9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 5

9 gute Gründe, warum Ihre Kanzlei (noch) digitaler werden sollte – Teil 5

Mitte April haben wir mit einem Schwerpunkt begonnen, der sich mit zwei Themen beschäftigt: Wie Anwaltskanzleien zum einen digitaler werden können und wie Hülskötter & Partner Jurist:innen und deren Angestellten andererseits dabei unterstützen können 
Im zweiten Teil dieses Mehrteilers stellen wir die wichtigsten Funktionen von advoware vor. Hierzu gehört das Verwalten von Akten, Adressen, Texten und Terminen sowie die Möglichkeiten, die advoware rund um die Themen Honorar, Buchhaltung und Inkasso bietet.   
Der dritte Teil befasst sich mit der Frage, wie unsere Kund:innen advoware mit den richtigen Handgriffen selber administrieren können. Hierfür sehen wir uns die Vertiefungskurse V2, V3 und V5 genauer an.  
Der vierte Teil zeigt, wie Kanzleien mithilfe der passenden Tools in advoware noch ein gutes Stück digitaler werden können. Die Rede ist von der Integration von Microsoft Teams in advoware, vom digitalen Postlauf und von der OnlineAkte, mit der sich die digitale Kommunikation mit der Mandantschaft auf ein neues Level hieven lässt.  
Dazu passend stellen wir zu jedem Schwerpunkt die passenden Onlineseminare vor, die helfen sollen, sich mit den jeweiligen Themen möglichst kompakt und umfassend beschäftigen zu können. Für ein bestmögliches Wissen rund um die digitale Kommunikation und mehr.  

So klappt die Finanzbuchhaltung mit advoware 

Der heutige fünfte Teil beschäftigt sich mit dem Thema Finanzbuchhaltung. Für ein tiefergehendes Studium mit den Möglichkeiten von advoware, was das Verwalten der Kanzleibuchungen und -zahlen betrifft, bieten sich die Kurse B3 und V7 an. 

Kursreihe B3: Finanzbuchhaltung in advoware 

Die Finanzbuchhaltungsvideoreihe umfasst vier Teile, die insgesamt eine Laufzeit von 5 Stunden aufweisen. In dieser Zeit lernen advoware-Anwender:innen alles, was für die Finanzbuchhaltung mit advoware notwendig ist. Dazu gehören u.a. folgende Aspekte: 

  • mit den richtigen Grundeinstellungen das advoware Finanzbuchhaltungs-Modul optimal nutzen 
  • eine ausführliche Einweisung in das Thema Standardbuchungen mit advoware 
  • das Erfassen von Sonderfällen mit der Finanzbuchhaltung von advoware 
  • das Einrichten der halbautomatischen Kontoauszugsverarbeitung sowie deren Funktionen 
  • so lassen sich die Listen und Auswertungen der Finanzbuchhaltung von advoware bestmöglich einsetzen. 

Vertiefungskurs V7: Fehler in der Finanzbuchhaltung von advoware suchen und finden 

 Gerade am Anfang schleichen sich kleinere und größere Fehler beim Umgang mit der Finanzbuchhaltung von advoware ein. Da wir unseren Kunden:innen helfen möchten, diese Fehler schnellstmöglich aufzuspüren und selbstständig zu korrigieren, haben wir den Vertiefungskurs V7 konzipiert und aufgezeichnet. Dieser Videokurs umfasst folgende Inhalte: 

  • so korrigiere ich Fehlbuchungen 
  • darum differieren der laufende Saldo und der zugehörige Kontoauszug 
  • deshalb können sich Differenzen in der Umsatzliste und Finanzbuchhaltung ergeben 
  • darum funktionieren die automatischen Abschreibungen nicht 
  • und vieles mehr. 

Mit der Flatrate am Puls der Kanzleiakademie

Sie sehen also: Der Besuch unseres Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Damit können sich bis zu 10 Mitarbeiter:innen jeden Monat rund um die Uhr selbst schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.  
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen, anmelden und die gewünschten Kurse anschauen.  
 

Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 2)

Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 2)

Vor gut einer Woche haben wir angefangen, in Form einer Miniserie die Vorzüge der Hülskötter Kanzleiakademie genauer zu beleuchten. Der erste Teil handelt von Basiskursen rund um die Kanzleiorganisation mit advoware, von der Finanzbuchhaltung und der advoware-beA-Schnittstelle.
Im heutigen zweiten Teil beschäftigen wir uns mit drei der acht aktuellen Vertiefungskurse. Deren Anliegen ist es, unseren Kund:innen eine noch fundiertere Ausbildung rund um advoware und dem zugehörigen digitalen Kanzleimanagement zu ermöglichen. Die Rede ist von den Kursen V1 (Digitale Mandatsbearbeitung mit advoware), V3 (Briefkopferstellung) sowie V7 (Fehler suchen und finden in der Finanzbuchhaltung).

Vertiefungskurs V1: Digitale Mandatsbearbeitung mit advoware

Das Thema Digitalisierung nimmt nach wie vor in zahlreichen Anwaltskanzleien nicht den Platz ein, das es verdient hätte. Denn zu mannigfaltig sind die Vorteile und Möglichkeiten, die sich einer Kanzlei eröffnen, wenn sie die täglichen Prozesse und Arbeiten elektronisch vornimmt und erledigt. Die Gründe für diese eher schleppende Umsetzung der digitalen Transformation mögen genauso vielfältig sein. So wissen wir aus den Gesprächen mit unseren Kund:innen, dass viele Anwender:innen oft vom mangelnden Vertrauen in die eigene digitale Kompetenz davon abgehalten werden.
Speziell mit dem Vertiefungskurs V1 wollen wir helfen, Anwaltskanzleien bei ihrer digitalen Transformation zu unterstützen. Denn dieses Online-Seminar beleuchtet im Detail die kommunikativen Möglichkeiten von advoware. Die Teilnehmer:innen lernen also, wie die digitale Postmappe (Postein- und ausgang) funktioniert, was es mit der Aktengeschichte auf sich hat und wie darüber hinaus die Schnittstellen zum E-Post-Dienst und zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) helfen, den digitalen Austausch mit Mandaten und Behörden zu vereinfachen. Wichtig in diesem Vertiefungskurs ist auch der Teil rund um Microsoft Teams und dessen Kollaborationsmöglichkeiten.

Vertiefungskurs V3: Briefkopferstellung

Gerade langjährige Kund:innen bedauern es ab und an, dass die Anpassung und das Erstellen eines Briefkopfs in advoware nicht durch den Supportvertrag abgegolten sind. Dabei lassen sich erforderliche Änderungen oder das neue Anlegen eines Word-Briefkopfs mit ein wenig Know-how selbstständig vornehmen. Und das kostet Sie dann gerade mal 30 Euro, nämlich die monatliche Flatrate für bis zu 10 Teilnehmer:innen.
Um die Anpassung oder Neugestaltung unseren advoware-Anwender:innen so einfach wie möglich zu machen, geben wir ihnen in Form des Vertiefungskurs V3 das notwendige Rüstzeug an die Hand. In diesem Onlinekurs zeigen wir Schritt für Schritt, wie sich bestehende Briefköpfe ändern lassen, wie man eine neue Briefkopfvorlage erstellt und einbindet und wie man darüber hinaus bestehende Briefköpfe richtig hinterlegt und in advoware integriert.

