, und das vier Tage lang, was uns sehr geholfen hat. Zudem hat uns Hülskötter & Partner bei der buchhalterischen Umstellung sehr unterstützt. So konnten die Schwierigkeiten, die im Rahmen einer solchen Umstellung zwingend auftreten, rasch bearbeitet und gelöst werden.
Advoblog: Wie haben Sie denn die ersten Rückmeldungen zu advoware erlebt?
Dr. Christian Holtermann: Die Reaktionen auf die neue Software fielen naturgemäß unterschiedlich aus. Eine neue Software bringt immer Umstellungen mit sich. Dazu gehört unter anderem der separate Fristenkalender, an den wir uns erst einmal gewöhnen mussten. Dafür sind wir mit den digitalen Kommunikationsmöglichkeiten von advoware wie Postein- und -ausgang, der beA-Schnittstelle, zufrieden. Aber auch das Forderungsmanagement von advoware empfinden wir als komfortabler, was allerdings nicht alle KollegInnen so sehen. Was möglicherweise auch dem Umstieg von einer auf die andere Software geschuldet ist.
Advoblog: Welche Funktionen von advoware nutzen Sie hauptsächlich?
Dr. Christian Holtermann: Wir nutzen neben den Standardfunktionen wie der Aktenanlage und -verwaltung weitere Funktionen von advoware. Dazu gehört beispielsweise der Einsatz von Advovoice. Damit landen meine mit dem Handy aufgezeichneten Sprachdateien automatisch im Sekretariat, wo sie dann in Schriftsätze umgewandelt werden.
Darüber hinaus nutzen wir den advoware Smartphonekalender, mit dem ich persönlich zufrieden bin, da ich kein typischer Outlook-Anwender bin, sondern Vieles mobil erledige. Anderen Kollegen fehlt hier die Einladungsfunktion über Outlook. Was ich ebenfalls sehr schätze ist die Arbeit mit dem advoware Viewer, da ich – wie alle in der Kanzlei – mit zwei Bildschirmen arbeite. Alleine deshalb ist der Viewer ein sehr praktisches Tool, da ich jedes Dokument und jeden Anhang direkt aufrufen kann, ohne die zugehörige Anwendung starten zu müssen. Das war mit RA-Micro zwar auch möglich, hat aber leider mitunter recht lange gedauert.
Darüber hinaus fangen wir gerade damit an, die onlineAkte intensiver zu nutzen. Hiermit können wir sukzessive den digitalen Austausch mit unseren Mandanten verbessern, was uns allen sehr hilft. Das lässt sich auch 1:1 auf die beA-Schnittstelle anwenden, die recht gut funktioniert. Leider dauert das Abrufen der beA-Nachrichten mitunter recht lange, was vermutlich eher mit dem beA-Portal als mit advoware zu tun hat. Davon bekomme ich allerdings nichts mit, da meine Mitarbeiterin die beA-Nachrichten für mich abruft und in meinen Posteingang weiterleitet.
Was wir bisher noch nicht nutzen, aber gerne einmal ausprobieren möchten, ist die Telefonie-Funktion von advoware. Das ist vor allem dem Umstand geschuldet, dass wir gerade dabei sind, in einem unserer Büros eine neue Telefonanlage einrichten zu lassen. Diese wird vermutlich advoware Telefonie unterstützen.
Advoblog: Inwieweit nutzen Sie die Hülskötter Kanzleiakademie zur internen advoware-Fortbildung?
Dr. Christian Holtermann: Das ist leider ein zwiegespaltenes Thema im Haus. Wir haben die Kanzleiakademie-Flatrate bei Ihnen gebucht, einerseits. Andererseits kommen unsere Fachangestellten leider viel zu selten dazu, Ihr umfangreiches Fortbildungsangebot zu nutzen, obgleich ich mir wirklich wünsche, dass sie öfter dazu kämen. Denn das Konsumieren der advoware-Videokurse würde unseren MitarbeiterInnen helfen, ihre Arbeit noch effizienter zu erledigen. Aber dann kommt ihnen meist doch der Kanzleialltag in die Quere.
Wirklich geholfen hat uns allerdings seinerzeit der viertägige Workshop mit Ihrer Kollegin bei uns im Haus. Zudem sind wir ja sehr Kanzleisoftware-erfahren, sodass die Umstellung von der einen auf die andere Software keine allzu große Hürde darstellt.
