Vor knapp einer Woche haben wir unsere advoware-6-Trilogie gestartet. Denn so ein maßgebliches Update wie die sechste Version der Kanzleianwendung aus dem Hause Advo-web ist mehr wert als nur ein kurzer Blogbeitrag. Daher folgt heute eine detailliertere Betrachtung der wesentlichen Neuerungen und Verbesserungen von advoware 6. Dazu gehören unter anderem neue Module wie das zum Geldwäschegesetz und dem Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht. Zudem gibt es neue und angepasste Schnittstellen, wozu die Anbindung an das EGVP/eBO und an das beBPO gehören.
GwG-Modul: Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten
Das GwG-Modul, das Anwaltskanzleien beim Aufspüren möglicher geldwäschebezogener Personen helfen soll, lässt sich per Mausklick aktivieren, und das für jedes einzelne Referat, das hierbei infrage kommt. Dann wird bei jeder Aktenanlage das GwG-Modul aktiv, sodass die erforderlichen Abfragen direkt aus advoware heraus geschehen können. Für Notariatsakten ist das GwG-Modul standardmäßig aktiviert, bei allen anderen Referaten geschieht das manuell.
Das GwG-Modul von advoware 6 lässt sich pro Referat und Mandat aktivieren
Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht
Was für das GwG gilt, findet in advoware 6 auf das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht ebenfalls Anwendung. Allerdings betrifft das hier nicht das Aufspüren von möglichen Straftaten, sondern das Regulieren von Vergütungsansprüchen im Falle von Inkassodienstleistungen. Das bezieht sich vor allem auf Kleinstforderungen in Höhe von bis zu 50 Euro. Auch hier erfolgt das Aktivieren des zugehörigen Moduls pro Referat. Damit können Kanzleimitarbeiter:innen festlegen, in welchem Umfang und welche Mandate überhaupt eine Inkassodienstleistung betreffen.
Das Modul zum Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht lässt sich in advoware 6 pro Referat und Mandat aktivieren
Neue und angepasste Schnittstellen zum EGVP/eBO, zum beBPo und zum beA
Der elektronische Rechtsverkehr soll weiter ausgebaut und verbessert werden. Daher wurden die bestehenden Systeme wie EGVP und das beBPO (besonderes elektronisches Behördenpostfach) um bestimmte Funktionen erweitert. Dazu gehört beispielsweise, dass das EGVP-Postfach für Bürger und Organisationen zum 1.11.2021 für alle verfügbar gemacht wurde. Damit soll der elektronische Datenaustausch zwischen Einzelpersonen und Gerichten beschleunigt und vereinfacht werden. Das und mehr ist ab sofort in advoware 6 vorgesehen. Das betrifft auch das beBPo, das nun direkt aus advoware heraus mithilfe einer neutralen X-Justiz-ID adressiert werden kann
Zudem wurde die beA-Schnittstelle in advoware 6 erweitert und angepasst. Das betrifft vor allem die XJustiz-Version 3.2.1, die am 31.10.2021 in Kraft getreten ist. Die hierfür notwendigen Anpassungen der beA-Schnittstelle in advoware haben unter anderem mit den Anforderungen an elektronische Dokumente zu tun. Hierbei achtet advoware 6 unter anderem auf die rechtskonforme Verwendung von Dateinamen. Dazu gehört die maximale Länge des Dateinamens, die Überprüfung aus unzulässige Zeichen im Namen und die Überprüfung der maximalen Dateigröße eines Anhangs von 60 Megabyte.
Anpassung des beA-Moduls in advoware bzgl. elektronischer Anhänge
Teil der advoware-6-Trilogie mit weiteren Details zu verbesserten Modulen und Funktionen
Im dritten und letzten Teil der advoware 6-Trilogie beschäftigen wir uns mit den neuen und verbesserten Funktionen des Gerichts- und Notariatsmoduls. Aber auch das überarbeitete Nachrichtensystem sowie das Thema „elektronische Rechnungen“ sind uns einen detaillierten Blick wert.
Mit dem offiziellen Bereitstellen des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) tritt seitens unserer Kunden vermehrt die Frage auf, wie es künftig um die Unterstützung des EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) durch Advoware bestellt ist.
Die gute Nachricht: Für unsere Advoware-Kunden ändert sich an den EGVP-Abläufen innerhalb und außerhalb von Advoware rein gar nichts!
Daran ändert auch nichts die Ankündigung, dass der Nutzersupport der EGVP-Software nur noch bis zum 31.12.2016 von der Firma Westernacher Solutions AG gewährleistet wird. Was das konkret im Falle einer technischen Störung am EGVP-Client bedeutet, werden wir in diesem Blogbeitrag sofort beantworten, sobald die Fa. Westernacher zu unserer schriftlichen Anfrage Stellung bezogen hat.
Es bleibt also festzuhalten, dass nach aktuellem Stand das EGVP und beA bis zum 31.12.2017 parallel und gleichberechtigt genutzt werden können, und EGVP unverändert direkt aus Advoware heraus. Darauf möchten wir an dieser Stelle mit allem Nachdruck hinweisen.