Vertiefungskurs V7: Fehler in der Finanzbuchhaltung suchen und finden

Der Vertiefungskurs V7 weist eine enge Beziehung zum Basiskurse B3 auf, den wir letzte Woche vorgestellt haben. Was wir aufgrund zahlreicher Rückmeldungen aus dem B3-Kurs und anderen Kundengesprächen wissen: Die Fehlersuche und Korrekturen im Finanzbuchhaltungsmodul von advoware sind mitunter ein mühsames Unterfangen. Daher beantwortet der Onlinekurs V7 folgende Fragen:
 

  • Wie kann ich eine Fehlbuchung korrigieren?
  • Warum stimmt der laufende Saldo nicht mehr?
  • Warum stimmt die Summen- und Saldenliste nicht?
  • Warum stimmt die Umsatzliste nicht mit der Finanzbuchhaltung überein?
  • Warum stimmt die offene Saldenliste nicht mit der Finanzbuchhaltung überein?
  • Was bedeutet der Fehler 610001002 bei der Umsatzsteuervoranmeldung?
  • und vieles mehr.
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen und die gewünschten Kurse buchen.
Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 2)

Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 1)

Die Hülskötter Kanzleiakademie soll unseren Kund:innen helfen, ihr Wissen rund um die Kanzleianwendung advoware regelmäßig zu erneuern und aufzufrischen. Denn nahezu täglich erreichen uns Telefonanrufe und E-Mail-Anfragen, die erkennen lassen, dass die fragestellenden Anwender:in leider nicht über das notwendige Wissen verfügen, advoware bestmöglich einsetzen zu können.
Um Ihnen zu helfen, Ihr Know-how rund um advoware kontinuierlich zu verbessern, starten wir heute eine kleine Serie, mit der wir einzelne Onlinekurse genauer betrachten wollen. Dazu gehören die Basiskurse genauso wie die Vertiefungs- und Workflow-Kurse. In jedem dieser Webinarsammlungen befinden sich Kurse, die wir als besonders empfehlens- und besuchenswert erachten.
Der erste Teil dieser Kanzleiakademie-Serie beschäftigt sich mit den Basiskursen B1, B3 und B6, die ein fundamentales Basiswissen zu advoware vermitteln und sich zudem mit der Finanzbuchhaltung und der beA-Schnittstelle in advoware beschäftigen.

B1 – Basiswissen rund um die Kanzleiorganisation mit advoware

Der Basiskurs B1 umfasst insgesamt vier Teile, von denen sich jeder mit einem anderen Subthema beschäftigt. Diese vier Kapitel zeigen im Detail, wie sich Akten, Adressen, Texte und Termine mit advoware anlegen und bearbeiten lassen. Danach steht also das notwendige Grundwissen bereit, das für die rudimentäre Bedienung von advoware unbedingt erforderlich ist. Allerdings bleiben wohl weitere Fragen offen. Daher empfehlen wir, auf B1 aufbauend weitere Grundkurse zu buchen. Dazu gehört zweifelsohne der Kurs B3, der sich mit dem Thema Finanzbuchhaltung in advoware eingehend auseinandersetzt.

B3 – Finanzbuchhaltung

Das advoware-Modul „Finanzbuchhaltung“ sollten Anwaltskanzleien aus verschiedenen Gründen nutzen. Zum einen kann die eigene Buchhaltung vollständig mithilfe des FiBu-Moduls von advoware erfasst und ausgewertet werden. Das erleichtert den monatlichen Datenaustausch mit dem/r Steuerberater:in, was das Steuerberaterhonorar erheblich reduzieren kann. Darüber hinaus ist unser technischer Support bei FiBu-Fragen seitens unserer Geschäftsleitung dazu angehalten, das Beantworten dieser Fragen Ihnen in Rechnung zu stellen. Thematische Fragen sind nämlich nicht durch den Supportvertrag abgegolten. Eine weitere Möglichkeit, Geld zu sparen.
Sie sehen also, der Besuch des Basiskurses B3 bringt diverse Vorteile mit sich. Ganz abgesehen davon, dass Sie Ihr Know-how rund um das Thema Finanzbuchhaltung mit advoware verbessern können. Was Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt durchaus zum Vorteil gereichen kann.
Der Basiskurs setzt sich aus vier Teilen zusammen, die folgende Unterbereiche betrachten:
– die Grundeinstellungen der FiBu-Funktion von advoware
– Buchungen und Standardfälle mit advoware erfassen
– Buchungen, Sonderfälle & halbautomatische Kontoauszugsverarbeitung erfassen
– Listen und Auswertungen verstehen und nutzen.

