von Hülskötter | Feb 16, 2018 | Kanzleimarketing
Aufmerksamen Kunden und Besuchern unserer Webseite mag es schon aufgefallen sein: Die Internetseite von huelskoetter.info ziert ein neues Symbol, dass wie ein Vorhängeschloss aussieht und von jeder Webseite unserer Internetpräsenz erreichbar ist. Dahinter befindet sich ein abgeschlossener Bereich, der exklusiv unseren Kunden vorbehalten ist: das neue Kundencenter. Denn das was Telekom und Co. können, ist für die Firma Hülskötter ein leichtes Unterfangen.
Das neue Kundencenter beheimatet derzeit drei wichtige Bereiche: Die Speedlearning-Videos für den schnellen Einstieg in die Welt von advoware, eine Download-Sektion speziell für aktuelle Software-Updates und ein Bereich „Formulare“ – für Formulare.
Speedlearning: Wie ich hier schon berichtet habe, bieten wir mit den Speedlearning-Videoclips einen schnellen, unkomplizierten Einstieg in die advoware-Welt. Mit diesen sehr kurzen und schnell auf den Punkt kommenden Lernvideos können Sie zum Beispiel nachsehen, wie Sie den advoware E-Mail-Client einrichten, wie Sie Forderungskonten anlegen, wie Sie einen Mahnbescheid erstellen und ans EGVP übergeben und vieles mehr. Im zugehörigen Blogbeitrag werden die Speedlearning-Videos ausführlich erklärt.
Downloads: Innerhalb dieser Sektion finden Sie vor allem die aktuellen advoware-Downloads für Ihr eigenes Installationsvorhaben mit unserer Kanzleisoftware. Damit können Sie beispielsweise advoware ausgiebig testen und auf ihre Kanzleitauglichkeit überprüfen. Um dann mit uns einen schicken Lizenzvertrag abzuschließen.
Formulare: Dieser Bereich ist immer dann wichtig, wenn Sie beispielsweise einen neuen IT-Service wie Advozon Datensicherung oder Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen, bei uns bestellen möchten. Noch nie war das Hinzu- oder Abbuchen einer Dienstleistung so schnell und einfach möglich wie mit unseren Onlineformularen.
Übrigens: Für das Login in das Kundencenter benötigen Sie lediglich die Kartennummer Ihrer Advozon Card. Sie finden diese nicht mehr? Dann schreiben Sie doch eine kurze E-Mail, und schon schicken wir Ihnen die Daten Ihrer persönlichen Advozon Card zu.
von Hülskötter | Okt 5, 2016 | Advoware
Die Advoweb GmbH, der „Kopf“ hinter unserer Kanzleisoftware Advoware, hat das Update 4.1 für den sofortigen Download freigegeben.
Das bedeutet für Sie: Neue und verbesserte Funktionen sowie eine an Office 2010 angepasste Bedieneroberfläche, mit der sich Advoware noch komfortabler nutzen lässt als bisher. Zu den Highlights von Advoware 4.1 zählen folgende Verbesserungen bzw. Neuheiten:
Verbessert: Frisches Design der Bedieneroberfläche und einheitliche Schaltflächen. Unter dem Namen „Metro“ steht innerhalb von Advoware 4.1 eine neue Benutzeroberfläche zur Verfügung, die von der Anmutung her an die aktuellen Versionen von Microsoft Office erinnert. Damit soll erreicht werden, dass Anwender beim Programmwechsel von Advoware zu Word oder Outlook dasselbe „Look & Feel“ vorfinden und damit „unterbrechungsfreier“ arbeiten können.
Mit dieser Anpassung gehen auch die neuen Schaltflächen einher, denen ein frisches und einheitliches Design verpasst wurde. So wird ab sofort die Funktion „Neu“ mit einem grünen Kreuz belegt, „Löschen“ mit einem roten „X“, und so fort. Aber auch die aufgeräumte Programmstartleiste mit ihren erweiterten Filterfunktionen trägt zu einem verbesserten Bedienkomfort von Advoware bei.
