von Hülskötter | Sep 14, 2018 | Anwenderberichte, Kanzlei-IT
RA Mario Lengtat im Interview zu Dictate + Connect
Rechtsanwalt Mario Lengtat aus Limbach-Oberfrohna bei Chemnitz ist Anwender der ersten Stunde der mobilen Diktier-App Dictate + Connect (D+C), die wir im Verbund mit advoware bereits eine ganze Weile anbieten. Aufgrund einer unserer Facebook-Einträge, auf den Herr Lengtat sehr positiv reagiert hat, kam dieses Interview zustande. Darin spricht er über advoware im Allgemeinen, über die Erleichterungen im juristischen Alltag, die sich durch D+C ergeben und darüber, wie er die Diktatlösung vorwiegend einsetzt.
Anwältinnen und Anwälte mit Smartphone, aufgepasst: So wird aus dem iPhone ein kleines Sparschwein… 🙂 #mobilesArbeiten #Expertentipp
Gepostet von Hülskötter Die Kanzleiexperten am Montag, 27. August 2018
Herr Lengtat, seit wann sind Sie advoware-Anwender und welche Funktionen nutzen Sie hauptsächlich?
Wir nutzen advoware bereits seit 2010, nachdem wir uns von der damaligen Kanzleisoftware verabschiedet hatten. Außer den Funktionen Telefonie und Notariat setzen wir nahezu sämtliche Funktionen von advoware ein. Wir würden gerne auch unsere Verfügungen mit advoware erledigen, hatte aber bisher noch nicht die Gelegenheit, uns dies genauer anzusehen. Das steht immer noch auf unserer Todo-Liste.
(Anmerkung: In der Hülskötter Kanzleiakademie bieten wir schon eine ganze Weile das Webinar „B2 – Inkassobearbeitung, Mandatsbuchhaltung und das Honorar in advoware“ im Rahmen unserer Akademie-Flatrate an).
Darüber hinaus nutzen wir die advoware onlineAkte und und die advoware Toolbox, und das funktioniert alles wirklich überragend. Die Kommunikationszentrale nutzen wir nur bedingt, da wir nicht alle E-Mails in advoware empfangen möchten, die wir den lieben langen Tag über erhalten. Dafür läuft beA bei uns mittlerweile schon recht ordentlich. Und über E-POST haben wir relativ lange nachgedacht, uns dann aber unter anderem wegen diverser Sicherheitsbedenken dagegen entschieden. Dabei könnte uns dieser Dienst der Post helfen, noch digitaler zu werden und weniger Papier zu verbrauchen.
Wie lange und in welchem Kontext setzen Sie Dictate + Connect ein?
Wir nutzen Dictate + Connect schon relativ lange, sind also Anwender der ersten Stunde. Wir wollten uns seinerzeit schon länger wegen technischer Mängel und des analogen Workflows von unseren klassischen Diktiergeräten verabschieden. Zwar haben wir dann ganz kurz mit einem digitalen Diktiergerät von Philips geliebäugelt, sind letztlich aber per Zufall auf Dictate + Connect gestoßen. Und da ich iPhone-Anwender seit 2007 bin, war die Entscheidung zugunsten von D + C recht schnell gefallen.
Wie sieht Ihr Diktier-Workflow genau aus?
Der ist bei uns recht einfach gestrickt: Ich spreche die Schriftsätze – auch von unterwegs – in die Diktierapp ein, diese erscheinen dann vollautomatisch in advoware, wo sie vom Sekretariat direkt in Textform gebracht und sofort via advoware onlineAkte dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden. In den unkritischen Fällen verzichte ich zugunsten der Geschwindigkeit meist auf eine Freigabe. Toll dabei ist auch, dass ich die diktierten Schriftstücke innerhalb der App der jeweiligen Akte zuordnen kann. Damit gibt es keine Verwechselungsgefahr.
Praktisch ist in meinem Fall auch unser virtueller Kanzleiserver, auf den ich von überall Zugriff habe. Das erleichtert unseren Kanzleiworkflow im Bezug auf die diktierten Schriftsätzen ebenfalls ganz erheblich. Sie sehen schon: Ich bin von von dieser Diktierlösung sehr begeistert.
