Ganz ehrlich: Sind mit Ihrer aktuellen Anwaltssoftare, die sich vermutlich auf einem Zentralrechner in Ihrer Kanzlei oder bei Ihrem IT-Dienstleister befindet, noch wirklich zufrieden? Sind die regelmäßigen und wichtigen Software-Updates keine lästige und zeitraubende Pflichtübung? Können alle Ihre Mitarbeitenden an genau dem aktuellen Ort arbeiten und auf die Akten zugreifen, wie das zum Beispiel bei Gericht erforderlich ist? Raubt Ihnen die Ungewissheit vor Hardware-Ausfällen und anderen Katastrophen (Stichwort: Ransomware) hin und wieder den Schlaf?
Unsere Frage dazu an der Stelle: Warum wechseln Sie nicht einfach in die Cloud? Ja, wir wissen, dass Bedenken bestehen können, ob die Daten auch unter datenschutzrechtlichen Aspekten sicher sind. Ob die Normen der Datenschutzgrundverordnung auch eingehalten werden. Und ob das nicht alles zu teuer und zu kompliziert sein könnte, vor allem was den Umzug der Daten und Anwendungen in die Cloud betrifft.
Migrieren Sie advoware in die Cloud – am besten ganz bald
Diese und weitere Bedenken können wir relativ einfach und guten Gewissens ausräumen. Denn mit advoware in der Cloud kommen Sie in den Genuss folgender Vorzüge:
Ihre Daten befinden sich ausschließlich auf deutschem Boden, was den strengen Normen der DSGVO entspricht. Damit ist Bedenken #1 schon einmal ausgeräumt.
Die Cloud-Umgebung, auf der sich advoware befindet, ist TÜV-zertifiziert. Das hievt die Sicherheit Ihrer Daten und Anwendungen auf ein Niveau, das Sie sich als Anwalt und Anwältin von Ihrer Arbeitsumgebung wünschen.
Der Umzug gestaltet sich mit unserer Hilfe so unkompliziert, wie Sie das von uns erwarten können. Dazu gehört unter anderem die vollständige Migration Ihrer Daten in die Cloud, und das aus den meisten Systemen heraus, die gerade auf dem Markt sind. Obendrein kümmern wir uns um die Installation und Konfiguration Ihrer advoware-in-der-Cloud-Instanz sowie um um das Einrichten des Briefkopfs, falls das notwendig sein sollte.
Das Allerbeste daran: Diese Dienste bekommen Sie gerade von uns für 0 Euro zu Ihrer Bestellung dazu. Damit Sie auch guten Gewissen und ohne Zusatzkosten in die Cloud wechseln können.
Neben all diesen Vorteilen kommen weitere Aspekte hinzu, die für advoware in der Cloud sprechen. Was halten Sie zum Beispiel von einer täglichen Datensicherung, um die Sie sich nicht kümmern müssen? Oder von automatischen Updates? Oder von einer hochverfügbaren IT-Infrastruktur, die nahezu störungsfrei arbeitet, und Ihnen damit rund um die Uhr zur Verfügung steht?
Das klingt alles zu schön, um wahr zu sein? Dann sollten Sie advoware in der Cloudin Betracht ziehen.
Mit dem passenden Paket gelangt advoware in der Cloud
Ob Sie von Anfang an in den vollen Genuss von advoware in der Cloud kommen wollen (weil Sie die Kanzleisoftware zB schon seit Jahren nutzen) oder diese für Sie neue Technik erst einmal „ausprobieren“ wollen – bei uns finden Sie das passende Paket. Also entweder entscheiden Sie sich für die Variante „Cloud Basic“, zu der advoware selbst sowie die Zusatzprogramme advoware Viewer und die advoware Toolbox gehören. Oder aber Sie entscheiden sich für die „volle Packung“ namens „Cloud Digital Professional“, die nahezu sämtliche Aspekte Ihres Kanzleialltag berücksichtigt. Das passende Paket ist also eine Frage des Budgets und Ihrer Ansprüche, die Sie mit der Kanzleisoftware verknüpfen.
