Vor einer ganzen Weile schon durfte ich mit Rechtsanwalts und Notar Jochen Kopp eine Reihe von Videos aufzeichnen. Dabei ist unter anderem das folgende herausgekommen, in dem er über die Vorzüge digitaler Anwaltskanzleien spricht, welche Hürden dabei zu überwinden sind und wie eine Software wie advoware hilft, diesen Weg erfolgreich zu meisten.
Darin unterscheiden sich „traditionelle“ von digitalen Anwaltskanzleien
Traditionelle, also eher papierbezogene Anwaltskanzleien funktionieren laut Herrn Kopp genauso wie digitale. Allerdings erzeugen viele Abläufe bei den weniger digitalisierten Kanzleien einen höheren Arbeitsaufwand. Darüber hinaus stellen analoge Arbeitsschritte mehr Fehlerquellen dar, woraus ein erhöhter Kontrollaufwand resultiert. Für eine digitale Kanzlei sprechen außerdem geringere Personalkosten, da sich zahlreiche Arbeitsschritte halb- bis vollautomatisch erledigen lassen.
Klar, eine moderne IT-Infrastruktur kostet auch Geld, aber der gesamte Workflow reduziert den benötigten Zeitaufwand und eliminiert monotone Abläufe, was den Spaß an der Arbeit deutlich erhöht, so Jochen Kopp im Gespräch. Zudem verringern automatisierte Arbeitsabläufe, die Bestandteile von wiederkehrenden Workflows sind, die Fehleranfälligkeit von den üblichen manuellen Handgriffen, die im Arbeitsalltag üblich sind.
Umgekehrt kann sich die Arbeit mit Papierakten und anderen Dokumenten negativ auf die Arbeitsmoral auswirken. Vor allem dann, wenn die Kanzleiangestellten im Austausch mit Kolleg:innen anderer Kanzleien hören, wie einfach Arbeit sein kann. Daraus ergibt sich insgesamt ein nicht zu unterschätzender betriebswirtschaftlicher Aspekt, da nicht nur Zeit, sondern auch enorme Kosten gespart werden können. Daher stellt sich laut Herrn Kopp gar nicht mehr die Frage, ob man digital werden sollte, sondern höchstens wann.
Digitale Kanzleien bieten eine Reihe von Vorzügen
Der wesentliche Vorteil einer digitalen Kanzlei liegt laut Herrn Kopp eindeutig im schnellen und ortsungebundenen Zugriff auf benötigte Daten und Akten. Aber auch die umfassende Verknüpfung sämtlicher Peripheriegeräte mit der vorhandenen IT-Infrastruktur spricht für die digitale Herangehensweise. Damit lassen sich vorhandene Scanner, Drucker, Diktiergeräte und andere Komponenten deutlich sinnvoller und zielgerichteter nutzen. Damit gelingt beispielsweise das Diktieren und Transkribieren von umfangreichen Schriftsätzen schneller und komfortabler als mit eher analogen Gerätschaften.
Die digitale Kanzlei erfordert ein, zwei Voraussetzungen
Neben den erforderlichen elektronischen Geräten wie Server und Arbeitsplatzrechner steht und fällt das Konzept der digitalen Kanzlei mit der Überzeugungsarbeit, die am besten schon vor der Umstellung erfolgen sollte. Daher stellt das „Mitnehmen“ der involvierten Personen laut Herrn Kopp die größte Hürde dar, wenn es um die eigene digitale Transformation geht.
Denn jahrelang erprobte Abläufe und Prozesse lassen sich ganz selten über Nacht umstellen. Aber der Aufwand lohnt sich, wie er sagt, denn schnell merken die Mitarbeitenden, wie viel mehr Spaß die digitale Kanzlei macht als die analoge. Was wesentlich zur Erfolgsstory des gesamten Teams beiträgt.
Das vollständige Interview mit RA und Notar Jochen Kopp
Mit dem heutigen dritten Teil der Kanzleiakademie-Trilogie schließen wir die Miniserie rund um unsere Onlineseminar-Inhalte ab. So handelt das erste Kapitel von den Basiskursen rund um die Kanzleiorganisation mit advoware. Der zweite Teil widmet sich den Vertiefungskursen, mit deren Hilfe unsere Kunden noch mehr aus advoware herausholen können.
