Diese Vorteile bietet die elektronische Unterschrift mittels DocuSign
Seit ziemlich genau 15 Jahren, also seit 2003, erobert ein Unternehmen aus San Francisco, Kalifornien, die digitale Welt. Sein Name: DocuSign. Sein Ziel: das Unterzeichnen von wichtigen und sensiblen Schriftstücken in rein digitaler Form. Was die völlige Abkehr von Fax und Co. bedeutet. Da wir bei Hülskötter & Partner uns der vollständigen Digitalisierung unseres Unternehmens verschrieben haben, setzen wir jetzt auch den DocuSign-Dienst mit all seinen Vorzügen ein.
eIDAS-Konformität sorgt für Rechtssicherheit und europaweites Vertrauen
Zum wichtigstes Merkmal von DocuSign ist deren Konformität gemäß der eIDAS-Norm. Dabei handelt es sich um eine EU-Verordnung, die in allen EU-Mitgliedsstaaten gültig ist und die Rechtssicherheit von elektronischen Signaturen und digitalen Unterschriften gewährleistet. Damit können Anwender und Unternehmen DocuSign guten Gewissens nutzen, weshalb wir das auch tun.
DocuSign unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse
Mit DocuSign werden unsere Arbeitsprozesse insgesamt digitaler, ein weiterer wesentlicher Vorzug der Lösung. Doch kommt DocuSign nicht nur intern bei Hülskötter & Partner zum Einsatz, sondern auch bei der Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten. Damit können besonders sicherheitskritische Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus unterschrieben werden, und zwar rein digital. Das beschleunigt die Arbeitsabläufe ganz erheblich, was sowohl unseren Kunden als auch uns zugute kommt.
DocuSign lässt sich per Webbrowser und App nutzen
Rein technisch kann DocuSign auf nahezu jedem Endgerät genutzt werden, also auch mit Smartphone und Tablet, wofür es eigene Apps gibt, die das komfortable und sichere, digitale Unterzeichnen von Dokumenten erlauben. Schön an DocuSign ist auch ihre Synchronisationsfunktion: Damit wird im Falle mehrerer Unterschriftsparteien automatisch eine Version des unterzeichneten Dokuments zugestellt.
Unterschriften auf einem abgesicherten Server innerhalb der EU
DocuSign folgt einem recht simplen Prinzip: Zu unterzeichnende Dokumente wie ein Vertrag oder Angebot werden in einem digitalen Umschlag abgelegt und auf dem E-Mail-Weg der beteiligten Vertragspartei zugestellt. Allerdings befindet sich nicht der digitale Umschlag mit dem Dokument in der E-Mail, sondern nur eine Referenz auf das zu unterzeichnende Schriftstück, das sich sehr sicher und DSGVO-konform auf einem DocuSign-Server befindet.
Von dort können die Dokumente auf den eigenen Rechner geladen, unterzeichnet und dann wieder zurückgespeichert werden. Sollten sich darüber hinaus Änderungen an den Vertragsdokumenten ergeben, lassen sich diese VOR dem Unterzeichnen und Hochladen auf den DocuSign-Server vornehmen. Verträge und Co. können aber auch direkt am Bildschirm unterschrieben werden.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für noch mehr Sicherheit
Die Sicherheit wird bei DocuSign natürlich sehr ernst genommen. So befinden sich sämtliche DocuSign-Server innerhalb der europäischen Union, und der Austausch der digitalen Umschläge erfolgt auf Basis einer abhörsicheren Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Zudem sorgt die eIDAS-Norm für eine rechtsgültige Unterschrift.
Im folgenden Video spricht Jennifer Hülskötter von Hülskötter & Partner über die Gründe, die für den Einsatz von DocuSign maßgeblich sind.