Mit RA Jochen Kopp über advoware 6.2 im Gespräch

Mit RA Jochen Kopp über advoware 6.2 im Gespräch

Erst kürzlich hatte ich ich das Vergnügen, mit Rechtsanwalt und Notar Jochen Kopp eine Reihe von Videos aufzuzeichnen. Das erste dieser Serie handelt von der aktuellen advoware-Version 6.2, über die wir bereits ausführlich berichtet haben.

Zu unseren persönlichen Highlights der Kanzleisoftware aus dem Hause Advo-web gehören zweifellos die Funktionen DiMa und Methodigy. Beide werden Anwaltskanzleien ein gutes Stück auf ihrem digitalen Weg voranbringen. So sieht es auch RA Kopp, der interessanterweise an der Entwicklung der DiMa-Funktion von advoware ein Stück weit beteiligt war. Kein Wunder also, dass er vor allem darüber recht euphorisch berichtet.

Aber auch Methodigy mit seinen umfangreichen Möglichkeiten hat es Herrn Kopp angetan. Mehr dazu und zu DiMa hat er uns in ziemlich genau einer Minute verraten. Na dann: Film ab!

Das leistet advoware 6.2 im Einzelnen

Das leistet advoware 6.2 im Einzelnen

Seit dem 8. November steht das advoware-Update mit der Version 6.2 zum Download bereit. Dieser Beitrag beschreibt die wesentlichen Neuerungen und Verbesserungen.

Akten- und Adressbearbeitung

In diesem Bereich werden ab sofort Änderungen innerhalb einer Akte sichtbar, die das zuständige Referat und den dazu gehörigen Sachbearbeiter betreffen. Zudem wurde der Bereich „Termine“ in „Ereignisse“ umbenannt. Neu ist dabei, dass sich dort zusätzlich Postein- und -ausgänge anzeigen lassen. Das macht die unerledigten Vorgänge einer Akte deutlich transparenter.

Praktisch ist auch die Möglichkeit, mithilfe des Tastenkürzels ALT+E ein vorgefertigtes Schreiben auf Basis des Standard-Briefkopfs an einen bestimmten Beteiligten zu erstellen, was sich automatisch innerhalb der Word-Umgebung öffnet. Das beschleunigt die Korrespondenz enorm.

Bei der Adressbearbeitung ergeben sich ebenfalls diverse Verbesserungen. So kann man unter „weitere Adressen“ Länderkürzel und Adresszusätze eintragen. Darüber hinaus lassen sich vorhandene Unterakten besser identifizieren und aufrufen.

Aktengeschichte / xJustiz-Viewer

Ab sofort kann man in advoware innerhalb der Aktengeschichte mithilfe des xJustiz-Viewer Word-Dokumente, HMTL- und Textdateien, Grafiken, Excel-Tabellen, usf. ansehen, ohne die zugehörige Anwendung öffnen zu müssen. Das beschleunigt Arbeitsabläufe ganz erheblich. Auch neu: Der zugehörige Dateiname des jeweiligen Dokuments ist nun sichtbar. 

Benachrichtigungen

Ab sofort werden nur noch die eigenen Benachrichtigungen angezeigt, und nicht mehr die der anderen advoware-Anwender:innen. Zudem lassen sich diverse Filter für mehr Übersichtlichkeit nutzen. Praktisch ist auch die Option, Benachrichtigungen im Excel- oder XML-Format zu exportieren.

Elektronische Kommunikation

Innerhalb der Grundeinstellungen wurde dem Menüeintrag „Elektronische Kommunikation“ die Funktion „Signieren“ spendiert. Hiermit lassen sich die digitalen Signaturen an die Kanzleibedürfnisse anpassen, die für die beA-Kommunikation erforderlich sind. Dazu gehört die Wahl der integrierten oder externen Signaturkomponenten genauso wie die Einstellungen für die externe Signaturkomponente. Weitere Infos dazu erhalten Sie in unserer Kanzleiakademie mithilfe des Videokurses „B6 – Fernsignaturen“.

Praktisch ist auch die Möglichkeit, mehrere Dokumente mithilfe der neuen Stapelsignatur-Funktion gleichzeitig signieren zu lassen.