Neu: der Abfragemanager für eigene Filterabfragen der Datenbank. Unter „Aktenverwaltung – Abfrage“ finden Sie in Advoware 4.1 den neuen Abfragemanager, der es mit wenigen Mausklicks erlaubt, eigene filterbezogene Suchfunktionen zu erstellen, die einem oder mehreren Kriterien folgen. Damit können Sie selbst die Advoware-Datenbank anhand beliebiger Suchkriterien automatisiert durchforsten, ohne jedes Mal unsere Supportabteilung in Anspruch nehmen zu müssen. Mehr Infos dazu finden Sie im zugehörigen Blogbeitrag des Advoblogs.
Erweitert: Termine, Wiedervorlagen und Aufgaben. Termine und Aufgaben lassen sich nach dem Update noch exakter einstellen, zudem kann eine Vorbereitungszeit eingeplant werden. Darüber hinaus werden diese Zeiten automatisch mit der Onlineakte und dem Smartphonekalender synchronisiert, sofern diese Zusatzmodule installiert sind. Außerdem lässt sich für Wiedervorlagen und Aufgaben eine Wiederholungsautomatik nutzen, wie man sie beispielsweise in Outlook kennt. Das ist sehr praktisch für das regelmäßige Überprüfen bestimmter Aufgaben.
Erweitert: Fremdsprachenunterstützung im Modul „Zeithonorar“. Falls Kanzleien Mandanten im Ausland betreuen, können mit Advoware 4.1 ab sofort die Honorarabrechnungen mit Bezeichnungen in der jeweiligen Landessprache erstellt werden. Hierzu hat die Advoweb bereits die wichtigsten englischsprachigen Begriffe eingefügt, diese Liste lässt sich bei Bedarf beliebig erweitern. Aber auch andere Sprachen können damit eingepflegt werden.
Neue Funktion: E-POST-Briefe mit Anhang versenden. Eine neue, nützliche Funktion bietet Advoware 4.1 allen E-POST-Anwendern. So kann einer E-Mail, die via E-POST rechtssicher und digital versendet werden soll, ein Anhang beigefügt werden. Zwar ist diese Funktion derzeit auf einen Anhang pro Mail begrenzt, allerdings können über die Aktengeschichte mehrere markierte PDF-Dokumente als „zusammengefasste Dokumente“ ausgewählt und angehängt werden.
Wichtiger Hinweis: Für das problemlose Versenden von PDFs via E-POST sollten Sie unbedingt darauf achten, die PDF-Dokumente im standardisierten PDF/A-Format zu speichern, wofür Microsoft Word 2010 oder neuer erforderlich ist!
Neue Terminkalenderfunktion: Mit „Auswärtstermine“ besser planen. Für die bessere Planbarkeit von Terminen bei Mandanten oder Gerichten sieht der Terminkalender von Advoware 4.1 eine neue Funktion namens „Auswärtstermine“ vor. Damit lassen sich auswärtige Termine in Kombination mit der zugehörigen Akte besser planen, indem die Anreisezeit zum bekannten Ziel in die Zeitplanung aufgenommen wird. Praktisch dabei ist auch die Möglichkeit, die zugrundeliegende Entfernung automatisch in die Auslagenerfassung zu übernehmen, was die Abrechnung erleichtert.
Neue Advoscan-Funktion: digitalisierte Dokumente per Volltextsuche nutzen. Die neue, separat installierbare Version von Advoscan (die Teil der Advoware Toolbox ist) erlaubt die Volltextsuche innerhalb von PDF-Dokumenten, die zuvor mithilfe der Advoscan-eigenen OCR-Software eingescannt wurden. Hierzu müssen auf der Serverseite in einer Datei namens „advoscan.ini“ möglicherweise bestimmte Parameter angepasst werden. Das gilt allerdings nur dann, wenn Sie nicht-deutschsprachige Dokumente erfassen und diese mit einer höheren Auflösung als 600 dpi scannen wollen.
Was noch fehlt: E-Mail-Client und beA-Anbindung. Der in Advoware integrierte E-Mail-Client muss noch ein wenig auf sich warten, da die Advoweb in Zusammenarbeit mit ihrer Community beschlossen hat, noch zwei funktionale Anpassungen vor der Bereitstellung der E-Mail-Software vorzunehmen. Das betrifft zum einen das Echtzeitverhalten von großen E-Mail-Konten und zum anderen das „Vorfiltern“ von Eingangspost innerhalb des standardmäßig genutzten E-Mail-Programms der Kanzlei (Microsoft Outlook, etc.), bevor diese im E-Mail-Client von Advoware „landet“.
