von Hülskötter | Mai 30, 2018 | Kanzlei-IT
Update: Seit dem 3. Juli steht advoware 5.1 zum Download bereit.
Voraussichtlich am 15. Juni erscheint die neue Version advoware 5.1. Mit den neuen Funktionalitäten möchten wir Sie bei der Umsetzung der auch in Ihrer Kanzlei vorzunehmenden technisch-organisatorischen Maßnahmen und bei den Dokumentationspflichten unterstützen.
➡ Besonders schützenswerte Daten wie Bankverbindungen oder Religionszugehörigkeit werden in der Kanzleidatenbank verschlüsselt. Dies entspricht den strengen Vorgaben des Artikels 9 DSGVO.
➡ Passwörter von Mitarbeitern und Beteiligten wurden schon immer in der Kanzleidatenbank als sogenannte sichere Hashwerte abgelegt, die von Hackern nicht in Klartext entschlüsselt werden können. Auch die Passwörter für die in advoware integrierten online-Dienste wie e.Consult, Riser, GDV, drebis und Supercheck auf unseren Servern werden in dieser Form verschlüsselt. Neu in advoware 5.1 ist, dass auch die komplette Datensicherung per Option verschlüsselt im Dateisystem abgelegt werden kann..
➡ Möchte sich ein Mandant für die onlineAkte anmelden, geschieht dies ab Version 5.1 mithilfe einer Freigabefunktion. Diese sorgt für eine Zwei-Faktor-Authenfizierung für noch mehr Sicherheit: Nachdem die Kanzlei einen Benutzernamen und das zugehörige Kennwort selbst vergeben hat, erzeugt der neu geschaffene Freigabedienst einen Aktivierungscode, der beim Anmelden zur onlineAkte zusätzlich eingetragen werden muss. Dies stellt sicher, dass eine unbefugte Person keinen Zugang zur onlineAkte bekommt, wenn die Kanzlei beispielsweise eine falsche E-Mail-Adresse hinterlegt hat. Damit genügt die onlineAkte in Kombination mit der von Anfang an vorhandenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung höchsten Sicherheitsstandards.
➡ Für die Funktion „Kennwort vergessen“ wird ein eigenes Portal eingerichtet, auf das advoware-Anwender ab der Version 5.1 direkt aus der Kanzleisoftware heraus zugreifen können.
➡ Sämtliche Zugriffe und Änderungen an schützenswerten personenbezogenen Daten werden protokolliert. Damit lässt sich jederzeit feststellen, welcher Mitarbeiter welche Daten zu welchem Zeitpunkt angelegt, geändert oder gelöscht hat.
➡ Verlangt ein Mandant Auskunft zu seinen gespeicherten Daten, kann per Knopfdruck ein Mustertext generiert werden (Artikel 15 DSGVO). Die zu einer Person gespeicherten personenbezogenen Daten können zudem in ein strukturiertes Format exportiert und dem Mandanten auf Verlangen zugesandt werden (Artikel 20 DSGVO).
➡ In jeder Akte kann ein Aufbewahrungsdatum hinterlegt werden, nach dessen Ablauf alle Daten gelöscht werden können. Dies geschieht mithilfe des Hilfsprogramms „Akten löschen“, das mit advoware 5.1 erweitert wurde und direkt über die Programmstartleiste erreichbar ist (Artikel 17 DSGVO).
Neben den Neuerungen zur DSGVO werden weitere Verbesserungen in advoware 5.1 Einzug halten. Das betrifft die Bereiche Finanzbuchhaltung, E-Mail-Kommunikation und Notariat.
Finanzbuchhaltung: Ganz neu lässt sich mithilfe von advoware eine ordentliche Anlagenbuchhaltung durchzuführen. Zu den neuen Funktionen gehört zudem die Option, ELSTER-relevante Meldungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder Zusammenfassende Meldung automatisch zu erstellen und an die Finanzbehörde ebenso automatisiert übermitteln zu können. Dies ist analog für die Anlagen AVEÜR (Anlagevermögen EÜR) und SZE (Ermittlung der nicht abziehbaren Schuldzinsen für Einzelunternehmen) anwendbar.
