In etwas mehr als drei Wochen steht – wieder einmal – der Jahreswechsel bevor, der zahlreiche Veränderungen in advoware mit sich bringt.
Damit Sie wissen, worauf Sie bei der Umstellung von 2018 auf 2019 achten sollten, haben wir für Sie die nachfolgende Liste zusammengestellt. Am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge ausführlich darstellt.
Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden.
!! Wichtig: Starten Sie den Assistenten auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2019 !!
Folgende Funktionen von adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:
Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit „1“ beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2018 anschließen soll.
Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.
Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.
Urlaubsansprüche: Per Mausklick wird der Resturlaub von 2018 auf das Jahr 2019 übertragen.
Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.
Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü „Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.
Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen und auf § 147 AO hinweisen. Darüber hinaus gilt für die Außenprüfer der Finanzverwaltung das digitale Datenzugriffsrecht auf Ihre Buchhaltungsdaten. Advoware unterstützt die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“. Mehr Informationen dazu finden Sie unter www.gdpdu.com. Für alle weiteren Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.
Oder Sie sehen sich das folgende Video an, das wir für Sie vorbereitet haben. Darin bekommen Sie alles Wissenswerte zur Jahresumstellung von advoware in knapp 7 Minuten präsentiert. Für alle Kanzleiakademie-Flatrate-Abonnenten haben wir außerdem zum Jahreswechsel Webinare vorbereitet in denen Sie zunächst das Video zur Jahresumstellung sehen und anschließend die Möglichkeit haben unseren Dozentinnen Fragen im Chat zu stellen.
Heute hat es wohl unseren ersten Kunden erwischt! Die Rede ist vom Erpressungstrojaner Gandcrab, der seit ein paar Tagen sein Unwesen treibt. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Ransomware, die per scheinbar unauffälligem Bewerbungsschreiben auf Windows-Rechnern installiert werden soll.
Das Perfide daran: Die E-Mail sieht aus wie eine echte Bewerbung, Namen und Foto in der E-Mail sind teilweise aus dem Internet und auch zu finden. Der E-Mail ist dann eine sogenannte ZIP-Datei beigefügt, in der sich vermeintlich die Bewerberunterlagen befinden. Erst wenn dieses ZIP-Archiv entpackt und eine der beiden Dateien geöffnet wird, entfaltet der Trojaner seine zerstörerische Wirkung.
Das bedeutet konkret: Alle Dateien des betroffenen Rechners und möglicherweise auch die innerhalb desselben Netzwerks werden mit dem Trojaner infiziert, verschlüsselt und sind dann nur noch gegen die Bezahlung eines Lösegelds wieder lesbar. Die zuständigen Polizeibehörden und das Landeskriminalamt raten in solchen Fällen, erstens auf keinen Fall zu zahlen und zweitens Anzeige gegen Unbekannt zu erstatten.
Um sich bestmöglich vor solchen und anderen Angriffen zu schützen, empfehlen wir dringend folgende Dinge:
1. Sensibilisieren Sie alle Mitarbeiter und Kollegen Ihrer Kanzlei für derartige Gefahren. Vor allem der sorglose Umgang mit unbekannten E-Mails samt Anhang stellt ein potenzielles Risiko dar.
2. Sämtliche Software-Anwendungen sowie das Betriebssystem selbst sollten immer auf dem neuesten Stand sein. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass regelmäßig die vorhandenen Software-Updates für Windows und Co. auf allen Rechnern installiert werden. Insbesondere für Gandcrab raten Experten, die aktuellen Windows- und Flash-Player-Updates zu installieren. Dies soll verhindern, dass Sie beim Besuch von infizierten Webseiten Ihren Rechner infizieren. Viele bekannte Sicherheitslücken, die Ransomware wie Gandcrab nutzt, sind von Windows und Flash bereits behoben worden, müssen allerdings von den Nutzern noch installiert werden.
3. Stellen Sie unbedingt sicher, dass sämtliche Daten regelmäßig gesichert werden. So sollte einmal täglich ein Backup erstellt werden, das die Grundlage für das Zurückspielen möglicher infizierter und verschlüsselter Daten darstellt. Denn nur dann können Sie im „Worst Case“ auf einen fast aktuellen Datenbestand zurückgreifen. Falls Sie bisher noch keine Lösung für die tägliche Datensicherung einsetzen: Wir haben da etwas für Sie!