B6 – Das beA in Verbindung mit advoware

Das besondere elektronische Anwaltspostfach beschäftigt uns ja schon eine ganze Weile, und immer noch ranken darum zahlreiche Fragen. Das zeigt uns auch die recht hohe Besucher:innen-Frequenz des Basiskurses B6. Und das aus gutem Grund, denn mit der beA-Schnittstelle in advoware lassen sich zahlreiche Aufgaben deutlich einfacher und bequemer erledigen als mit der webbasierten beA-Seite der BRAK. Dazu gehört die Zuordnung von Dateien zur Aktengeschichte genauso wie das Einrichten der erforderlichen Signaturkarten. Gerade letzteres ist wiederum nicht durch den Supportvertrag abgedeckt, den Sie mit uns abschließen. Daraus entstünden also wieder Zusatzkosten, die Sie alleine durch den Besuch dieses Onlinekurses vermeiden können.
Zu den wichtigsten Kursinhalten zählen:

  • beA-Postfach einrichten
  • Nachrichten erstellen und verschicken
  • Nachrichten empfangen und bearbeiten
  • Stapelverarbeitung
  • Vorlagen erstellen
  • Mahnverfahren über die beA-Schnittstelle.

Der Besuch der Hülskötter Kanzleiakademie lohnt sich

Sie sehen also: Der Besuch unseres reichhaltigen Fortbildungsangebots lohnt sich auf jeden Fall – und das unter diversen Aspekten. Um Ihnen diese Entscheidung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen mit der Buchung der monatlichen Flatrate von netto 30 Euro den vollständigen Zugriff auf unsere Basis-, Vertiefungs- und Aktionskurse. Das Beste daran: Bis zu 10 Mitarbeiter:innen können sich  so mit unserer Hilfe rund um die Uhr während dieses Monats schulen. Rechnen Sie mal: Das sind im besten Fall gerade mal 3 Euro pro Anwender:in. Günstiger bekommen Sie das nirgendwo.
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen und die gewünschten Kurse buchen.

Hülskötter Kanzleiakademie: Das alles kommt noch in 2019

wissenswertes-zu-huelskoetter-kanzleiakademie-flatrateIch durfte wieder einmal ein äußerst sympathisches Interview führen, und zwar mit Monique Boie, die sich um die Hülskötter Kanzleiakademie mit all ihren Inhalten kümmert. Während dieses Gesprächs habe ich gelernt, was Hülskötter & Partner an Webinaren und Seminaren bis Ende des Jahres plant. Da sind äußert interessante Dinge dabei.

Finanzbuchhaltung in advoware: Fehler verstehen, suchen, finden und lösen

Am 18. Oktober 2019 findet zum ersten Mal das Webinar „V7 – Fehler suchen und finden in der Finanzbuchhaltung“ im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie statt (ein zweiter Termin ist für den 15.11.2019 geplant). Dieses Onlineseminar geht Fragen wie den folgenden nach:

„Warum stimmt mein Kontostand auf einmal nicht mehr?“
„Wie gehe ich im Fehlerfall bei der Suche richtig vor?“
„Was sind die gängigsten Fehler innerhalb der Finanzbuchhaltung?“

Das Webinar kann bereits mithilfe des zugehörigen Links gebucht werden. Wie üblich benötigen Sie hierfür die Flatrate der Hülskötter Kanzleiakademie.