E-Mail-Kommunikation: Das in advoware integrierte E-Mail-Programm erlaubt dank des Updates eine verschlüsselte Kommunikation auf Basis von S/MIME. Auch das erhöht die Sicherheit der Kanzleikommunikation, speziell im Hinblick auf die DSGVO. Die hierfür benötigten Zertifikate lassen sich in advoware entweder global für die Kanzlei und/oder jeden einzelnen Beteiligten verwalten.
Notariat: Ab sofort beinhaltet das Modul „Notariat“ ein Grundbuchmodul, mit dem man Grundbücher vollständig erfassen kann und mit dem sämtliche Anlagen für die Veräußerungsanzeige unterstützt werden. Neu ist auch ein Immobilienrechner, mit dem diverse Kalkulationsaufgaben durchgeführt werden können.
Sobald das advoware-Update 5.1 zum Download bereit steht, werden wir Sie darüber informieren. Darüber hinaus möchten wir Sie in Kenntnis setzen, dass wir zum advoware-Update ein Webinar anbieten werden, mit dem wir sämtliche neuen Inhalte schulen. Das Webinar erfolgt im Rahmen der Hülskötter Kanzleiakademie Flatrate kostenlos.
Übrigens: Im Zuge unserer Teilnahme an der AdvoTec 2018, die im Rahmen des Dt. Anwaltstags in Mannheim stattfindet, gewähren wir wieder einmal lukrative Rabatte. Sehen Sie am besten per Mausklick nach, wie Sie davon profitieren können.
![advoware 5: Mittels neuer Kommunikationszentrale beA, E-POST und E-Mails steuern [Update]](https://advoblog.huelskoetter.info/wp-content/uploads/2017/11/advoware-5-steht-ab-dem-7.-11.2017-zum-Download-bereit-2.png)
von Hülskötter | Nov 7, 2017 | Advoware, Kanzlei-IT
Seit dem 7. November 2017 kommen 500 erste advoware-Kunden in den Genuss der runderneuerten fünften Version unserer Kanzleisoftware. Mit advoware 5 stehen zahlreiche neue und verbesserte Funktionen zur Verfügung, von denen hier die Rede sein soll. Den Anfang macht das neue Modul „Elektronische Kommunikation“, das die Bereiche „E-Mail“, „beA“ und „E-POST“ umfasst.
NEU: Integrierte beA-Schnittstelle: die zentrale beA-Anlaufstelle
Mithilfe der neuen beA-Funktionen können innerhalb von advoware beA-Nachrichten empfangen und versendet werden, darüber hinaus lassen sich die Nachrichten mit Hilfe einiger Einstellungen automatisiert in der Aktengeschichte ablegen. Zudem können aus dem advoware-Postausgang mittels Stapelverarbeitung einzelne oder mehrere vorbereitete beA‑Nachrichtenentwürfe, Mahnanträge oder sonstige Dokumente versendet werden.
Nützliche Funktionen der advoware-beA-Schnittstelle
- advoware unterscheidet persönliche und globale Kanzleipostfächer, was die Verwaltung der beA-Postfächer erleichtert. Hierbei können Sie genau festlegen, welche advoware-Benutzergruppen welche Kanzleikonten verwenden dürfen.
- Dank der vollständigen Integration des beA in advoware können Sie alle oder einzelne beA-Ordner aus Ihrem beA-Postfach abonnieren.
- Einfacher Zugriff auf die Dokumente aus der Aktengeschichte aus der beA-Nachricht heraus
- Dokumente können über die Stapelverarbeitung im Postausgang direkt über beA versendet werden, wenn für das Dokument die Versendungsart „EGVP/beA“ ausgewählt wurde.
- Praktisch ist auch die Möglichkeit, die in advoware erstellen Mahnbescheide direkt an das beA-Postfach zu übergeben und diese direkt versenden zu können.