Über der dritten Folge der Serie steht die Überschrift „Workflowkurs W1: Der digitale Postlauf in der Kanzlei“. Dort zeigt unsere Dozentin Aline Ferner, wie Anwaltskanzleien mithilfe von advoware noch digitaler werden können. Hierzu stellt sie die verschiedenen Kommunikationswege vor, die mit der Anwaltssoftware beschritten werden können. Und welche Prozesse dahinter stehen, verrät sie ebenfalls. Workflowkurs W1: Posteingang und -ausgang im Detail
Der Workflowkurs W1 setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Der erste Abschnitt widmet sich dem Posteingang, zeigt also die verschiedenen Möglichkeiten der anwaltlichen Kommunikation auf. Ob das einfach nur E-Mails sind,beA-Nachrichten über die zugehörige advoware-Schnittstelle oder die onlineAkte für die Mandantenkommunikation via Internet – für jede Kanzlei gibt es nicht nur diese eine Kommunikationsplattform. Genau das möchteder Workshop zeigen.
Er zeigt aber auch, worin sich der analoge Posteingangsprozess von den digitalen Abläufen unterscheidet und wie Kanzleien vom Umstieg von „analog auf digital“ profitieren können. Zudem beleuchtet dieser Kurs, welcheSchritte hierfür notwendig sind.Dazugehört beispielsweise das besondere digitale Anwaltspostfach Der digitale Postausgang ist vielschichtiger, als Sie vielleicht meinen
Was für den Posteingang gilt, trifft auf den Postausgang gleichermaßen zu. Damit beschäftigt sich der zweite Teil des Workflowkurses W1 genauso ausführlich wie der erste Teil mit dem Posteingang. Hier spricht Frau Ferner über den Weg zur digitalen Kanzlei als auch über deren Grundvoraussetzungen.
Dazu gehört auf jeden Fall ein digitaler Postausgang mit all seinen Facetten, die der Onlinekurs näher beleuchtet. Schwerpunkte sind hierbei das E-Mail-System von advoware sowie die Möglichkeiten der E-Post direkt aus advoware heraus. Zudem widmet sich der Kurs der onlineAkte mit ihren verschiedenen Optionen. Am besten noch heuteden Workflowkurs W1 besuchen
Falls Sie es also ernst nehmen mit der Digitalisierung Ihrer Kanzlei, kommen Sie um den Workflowkurs W1 kaum herum. Das gilt übrigens auch für den Workflowkurs W2, der sich mit dem Thema Prozessautomatisierung beschäftigt. Aber das ist eine ganz andere Geschichte. Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen und die gewünschten Kurse absolvieren.
Videogespräche – die neue Art der Mandantenbetreuung
Schon vor Corona stellte für den ein oder anderen Mandanten das Aufsuchen eines Anwalts eine echte Hürde dar. Was ihn/sie entweder davon abhielt, mit dem Anwalt/der Anwältin seiner Wahl überhaupt in Kontakt zu treten oder sich während des Mandats regelmäßig auszutauschen. Schließlich sitzt die Kanzlei nicht immer direkt „ums Eck“, und Zeit ist ebenfalls nicht unbegrenzt vorhanden. Wie einfach scheint da die Anbahnung eines neuen Mandats oder die Betreuung desselben auf dem digitalen Weg? Mit der advowareonlineAkte bieten wir schon eine ganze Weile eine Kommunikationsplattform, auf der sich Anwalt und Mandant digital austauschen können. Darüber werden Dokumente, Daten und andere Mandatsinformationen bereitgestellt, und das rechts- und abhörsicher.
