von Hülskötter | Okt 2, 2015 | Interna, Service
ÖRAG und HUK Coburg machen ernst: Über kurz oder lang werden beide Versicherer nur noch zertifizierte Anwälte und Anwaltskanzleien akzeptieren.
Das heißt vor allem, dass diejenigen Rechtsanwälte einen Teil ihrer Mandantschaft verlieren, deren Geschäftsbasis auch auf der Vermittlung von Rechtsschutzfällen basiert. Für diese Juristen und Juristinnen ist es also allerhöchste Zeit, sich mit dem Thema QM-Zertifizierung näher auseinander zu setzen.
Wie aufmerksame Leser des Advoblogs wissen, unterstützen Hülskötter & Partner ihr Tochterunternehmen advozon Kanzlei Konzept (aKK) bei der Akquise neuer Kunden, die von der aKK in Sachen QM-Zertifizierung vollumfänglich betreut und unterstützt werden. Dies reicht vom zur Verfügung stellen einer ersten Checkliste über das Erstellen der notwendigen Prozesshandbücher bis hin zur Unterstützung des TÜV-Prüfungstermins.
DIN-Norm EN ISO 9001:2015 achtet mehr auf den durchgängigen Datenschutz
Aktuell erfolgt diese Prüfung seitens des TÜV, und zwar auf Basis der DIN-Norm EN ISO 9001:2008. Allerdings erfolgt gerade der turnusmäßig anstehende Wechsel in Richtung der vollständig überarbeiteten Version 9001:2015 (wir haben darüber berichtet). Dabei werden vor allem die Veränderungen der erforderlichen Arbeitsprozesse vorgenommen, die sich in den Regeln und Bestimmung der DIN-Norm 9001:2015 niederschlagen. Hierzu gehören unter anderem:
Bei der Wahl der externen Dienstleister sollten Anwälte und Anwaltskanzleien künftig mehr Sorgfalt walten lassen, da diese bei der Beurteilung der Kanzlei oder des Einzelanwalts eine Rolle spielen können. Zwar ist es auch künftig nicht zwingend erforderlich, dass die Dienstleister einer Rechtsanwaltskanzlei ebenfalls zertifiziert sind, bestimmte Kriterien sollten sie aber schon erfüllen.
Dazu zählt beispielsweise, dass sämtliche Mitarbeiter der externen Firma, mit der ein Anwalt in einer Geschäftsbeziehung steht, eine Verschwiegenheitsklausel unterschrieben haben sollte. Denn das Thema Datenschutz nimmt bei den TÜV-Prüfungen einen immer wichtigeren Teil ein. Und damit wird auch dieses Thema bei ÖRAG und HUK immer bedeutender.
Mandanten sollen weiter in den Vordergrund rücken
Neben dem durchgängigen Datenschutz rücken auch die Mandanten immer mehr ins Zentrum der QM-Zertifizierung. Gerade ein potenzieller Klient einer Anwaltskanzlei sollte sich bestmöglich über den Rechtsanwalt seiner Wahl informieren können.
Dazu zählt auf jeden Fall eine aktuelle und gut strukturierte Webseite mit den wichtigsten Informationen rund um die Kanzlei. Darüber hinaus sollten weitere Kanäle wie die sozialen Medien oder gar ein eigener Blog helfen, interessierten Mandaten mehr Informationen über den Anwalt oder die Anwältin bereitzustellen. Auch darauf werden die großen Versicherungsunternehmen in Zukunft verstärkt achten.
Tipp: Alle Teilnehmer der Matrixzertifizierung von advozon Kanzlei Konzept bekommen das PR- und Marketing-Starterpaket zur Verfügung gestellt, das zahlreiche Tipps in Sachen Öffentlichkeitsarbeit vermittelt. Hier erfahren Sie alles über den richtigen Umgang mit Xing, Facebook und Co. und erhalten darüber hinaus professionell getextete Vorlagen, mit denen Sie Ihre neu erworbene QM-Zertifizierung kund tun können.
von Hülskötter | Jul 13, 2015 | Advozon, Service
Falls Sie Fragen zum Thema ISO-Zertifizierung von Anwaltskanzleien haben, dürfen Sie uns gerne anrufen (025 73-93 930) oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.