Das Wissen rund um advoware frischen Andreas Wecks und seine Mitarbeiter*innen regelmäßig mithilfe der Hülskötter Kanzleiakademie auf. Darüber haben wir ausführlich gesprochen. Herausgekommen ist dieser Beitrag, in dem RA Wecks seiner Begeisterung rund um unser Webinarangebot freien Lauf lässt.
Herr Wecks, seit wann sind Sie advoware-Anwender und welche Funktionen nutzen Sie hauptsächlich?
Wir nutzen seit August 2016 advoware. Wir setzen die Kanzleisoftware hauptsächlich für das Verwalten unserer Akten, Fristen und Termine ein. Die Finanzbuchhaltung erschließen wir uns noch. Darüber hinaus ist advoware Telefonie auf unserem Server installiert. Hierbei empfinden wir unter anderem das Protokollieren von Telefonaten als sehr hilfreich. In diesem Kontext ist auch die Aktengeschichte ein sehr praktisches Tool, wenn es um das spätere Nachverfolgen von Aktenverläufen geht. Das alles und mehr unterstützt uns bei unserem vollständigen Umstieg auf die digitale Kanzlei.
Welche unserer Services setzen Sie darüber hinaus ein?
Für die tägliche Datensicherung kommt bei uns Ihr Backup-Service zum Einsatz, der ja auf Mindtime Backup basiert. Das hat uns nach einem Rechnerabsturz beim Wiederherstellen der Daten schon einmal sehr geholfen. Damit kamen wir an verloren geglaubte Akten problemlos wieder heran. Ansonsten sind wir regelmäßige Besucher der Hülskötter Kanzleiakademie.
Wie nutzen Sie die Hülskötter Kanzleiakademie hauptsächlich?
Toll finde ich auch, dass Ihre Webinare neue Wege neben den bekannten aufzeigen, wie sich also advoware in seiner ganzen Funktionsvielfalt nutzen lässt. Natürlich ist so ein Webinar didaktisch leichter zugänglich als das Studium eines Handbuchs, das ja für advoware auch vorliegt.
Was gefällt Ihnen besonders an der Hülskötter Kanzleiakademie?
Zum einen mag ich die Onlineschulungen zu Spezialthemen wie der richtigen Kanzleistrategie, dem Arbeiten im Homeoffice während der Coronakrise und einiges mehr. Zudem schätze ich die Möglichkeit, die Webinare immer genau dort verfolgen zu können, wo ich mich gerade aufhalte. Und das losgelöst von festen Zeiten, da ja die Webinare auch in aufgezeichneter Form vorliegen. Klar, dann fehlt zwar die Chatfunktion für Fragen während des Webinars, aber wir können jedes Onlineseminar dann ansehen, wenn wir die Zeit und die Muße dazu haben. Damit lassen sich einfach nur einzelne Funktionen auffrischen, da ich ja genau zu der Stelle im Video verzweigen kann.
Einen hohen Nutzen für die Nachbereitung haben auch die Webinar-begleitenden Unterlagen, die uns Hülskötter & Partner zur Verfügung stellt. Damit lassen sich einzelne Optionen die advoware vielfältig anbietet besser nachvollziehen.
Wenn Sie dürften: Was würden Sie sich von der Kanzleiakademie wünschen?
Also, ich bin rundum zufrieden, daher fehlt mir im Grunde nichts. Die Themenauswahl ist sehr umfangreich, die sich zudem zeitnah an aktuellen Geschehnissen orientiert wie dem Homeoffice-Webinar. Darüber hinaus fühle ich mich bezüglich advoware sehr gut informiert, wenn es zum Beispiel mit einem Programm-Update neue Funktionen gibt. Und das immer sehr anschaulich und didaktisch wertvoll.
Zudem lassen Sie auch externe Dozenten wie Frau Tutschka zu Wort kommen, was mir ebenfalls gut gefällt. Diese Möglichkeiten könnten Sie doch dazu nutzen, weitere Spezialthemen wie die Finanzbuchhaltung in Form eines Webinars anzubieten. Und natürlich freue ich mich schon auf das Webinar zur Integration von Microsoft Teams in advoware (Spoiler: Die Webinarreihe “Digitale Mandatsbearbeitung mit advoware” wird ab Juni genau um diesen Aspekt erweitert).
Ach ja: Was ich hilfreich fände wäre das Bündeln der Fragen in FAQ-Form, die während der Webinare im Chat gestellt werden. Damit könnten alle Interessierten in schriftlicher Form an den Erkenntnissen zu bestimmten Themen teilhaben, die sich im Webinarvideo nicht wiederfinden lassen. Das wäre ein schönes Zusatzangebot zu Ihren Onlineseminaren.