Software-Anwendungen auf einem Cloud-Rechner sind aus vielen Gründen eine gute Idee. Das war uns bereits 2015 klar, und so haben wir bereits vor sieben Jahren das Rechenzentrum für Juristen ins Leben gerufen. Das haben wir seitdem kontinuierlich verbessert und erweitert, die Grundidee ist allerdings immer noch dieselbe: advoware in der Cloud. Denn nur so lassen sich die Herausforderungen, die an eine digitale Kanzlei gestellt werden, bestmöglich bewältigen. Egal, wo sich der Anwalt/die Anwältin gerade befindet, er/sie hat jederzeit und von überall Zugriff auf die benötigten Akten. Also bei Gericht, beim Mandanten oder in seinem Homeoffice. Das betrifft die Mitarbeitenden der Anwaltskanzlei natürlich gleichermaßen.
Wie unsere Kunden mithilfe dieses Hülskötter Service‘ ihre Abläufe und Mandate künftig noch besser bewältigen können, darüber wollen und werden wir auf der AdvoTec 2022 sprechen.
Outlook & advoware: Eins mit der Microsoft’schen Kommunikationszentrale
Zwar bietet advoware seit seiner fünften Version (also seit Ende 2017) eine eigene E-Mail-Software, jedoch möchten viele Anwaltskanzleien nach wie vor nicht auf das seit Jahren im Einsatz befindlichen Microsoft Outlook verzichten. Was in Kombination mit advoware auch gar nicht erforderlich ist, im Gegenteil. So lässt sich der advoware Kalender mühelos mit Outlook-Terminen synchronisieren, und auch der Versand und Empfang von elektronischen Nachrichten gelingt damit problemlos. Wie sich diese Symbiose aus Anwaltssoftware und Kommunikationszentrale aus Redmond sonst noch nutzen lässt, erfahren interessierte Benutzer auf der AdvoTec ebenfalls.
ShakeSpeare & advoware: Mandatsannahme und -verwaltung automatisieren
Anne Lachmund zeigte sich in unserem Videogespräch sehr angetan von der Möglichkeit, advoware und viele der zugehörigen Prozesse künftig automatisieren zu können. Damit muss sie sich nämlich nicht mehr selber um so lästige Aufgaben wie das Anlegen einer Akte und dem Versenden der zugehörigen Dokumente kümmern.
Die Rede ist von der Automatisierungsplattform ShakeSpeare der Softwareschmiede 42DBS aus München. Mithilfe dieses Tools lassen sich immer wiederkehrende Aufgaben und Handgriffe automatisieren, was zum einen Abläufe deutlich erleichtert und zum anderen die Reaktionszeiten auf Mandatsanfragen verkürzt. Und von der erhöhten Qualität der juristischen Arbeit wollen wir erst gar nicht reden.
Das und mehr werden wir ebenfalls in Hamburg dem geneigten Publikum zeigen. Konkret geht es um Kündigungsschutzklagen, die sich bereits vollständig mit ShakeSpeare in advoware umsetzen lassen. Ebenfalls mit dabei auf der AdvoTec haben wir den automatisieren Workflow rund um das das Thema Ordnungswidrigkeiten. Das ist vor allem für Kanzleien interessant, bei denen das Verkehrsrecht ganz weit oben auf der Agenda steht.
Digitale Mandatsannahme: Mandate direkt über die Webseite erfassen
Verzweigt man auf advoware.de/dima, bekommt man relativ schnell eine erste Idee davon, was es mit der digitalen Mandatsannahme (DiMa) auf sich hat. Damit können Anwält:innen ihre eigene Internetseite um eine Funktion erweitern, mit der potentielle Mandant:innen mit relativ geringem Aufwand rund um die Uhr Kontakt zur Kanzlei aufnehmen können.
