Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 3)

Darum ist es eine gute Idee, advoware-Onlinekurse zu besuchen (Teil 3)

Mit dem heutigen dritten Teil der Kanzleiakademie-Trilogie schließen wir die Miniserie rund um unsere Onlineseminar-Inhalte ab. So handelt das erste Kapitel von den Basiskursen rund um die Kanzleiorganisation mit advoware. Der zweite Teil widmet sich den Vertiefungskursen, mit deren Hilfe unsere Kunden noch mehr aus advoware herausholen können.
Über der dritten Folge der Serie steht die Überschrift „Workflowkurs W1: Der digitale Postlauf in der Kanzlei“. Dort zeigt unsere Dozentin Aline Ferner, wie Anwaltskanzleien mithilfe von advoware noch digitaler werden können. Hierzu stellt sie die verschiedenen Kommunikationswege vor, die mit der Anwaltssoftware beschritten werden können. Und welche Prozesse dahinter stehen, verrät sie ebenfalls.
Workflowkurs W1: Posteingang und -ausgang im Detail
Der Workflowkurs W1 setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Der erste Abschnitt widmet sich dem Posteingang, zeigt also die verschiedenen Möglichkeiten der anwaltlichen Kommunikation auf. Ob das einfach nur E-Mails sind,  beA-Nachrichten über die zugehörige advoware-Schnittstelle oder die onlineAkte für die Mandantenkommunikation via Internet – für jede Kanzlei gibt es nicht nur diese eine Kommunikationsplattform. Genau das möchte  der Workshop zeigen.
Er zeigt aber auch, worin sich der analoge Posteingangsprozess von den digitalen Abläufen unterscheidet und wie Kanzleien vom Umstieg von „analog auf digital“ profitieren können. Zudem beleuchtet dieser Kurs, welche  Schritte hierfür notwendig sind.Dazu  gehört beispielsweise das besondere digitale Anwaltspostfach
Der digitale Postausgang ist vielschichtiger, als Sie vielleicht meinen
Was für den Posteingang gilt, trifft auf den Postausgang gleichermaßen zu. Damit beschäftigt sich der zweite Teil des Workflowkurses W1 genauso ausführlich wie der erste Teil mit dem Posteingang. Hier spricht Frau Ferner über den Weg zur digitalen Kanzlei als auch über deren Grundvoraussetzungen.
Dazu gehört auf jeden Fall ein digitaler Postausgang mit all seinen Facetten, die der Onlinekurs näher beleuchtet. Schwerpunkte sind hierbei das E-Mail-System von advoware sowie die Möglichkeiten der E-Post direkt aus advoware heraus. Zudem widmet sich der Kurs der onlineAkte mit ihren verschiedenen Optionen.
Am besten noch heute  den Workflowkurs W1 besuchen
Falls Sie es also ernst nehmen mit der Digitalisierung Ihrer Kanzlei, kommen Sie um den Workflowkurs W1 kaum herum. Das gilt übrigens auch für den Workflowkurs W2, der sich mit dem Thema Prozessautomatisierung beschäftigt. Aber das ist eine ganz andere Geschichte.
Die Hülskötter Kanzleiakademie per einfachem Mausklick besuchen und die gewünschten Kurse absolvieren.

Die Video-Kanzlei: Vorzüge, Voraussetzungen, erste Schritte 

Die digitale Kanzlei. Damit beschäftigen wir uns schon seit rund 30 Jahren. Zugegeben, am Gründungstag von Hülskötter & Partner war noch vieles analog (vor allem in Kanzleien), doch heute sehen wir immer mehr Anwälte und Jurist*innen, die vermehrt digital arbeiten wollen. Hier gehört – auch und wegen der Corona-Pandemie – das Betreuen von Mandanten per Videochat genauso dazu wie das Kommunizieren per Online-Akte, das digitale Erfassen des gesamten Postein- und ausgangs und vieles mehr. 

