von Hülskötter | Jul 2, 2012 | Kanzlei-IT
Automatisieren Sie mit dem Verfügungssystem von advoware die Inkassovorgänge Ihrer Kanzlei
Stellen Sie sich vor, ein Mandant kommt zu Ihnen – nennen wir ihn einfachheitshalber Malermeister Karl Huber -, der leider einen Kundenstamm sein eigen nennt, der sich in Sachen Zahlungsmoral als äußerst unzuverlässig darstellt. Soll heißen: Karl wartet schon seit geraumer Zeit auf seine ausstehenden Rechnungen, und aus diesem Grund konsultiert er Sie, auf dass Sie seine Schuldner dazu bringen mögen, die Außenstände zu begleichen.
Ein hierfür typischer Arbeitsablauf in einer Kanzlei, die mit einer Kanzeleisoftware wie advoware arbeitet, sieht wie folgt aus:
Die Kanzleifachangestellte legt beispielsweise 10 Akten an, für jeden Vorgang eine, erstellt das Forderungskonto, die Forderungsaufstellung inklusiv der Zinsberechnung und macht sich an die Mahnschreiben.
Das kennen Sie selbst viel besser. Je Akte erstellt sie ein vorgerichtliches Mahnschreiben, berechnet die Gebühren dazu und die Zinsen und sendet dem säumigen Schuldner die erforderlichen Dokumente zu. Die Kopien der Korrespondenz werden abgelegt und ggfs. noch in Kopie dem Mandanten zur Kenntnisnahme übersandt. Zudem legt Sie die zehn Vorgänge wieder auf Vorlage.
14 Tage später überprüft sie die Zahlungseingänge und initiiert bei noch nicht erfolgter Zahlung einen Mahnbescheid, der die Begleichung der offenen Rechnungen erwirken soll. Und weitere 30 Tage später erfolgt das Ganze nochmals, dieses Mal allerdings als Vollstreckungsbescheid. Von weiteren Maßnahmen ganz zu schweigen.
So, und jetzt sehen wir uns im Vergleich zu diesem hohen Aufwand der Einzelverfügungen das Verfügungssystem von Advoware an, das interessanterweise im Standardpaket unserer Kanzleisoftware enthalten ist, das aber gerade einmal fünf Prozent aller Advoware-Anwender einsetzen.
Nach der Aktenanlage erstellen Sie oder Ihr Sekretariat mithilfe des Verfügungssystems einen sogenannten Verfügungsblock, der all die oben beschriebenen Vorgänge – also vorgerichtliches Mahnschreiben, Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid – in einen einzigen Vorgang packt, den Sie Ihrer Mandantenakte zuordnen können.
Anschließend kümmert sich advoware vollautomatisch um die Durchführung sämtlicher Schritte wie das Erstellen zu jeweiligen Schreiben, das Überprüfen der Zahlungseingänge (und das Verbuchen derselben), das Setzen auf Wiedervorlage und das Initiieren der nächsten Stufe, falls das notwendig ist. Können Sie sich in etwa vorstellen, was das Ihrer Kanzleifachangestellten an Arbeit abnimmt? Vielleicht nutzt sie die frei gewordene Zeit ja für die Akquisition neuer Mandate?!
Jede einzelne Maßnahme eines Maßnahmenblocks lässt sich an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anpassen
Selbstverständlich können Sie dieses Verfügungssystem Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Kanzlei beliebig anpassen, sodass im Grunde jeder mögliche inkasso-relevante Vorgang, der in Ihrer Kanzlei anfällt, automatisiert werden kann. Damit sparen Sie richtig Geld und entlasten Ihr Sekretariat bestmöglich. Und falls Sie Ihr Sekretariat noch weiter entlasten wollen, hätten wir einen weiteren Tipp für Sie!
Mit unserem Zusatzmodul Advocom Inkasso können Sie nämlich die aufwändige manuelle Aktenanlage automatisieren, indem Ihnen Ihr Mandant per E-Mail, CD, USB-Stick oder Exceldatei die Angaben zu Schuldner, der Forderung und weitere benötigte Informationen übermittelt. Daraus generiert Advocom Inkasso automatisch die Akte, die Beteiligten und das Forderungskonto.
Auch hier können Sie ganz leicht rechnen: eine erfahrene Fachangestellte legt zirka 50 Akten pro Tag an, einen Standardarbeitsalltag angenommen. Dieselbe Zahl an Akten schafft Advocom Inkasso mit seiner Importfunktion in rund 15 Minuten, das ist ungefähr das 32-fache Ihrer Kanzleiangestellten!