Hierfür stehen vier Onlineformulare zur Verfügung, mit denen sich die wichtigsten Informationen rund um einen Rechtsfall erfassen lassen. Dazu gehören die Daten des Mandanten/der Mandantin, der gegnerischen Partei, sowie die Angaben zu sämtlichen Beteiligten wie den involvierten Behörden. Aber auch erste Dokumente können darüber an die Kanzlei digital übermittelt werden.
Gleichzeitig kann die Mandatsannahme auch per digitalem Erfassungsbogen im Wartezimmer auf dem Tablet ermöglicht werden. Auch das beschleunigt die Abläufe beim Erst- oder Folgekontakt im Falle eines Rechtsstreits ganz enorm. Darüber können Interessierte ebenfalls mit uns auf der AdvoTec ausführlich sprechen.
Methodigy: Recherche und Verfassen von Schriftsätzen vereinfacht
Eine der zeitraubendsten Arbeiten im juristischen Alltag ist sicherlich das Verfassen und Erstellen von juristischen Dokumenten. Hierfür sind oft zahllose Quellen zu Recherchezwecken erforderlich, auf deren Basis der Schriftsatz entstehen soll. Aber wie gelangt das Ganze dann am Ende in die zugehörige Akte? Nun, bisher mit viel Handarbeit. Doch damit ist schon ganz bald Schluss, denn das gleichnamige Tool der Methodigy GmbH soll in advoware integriert werden. Einen ersten Einblick in die Arbeitsweise von Methodigy gewährt das folgende Video, oder Sie kommen am 23. / 24. Juni an unserem AdvoTec-Stand vorbei. Dort können Sie advoware und Methodigy hautnah und live erleben.
advoware ist fit für Ihre digitale Zukunft
Sie sehen also, advoware ist schon lange kein reines Anwaltskanzleitool mehr. Denn es kann viel mehr, und das dank der kontinuierlichen Verbesserungen seitens der Advo-web, der Software-Schmiede hinter advoware. Damit wird die Kanzleisoftware Schritt für Schritt cloud-tauglich, erledigt Arbeitsabläufe von alleine, und erleichtert demnächst sogar das Bereitstellen von aufwändig verfassten Schriftsätzen und Dokumenten.
Lauter gute Gründe für einen Besuch der AdvoTec 2022. Meinen Sie nicht? Wir freuen uns auf jeden Fall auf Sie!
Digitalisierung und Sicherheit scheinen nicht immer Hand in Hand zu gehen. Daher ist es wichtig, die Risiken und Nebenwirkungen zu kennen. Diese Erkenntnis lassen zumindest zwei wesentliche Ereignisse der letzten zwei Wochen zu. Wie Sie Ihre eigene digitale Sicherheit besser schützen können, soll dieser Beitrag zeigen.
Wenn Hackergruppen E-Mail-Server angreifen wollen
Am 3. März 2021 kam es seitens Microsoft zu einem außerplanmäßigen Sicherheitsupdate, das vier Schwachstellen des E-Mail-Serverprodukts Microsoft Exchange schließen sollte. Die Software-Aktualisierung der E-Mail-Anwendung hatte vor allem damit zu tun, dass eine Hackergruppe namens Hafnium diesen Schritt erforderlich machte. Um den damit in Verbindung stehenden möglichen Schaden so klein wie möglich zu halten.
Bedenklich an diesem Vorfall ist die Tatsache, dass Microsoft bereits am 5. Januar 2021 von einem Sicherheitsexperten der Firma Devcore über die Sicherheitslücke im Exchange-Server in Kenntnis gesetzt wurde. Und was machte Microsoft mit dieser Erkenntnis? Nun ja, bis zum 3. März gar nichts, was dazu führte, dass laut BSI alleine in Deutschland wohl zehntausende Exchange-Server angreifbar waren/sind und IT-Admins sofort den zugehörigen Patch auf ihren Rechnern installieren sollen.
