von Hülskötter | Sep 28, 2015 | Interna
Als Gerhard Hülskötter 1986 seine eigene Firma gründete, hätte er sich wohl nicht träumen lassen, eines Tages ein Unternehmen zu führen, das es sich zur Aufgabe gemacht hat, jeden Tag im Dienste der Anwaltschaft und Juristen sein Know-how rund um die technische Beratung zur Verfügung zu stellen. Und das mit einem Team, das mit Fug und Recht von sich behaupten kann, die Kunden von Hülskötter & Partner
zu begeistern, zu beflügeln und zu entlasten.
Dabei stehen Anwälte und Juristen im Vordergrund, die äußerst vielfältige Ansprüche haben, die wir allesamt bestmöglich befriedigen wollen. Ob das der Rundum-Sorglos-Basisservice ist, der aus der Kanzleisoftware Advoware besteht oder die vollständige Serviceleistung namens Advozon Kanzlei-IT, dem Rechenzentrum für Juristen oder die Matrixzertifizierung der gesamten Kanzleiorganisation mit verknüpftem TÜV-Siegel – Hülskötter & Partner bieten stets das richtige Paket für Anwälte und Anwaltskanzleien.
Denn gerade in Zeiten von beA, ERV und Co. kommen Anwaltskanzleien und Juristen nicht mehr umhin, sich mit dem Digitalisieren ihrer Arbeit und ihres Tagesablaufs zu beschäftigen. Denn spätestens mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs zum 1. Januar 2016 auf Basis des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs werden Kanzleien, die heute noch mit Fax und ganz viel Papier arbeiten, ihre Arbeitsweise grundlegend umstellen müssen. Anstatt einer dicken Aktenmappe werden dann digitale Akten in den Vordergrund rücken, mit allen Konsequenzen, die daran verknüpft.
Genau an dieser Stelle kommen Hülskötter & Partner ins Spiel, wenn es darum geht, die Kanzlei vollständig zu digitalisieren, damit der Wechsel vom analogen ins digitale Zeitalter möglichst mühe- und geräuschlos gelingt. Hierfür bieten wir zahlreiche Lösungen und Produkte, die beim Übergang in die neue Zeitrechnung helfen sollen. Das sind unter anderem:
Advoscan und Advocscan Plus, zwei Zusatzpakete von Advoware, die in Kombination mit der Kanzleisoftware Anwälten und Juristen helfen sollen, die Eingangspost vollständig zu digitalisieren und die Korrespondenz darüber hinaus den richtigen Akten zuzuordnen – und das alles möglichst auf Knopfdruck.
Advozon Online-Datensicherung, unsere Antwort auf die tägliche Datenflut, die Anwälte zunehmend vor große Herausforderungen stellen. Denn Mandats- und Kanzleidaten müssen nicht nur vor Verlust geschützt, sondern auch abhörsicher aufbewahrt werden. Hierfür sind Backup-Strategien und -Mechanismen erforderlich, die im Rahmen unseres IT-Service Advozon Online-Datensicherung zum Einsatz kommen.
Mit Advozon IT-Schutz stellen wir sicher, dass eingehende Daten die technische Kanzlei-Infrastruktur nicht bedrohen können, sprich dass keine Viren, Trojaner oder andere Schadsoftware unbemerkt per E-Mail oder auf einem anderen Weg auf dem Kanzleiserver landen, um dort großen Schaden anzurichten. Dafür arbeiten Hülskötter & Partner mit einem der besten Anbieter von Anti-Malware-Anwendungen zusammen, nämlich mit der Firma Bitdefender.
Apropos Kanzlei-Infrastruktur: Wie oft hören wir von Anwälten, dass sie die Pflege ihres Kanzleiservers inklusive aller dort installierten Anwendungen wie Advoware, Microsoft Office, etc. schon oft um den Schlaf gebracht hat, da sie stets die Sorge umtreibt, dass im Falle einer technischen Störung der gesamte Kanzleibetrieb lahmgelegt wird.
