Die Kanzleisoftware advoware bietet neben zahlreichen Funktionen wie dem Anlegen und Verwalten von Akten und anderen nützlichen Dingen auch die Möglichkeit, direkt aus der Anwendung heraus permanent anfallende Schriftsätze und andere Dokumente zu erstellen und zu verarbeiten. Hierzu hat advoware eine Reihe bekannter, aber auch weniger bekannte Features in petto:
Expresstexte
Musterschriftsätze
Autotexte
Rechnungsvorlagen
Handaktenbogen
und vieles mehr.
Kommt Ihnen das in Teilen eher unbekannt vor, würden aber gerne mehr zu den textuellen Fertigkeiten und Fähigkeiten von advoware erfahren? Dann sind Sie in der advoware Kanzleiakademie genau richtig. Denn dort steht neben all den anderen Wissenskursen in Videoform ein Vertiefungskurs zur Verfügung, der sich mit der administrativen Textverarbeitung intensiv beschäftigt.
Darin lernen Sie unter anderem, wie Sie…
… Expresstexte erstellen und anpassen
… Musterschriftsätze verfassen und ändern
… Platzhalter und Stopcodes richtig nutzen
… einen Handaktenbogen festlegen und ändern
… und vieles mehr.
Also, worauf warten Sie noch?
Videokurs „V2 – Administrative Textverarbeitung“ einzeln oder per Flatrate buchen
Diese Videokurs-Reihe ist in der advoware Kanzleiakademie verfügbar, und das entweder als einmaliger Kauf zu einem Fixpreis von 35 Euro netto, oder im Rahmen der Flatrate, die das gesamte Videoangebot der Kanzleiakademie umfasst. Falls Sie sich nach dem Buchen des kostenpflichtigen Online-Videoseminars für unser monatlich verfügbares Angebot entscheiden, verrechnen wir den Videokurs „Vertiefungskurs V2 – Administrative Textverarbeitung“ zu 100 Prozent. Hinweis: Es werden bis zu 3 Kurse angerechnet.
Der nachfolgenden Szene ist ein:e Anwaltsfachangestellte:r sicherlich schon des öfteren begegnet: Da erkundigt sich die Kollegin nach der aktuellen Arbeitslast, da sie ein Anschreiben benötigt, das möglichst schnell an den Mandanten verschickt werden soll. Es geht in diesem Fall um die gerade erfolgte Urteilsverkündung.
Auf herkömmlichem Weg kann das Erstellen des zugehörigen Anschreibens schon eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Dabei geht es mit einer speziellen advoware-Funktion deutlich schneller. Diese nennt sich Expresstexte. Dahinter verbergen sich Textvorlagen, die per Mausklick blitzschnell bereitstehen. Diese lassen sich dann ohne größeren Aufwand in die schriftliche Kommunikation mit den Mandant:innen integrieren und anpassen.
Jeder Kanzleimitarbeiter kann sich mithilfe der Expresstexte-Funktion häufig benötigte Vorlagen selber zusammenstellen. Diese Textbausteine lassen sich vorab an die benötigten Beteiligtenarten, Referate und Briefkopfvorlagen anpassen, sodass sich die erforderlichen Texte per Mausklick blitzschnell aufrufen lassen und in die Konversation mit der Mandantschaft oder Behörden eingebaut werden können. Das kann von „Aktenvermerk“ bis „Vollmacht“ reichen, oder – wie in unserem Fall – für das schnelle Übersenden eines erfolgten Urteils genutzt werden.
Mit der Expresstexte-Funktion von advoware entfällt also das langwierige Formulieren eines Anschreibens, da der wesentliche Nachrichtentext per Schnellzugriff zur Verfügung steht. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in diesem einminütigen Video.
Expresstexte erstellen und per Kontextmenü blitzschnell abrufen
Das heutige Lernvideo geht der Frage nach, wie sich Expresstexte anlegen, hinterlegen und verwenden lassen, die über die zugehörige advoware-Funktion aufgerufen und einer bestimmten Akte zuordnet werden können.
Damit kann sich jede:r Kanzleimitarbeiter:in ihr/sein eigenes Kontextmenü für Anschreiben an Aktenbeteiligte im Modul „Akte bearbeiten“ zusammenstellen. Hierbei lassen sich wahlweise die Beteiligtenart, die Bezeichnung, der Speichernamen, einen abweichenden Briefkopf und das Referat auswählen. Das sorgt für ein übersichtliches Kontextmenü. Außerdem erscheinen häufig verwendete Anschreiben, die von den anderen Mitarbeitern selten oder überhaupt nicht verwendet werden, ausschließlich im eigenen Menü.
Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise: Anschreiben, die für ein ganz bestimmtes Referat benötigt werden, erscheinen nur dann im Kontextmenü, wenn der Akte auch dieses Referat zugewiesen wurde. Hierfür können Anschreiben mit einem ganz bestimmten Briefkopf verknüpft werden (z.B. private Korrespondenz), und stehen damit per Mausklick blitzschnell zur Verfügung.
Eine genaue Anleitung zum Einrichten und Verwenden dieser Funktion entnehmen Sie bitte dem folgenden Video