Die gute Nachricht für unsere Rechenzentrums-Kunden: Sofern Sie schon im Rechenzentrum für Juristen in der Terra Cloud sind, sind Sie vom Sicherheitsleck gar nicht betroffen, denn wir arbeiten hier komplett mit Exchange Online. Aber auch im anderen Rechenzentrum sind Sie auf der sicheren Seite, denn direkt nach Veröffentlichen des Exchange-Updates wurde dasselbe installiert und damit die Exchange-Server-Infrastruktur vor Angriffen von außen abgesichert.
Wenn Cloud-Server in Flammen aufgehen
Ziemlich exakt eine Woche nach dem Veröffentlichen des Exchange-Updates kam es zu einem weiteren maßgeblichen Zwischenfall. Die Rede ist von einem Großbrand in Straßburg, bei dem große Teile der in Straßburg stehenden Cloud-Infrastruktur des französischen Cloud Service Provider OVH in Flammen aufgingen. Genauer gesagt betrifft das ein Rechenzentrum, dass vollständig zerstört wurde von dem Großfeuer. Ein weiteres hat zumindest einen Teilschaden erlitten, zwei weitere sind wohl unbeschadet „davon gekommen“.
Der Rat von OVH an die betroffenen Kunden lautete recht trivial, den Disaster Recovery Plan zu aktivieren. Der soll dafür sorgen, dass die beim Brand zerstörten Daten von einem geografisch woanders gelagerten Datenspeicher, einem sog. georedundanten Speicher, auf die IIT-Infrastruktur der Kunden übertragen werden. Damit diese möglichst ohne größere Verzögerungen und Datenverluste weiterarbeiten können. Dieser Plan kann auch aktiviert werden, sofern Kunden ein georedundantes Backup gebucht haben. Dies ist aber insbesondere bei den „Sparfüchsen“ unter den OVH-Kunden nicht passiert. Dementsprechend lagen diese Daten nur im Rechenzentrum in Straßburg und sind unwiderbringlich in Rauch aufgegangen.
Auch hier möchten wir unsere Rechenzentrumskunden daran erinnern, dass der Cloud-Vertrag für unsere Terra Cloud-Kunden standardmäßig eine automatische Datensicherung in einem anderen sogenannten Brandabschnitt und zusätzlich eine georedundante Speicherung in einem anderen Rechenzentrum vorsieht. Falls in der Terra Cloud sich eines Tages etwas Vergleichbares wie das in Straßburg ereignen sollte, sind die Daten unserer Kunden gegen Feuer und andere Katastrophen geschützt. Tipp: Falls Sie als unser Rechenzentrumskunde ein Mehr an Datensicherheit wünschen, besteht optional die Möglichkeit, die Daten regelmäßig auf einen externen Speicher laden zu lassen. Dieser wird Ihnen dann zugesandt und Sie können die Daten bei sich in der Kanzlei oder im Banksafe lagern. Auf diesem externen Gerät erfolgt eine redundante, lokale Datensicherung in der Kanzlei, was das Wiederherstellen von Daten im Worst Case deutlich sicherer und schneller macht.
„Digital Jetzt“ will den Mittelstand sicherer und wettbewerbsfähiger machen
Sieht man sich diese und weitere Vorkommnisse der letzten Wochen und Monate genauer an, fällt vor allem eines auf: Gerade der Mittelstand hinkt bei der Digitalisierung deutlich hinter größeren Unternehmen hinterher. Da dies meist monetäre Gründe hat, will das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie mit dem Programm „Digital jetzt – Investitionsförderung für KMU“ Anreize schaffen, die digitale Transformation kleinerer und mittelgroßer Betriebe weiter voranzutreiben. Dazu gehören auch Anwaltskanzleien.
Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei
Der eigene Umzug in neue Räume als Auslöser für den Umzug ins Rechenzentrum
Auslöser für Herrn Günthner, ins Rechenzentrum umzuziehen, war der eigene Umzug in neue Kanzleiräume, nachdem er sich Hiller, Bartholomäus & Partner angeschlossen hatte. Denn bis zu diesem Zeitpunkt nutzten er und seine Mitarbeiter einen wartungsintensiven Kanzleiserver, wie er sagt. Hinzu kam neben der finanziellen Komponente auch eine technische, da sich der gemietete Kanzleiserver als sehr instabil erwies. Was den Kanzleibetrieb regelmäßig lahm legte, und das teilweise über Stunden hinweg. Das zehrte an den Nerven und am Geldbeutel, denn IT-Fachkräfte sind nicht gerade billig.