Das Thema beA zeigt es allzu deutlich: Die digitale Transformation macht auch vor Anwälten und Anwältinnen nicht halt. Doch viele Juristen fühlen sich mit dem Thema schlichtweg alleine gelassen.
Damit sich dieses Gefühlt nicht weiter ausbreitet, haben Hülskötter & Partner mit der Firma LAW APOYNT eine strategische Zusammenarbeit vereinbart. Was diese im Wesentlichen umfasst und was Juristen und Anwaltskanzleien davon haben, hat uns Geschäftsführer Andreas Duckstein im persönlichen Gespräch verraten.
Herr Duckstein, wie kam die Zusammenarbeit mit Hülskötter & Partner zustande?
Andreas Duckstein: Da wir seit 2016 verstärkt auf Messen und anderen Veranstaltungen zum Thema Digitalisierung des Rechtsmarkts unterwegs sind, haben sich unsere Wege mit denen von Hülskötter & Partner eines Tages gekreuzt. Dort wurde schnell klar, dass unsere Herangehensweise und unsere Firmenphilosophie mit denen von Hülskötter durchaus kompatibel sind. Daraus ergab sich die Zusammenarbeit, wie wir sie schon heute erleben und die weiter vorangetrieben werden soll.
Hierfür sind beide Seiten verantwortlich, da sich auf diversen Legal-Tech-Events diverse Schnittmengen auftaten, die für beide Seiten interessant schienen. Das betrifft aus der jüngeren Vergangenheit sowohl die APRAXA-Tagung als auch den Deutschen Anwaltstag Mitte Mai in Leipzig.
Wie sieht die Idee hinter der gemeinsamen Seminarreihe aus und welche Inhalte sind dort geplant?
Grundsätzlich handelt es sich bei der gemeinsamen Seminarreihe um das Thema Legal Tech, also die Digitalisierung des Rechtsmarkts im weitesten Sinne. Dort sollen vor allem die zahlreichen Fragen beantwortet werden, die viele Anwälte nach wie vor haben, wenn es um die digitale Kanzlei geht. Das Ganze werden wir sehr praktisch gestalten. So wird das zweite Seminar in der Musterkanzlei von Hülskötter & Partner stattfinden, in der viele Abläufe und Arbeitsprozesse volldigital demonstriert werden können.
Damit nähern wir uns dem Thema von zweite Seiten: Wie sieht das Ganze in der Theorie aus, und wie lassen sich die drängendsten Fragen in der Praxis bestmöglich beantworten. Hier kommt natürlich unsere Erfahrung und die von Hülskötter & Partner maßgeblich ins Spiel. Schön an dem Konzept ist auch der „Stationsgedanke“. Damit werden typische Arbeitsabläufe „simuliert“ und dann mit den geeigneten Mitteln in die anwaltliche Praxis transformiert. Dazu gehört beispielsweise das Überführen der analogen Akte in ihr digitales Pendant, was sich sehr gut mithilfe der existierenden Werkzeuge von uns und von Hülskötter & Partner zeigen lässt.
Wann werden interessierte Anwälte in den Genuss der gemeinsamen Seminarreihe kommen?
Nach der Sommerpause wird es losgehen mit unseren Digitalisierungsseminaren, und das zunächst an drei verschiedenen Orten. Nämlich bei uns in Dresden/Radebeul am 26.9.2019, in Nordwalde bei Hülskötter & Partner am 17.10.19 und am 30.11.19 im schönen München. Auf der Anmeldeseite können sich interessierte Anwälte bereits heute für das Seminar ihrer Wahl registrieren.
Der Preis pro Seminar beläuft sich auf 500 Euro netto pro Person. Falls man sich allerdings zu dritt anmeldet, reduziert sich das Angebot auf 1.200 Euro netto, es zahlt also jeder Teilnehmer nur 400 Euro. Das sind wirklich unschlagbare Preise, wie wir finden.
Was werden die Teilnehmer Ihrer Seminare konkret lernen?
Das konkrete Ziel der Seminare lautet: Wie kann meine persönliche Digitalisierungsstrategie aussehen und welche Schritte und Maßnahmen sind für das Erreichen dieses Zieles notwendig. Hierbei werden wir auf die zahlreichen Stolperfallen und Herausforderungen hinweisen, die sich dabei ergeben können, und das stets aus der Praxis für den praktischen Einsatz in der jeweiligen Kanzlei.
