von Hülskötter | Sep 27, 2012 | Kanzlei-IT
Hat ein Teil Ihres Kanzleialltags mit dem aufwändigen Erfassen und Verwalten von Inkasso-Mandantschaften zu tun? Dann kommt Ihnen die folgende Rechnung bestimmt bekannt vor.
Nehmen wir an, ein neuer oder bestehender Mandant kommt zu Ihnen, da er zahlreiche säumige Kunden hat, die ihre Rechnungen entweder nicht bezahlen können oder wollen. Sagen wir, es handelt sich dabei um 25 Rechnungen, die allesamt überfällig sind und nun über Sie geltend gemacht werden sollen. Dann sieht Ihr aktueller Aufwand vermutlich wie folgt aus:
Es fallen rund 5 Minuten für das Anlegen der Akte und des Forderungskontos an sowie rund 30 Minuten für das Erstellen des vorgerichtlichen Mahnschreibens, des Mahnsbescheids, des Vollstreckungsbescheids, der Zwangsvollstreckung, etc.
Wenn Sie nun die insgesamt 35 Minuten pro Inkasso-Fall hochrechnen auf die 25 Vorgänge, ergibt sich daraus ein Aufwand, der genau 835 Minuten, also gut 14 Stunden beträgt. Das sind rund eineinhalb Arbeitstage, was Lohnkosten von etwa 200 Euro entspricht. Nur für das Anlegen und Pflegen von ein paar Inkasso-Vorgängen.
So, und nun verrate ich Ihnen, mit welchem Zeitaufwand Sie rechnen müssen, wenn Sie mithilfe unseres Zusatzmoduls Advocom Inkasso denselben Vorgang bearbeiten würden. Dank der vollautomatischen Inkasso-Abläufe und der Option, die notwendigen Mandantendaten automatisch in digitale Akten zu überführen, beträgt der gesamte Inkasso-Aufwand für 25 Akten gerade mal
5 Minuten!
Update 24.7.2018: Glauben Sie nicht?! Dann sollten Sie unbedingt mit uns Kontakt aufnehmen oder das dazu passende Video ansehen, das Ihnen den Umgang mit Advocom Inkasso kurz und knapp erläutert. Oder Sie besuchen eines unserer Webinare in der Hülskötter Kanzleiakademie, die sich mit diesem und anderen Themen beschäftigen.
von Hülskötter | Jul 2, 2012 | Kanzlei-IT
Automatisieren Sie mit dem Verfügungssystem von advoware die Inkassovorgänge Ihrer Kanzlei
Stellen Sie sich vor, ein Mandant kommt zu Ihnen – nennen wir ihn einfachheitshalber Malermeister Karl Huber -, der leider einen Kundenstamm sein eigen nennt, der sich in Sachen Zahlungsmoral als äußerst unzuverlässig darstellt. Soll heißen: Karl wartet schon seit geraumer Zeit auf seine ausstehenden Rechnungen, und aus diesem Grund konsultiert er Sie, auf dass Sie seine Schuldner dazu bringen mögen, die Außenstände zu begleichen.
Ein hierfür typischer Arbeitsablauf in einer Kanzlei, die mit einer Kanzeleisoftware wie advoware arbeitet, sieht wie folgt aus:
Die Kanzleifachangestellte legt beispielsweise 10 Akten an, für jeden Vorgang eine, erstellt das Forderungskonto, die Forderungsaufstellung inklusiv der Zinsberechnung und macht sich an die Mahnschreiben.
Das kennen Sie selbst viel besser. Je Akte erstellt sie ein vorgerichtliches Mahnschreiben, berechnet die Gebühren dazu und die Zinsen und sendet dem säumigen Schuldner die erforderlichen Dokumente zu. Die Kopien der Korrespondenz werden abgelegt und ggfs. noch in Kopie dem Mandanten zur Kenntnisnahme übersandt. Zudem legt Sie die zehn Vorgänge wieder auf Vorlage.