Die advoware Onlineakte verstehen und richtig nutzen

Mit der advoware Onlineakte steht Anwaltskanzleien und Mandanten ein mächtiges Kommunikationswerkzeug zur Verfügung. Allein, die Handhabung dieser Onlineplattform stellt so manchen Anwender vor diverse Herausforderungen. Aus diesem Grund bieten wir ab November 2019 ein eigens hierfür konzipiertes Webinar an, das die Bedienung der Onlineakte ausführlich darstellt und erklärt. Damit wollen wir die Anwender und Kunden beim Einsatz dieses Tools bestmöglich unterstützen. Dazu gehören Fragen wie:

„Wie richte ich die Onlineakte für die Bedürfnisse unserer Kanzlei richtig ein?“
„Wie gebe ich die Daten für Kanzlei und Mandanten frei?“
„Mit welchen Zusatzprodukten lässt sich die advoware Onlineakte weiter ausbauen?“

advoware mobile und advoware Smartphonekalender im Einsatz

Ebenfalls ab November soll unser Onlineseminar-Angebot um ein Webinar zu den Themen advoware mobile und advoware Smartphonekalender erweitert werden. An advoware mobile arbeiten die Entwickler der Advo-web GmbH gerade mit Hochdruck, sodass davon auszugehen ist, dass bis November die überarbeitete Version dieses nützlichen Smartphone-Werkzeugs zum Download bereit steht. Wir halten Sie diesbezüglich auf dem Laufenden.

Vollzug mithilfe des Notariatsmoduls

Noch ist das advoware Notariatsmodul recht neu. Und da eine der wesentlichen und häufig nachgefragten Funktionen der automatische Vollzug ist, wird es voraussichtlich im Dezember ein eigenes Webinar dazu geben. Bis zu diesem Zeitpunkt wird das Notariatsmodul diese Funktion auch unterstützen. Inhaltlich wird sich dieses Onlineseminar auf den Automatischen Vollzug mithilfe des Notariatsmoduls fokussieren. Es wird also gezeigt, wie Sie eigene Vorlagen einrichten können, die dazu passenden Ausführungszeitpunkte definieren, welche Vorgänge zusammen gehören, und so fort. Also in gewisser Weise Projektmanagement für Notare.
Ansonsten möchte ich wie immer auf unser ausführliches Webinarangebot hinweisen, das Sie per Internetlink abrufen und darüber auch buchen können. Wir freuen uns auf Ihre rege Teilnahme an unseren Onlineseminaren. Sie wissen ja: advoware lässt sich mit dem richtigen Wissen viel besser nutzen und bedienen.
 
 
 
 

Diese Verbesserungen und Neuheiten bietet das advoware-Update 5.1 [UPD]

Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit.
Voraussichtlich am 15. Juni erscheint die neue Version advoware 5.1. Mit den neuen Funktionalitäten möchten wir Sie bei der Umsetzung der auch in Ihrer Kanzlei vorzunehmenden technisch-organisatorischen Maßnahmen und bei den Dokumentationspflichten unterstützen.
➡ Besonders schützenswerte Daten wie Bankverbindungen oder Religionszugehörigkeit werden in der Kanzleidatenbank verschlüsselt. Dies entspricht den strengen Vorgaben des Artikels 9 DSGVO.
➡ Passwörter von Mitarbeitern und Beteiligten wurden schon immer in der Kanzleidatenbank als sogenannte sichere Hashwerte abgelegt, die von Hackern nicht in Klartext entschlüsselt werden können. Auch die Passwörter für die in advoware integrierten online-Dienste wie e.Consult, Riser, GDV, drebis und Supercheck auf unseren Servern werden in dieser Form verschlüsselt. Neu in advoware 5.1 ist, dass auch die komplette Datensicherung per Option verschlüsselt im Dateisystem abgelegt werden kann..
advoware 5.1: Datensicherung
➡ Möchte sich ein Mandant für die onlineAkte anmelden, geschieht dies ab Version 5.1 mithilfe einer Freigabefunktion. Diese sorgt für eine Zwei-Faktor-Authenfizierung für noch mehr Sicherheit: Nachdem die Kanzlei einen Benutzernamen und das zugehörige Kennwort selbst vergeben hat, erzeugt der neu geschaffene Freigabedienst einen Aktivierungscode, der beim Anmelden zur onlineAkte zusätzlich eingetragen werden muss. Dies stellt sicher, dass eine unbefugte Person keinen Zugang zur onlineAkte bekommt, wenn die Kanzlei beispielsweise eine falsche E-Mail-Adresse hinterlegt hat. Damit genügt die onlineAkte in Kombination mit der von Anfang an vorhandenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung höchsten Sicherheitsstandards.
➡ Für die Funktion „Kennwort vergessen“ wird ein eigenes Portal eingerichtet, auf das advoware-Anwender ab der Version 5.1 direkt aus der Kanzleisoftware heraus zugreifen können.
➡ Sämtliche Zugriffe und Änderungen an schützenswerten personenbezogenen Daten werden protokolliert. Damit lässt sich jederzeit feststellen, welcher Mitarbeiter welche Daten zu welchem Zeitpunkt angelegt, geändert oder gelöscht hat.
➡ Verlangt ein Mandant Auskunft zu seinen gespeicherten Daten, kann per Knopfdruck ein Mustertext generiert werden (Artikel 15 DSGVO). Die zu einer Person gespeicherten personenbezogenen Daten können zudem in ein strukturiertes Format exportiert und dem Mandanten auf Verlangen zugesandt werden (Artikel 20 DSGVO).
advoware 5.1 - Tools für mehr Datenschutz
➡ In jeder Akte kann ein Aufbewahrungsdatum hinterlegt werden, nach dessen Ablauf alle Daten gelöscht werden können. Dies geschieht mithilfe des Hilfsprogramms „Akten löschen“, das mit advoware 5.1 erweitert wurde und direkt über die Programmstartleiste erreichbar ist (Artikel 17 DSGVO).
advoware 5.1 - Benutzerrechte DSGVO
 