Wie sieht es mit der möglichen Integration von Dragon NaturallySpeaking in Ihren Workflow aus?
Das haben wir in der Tat schon einmal getestet, und das gesprochene Wort wurde sehr gut erkannt. Allerdings konnte ich mich nicht an die gesprochenen Formatierungen und andere Audiobefehle von Dragon NaturallySpeaking gewöhnen. Zudem habe ich den subjektiven Eindruck, dass unser Sekretariat Diktate schneller abtippen als die in Textform umgewandelten Diktate korrigieren kann. Daher haben wir vom Dragon-Tool wieder Abstand genommen.
von Hülskötter | Sep 7, 2018 | Kanzlei-IT
Was ist des Anwalts liebstes Arbeitswerkzeug und vielleicht sogar Spielzeug? Nein, nicht das BGB, sondern sein Diktiergerät, mit dem er auf Schritt und Tritt seine Schriftsätze digital (oder auch analog) einspricht. Damit gelangen die anwaltlichen Diktate auf diversen Wege in sein Sekretariat, wo aus dem gesprochenen Wort ein (hoffentlich digitaler) Text wird, der dann in die zugehörige Akte einfließt.
So weit, so gut.
Nun soll es aber auch in Zeiten von iPhone und Co. mehr und mehr Juristinnen und Juristen geben, die ihr lieb gewonnenes Diktiergerät gegen ein Smartphone eintauschen, weil sie dieses ja ohnehin den ganzen Tag mit sich herumtragen. Wäre es da nicht eine gute Idee, das Diktiergerät gleich ganz gegen das allseits geliebte Smartphone auszutauschen und iPhone & Co. ausschließlich für das Diktieren der Kanzleikorrespondenz und der Schriftsätze einzusetzen? Zumal dank integrierter digitaler Lösungen sehr viel mehr möglich ist als mit den herkömmlichen Diktiergeräten.
Dictate + Connect: Die perfekte Smartphone-Diktier-Lösung für advoware
Solch eine integrierte Lösung nennt sich Dictate + Connect (vormals Dictamus) und stammt aus dem Hause Jotomi. Für die Integration der der mobilen Diktiersoftware in advoware hat sich die Advo-web GmbH aus diversen Gründen entschieden. Als die wichtigsten seien folgende genannt:
>> Die Daten werden mithilfe des als sehr abhörsicher geltenden TLS-Verschlüsselungssstandards vom Smartphone auf den Kanzleiserver übertragen. Das reduziert das Risiko einer möglichen Datenkorruption auf ein Mindestmaß.
>> Die Sprachdaten landen nicht per E-Mail oder FTP-Server oder auf einem anderen umständlichen Übertragungsverfahren auf dem Kanzleiserver, sondern werden dank der App-Integration in advoware ohne Hinzutun des Anwenders direkt vom Smartphone über eine sicherere Verbindung auf den Server der Kanzlei transferiert. Einfacher geht es kaum.
>> Die Integration der mobilen Diktierlösung Dictate + Connect in advoware erlaubt darüber hinaus eine effiziente Verknüpfung zwischen Sprachdatei und zugehöriger Akte. Damit weiß das Sekretariat immer ganz genau, welches Diktat zu welchem Fall gehört. Das erleichtert den gesamten Workflow ganz ungemein.
Preise, Voraussetzungen und Integration in advoware
Für soviel Komfort ist natürlich ein wenig Budget seitens der Kanzlei erforderlich. So benötigt die Integration von Dictate + Connect das Zusatzmodul advovoice, die Schnittstelle zu Dictate + Connect via advoware onlineAkte sowie die Bezahlversion von Dictate + Connect, die über den jeweiligen Appstore zu beziehen ist. Daraus ergibt sich folgende Kalkulation:
| advovoice (pro Lizenz) |
3,90 Euro (netto) |
| Schnittstelle zu D+C (pro Monat pro Diktant) |
7,50 Euro (netto) |
| Dictate + Connect (einmalige Lizenz aus dem Appstore) |
18,99 Euro (iOS), 9,98 Euro (Android) (jeweils brutto) |
| Einrichtung und Installation durch Hülskötter & Partner |
105 Euro pro Stunde (netto) |
Und, wann wechseln Sie zu Dictate + Connect?