Über das Thema ISO-Zertifizierung finden sich auf diesem Blog zahlreiche Informationen, die wir heute in übersichtlicher und kompakter Form für Sie aufbereitet haben.
Um es vorweg zu nehmen: Die Kunden der Matrixzertifizierung fühlen sich von uns und der Firma Advozon Kanzlei Konzept bestens betreut und haben durchaus lobende Worte für den vollständigen Prozess dafür übrig.
“Die QM-Zertifizierung verbessert die Kanzleiorganisation!”
„Gerade für uns als Apraxa-Mitglied ist die QM-Zertifizierung ein sehr wichtiges Werkzeug für die Mandantenakquise!“
“Wir konnten unser Qualitätsmanagement deutlich verbessern.”
„Konzept und Preis-Leistungsgefüge sind sehr empfehlenswert.“
„Die Betreuung durch die Advozon Kanzlei Konzept hat uns sofort überzeugt.“
Doch was hat es mit dieser ISO-Zertifizierung gemäß der Richtlinie DIN EN ISO 9001:2008 genau auf sich? Nun, auch hierzu finden Sie auf dem Advoblog zahlreiche Informationen.
Weiterführende Informationen zur QM-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008
DIN EN ISO 9001:2008: Lassen Sie sich mit unserer Hilfe zertifizieren, und zwar schnell, effizient, kostengünstig
Die Checkliste der Advozon Kanzlei Konzept sorgt für erfolgreiche Zertifizierungen
Wenn man sich in die erfahrenen Hände der Advozon Kanzlei Konzept begibt, will man natürlich wissen, was das bringt und was Sie als Kanzleibetreiber davon haben. Nun, auch hierüber haben wir uns zahlreiche Gedanken gemacht.
Zufriedene Mandanten und Mitarbeiter, mehr Umsätze, weniger Kosten – was eine QM-Zertifizierung Ihrer Anwaltskanzlei alles bringen kann
Zufriedene Mandanten, Mitarbeiter und Kanzleien – das bringt die QM-Zertifizierung, Teil 2
Die ersten Kanzleien sind TÜV-zertifiziert – und wie sie davon profitieren können
Wenn man dann das begehrte TÜV-Siegel in den Händen hält, stellt sich natürlich die Frage, was man damit anfangen kann. Nun, die Palette reicht vom einfachen Marketing bis hin zur Reduzierung der Berufshaftpflichtbeiträge.
Worauf Sie beim Einsatz des TÜV-Zertifikats zu Werbezwecken achten müssen
Berufshaftpflichtsrabatte dank Matrixzertifizierung
“Senken Sie mit uns Ihre Vermögensschadenshaftpflicht.”
Sie sehen also, es gibt viele gute Gründe, das Qualitätsmanagement der eigenen Anwaltskanzlei zu verbessern und damit in den Genuss einer TÜV-geprüften Zertifizierung zu kommen. Am besten rufen Sie uns noch heute unter 025 73-93 93 0 an oder schreiben uns eine E-Mail an team@huelskoetter.info. Damit wir alle relevanten Fragen besprechen und beantworten können.
von Hülskötter | Nov 28, 2013 | Interna
Die Firma Hülskötter & Partner aus dem westfälischen Nordwalde verbinden viele Kunden mit dem Begriff „Advoware“. Klar, schließlich vertreiben wir bereits seit 2001 die Kanzleisoftware der Advoweb GmbH, und das mit großem Erfolg. Wir betreuen mittlerweile gut 70 Prozent aller Advoware-Installationen im deutschsprachigen Raum, was uns zum Marktführer in diesem Segment macht.
Aber, und auch das ist eine unserer Stärken, wir können halt nicht nur Advoware. Denn wir glauben, dass es mit der Wahl der richtigen Kanzleisoftware erst richtig los geht. Lassen Sie uns daher gemeinsam das Universum von Hülskötter & Partner anhand einiger Fragen, die uns täglich erreichen, genauer betrachten.
