von Hülskötter | Mai 17, 2013 | Matrixzertifizierung
Gestern habe ich den ersten Abschnitt eines Zweiteilers online gestellt, in dem Sie nachlesen können, wie eine QM-Zertifizierung vonstatten geht und was Ihnen das als teilnehmende Kanzlei alles bringt. Heute lernen Sie, dass Sie damit Ihre Einnahmeseite verbessern können.
Mithilfe des TÜV-Zertifikats wollen Sie primär neue Mandanten akquirieren und gewinnen, klar. Das gelingt einerseits durch das Platzieren des TÜV-Siegels auf Webseite und Briefkopf, aber auch mithilfe des PR- und Marketingpakets der advozon Kanzlei Konzept, das als Anreiz feilgeboten wird. Und zwar allen Kanzleien, die sich rechtzeitig für den nächsten geplanten Zertifizierungslauf anmelden. Dazu in einem separaten Beitrag mehr.
Bis die zugrunde liegenden Maßnahmen wie eine Pressemeldung, wie entsprechende Einträge in Xing & Co. und diverse Schreiben an (potenzielle) Mandanten erste Erfolge aufweisen, vergeht etwa ein halbes Jahr, an dessen Ende Sie eine Bewertung Ihrer zusätzlichen Umsätze vornehmen können. Sie werden dabei feststellen, dass ein QM-System Ihnen helfen kann, Ihre Einnahmeseite zu verbessern.
Zusammengefasst kann man also sagen, dass die QM-Zertifizierung, so wie sie die advozon Kanzlei Konzept definiert, ein echtes Rundum-Sorglospaket darstellt. Dafür sorgt
- ein starkes und kompetentes Team, das sich aus über 20 Mitarbeitern zusammensetzt
- eine äußerst attraktive Kostenstruktur
- eine sehr hohe Qualität aller Einzelmaßnahmen, die nicht nach dem TÜV-Audit enden, sondern kontinuierlich verbessert und angewandt werden.
Und dies alles führt zu begeisterten Mandanten und Weiterempfehlungen, zu begeisterten, weil bestens ausbildeten Mitarbeitern, und damit auch zu begeisterten und zufriedenen Chefs. Was wollen Sie noch mehr?!
Ach ja: die ersten Anwaltskanzleien wurden bereits mit dem TÜV-Siegel versehen und berichten im Advoblog ausführlich darüber, was sie sich davon versprechen (RA Dr. Linden aus Erftstadt und RA Herrmann aus Baden-Baden).
von Hülskötter | Mai 16, 2013 | Matrixzertifizierung
Gestern hatte ich die Gelegenheit, mir das Konzept noch einmal genauer anzusehen, das hinter der Matrixzertifizierung der advozon Kanzlei Konzept steckt. Das möchte Ihnen natürlich nicht vorenthalten, daher gibt es heute und morgen einen kleinen Zweiteiler, der Ihnen zeigen soll, was Sie als Anwalt und Ihre Kanzleiorganisation davon haben.
Fakt ist: im Vergleich zur Einzelzertifizierung ist die Matrixzertfizierung, so wie sie von advozon Kanzlei Konzept angeboten wird, mit deutlich weniger Aufwand verbunden, und das sowohl in finanzieller als auch in organisatorischer Hinsicht. Wir sprechen an dieser Stelle von einer Aufwandsersparnis von bis zu 60 Prozent. Darüber hinaus bürgt die Matrixzertifizierung für einen sehr hohen Qualitätsstandard, der mit dem der Einzelzertifizierung problemlos standhalten kann.
Die Matrixzertifizierung ist auch ein monetäres Erfolgsmodell
Wichtig im Rahmen der geplanten QM-Zertifizierung ist unter anderem die monetäre Zielsetzung. Hierfür sollten Sie einmal aufschreiben, welche Ihrer Mandanten den größten Ertrag bringen (und dabei möglicherweise im Verhältnis zu anderen Mandaten den geringsten Aufwand erfordern). Denn mit der Hilfe von advozon Kanzlei Konzept und der Matrixzertifizierung kann es gelingen, die ertragstärksten Mandate zu verdoppeln beziehungsweise ein deutliche Umsatzsteigerung zu erzielen. Aber auch die Kosten der Zertifizierung hat die advozon Kanzlei Konzept stets im Blick für Sie.