4. Zwar kann Gandgrab von vielen aktuellen Antispan-Programmen (noch) nicht entdeckt und abgewehrt werden, trotzdem ist es eine sinnvolle Maßnahme, solch ein Software-Werkzeug auf allen Rechnern zu installieren. Auch in diesem Punkt können wir Sie unterstützen. Reden Sie am besten möglichst bald mit uns. Tipp: Sollte es zu spät sein und Sie haben sich Gandcrab eingefangen, rät die Polizei Niedersachsen in ihrem Ratgeber für Internetkriminalität: Zahlen Sie die geforderte Lösegeldsumme nicht, trennen Sie Ihren Computer schnellstmöglich vom Netzwerk und erstatten Sie Anzeige.
In ziemlich genau sechs gut drei Wochen steht der Jahreswechsel bevor, der zahlreiche Veränderungen in advoware mit sich bringt .
Damit Sie wissen, worauf Sie bei der Umstellung von 2017 auf 2018 achten sollten, haben wir für Sie die nachfolgende Liste zusammengestellt. Am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge ausführlich darstellt.
Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden. Wichtig: Starten Sie den Assistenten auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2018!
Folgende Funktionen von adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:
Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit „1“ beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2017 anschließen soll.
Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.
Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.
Urlaubsansprüche: Per Mausklick wird der Resturlaub von 2017 auf das Jahr 2018 übertragen.
Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.
Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü „Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.
Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen und auf § 147 AO hinweisen. Darüber hinaus gilt für die Außenprüfer der Finanzverwaltung das digitale Datenzugriffsrecht auf Ihre Buchhaltungsdaten. Advoware unterstützt die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“. Mehr Informationen dazu finden Sie unter www.gdpdu.com.
Für alle weiteren Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.
Oder Sie sehen sich das folgende Video an, das wir für Sie vorbereitet haben. Darin bekommen Sie alles Wissenswerte zur Jahresumstellung von advoware in 3 Minuten präsentiert.
Vielleicht kennen Sie das: Sie rufen bei einer Support-Hotline an – und landen zunächst in der Warteschleife. Dann scheint man Ihnen weiterhelfen zu wollen, doch erst einmal gilt es, mithilfe der richtigen Telefontasten den passenden Support-Mitarbeiter für Ihre Anfrage zu verifizieren. Und wenn Sie dann zu einem Hotline-Mitarbeiter durchgestellt werden, weiß der womöglich noch gar nichts von Ihrem Anliegen. Hülskötter & Partner haben ihre Support-Abläufe optimiert
Sie merken es vielleicht: Das ist schon beim Lesen kein reines Vergnügen. Damit wir bei Hülskötter & Partner künftig unsere Kunden in Sachen Support-Anfragen noch besser als bisher unterstützen können, haben wir unsere internen Abläufe und Software-Werkzeuge überarbeitet und optimiert. Herausgekommen ist ein Weg, der Ihnen und uns helfen soll, Ihre Fragen schneller beantworten zu können:
1. Sie rufen wie bisher unsere Support-Hotline unter der Nummer 025 73-93 93 170 an. Hier greift sofort die erste Verbesserung: Anstatt direkt mit einem Support-Mitarbeiter verbunden zu werden, nimmt die neu geschaffene Support-Zentrale Ihren Anruf entgegen, notiert Ihr Anliegen sowie Ihre Kundendaten und weist Ihrem „Fall“ eine Ticketnummer zu.
2. Ihre Anfrage wird an unser neues, internes Computersystem übertragen, mit all den Informationen, die Sie uns mitgeteilt haben. Dort wird Ihr „Fall“ auf Basis eines ausgeklügelten Programms an den nächsten freien Support-Mitarbeiter weitergeleitet, der sich Ihren Sachverhalt genau ansieht und bereits an dieser Stelle gegebenenfalls mithilfe unserer Wissensdatenbank versucht, die passende Lösung für Sie zu finden.
3. Mit all Ihren Informationen und einer möglichen Lösung ruft Sie der Support-Mitarbeiter zurück und bespricht mit Ihnen sämtliche Schritte, die für das Beheben des missliebigen Umstands erforderlich sind. Normalerweise nimmt das nur wenige Minuten in Anspruch, und schon können Sie weiterarbeiten, da Ihre Frage/n beantwortet werden konnte/n. Und falls nicht, kümmern wir uns mit Hochdruck um eine zufrieden stellende Lösung.