Interessant an unserem Konzept ist vor allem der praktische Ansatz, denn all das, was die Teilnehmer am Vormittag lernen, können sie dann nachmittags mit unserer Hilfe anhand der eigenen Vorgaben umsetzen. Das geschieht ganz einfach durch bloßes Ausprobieren, was im Anschluss an das Seminar in der eigenen Kanzlei fortgesetzt werden kann.
Können sich die teilnehmenden Anwälte zu einem späteren Zeitpunkt bei der Umsetzung der eigenen Digitalisierungsstrategie von Ihnen helfen lassen?
Selbstverständlich. Denn selbst wenn wir viele Antworten während des Seminars beantworten können, treten im Praxisalltag immer wieder neue Fragen auf, die wir gemeinsam mit der Kanzlei beantworten können. Hierfür kommen wir sehr gerne in die betreffende Anwaltskanzlei, um die digitale Transformation bestmöglich umsetzen zu können.
Wo sehen Sie in diesem Zusammenhang die Hürden bei der digitalen Transformation vieler Anwaltskanzleien?
Eins vorab: Die Technik stellt in den allermeisten Fällen keine Hürde dar. Da kommen nämlich meist ganz andere Herausforderungen ins Spiel. Dazu gehört zum Beispiel das Bewusstsein vieler Juristen, wie sich ihre Kanzlei digital aufstellen lässt. Und was das überhaupt bringt. Aber auch die Bereitschaft, die notwendigen Schritte einzuleiten, ist nicht in allen Anwaltskanzleien gleichermaßen vorhanden.
Hinzu kommt oft die Befürchtung, dass nach der Digitalisierung der Arbeitsprozesse vieles nicht mehr wie gewohnt funktioniert. Da können wir nur sagen: Dem ist zum Glück nicht so, sondern eher das Gegenteil ist der Fall. Darüber hinaus gibt es nach wie vor viele Missverständnisse, was das Thema Digitalisierung betrifft. Aber hierfür sind wir ja da und helfen, diese abzubauen und das Verständnis zu verbessern.
Wie können Sie sicher stellen, dass auch die Kanzleimitarbeiter auf die digitale Reise mitgenommen werden?
Wir weisen in all unseren Gesprächen mit Anwälten darauf hin, dass die digitalen Transformationsprozesse nicht mithilfe einer Wasserfallmethode, also durch das reine Delegieren von oben nach unten, erfolgen kann. Denn alle Mitarbeiter sollten verstehen können, warum die Digitalisierung der Kanzlei für deren Erhalt am juristischen Markt unumgänglich ist.
Auch das Verständnis für die Konsequenzen der digitalen Transformation sollte geschärft werden. Denn nie geht es um den Wegfall von Arbeitsplätzen oder das Rationalisieren derselben, sondern immer um eine verbesserte Konkurrenzfähigkeit der Kanzlei – und damit den Erhalt der Arbeitsplätze.
Zudem sollte stets die Kommunikation rund um die Veränderungen im Vordergrund stehen, damit erst gar keine Missverständnisse oder Frustrationen entstehen können. Denn ganz wichtig ist das gemeinsame Verständnis für alle neuen Prozesse und Arbeitsabläufe, die eine digitale Kanzlei mit sich bringen. Wichtig dabei ist auch eine mögliche Neubewertung der Arbeitsplätze der Mitarbeiter, denn jede Veränderung erfordert ausreichende Freiräume. Nur so können sich alle Betroffenen mit den neuen Strukturen und Prozessen beschäftigen und identifizieren.
Der eigene Umzug in neue Räume als Auslöser für den Umzug ins Rechenzentrum
Auslöser für Herrn Günthner, ins Rechenzentrum umzuziehen, war der eigene Umzug in neue Kanzleiräume, nachdem er sich Hiller, Bartholomäus & Partner angeschlossen hatte. Denn bis zu diesem Zeitpunkt nutzten er und seine Mitarbeiter einen wartungsintensiven Kanzleiserver, wie er sagt. Hinzu kam neben der finanziellen Komponente auch eine technische, da sich der gemietete Kanzleiserver als sehr instabil erwies. Was den Kanzleibetrieb regelmäßig lahm legte, und das teilweise über Stunden hinweg. Das zehrte an den Nerven und am Geldbeutel, denn IT-Fachkräfte sind nicht gerade billig.
