So profitieren Anwaltskanzleien von Microsoft Teams und advoware

So profitieren Anwaltskanzleien von Microsoft Teams und advoware

Nicht erst seit der Covid-19-Pandemie rückt das Thema Digitalisierung auch in Anwaltskanzleien immer mehr in den Fokus. Das betrifft zunehmend die Betreuung von Mandanten, die nicht persönlich in der Kanzlei erscheinen wollen oder können. Aus diesem Grund bietet die Kanzleianwendung advoware in der Basisversion (also ohne Aufpreis) schon eine ganze Weile eine direkte Schnittstelle zu Microsoft Teams. Damit lässt sich das Videokonferenz-Tool unmittelbar aus der Kanzleisoftware heraus nutzen.

Von spontanen Videochats bis zu geplanten Videokonferenzen – das können advoware + Teams

Das Anwendungsspektrum der Teams-Schnittstelle in advoware ist äußerst vielfältig. Das beginnt bei spontanen Videochats von Kolleg*innen und endet bei geplanten Videokonferenzen mit Mandant*innen zum aktuellen Fall.
Hierfür bietet advoware zum einen die Funktion Sofortbesprechung, die direkt aus einer Akte heraus initiiert werden kann. Damit lässt sich ein*e Kolleg*in oder Mandant*in via E-Mail zu einer Teams-basierten Videobesprechung einladen – inklusive der passenden Daten wie Aktennummer und Betreff. Die Mailnachricht enthält einen klickbaren Link, über den der Eingeladene spontan an der Besprechung via Teams teilnehmen kann.
advoware + Microsoft Teams - Spontaneinladung
Die zweite Variante, eine Videokonferenz mit einem Mandanten zu vereinbaren, ergibt sich auf Basis des advoware-Kalenders. Hierfür wird wie gewohnt ein Termin erstellt, woraus automatisch eine E-Mail inklusive einer Einladung erzeugt wird, die dem Mandanten zugestellt wird.
advoware + Microsoft Teams - Onlinebesprechung Einladung
Ein Mausklick auf die Schaltfläche „Videokonferenz starten“ Microsoft Teams und damit die gemeinsame Videobesprechung.
advoware + Microsoft Teams - Onlinebesprechung Teilnahme

Praxisvideo samt Podcast zu advoware + Microsoft Teams

Falls Sie mehr zu der Integration von Microsoft Teams in advoware wissen möchten, empfehlen wir das folgendes Praxisvideo und den Podcast, den Jennifer Hülskötter und ich aufgenommen haben.

 

So können Advoware-Kunden künftig das beA nutzen [UPD]

Update II: Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016!
Update I: Die BRAK hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis auf weiteres verschoben. Im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, was das für Sie bedeutet.beA-Logo
Wie bereits vor geraumer Zeit angekündigt, gibt es hier und heute weitere Informationen zum Thema advoware und beA, also das besondere elektronische Anwaltspostfach, über das wir schon das ein oder andere Mal berichtet haben.
Die BRAK hat mittlerweile allen Softwareherstellern, also auch der Advo-web GmbH, eine genaue Beschreibung zur Verfügung gestellt, wie sich das beA in die jeweilige Kanzleisoftware integrieren lässt. Zwar liegt noch keine vollständige und endgültige Fassung vor, allerdings stehen die Advoware-Entwickler in regelmäßigem Kontakt mit der BRAK und arbeiten mit Hochdruck an der beA-Schnittstelle.
Mithilfe eines geplanten Updates steht das beA allen advoware-Kunden zur Verfügung
Für die Anwaltschaft bedeutet die flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs vor allem die Abkehr von der papiergebundenen Arbeitsweise hin zur vollkommen digitalisierten Anwaltskanzlei. Und dabei möchten Hülskötter & Partner und die Advo-web so schnell und so mühelos wie möglich unterstützen.
Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang ist der Umstand, dass advoware schon seit vielen Jahren vielfältige Möglichkeiten der Digitalisierung von Schriftsätzen und Dokumenten bietet (Advoscan, E-Mail, EGVP-Schnittstelle, PDF-Konverter, EDA-Mahnverfahren, digitale Diktate mit Advovoice, Spracherkennung, etc.). Daher müssen advoware-Kunde lediglich alle in Papierform eingehenden Dokumente einzuscannen und in der Aktengeschichte zu speichern.
Advoware bietet eine komfortable Nutzung des beA 
Für eine bestmögliche beA-Integration in advoware sind zusätzliche Funktionen für die Optimierung der digitalen Kommunikationsprozesse in Vorbereitung, die über die Möglichkeiten des internet-basierten beA-Portals hinausgehen:

  • Die individuellen Ordnerstrukturen des beA stehen innerhalb von Advoware 1:1  zur Verfügung.
  • Eingehende Dokumente werden vollständig und automatisiert in Advoware übertragen. Dazu gehört unter anderem das Speichern der digitalen Dokumente im Dateisystem, die Zuordnung von Dateien in die Aktengeschichte, etc.
  • Nachrichten können direkt aus der Aktengeschichte heraus versandt und dort auch empfangen werden.

Die beA-Integration in Advoware funktioniert hochverschlüsselt
Ein besonders sensibler Bereich im Rahmen des Elektronischen Rechtsverkehrs auf beA-Basis ist der Datenschutz, da Rechtsanwälte einer besonderen Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Zur Einhaltung der infrage kommenden Gesetze und Regeln verwendet das beA spezielle Verschlüsselungsverfahren, die für die abhörsichere Kommunikation zwischen Kanzlei und Justizbehörden zum Einsatz kommen.
Für die Kommunikation mit den Mandanten empfehlen wir die Advoware Onlineakte. Die Verschlüsselung erfolgt hierbei auf Basis von TLS 1.2 und PFS, was einen Zugriff auf Inhalte durch Dritte unmöglich macht. Mit der Advoware Onlineakte ist zudem sichergestellt, dass freigegebenen Informationen nicht auf externen Systemen Dritter (Rechenzentren, etc.) zwischengelagert werden müssen, damit die Mandantschaft auf diese Informationen zugreifen kann.
Hinweis: Die Advoware Onlineakte entspricht heute schon dem Standard nach § 8 Abs. 1 Satz 1 BSIG und des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), den auch die gesamte Bürger-Behörden-Kommunikation und Behördenkommunikation insgesamt bis spätestens 01.07.2017 umgesetzt haben muss.
Falls Sie weitere Fragen zu beA und Advoware haben, dürfen Sie uns gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.