Videogespräche – die neue Art der Mandantenbetreuung 

Schon vor Corona stellte für den ein oder anderen Mandanten das Aufsuchen eines Anwalts eine echte Hürde dar. Was ihn/sie entweder davon abhielt, mit dem Anwalt/der Anwältin seiner Wahl überhaupt in Kontakt zu treten oder sich während des Mandats regelmäßig auszutauschen. Schließlich sitzt die Kanzlei nicht immer direkt „ums Eck“, und Zeit ist ebenfalls nicht unbegrenzt vorhanden. Wie einfach scheint da die Anbahnung eines neuen Mandats oder die Betreuung desselben auf dem digitalen Weg? 
Mit der advoware onlineAkte bieten wir schon eine ganze Weile eine Kommunikationsplattform, auf der sich Anwalt und Mandant digital austauschen können. Darüber werden Dokumente, Daten und andere Mandatsinformationen bereitgestellt, und das rechts- und abhörsicher. 

Videobesprechungen direkt aus advoware heraus 

Doch damit nicht genug: Mit dem Anwaltsprogramm advoware geben wir unseren Kunden eine Software an die Hand, mit der sich sämtliche juristischen Belange innerhalb einer Kanzlei abbilden lassen. Ob das die digitale Akte ist oder die Finanzbuchhaltung oder der gesamte Postein- und ausgang – das alles und vieles mehr unterstützt advoware mit seinen zahlreichen Funktionen. 
Diese Vielfalt wird nun um eine neue hilfreiche Funktion erweitert, und das im Sinne einer videounterstützten Mandantengenerierung und -pflege. Die Rede ist von der Integration des Microsoft-Programms Teams, das sich in diesen Zeiten zu einer der meist genutzten Anwendungen entwickelt. Denn mit Microsoft Teams können sich Anwalt und Mandant über das Internet der Mausklick verbinden und dabei eine Videounterhaltung mit dem Mandanten durchführen oder Bildschirminhalte teilen. So lassen sich Verträge und Schriftstücke gemeinsam teilen, als ob der Mandant neben dem Anwalt säße.
Aber auch die Videokonferenzfunktion stehen den Kanzleimitarbeitern oder den Anwälten der Kanzlei zur Verfügung. Darüber hinaus lassen sich aber auch Dokumente gemeinsam bearbeiten und Aufgaben sowie Prioritäten festlegen und bearbeiten, die nichts mit Mandanten, sondern mit der unternehmerischen Entwicklung der Kanzlei und gar nichts mit der Kanzleisoftware zu tun haben. All dies ermöglicht Microsoft Teams, was sowohl die Betreuung der Mandanten als auch die interne Zusammenarbeit verbessern kann. 
Und was bedeutet das für advoware-Anwender? Nun, das ist das Besondere daran. Denn der verantwortlichen Software-Schmiede Advo-web ist es in relativ kurzer Zeit gelungen, Microsoft Teams so tief in advoware zu integrieren, dass ein Video-basiertes Gespräch als sogenanntes Sofortmeeting direkt aus dem Aktenvorblatt über die Beteiligte gestartet werden kann. Zudem lassen sich Videotermine direkt aus dem Terminkalender, aus dem Telefoniefenster und der Akte heraus starten. In allen Fällen wird eine E-Mail an den ausgewählten Kontakt generiert, die eine Einladung zum Videocall darstellt. 
Microsoft Teams-Besprechungen lassen sich direkt aus advoware heraus planen
 Hinweis: Soll eine Teams-Verbindung mit dem Mandanten aus advoware heraus aufgebaut werden, ist ein Kanzlei-gebundenes Microsoft-Konto erforderlich, mit dem man sich bei Teams einmalig anmeldet. 

 Erforderliche Systemvoraussetzungen bei Kanzleien und Mandanten 

Neben der advoware-Version mit Teams-Unterstützung sind weitere Voraussetzungen in der Kanzlei und auf den betreffenden Kanzlei-Rechnern erforderlich. Dazu gehört zum einen die passende Webcam, die bereits in vielen Notebooks verbaut ist. Allerdings lässt deren Bildqualität oft zu wünschen übrig, was auch für die Tonqualität des eingebauten Mikrofons der tragbaren Rechner gilt. 
Daher empfehlen wir den Kauf einer externen PC-Kamera, die bereits für unter 100 Euro zu haben ist. Eine gute Wahl ist beispielsweise die Logitech C920 HD Pro, die für ein gutes Bild und einen vernünftigen Ton sorgt. Darüber hinaus spielt auch die Internetanbindung der Kanzlei eine Rolle, da vor allem die Videoanbindung eine akzeptable Bandbreite erfordert. 

