advoware 5: Mittels neuer Kommunikationszentrale beA, E-POST und E-Mails steuern [Update]

advoware 5: Mittels neuer Kommunikationszentrale beA, E-POST und E-Mails steuern [Update]

[Update 3.9.2018] Seit heute soll das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig nutzbar sein. In einem ersten Schritt sind alle rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Anwältinnen und Anwälte vom heutigen Tage zu einer passiven Nutzung des beA verpflichtet. Was das bedeutet und mit welchen Maßnahmen wir Sie dabei unterstützen, erfahren Sie um zugehörigen Beitrag auf unserem Advoblog.
Seit dem 7. November 2017 kommen 500 erste advoware-Kunden in den Genuss der runderneuerten fünften Version unserer Kanzleisoftware. Mit advoware 5 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen zur Verfügung, von denen hier die Rede sein soll. Den Anfang macht das neue Modul „Elektronische Kommunikation“, das die Bereiche „E-Mail“, „beA“ und „E-POST“ umfasst.

NEU: Integrierte beA-Schnittstelle: die zentrale beA-Anlaufstelle

Mithilfe der neuen beA-Funktionen können innerhalb von advoware beA-Nachrichten empfangen und versendet werden, darüber hinaus lassen sich die Nachrichten mit Hilfe einiger Einstellungen automatisiert in der Aktengeschichte ablegen. Zudem können aus dem advoware-Postausgang mittels Stapelverarbeitung einzelne oder mehrere vorbereitete beA‑Nachrichtenentwürfe, Mahnanträge oder sonstige Dokumente versendet werden.

Nützliche Funktionen der advoware-beA-Schnittstelle

  • advoware unterscheidet persönliche und globale Kanzleipostfächer, was die Verwaltung der beA-Postfächer erleichtert. Hierbei können Sie genau festlegen, welche advoware-Benutzergruppen welche Kanzleikonten verwenden dürfen.
  • Dank der vollständigen Integration des beA in advoware können Sie alle oder einzelne beA-Ordner aus Ihrem beA-Postfach abonnieren.
  • Einfacher Zugriff auf die Dokumente aus der Aktengeschichte aus der beA-Nachricht heraus
  • Dokumente können über die Stapelverarbeitung im Postausgang direkt über beA versendet werden, wenn für das Dokument die Versendungsart „EGVP/beA“ ausgewählt wurde.
  • Praktisch ist auch die Möglichkeit, die in advoware erstellen Mahnbescheide direkt an das beA-Postfach zu übergeben und diese direkt versenden zu können.
  • Über die beA-Schnittstelle in advoware können Sie das beA auch auf Terminalservern verwenden.

Damit Ihnen die Einrichtung und der Einstieg in die Nutzung der beA-Schnittstelle in advoware schnell gelingt, haben wir für Sie ein paar Videos vorbereitet:

 

 

NEU: Integriertes E-Mail-Programm: alle Mails im Blick

Mit Erscheinen von Version 5 verfügt advoware über eine vollfunktionsfähige E-Mail-Software, die direkt in den Workflow der Kanzleisoftware integriert ist. Ebenso wie die beA-Konten, sind auch die E-Mail Konten in die elektronische Kommunikation integriert und so können hier sämtliche elektronische Nachrichten empfangen und versendet werden können. Das betrifft also die gesamte E-Mail-, beA- und E-POST-Kommunikation.

Besonderheiten von advoware Mail

advoware Mail bietet unter anderem folgende Funktionen und Vorteile:

  • Integration von E-Mails in die Aktengeschichte und den Postein-/Ausgang ohne Umwege
  • Erstellung von Vorlagen/Mustertexten
  • Verwendung von Platzhaltern und Autotexten
  • Zuordnung von Anhängen zur Aktengeschichte
  • Wiedervorlagen und Aufgaben direkt beim Lesen und Schreiben
  • automatische Identifizierung der zugehörigen Akten anhand des Betreff-Aktenzeichens
  • direkter Zugriff auf die Rechtevergabe von advoware
  • abonnieren einzelner oder aller E-Mail-Ordner

Wie Sie den E-Mail Client in advoware 5 einrichten, zeigen wir Ihnen in einem kurzen Video:

 

VERBESSERT: Integrierte E-POST-Schnittstelle mit wesentlich erweiterten Funktionen