Darüber hinaus hat die Advoweb bereits damit begonnen, die beA-konforme Schnittstelle zu evaluieren, die ihr seitens der BRAK Ende September zur Verfügung gestellt wurde. Eine Advoware-taugliche Anbindung an das beA-System wird daher erst in einer der nächsten Updates bereit stehen.
Für alle weiteren, sehr viel detaillierteren Infos zu Advoware 4.1 steht in der Download-Sektion auf advoware.de ein PDF-Dokument bereit, das Sie auf Ihren PC oder Ihr Tablet laden können.
von Hülskötter | Mrz 15, 2016 | Service, Software
Nicht erst seit dem erpresserischen Trojaner Locky nimmt das Thema Ransomware einen unrühmlichen Platz in der Hall of Fame der digitalen Bedrohungen ein.
Da uns dieses Thema auch in nächster Zeit beschäftigen wird, hat das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) einen 19-seitigen Ratgeber herausgebracht, in dem die wichtigsten Bedrohungsszenarien angesprochen werden und wie man sich davor schützt. Wir haben uns die Broschüre ein wenig genauer angesehen.
Nach der einseitigen Einführung, in der unter anderem darauf hingewiesen wird, dass die rasche Verbreitung von Ransomware seit Mitte 2015 deutlich zugenommen hat, wird die aktuelle Bedrohungslage genauer beleuchtet. Dabei wird die Hauptgefahr durch E-Mails erwähnt, was auf Locky unbedingt zutrifft. Bemerkenswert an den aktuellen Angriffen ist die Tatsache, dass Deutschland im weltweiten Vergleich am häufigsten das Ziel von Trojanern ist. Daher gilt hierzulande, noch aufmerksamer als der Rest der Welt zu sein.
Das BSI zählt die häufigsten potenziellen Schäden auf
Im weiteren werden mögliche Angriffsszenerien erklärt und welche Ransomware-Varianten den größten Schaden anrichten, was laut BSI vor allem damit zu tun hat, dass viele deutsche Unternehmen das Bedrohungspotential von Locky und Konsorten immer noch zu unterschätzen scheinen. Was das konkret bedeutet, zeigt die BSI-Broschüre auf Seite 9 unter der Überschrift „Potenzielle Schäden“ auf.
Nach diesen „einleitenden“ Seiten geht es ab Seite 11 ins Eingemachte, sprich, wie man sich als Firma oder Kanzlei vor möglichen Angriffen durch Ransomware-Hacker schützen kann. Dazu gehören unter anderem regelmäßige Updates sämtlicher Software-Pakete und des Betriebssystems, das Entfernen nicht benötigter Anwendungsprogramme von den Firmenrechnern, sinnvolle und sicherheitsrelevante Einstellungen von E-Mail-Programmen und -Servern, und so fort.
Die richtige Datensicherungsstrategie ist enorm wichtig
Neben diesen Anti-Ransomware-Schutzmaßnahmen zählt das BSI weitere Maßnahmen auf. Dazu gehört die richtige Datensicherungsstrategie, die Sensiblisierung der Mitarbeiter für das Thema Schadsoftware und weitergehende Schutzmechanismen wie das Unterbinden von Skripten, der Einsatz von Ressourcen-Managern und weitere Ansätze, die allerdings einiges Know-how erfordern.
Abschließend zeigt die sehr gute Broschüre des BSI, wie man sich im Schadensfall verhalten sollte. Dazu zählt vor allem die eindringliche Warnung, sich der Lösegeldforderung auf jeden Fall zu widersetzen und stattdessen die empfohlenen Sicherheitsmechanismen ernst zu nehmen. Aber auch das Erstatten einer Strafanzeige hält das BSI für angemessen, da nur so Druck auf die Erpresser ausgeübt werden kann. Wenngleich es nicht so trivial sein dürfte, die Hacker von Locky & Co. zu identifizieren und ihnen habhaft zu werden.
Kostenlose BSI-Broschüre auf Ihren PC laden
Über die Seite des BSI können Sie die kostenlose Broschüre für Ihre eigenen Zwecke auf Ihren PC laden. Falls Sie weitere Fragen zu den möglichen Sicherheitsmechanismen haben, dürfen Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