Videobesprechungen direkt aus advoware heraus
Doch damit nicht genug: Mit dem Anwaltsprogramm advoware geben wir unseren Kunden eine Software an die Hand, mit der sich sämtliche juristischen Belange innerhalb einer Kanzlei abbilden lassen. Ob das die digitale Akte ist oder die Finanzbuchhaltung oder der gesamte Postein- und ausgang – das alles und vieles mehr unterstützt advoware mit seinen zahlreichen Funktionen. Diese Vielfalt wird nun um eine neue hilfreiche Funktion erweitert, und das im Sinne einer videounterstützten Mandantengenerierung und -pflege. Die Rede ist von der Integration des Microsoft-Programms Teams, das sich in diesen Zeiten zu einer der meist genutzten Anwendungen entwickelt. Denn mit Microsoft Teams können sich Anwalt und Mandant über das Internet der Mausklick verbinden und dabei eine Videounterhaltung mit dem Mandanten durchführen oder Bildschirminhalte teilen. So lassen sich Verträge und Schriftstücke gemeinsam teilen, als ob der Mandant neben dem Anwalt säße. Aber auch die Videokonferenzfunktion stehen den Kanzleimitarbeitern oder den Anwälten der Kanzlei zur Verfügung. Darüber hinaus lassen sich aber auch Dokumente gemeinsam bearbeiten und Aufgaben sowie Prioritäten festlegen und bearbeiten, die nichts mit Mandanten, sondern mit der unternehmerischen Entwicklung der Kanzlei und gar nichts mit der Kanzleisoftware zu tun haben. All dies ermöglicht Microsoft Teams, was sowohl die Betreuung der Mandanten als auch die interne Zusammenarbeit verbessern kann. Und was bedeutet das für advoware-Anwender? Nun, das ist das Besondere daran. Denn der verantwortlichen Software-Schmiede Advo-web ist es in relativ kurzer Zeit gelungen, Microsoft Teams so tief in advoware zu integrieren, dass ein Video-basiertes Gespräch als sogenanntes Sofortmeeting direkt aus dem Aktenvorblatt über die Beteiligte gestartet werden kann. Zudem lassen sich Videotermine direkt aus dem Terminkalender, aus dem Telefoniefenster und der Akte heraus starten. In allen Fällen wird eine E-Mail an den ausgewählten Kontakt generiert, die eine Einladung zum Videocall darstellt. Hinweis: Soll eine Teams-Verbindung mit dem Mandanten aus advoware heraus aufgebaut werden, ist ein Kanzlei-gebundenes Microsoft-Konto erforderlich, mit dem man sich bei Teams einmalig anmeldet.
Erforderliche Systemvoraussetzungen bei Kanzleien und Mandanten
Neben der advoware-Version mit Teams-Unterstützung sind weitere Voraussetzungen in der Kanzlei und auf den betreffenden Kanzlei-Rechnern erforderlich. Dazu gehört zum einen die passende Webcam, die bereits in vielen Notebooks verbaut ist. Allerdings lässt deren Bildqualität oft zu wünschen übrig, was auch für die Tonqualität des eingebauten Mikrofons der tragbaren Rechner gilt. Daher empfehlen wir den Kauf einer externen PC-Kamera, die bereits für unter 100 Euro zu haben ist. Eine gute Wahl ist beispielsweise die Logitech C920 HD Pro, die für ein gutes Bild und einen vernünftigen Ton sorgt. Darüber hinaus spielt auch die Internetanbindung der Kanzlei eine Rolle, da vor allem die Videoanbindung eine akzeptable Bandbreite erfordert.
Ebenfalls erforderlich ist eine lizensierte Teams-Version. Die kostenfreie Version von Microsoft Teams funktioniert nicht, aber zum Beispiel das Internet-basierte Office-Paket Microsoft 365, das bis vor kurzem noch den Namen Office 365 trug. Für den Einsatz von Teams sind die Pakete Microsoft 365 Business Basic (früher Office 365 Business Essentials) und Microsoft 365 Business Standard (früher Office 365 Business Premium) ausreichend. Sollte diese Voraussetzung nicht erfüllt sein, blendet advoware folgenden Hinweis ein:
„Lizenzfehler! Sie benötigen ein Microsoft Office-Paket mit Microsoft Teams, mit dem sich Besprechungen planen lassen.“
Auf Mandantenseite ist für die Teilnahme lediglich ein Browser notwendig, hier werden momentan Google Chrome und Microsoft Edge unterstützt. Videogespräche können aber auch über das Smartphone gestartet werden. Vorteil: Die meisten Smartphones bieten sowohl eine Selfie-Kamera als auch ein eingebautes Mikrofon und Lautsprecher, sodass alle wichtigen Komponenten für das Videogespräch vorhanden sind. Alternativ kann das Gespräch vom Mandanten natürlich auch über eine installierte Microsoft Teams-Anwendung (Windows, iMac, iOS oder Android) gestartet werden. In diesem Fall ist ein kostenloses Microsoft-Konto erforderlich. Tipp:Lassen Sie sich bitte von einem kompetenten Systemadministrator beraten, welche Microsoft 365-Version für Sie die richtige ist.
Seit dem 28. November 2016 