Im Zuge der neuen Kommunikationszentrale von advoware wurde die E-POST-Schnittstelle ebenfalls erweitert. Wie bisher lassen sich Schriftsätze im PDF-Format direkt aus dem Postausgang via E-POST versenden. Neu ist aber, dass ab sofort beliebig viele Anhänge via E-POST verschickt werden können, dass Sie Ihren E-POST Posteingang nun auch direkt in der elektronischen Kommunikations(zentrale) empfangen können und über ein neues Versendeverfahren, wurde der Versand mehrerer E-POST-Nachrichten wesentlich verbessert.
Lesetipp: Der nächste advoware-5-Blogbeitrag handelt von der erweiterten Aktengeschichte und der überarbeiteten Ordnerstruktur.

advoware 5 hilft Anwälten, volldigital zu kommunizieren [Live-Event und -Webinar]

advoware 5 hilft Anwälten, volldigital zu kommunizieren [Live-Event und -Webinar]

Das Thema beA-Schulungen wird uns eine ganze Weile begleitenUpdate II (07.09.2017): Die hohe Nachfrage nach unseren Webinaren hat uns überwältigt und wir freuen uns über das rege Interesse an advoware 5. Gerne bieten wir deswegen unseren Kunden und Interessenten einen dritten Webinartermin an. Bitte melden Sie sich hier an. 


Update (06.09.2017): Auf Grund der hohen Nachfrage haben wir einen zusätzlichen Webinartermin für Sie zur Verfügung gestellt. Melden Sie sich deshalb gerne für den Ausweichtermin an.


Vielleicht haben Sie es schon gehört oder gelesen: advoware 5 wurde als sogenannter Release Candidate bei ausgewählten Anwaltskanzleien installiert, auf dass sie die neueste Version unserer Kanzleisoftware ausführlich testen und einsetzen im juristischen Alltag.
Die bisherigen Rückmeldungen stimmen uns sehr zuversichtlich, dass unsere Kunden mit advoware 5 das perfekte Werkzeug an die Hand bekommen, um die Herausforderungen einer digitalen Anwaltsbranche bestens meistern zu können.

Die neue „Kommunikationszentrale“ von advoware 5 vereint beA, E-POST & Co.

Damit die digitale Kommunikation zwischen der Anwaltskanzlei einerseits und Behörden, Berufskollegen sowie Mandanten andererseits optimal funktioniert, hat die Advo-web der nächsten Version von advoware eine neue Kommunikationszentrale spendiert. Damit behalten unsere Kunden den schriftlichen Austausch via beA, E-POST und Co. umfassend im Blick, ohne zwischen verschiedenen Mail-Programmen hin- und herwechseln zu müssen.
Denn neben der Integration einer beA- und E-POST-Schnittstelle wird advoware 5 auch einen eigenen E-Mail-Client aufweisen, der den gesamten Mailverkehr der Kanzlei steuert und mit advoware auf unterschiedlichen Ebenen vereint. So „landen“ eingehende E-Mails automatisch in der zugehörigen Alte, und die Verknüpfung sämtlicher Nachrichten mit der Aktengeschichte erfolgt ebenso automatisiert. Das spart viel Zeit und schafft neue Freiräume für eine noch bessere Betreuung der Mandanten.

Kommen Sie nach Nordwalde oder besuchen Sie unser Online-Seminar

Wir wären nicht die Firma Hülskötter, wenn wir unsere Kunden, aber auch interessierte Anwälte und Anwältinnen, nicht höchstpersönlich mit den wesentlichen Neuheiten von advoware 5 in Sachen Elektronischer Rechtsverkehr vertraut machen würden. Daher möchten wir Sie auf drei verschiedenen Wegen dazu einladen, als eine der ersten Anwender die Verbesserungen und neuen Funktionen von advoware 5 kennenzulernen.
Live-Event in Nordwalde: Sie kommen am 13. September 2017 von 15 bis 17 Uhr in unsere Musterkanzlei nach Nordwalde, um sich mit eigenen Augen und Ohren von advoware 5 und seiner Kommunikationszentrale selbst zu überzeugen. Das Ganze kostet Sie keinen Cent, und für Ihr leibliches Wohl sorgen wir ebenfalls. Darüber hinaus können Sie mit dem anwesenden Team direkt Ihre Fragen und Anregungen besprechen.
Zur Veranstaltung können Sie sich über unser Online-Buchungstool anmelden. Dieses erreichen Sie über die blaue Schaltfläche am linken Rand Ihres Monitorbildes. Geben Sie zunächst die Anzahl der teilnehmenden Personen an. Wählen Sie dann unter „Leistung wählen“, „Veranstaltungen“ die Infoveranstaltung „Die digitale Kanzlei“. Ihre Anmeldung schließen Sie mit Angabe der Kanzleidaten ab.
Kostenfreies Live-Webinar: Falls Sie die weite Reise nach Nordwalde scheuen oder am 13.9. keine Zeit haben, dürfen Sie gerne an unserem exklusiven Live-Webinar teilnehmen, das ebenfalls kostenfrei ist und am 14. September 2017 von 14 bis 15 Uhr stattfindet. Auch während dieser 60 Minuten haben Sie die Möglichkeit, uns Ihre Fragen mithilfe der Chat-Funktion zu stellen.
Melden Sie sich direkt für das Webinar per Mausklick an
Persönliches Beratungsgespräch: Es kommen beide Optionen für Sie nicht infrage, da Sie lieber eine ganz persönliche Onlineberatung in Anspruch nehmen wollen? In diesem Fall sind wir ausschließlich für Sie da. Sie bestimmen die Länge und den Interaktionsgrad, wie Sie das gerne möchten.
Nehmen Sie hierzu bitte über das Online-Buchungstool mit uns Kontakt auf, das Sie über die blaue Schaltfläche erreichen, die sich am linken Rand Ihres Monitorbildes befindet.