Falls Sie das alles überzeugt haben sollte, dürfen Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Oder auf der zugehörigen Internetseite weitere Infos begutachten. Oder Sie warten noch ca. zwei Wochen, da werden wir eine Anwendergeschichte eines zufriedenen Kunden veröffentlichen.
Anwältinnen und Anwälte mit Smartphone, aufgepasst: So wird aus dem iPhone ein kleines Sparschwein… 🙂 #mobilesArbeiten #Expertentipp
Gepostet von Hülskötter Die Kanzleiexperten am Montag, 27. August 2018
von Hülskötter | Jun 12, 2012 | Kanzlei-IT
Update: Im Laufe der letzten Jahre sind diverse IT-Services bei Hülskötter & Partner hinzugekommen, um die wir den folgenden Beitrag ergänzt haben.
Wenn wir mit unseren Kunden reden, sprechen wir oft über Software mit ihnen. Nämlich über unsere Kanzleisoftware advoware, mit der sich der gesamte Workflow einer Anwaltskanzlei oder einer juristischen Abteilung prima abbilden und organisieren lässt.
Egal also, ob Sie Ihre Mandanten komplett erfassen und verwalten wollen, mit ihnen im ständigen Austausch stehen möchten, Ihre Finanzbuchhaltung abwickeln wollen oder Ihr Mahnwesen über advoware erledigen möchten – stets hat unsere Anwendung die richtigen Antworten parat. Und das wird sich in Zukunft auch nicht ändern.
advoware und mehr – das leisten unsere IT-Services
Allerdings wissen viele unserer Kunden nach wie vor nicht, dass wir neben advoware weitere interessante Produkte im Portfolio haben, die Ihnen als Anwaltskanzlei oder juristisches Büro dabei helfen können, Ihre Infrastruktur sicher und effizient zu betreiben. Denn haben Sie sich schon mal gefragt, welchen (gesetzlichen) Anforderungen ein Anwaltsbüro entsprechen muss? Nein!? Dann sehen wir uns das mal gemeinsam an:
- Eine zuverlässig funktionierende Datensicherung, die täglich erfolgt, ist für einen reibungslosen und vor allem albtraumfreien Kanzleialltag von höchster Priorität. Gerade Ihre Mandantendaten sind Ihr größtes Kapital und große Verpflichtung. Wehe, wenn diese Schaden nehmen! Unser Antwort darauf: Advozon Datensicherung, und das bereits für knapp 13 Euro pro Monat. Sicherer geht es nicht.
- Ein rechtskonformes Datenschutzmanagement ist ebenfalls zwingend notwendig, das den Umgang mit sensiblen Personendaten der Mandanten sicherstellt, speziell in Zeiten von DSGVO und Co. Daher können wir Ihnen einen sehr erfahrenen Datenschutzbeauftragten zur Seite stellen, der sich um all Ihre datenschutzrechtlichen Belange kümmert. Der sieht übrigens auch bei Hülskötter & Partner nach dem Rechten, weil wir so sehr von ihm überzeugt sind.
- Mit dem Rechenzentrum für Juristen haben wir offenkundig den Nerv vieler Juristen und Kanzleibetreiber getroffen. Anders können wir uns die große Nachfrage nicht erklären. Denn mit dieser Lösung müssen Sie sich nie wieder um Updates kümmern, an das nächste Backup denken und können sogar von unterwegs auf Ihre Akten zugreifen. Der einzige Wermutstropfen: Aufgrund der vielen Anfragen müssen sich unsere Kunden derzeit leider auf längere Wartezeiten einstellen.
- Mit dem Advozon IT-Schutz holen Sie sich einen erprobten und robusten Virenschutz ins Haus, und das zu ganz kleinen Preisen.