Webcam Logitech C920 Pro Webcam Logitech C920 Pro auf Tischstativ

 
 Ebenfalls erforderlich ist eine lizensierte Teams-Version. Die kostenfreie Version von Microsoft Teams funktioniert nicht, aber zum Beispiel das Internet-basierte Office-Paket Microsoft 365, das bis vor kurzem noch den Namen Office 365 trug. Für den Einsatz von Teams sind die Pakete Microsoft 365 Business Basic (früher Office 365 Business Essentials) und Microsoft 365 Business Standard (früher Office 365 Business Premium) ausreichend. Sollte diese Voraussetzung nicht erfüllt sein, blendet advoware folgenden Hinweis ein: 

„Lizenzfehler! Sie benötigen ein Microsoft Office-Paket mit Microsoft Teams, mit dem sich Besprechungen planen lassen.“ 

Auf Mandantenseite ist für die Teilnahme lediglich ein Browser notwendig, hier werden momentan Google Chrome und Microsoft Edge unterstützt. Videogespräche können aber auch über das Smartphone gestartet werden. Vorteil: Die meisten Smartphones bieten sowohl eine Selfie-Kamera als auch ein eingebautes Mikrofon und Lautsprecher, sodass alle wichtigen Komponenten für das Videogespräch vorhanden sind. Alternativ kann das Gespräch vom Mandanten natürlich auch über eine installierte Microsoft Teams-Anwendung (Windows, iMac, iOS oder Android) gestartet werden. In diesem Fall ist ein kostenloses Microsoft-Konto erforderlich. 
Anmeldefenster Microsoft Teams
Tipp: Lassen Sie sich bitte von einem kompetenten Systemadministrator beraten, welche Microsoft 365-Version für Sie die richtige ist. 

Wichtige Informationen rund um das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach)

beA-LogoSeit dem 28. November 2016 ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für alle zugelassenen Anwälte und Anwältinnen in Deutschland eingerichtet.
Damit beginnt hierzulande eine neue digitale Zeitrechnung, da künftig Dokumente zwischen Anwälten und Behörden auf dem elektronischen Weg ausgetauscht werden können.
Doch solch eine fundamentale Umstellung ruft zahlreiche Fragen auf, die sich Rechtsanwälte und Juristen zurecht stellen. Daher haben wir von der Firma Hülskötter die häufigsten Fragen in Form dieser FAQ-Liste zusammengetragen und beantwortet. Damit Sie genau wissen, was in Sachen beA auf Sie zukommt. Und falls Ihre Fragen damit nicht beantwortet werden können, dürfen Sie uns gerne anrufen. Wir helfen Ihnen, den Überblick im beA-Dickicht zu bewahren.

FAQ „besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)“

Wie funktioniert das beA eigentlich?
Wie komme ich an mein persönliche beA-Postfach?
Wie kann ich das beA zur Zeit nutzen?
Was kostet meine Kanzlei die Teilnahme am beA?
Welche Gerichte sind derzeit via beA erreichbar?
Bekomme ich für jeden Mitarbeiter ein eigenes beA?
Welche technischen Voraussetzungen muss ich für die Teilnahme am ERV via beA erfüllen?
Bin ich ab sofort zur Teilnahme am beA verpflichtet?
Wie sollte ich meine Teilnahme am ERV via beA kommunizieren?
Wie sicher ist der Datenaustausch via beA?
Was bringt mir der ERV via beA eigentlich?
Wie sieht der Zeitplan für den ERV via beA aus?
Worin unterscheiden sich die einzelnen beA-Karten?
Was ist der Unterschied zwischen der beA-Karte „Signatur“ und dem beA-Softwarezertifikat?
Kann ich die Kanzleisoftware Advoware bereits mit meinem beA nutzen?