Als Gegenmaßnahme empfehlen wir gerne das noch recht neue Produkt Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen. Damit legen Kanzleien die gesamte IT-Infrastruktur vertrauensvoll in die Hände von Hülskötter & Partner, ohne die Hoheit über die eigenen Kanzleidaten und die ihrer Mandanten aufzugeben. Hierfür wird eine „Kopie“ des Kanzleiservers in einem abhörsicheren Rechenzentrum installiert und unser Kooperationspartner netclusive kümmert sich um den Rest. Inklusive aller Updates und Verbesserungen, die regelmäßig erforderlich sind.
Anhand dieser wenigen Beispiele lässt sich gut erkennen, was Hülskötter & Partner mit ihrem Leitspruch „Wir begeistern, beflügeln und entlasten unser Kunden“ meinen. Und das seit fast 30 Jahren, Tag für Tag.
von Hülskötter | Mrz 10, 2014 | Matrixzertifizierung
Bei Hülskötter & Partner steht die Qualität der eigenen Arbeit an oberster Stelle der Unternehmensagenda, daher hat sich die Firma aus Nordwalde mithilfe der advozon Kanzlei Konzept gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren lassen.
Update 24.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Grund genug für das Advoblog, ein ausführliches Interview mit Gerhard Hülskötter zu führen, einer der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner. Das ist der zweite von drei Teilen, der erste steht bereits online.
Was hat sich während der Vorbereitung zur TÜV-Prüfung sonst noch verbessert?
Während der Gespräche mit den Mitarbeitern im Hinblick auf die verbesserungswürdigen Arbeitsabläufe ist uns aufgefallen, dass die interne Mitarbeiterausbildung noch nicht so rund lief, wie wir uns das gewünscht haben. Das haben wir dann im Zuge der Vorbereitungen verbessert und angepasst, wofür wir vom TÜV explizit gelobt wurden.
Aber das Thema Schulung liegt uns ohnehin schon seit langem am Herzen. So werden beispielsweise alle unsere Mitarbeiter, die Webinare und Präsentationen vor Kunden halten, regelmäßig auf weiterbildende Workshops geschickt, um deren Fertigkeiten in diesem Bereich zu verbessern. Aber auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nehmen wir sehr ernst. So haben wir einen siebenseitigen Schulungsbogen entwickelt, in dem genau drin steht, was der neue Mitarbeiter bei uns lernen und nach einer gewissen Zeit können soll.
Wie ist denn der TÜV-Prüfungstermin verlaufen?
Der war sehr gut, aber auch sehr aufwändig. So kamen zwei Herren und die Berater der advozon Kanzlei Konzept um 9 Uhr zu uns und waren den ganzen Tag damit beschäftigt, unsere Firmenorganisation sehr gründlich zu untersuchen. Dies geschah auf Basis unseres Qualitätsmanagement-Handbuchs, das wir dem TÜV vorab zur Verfügung gestellt hatten, damit sich die Prüfer auf den Termin bestmöglich vorbereiten konnten. Dieses Handbuch wurde dann mit den realen Gegebenheiten unseres Unternehmens abgeglichen, ob das auch alles so stimmt, was wir aufgeschrieben haben.
Zur Prüfung gehörte aber auch eine vollständige Betriebsbegehung, bei der sich die Herren vom TÜV ein genaues Bild von unserer Firma gemacht haben. Dazu gehörte neben dem äußeren Erscheinungsbild unserer Räume beispielsweise auch, inwieweit sensible Daten unter Verschluss gehalten werden und wie unsere Mitarbeiter bestimmte Arbeitsschritte durchführen.
Der erste Teil ging am 6. März 2014 online, der dritte und abschließende Teil am Mittwoch, den 12. März.
von Hülskötter | Mrz 6, 2014 | Matrixzertifizierung
Seit Anfang 2013 bietet Hülskötter & Partner gemeinsam mit der advozon Kanzlei Konzept eine qualitativ sehr hochwertige Matrixzertifizierung an, mit der Anwaltskanzleien ihre Kanzleiorganisation von Grund auf überprüfen und vom TÜV zertifizieren lassen können.
Zu diesem Zeitpunkt hat das Unternehmen aus Nordwalde damit begonnen, die eigene Firma für die Einzelzertifizierung vorzubereiten, was jetzt, über ein Jahr später, erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Damit kann sich Hülskötter & Partner auf die Fahnen schreiben, den höchsten Qualitätsansprüchen bei ihrer Firmenorganisation zu genügen.
