Letzte Woche befanden wir uns wie angekündigt mit einem eigenen Stand auf der Generalversammlung der APRAXA eG, die im schönen Potsdam nahe Berlin stattgefunden hat.
Unser Auftritt dort stand unter dem Motto „Qualitätsmanagement für anspruchsvolle Juristen“.
Aus diesem Grund haben wir ausführlich über Themen wie Mitarbeiterfortbildung, die Fortbildung im Datenschutz und über Kanzleimarketing gesprochen, und das im Kontext des Qualitätsmanagements gemäß DIN EN ISO 9001:2008. Update 26.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Um es kurz zu machen: Diese Themen kamen bei den anwesenden Anwälten und Juristen sehr gut an, wenngleich wir immer wieder zu hören bekamen, dass viele Kollegen und Kolleginnen in Zeiten wie diesen vor allem „das große Ganze“ beschäftigt. Denn zahlreiche Kanzleibetreiber haben auf viele Fragen keine Antworten, wenn es um die Digitalisierung der Anwaltsbranche geht.
Die digitale Kanzlei – darauf hat Hülskötter & Partner viele Antworten
Genau aus diesem Grund machen wir uns schon seit längerem Gedanken darüber, wie wir unseren Kunden bei der Transformation von analog zu digital helfen können. Herausgekommen ist nachfolgende Infografik, die es gut beleuchtet, womit sich viele Kanzleien aktuell beschäftigen und wie wir ihnen dabei helfen können.
Wie Sie gut sehen können, tauchen in diesem Bild all die Themen auf, mit denen sich die Branche gerade intensiv beschäftigt. So stehen Aspekte wie die störungsfreie Kanzlei-IT, die mobile, papierlose und sichere Anwaltskanzlei, der elektronische Rechtsverkehr und das Kanzleimarketing im Fokus vieler Kanzleibesitzer. Weil sie wissen, dass sie nicht so weitermachen können, wie bisher.
Kanzleisicherheit und elektronischer Rechtsverkehr – nur zwei von vielen Themen
Die Gründe hierfür sind vielfältig. Ob das die immer wieder auftretenden Probleme mit dem Kanzleiserver sind oder die mangelhafte Sicherheit der eigenen und fremden Daten oder der elektronische Rechtsverkehr, der in Form des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs in großen Schritten auf die Anwaltsbranche zusteuert – viele dieser Themen brennen Anwälten und Juristen unter den Fingernägeln. Und kaum einer hat die passenden und vor allem vollumfänglichen Antworten darauf. Update 26.7.2018: Laut Beschluss der außerordentlichen Präsidentenkonferenz der BRAK am 27.6.2018 soll das beA zweistufig eingeführt werden. Seit 4.7.2018 steht die hierfür notwendige Software zum Download bereit, und ab dem 3.9.2018 soll das beA-System endgültig genutzt werden. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Update 3.9.2018:Seit heute gilt die passive Nutzungspflicht des beA!
Und da kommt Hülskötter & Partner ins Spiel. Denn wir können mit Fug und Recht und in aller Bescheidenheit behaupten, die aktuellen Themen mit unseren Produkten und Dienstleistungen gut bis sehr gut abbilden zu können. Ob das Advozon Kanzlei-IT für eine störungsfreie IT-Infrastruktur im Rechenzentrum ist oder Advozon Datensicherung für den bestmöglichen Schutz der Daten oder die papierlose und volldigitale Kanzlei mithilfe von Advoscan Plus – wir lassen Sie bei den drängendsten Herausforderungen einer zunehmend digitalisierten Anwaltsbranche nicht alleine.
Daher werden wir Ihnen in den nächsten Wochen und Monaten noch intensiver als bisher passende Lösungen und Möglichkeiten aufzeigen, mit denen Sie Ihre Kanzlei fit machen für eine digitale Kanzlei. Versprochen!