In dieser Zeit ergab sich ein Besuch bei den ersten Veranstaltungen von Hülskötter & Partner zum Thema Rechenzentrum für Juristen. Die dort präsentierten Informationen haben ihn relativ schnell überzeugt, den Umzug ins Rechenzentrum in Erwägung zu ziehen. Selbst wenn die monatlichen Kosten hierfür auf den ersten Blick recht hoch erschienen, wie Herr Günthner sagt. Trotzdem hat er sich für den Wechsel vom wartungsintensiven Kanzleiserver zum RZ-Server entschieden. Diesen Schritt hat er dem eigenen Bekunden nach bis heute nicht bereut, selbst wenn es eine kurze Zeit lang kleinere „Schluckaufs“ gab, die mittlerweile allesamt behoben sind.
Der Umzug ins Rechenzentrum reduzierte die Kosten für IT-Technik und Strom
Darüber hinaus bewertet Herr Günthner seine Serverinstallation im Vergleich zu denen vieler Kollegen als sehr positiv, die monatlich viel Geld für IT-Techniker und -Technik ausgeben, inklusive der weiter oben beschriebenen Ausfälle. Und, darauf weist er während des Interviews explizit hin, sind die Stromkosten durch die Auslagerung des Servers deutlich gesunken. Ein nicht zu vernachlässigender ökonomischer und ökologischer Aspekt.
Der reibungslose Umzug ins „Rechenzentrum 2.0“
Mittlerweile gehört RA Günthner zur zweiten Generation des Rechenzentrums für Juristen. Soll heißen, dass der Umzug seines Cloud-Servers in die neue RZ-Umgebung erfolgreich abgeschlossen ist. Und das erfolgte nahezu geräuschlos, wie er sagt. Zumindest hat er davon nicht viel mitbekommen.
Die meisten Dinge bei einem Einzug in das Rechenzentrum bzw. beim Umzug zu unserem neuen Rechenzentrumsanbieter, können von unseren Mitarbeitern aus dem IT-Betrieb im Hintergrund erledigt werden. Am Tag es Um- bzw. Einzugs wird es, wie bei allen Umstellungen, doch auch zu geringfügigen Verzögerungen bei der Einrichtung kommen.
Erinnern Sie sich an Ihren letzten Wohnungsumzug? Auch da ist nicht alles direkt wieder so, wie in der alten Wohnung. Wenn Sie aber ein gutes Umzugsunternehmen gebucht haben, werden Ihre Sachen ordentlich verpackt und in Ihrer neuen Wohnung schon einmal alles in den richtigen Raum gestellt. Wir sind Ihr kompetentes Umzugsunternehmen für das Rechenzentrum für Juristen.
Immer online bei Gericht und im Zug – auch das beschert das Rechenzentrum
Doch wie nutzt Herr Günthner diese neu gewonnene „Freiheit“? Nun, er arbeitet dank des Rechenzentrums mit advoware immer häufiger von Zuhause aus, aber auch via Laptop greift er bei Gericht und im Zug auf benötigte Akten und Informationen zu. Als Internetzugang kommen sein Smartphone und schnelles LTE zum Einsatz, was völlig ausreichend ist, wie er einräumt.
Für unterwegs reicht ein guter LTE Empfang zum Arbeiten im RZ aus, sollten Sie aber in der Kanzlei mit mehreren Nutzern auf das RZ Zugreifen wollen, empfehlen wir eine 50 MBit Leitung. Vor jedem Einzug machen wir bei Ihnen aber einen Speedtest und prüfen, ob Ihre Leitung vor Ort ausreicht.