Wie funktioniert das beA eigentlich?
Im Grunde funktioniert das beA wie ein herkömmliches E-Mail-Programm, mit dem Unterschied, dass dort nur Nachrichten mit Anwälten und Behörden ausgetauscht werden können, und das hochverschlüsselt und damit sehr sicher. Darüber hinaus bietet das beA zahlreiche Funktionen, die Programme wie Microsoft Outlook nicht bieten. Dazu gehört unter anderem ein Rechteverwaltungssystem, mit dessen Hilfe den Mitarbeitern der Kanzlei bestimmte Rechte eingeräumt werden können.
Das beA besteht aus einem Postein- und -ausgang, kann zahlreiche Ordner aufweisen und bietet ein virtuelles Kanzleipostfach, das sich für jeden einzelnen Mitarbeiter anpassen lässt. Damit bekommt jeder nur die Nachrichten angezeigt, die für ihn oder sie relevant sind.
Sehr komfortabel ist auch das automatisierte Mahnverfahren, das in das beA integriert ist. Damit wird das beA das EGVP ablösen, das bis dato diese Funktion übernommen hat. Das EGVP kann parallel zum beA bis zum 1.1.2018 genutzt werden, der Anwendersupport für den EGVP-Client endet allerdings zum 31.12.2016.
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Lernen Sie alles über E-POST und Advoware (FAQ, Teil 2)

E-POST ist ab sofort in Advoware integriert
Unsere Exklusivpartnerschaft mit der Deutschen Post zum Thema E-POST-Service wurde bereits von zahlreichen Kunden äußerst positiv aufgenommen. Das belegen vor allem die zahlreichen Anmeldungen für die 20-minütige, kostenlose Telefonberatung und die damit verbundenen Registrierungen zum E-POST-Dienst.
Das hat zum einen mit dem gestiegenen Sicherheitsbedürfnis vieler Anwälte zu tun, ist zum anderen aber auch dem Umstand geschuldet, dass sich die gesamte Korrespondenz via E-POST direkt aus Advoware heraus erledigen lässt. Damit tauchen aber auch zwangsläufig Fragen unserer Kunden auf, die mehr wissen möchten zum E-POST-Service  und wie sich dieser mit Advoware am besten nutzen lässt.
Daher haben wir einen Frage- und Antwortkatalog zusammengestellt, mit dessen Hilfe wir Ihnen die wichtigsten Fragen auch noch einmal zum Nachlesen geben möchten. Die ersten zehn Fragen haben wir Ihnen bereits in unserem ersten Teil der Serie beantwortet.. Im vorliegenden Blogbeitrag sind die Fragen 11 bis 20 an der Reihe. Für einen schnellen Zugriff auf Ihr ganz persönliches Anliegen klicken Sie bitte auf den jeweiligen Eintrag.
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Studie belegt: mit Advoware sind Anwälte äußerst zufrieden

AdvoAssist-Studie zum Stand der Digitalisierung innerhalb der AnwaltsbrancheDas Online-Netzwerk AdvoAssist, das sich auf das Vermitteln von rechtsanwaltlichen Dienstleistungen wie Terminsvertretung, Schreibservice, etc. spezialisiert, hat erneut eine großangelegte Studie unter 600 Anwälten aus dem gesamten Bundesgebiet durchgeführt. Ziel dabei war es, den Digitalisierungsgrad der Anwaltsbranche näher zu beleuchten. Herausgekommen sind interessante Ergebnisse, die eine Menge darüber aussagen, was innerhalb von Anwaltskanzleien bereits funktioniert – und was noch verbessert werden könnte.
Die gute Nachricht aus Sicht von Hülskötter & Partner ist zweifellos mit Seite 28 verknüpft, die sich mit dem Thema Kanzleisoftware beschäftigt. In diesem Zusammenhang wurden die Teilnehmer der Studie gefragt, wie zufrieden sie mit den am Markt verfügbaren Kanzleisoftwarepaketen sind. Herausgekommen ist, dass advoware unter allen befragten Anwälten das höchste Ansehen genießt. So wiesen die Juristen der Kanzleisoftware der Advo-web GmbH einen Zufriedenheitskoeffizient von 2,0 zu, was der Schulnote 2 entspricht.