Kümmern sich Hülskötter & Partner um meine Daten?
Ja, darauf können Sie sich zu 100 Prozent verlassen. Schließlich wissen wir, dass Ihre eigenen Daten und die Ihrer Mandanten Ihr höchstes Gut sind, mit dem man nicht vorsichtig genug umgehen kann.
Daher unterstützen wir Sie in zweierlei Hinsicht beim Datenschutz: Zum einen bieten wir eigene Dienste wie Advozon Datensicherung und Advozon IT-Schutz an, mit deren Hilfe Ihre Kanzleidaten automatisiert gespeichert werden und wir gleichzeitig dafür sorgen, dass Datendiebe keine Chance haben, Ihnen Schaden zuzufügen. Und zum anderen bilden wir seit Kurzem ausgewählte Mitarbeiter bei unseren Matrixkunden kostenfrei zu internen Datenschutzbeauftragten aus. Damit sie nicht gegen geltendes Recht verstoßen und keine Datenlecks entstehen.
Hilft mir Hülskötter & Partner bei der Optimierung meiner Kanzleiorganisation?
Ja, auch dabei unterstützen wir Sie. Denn in Zeiten von steigenden Qualitätsstandards bei Versicherungsgesellschaften sollten Anwaltskanzleien tunlichst darauf achten, dass ihre Kanzleiorganisation höchsten Ansprüchen genügt.
Das erreichen sie am besten mithilfe der advozon Kanzlei Konzept, die Kanzleien in Sachen Qualitätsmanagement mithilfe eines ausgeklügelten und bewährten Konzepts auf einen Stand bringt, der den strengen Auflagen des TÜV genügt. Damit steht am Ende das TÜV-Zertifikat „Geprüft gemäß DIN EN ISO 9001:2008“, das Ihnen höchste Qualitätsstandards bescheinigt. Auf diesem Weg können Sie auch Kanzleimarketing und Kundenakquise betreiben.
Können Sie mir sagen, wie ich mein Kanzleimarketing verbessern kann?
Ja, auch in diesem Bereich können wir Ihnen helfen. Hiefür bieten wir diverse Services, mit deren Hilfe Anwaltskanzleien ihr eigenes Marketing deutlich verbessern und damit neue Kunden akquirieren können.
So bieten wir beispielsweise Webinare zum Thema Kanzleimarketing an, die Ihnen dabei helfen sollen, die Welt des Onlinemarketing besser zu verstehen und zu Ihren Zwecken zu nutzen. Dazu gibt es übrigens einen Leitfaden Social Media, an den Sie sehr bald noch einfacher herankommen können. Freuen Sie sich darauf!
Wie kann ich als Anwalt mit meiner Kanzlei mobiler werden?
Vor geraumer Zeit habe ich schon einmal über dieses Thema gebloggt und kann Ihnen sagen: Ja, auch zu der Mobilisierung Ihrer Kanzlei und Ihrer eigenen Arbeit kann Hülskötter & Partner beitragen.
Ob das eine mobile Diktierlösung oder der Advoware Smartphonekalender für den automatisierten Abgleich mit dem Advoware-Kalender oder unser Angebot an Sie, Philips-Diktiergeräte direkt über uns zu beziehen – all diese und weitere Dienstleistungen von Hülskötter & Partner helfen Anwaltskanzleien, künftig besser auf eine mobilere Welt reagieren zu können.
Helfen Sie mir auch bei der Schulung meiner Mitarbeiter?
Oh ja, und das mit großer Leidenschaft. Schließlich wissen wir aus eigener Erfahrung, dass gut ausgebildete Mitarbeiter die Anwaltskanzlei am Laufen halten. Damit ist jedes Webinar und jede Fortbildung, die Sie Ihren Mitarbeitern zuteil werden lassen, eine gute Investition.