Dieser neue, angepasste Ablauf soll und wird dazu führen, dass Sie nur noch einmal anrufen müssen und wir Ihr Anliegen schneller bearbeiten und lösen können. Das sorgt auf beiden Seiten für glückliche Gesichter. Insider-Tipp: Falls Sie es noch schneller und unkomplizierter wünschen, reicht eine E-Mail an uns , und schon können wir uns Ihrer Sache annehmen. Wir melden uns dann baldmöglichst bei Ihnen zurück, im besten Fall bereits mit der passenden Antwort im Gepäck. Hierzu benötigen wir folgende Daten von Ihnen: Einen Ansprechpartner und dessen Telefonnummer samt Durchwahl, die installierte Advoware-Version sowie die betreffende Modulinfo und -Nummer, zusammen mit einer kurzen Problembeschreibung. Diese Informationen können Sie mithilfe der F12-Taste in Advoware abrufen (ohne der Problembeschreibung, versteht sich). Per E-Mail oder Webseite kommen Sie noch schneller an Hilfe heran
Diese Vorgehensweise funktioniert übrigens auch mithilfe unserer Support-Webseite, auf der Sie Ihr Anliegen eintragen und uns zuschicken können. Wir melden uns dann bei Ihnen. Versprochen! Hinweis: Dieses neu geschaffene Ticketing-System, das die Anfragen unserer Kunden registriert und verwaltet, hat übrigens einen tollen Nebeneffekt: Damit werden wir im Laufe der Zeit eine umfangreiche Liste mit den häufigsten Fragen und den dazu passenden Antworten erstellen können. Diese „FAQ“ (Frequent Answers & Questions) werden wir redaktionell betreuen und unseren Kunden kostenfrei zur Verfügung stellen. Damit lassen sich häufig wiederkehrende Fragen künftig per Mausklick beantworten.
Auch an diesem Freitag dreht sich mein Wochen-Abschluss-Beitrag um das sehr lebendige advoware-Forum, das von der Entwicklerfirma von advoware, der Advo-web GmbH, betrieben und gepflegt wird. Dass sich aus den zahlreichen Kommentaren und Vorschlägen bereits eine Reihe von Verbesserungen in advoware niedergeschlagen haben, ist ja nichts Neues. Und auch der heutige „Forumseintrag der Woche“ könnte möglicherweise eine positive Auswirkung auf advoware haben.
Im konkreten Fall geht es um den Webservice „Internetmarke“ der Deutschen Post, mit dessen Hilfe Briefe vollelektronisch am eigenen Rechner frankiert werden können. Hierfür ist ein kostenloses Word-Addin notwendig, das Microsoft Word 2003, 2007 und 2010 unterstützt. Und genau dieses Addin macht wohl in Kombination mit dem 3-fach-Schachtdruck von advoware Probleme. Konkret bedeutet dies, dass sich nach dem Starten des Druckauftrags via Advoware in Verbindung mit E-Porto zusätzlich das Druckfenster von Word öffnet und erneut die Druckmenge abfragt. Dies ist natürlich lästig und sorgt bei den betroffenen Anwendern verständlicherweise für Ärger.
Umso ärgerlicher ist dieses Verhalten von E-Porto-Dokumenten, da es nur dann Probleme macht, wenn Word in Verbindung mit Advoware geöffnet wird, aber nicht, wenn man dies separat tut. Der „Störenfried“ ist offensichtlich die zugehörige Formatvorlage, mit der das E-Porto-Addin nicht klar kommt.
Daher lautet die Bitte eines Anwenders (der ich mich gerne anschließe): liebe Advo-web GmbH, könnt ihr nicht etwas für alle E-Porto-Geschädigten tun?! Danke sehr! Update: Mittlerweile bietet advoware eine kostenlose Schnittstelle zur E-Post, mit der Sie nicht nur Porto, sondern auch viel Zeit sparen können. Mehr Informationen dazu erhalten Sie im zugehörigen Blogbeitrag, auf unserer Webseite und im Videoblogartikel.
![advoware-Jahresumstellung: Darauf sollten Sie achten [Checkliste + Video]](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2015/12/advoware-assistenz-fuer-jahresumstellung-2.jpg)
Heute hat es wohl unseren ersten Kunden erwischt! Die Rede ist vom Erpressungstrojaner Gandcrab, der seit ein paar Tagen sein Unwesen treibt. Dabei handelt es sich 
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