- Über die beA-Schnittstelle in advoware können Sie das beA auch auf Terminalservern verwenden.
NEU: Integriertes E-Mail-Programm: alle Mails im Blick
Mit Erscheinen von Version 5 verfügt advoware über eine vollfunktionsfähige E-Mail-Software, die direkt in den Workflow der Kanzleisoftware integriert ist. Ebenso wie die beA-Konten, sind auch die E-Mail Konten in die elektronische Kommunikation integriert und so können hier sämtliche elektronische Nachrichten empfangen und versendet werden können. Das betrifft also die gesamte E-Mail-, beA- und E-POST-Kommunikation.
Besonderheiten von advoware Mail
advoware Mail bietet unter anderem folgende Funktionen und Vorteile:
- Integration von E-Mails in die Aktengeschichte und den Postein-/Ausgang ohne Umwege
- Erstellung von Vorlagen/Mustertexten
- Verwendung von Platzhaltern und Autotexten
- Zuordnung von Anhängen zur Aktengeschichte
- Wiedervorlagen und Aufgaben direkt beim Lesen und Schreiben
- automatische Identifizierung der zugehörigen Akten anhand des Betreff-Aktenzeichens
- direkter Zugriff auf die Rechtevergabe von advoware
- abonnieren einzelner oder aller E-Mail-Ordner
VERBESSERT: Integrierte E-POST-Schnittstelle mit wesentlich erweiterten Funktionen
Im Zuge der neuen Kommunikationszentrale von advoware wurde die E-POST-Schnittstelle ebenfalls erweitert. Wie bisher lassen sich Schriftsätze im PDF-Format direkt aus dem Postausgang via E-POST versenden. Neu ist aber, dass ab sofort beliebig viele Anhänge via E-POST verschickt werden können, dass Sie Ihren E-POST Posteingang nun auch direkt in der elektronischen Kommunikations(zentrale) empfangen können und über ein neues Versendeverfahren, wurde der Versand mehrerer E-POST-Nachrichten wesentlich verbessert.
Lesetipp: Der nächste advoware-5-Blogbeitrag handelt von der erweiterten Aktengeschichte und der überarbeiteten Ordnerstruktur.
von Hülskötter | Aug 1, 2016 | Kanzlei-IT
Das Online-Netzwerk AdvoAssist, das sich auf das Vermitteln von rechtsanwaltlichen Dienstleistungen wie Terminsvertretung, Schreibservice, etc. spezialisiert, hat erneut eine großangelegte Studie unter 600 Anwälten aus dem gesamten Bundesgebiet durchgeführt. Ziel dabei war es, den Digitalisierungsgrad der Anwaltsbranche näher zu beleuchten. Herausgekommen sind interessante Ergebnisse, die eine Menge darüber aussagen, was innerhalb von Anwaltskanzleien bereits funktioniert – und was noch verbessert werden könnte.
Die gute Nachricht aus Sicht von Hülskötter & Partner ist zweifellos mit Seite 28 verknüpft, die sich mit dem Thema Kanzleisoftware beschäftigt. In diesem Zusammenhang wurden die Teilnehmer der Studie gefragt, wie zufrieden sie mit den am Markt verfügbaren Kanzleisoftwarepaketen sind. Herausgekommen ist, dass advoware unter allen befragten Anwälten das höchste Ansehen genießt. So wiesen die Juristen der Kanzleisoftware der Advo-web GmbH einen Zufriedenheitskoeffizient von 2,0 zu, was der Schulnote 2 entspricht.
Digitale Techniken sind innerhalb der Anwaltsbranche auf dem Vormarsch
Eine weitere gute Nachricht ergibt sich aus der Seite 8 der Studie. Aus ihr geht hervor, dass die Mehrheit der befragten Kanzleien den Einsatz digitaler Techniken an die erste Stelle ihrer Prioritätenliste stellen. Damit geht auch Trend Nummer drei einher, den viele Anwälte für sich entdeckt haben: Das mobile Arbeiten, was sich kaum von der Digitalisierung der Anwaltsbranche trennen lässt.