Das erwartet Sie in Nordwalde, im Webinar oder während der Onlineberatung

Doch was erwartet Sie während der drei möglichen Angebote? Nun, wir planen folgende Themenschwerpunkte, die je nach Veranstaltungstyp unterschiedlich detailliert ausfallen:
Die elektronische Kommunikationszentrale in advoware

  • Die beA-Integration in advoware: Versand/Empfang von Nachrichten sowie deren Integration in die Aktengeschichte
  • Der advoware-eigene E-Mail-Client: Integration von E-Mails in der jeweiligen Akte; Automatisierung der OP-Verwaltung
  • Die E-Post-Schnittstelle: Einsparpotentiale; Integration in die digitale Akte

Weitere geplante Themen

Wir glauben, da ist für jeden unserer Kunden das richtige Angebot dabei. Schließlich möchten wir erreichen, dass unsere Kunden sagen können: „Ja, die Firma Hülskötter hilft uns, mit der Digitalisierung unserer Branche Schritt zu halten und diese bestmöglich in unserer Kanzlei umzusetzen!“.

AdvoTec-Video: "Das Interesse an beA in advoware ist sehr groß!" [Update]

AdvoTec-Video: "Das Interesse an beA in advoware ist sehr groß!" [Update]

[Update 3.9.2018] Seit heute soll das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig nutzbar sein. In einem ersten Schritt sind alle rund 160.000 in Deutschland zugelassenen Anwältinnen und Anwälte vom heutigen Tage zu einer passiven Nutzung des beA verpflichtet. Was das bedeutet und mit welchen Maßnahmen wir Sie dabei unterstützen, erfahren Sie um zugehörigen Beitrag auf unserem Advoblog.
Update: Die BRAK hat in ihrem Newsletter vom 13.07.2017 mitgeteilt, dass die Herstellerschnittstelle freigegeben ist. Für die volle Funktionsfähigkeit der beA-Schnittstelle benötigen die Software-Hersteller allerdings noch ein Herstellerzertifikat. Daher wartet die Advo-web GmbH – wie alle anderen Hersteller auch – noch auf die Zustellung dieses Zertifikat seitens der BRAK. Sobald wir mehr dazu wissen, erfahren Sie es hier auf diesem Blog.
Anlässlich der AdvoTec 2017, die letzte Woche in Essen im Rahmen des 68. Deutschen Anwaltstages stattfand, habe ich dieses Interview geführt. Darin spricht Gerhard Hülskötter über die Highlights der Messe aus Hülskötter-Sicht, also über die Integration der beA-Schnittstelle in die Kanzleisoftware advoware, über die Vorteile der E-POST-Schnittstelle von advoware und über andere Themen.
Dabei hob er unter anderem hervor, dass das Thema beA in Essen sehr im Vordergrund stand, da viele Kunden und Messebesucher ein großes Interesse daran zeigten. Der steigenden Nachfrage am besonderen elektronischen Anwaltspostfach begegnet die Advo-web GmbH, dem Hersteller von advoware, mit der vollständigen Integration des beA in advoware. Wie sich auf der Messe zeigte, konnte die Advo-web als eine der ersten Kanzleisoftware Anbieter ihre Kanzleisoftware mit der integrierten beA-Schnittstelle ausstatten.
Mit dabei waren auch Neuerungen in anderen Bereichen der elektronischen Kommunikation, wie zum Beispiel die neue E-Mail-Schnittstelle in advoware und die Verbesserungen der E-POST-Integration in die Kanzleisoftware der Advo-web. Das nächste advoware-Update wird mit Spannung erwartet. Insbesondere ob bis dahin alle noch offenen Fragen zwischen der BRAK und den Softwareherstellern geklärt werden können und die beA-Schnittstelle dann endgültig freigegeben werden kann.

