von Hülskötter | Okt 18, 2011 | Kanzlei-IT
Ende letzter Woche habe ich bereits darüber berichtet: mit der aktuellen advoware-Version 3.118 können Sie dank der optimierten Serienbrieffunktion schon mal das Versenden Ihrer Weihnachtskarten direkt aus unserer Kanzleisoftware heraus üben. Darüber hinaus hat die Advo-web GmbH ihrem advoware-Update weitere nützliche Features verpasst. Diese betreffen vor allem die mit advoware 3.1 eingeführte Adressstruktur und die Onlineakte.
Neue/verbesserte Adressfunktionen
- erweiterte Aktenliste eines Beteiligten mit Anzeige sämtlicher verknüpften Akten und Personen
- Anzeige und Auswahlmöglichkeit aller bisherigen Verknüpfungen beim Hinzufügen eines Aktenbeteiligten
- Speicherung von Dokumenten zur Adresse
- Speicherung beliebig vieler Bankverbindungen
- Anzeige des aktuellen Lebensalters natürlicher Personen nach Eingabe des Geburtsdatums
- gesonderte Anzeige für verstorbene Personen auf der ersten Seite der Adressverwaltung und im Suchfenster nach Angabe des Todesdatums
- Anzeige der Adressnummer und des Todesdatums im Suchfenster für Beteiligte
- Rückfrage, ob eine Person im Todesfall aus allen Adressgruppen gelöscht werden soll
- eine neue Schloss-Funktion verhindert, dass Änderungen an der Adresse (Straße, PLZ, Ort) automatisch auch die Anschrift ändern
- neue Navigationsschaltflächen zum Blättern in den jeweils zuletzt aufgerufenen Adressen
- neue Datenfelder für natürliche Personen (Sterbedatum, Sterbeort, Staatsangehörigkeit, Konfession, bisherige Lebenspartnerschaften, Wirtschafts-Identifikationsnummer) und für Personenmehrheiten (Gründungsdatum, Satzungsdatum, Amtsgericht, Liquidationsdatum)
- automatische Übernahme der Versicherungsnummer eines Aktenbeteiligten mit untergeordneter Versicherung beim Einfügen in eine weitere Akte
Neue Protokollierfunktion innerhalb der Onlineakte
Ab sofort lässt sich aus der Onlineakte heraus der E-Mail-Verkehr per Mausklick protokollieren. Dazu gehören folgende Funktionen:
- E-Mail-Benachrichtigung an Mandanten
- fehlerhafter Versand von E-Mail-Benachrichtigungen
- Abruf einer E-Mail-Benachrichtigung durch den Mandanten
- E-Mail-Benachrichtigung nach Datei-Upload an den Mandanten
von Hülskötter | Jul 6, 2011 | Kanzlei-IT
Update: Mit der aktuellen Version advoware 5.1 bietet unsere Kanzleisoftware neue und verbesserte Funktionen, mit denen wir Sie bei der Umsetzung technisch-organisatorischer Maßnahmen und bei den Dokumentationspflicht noch besser unterstützen möchten.
Lange wird es nicht mehr dauern, dann steht advoware 3.1 zum Download bereit. Um die Wartezeit sinnvoll zu überbrücken, haben wir eine Miniserie zum Update gestartet, deren erster und zweiter Teil sich mit der größten Änderung beschäftigen, nämlich der völlig überarbeiteten Adressstruktur und welche Auswirkungen das mit sich bringt.
Im heutigen dritten Teil werde ich weitere Verbesserungen betrachten, ohne allerdings zu sehr im Detail darauf einzugehen. Was Sie zu Advoware 3.1 auf jeden Fall wissen sollten:
- Anwalts- und Notariatsakten können entweder wie bisher getrennt oder aber gemeinsam verwaltet, also mit einem gemeinsamen Nummerkreis geführt werden.
- Im Winword-Modul können mit Hilfe von Platzhaltern eigene Terminzettel individuell gestaltet werden.
- Anlagenverzeichnisse und Anlagenstriche lassen sich bequem einfügen. Aufmerksame Leser dieses Blogs wissen das aber ja schon.
- Stundensätze können für unterschiedliche Tätigkeiten pro Akte, Mandant, einzelnem Sachbearbeiter oder für alle Sachbearbeiter hinterlegt werden.
- Advophone unterbricht mit der Version 3.1 alle laufenden Uhren des Kanzlei-Controllings, was das Risiko einer doppelten Erfassung von Zeithonoraren deutlich reduziert.
- Zahlreiche neue Abfragen stehen mit advoware 3.1 zur Verfügung. Damit können Sie noch schneller und effizienter anhand bestimmter Kriterien in Ihren Akten suchen. Dazu gehören beispielsweise neue Filter, die Akten nach Referat, nach Sachbearbeiter, etc. ausspucken. Aber Achtung: wegen der geänderten Adressstruktur funktionieren die „alten“ Abfragen nach PLZ, Ort, etc. nicht mehr. Dafür stehen neue, adäquate Abfragen unter „Adressen“ zur Verfügung.