Daher achten wir sehr darauf, dass unsere Kunden bestmöglich und regelmäßig in Sachen Advoware und darüber hinaus geschult werden. Hierfür haben wir unsere eigene Onlineakademie, in der wir regelmäßig unsere Kunden schulen, und das völlig kostenfrei. Schließlich wollen wir, dass Sie Advoware von Anfang an bestmöglich nutzen und einsetzen können. Obendrein sorgen wir mit unseren Onlineseminaren für eine der Grundvoraussetzungen, die Anwaltskanzleien erfüllen müssen, wenn sie sich ISO-zertifizieren lassen wollen.
von Hülskötter | Apr 29, 2013 | Matrixzertifizierung
Kennen Sie dieses schlichte Bild, das am rechten Bildrand prangt? Nun, es handelt sich dabei um ein Siegel des TÜV Hessen, das darüber Auskunft gibt, dass ein Unternehmen erfolgreich gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert wurde.
Update 24.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Soll heißen: eine Anwaltskanzlei wird genau so geführt, wie es die DIN-Norm im Detail vorsieht. Was das im einzelnen heißt, darüber habe ich ja bereits ausführlich berichtet.
Was aber bedeutet dieses TÜV-Zertifikat für die Kanzlei, die es erhalten hat? Nun, hier lassen sich zahlreiche Aspekte aufführen:
- Positives Signal an die bestehende Mandantschaft: „Sehen Sie her, ich nehme das Thema Qualitätsmanagement sehr ernst, denn Ihre Belange liegen mir am Herzen!“. Das schafft weiteres Vertrauen und stärkt die Verbindung Kanzlei-Mandant.
- Positives Signal an potentielle Mandanten: „Ich kann Ihnen versichern, dass Sie bei mir in guten Händen sind! Denn jedes neue Mandat wird bei uns mit derselben Sorgfalt behandelt wie bereits bestehende, und mit Ihren Daten und Ihrem Fall gehen wir äußerst sorgsam um.“ Folge: Potenzielle Mandanten vertrauen einer zertifizierten Kanzlei ehr als einer nicht-zertifizierten.
- Positives Signal an die Mitarbeiter: „Wir nehmen die Mitarbeiterschulung sehr ernst, denn nur ausgebildete Angestellte sind motivierte Angestellte!“. Zur Erklärung: die DIN-Norm 9001:2008 sieht eine regelmäßige Schulung aller Mitarbeiter verpflichtend vor.
- Positives Signal an Versicherungsgesellschaften, die verstärkt Mandate nur noch an zertifizierte Kanzleien vergeben, zum Schutz der eigenen Kundschaft. Ganz nach dem Motto: „Ihre Versicherungskunden sind gut bei uns aufgehoben!“.
Falls Sie also denken, dass Ihnen und Ihrer Webseite dieses TÜV-Siegel auch gut zu Gesicht stehen würde, sollten Sie am besten heute noch mit uns Kontakt aufnehmen (entweder telefonisch unter 02573-93 930 oder einfach per E-Mail).
von Hülskötter | Apr 25, 2013 | Anwenderbericht - QM
Wie wir ja hier schon berichtet haben, wurden letzte Woche die ersten Kunden der advozon Kanzlei Konzept vom TÜV hinsichtlich ihrer Eignung als ISO-zertifiziertes Unternehmen geprüft, und das mit vollem Erfolg. Soll heißen: sämtliche per Stichprobenverfahren ausgewählten Kanzleien haben das begehrte TÜV-Siegel erhalten, das nachweist, dass die Anwaltskanzlei mit einem Qualitätsmanagementsystem arbeitet, das den Anforderungen der DIN-Norm EN ISO 9001:2008 vollkommen entspricht.
Update 24.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Eine dieser zertifizierten Kanzleien ist Rechtsanwalt Dr. Michael Linden, den wir auf dem Advoblog schon einmal portraitieren durften und der sich netterweise dazu bereit erklärt hat, seine Erfahrungen und Gründe in Sachen QM-Zertifizierung mit uns zu teilen.