Die Kooperation zwischen Verlag C.H. Beck und Advo-web trägt erste Früchte

Als ganz besonderes Highlight nannte Gerhard Hülskötter die Integration von beck-oline in advoware, die aufgrund einer exklusiven Kooperation zwischen dem Verlag C.H. Beck und der Advo-web realisiert werden konnte. Damit steht ebenfalls mit dem kommenden advoware-Update ein hilfreiches Recherchetool direkt in der Kanzleisoftware zu besonders günstigen Konditionen bereit.
Ebenfalls spannend ist die Anbindung des E-POST-Dienstes der Deutschen Post an advoware. Daraus ergeben sich laut Herrn Hülskötter zahlreiche Vorteile, wie die geringeren Portokosten, die digitale Erreichbarkeit von Mandanten und die vollständige Integration in advoware, was die Prozessabläufe in einer Kanzlei deutlich verbessert. So gibt es bereits erste Kanzleien, die dank advoware und E-POST ihre Kosten im sechsstelligen Bereich reduzieren konnten.

Kanzleien empfiehlt Gerhard Hülskötter, das Thema Datensicherheit sehr ernst zu nehmen

Natürlich wollte ich auch gerne wissen, was die Firma Hülskötter als Kanzleiexperte Anwälten und Juristen in Sachen Datensicherheit empfiehlt. Schließlich hört und liest man dieser Tage immer wieder über Trojaner-Angriffe. Die Botschaft seitens Gerhard Hülskötter ist eindeutig:

Wem das insgesamt zu viel Aufwand bereitet, den lädt Herr Hülskötter ein, in das Rechenzentrum für Juristen umzuziehen.
Tja, und den Rest des Interviews sehen Sie sich am besten selbst an. Na dann: Film ab!
 

Interview mit Jennifer Hülskötter: "Wir kommen unserer Vision vom Fullservice-Anbieter für Anwaltskanzleien näher"

Jennifer Hülskötter von Hülskötter & PartnerMit Jennifer Hülskötter betritt ein weiteres Mitglied der Familie Hülskötter die IT-Bühne. Denn die Tochter von Geschäftsführer und Gründer Gerhard Hülskötter zeichnet seit dem 1. Dezember 2015 für die Bereiche Marketing und Organisation verantwortlich. Dabei kommt sie ursprünglich aus einer ganz anderen Ecke, wie sie selber sagt:
„Eigentlich bin ich Biologin mit einem Schwerpunkt in Bioinformatik. In meiner Masterarbeit hatte die Bioinformatik einen großen Anteil, ich habe also eine sehr gute Basisausbildung und einen guten Zugang zur IT.
Familienbedingt gibt es zudem eine große Nähe zu Hülskötter & Partner, und in der Vergangenheit habe ich ja schon öfter mal ‚hineingeschnuppert‘. Als dann die Frage kam, ob ich Lust hätte, für Hülskötter & Partner zu arbeiten, lag die Antwort ziemlich nahe.“
Konzeptionelle Stärken, projekt- und teamorientiert – das ist Jennifer Hülskötter
Aufgrund ihres Studiums kennt Frau Hülskötter zudem akademisches, also projektorientiertes, konzeptionelles und teamgebundenes Arbeiten. Damit bringt sie ideale Voraussetzungen für ihre Aufgaben bei Hülskötter & Partner mit. Zudem war und ist Jennifer Hülskötter in der Firma ihres Vaters keine Unbekannte, was die Einarbeitung ins Team sehr erleichtert hat.
Doch was muss man sich genau unter ihrer Positionsbezeichnung „Marketing & Organisation“ vorstellen? Nun, ihre Aufgaben bezeichnet Frau Hülskötter selbst als umfang- und abwechslungsreich:
„Zu meinen ersten Aufgaben gehörte es, ein komplett neues ERP- und CRM-System einzuführen, das uns helfen soll, Kunden künftig noch besser und gezielter betreuen zu können. Daneben obliegt mir die Planung und Umsetzung einer Veranstaltungsreihe, die wir  gemeinsam mit der Deutschen Post AG durchführen. Dabei steht vor allem die Einführung der E-POST-Schnittstelle in Advoware im Vordergrund, was für Anwaltskanzleien zahlreiche Vorteile bringt.  
Das andere große Projekt ist die Advoliga, deren Einführung und Aufbau mir übertragen wurde. Dabei kümmere ich mich um das Verdrahten aller Beteiligten, um die notwendigen Werbemaßnahmen und das Marketing. Aber auch um interne, organisatorische Aufgaben kümmere ich mich bei Bedarf.“
Und was macht Jennifer bisher am meisten Spaß? „Das Team hier ist klasse, und natürlich die Möglichkeit, mich entfalten, eigene Ideen entwickeln und mein Know-how einbringen zu können, finde ich toll. Insbesondere das selbständige Arbeiten, wie es in unserer Firmenphilosophie verankert ist, liegt mir sehr.
Schließlich ist es mein erklärtes Ziel, mich eines Tages in der Geschäftsleitung von Hülskötter & Partner wiederzufinden. Aber natürlich begeistern mich unsere anspruchsvollen Kunden, die täglich neue Herausforderungen an mich und das ganze Team stellen.“
„Das Potential der Advoliga begeistert mich – und andere Beteiligte!“
Darüber hinaus hat Jennifer Hülskötter ihre ganz konkreten Vorstellungen, wie sich ihre Arbeit auf den Gesamterfolg von Hülskötter & Partner positiv niederschlagen wird. „Der Aufbau der Advoliga wird mittel- bis langfristig mein primäres Ziel sein. Bis Ende des Jahres soll die Basisstruktur stehen, danach geht es um eine kontinuierliche Verbesserung des Netzwerks und der Kooperationen.
Das Potential der Advoliga begeistert mich und andere Beteiligte, sodass wir aus diesem Anwaltsnetzwerk etwas ganz Besonderes machen werden, von dem alle profitieren. Neben dem Marketingaspekt bietet die Advoliga für Anwälte eine erstklassige Möglichkeit, ihr Team schwerpunktmäßig im Bereich Marketing, IT-Sicherheit und Organisation auszubilden. Mit einem Wort: zukunftssicher zu machen. Darauf freue ich mich!“
Mit dem Eintritt der neuen Generation geht Hülskötter & Partner einen weiteren Schritt vom Kanzleisoftware-Dienstleister zum Beratungsunternehmen für Juristen. Damit kommt das Unternehmen aus Nordwalde seiner Vision vom „Fullservice-Anbieter für Anwaltskanzleien“ einen großen Schritt näher.