In dieser Zeit ergab sich ein Besuch bei den ersten Veranstaltungen von Hülskötter & Partner zum Thema Rechenzentrum für Juristen. Die dort präsentierten Informationen haben ihn relativ schnell überzeugt, den Umzug ins Rechenzentrum in Erwägung zu ziehen. Selbst wenn die monatlichen Kosten hierfür auf den ersten Blick recht hoch erschienen, wie Herr Günthner sagt. Trotzdem hat er sich für den Wechsel vom wartungsintensiven Kanzleiserver zum RZ-Server entschieden. Diesen Schritt hat er dem eigenen Bekunden nach bis heute nicht bereut, selbst wenn es eine kurze Zeit lang kleinere „Schluckaufs“ gab, die mittlerweile allesamt behoben sind.
Der Umzug ins Rechenzentrum reduzierte die Kosten für IT-Technik und Strom
Darüber hinaus bewertet Herr Günthner seine Serverinstallation im Vergleich zu denen vieler Kollegen als sehr positiv, die monatlich viel Geld für IT-Techniker und -Technik ausgeben, inklusive der weiter oben beschriebenen Ausfälle. Und, darauf weist er während des Interviews explizit hin, sind die Stromkosten durch die Auslagerung des Servers deutlich gesunken. Ein nicht zu vernachlässigender ökonomischer und ökologischer Aspekt.
Der reibungslose Umzug ins „Rechenzentrum 2.0“
Mittlerweile gehört RA Günthner zur zweiten Generation des Rechenzentrums für Juristen. Soll heißen, dass der Umzug seines Cloud-Servers in die neue RZ-Umgebung erfolgreich abgeschlossen ist. Und das erfolgte nahezu geräuschlos, wie er sagt. Zumindest hat er davon nicht viel mitbekommen.
Die meisten Dinge bei einem Einzug in das Rechenzentrum bzw. beim Umzug zu unserem neuen Rechenzentrumsanbieter, können von unseren Mitarbeitern aus dem IT-Betrieb im Hintergrund erledigt werden. Am Tag es Um- bzw. Einzugs wird es, wie bei allen Umstellungen, doch auch zu geringfügigen Verzögerungen bei der Einrichtung kommen.
Erinnern Sie sich an Ihren letzten Wohnungsumzug? Auch da ist nicht alles direkt wieder so, wie in der alten Wohnung. Wenn Sie aber ein gutes Umzugsunternehmen gebucht haben, werden Ihre Sachen ordentlich verpackt und in Ihrer neuen Wohnung schon einmal alles in den richtigen Raum gestellt. Wir sind Ihr kompetentes Umzugsunternehmen für das Rechenzentrum für Juristen.
Immer online bei Gericht und im Zug – auch das beschert das Rechenzentrum
Doch wie nutzt Herr Günthner diese neu gewonnene „Freiheit“? Nun, er arbeitet dank des Rechenzentrums mit advoware immer häufiger von Zuhause aus, aber auch via Laptop greift er bei Gericht und im Zug auf benötigte Akten und Informationen zu. Als Internetzugang kommen sein Smartphone und schnelles LTE zum Einsatz, was völlig ausreichend ist, wie er einräumt.
Für unterwegs reicht ein guter LTE Empfang zum Arbeiten im RZ aus, sollten Sie aber in der Kanzlei mit mehreren Nutzern auf das RZ Zugreifen wollen, empfehlen wir eine 50 MBit Leitung. Vor jedem Einzug machen wir bei Ihnen aber einen Speedtest und prüfen, ob Ihre Leitung vor Ort ausreicht.
Verbesserung der Kanzlei-IT in allen Bereichen
Was beeindruckt Herrn Günthner besonders an unserer RZ-Lösung? Das ist vor allem die Auslagerung des technischen Supports, der dank Hülskötter & Partner deutlich besser geworden ist im Vergleich zu vorher. Aber auch die flexible Nutzung der IT-Kanzleiumgebung von jedem Ort aus überzeugt ihn.
Darüber hinaus ist jenseits des Rechenzentrums eine technische Unterstützung so gut wie gar nicht mehr notwendig, da es die technischen Problem hauptsächlich auf der Serverseite gab, weniger mit den Endgeräten der Kanzlei. Und so läuft es gerade darauf hinaus, dass Herr Günthner neben dem RZ-Server keine weiteren nennenswerten IT-Kosten in diesem Jahr aufzuwenden hat. Vom nicht mehr existierenden Stress mit dem instabilen Kanzleiserver ganz zu schweigen. Wenn das nicht lauter gute Gründe für das Rechenzentrum für Juristen sind.
Wenn sich eine Kanzlei wie die
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