Das war Grund genug, mit einem der beiden Geschäftsführer von Hülskötter & Partner ein Interview zu führen, in dem er die Beweggründe für die Zertifizierung und die Vorteile für sein Unternehmen nennt. Da es ein sehr ausführliches Interview geworden ist, wurden daraus drei Teile, die sukzessive online gehen.
Den zweiten Teil gibt es dann nächsten Montag auf diesem Blog, der dritte und abschließende Teil geht am Mittwoch, den 12. März online.
Herr Hülskötter, warum haben Sie Ihre Firma zertifizieren lassen?
Gerhard Hülskötter: Für uns war es schon immer sehr wichtig, unsere Unternehmensorganisation auf einem möglichst hohen Qualitätsniveau zu betreiben. Daher war es uns schon sehr früh klar, dass wir eines Tages die Zertifizierung durch den TÜV erlangen wollen und werden. Neben den perfekten Abläufen der Arbeitsprozesse innerhalb unserer Firma wollen wir damit eine bestmögliche Sicherheit der Arbeitsprozesse gewährleisten.
Das war einer der wesentlichen Gründe, warum wir uns schlussendlich für einen externen Datenschutzbeauftragten entschieden haben. Aber auch die Ausbildung unserer Mitarbeiter, die bei der ISO-Zertifizierung eine wichtige Rolle einnimmt, war uns schon immer ein großes Anliegen. Und diesen hohen Qualitätsstandard haben haben wir jetzt mit Brief und Siegel vom TÜV bestätigt bekommen. Ein gutes Gefühl und zugleich ein Ansporn, diesen Standard permanent zu verbessern.
Wie lange hat in etwa die Vorbereitung gedauert?
Die Erfassung sämtlicher Arbeitsprozesse und das Implementieren innerhalb der einzelnen Arbeitsgruppen war enorm aufwändig, wenngleich wir schon sehr lange unsere Arbeitsschritte so gut wie möglich dokumentieren. Das führte vor allem dazu, dass unsere Mitarbeiter ganz genau wissen, was sie im Einzelnen zu tun haben und wie sie es tun sollen.
Alles in allem haben wir für die Vorbereitung des TÜV-Prüfungstermins am 20. Februar 2014 etwa fünf bis sechs Monate benötigt. Natürlich war es nicht durchgängig acht Stunden am Tag, aber doch mit erheblichem zeitlichem Aufwand verbunden, wobei ich während der letzten sechs Wochen vor dem Prüfungstermin nichts anderes mehr gemacht habe.
Nicht zu vergessen ist dabei auch, dass die Einzelzertifizierung eine regelmäßige, sprich jährliche Überprüfung vorsieht. Das erfordert einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der uns ständig beschäftigt. Dazu gehört auch das Erreichen vorgegebener Ziele, die wir uns jedes Jahr aufs Neue stecken, und das natürlich schriftlich.
Was bringt Ihnen dieser enorme Arbeitsaufwand?
Wir haben im Vorfeld der Zertifizierung sämtliche Arbeitsschritte genauesten beleuchtet, hinterfragt und bei Bedarf angepasst, sodass unsere internen Prozesse bestmöglich ineinandergreifen und funktionieren. Dabei standen Aspekte wie die rationelle Bearbeitung der Arbeitsschritte und die eigene Erreichbarkeit für unsere Kunden im Vordergrund.
Hier möchte ich exemplarisch die Verfügbarkeit unserer Supporthotline explizit erwähnen, die bei uns ganz weit oben auf der Liste steht. So soll jeder Kunde noch am selben Tag einen Rückruf erhalten. Dafür sorgen unsere optimierten Arbeitsabläufe.
Den zweiten Teil gibt es dann nächsten Montag auf diesem Blog, der dritte und abschließende Teil geht am Mittwoch, den 12. März online.
Update 25.7.2018: Mittlerweile ist die europäische DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) in Kraft getreten. Damit erfährt das Thema Datenschutz eine enorme Wichtigkeit. Aus diesem Grund haben wir eine 10-teilige Videoserie mit den wichtigsten Fragen und Antworten rund um die DSGVO produziert. Und das passende Interview mit unserem Datenschutzbeauftragten finden Sie ebenfalls auf dem Advoblog.