[Update 3.9.2018] Seit heute soll das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig nutzbar sein. In einem ersten Schritt sind alle rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Anwältinnen und Anwälte vom heutigen Tage zu einer passiven Nutzung des beA verpflichtet. Was das bedeutet und mit welchen Maßnahmen wir Sie dabei unterstützen, erfahren Sie im zugehörigen Beitrag auf unserem Advoblog. Update 26.7.2018: Laut Beschluss der außerordentlichen Präsidentenkonferenz der BRAK am 27.6.2018 soll das beA zweistufig eingeführt werden. Seit 4.7.2018 steht die hierfür notwendige Software zum Download bereit, und ab dem 3.9.2018 soll das beA-System endgültig genutzt werden. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Update II: Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016! Update I: Die BRAK hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis auf weiteres verschoben. Im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, was das für Sie bedeutet.
Mit Beginn des kommenden Jahres, also am 1. Januar 2016, sind Rechtsanwälte und -anwältinnen dazu verpflichtet, mit allen Beteiligten auf elektronischem Wege zu kommunizieren. Das bedeutet vor allem eins: Sämtliche Prozesse innerhalb einer Kanzlei, auf die das zugehörige Gesetz zutrifft, sollten vollständig digitalisiert werden.
Da dies mit erheblichen Anpassungen innerhalb der Kanzlei verbunden sein wird, stellen wir mit diesem Zweiteiler (hier geht es zu Teil 1)die Vorzüge des ERV (Elektronischer Rechtsverkehr) und des besonderen elektronischen Anwaltsfachs (beA) detailliert vor. Wir stellen den geplanten Zeitablauf dar, nennen die Vorzüge beider Verfahren, vergleichen ERV mit dem derzeit verfügbaren EGVP und zeigen, wie wir unsere Kunden mithilfe von advoware beim Umstieg auf den ERV und das beA unterstützen. EGVP versus ERV: Alt gegen neu
Wenn die Richtlinien des ERV ab dem 1.1.2016 verbindlich in Kraft treten, wird das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) an Bedeutung verlieren und eines Tages ad acta gelegt werden. Dabei wird das EGVP von einigen Bundesländern wie Brandenburg, Sachsen und Hessen bereits vollumfänglich genutzt sowie von den meisten Bundesländern zumindest teilweise unterstützt. Auch advoware bietet seit Jahren eine Schnittstelle zum EGVP. Damit lassen sich direkt aus der Kanzleisoftware heraus folgende Aufgaben erledigen:
Schriftsätze (Anträge, Dokumente, etc.) lassen sich elektronisch an Gerichte und Behörden übermitteln, und das rechtswirksam, weil abhörsicher dank einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Damit können Bürger, Rechtsanwälte und Behörden rechtsverbindlich elektronisch kommunizieren, was eine Rechtswirksamkeit in Verbindung mit einer schnellen Abwicklung, unabhängig von Büro- und Gerichtsöffnungszeiten, darstellt.
Dank eines elektronischen Zeitstempels und der damit einher gehenden Eingangsquittung erfolgt der elektronische Rechtsverkehr via EGVP fristgerecht.
All diese Vorteile soll nun das ERV samt dem beA übernehmen und damit die Zukunft des papierlosen, schnellen und rechtssicheren Austauschs von Dokumenten zwischen Anwälten, Mandanten und Gerichten/Behörden ermöglichen. Ab dem 1.1.2016 geht es schrittweise los, daher sollten Sie sich so früh wie möglich mit dem Thema ERV beschäftigen. Am besten schon heute, mithilfe unseres Zweiteilers. EGVP-Software steht nicht mehr zur Verfügung
Im Rahmen der Umstellung auf die digitalen Anwaltspostfächer wird ab dem 1.1.2016 auf der EGVP-Internetseite die sogenannte EGVP-Bürger-Client-Software nicht mehr zum Download bereitgestellt. Allerdings wird für den Austausch digitaler Dokumente zwischen Mandanten und Behörden eine eigens hierfür eingerichtete Internetseite zur Verfügung stehen. Diese funktioniert aber nur in Richtung der Behörden, eine Rückmeldung ist nicht vorgesehen. Update 3.6.15: Wie wir heute von der Advoweb GmbH erfahren haben, hat die zuständige Bund-Länder-Kommission auf ihrer 97. Sitzung beschlossen, die EGVP-Bürger-Software nicht bereits zu 1. Januar 2016, sonder erst zum 1. Oktober 2016 einzustellen. Daher steht die bisherige EGVP-Anwendung weiterhin unter www.egvp.de zur Verfügung, deren Support wird allerdings zum 1. April 2016 eingestellt.
Advoware wird für den ERV und das beA rechtzeitig vorbereitet sein
Noch stehen nicht die passenden Schnittstellen für das besondere elektronische Anwaltspostfach seitens der BRAK zur Verfügung, allerdings sind sich die Advoweb und Hülskötter & Partner einig darüber, dass advoware und ERV/beA perfekt aufeinander abgestimmt sein müssen. Damit Sie künftig Ihre digitalen Dokumente an Gerichte, Mandanten und Behörden abhörsicher und datenkonform übermitteln können.
Darüber hinaus entwickelt Hülskötter & Partner mit seinen Kooperationspartnern ergänzende technische Lösungen, die im Bereich der Digitalisierung und Archivierung angesiedelt sind und die Kanzleien bei der Umsetzung des ERV bestmöglich unterstützen sollen.
Mit dem offiziellen Bereitstellen des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs
[Update 3.9.2018] Seit heute soll das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig nutzbar sein. In einem ersten Schritt sind alle rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Anwältinnen und Anwälte vom heutigen Tage zu einer passiven Nutzung des beA verpflichtet. Was das bedeutet und mit welchen Maßnahmen wir Sie dabei unterstützen, 