RA Dr. Michael Linden hat das begehrte TÜV-Siegel „zertifiziert nach DIN EN ISO 901:2008“ erhalten
Herr Dr. Linden, erst mal Glückwunsch zu der erfolgreichen QM-Zertifizierung. Wie kam es denn dazu, dass Sie sich zu diesem Schritt entschieden haben?
Dr. Michael Linden: Ja, vielen Dank! Das freut mich natürlich sehr, dass mich der TÜV geprüft und auf Anhieb meine Kanzleiorganisation mit dem Siegel „zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2008“ versehen hat. Und genau das war auch meine Hauptmotivation: ich möchte damit bestehenden und künftigen Mandanten signalisieren: Seht her, auch ich als Einzelanwalt erfülle die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement-System. Dazu muss ich allerdings sagen, dass ich im Grunde schon so seit Jahren so arbeite, jetzt eben nur mit QM-Handbüchern und der Bestätigung vom TÜV, dass ich das alles richtig mache.
Wird denn Ihre juristische Arbeit dadurch anders?
Nein, natürlich nicht. Allerdings kann ich mit dem TÜV-Siegel nach außen dokumentieren, dass ich bestimmte Qualitätsstandards einhalte, die Mandanten von einer Anwaltskanzlei erwarten können. Ob es sich dabei um den Erstkontakt eines neuen Mandanten handelt oder die notwendigen Schritte bei einem Mahnverfahren – stets orientiere ich mich an festgeschriebenen Prozessen, die damit verknüpft sind.
Denken Sie, dass weitere Kollegen nachziehen werden und auch ein TÜV-Siegel bekommen wollen?
Ja, unbedingt, denn in Zukunft werden Anwaltskanzleien um diese QM-Zertifizierung nicht mehr herum kommen, da Mandanten diese Form der Qualitätssicherung verlangen werden. Aber auch die großen Versicherungsunternehmen werden Stück für Stück dazu übergehen, Mandate nur noch an zertifizierte Kanzleien herauszugeben.
Sie würden Ihren Kollegen also empfehlen, sich ebenfalls zertifizieren zu lassen?
Auf jeden Fall! Gerade in Kombination mit der Kanzleisoftware advoware, die bei mir schon lange zum Einsatz kommt, ist das ein tolles Marketing-Werkzeug, auf das Anwälte künftig nicht mehr verzichten sollten. Und wenn dann die Unterstützung noch so toll ist, wie ich sie vor und während des TÜV-Audits erlebt habe, fällt die Entscheidung noch mal um einiges leichter.
Sie meinen den Support, den Sie seitens der Firma advozon Kanzlei Konzept erfahren haben?
Genau. Ich kenne Hülskötter & Partner ja schon lange als zuverlässigen und professionellen Dienstleister, aber mit der advozon Kanzlei Konzept haben sie sich selbst übertroffen. Die Unterstützung in Sachen Checkliste war wirklich perfekt, und die Betreuung rund um das TÜV-Audit seitens der advozon Kanzlei Konzept war ohnegleichen. Das hat mir die ganze Sache wirklich so einfach gemacht, wie ich es nicht für möglich gehalten hätte. Zudem ist die Matrixzertifizierung gerade für kleine Kanzleien das optimale Tool: geringe Kosten, eine relativ geringe Vorbereitung und dank des Stichprobenverfahrens hält sich der Prüfungsaufwand im Vergleich zur Einzelzertifizierung ebenfalls in Grenzen.
Gibt es denn eine Anekdote, die Sie mit uns abschließend teilen wollen?
Ja, gern. Die hat mit dem Audit zu tun. Ich sollte dem TÜV-Prüfer unter anderem zeigen, wie ich ein neues Mandat mithilfe von advoware annehme, was ich ihm Schritt für Schritt zeigen konnte. Davon war er so beeindruckt, dass er meinte, er habe gerade eine kleine Schulung in Sachen Anwaltssoftware bekommen. Kein Wunder, schließlich bin ich praktizierender und überzeugter advoware-Anwender.