OAuth 2.0-Authentifizierung von Microsoft Exchange-Konten

Anstatt die herkömmliche Basis-Authentifizierung für Exchange-Konten zu nutzen (die bis spätestens Ende des Jahres nicht mehr funktioniert), können sich advoware-Kunden dank des Updates mithilfe der sichereren OAuth-Authentifizierungsmethode an ihrem Exchange-Konto anmelden. Die hierfür notwendigen Einstellungen lassen sich direkt in advoware vornehmen.

Forderungsmanagement

Neu am Forderungsmanagment ist die Funktion, dem allgemeinen Forderungskonto mehrere Unterkonten zuordnen zu können. Damit lassen sich die Daten des Hauptkontos recht schnell und unkompliziert den betreffenden Unterkonten zuordnen. Und das sogar für mehrere Forderungskonten gleichzeitig.

DiMa (Digitale Mandatsannahme) + Methodigy

Über die wichtige Neuerung namens DiMA inadvoware haben wir bereits in einem separaten Blogpost berichtet. Das gilt für die neue Funktion namens Methodigy gleichermaßen.

Weitere Neuerungen und Verbesserungen

Neben diesen wesentlichen Verbesserungen und Neuerungen gibt es weitere Anpassungen, die in advoware 6.2 eingeflossen sind. Dazu gehört unter anderem:

  • die verbesserte Darstellung der Kanzleianwendung auf hochauflösenden Bildschirmen
  • die Möglichkeit, mit dem Abfragemanager auch nach Aktennotizen suchen zu können
  • das Speichern von Daten-Backups in Unterordnern
  • und vieles mehr.

Sämtliche Verbesserungen und Neuerungen finden Sie übrigens in Videoform in der Hülskötter Kanzleiakademie.

Mandanten mit advoware erreichen: digital, per Webseite, rund um die Uhr

Mandanten mit advoware erreichen: digital, per Webseite, rund um die Uhr

Ja, ich gestehe: Zum Einkaufen gehe ich meist nicht mehr in den Laden, sondern begebe mich dazu direkt auf die nächstgelegene Webseite. Das ist nämlich zielgerichtet, zeitsparend und obendrein höchst effektiv. So komme ich nämlich an meine nächste Anschaffung heran, ohne das Haus verlassen und wieder einmal beim Bezahlen Schlange stehen zu müssen. 

Was das mit Rechtsanwalt:innen und Jurist:innen zu tun hat? Nun, eine ganze Menge, denn wie ich bei der Suche nach dem nächsten Gadget begeben sich mehr und mehr Rechtsbeistandssuchende ins Internet, um dort eine geeignete Anwältin oder geeigneten Anwalt zu finden, die/der sie bei ihren juristischen Fragen bestmöglich unterstützen kann. Damit kommt einer gut funktionierenden Webseite eine immer dringendere Bedeutung bei. Doch ist es mit einer dieser klassischen Internetseiten im Grunde auch nicht mehr getan, da gerade die Kontaktaufnahme per Telefon je nach Tageszeit keine optimale Kontaktaufnahme gewährleistet. 

Mit DiMa für advoware Mandate digital und 24/7 akquirieren 

Anders verhält es sich, wenn Anwaltskanzleien auf ihrer Webpräsenz ein digitales Werkzeug zur Verfügung stellen, mit dem Mandant:innen mit relativ geringem Aufwand Kontakt aufnehmen können, und das rund um die Uhr. Besser noch: Sie hinterlassen nicht nur ihren Namen, ihre Adressdaten sowie die Beschreibung ihres juristischen Falles, sondern können sogar gleich relevante Unterlagen hochladen, ihr Anliegen der passenden Fachabteilung zuordnen und weiteres mehr. Und ob die Kanzlei den Fall überhaupt annehmen darf (Stichwort: Verbot der Vertretung widerstreitender Interessen), erfährt der potentielle Mandant ebenfalls recht schnell. 