14 Tage später überprüft sie die Zahlungseingänge und initiiert bei noch nicht erfolgter Zahlung einen Mahnbescheid, der die Begleichung der offenen Rechnungen erwirken soll. Und weitere 30 Tage später erfolgt das Ganze nochmals, dieses Mal allerdings als Vollstreckungsbescheid. Von weiteren Maßnahmen ganz zu schweigen.
So, und jetzt sehen wir uns im Vergleich zu diesem hohen Aufwand der Einzelverfügungen das Verfügungssystem von Advoware an, das interessanterweise im Standardpaket unserer Kanzleisoftware enthalten ist, das aber gerade einmal fünf Prozent aller Advoware-Anwender einsetzen.
Nach der Aktenanlage erstellen Sie oder Ihr Sekretariat mithilfe des Verfügungssystems einen sogenannten Verfügungsblock, der all die oben beschriebenen Vorgänge – also vorgerichtliches Mahnschreiben, Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid – in einen einzigen Vorgang packt, den Sie Ihrer Mandantenakte zuordnen können.
Anschließend kümmert sich advoware vollautomatisch um die Durchführung sämtlicher Schritte wie das Erstellen zu jeweiligen Schreiben, das Überprüfen der Zahlungseingänge (und das Verbuchen derselben), das Setzen auf Wiedervorlage und das Initiieren der nächsten Stufe, falls das notwendig ist. Können Sie sich in etwa vorstellen, was das Ihrer Kanzleifachangestellten an Arbeit abnimmt? Vielleicht nutzt sie die frei gewordene Zeit ja für die Akquisition neuer Mandate?!
Jede einzelne Maßnahme eines Maßnahmenblocks lässt sich an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anpassen
Selbstverständlich können Sie dieses Verfügungssystem Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Kanzlei beliebig anpassen, sodass im Grunde jeder mögliche inkasso-relevante Vorgang, der in Ihrer Kanzlei anfällt, automatisiert werden kann. Damit sparen Sie richtig Geld und entlasten Ihr Sekretariat bestmöglich. Und falls Sie Ihr Sekretariat noch weiter entlasten wollen, hätten wir einen weiteren Tipp für Sie!
Mit unserem Zusatzmodul Advocom Inkasso können Sie nämlich die aufwändige manuelle Aktenanlage automatisieren, indem Ihnen Ihr Mandant per E-Mail, CD, USB-Stick oder Exceldatei die Angaben zu Schuldner, der Forderung und weitere benötigte Informationen übermittelt. Daraus generiert Advocom Inkasso automatisch die Akte, die Beteiligten und das Forderungskonto.
Auch hier können Sie ganz leicht rechnen: eine erfahrene Fachangestellte legt zirka 50 Akten pro Tag an, einen Standardarbeitsalltag angenommen. Dieselbe Zahl an Akten schafft Advocom Inkasso mit seiner Importfunktion in rund 15 Minuten, das ist ungefähr das 32-fache Ihrer Kanzleiangestellten!
Diese Funktionalität hat natürlich ihren Preis: so kostet Advocom Inkasso 1.000 Euro, dies umfasst allerdings eine unbegrenzt nutzbare Netzwerklizenz. Sie können Advocom Inkasso also auf sämtlichen PCs verwenden, die sich in Ihrer Kanzlei befinden. Hinzu kommen 19,50 Euro an monatlichen Programmpflegekosten. Aber gerade Kanzleien mit hohem Inkassoaufwand werden unser Zusatzmodul Advocom Inkasso sehr zu schätzen wissen – und die Investitionskosten haben sich innerhalb kürzester Zeit amortisiert. Versprochen! Ach ja, das Verfügungssystem können Sie natürlich auch in vielen anderen Referaten, z. B. Familienrecht, Verkehrsunfallrecht, Notariat und vielen Bereichen mehr einsetzen.