Diese Funktionalität hat natürlich ihren Preis: so kostet Advocom Inkasso 1.000 Euro, dies umfasst allerdings eine unbegrenzt nutzbare Netzwerklizenz. Sie können Advocom Inkasso also auf sämtlichen PCs verwenden, die sich in Ihrer Kanzlei befinden. Hinzu kommen 19,50 Euro an monatlichen Programmpflegekosten. Aber gerade Kanzleien mit hohem Inkassoaufwand werden unser Zusatzmodul Advocom Inkasso sehr zu schätzen wissen – und die Investitionskosten haben sich innerhalb kürzester Zeit amortisiert. Versprochen! Ach ja, das Verfügungssystem können Sie natürlich auch in vielen anderen Referaten, z. B. Familienrecht, Verkehrsunfallrecht, Notariat und vielen Bereichen mehr einsetzen.
von Hülskötter | Jun 28, 2012 | Kanzlei-IT
Das kennen Sie bestimmt: Ein Mandant konsultiert Sie, da sich die Empfängeradresse geändert seines Schuldners geändert hat und dessen Rechnung mit dem Vermerk „Empfänger unbekannt verzogen“ zurückgekommen ist.
Wie gut, dass Sie ihm mithilfe des advoware-Zusatzmoduls „Supercheck“ bei der Adressermittlung seines unbekannt verzogener Schuldners helfen können. Dabei werden nur die Kosten berechnet, die für das Auffinden des säumigen Schuldners anfallen. Versteckte Kosten sind bei uns nämlich tabu.
Für das automatische Auffinden unbekannt verzogene Mandanten stehen Ihnen als advoware-Anwender dank der Supercheck-Funktionalität zahlreiche Vorteile zur Verfügung:
- automatisierte Übernahme der Auftragsdaten aus der elektronischen Akte heraus
- automatische Benachrichtigung bei vorliegenden Ermittlungsergebnissen
- einfache Übernahme der Ermittlungsergebnisse in die Mandantenakte
- speichern des Rechercheauftrags in die Akten-Historie
- direkter Ausdruck von gerichtsfähigen Einzelkostennachweisen
- Vermeidung einer doppelten Auftragserteilung innerhalb der Kanzlei.
Durch diese nahtlose Integration des Supercheck-Moduls in advoware kommen Sie zudem in den Genuss weiterer Vorzüge:
- professionelle Ermittlung von Adressen mittels Einwohnermeldeamtsanfrage
- das Ermittlungsergebnis ist ein gerichtsfähiger Einzelkostennachweis für die Akte
- die Erfolgsquote ist um rund 30 Prozent höher als bei herkömmlichen Verfahren zur Ermittlung unbekannt verzogener Rechnungsempfänger
- ein sehr hoher Adressbestand der Supercheck GmbH (ca. 7 Millionen Einträge)
- Abgleich über externe Auskunfts- und Konsumentendatenbanken (ca. 40 Mio. Personendaten)
- jede Adresse wird explizit auf ihre Zustellbarkeit hin überprüft.
Aber es kommt noch besser: Die Kosten für diese Serviceleistung sind im Vergleich zu anderen Methoden äußerst moderat: je nach Aufwand kostet die Recherche pro Mandant zwischen 4,70 Euro und 9,30 Euro. Hierin ist die die Einwohnermeldeamtsgebühr bereits enthalten. Weitere Kosten wie eine Monatspauschale oder ähnliche Aufwendungen fallen dabei nicht an.
Und zu guter Letzt sei noch folgender Hinweis erlaubt: advoware-Kunden können das Zusatzmodul „Supercheck“ kostenfrei innerhalb der Kanzleisoftware freischalten lassen, und das ohne Zusatzkosten. Die für die Recherche unbekannt verzogener Mandanten entstehenden Kosten werden direkt mit der advoware-Softwarefirma Advo-web GmbH über die monatlich anfallende Programmpflegekostenrechnung erhoben.
Und, ist das etwas für Sie?! Dann schreiben Sie uns am besten gleich eine E-Mail. Oder rufen Sie uns unter der Nummer 02573 93 93-0 einfach an. Wir freuen uns auf Sie!
von Hülskötter | Apr 4, 2012 | Kanzlei-IT
Update: 23.7.2018
Vielleicht setzen Sie sie ja schon ein, unsere Kanzleisoftware advoware mit all ihren Möglichkeiten. Allerdings wissen wir auch, dass es nicht nur auf den reibungslosen Einsatz der Software in Ihrer Kanzlei ankommt, sondern dass Sie noch an so mancher Stelle „der Schuh drückt“. Dazu zählen vor allem zahlreiche Fragen, mit denen Sie tagtäglich konfrontiert werden:
- Wie stelle ich sicher, dass mein gesamter Datenbestand zuverlässig und vor allem gesetzeskonform gespeichert werden kann, und das ohne größeren Aufwand? Was muss ich dabei an Vorschriften beachten?