Jetzt anmelden: So funktionieren E-POST und Advoware im Verbund [Upd]

E-POST ist ab sofort in Advoware integriert
Vor gut einem Monat haben wir über die exklusive Kooperation berichtet, die Hülskötter & Partner mit der Deutschen Post AG in Sachen E-POST eingegangen sind. Für alle, die sich damit noch nicht beschäftigt haben, die wichtigsten Infos dazu in aller Kürze:

  • Mit der in Advoware integrierten E-POST-Schnittstelle lässt sich die gesamte Kanzleikorrespondenz direkt aus Advoware heraus digital versenden und empfangen. Dabei steht die Verschlüsselung der Datentransportwege an oberster Stelle, was ganz im Sinne der zunehmenden digitalen, sicheren Kommunikation der Anwaltsbranche ist (Stichwort: beA!)

So, damit wären Sie auf dem aktuellen Stand. Und falls Sie noch mehr wissen wollen und Ihre Fragen aus erster Hand beantwortet haben wollen, kommt hier die gute Nachricht: Ab dem 7. Juni gehen Mitarbeiter des E-POST-Service und von Hülskötter & Partner gemeinsam auf Reisen, um bis zur Sommerpause in insgesamt sieben Städten ausführlich über die Vorzüge und Voraussetzungen der E-POST-Advoware-Allianz zu sprechen.
Im Einzelnen finden die Infoveranstaltungen an folgenden Orten statt:
7. Juni, Oberhausen
9. Juni, Münster
21. Juni, Köln
5. Juli, Frankfurt/Main
6. Juli, Leipzig
19. Juli, München
20. Juli, Stuttgart
Update: Jetzt ist auch die Agenda online, die Sie zu sehen bekommen, sobald Sie sich für das Event in Ihrer Nähe anmelden wollen. Zusammengefasst erwarten Sie als Teilnehmer folgende Themen:

  • So lässt sich der juristische Workflow mithilfe der E-POST-Dienstleistung optimieren
  • So profitieren Sie von Advoware 4.1 und der neuen integrierten E-Mail-E-POST-Funktion

Alle weiteren Informationen zu den E-POST-Advoware-Info-Events finden Sie auf der extra dafür eingerichteten Internetseite. Dort können Sie sich auch direkt für eines der Veranstaltungen in Ihrer Nähe anmelden.
Selbstverständlich halten wir Sie hinsichtlich weiterer Termine nach der Sommerpause auf dem Laufenden. Und über die Veranstaltungen berichten wir exklusiv. Und aus München sogar life und und in Farbe!