Verbesserung der Kanzlei-IT in allen Bereichen
Was beeindruckt Herrn Günthner besonders an unserer RZ-Lösung? Das ist vor allem die Auslagerung des technischen Supports, der dank Hülskötter & Partner deutlich besser geworden ist im Vergleich zu vorher. Aber auch die flexible Nutzung der IT-Kanzleiumgebung von jedem Ort aus überzeugt ihn.
Darüber hinaus ist jenseits des Rechenzentrums eine technische Unterstützung so gut wie gar nicht mehr notwendig, da es die technischen Problem hauptsächlich auf der Serverseite gab, weniger mit den Endgeräten der Kanzlei. Und so läuft es gerade darauf hinaus, dass Herr Günthner neben dem RZ-Server keine weiteren nennenswerten IT-Kosten in diesem Jahr aufzuwenden hat. Vom nicht mehr existierenden Stress mit dem instabilen Kanzleiserver ganz zu schweigen. Wenn das nicht lauter gute Gründe für das Rechenzentrum für Juristen sind.
Update 23.7.2018: Seit dem Inkrafttreten der DSGVO sollten Anwältinnen und Anwälte den Einsatz von Dropbox und Co. gut überlegen, da es vor allem US-amerikanische Cloud-Anbieter nicht so genau nehmen mit dem Datenschutz. Nichtsdestotrotz ist BoxCryptor eine zuverlässige Lösungen, wenn es um das Verschlüsseln und Anonymisieren von Daten geht.
Sind Sie so wie ich begeisterter Anwender von Dropbox, diesem Cloud-Speicher-Dienst, mit dem Sie Ihre Dokumente im Internet ablegen können und damit Zugriff auf Ihre Akten, Diktate und sonstigen Dateien haben, unabhängig davon, wo Sie gerade sind? Und nicht nur das: Mithilfe der Funktion Freigabe können Sie Ihre Daten mit anderen teilen, egal, ob diese Person zu Ihrer Kanzlei gehört oder ein Mandant von Ihnen ist. Bequemer können Sie Ihre Dateien mit anderen nicht austauschen.
Allerdings gibt es da einen Makel, der Dropbox anhaftet: Es findet keine Verschlüsselung Ihrer Daten auf Ihrem persönlichen Internet-Laufwerk statt. Es werden also weder die Daten selbst noch die Datenübertragung zwischen Ihrem Rechner und dem Internet-Server abhörsicher gemacht. Das mag ja für viele private Anwender akzeptabel sein, für Sie als Jurist ist es ein unkalkulierbares Spiel mit dem Feuer, das Sie am Ende nur verlieren können. Kaum auszudenken, was passiert, wenn die Daten Ihrer Kanzlei oder Ihrer Mandanten in falsche Hände geraten.
Falls Sie aber nicht mehr auf Dropbox verzichten und trotzdem ein gutes Gefühl bei der Datenhaltung haben wollen, empfehlen wir den Einsatz einer Zusatzsoftware, die sich BoxCryptor nennt und die als eine hochsichere Abschottung Ihrer Cloud-Daten fungiert. BoxCryptor setzt zum Verschlüsseln des Datentransfers zwischen Computer und Cloud-Speicher sowie dem Speichern Ihrer Daten den anerkannten AES-Algorithmus ein. Diese mit bis zu 256 Bit arbeitende Verschlüsselungstechnik ist erprobt, abhörsicher und wurde unter anderem von der US-Regierung mit dem Prädikat „Top-Secret-tauglich“ versehen.
Das Gute an BoxCryptor ist auch die Tatsache, dass es neben den Software-Versionen für Windows und Mac auch mobile Apps für iPhone, iPad und Android gibt. Die Basisversion ist kostenlos, weitere Features, mehrere Laufwerke und Software-Support kosten extra. Weitere Informationen zu BoxCryptor gibt es hier und da.
Ach ja: BoxCryptor unterstützt nicht nur Dropbox-Laufwerke, sondern verschlüsselt auch SkyDrive- und andere Cloud-Daten.