Digitale Techniken sind innerhalb der Anwaltsbranche auf dem Vormarsch

Eine weitere gute Nachricht ergibt sich aus der Seite 8 der Studie. Aus ihr geht hervor, dass die Mehrheit der befragten Kanzleien den Einsatz digitaler Techniken an die erste Stelle ihrer Prioritätenliste stellen. Damit geht auch Trend Nummer drei einher, den viele Anwälte für sich entdeckt haben: Das mobile Arbeiten, was sich kaum von der Digitalisierung der Anwaltsbranche trennen lässt.
In diesem Zusammenhang sei übrigens erwähnt, dass sich die Anwaltsbranche derzeit in der dritten Phase der Digitalisierung befindet. Nachdem seit Anfang dieses Jahrtausends die Digitalisierung der Datenverarbeitung und des Datenaustauschs Einzug gehalten haben in vielen Kanzleien, begann ca. 2010 die Digitalisierung der (Zusammen-)Arbeit. Dazu gehört die zunehmende Verbreitung von mobilen Geräten genauso wie der Einsatz von Cloud-Lösungen und den sozialen Netzwerken.

Anwälte sind „nur“ 2 Stunden pro Tag im Internet

Seite 12 der Studie fördert etwas sehr Interessantes zu Tage: Dort kann man nachlesen, dass die Verweildauer deutscher Anwälte innerhalb der letzten 12 Monate um 15 Prozent gestiegen ist. Großartig, möchte man meinen. Doch die absolute Zahl dahinter spricht eine andere Sprache: So bewegen sich Rechtsanwälte in diesem Land pro Tag gerade einmal 127 Minuten im Internet, was gut zwei Stunden entspricht. Daran kann man schön erkennen, dass die Internetnutzung innerhalb der Anwaltsbranche immer noch in den Kinderschuhen steckt.
Doch was machen Anwälte während dieser zwei Stunden im Web? Nun, da tauchen drei wesentliche Bereiche auf: Die Mehrheit recherchiert nach fachlichen Inhalten, zudem werden Dienstleistungen gebucht und Kanzleibedarf eingekauft auf diesem Weg. Erst an Nummer 4 wird der Bereich „professionelle Netzwerke“ genannt, und das mit gerade mal 8 Prozent. Soll heißen: Anwälte tauschen sich mit Mandanten, Behörden und Kollegen kaum oder gar nicht über das Internet aus. Was doch einigermaßen verwunderlich ist.

Austausch wichtiger Daten erfolgt vermehrt via E-Mail – aber auch sicher?

Was die Studie auch zeigt: Die Teilnehmer haben erkannt, dass die digitale Ansprache und Betreuung ihrer Mandanten immer mehr an Bedeutung zunimmt. So sagen 74 Prozent aller Befragten, dass der Austausch wichtiger Dokumente via E-Mail ein zentrales Mandantenbedürfnis sei. Daher ist es umso erstaunlicher, dass diesem Wunsch zwar nachgegangen wird, allerdings immer noch auf Basis eines äußerst unsicheren Mediums, eben der E-Mail. Diese wird nämlich nach wie vor zum größten Teil unverschlüsselt genutzt, was rein rechtlich immer fragwürdiger wird. Dass es auch anders gehen kann, zeigen wir gerade in Kooperation mit der Deutschen Post.

Die Akquise neuer Mandate ist immer noch in „analoger Hand“

Geradezu widersprüchlich aus unserer Sicht ist das Ergebnis auf Seite 22/23. Dort wurden die Teilnehmer der Studie gefragt, was die wichtigsten Kanäle für die Akquise neuer Mandate ist. Kaum überraschend: 98 Prozent aller Befragten gaben an, dass die Weiterempfehlung durch zufriedene Mandanten ein äußerst wichtiges Tool ist. Erst an Nummer 2 dieser Rangliste steht mit 63 Prozent die eigene Webseite, und der eigene Blog findet sich gar nur auf dem letzten Platz wieder (11 Prozent).
Das bedeutet also nichts anderes, dass das Thema Digitalisierung eben noch nicht vollständig in den Köpfen vieler Anwaltskanzleien angekommen ist, wenn sie nicht einmal die rudimentärsten Dinge wie eine Webseite weiter oben einordnen als dies im Rahmen der Studie geschehen ist. Zumal die Aussage „die eigene Webseite ist ein wichtiges Akquisewerkzeug“ noch nicht viel über die Qualität der eigenen Internetpräsenz aussagt.