- Wie kann ich mir sicher sein, dass eingehende E-Mails nicht virenverseucht sind und damit keine Gefahr für meine Kanzlei und deren Mailverkehr darstellen?
- Wie spreche ich meine Texte auch unterwegs ein, am besten mit meinem iPhone?
- Wie sorge ich dafür, dass die Effizienz meiner Kanzlei weiter zunimmt?
- Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiterinnen diese Fragen in Zukunft beantworten können?
Da wir wollen, dass Sie Antworten auf diese und weitere Fragen bekommen, haben wir sie eingerichtet, die Komfortzone für Juristen und haben ihr den Namen Advozon gegeben. Damit wollen wir sicher stellen, dass Sie und Ihre Kanzlei perfekt funktionieren und dass Sie in Zukunft sorgenfrei Ihren Geschäften nachgehen können.
Aus diesem Grund biete wir alles, was neben dem reibungslosen Einsatz unserer Kanzleisoftware an weiteren Dienstleistungen notwendig ist, die Ihnen das Gefühl geben: es ist alles gut. Dazu zählen im einzelnen:
Diese Advozon-Produkte können Sie allesamt bei uns buchen. Denn wir wollen vor allem eins: Dass Sie sich mit Hülskötter & Partner so richtig wohlfühlen. In unserer Komfortzone für Juristen!
von Hülskötter | Feb 20, 2012 | Kanzleimarketing
Die westfälische Stadt Münster ist unter anderem für ein großartiges Tatort-Team und sein ausgezeichnetes Fahrradwegenetz bekannt. Dass zudem aus dieser schönen Stadt an der Münstersche Aa seit über 14 Jahren energiesparende und umweltfreundliche Haustechnik kommt, ist sicherlich nur einem eingeweihten Kreis von Fachleuten und Kunden bekannt.
Denn bei Wasser- und Energiesparsysteme Dr. Detlev Kröger geht es vor allem um eins: „Frische Luft als Garant für gesundes, entspanntes und konzentriertes Arbeiten“. Aber auch die optimale Energieeffizienz durch Wärmeaustauschsysteme steht auf Dr. Krügers Agenda. Ein paar Stichworte dazu:
- Kontrollierte Wohnraumlüftung mit über 90% Wärmerückgewinnung
- Thermische Solaranlagen
- Holzpelletheizungen
- Zentralstaubsauganlagen
- Regenwassernutzungsanlagen
- Wasserspararmaturen
- Energieeinspargeräte
- Dachbegrünung
Doch was hat das Ganze mit Hülskötter & Partner zu tun? Nun, das fasst Dr. Detlev Kröger wie folgt zusammen:
„Im neuen advoware Service- und Seminarzentrum in Nordwalde haben wir eine hocheffiziente Lüftungsanlage mit Wärmerückgewinnung installiert. Damit helfen wir Hülskötter & Partner, ihre Energiekosten drastisch zu senken und ein optimales Arbeitsumfeld zu schaffen.“
Doch wie genau funktioniert diese Lüftungsanlage, die Dr. Kröger und seine Kollegen bei Hülskötter & Partner in Betrieb genommen haben? Nun, hierzu sollte man wissen, dass Niedrigenergiehäuser mit allen wirtschaftlich vertretbaren Mitteln wärmegedämmt werden, was oft zu einer hohen Gebäudedichtheit sorgt. Da im Gebäude eine Menge an Wasserdampf entsteht und gleichzeitig viel Frischluft benötigt wird, ist ein effizientes Be- und Entlüftungssystem immens wichtig.
Denn in einem Niedrigenergiehaus macht der Lüftungswärmebedarf etwa Zweidrittel des Gesamtwärmebedarfs aus. Hier besteht also erhebliches Einsparpotential von etwa 50 Prozent durch kontrollierte Wohnraumlüftung mit fast hundertprozentiger Wärmerückgewinnung. Ein hierfür benötigtes Lüftungssystem besteht aus zahlreichen Luftkanälen, die das Haus mit Frischluft versorgen. Und aus Räumen, in der oft verbrauchte Luft entsteht, werden die schlechte Gerüche einfach abgesaugt.
Und was verspricht sich Dr. Kröger von der Installation seiner Lüftungsanlage im advoware Service- und Seminarzentrum? Nun, das weiß er laut eigenem Bekunden selbst noch nicht so genau, außer, dass er sich nach Inbetriebnahme der Anlage ein Bild vor Ort machen wird, um dann entscheiden zu können, in welchem Umfang eine Kooperation mit Hülskötter & Partner in Frage kommt. Na, wir werden sehen…