- Allen Juristen und Anwälten, die immer noch wegen ihres analogen Diktiergeräts pures Geld aus dem Fenster werfen, weil die zugehörigen Abläufe im Vergleich zu den digitalen Workflows so unfassbar langsam sind, empfehlen wir einen Besuch unserer IT-Service-Sektion „Digitale Diktierlösungen“. Dort finden Sie alles, was für digital aufgesprochene Schriftsätze erforderlich ist: Digitale Diktiergeräte, die passende Schnittstelle zu advoware und sogar eine Mobilanwendung für iPhone und Android.
von Hülskötter | Apr 4, 2012 | Kanzlei-IT
Update: 23.7.2018
Vielleicht setzen Sie sie ja schon ein, unsere Kanzleisoftware advoware mit all ihren Möglichkeiten. Allerdings wissen wir auch, dass es nicht nur auf den reibungslosen Einsatz der Software in Ihrer Kanzlei ankommt, sondern dass Sie noch an so mancher Stelle „der Schuh drückt“. Dazu zählen vor allem zahlreiche Fragen, mit denen Sie tagtäglich konfrontiert werden:
- Wie stelle ich sicher, dass mein gesamter Datenbestand zuverlässig und vor allem gesetzeskonform gespeichert werden kann, und das ohne größeren Aufwand? Was muss ich dabei an Vorschriften beachten?
- Wie kann ich mir sicher sein, dass eingehende E-Mails nicht virenverseucht sind und damit keine Gefahr für meine Kanzlei und deren Mailverkehr darstellen?
- Wie spreche ich meine Texte auch unterwegs ein, am besten mit meinem iPhone?
- Wie sorge ich dafür, dass die Effizienz meiner Kanzlei weiter zunimmt?
- Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiterinnen diese Fragen in Zukunft beantworten können?
Da wir wollen, dass Sie Antworten auf diese und weitere Fragen bekommen, haben wir sie eingerichtet, die Komfortzone für Juristen und haben ihr den Namen Advozon gegeben. Damit wollen wir sicher stellen, dass Sie und Ihre Kanzlei perfekt funktionieren und dass Sie in Zukunft sorgenfrei Ihren Geschäften nachgehen können.
Aus diesem Grund biete wir alles, was neben dem reibungslosen Einsatz unserer Kanzleisoftware an weiteren Dienstleistungen notwendig ist, die Ihnen das Gefühl geben: es ist alles gut. Dazu zählen im einzelnen:
Diese Advozon-Produkte können Sie allesamt bei uns buchen. Denn wir wollen vor allem eins: Dass Sie sich mit Hülskötter & Partner so richtig wohlfühlen. In unserer Komfortzone für Juristen!
von Hülskötter | Feb 23, 2011 | Kanzlei-IT
Update: 20.7.2018
Es ist noch gar nicht so lange her, da habe ich unter der Überschrift „Wie Anwälte mit dem iPhone bares Geld sparen können“ darüber berichtet, wie Sie mit der App Dictate + Connect Ihre gesamte Korrespondenz diktieren können – inklusive Workflow. Doch was leistet die iPhone-App hierfür? Nun, da sind folgende Dinge zu nennen:
Plattformunabhängigkeit: Egal, ob Sie ein iPhone oder Android-Smartphone besitzen – Dictate + Connect läuft auf einer Vielzahl von aktuellen Geräten – sogar auf dem iPad.
Sicherer Datenversand: Die größte Katastrophe für Sie als Anwalt wäre, dass Ihr Diktat aufgrund fehlender Sicherheitsstandards in die falschen Hände gerät. Daher erfolgt der Datenversand von Dictate + Connect nicht via E-Mail oder auf einem anderen unsicheren Wegen, sondern direkt und Ende-zu-Ende-verschlüsselt über den advoware Onlineakte Diktatdienst.
Integration in die vorhandene Datenbank: Diktate lassen sich mithilfe der Anbindung an eine zentrale Datenbank problemlos dem jeweiligen Fall zuordnen.