Weitere verbesserte Funktionen von advoware 3.1 gibt es denn bald hier auf dem Advoblog. Stay tuned…
von Hülskötter | Jun 29, 2011 | Kanzlei-IT
Update: Mit der aktuellen Version advoware 5.1 bietet unsere Kanzleisoftware neue und verbesserte Funktionen, mit denen wir Sie bei der Umsetzung technisch-organisatorischer Maßnahmen und bei den Dokumentationspflicht noch besser unterstützen möchten.
Letzte Woche habe ich bereits darüber berichtet: bald kommt das nächste Update der Kanzleisoftware Advoware auf den Markt, und ich werde bis dahin die wichtigsten Verbesserungen und Neuerungen der Version 3.1 vorstellen. Ging es letzte Woche um die komplett überarbeitete Adressstruktur von Advoware 3.1, will ich heute zeigen, wie sich das im praktischen Einsatz mit der Anwaltssoftware auswirkt.
Zunächst einmal sei gesagt, dass es innerhalb der Adress-Eingabemaske ein neues Optionsfeld mit der Bezeichnung „Natürliche Person“ gibt. Für Gesellschaften, juristische Personen, Vereine und andere Personenmehrheiten deaktivieren Sie dieses Feld. Dies gilt zum Beispiel auch für Eheleute, die zwar natürliche Personen sind, die man aber als Personenmehrheit behandeln sollte. Das betrifft ebenso Mitglieder einer Gemeinschaft, die einen besonderen Rechtsstatus hat, aber nicht parteifähig ist (z.B. Erbengemeinschaft, WEG, WG …). Das gesetzte Häkchen entscheidet übrigens darüber, welche Eingabefelder sichtbar und damit auch nutzbar sind.
Neben dieser wichtigen Neuerung gibt es weitere Verbesserungen in Sachen Adressen. Dazu gehört beispielsweise das Anlegen beliebig vieler „Kommunikationsverbindungen“ wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, URLs, etc.
Darüber hinaus können mit der Version 3.1 innerhalb der Serienbrieffunktionen ausgewählte Adressaten per Mausklick in eine Adressgruppe übernommen werden. Weiterhin ist es möglich, mehrere Beteiligtenarten, Sachbearbeiter und Referate gleichzeitig auszuwählen.
Auch gibt es mit dem Update 3.1 die Möglichkeit, einer Adresse eine beliebige Anzahl von Dokumenten zuzuordnen und diese per Mausklick zu öffnen. Dies gilt ebenfalls für mehrere Bankverbindungen, die einer Adresse hinzugefügt werden können.
Wichtig ist übrigens auch zu wissen, dass das Update keine Konvertierung der Ansprechpartner in das neue Feld „Kontaktperson“ vornimmt. Dies müssen Sie also manuell erledigen.
von Hülskötter | Jun 21, 2011 | Kanzlei-IT
Update: Mit der aktuellen Version advoware 5.1 bietet unsere Kanzleisoftware neue und verbesserte Funktionen, mit denen wir Sie bei der Umsetzung technisch-organisatorischer Maßnahmen und bei den Dokumentationspflicht noch besser unterstützen möchten.
Demnächst wird die Advoweb GmbH die Verfügbarkeit des nächsten Advoware-Updates bekannt geben. Grund genug für uns, im Detail die wichtigsten Verbesserungen aufzuzeigen. Und da die Feature-Liste rund 40 Seiten umfasst, werden wir das Ganze in Form mehrerer Teile aufbereiten. Damit Sie genau wissen, was mit Advoware 3.1 auf Sie zukommt – und was Sie davon haben.
Die wohl wesentlichste Verbesserung der nächsten Advoware-Version betrifft die Adressstrukturen. Hier hat die Advoweb ganze Arbeit geleistet, um das Verwalten von Kundendaten erheblich zu verbessern und zu vereinfachen. Denn bisher war es nicht möglich, einer bestehenden Firma einen neuen Ansprechpartner hinzuzufügen, sondern es musste jedes Mal ein neuer Datensatz angelegt werden. Dies führte zu Inkonsistenzen und anderen Nachteilen wie das Nicht-Gefunden-Werden bestimmter Kontakte per Suchfunktion und das redundante Erfassen ein und desselben Ansprechpartners, wenn dieser beispielsweise mehrere Funktionen innerhalb derselben Firma inne hat.
Dies hat natürlich teils unliebsame Folgen: so mussten beispielsweise im Falle eines Umzugs sämtliche Adresse aller beteiligten Kontakte geändert werden. Dies wird ab Erscheinen von Advoware 3.1 nicht mehr notwendig sein. Darüber hinaus führte das Verteilen von einzelnen Angestellten auf mehrere unabhängige Datensätze immer wieder zu Problemen bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen wie Mandantensalden, OP-Listen, etc. Aber auch das Löschen nicht mehr benötigter Ansprechpartner samt Datensatz gehört mit Advoware 3.1 der Vergangenheit an.
Das bedeutet zusammengefasst, dass Sie mit Erscheinen von Advoware 3.1 Stammdaten und personenbezogene Daten getrennt verwalten, im Falle eines Umzugs nur noch die neue Adresse anpassen müssen und sämtliche Ansprechpartner per Mausklick als Aktenbeteiligte zugeordnet werden können.
Und im zweiten Teil lernen Sie, wie sich diese „Adressveränderungen“ in Advoware konkret auswirken werden…