advoware 5.1 - Akte löschen
Neben den Neuerungen zur DSGVO werden weitere Verbesserungen in advoware 5.1 Einzug halten. Das betrifft die Bereiche Finanzbuchhaltung, E-Mail-Kommunikation und Notariat.
Finanzbuchhaltung: Ganz neu lässt sich mithilfe von advoware eine ordentliche Anlagenbuchhaltung durchzuführen. Zu den neuen Funktionen gehört zudem die Option, ELSTER-relevante Meldungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder Zusammenfassende Meldung automatisch zu erstellen und an die Finanzbehörde ebenso automatisiert übermitteln zu können. Dies ist analog für die Anlagen AVEÜR (Anlagevermögen EÜR) und SZE (Ermittlung der nicht abziehbaren Schuldzinsen für Einzelunternehmen) anwendbar.
E-Mail-Kommunikation: Das in advoware integrierte E-Mail-Programm erlaubt dank des Updates eine verschlüsselte Kommunikation auf Basis von S/MIME. Auch das erhöht die Sicherheit der Kanzleikommunikation, speziell im Hinblick auf die DSGVO. Die hierfür benötigten Zertifikate lassen sich in advoware entweder global für die Kanzlei und/oder jeden einzelnen Beteiligten verwalten.
advoware 5.1 - E-Mail-Verschlüsselung
Notariat: Ab sofort beinhaltet das Modul „Notariat“ ein Grundbuchmodul, mit dem man Grundbücher vollständig erfassen kann und mit dem sämtliche Anlagen für die Veräußerungsanzeige unterstützt werden. Neu ist auch ein Immobilienrechner, mit dem diverse Kalkulationsaufgaben durchgeführt werden können.
Sobald das advoware-Update 5.1 zum Download bereit steht, werden wir Sie darüber informieren. Darüber hinaus möchten wir Sie in Kenntnis setzen, dass wir zum advoware-Update ein Webinar anbieten werden, mit dem wir sämtliche neuen Inhalte schulen. Das Webinar erfolgt im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie Flatrate kostenlos.
Übrigens: Im Zuge unserer Teilnahme an der AdvoTec 2018, die im Rahmen des Dt. Anwaltstags in Mannheim stattfindet, gewähren wir wieder einmal lukrative Rabatte. Sehen Sie am besten per Mausklick nach, wie Sie davon profitieren können.