DiMa in advoware bietet zahlreiche Vorteile 

Das alles und mehr garantiert eine geplante Funktion von advoware, die noch in diesem Herbst implementiert werden soll und den schlichten Namen DiMa trägt: Digitale Mandatsannahme. Doch worin unterscheidet sich diese Art der herkömmlichen Mandatsannahme sonst noch vom klassischen Verfahren? Nun, da sind weitere Vorteile zu nennen: 

  1. Im Vergleich zur telefonischen Mandatsannahme können aufgrund des hohen Automatisierungsgrad mehrere Mandate gleichzeitig verarbeitet und angenommen werden. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein unschätzbarer Vorzug gegenüber den althergebrachten Verfahren. 
  1. Die Mandatsgewinnung erweitert sich auf einen größeren Aktionsradius, da es keine Rolle mehr spielt, ob potentielle Mandanten im gleich Ort wohnen oder weiter weg beheimatet sind. 
  1. Es findet bei der Annahme eines Mandats eine direkte referatsspezifische Erfassung statt. Die Anfrage landet also genau dort, wo sie hingehört, nämlich bei der/dem zuständigen Fachanwält:in. 
  1. Diese Art der Mandatsgewinnung ist im besten Fall vollkommen terminunabhängig. Das spart den Mandant:innen diverse Besuche und den Kanzleien Sonderschichten. Damit bleibt mehr Zeit für die juristischen Fragen und deren Beantwortung. 

Rufen Sie uns doch einfach an für Ihre persönliche DiMa-Edition 

Und, interessiert an der neuen advoware-Funktion DiMa? Dann sollten Sie direkt Kontakt mit uns aufnehmen, für Ihren ganz persönlichen DiMa-Test. Das Beste daran: Alle, die sich noch während der Einführungsphase für DiMa entscheiden, bleibt DiMa anschließend für den gesamten Vertragszeitraum Ihres advoware Vertrages kostenlos. Worauf warten Sie also noch! 

Erleben Sie advoware auf dem Deutschen Anwaltstag 2022

Erleben Sie advoware auf dem Deutschen Anwaltstag 2022

Vom 20. bis 24. Juni 2022 findet in Hamburg (und gleichzeitig virtuell) der Deutsche Anwaltstag statt. Zeitgleich sind wir auf der Fachausstellung AdvoTec zugegen, und das mit eigenem Stand und zahlreichen Ansprechpartner:innen. Es besteht also am 23. und 24. Juni leibhaftig die Möglichkeit, mit uns über eine Vielzahl an advoware-Themen zu sprechen. Dazu gehören unter anderem:

advoware in der Cloud: Akten immer und überall

Software-Anwendungen auf einem Cloud-Rechner sind aus vielen Gründen eine gute Idee. Das war uns bereits 2015 klar, und so haben wir bereits vor sieben Jahren das Rechenzentrum für Juristen ins Leben gerufen. Das haben wir seitdem kontinuierlich verbessert und erweitert, die Grundidee ist allerdings immer noch dieselbe: advoware in der Cloud. Denn nur so lassen sich die Herausforderungen, die an eine digitale Kanzlei gestellt werden, bestmöglich bewältigen. Egal, wo sich der Anwalt/die Anwältin gerade befindet, er/sie hat jederzeit und von überall Zugriff auf die benötigten Akten. Also bei Gericht, beim Mandanten oder in seinem Homeoffice. Das betrifft die Mitarbeitenden der Anwaltskanzlei natürlich gleichermaßen.

Wie unsere Kunden mithilfe dieses Hülskötter Service‘ ihre Abläufe und Mandate künftig noch besser bewältigen können, darüber wollen und werden wir auf der AdvoTec 2022 sprechen.

Outlook & advoware: Eins mit der Microsoft’schen Kommunikationszentrale

Zwar bietet advoware seit seiner fünften Version (also seit Ende 2017) eine eigene E-Mail-Software, jedoch möchten viele Anwaltskanzleien nach wie vor nicht auf das seit Jahren im Einsatz befindlichen Microsoft Outlook verzichten. Was in Kombination mit advoware auch gar nicht erforderlich ist, im Gegenteil. So lässt sich der advoware Kalender mühelos mit Outlook-Terminen synchronisieren, und auch der Versand und Empfang von elektronischen Nachrichten gelingt damit problemlos. Wie sich diese Symbiose aus Anwaltssoftware und Kommunikationszentrale aus Redmond sonst noch nutzen lässt, erfahren interessierte Benutzer auf der AdvoTec ebenfalls.