Gerhard Hülskötter über das Rechenzentrum für Juristen
Zugegeben, die Nachricht ist nicht brandneu, dürfte an Aktualität aber nichts eingebüßt haben. Die Rede ist von einem Beitrag innerhalb eines Newsletters der Rechtsanwaltskammer München aus dem letzten Jahr, in dem von anlasslosen Datenschutzprüfungen nach § 38 BDSG die Rede ist, die bei diversen Anwaltskanzleien durchgeführt wurden. Dabei wurden (und werden) zahlreichen Aspekte begutachtet, die vor allem die Kanzleiorganisation betreffen.
Hierzu zählen folgenden Themen:
das datenschutzgerechte Vernichten von Datenträgern
der Einsatz von abhörsicherer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails
der sichere Abruf von E-Mails vom Mail-Server
eine sichere IT-Infrastruktur zwischen mehreren Kanzleistandorten
die Nutzung eines sicheren E-Mail-Dienstleisters
der rechtssichere Einsatz von Google Analytics oder einem anderen Webanalyse-Dienst
die abhörsichere Verschlüsselung von online-basierten Kanzleiservices
der Einsatz von Leasing-Geräten (Drucker, Scanner, etc.)
ein datenschutzkonformes Backup-Konzept
eine Zutrittskontrolle, die diesen Namen verdient.
Beim Anblick dieser 10 Themenbereiche, die sämtliche Anwaltskanzleien aus datenschutzrechtlichen Gründen betreffen, stellt sich natürlich zwangsläufig die Frage: Würde Ihre Kanzleiorganisation solch einer Datenschutzprüfung standhalten?
Falls Sie sich nicht sicher sind, was die einzelnen Punkte zu bedeuten haben, hier noch ein, zwei nähere Erläuterungen: Zu Punkt 1 und 8: Jedes Gerät mit Speicherfunktion, das ihre Kanzlei verlässt, ist eine potenzielle Schwachstelle, da sich auf den Datenträgern mit großer Sicherheit personenbezogene Daten befinden. Ob das die defekte Festplatte ist, die von einem externen Dienstleister gerettet werden soll oder das Multifunktionsgerät mit eingebautem Speicher, das an den Leasing-Partner zurückkehrt – stets müssen Sie nachweisbar Sorge dafür tragen, dass sich auf den Geräten keinerlei Daten mehr befinden. Das betrifft übrigens auch Smartphones, die zur Reparatur versandt werden. Zu Punkt 2, 3 und 5: Alle drei Aspekte haben eines gemeinsam: den sicheren Versand Ihrer E-Mail-Kommunikation mit Ihren Mandanten, den Gerichten oder anderen Behörden. Sobald Sie nämlich vertrauliche, personenbezogene Daten per Mail versenden, und das ohne jegliche Verschlüsselung, liegen diese Daten völlig offen vor. Damit bewegen Sie sich rechtlich gesehen auf sehr dünnem Eis. Zu Punkt 4: Das Vernetzen von mehreren Standorten einer Anwaltskanzlei stellt eine große Herausforderung dar, und das im besonderen Maße unter sicherheitstechnischen Aspekten. Hierbei genügt es beispielsweise nicht, Daten über eine ungesicherte Leitung von A nach B zu transferieren. Denn ohne jede Verschlüsselung liegen die Kanzleidaten genauso offen vor wie bei einer ungesicherten E-Mail. Zu Punkt 7: In diesem Fall ist vom Einsatz des Internetprotokolls HTTPS die Rede, das ein Mindestmaß an Verschlüsselung des internet-basierten Zugangs zu diversen Kanzleidiensten gewährleistet. Services ohne HTTPS sollten auf keinen Fall eingesetzt werden. Zu Punkt 9: Ein datenschutzkonformes Backup-Konzept umfasst zahlreiche Aspekte hinsichtlich der Sicherung und Speicherung Ihrer Kanzleidaten. Das betrifft sowohl die abhörsichere Backup-Technik als auch die gesicherte Aufbewahrung der Daten.
Sie sehen also, der Weg zur datenschutzkonformen Kanzlei ist lang und steinig. Aber, und das ist die gute Nachricht, können wir Sie auf diesem Weg begleiten, wenn Sie mögen. Denn wir haben im Grunde auf all die darstellten Herausforderungen die passende Antwort respektive die richtige Lösung.