Eine weitere Zielsetzung neben der monetären ist natürlich der Aufbau einer gut organisierten Kanzlei, was letztlicht dazu führt, dass das Thema Qualitätsmanagement innerhalb der Kanzlei seriös und gewissenhaft betrieben werden kann.
Doch wie sieht der Prozess der Matrixzertifizierung genau aus? Nun, am Anfang steht eine E-Mail, die im Anhang eine 10 bis 12 Seiten umfassende Checkliste aufweist, die Sie als Kanzlei möglichst exakt ausfüllen sollten. Diese Liste wurde von kompetenten Experten erstellt und soll Ihnen helfen, Ihre Kanzleiorganisation genau zu durchleuchten.
Dies nimmt ein bis zwei Tage in Anspruch, anschließend schicken Sie die ausgefüllte Liste an die advozon Kanzlei Konzept zurück. Auf dieser Basis werden sämtliche Unterlagen erstellt, die für die Zertifizierung erforderlich sind. Dazu gehört unter anderem das QM-Handbuch, dass vollständig an Ihre Kanzlei angepasst wird. Damit haben Sie also keinerlei Arbeit.
Sobald das alles erledigt ist, kommt es zur Prüfung der ausgewählten Kanzleien und der Zentrale selbst, also der advozon Kanzlei Konzept. Vor jedem TÜV-Audit nehmen sich deren QM-Experten ausreichend Zeit, um sämtliche Kanzleien zu besuchen, die per Stichprobenverfahren vom TÜV überprüft werden sollen. Das gewährleistet eine optimale Vorbereitung des TÜV-Audits und der damit verbundenen Zertifizierung. Die QMB der advozon Kanzlei Konzept sind am Prüfungstag selbst auch von der Partie.
So, und wenn Sie wissen wollen, was Ihnen die QM-Zertifizierung unter monetären Aspekten bringen kann, lesen Sie am besten den zweiten Teil dieses ausführlichen Beitrags.
von Hülskötter | Mai 10, 2013 | Anwenderbericht - QM, Matrixzertifizierung
Immer mehr Anwälte, die Mandanten sowohl aus dem gewerblichen Bereich, aber auch aus dem privaten Umfeld betreuen, sind darauf bedacht, ihre Kanzlei im richtigen Licht zu präsentieren. Zudem führen die gestiegenen Anforderungen seitens vieler Versicherungsgesellschaften in Sachen Qualitätsmangement dazu, dass ein Umdenken hinsichtlich der notwendigen Zertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation gerade stattfindet.
Genau diese zwei Gründe waren für die Lesser Rechtsanwälte in Baden-Baden ausschlaggebend, sich mithilfe der advozon Kanzlei Konzept vom TÜV Hessen gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren zu lassen. Also, genauer gesagt, die komplette Kanzleiorganisation der Sozietät, die mittlerweile an drei vier Standorten arbeitet und von sechs acht Juristen vertreten wird.
Update 24.7.2018: Mittlerweile weist die ISO-Norm 9001 den Zusatz „2015“ auf. Worin sich beide Fassungen unterscheiden, erfahren Sie im zugehörigen Blogbeitrag.
Dazu sagt RA Herrmann, der sich maßgeblich um die Zertifizierungsmaßnahmen gekümmert hat: „Gerade wir als Apraxa-Mitglied sind darauf angewiesen, ein QM-Zertifikat vorweisen zu können. Andernfalls würden wir von dort keine neuen Mandate mehr erhalten, da Kanzleien ohne TÜV-Siegel nicht mehr auf der Empfehlungsliste der Apraxa erscheinen.“
„Zudem betreuen wir Privat- und Unternehmensmandanten, die auf Empfehlung ihrer Rechtsschutzversicherung auf uns aufmerksam werden. Ohne Zertifizierung würden wir an diese Mandate nicht mehr herankommen, da viele Versicherungsunternehmen die verlangten QM-Standards immer weiter anheben“, so RA Herrmann weiter.
Daher haben die Lesser Rechtsanwälte Anfang des Jahres die Firma advozon Kanzlei Konzept mit der Beratung und Unterstützung hinsichtlich einer Matrixzertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation beauftragt.