ShakeSpeare & advoware: Mandatsannahme und -verwaltung automatisieren

Anne Lachmund zeigte sich in unserem Videogespräch sehr angetan von der Möglichkeit, advoware und viele der zugehörigen Prozesse künftig automatisieren zu können. Damit muss sie sich nämlich nicht mehr selber um so lästige Aufgaben wie das Anlegen einer Akte und dem Versenden der zugehörigen Dokumente kümmern.

Die Rede ist von der Automatisierungsplattform ShakeSpeare der Softwareschmiede 42DBS aus München. Mithilfe dieses Tools lassen sich immer wiederkehrende Aufgaben und Handgriffe automatisieren, was zum einen Abläufe deutlich erleichtert und zum anderen die Reaktionszeiten auf Mandatsanfragen verkürzt. Und von der erhöhten Qualität der juristischen Arbeit wollen wir erst gar nicht reden.

Das und mehr werden wir ebenfalls in Hamburg dem geneigten Publikum zeigen. Konkret geht es um Kündigungsschutzklagen, die sich bereits vollständig mit ShakeSpeare in advoware umsetzen lassen. Ebenfalls mit dabei auf der AdvoTec haben wir den automatisieren Workflow rund um das das Thema Ordnungswidrigkeiten. Das ist vor allem für Kanzleien interessant, bei denen das Verkehrsrecht ganz weit oben auf der Agenda steht.

Digitale Mandatsannahme: Mandate direkt über die Webseite erfassen

Verzweigt man auf advoware.de/dima, bekommt man relativ schnell eine erste Idee davon, was es mit der digitalen Mandatsannahme (DiMa) auf sich hat. Damit können Anwält:innen ihre eigene Internetseite um eine Funktion erweitern, mit der potentielle Mandant:innen mit relativ geringem Aufwand rund um die Uhr Kontakt zur Kanzlei aufnehmen können.

Hierfür stehen vier Onlineformulare zur Verfügung, mit denen sich die wichtigsten Informationen rund um einen Rechtsfall erfassen lassen. Dazu gehören die Daten des Mandanten/der Mandantin, der gegnerischen Partei, sowie die Angaben zu sämtlichen Beteiligten wie den involvierten Behörden. Aber auch erste Dokumente können darüber an die Kanzlei digital übermittelt werden.

Gleichzeitig kann die Mandatsannahme auch per digitalem Erfassungsbogen im Wartezimmer auf dem Tablet ermöglicht werden. Auch das beschleunigt die Abläufe beim Erst- oder Folgekontakt im Falle eines Rechtsstreits ganz enorm. Darüber können Interessierte ebenfalls mit uns auf der AdvoTec ausführlich sprechen.  

Methodigy: Recherche und Verfassen von Schriftsätzen vereinfacht

Eine der zeitraubendsten Arbeiten im juristischen Alltag ist sicherlich das Verfassen und Erstellen von juristischen Dokumenten. Hierfür sind oft zahllose Quellen zu Recherchezwecken erforderlich, auf deren Basis der Schriftsatz entstehen soll. Aber wie gelangt das Ganze dann am Ende in die zugehörige Akte? Nun, bisher mit viel Handarbeit. Doch damit ist schon ganz bald Schluss, denn das gleichnamige Tool der Methodigy GmbH soll in advoware integriert werden. Einen ersten Einblick in die Arbeitsweise von Methodigy gewährt das folgende Video, oder Sie kommen am 23. / 24. Juni an unserem AdvoTec-Stand vorbei. Dort können Sie advoware und Methodigy hautnah und live erleben.

advoware ist fit für Ihre digitale Zukunft

Sie sehen also, advoware ist schon lange kein reines Anwaltskanzleitool mehr. Denn es kann viel mehr, und das dank der kontinuierlichen Verbesserungen seitens der Advo-web, der Software-Schmiede hinter advoware. Damit wird die Kanzleisoftware Schritt für Schritt cloud-tauglich, erledigt Arbeitsabläufe von alleine, und erleichtert demnächst sogar das Bereitstellen von aufwändig verfassten Schriftsätzen und Dokumenten.

Lauter gute Gründe für einen Besuch der AdvoTec 2022. Meinen Sie nicht? Wir freuen uns auf jeden Fall auf Sie!