Ob das advoware Mail inklusive S/MIME für den verschlüsselten E-Mail-Verkehr ist oder Advozon Datensicherung für datenschutzkonforme Backups oder HTTPS-basierte Onlinedienste wie die advoware onlineAkte oder den Advoware Smartphonekalender – mit uns sind Sie auf der sicheren Seite. Und wenn Sie es noch sicherer und sogar TÜV-zertifiziert wollen, bietet Hülskötter & Partner mit Advozon Kanzlei-IT, dem Rechenzentrum für Juristen eine Umgebung, in der Ihre Daten so sicher wie in Fort Knox liegen. Sprechen Sie mit uns. Update 26.7.2018: Mittlerweile ist die europäische DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) in Kraft getreten, und mit ihr zahlreiche ‚Regeln, die den Datenschutz deutlich verschärft haben. Die wichtigsten Fragen und Antwort zu diesem Thema haben wir in eine 10-teilige Videoserie gepackt. Und das passende Interview mit unserem Datenschutzbeauftragten finden Sie ebenfalls auf dem Advoblog.
Nicht erst seitdem bekannt ist, dass Versicherungsunternehmen mehr und mehr dazu übergehen, Mandanten bevorzugt an ISO-zertifizierte Anwälte und Anwaltskanzleien zu vermitteln, erlangt das Thema Zertifizierung eine eigene Bedeutung.
Aus diesem Grund ermöglicht es die advozon Kanzlei Konzept teilnehmenden Kanzleien, mithilfe einer Matrixzertifizierung in den Besitz eines TÜV-Zertifikats zu kommen.
Genau diesem Gedanken folgt die Kooperation zwischen Behrschmidt & Kollegen und Hülskötter & Partner. Diese sieht vor, dass das Maklerunternehmen aus Nürnberg dem Beratungs- und Vertriebsspezialisten für IT-Services aus Nordwalde deren zertifizierten Anwälten und Kanzleien eine besondere Rabattierung der Vermögensschadenhaftpflicht gewährt. Ermöglicht wird das aufgrund eines sehr lukrativen Rahmenvertrags, der zwischen Behrschmidt & Kollegen und der R&V Versicherung besteht.
Der Advoblog hat sich aus diesem Grund mit Sascha Schwarz von Behrschmidt & Kollegen über den aktuellen Stand der Zusammenarbeit unterhalten. Schwarz ist seit 2001 ausgebildeter Versicherungskaufmann, seit 2006 Versicherungsfachwirt und arbeitete bis 2008 bei der Victoria Versicherung AG mit dem Tätigkeitsschwerpunkt Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Er ist seit 2010 bei der Behrschmidt & Kollegen Versicherungsmakler GmbH als COO aktiv. Schwarz studiert berufsbegleitend seit 2013 an der Hamburger Fernhochschule (HFH) Wirtschaftsrecht und wird diesen Studiengang voraussichtlich 2016 als Wirtschaftsjurist (LL.B.) abschließen.
Herr Schwarz, wofür steht die Firma Behrschmidt & Kollegen?
Sascha Schwarz: Wir sind ein Versicherungsmaklerunternehmen mit Sitz in Nürnberg mit zwei Schwerpunkten: Die Beratung von industriellen Firmen im Großraum Nürnberg und seit 2010 das Projekt jur.PROTECT, das sich mit dem Thema Vermögensschadenhaftpflicht beschäftigt. Obwohl es sich dabei um eine für Anwälte und Juristen verpflichtende Versicherung handelt, gibt es derzeit nur wenige Makler, die sich so intensiv wie wir mit dieser Disziplin beschäftigen. Und genau dort sehen wir unsere Fachkompetenz und unseren Mehrwert, und das bundesweit.
Wer oder was steckt hinter jur.PROTECT?
Hinter jur.PROTECT steckt der Ansatz, sich ganzheitlich um den Versicherungsschutz von Rechtsanwälten zu kümmern. Hierbei ist ein wesentlicher Bereich die Vermögensschadenshaftpflicht, für die wir mit der R&V Versicherung Sonderkonditionen vereinbart haben. Darüber hinaus kümmern wir uns um weitere versicherungstechnische Belange von Juristen. Ob Hausrat oder Brandschutz – wir wollen unsere Kunden ganzheitlich beraten und versichern. Dabei zählen Einzelanwälte genauso zu unseren Mandanten wie international aktive Anwaltskanzleien.