Herr Herrmann, warum haben Sie sich für die Beraterfirma aus Nordwalde entschieden?
RA Herrmann: „Für uns waren bei der Entscheidung pro advozon Kanzlei Konzept drei wesentliche Aspekte wichtig: Ein überschaubare Aufwand bei der Vorbereitung sowie die Möglichkeit, dies in einem begrenzten Zeitrahmen von nicht mehr als zwei Monaten zu schaffen. Zudem waren wir auf der Suche nach einem attraktiven Preis, was die Matrixorganisation ohnehin bietet. Und mit der advozon Kanzlei Konzept konnten wir im Vergleich zu einem Mitanbieter gut ein Drittel der erforderlichen Kosten sparen. Fazit: Es war die richtige Entscheidung, auf die advozon Kanzlei Konzept gesetzt zu haben!“
Allerdings ist solch eine Zertifizierung mit einem erheblichen Aufwand verbunden: Der beginnt bei der Umstellung der Kanzleiprozesse und endet mit der Prüfung durch den TÜV.
Hatten Sie da nicht Bedenken im Vorfeld?
„Ja, die gab es natürlich. Wie schon erwähnt, haben wir uns Gedanken gemacht über die aufzuwendende Zeit, die Kosten, die Umsetzung der gesamten Maßnahmen und über die Unterstützung im Vorfeld und während der TÜV-Prüfung. Als wir dann gesehen haben, dass die Vorort-Unterstützung sogar vertraglich zusichert wird, waren wir uns sicher, mit der advozon Kanzlei Konzept den richtigen Partner gewählt zu haben. Und wir wurden in unserer Annahme nicht enttäuscht!“.
Das heißt also, dass Ihre Erwartungen allesamt erfüllt wurden?
„Ja, genau das heißt es! Das lässt sich bereits anhand der guten Checkliste festmachen, die wir als erstes ausgefüllt haben und die so selbsterklärend ist, dass außer ein paar kleineren Korrekturen keine weiteren Ergänzungen notwendig waren. Auf dieser Basis wurden dann von der advozon Kanzlei Konzept unsere QM-Handbücher erstellt, die von einer hohen fachlichen Kompetenz zeugen.
Aber auch die Vorort-Unterstützung seitens der zuständigen Herren hat uns sehr beeindruckt: Sie waren insgesamt dreimal in unserem Haus. Einen Nachmittag lang zur Fertigstellung der QM-Unterlagen, am Tag vor der Prüfung für das Fein-Tuning sowie am Prüfungstag selbst. Dank dieser sehr guten Vorbereitung ging die Prüfung durch den TÜV völlig problemlos vonstatten.“
Wie genau sah denn die Prüfung durch den TÜV aus?
„Nun, dabei wurden zahlreiche Aspekte überprüft. Das betraf beispielsweise die QM-Unterlagen, also das QM- und Prozesshandbuch, in denen Dinge wie die Vergabe von Vollmachten und die Aufnahme neuer Mandanten genau geregelt sind. Aber auch die Kanzleiräume wurden kritisch beäugt, ob diese den Standards der DIN-Norm EN ISO 9001:2008 entsprechen. Zudem wurden stichprobenartig Akten geprüft, aber auch die Internetseite hat der Herr vom TÜV angesehen. Hier muss beispielsweise sichergestellt werden, dass der Inhalt des Webpräsenz stets aktuell ist.“
Nun, das klingt alles recht euphorisch, Herr Herrmann. Sie würden also Kollegen trotz des nicht zu unterschätzenden Aufwands eine TÜV-Zertifizierung der eigenen Kanzleiorganisation empfehlen?
„Ja, das würde ich. Und zwar nicht nur wegen des Siegels, sondern alleine schon wegen der damit in Verbindung stehenden Notwendigkeit, die Prozesse und Zuständigkeit innerhalb der eigenen Kanzlei grundsätzlich und gründlich zu überdenken. Dann ist der Rest der notwendigen Zertifizierungsmaßnahmen gar nicht mehr so aufwändig. Und gerade für Wirtschafts- und Rechtsschutzversicherungskanzleien wird die QM-Zertifizierung immer wichtiger.“