In diesem Zusammenhang sei übrigens erwähnt, dass sich die Anwaltsbranche derzeit in der dritten Phase der Digitalisierung befindet. Nachdem seit Anfang dieses Jahrtausends die Digitalisierung der Datenverarbeitung und des Datenaustauschs Einzug gehalten haben in vielen Kanzleien, begann ca. 2010 die Digitalisierung der (Zusammen-)Arbeit. Dazu gehört die zunehmende Verbreitung von mobilen Geräten genauso wie der Einsatz von Cloud-Lösungen und den sozialen Netzwerken.
Anwälte sind „nur“ 2 Stunden pro Tag im Internet
Seite 12 der Studie fördert etwas sehr Interessantes zu Tage: Dort kann man nachlesen, dass die Verweildauer deutscher Anwälte innerhalb der letzten 12 Monate um 15 Prozent gestiegen ist. Großartig, möchte man meinen. Doch die absolute Zahl dahinter spricht eine andere Sprache: So bewegen sich Rechtsanwälte in diesem Land pro Tag gerade einmal 127 Minuten im Internet, was gut zwei Stunden entspricht. Daran kann man schön erkennen, dass die Internetnutzung innerhalb der Anwaltsbranche immer noch in den Kinderschuhen steckt.
Doch was machen Anwälte während dieser zwei Stunden im Web? Nun, da tauchen drei wesentliche Bereiche auf: Die Mehrheit recherchiert nach fachlichen Inhalten, zudem werden Dienstleistungen gebucht und Kanzleibedarf eingekauft auf diesem Weg. Erst an Nummer 4 wird der Bereich „professionelle Netzwerke“ genannt, und das mit gerade mal 8 Prozent. Soll heißen: Anwälte tauschen sich mit Mandanten, Behörden und Kollegen kaum oder gar nicht über das Internet aus. Was doch einigermaßen verwunderlich ist.
Austausch wichtiger Daten erfolgt vermehrt via E-Mail – aber auch sicher?
Was die Studie auch zeigt: Die Teilnehmer haben erkannt, dass die digitale Ansprache und Betreuung ihrer Mandanten immer mehr an Bedeutung zunimmt. So sagen 74 Prozent aller Befragten, dass der Austausch wichtiger Dokumente via E-Mail ein zentrales Mandantenbedürfnis sei. Daher ist es umso erstaunlicher, dass diesem Wunsch zwar nachgegangen wird, allerdings immer noch auf Basis eines äußerst unsicheren Mediums, eben der E-Mail. Diese wird nämlich nach wie vor zum größten Teil unverschlüsselt genutzt, was rein rechtlich immer fragwürdiger wird. Dass es auch anders gehen kann, zeigen wir gerade in Kooperation mit der Deutschen Post.
Die Akquise neuer Mandate ist immer noch in „analoger Hand“
Geradezu widersprüchlich aus unserer Sicht ist das Ergebnis auf Seite 22/23. Dort wurden die Teilnehmer der Studie gefragt, was die wichtigsten Kanäle für die Akquise neuer Mandate ist. Kaum überraschend: 98 Prozent aller Befragten gaben an, dass die Weiterempfehlung durch zufriedene Mandanten ein äußerst wichtiges Tool ist. Erst an Nummer 2 dieser Rangliste steht mit 63 Prozent die eigene Webseite, und der eigene Blog findet sich gar nur auf dem letzten Platz wieder (11 Prozent).
Das bedeutet also nichts anderes, dass das Thema Digitalisierung eben noch nicht vollständig in den Köpfen vieler Anwaltskanzleien angekommen ist, wenn sie nicht einmal die rudimentärsten Dinge wie eine Webseite weiter oben einordnen als dies im Rahmen der Studie geschehen ist. Zumal die Aussage „die eigene Webseite ist ein wichtiges Akquisewerkzeug“ noch nicht viel über die Qualität der eigenen Internetpräsenz aussagt.