Wie kam die Koop mit Hülskötter & Partner zustande?
Angefangen hat diese auf der letztjährigen Hausmesse der APRAXA, mit denen sowohl wir als auch Hülskötter & Partner kooperieren. Auf dieser Veranstaltung kamen wir mit Herrn Gerhard Hülskötter ins Gespräch und haben recht schnell festgestellt, dass wir eine sehr kongruente Zielgruppe haben. Dabei entstand dann die Idee einer Zusammenarbeit, die in Verbindung mit der advozon Kanzlei Konzept und deren Matrixzertifizierung für Anwälte steht.
Was ist der wesentliche Gegenstand dieser Kooperation?
Ziel der Zusammenarbeit mit Hülskötter & Partner ist eine wesentliche Vergünstigung bei der Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung, die wir den Kunden von advozon Kanzlei Konzept anbieten können, wenn sich diese der Matrixzertifizierung anschließen. Davon profitieren dann alle: Die Kanzlei, die zertifiziert ist, das Versicherungsunternehmen, das zertifizierte Kanzleien bevorzugt und die Mandanten, die sich bei der Kanzlei sicher fühlen können. Umgekehrt erscheint uns vor allem das neue Produkt „Advozon Kanzlei-IT“ als eine sehr interessante Lösung, die wir unseren Mandanten wiederum empfehlen können. So profitieren wir und Hülskötter & Partner in verschiedene Richtungen.
Was tragen Sie zu der Kooperation bei?
Kunden von advozon Kanzlei Konzept können über unser Haus die Kosten der Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung dauerhaft um etwa 30 bis 40 Prozent reduzieren, sofern die Kanzleiorganisation Kunde von advozon Kanzlei Konzept ist und erfolgreich beim TÜV zertifiziert wurde.
Was müssen Kunden tun, um über Sie versichert zu werden?
Zum einen müssen sie Kunde von advozon Kanzlei Konzept sein und zum anderen einen zweiseitigen Fragebogen ausfüllen, mit dessen Hilfe wir bestimmte Informationen abfragen. Dazu gehören Fragen nach den Beschäftigten der Kanzlei, um welche Versicherungssumme es sich handelt, und so fort. Sofern die Kanzlei im Bereich der Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit unserem Haus zusammenarbeiten möchte, ist die Mandatierung im Rahmen eines Maklerauftrages notwendig, wodurch jedoch keine weiteren Kosten für die Kanzlei entstehen, denn – wie marktüblich – werden die Courtagen des Versicherungsmaklers direkt durch den Versicherer vergütet. Weitere Voraussetzungen sind nicht erforderlich wie zum Beispiel die Begleichung eines regelmäßigen Mitgliedsbeitrag oder ähnlichem.
Als langjähriges APRAXA-Mitglied sahen sich Klages & Kollegen aus Osnabrück aufgrund einer Neustrukturierung der Kanzlei damit konfrontiert, die Wiederaufnahme in das Anwaltsnetzwerk nur mithilfe einer ISO-Zertifizierung erreichen zu können.
So entschloss man sich nach ausführlicher Recherche bei möglichen Anbietern für die advozon Kanzlei Konzept und deren Unterstützung in Sachen QM-Zertifizierung durch den TÜV.
Im folgenden Interview stellt Reinhard Kleinheider dar, warum sich Klages & Kollegen für die advozon Kanzlei Konzept entschieden hat, wie die vorbereitenden Maßnahmen zu bewerten sind und warum die Kanzlei ohne TÜV-Prüfung an das Zertifikat herangekommen ist.
Herr Kleinheider, warum haben Sie sich zertifizieren lassen?
Reinhard Kleinheider: Als langjähriges Mitglied des Anwaltsnetzwerks APRAXA sahen wir uns aufgrund einer Neustrukturierung unserer Kanzlei mit der Situation konfrontiert, uns ISO-zertifizieren lassen zu müssen. Andernfalls wäre die Wiederaufnahme in die APRAXA nicht möglich gewesen. Da wir gerne und regelmäßig mit Rechtsschutzversicherern zusammenarbeiten und Kanzleien von der APRAXA diesen nur noch mit Zertifikat empfohlen werden, hatten wir uns dazu entschieden, uns zertifizieren zu lassen.
Warum haben Sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden?
Aufgrund eines Telefonats mit dem TÜV Nord wegen möglicher Anbieter, die uns bei der erfolgreichen ISO-Zertifizierung unterstützen können, haben wir zu unserer großen Verwunderung feststellen müssen, welche enormen Kosten auf uns zukommen. Damit war das Thema für uns im Grunde schon nicht mehr interessant.
Dann habe ich aber Kontakt mit der APRAXA aufgenommen und unsere Bedenken gegenüber den Kosten geäußert. Da wurde mir während des Telefonats die advozon Kanzlei Konzept empfohlen, und nach dem ersten Telefonat war schnell klar: Bei diesem Anbieter fühlen wir uns sicher, und auch das Preis-Leistungsverhältnis spricht für die advozon Kanzlei Konzept.
Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?
Nein, im Grunde nicht. Das hatte vor allem damit zu tun, dass unsere Kanzleiabläufe sich sehr gut mit denen deckten, wie sie vonseiten der QM-Handbücher der advozon Kanzlei Konzept vorgesehen waren und sind. Das betraf unter anderem die IT-Infrastruktur, die Aktenan- und ablage und viele Abläufe mehr.
Wir waren also schon sehr gut organisiert, sodass die erforderlichen Anpassungen an die QM-Handbücher äußerst überschaubar waren. Das hat uns auch bei der Wiederaufnahme seitens der APRAXA geholfen, da wir schon seit vielen Jahren auf eine hohe Mandantenzufriedenheit blicken können, was die APRAXA sehr zu schätzen weiß.
Wurden Ihre Erwartungen seitens der advozon Kanzlei Konzept erfüllt?
Ja, vollständig. Ob das die ersten Informationen waren oder die ersten Gespräche bis hin zum sehr guten Kostengefüge – wir sind froh, uns in die Hände der advozon Kanzlei Konzept begeben zu haben.
Wie ist die Prüfung durch den TÜV verlaufen?
Falls wir in zwei Jahren vom TÜV geprüft werden sollten, hat uns die advozon Kanzlei Konzept bereits zum jetzigen Zeitpunkt angeboten, uns zu unterstützen.
Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?
Ja, auf jeden Fall, da die erforderlichen Maßnahmen die Kanzlei dazu „anhalten“, die organisatorischen Strukturen infrage zu stellen und zu optimieren. Das betrifft sowohl die eigene Arbeitseffizienz als auch eine verbesserte Transparenz gegenüber den Mandanten und Rechtsschutzversicherern. Denn die hohen Qualitätsstandards, die mit der Zertifizierung einher gehen, werden immer wichtiger.
Werden Sie das TÜV-Siegel zu Marketingzwecken nutzen?
Ja, wir werden das TÜV-Siegel für die Außendarstellung der Kanzlei intensiv nutzen. Dazu gehört das Einbetten des Zertifikats in unsere Internetseite, aber auch der Briefkopf der Kanzlei wird mit dem TÜV-Siegel verziert. Zudem möchten wir das Siegel in unser Kanzleischild integrieren, falls das technisch machbar ist.
Während des großen Live-Events am 14. Mai 2014 in der Musterkanzlei von Hülskötter & Partner hatte ich die Gelegenheit, dieses Videointerview mit Stefan Dokters von der Sozietät bolwin dokters aus Emsdetten zu führen. Darin spricht er darüber, warum die Kanzlei den Weg der ISO-Zertifizierung gewählt hat, was das für ihr Marketing bedeutet und wie es um den Support seitens der advozon Kanzlei Konzept bestellt war.
Nicht erst seitdem bekannt ist, dass Versicherungsunternehmen mehr und mehr dazu übergehen, 
Als langjähriges